Факторный анализ план факт пример. Динамический План Факт анализ в Microsoft Excel

Термины «план-фактный контроль», «план-фактный анализ» стали использоваться сравнительно недавно, хотя метод анализа результатов хозяйственной деятельности путем сравнения плановых значений показателей с фактическими применялся в практике управления предприятием всегда.

Плановые значения показателей финансово-хозяйственной деятельности содержатся в бюджетах, фактические их значения - в отчетах об исполнении бюджетов, которые формируются в учетной системе предприятия.

Существуют две идеологические схемы бюджетного управления на предприятии. Согласно первой схеме бюджеты (планы) и отчеты об их исполнении составляются с одинаковой периодичностью. В этом случае план-фактный контроль и анализ представляют собой прямое сопоставление «факта» и плана с выявлением и оценкой отклонений.

Согласно второй схеме фактические данные регистрируются в более дробные периоды (по сравнению с периодом составления бюджетов). В этом случае появляется возможность план-факторного контроля, а анализ выполняется нарастающим (накопительным) итогом.

План-фактный анализ имеет две цели: плановую и контрольно-стимулирующую. Плановая цель реализуется на основе выводов план-фактного анализа за прошедший (отчетный) период при составлении бюджетов на предстоящий (плановый)период. При этом используется принцип «продолжающейся деятельности», который применительно к составлению на бюджетов, в частности, означает следующее. Бюджет предприятия на предстоящий бюджетный (плановый) период должен разрабатываться на основе анализа причин отклонения фактических значений показателей от их плановых значений (по прошлому бюджетному периоду), а также выявления и использования внутренних резервов повышения эффективности и улучшения финансового состояния фирмы.

Контрольно-стимулирующая цель план-фактного анализа реализуется с помощью информации об отклонениях «факта» от плана при оценке результатов работы того или иного структурного подразделения предприятия, той или иной службы, а также для оценки руководителей этих подразделений и служб.

Итак, проведем план-фактный анализ бюджетов ООО «Сибирский Коммерческий Центр», используя данные отчетности за 2005 год. Анализ будем проводить по данным за год, а не по кварталам. Сравнение плановых и фактических показателей бюджета продаж приведены в табл. 3.1.

Таким образом, из табл. 3.1 видно, что план по выручке, полученной от реализации товаров, был перевыполнен в 2005 году. При этом по первой группе товаров произошло недовыполнение бюджета продаж, в то время как по второй группе произошло перевыполнение плана, что повлекло за собой и перевыполнение плана по выручке на 0,5%. Нельзя сказать, что показатель очень значительный, но вместе с тем он отражает положительную тенденцию в деятельности предприятия.

Таблица 3.1 - План-фактовый анализ бюджета продаж по продукции ООО «Сибирский Коммерческий Центр» за 2005 год

Проанализируем бюджет издержек обращения (табл. 3.2).

Из табл. 3.2 видно, что большинство расходов, составляющих издержки обращения, выше плановых. Среди таких составляющих можно назвать следующие: упаковка, командировочные расходы, прочие расходы. В то же время транспортные расходы оказались меньше запланированных. Остальные статьи расходов совпали с плановыми. В целом же издержки обращения оказались выше запланированных на 1,2%, что является неблагоприятным моментом в деятельности предприятия. В то же время данное несовпадение можно объяснить увеличением объема продаж товаров второй группы. Но выручка от продажи данных товаров превысила плановые показатели в меньшей степени, чем показатели коммерческих расходов. Из этого можно сделать вывод, что затраты были не слишком эффективны, либо план неточен.

Таблица 3.2 - План-фактовый анализ бюджета издержек обращения по ООО «Сибирский Коммерческий Центр» за 2005 год

Проанализируем показатели бюджета движения денежных средств (табл. 3.3).

Таблица 3.3 - План-фактовый анализ бюджета движения денежных средств по «Сибирский Коммерческий Центр» за 2005 год, руб.

