Эффективный помощник руководителя: уроки мастерства. Эффективный помощник руководителя

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной - личный секретарь или помощник. По поводу престижности - все верно. Насчет легкости - обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Ответ

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция - могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно - на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

• свои способности и таланты,
• свои амбиции и цели,
• свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие - вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться - учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост - осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности - все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше - больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке - это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики - тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой. Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка - умение общаться с людьми - это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения.

Другой важный момент - умение заботиться о людях , умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая . Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна. Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения нужно обязательно найти ответ на вопрос - что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно - убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение - вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей - это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен - да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия, на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты. Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?

Стоимость обучения с учетом - 6400 рублей

утро с 11.00 или день с 16.00 или будни с 19.00

Ведущие преподаватели: Царицына М Д и др
Цель тренинга: дать комплекс знаний и навыков, необходимых помощнику руководителя и секретарю. Новички приобретут навыки делового взаимодействия, столь необходимого в непростой работе помощника руководителя или секретаря. Вы сможете по-новому взглянуть на привычные ситуации на рабочем месте, усовершенствовав профессиональные навыки.
Целевая аудитория: начинающие и квалифицированные помощники руководителей и секретари, нацеленные на повышение своей квалификации и профессиональный рост.
Используемые средства формы и методы:
Мини-лекции; активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников; разбор типичных ситуаций (case-study); деловые и ролевые игры; отработка навыков через упражнения в малых группах.
Знания/умения, полученные по окончанию тренинга:

• умение эффективно взаимодействовать с руководителем, внешними и внутренними клиентами ;
• умение рационально организовать информационные потоки и коммуникации;
• умение составлять и оформлять различные виды документов;
• умение вести документооборот компании;
• знание правил организации эффективного функционирования офиса;
• умение организовывать переговоры;
• умение управлять конфликтными ситуациями;
• владение навыками делового общения, телефонных переговоров, речевого этикета;
• знание правил делового этикета. Умение создать имидж и стиль деловой женщины.

Программа тренинга
1. Профессиональный и психологический образ эффективного помощника руководителя.
Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря). Квалификационные требования, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря). Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).
2. Документирование деятельности руководителя и компании в целом
Организационные основы делопроизводства. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков. Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец. Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.
3. Организация документооборота
Организация движения документов. Характеристики документооборота. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения. Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение дел.
4. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем
Информационное обеспечение деятельности руководителя. Технические средства подготовки и проведения презентаций. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Обзор программного обеспечения повышающего эффективность работы руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Приоритетность выполнения поручений. Навыки межличностного общения. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
5. Поддержание эффективной коммуникации в компании
Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации. Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании. Этика и психология делового общения.
6. Телефонные коммуникации
Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений. Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления. Техники телефонных переговоров с клиентами и партнерами.
7. Организация эффективной работы приемной
Инструментарий помощника руководителя и секретаря: эффективная организация рабочего места. Дизайн офиса и оформление интерьера приемной. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей. Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.
8. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие помощника руководителя (секретаря) в проведении мероприятия. Документирование деловых мероприятий. Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков. Организация поздравлений клиентов, партнеров руководителя.
9. Организация командировок руководителя
Подготовка рабочей программы. Информационно-документационное обеспечение работы руководителя. Заказ билетов и бронирование отелей. Особенности подготовки зарубежной командировки.
10. Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.
Управление временем. Умение выполнять любую работу в срок. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Основы конфликтологии. Техники разрешения конфликтных ситуаций. Типы руководителей. Основы стресс-менеджмента. Методы разрешения конфликтных ситуаций и противодействие стрессу.

1. Диагностика текущей ситуации помощников руководителей - участников семинара с выявлением проблемных точек в их работе.

1.1. «Воры времени» и как с ними бороться.

1.2. Неэффективное пространство – принципы упорядочивания хаоса как элемент повышения производительности труда. Японские системы «5С» и «Кайдзен».

1.3. Неэффективные отношения – как наладить коммуникацию, чтобы быстро, доступно и уважительно передавать и получать информацию.

1.4. Неэффективные рабочие состояния и как их преодолевать.

1.5. Способы преодоления стресса, работы с собственными состояниями. Как сохранить здоровье и нервы себе и окружающим.

2. Что должен знать помощник руководителя о постановке целей.

2.1. Стратегия и тактика в работе помощника руководителя.

2.2. Планирование по целям. Как согласовывать цели с руководителем.

2.3. Расстановка приоритетов. Разделение ответственности. Матрица Эйзенхауэра.

2.4. Делегирование, контроль исполнения и ситуационное руководство.

2.5. Умение сказать «нет». Три универсальные формы отказа как способ реализовать запланированное.

2.6. Творчество помощника руководителя при планировании. Методы теории решения изобретательских задач (ТРИЗ) и эффективное управление временем.

3. Принципы эффективного управления временем (тайм-менеджмента).

3.1. Основные законы управления временем: Парето, Мерфи, Паркинсона, Зипфа, «необратимости времени» и другие.

3.2. Перфекционизм и отсрочки – как организовывать работу эффективно, учитывая принципы правильной постановки задач. Критерии выполнения работы.

3.3. Модели, полезные в работе: учет биоритмов и прерываний работы при распараллеливании задач, влияние эмоций и физического состояния на работоспособность; использование ресурсов левого и правого полушарий головного мозга.

3.4. Три основных заблуждения трудоголиков.

3.5. Обучение как элемент повышения производительности труда. Когда и/или как стоит или не стоит обучаться.

4. Проверенные приемы работы или секреты управления временем.

4.1. Мотивация. Как заставить себя и других работать с удовольствием. Как помощнику передавать поручения руководителя, чтобы их выполняли и как контролировать исполнение в зависимости от ситуации.

4.2. «Поедание слона», метод швейцарского сыра, «сделай это сейчас» и другие секреты тайм-менеджмента.

4.3. Ментальные карты как способ быстрой обработки и структурирования больших объемов информации.

4.4. Список наиболее эффективных приемов и методов экономии времени помощника руководителя.

5. Специфика организации работы руководителя и роли помощника.

5.1. Организация встреч и совещаний. Как с помощью предварительной подготовки увеличить эффективность.

5.2. Особенности разных видов коммуникации в зависимости от поставленной цели. Как сокращать время разговора или, наоборот, как получить необходимую информацию у неразговорчивого собеседника.

5.3. Виды планировщиков. Как выбрать планировщик с учетом интересов помощника руководителя, самого руководителя и организации в целом.

5.4. Методы принятия решений в условиях стресса и недостатка информации. Как помощнику руководителя найти взаимопонимание с руководителем по вопросам разделения ответственности.

5.5. Доверительные взаимоотношения между руководителем и помощником, как инструмент профессионального планирования рабочего дня. Внешний хронометраж работы руководителя помощником и оперативное реагирование на возникающие затруднения.

5.6. Эмоции в работе помощника руководителя. Простые приемы саморегуляции на рабочем месте.

5.7. Многофункциональность помощника руководителя: взаимосвязь умений планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения.

5.8. Экономия времени руководителя: рациональная организация командировок, корпоративных мероприятий и праздников.

5.9. Стандартизация и и перевод на формальные рельсы повторяющиеся дела помощника руководителя. Контроль исполнения и ответственность как методы повышения эффективности.

6. Инструменты для самоаудита и хронометража.

Каждый предприниматель, погружаясь в рабочую рутину, хоть раз завидовал Миранде Пристли из “Дьявол носит Prada” из-за ее помощницы Андреа. И экземпляр неизданной книги выпросит у автора, и билет в непогоду закажет, и документы отвезет, и собаку выгуляет. Это кажется чем-то фантастическим, но правильно оценив ценность, функционал и требования к личному помощнику, можно найти правую руку, которая не только умеет кофе делать, а которой можно доверить бизнес на время отпуска. Сегодня поговорим о личных помощниках: почему они необходимы, какие функции можно на них делегировать и как не ошибиться с выбором кандидата.