Из табл. 3.3 видно, что фактические показатели сильно отличаются от плановых. Связано это, прежде всего, с тем, что денежных средств поступило меньше, чем было запланировано. Причиной данного негативного фактора может быть то, что заказчик не выплатил во время сумму за полученный товар, что привело к повышению дебиторской задолженности и уменьшению денежных поступлений. В то же время расходы по всем статьям оказались выше запланированных, что также привело к тому, что на конец года денежных средств оказалось значительно меньше, чем было запланировано.

Рассмотрим выполнение бюджета затрат на заработную плату (табл. 3.4).

Таблица 3.4 - План-фактовый анализ бюджета затрат на заработную плату по ООО «Сибирский Коммерческий Центр» за 2005 год, руб.

Из табл. 3.4 видно, что затраты на заработную плату оказались несколько выше запланированных показателей, но это нельзя считать отрицательным моментом, так как связано это с тем, что было продано больше товара Б, а значит понадобились дополнительные затраты труда.

Рассмотрим показатели прогнозного баланса, сравнив его с фактическими показателями (табл. 3.5).

В результате план-фактного анализа прогнозного баланса, можно сделать вывод, что большинство фактических показателей не совпали с плановыми. Возможно, прогноз был слишком оптимистичен. Даже показатели эффективности деятельности организации, рассчитанные по данным баланса фактического и прогнозного различаются, причем не в пользу первого.

Таблица 3.5 - План-фактовый анализ прогнозного баланса по ООО «Сибирский Коммерческий Центр» за 2005 год, тыс. руб.

В целом же по результатам проведенного анализа можно сделать вывод, что большинство показателей спрогнозированы достаточно правильно, причем некоторые прогнозируемые параметры, характеризующие эффективность деятельности ООО «Сибирский Коммерческий Центр» удалось даже перевыполнить. Хотя некоторые плановые показатели так и не были достигнуты.

| Загрузок: 356

Аннотация:

Любая компания стремится к тому, чтобы финансовые показатели ее деятельности соответствовали запланированным параметрам. Чтобы выявить отклонения, их существенность и причины применяется план-фактный анализ (ПФА), о котором и пойдет речь в статье.

JEL-классификация:

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – это «структурное подразделение (или группа подразделений), отвечающее в соответствии с утвержденной схемой мотивации за определенные финансово-экономические показатели, зафиксированные в бюджете ЦФО, например центр затрат, центр доходов, центр расходов, центр инвестиций» .

Посредством проведения план-фактного анализа (ПФА) по центрам финансовой ответственности формируется обоснование оценки результатов деятельности самих ЦФО в части исполнения плановых показателей и повышения качества представляемой информации. Также осуществляется контроль над состоянием и изменением основных финансовых показателей в целом по компании.

Цели и задачи план-фактного анализа

План-фактный анализ – это периодическое сопоставление запланированных в бюджете показателей (составленных и утвержденных прогнозов на бюджетный период) с фактическими показателями (данными отчетов об исполнении бюджетов за истекшие периоды), оценка и анализ выявленных отклонений (в абсолютном или относительном выражениях) . При этом важным является проведение анализа выявленных отклонений по уровням существенности.

Так, по нашему мнению, основная цель ПФА заключается в выявлении факторов, повлиявших на отклонение фактических значений от плановых показателей. И исходя из поставленной цели, ПФА решает следующие задачи:

– обоснованная оценка результатов деятельности ЦФО по выполнению плановых показателей;

– формирование предложений по их корректировке;

– повышение качества аналитических материалов по анализу отклонений фактических значений от плановых показателей;

– выявление тенденций этих отклонений.

Таким образом, процесс ПФА имеет следующие этапы:

– сбор, обработка и анализ фактически полученных данных;

– выявление отклонений фактических показателей от плановых, а также причин этих отклонений;

– ранжирование отклонений по степени значимости;

– принятие решений о возможной корректировке бюджетов в допустимых пределах.