Почему мы неправильно понимаем термин “помощник”

Liftmarketing регулярно работает с очень многими компаниями – и мы заметили у большинства из них общую ошибку. Задавая собственнику бизнеса вопрос: “Чем должен заниматься помощник?”, мы зачастую слышим перечень функций секретаря: “чай/кофе/распечатать/сходить на почту”. Если ваш помощник занимается только этим, то у вас нет помощника.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.

Правильный помощник поможет вам более эффективно и качественно управлять бизнесом. Это человек, который заберет часть функций собственника – и освободит его время для стратегических задач на перспективу. О правильных функциях предпринимателя мы уже писали.

Любому владельцу бизнеса нужен помощник. Идеальный вариант – нанимать ассистента нужно уже на этапе стартапа.

Помощники экономически целесообразны.

В среднем зарплата помощника в Украине колеблется в отрезке между 8 000 и 14 000 гривен. И многим покажется что это довольно дорого.

Но давайте посчитаем стоимость одного вашего рабочего часа. Для этого разделите общее количество денег, заработанных вами в предыдущем месяце, на 160. 160 – это количество рабочих часов за месяц в компании с 8-часовым рабочих днем.
Еще более интересная статистика: от 20% до 50% времени ежедневно собственник тратит на задачи, которые по факту не входят в его обязанности (проверить качество выполнения задач, поссориться с подрядчиками, заказать выезд программиста в офис и так далее). Наверняка каждому владельцу бизнеса знакома ситуация: “Какая-то проблема. Решу сам, чтобы не отвлекать команду от работы”.К примеру, у собственника, зарабатывающего 2000 долларов в месяц, один час стоит 12,5 доллара.

А теперь посчитайте. При условии, что собственник из нашего примера выполняет ненужные функции 50% рабочего времени (4 из 8 часов), то при цене рабочего часа в 12,5 долларов сумма его потери составляет 50 долларов. За месяц сумма потери составляет 1000 долларов. А это в 2-3 раза больше, чем зарплата помощника.

Каждый час времени, который вы тратите на непрофильные задачи – это час времени, который вы украли у вашего бизнеса.

К слову: разгрузить себя еще больше вы можете, делегировав часть функций на подрядчиков .

Чем должен заниматься помощник

ФУНКЦИЯ 1. Тайм-менеджмент руководителя

а) Планирование графика

Помощник помогает собственнику эффективно планировать его день. Предприниматель не должен постоянно открывать календарь и искать окно для встречи. Он оговаривает с ассистентом общее видение (например, встречи по работе не позже 7 вечера или не более 3 консультаций в неделю), а далее встречи планирует уже ассистент и извещает об этом собственника.

б) Напоминание + обеспечение процесса

Если планируется совещание коллектива, именно ассистент заранее уведомляет о ней сотрудников и контролирует, чтобы все пришли вовремя. Продуктивность встреч также увеличивается в разы.

ФУНКЦИЯ 2. Организация и обеспечение рабочих мероприятий

а) Подготовка встреч (протоколы, технические моменты)

Если планируется встреча с партнерами или клиентами, ассистент готовит эту встречу, ведет протокол, организовывает все технические моменты, проверяет оборудование. Протоколы очень важны после каждого собрания, иначе встречи рискуют перейти в формат “поговорили и забыли”. Если есть протокол, помощник фиксирует все решения на бумаге, а затем переводит их в формат задач в программах вроде “Битрикс”. Ассистент следит за тем, чтобы результаты обсуждения дальше имели ход.

б) Организация и контроль командировок

Помощник должен найти вам место проживания в командировке, выбрать транспорт, купить билеты. При этом его решения должны основываться на предпочтениях собственника: например, вы больше любите утренние или вечерние рейсы, какие гостиницы предпочитаете.