Плановые показатели, оценка отклонений

План-фактный анализ должен проводиться по окончании каждого бюджетного периода, а его результаты – учитываться в предстоящем периоде. В этой связи объективным будет его проведение по итогам квартала и года нарастающим итогом. При этом ПФА должен включать:

– анализ исполнения плановых показателей отчетного периода;

– анализ динамики фактических значений показателей отчетного периода, по сравнению с фактическими значениями показателей периода, предшествующего отчетному.

По нашему мнению, целесообразно, чтобы ПФА включал анализ выполнения плановых показателей следующих видов:

1) планово-контрольные показатели, например общая сумма доходов и расходов компании, инвестиционная программа;

2) расходы текущего периода;

3) выручка и себестоимость по основному виду деятельности;

4) выручка и себестоимость по другим видам деятельности;

5) прочие доходы и расходы.

Здесь также важно, чтобы ПФА проводился центрами финансовой ответственности по курируемым подразделениям на основе выделенных лимитов по контрагентам. Это позволит контролировать расходы по той или иной статье затрат в рамках выделенного лимита.

План-фактный анализ исполнения ЦФО выделенных лимитов должен раскрывать основные факторы, вызвавшие отклонение фактических значений от плановых показателей.

Поэтому проводить его целесообразно на основе критериев существенности отклонений. Уровни существенности отклонений закрепляют градацию степени нарушения установленных лимитов по статьям доходов и расходов ЦФО, а также по общей сумме расходов компании, которая является планово-контрольным показателем. Уровни существенности отклонений могут быть 2-х видов:

– «несущественное» – нарушение является несущественным и не требует проведения анализа;

– «существенное», «серьезное» и «грубейшее» – нарушения требуют проведения анализа.

При этом уровень существенности отклонений по статьям доходов и расходов для каждого ЦФО рассчитывается пропорционально удельному весу расходов каждого ЦФО в общих расходах компании. А предел отклонения фактического значения от планового показателя – из расчета удельного веса той или иной статьи бюджета в процентах от всех затрат компании. Если же та или иная статья затрат находится в ведении нескольких ЦФО, то уровень существенности отклонений должен быть распределен по ЦФО в зависимости от удельного веса курируемых лимитов затрат в общих расходах.

По нашему мнению, для получения достоверной информации об изменении фактических показателей над плановыми, оценку отклонений достаточно проводить с учетом абсолютных и относительных показателей.

Результаты план-фактного анализа

На наш взгляд, важно, чтобы в рамках проведения анализа исполнения плановых показателей по уровням существенности отклонений, ЦФО указывали причины отклонений фактических значений от плановых показателей с обозначением факторов, вызвавших данное отклонение. Для этого по каждому отклонению, требующему комментария в соответствии с уровнем существенности, должны быть определены вызвавшие его причины с учетом изменения объемного фактора (количество потребленных ресурсов, численность персонала, количество отремонтированных объектов и пр.) и изменения стоимостного фактора (средняя заработная плата, цена на материалы и услуги, ставка налога, себестоимость внутренних услуг).

После того, как все этапы по проведению ПФА завершены, на наш взгляд, стоит подумать о форме представления полученной информации руководству компании. По нашему мнению, информация о результатах проведения план-фактного анализа может представляться в виде пояснительной записки разработанного образца, с приложением аналитических таблиц включая комментарии по причинам выявленных отклонений за отчетный период.

Структура пояснительной записки может включать в себя следующие элементы:

1) отклонения фактических значений показателей от плановых и основные комплексные причины их вызвавшие, включая мероприятия по снижению затрат;

2) изменение методологии планирования и учета.

Аналитические таблицы должны содержать информацию следующего характера: план на отчетный период, факт за отчетный период, факт за период, предшествующий отчетному периоду.

При этом вся информация, которая формируется на основе анализа исполнения ЦФО выделенных лимитов по статьям доходов и расходов бюджета по контрагентам, должна представляться руководству в следующие сроки:

– ПФА исполнения годовых показателей бюджета – в срок, ежегодно определяемый в установленном порядке;

– ПФА исполнения квартальных показателей – до установленного числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Заключение

В заключение можно сказать, что проведение план-фактного анализа является необходимым для компании, так как оказывает влияние на ее дальнейшее развитие, ведь сравнение плановых и фактических величин дает возможность оценить вероятные отклонения в перспективе.

На наш взгляд, проведение ПФА позволяет не только концентрировать внимание на показателях, имеющих значительные отклонения плана от факта, но и выявлять причины этих отклонений. А использование уровней существенности отклонений в анализе исполнения планово-контрольных показателей и бюджетов в разрезе ЦФО позволяет:

– выявить все существенные отклонения;

– уменьшить количество существенных отклонений по исполнению бюджетов в целом по компании;

– значительно сократить количество грубейших отклонений по исполнению бюджетов ЦФО.

При этом сбор и обработка центрами финансовой ответственности информации по исполнению плановых показателей бюджета позволяет осуществлять мониторинг их текущей деятельности с учетом выделенных лимитов в целом

по компании. Это в свою очередь дает возможность анализа и контроля, требующих первоочередного внимания проблемных областей деятельности компании, а также оценки деятельности каждого ЦФО за исполнение им плановых показателей бюджета.

По нашему мнению, основой проведения ПФА может послужить разработка и внедрение методики проведения план-фактного анализа в компании, где будет регламентирован порядок и требования к проведению ПФА, а также форма его представления.

Таким образом, на наш взгляд, эффективная система бюджетирования предполагает не только постановку плановых задач по ЦФО, но и своевременный контроль, и анализ исполнения бюджетов с целью принятия эффективных управленческих решений, посредством проведения план-фактного анализа.

Издайте свою монографию в хорошем качестве всего за 15 т.р.!
В базовую стоимость входит корректура текста, ISBN, DOI, УДК, ББК, обязательные экземпляры, загрузка в РИНЦ, 10 авторских экземпляров с доставкой по России.

Москва + 7 495 648 6241

Источники:

1. Карпов А. 100% практического бюджетирования. Книга 2. Регламент системы бюджетирования. – М.: Результат и качество, 2008 г. – 472 с.
2. BaseGroup Labs. Библиотека. Глоссарий. План-фактный анализ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www/basegroup.ru/glossary/definitions/plan_fact/.

С помощь план-фактного анализа финансовый директор сможет не только получить полную картину динамики работы компании, но и разработать рекомендации по улучшению хозяйственной деятельности. Из статьи вы узнаете, как это сделать.

Суть анализа отклонений в целом – рассчитать разницу между фактическими показателями деятельности компании и их нормативными или плановыми значениями. Причем сами показатели можно рассматривать в разных разрезах: по периодам, датам, товарам или товарным группам, поставщикам и покупателям, направлениям бизнеса или сегментам рынка, подразделениям компании или центрам финансовой ответственности и т.д.

При проведении план-факт анализа изучаются следующие виды отклонений:

• абсолютные отклонения – разница, получаемая путем вычитания одной величины из другой, является выражением сложившегося положения вещей между плановыми и фактическими параметрами;
• относительные отклонения – рассчитываются как отношение фактических показателей к другим аналогичным показателям и выражаются в процентах. Применение относительных отклонений повышает уровень информативности проводимого анализа и позволяет более отчетливо оценить изменения;
• селективные отклонения – рассчитываются по отношению показателей работы компании в анализируемых периодах. Применяются для оценки динамики процессов и показателей на временном отрезке.

План-фактный анализ, с одной стороны, частный случай анализа отклонений (подробнее о том, какие отклонения факта от плана считать критичными >> ). С другой - его можно использовать при рассмотрении любых показателей, рассчитанных по другим методам анализа, для которых установлены нормативные или плановые показатели. Именно поэтому план-факт анализ получил наибольшее распространение в качестве инструмента для управления бизнесом компании и главного метода бюджетного управления.