ФУНКЦИЯ 3. Поддержание деловых контактов

а) Телефон

Чем больше растет бизнес, тем востребованнее становится его собственник. Некоторые предприниматели и вовсе отдают свой телефон помощникам, чтобы те вместо них отвечали на телефонные звонки.

Если у вас большая переписка по почте с помощниками, подрядчиками, клиентами и так далее, вы, как и в случае с телефоном, можете делегировать проверку почтового ящика ассистенту. Он изучит письма – и передаст вам всю нужную информацию. Чем дольше помощник вместе с вами, тем лучше он знает ваши привычки и формат мышления. Поэтому со временем ассистент сможет вместо вас отвечать на письма.

ФУНКЦИЯ 4. Офис-менеджер

Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).

ФУНКЦИЯ 5. Заместитель руководителя

Когда вас нет на месте, помощник должен брать на себя функцию контроля за выполнением задач. Пример из жизни Liftmarketing: если мы с Владом уезжаем, а по приезду один из сотрудников должен предоставить нам отчет, ассистент по несколько раз за день подходит к этому сотруднику, интересуется процентом готовности отчета и напоминает о встрече. Как результат, мы всегда знаем, что вернемся – и нужный отчет будет готов.

В функцию “заместитель руководителя” также входит умение найти нужную информацию (зачастую в Google), поддержание стандартов компании и, иногда, принятие решения за руководителя. Поддержание стандартов – это когда ассистент, заметив что чья-та задача не выполнена, первым включается, выясняет проблему и исправляет ситуацию. Владелец бизнеса включается только в крайних случаях.

Помните: личный помощник увеличит вашу эффективность напрямую, а затем – эффективность вашего бизнеса. Прибыль увеличится, а вы сохраните время для более важных задач.

Где взять сотрудника

1) Взять готового с рынка

У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.

2) Нанять самостоятельно. Если вы планируете искать помощника самостоятельно, ваш путь будет состоять из 6 этапов:

• описание вакансии;
• размещение вакансии;
• первичный отбор (смотрите на наличие опыта работы помощником);
• собеседование;
• обучение (готовьтесь, что сотрудник не сразу изучит ваши привычки);
• работа + обучение (мастерство ассистента шлифуется всегда).

Что нужно сделать до собеседования

Прежде, чем искать помощника, выпишите все свои задачи, которые делегируете на него. Они станут основой будущей должностной инструкции:

• Все рутинные дела, которые вы делаете;
• Все мелкие платежи, которые вы делаете;
• Все офисные задачи, которые вы делаете;
• Все “контролирующие дела”, которые вы делаете.

Эффективность вашего помощника будет напрямую зависеть от усилий, который вы в него вкладываете. Немного ищите в тематической статье.

Обязательные качества для помощника

Существует набор личностных качеств, без которых не может обойтись ни один ассистент. Если хоть одного из них у кандидата нет – ищите дальше.

3 варианта тестового задания для кандидата на должность помощника

ЗАДАНИЕ 1. Составление плана поездки и его защита

Придумайте событие: например, командировка в Одессу. Попросите кандидата составить план вашей поездки и защитить его. Идеально, если кандидат задаст уточняющие вопросы о ваших предпочтениях. В любом случае, он должен аргументировать свой выбор по каждому из пунктов: транспорт, время суток, место проживания на время командировки и так далее.

ЗАДАНИЕ 2. Отчет о встрече (протокол)

Попросите кандидата описать протокол воображаемой встречи на любую тему. Вы узнаете, что он понимает в протоколах и умеет ли логично структурировать мысли, выделять более и менее важные задачи.

ЗАДАНИЕ 3. Текст от руки

Идеально, если хотя бы одно из заданий потенциальный помощник выполнит от руки. Так вы сможете оценить его аккуратность.

Вот и все советы, помните: качество работы вашего помощника зависит не от самого помощника, а от вас. Выполняйте наши советы – и вы будете не только мечтать об идеальном помощнике, но и работать с ним.

Помощник руководителя – одна из самых престижных работ. Каждому управляющему для эффективной работы необходим грамотный и ответственный человек, который станет его правой рукой и поможет решить все проблемы.