Как провести план-факт анализ результатов работы компании за полугодие в три шага

Решение поможет создать отчет, который охарактеризует состояние бизнеса по итогам полугодия, предоставит возможность быстро отреагировать на изменения.

На практике есть три основных вида показателей деятельности компании:

1. Показатели результативности компании – они отражают общее состояние бизнеса компании.
2. Производственные показатели компании – эта группа показателей дает представление из каких факторов складывается результат деятельности компании.
3. Показатели эффективности компании – предназначены для определения путей повышения производительности работы компании.

План-фактный анализ по показателям результативности

Допустим, нужно провести план-факт анализ деятельности производственной компании «Альфа», которая производит четыре товарных группы мебели. На основании плановых показателей и данных управленческой отчетности о фактических результатах финансовый директор компании сформировал аналитические таблицы по различным направлениям ее деятельности за 2015 год.

Таблица 1. Анализ результативности работы компании

Данные таблицы свидетельствуют о том, что перевыполнение плана по реализации продукции составило 1,72% (или 4 886 тыс. руб.), а себестоимость ее при этом увеличилась только на 0,32%, что говорит о высокой эффективности продаж. Средняя численность рабочих по итогам года оказалась выше планируемой на 5 чел (или на 2,78%), а средняя зарплата превысила плановую на 3,63%.

План-факт за первое полугодие в Power BI

Вы можете оценить результаты работы за полгода или построить прогноз на несколько кварталов вперед.

Такие показатели указывают на недостаточно результативную систему мотивации, поскольку при более высокой по сравнению с планом зарплатой, выработка на одного рабочего оказалась ниже ожидаемой на 1,03%. Величина основных фондов по факту оказалась выше планируемой, а коэффициент фондоотдачи наоборот ниже на 0,05 пунктов. Эти цифры показывают нам, что основные фонды использовались компанией чуть менее результативно, чем было предусмотрено планом.

Показатели материалоемкости продукции явно указывают на хороший результат в плане экономии материальных затрат, поскольку фактически они были на 5,85% меньше планируемых. Показатели прибыли от продаж и рентабельности продаж по итогам 2015 года зафиксированы выше плановых на уровне в 7,85% и 6,03% соответственно.

А вот самые интересные для собственников компании показатели результативности оказались по итогам года ниже ожидаемых. Так рентабельность капитала зафиксирована на уровне ниже на 0,69% от плановой, а рентабельность собственного капитала ниже на 0,56%.

План-фактный анализ по показателям производительности

Далее переходим к рассмотрению итогов по производственным показателям. Основная часть план-факт анализа приходится на производственные показатели, потому что с ними работает большинство менеджеров и ключевых сотрудников компании. В связи с большим объемом изучаемых данных их невозможно свести в одну таблицу и целесообразнее всего формировать несколько таблиц по различным направлениям деятельности.

В таблице 2 предоставлен план-фактный анализ финансовых результатов деятельности компании.

Таблица 2. Анализ показателей деятельности компании

Валовая прибыль компании «Альфа» по итогам 2015 года оказалась на 2 479 тыс. руб. (на 1,5%) меньше запланированной. В то же время коммерческие расходы за год составили 62 775 тыс. руб., что на 8,3% больше планового показателя. Такая динамика свидетельствует о недостаточной эффективности процессов коммерческой службы компании.

В то же время экономия управленческих расходов на 21,5% (или на 11 453 тыс. руб.) позволила компании перевыполнить план по прибыли от продаж на 7,9%. Однако здесь финансовый директор должен более тщательно проанализировать корректность плана управленческих расходов по каждой из статей затрат, так как такая значительная экономия скорее всего получена именно за счет недостоверности запланированного показателя.

В заключение отметим, что компания «Альфа» выполнила годовой план по чистой прибыли от хозяйственной деятельности на 107,6%. Так как общая себестоимость продукции по итогам года превысила плановую, финансовый директор компании должен еще оценить этот показатель как в разрезе ассортимента продукции, так и в разрезе статей затрат. В таблице 3 мы видим данные для анализа выполнения плана производства в ассортименте продукции.

Таблица 3. Анализ выполнения плана производства товарной продукции

Из этих данных можно сделать вывод о том, что план производства был перевыполнен по группе «шкафы» и «столы» на 17,41% и 18,82% соответственно. А вот по группе «кухонные гарнитуры» и «диваны» план был не выполнен на 14,54% и 4,31%. В следствии этих план-факт отклонений в производстве продукции произошел и структурный сдвиг выпуска продукции, данные о котором мы видим в таблице 4.

Таблица 4. Анализ структуры товарной продукции

На основании этой таблицы делаем вывод о том, что для выпуска продукции группы «шкафы» по факту превысила плановое значение на 2,6%, по группе «кухонные гарнитуры» произошло снижение на 2,8%, по группе «диваны» также наблюдаем снижение фактической доли в общем объеме выпуска на 3%, а по группе «столы» наоборот повышение на 3,2%. Так как себестоимость производства единицы продукции в каждой из групп различна, то в результате этих отклонений произошло опережающее превышение фактической себестоимости выпуска продукции над плановой по сравнению с ростом продаж.

Цифровое подтверждение этому выводу мы можем увидеть в таблице 2 - при росте фактических продаж в 1,7% по сравнению с планом рост фактической себестоимости составил 6,1%.

Далее нам необходимо проанализировать план-факт отклонение полной себестоимости реализации продукции в разрезе статей затрат, чтобы понять за счет чего именно возникло превышение. В таблице 5 содержаться данные постатейном составе себестоимости продукции.

Таблица 5. План-фактный а нализ выполнения плана себестоимости продукции

Данные этой таблицы показывают, что основное превышение фактической себестоимости выпуска продукции над плановой произошло по причине роста таких статей затрат как «заработная плата» и связанной с ней статьей «отчисления на социальные нужды», а также по статье затрат «амортизация». Так как план-факт отклонения по статье «заработная плата» наиболее значительны, было бы целесообразно проанализировать еще и динамику численности сотрудников компании «Альфа». Такие данные представлены в таблице 6.

Таблица 6. План-фактный анализ структуры и численности работников компании

Из данных таблицы мы видим, что общая численность сотрудников компании в 2015 году фактически превысила плановую на 6 человек, в том числе основное превышение пришлось на рабочих (5 человек) заработная плата которых входит в состав себестоимости выпуска продукции.

План-факт анализ показателей эффективности

После анализа производственных показателей компании «Альфа» мы можем перейти к рассмотрению показателей эффективности ее работы. Показатели эффективности работы компании могут также можно проверить с помощью план-фактного анализа, но только при условии, что в компании действует система планирования таких показателей.

В таблице 7 содержится набор основных показателей эффективности, применяемых в компании «Альфа».

Таблица 7. Анализ показателей эффективности компании

Данные таблицы указывают на достаточную эффективность работы компании, так как фактический запас финансовой прочности как в абсолютных, так и в относительных выражениях по факту оказался выше планового значения. В то же время опережающий рост переменных затрат по сравнению с ростом выручки говорит о необходимости проведения мероприятий по их оптимизации и сокращению. А положительное план-факт отклонение по постоянным затратам также свидетельствует об эффективном управлении этими затратами.

К негативным моментам нужно отнести отрицательное отклонение фактической величины маржинального дохода по сравнению с плановой, что в свою очередь привело к не достижению компанией планового значения порога рентабельности.

План-факт анализ сбытовой политики компании «Альфа» можно увидеть в таблице 8.

Таблица 8. Анализ влияния факторов на выполнение плана по объему реализации продукции

Данные таблицы показывают, что в результате реализации продукции компании «Альфа» отпускные цены по группам «кухонные гарнитуры» и «диваны» фактически были ниже, чем предусматривалось планом продаж, в результате чего компания недополучила выручки на сумму 3 920 тыс. руб. и на 9 292 тыс. руб. соответственно. Более высокая отпускная цена по группам «шкафы» и «диваны», по сравнению с плановой, не позволила покрыть данные суммы, так как в структуре продаж доля группы «диваны» составляет более 50%. Результаты план-фактного анализа показали, что сбытовая политика компании была недостаточно эффективной в части цены реализации.