Второй человек после директора должен выполнять функции профессионального администратора, обладая определенным набором личностных качеств: коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение находить общий язык со всеми людьми (как с клиентами, так и с деловыми партнерами), выделение от непрофессионалов.

Обязанности

Помощник занимается ведением кадрового делопроизводства, работает с исходящей и входящей корреспонденцией. Конкретный перечень определяется исключительно должностной инструкцией. Обязанности референта разделяются на две группы: организационно-распорядительные функции и документация работы. Он занимается приемом и распределением документов, которые поступают на имя главного. Этот человек должен уметь выделять те документы, которые нужно передать директорам определенных структурных подразделений или в сами отделы для исполнения.

Посещение тренингов крайне важно для правой руки руководителей, так как здесь учат эффективной работе с документами и многих другим особенностям этой непростой должности. Во время семинаров вы получите бесценные знания относительно правил регистрации исходящих или входящих документов, формированию дел и пр. Во многих компаниях проводится глубокое изучение обязанностей личного референта.

Кроме этого в основные обязанности входит подготовка проектов, разных докладов, отчетов, исходящих писем, ответов на входящие письма. Референт сначала просматривает документы, которые поступают на подпись директора от сотрудников компании, при необходимости редактирует, и только потом передает их на рассмотрение.

Личностные качества

референт должен быть грамотным, виртуозно владеть словом, уметь организовывать деловые переговоры, встречи, совещания и конференции, делать все, чтобы компания получила на рынке. Это начитанный человек, который умеет находить ответы на любые вопросы. Он принимает гостей, прибывших на определенное мероприятие, а при необходимости организовывает их размещение.

В некоторых должностных инструкциях указывается, что референт обязан сопровождать директора во время деловых поездок и командировок. Он занимается подготовкой и сбором документов для поездки, решает вопросы с размещением, планирует график поездки и деловых встреч. Всему этому и не только учат на специальных тренингах.

Во время работы референт имеет дело с конфиденциальной информацией. В трудовом договоре или должностной инструкции указывается запрет на ее разглашение. На семинарах вы узнаете, как уберечь важные данные и что делать, если произошла утечка информации.

В обязанности входит не только сохранение коммерческой тайны компании, но и неразглашение любых сведений о руководителе, событиях из его деловой и личной жизни. К тому же на первый план высовывается морально-этическая сторона отношений.

Во время тренингов и семинаров помощники учатся грамотному , чтобы успевать выполнять все поручения руководства, учитывая прямые обязанности референта.

Чем хороша такая должность

Работа референта имеет множество плюсов. Когда человек постоянно находится рядом с руководством, он изучает главные принципы управления, на практике учится организовывать работу нескольких десятков, а то и сотен числа людей, осуществляет стратегическое планирование деятельности других людей.

Часто люди, выполняющие обязанности помощника, получив бесценный опыт общения с энергичными и профессиональными руководителями, в дальнейшем организовывают собственное дело.

Благодаря современному уровню развития и расширению международных связей он может быстро и эффективно развивать личностный рост и повышать квалификацию. Международные компании нуждаются в специалистах, которые владеют иностранными языками, так как в обязанности часто входит перевод документов или синхронный перевод во время деловых переговоров.

Владельцы бизнеса желают, чтобы их подопечные владели компьютерными программами для организации видео конференций, чтобы удаленно общаться и делать виртуальные презентации. Референт также выполняет личные поручения руководства, часто не связанные с работой.

Семинары и тренинги позволяют будущим управленцам узнать много чего нового относительно специфики работы, получить знания по , компьютерного обеспечения и деятельности правой руки руководителя. Все эти ценные знания вы получите на тренингах, которые в наше время проводит множество компаний. Также отметим, что не стоит излишне экономить на этих курсах, так как они дают вам бесценный опыт и много информации, которую вы просто не отыщите в литературе и на просторах интернета. Поэтому всем людям, желающим занять должность правой руки директора, настойчиво рекомендует посетить тренинги помощников руководителей.