Также в случае компании «Альфа» нельзя оставить без внимания и показатели эффективности в части производительности труда. Данные для проведения анализа содержатся в таблице 9.

Таблица 9. Анализ влияния факторов на выполнение плана по производительности труда

Эти данные показывают нам, что эффективность труда в 2015 году по факту была ниже, чем планировалось. Так среднегодовая выработка одного рабочего составила на 15 тыс. руб. меньше, а количество рабочих дней, отработанных одним рабочим на 9 часов меньше планируемого.

Как мы убедились на конкретном примере компании «Альфа», план-фактный анализ деятельности компании можно проводить в самых различных аспектах, но при этом финансовый директор должен помнить о необходимости концентрации усилий на наиболее значимых показателях, которые влияют на конечные результаты деятельности.

Смотрите видео к статье:

Давайте разберемся, что под этим подразумевается:

Немного теории…

У нас есть План и Факт каких-то значений, например, «Продаж», где:

• План – плановое/прогнозное значение, которое мы хотим достичь, т.е. «План продаж»
• Факт – фактическое/текущее значение, которого нам удалось достичь, т.е. «Факт продаж»

Проведем анализ План – Факта, для этого посчитаем следующие значения:

• Отклонение от выполнения плана – сравниваем Факт с Планом в абсолютном значении, видим отклонения от выполнения плана в абсолюте. Соответственно, отклонение равное «0» говорит нам о том, что план выполнен полностью
• Выполнение плана — сравниваем Факт с Планом в относительном значении, видим выполнение плана в процентах. Соответственно, результат равный «100%» говорит нам о том, что план выполнен полностью

Детализация План Факт анализа

План может иметь разную детализацию – это определяет детализацию (глубину) План/Факт анализа, например:

• План может быть выставлен по каждому «Товару» – это будет одноуровневый план
• План может быть выставлен по каждому «Товару» и для каждого «Клиента» – это будет двухуровневый план
• План может быть выставлен по каждому «Товару» и для каждого «Клиента» в разрезе «Каналов продаж» – это будет трехуровневый план (предполагается, что один клиент может работать в разных каналах продаж)

Все это называется — уровни планирования, т.е.: 1 уровень, 2 уровень, 3 уровень (на практике более 3-х уровней не используется)

(Здесь нужно уточнить, что естественные атрибуты/иерархии не считаются уровнями планирования. Например, если у нас есть план по товарам, то план по категориям - это просто сумма товаров. Проще говоря, если атрибуты/иерархии не увеличивают количество строк детализации плана, то это не уровень планирования)

Также, как правило, план имеет базовый уровень планирования (детализации) – это Время, чаще всего план детализируется для каждого месяца

Уровни планирования – это самый важный критерий в системе планирования, который определяет сложность планирования. Например, если у Вас трехуровневый план продаж (=трехуровневая система планирования продаж в разрезе: Канал продаж/Клиент/Товар), где имеется:

• Каналов продаж = 5
• Клиентов = 1000
• Товаров = 300

То Вам нужно спланировать: 5 * 1000 * 300 = 1 500 000 строк детализации плана, т.е. плановых значений по умолчанию для каждого месяца. Соответственно, умножаем это на *12 получаем, 18 000 000 строк в год

Поэтому самые распространенные системы планирования в продажах бывают 1-2 уровневые. Вот несколько примеров уровней планирования для отделов продаж:

• Менеджер/Клиент – один уровень (если с одним клиентом работает один менеджер)
• Бренд/Товар – один уровень
• Категория/Товар – один уровень
• Категория/Бренд — два уровня (если один бренд входит в несколько категорий)
• Клиент/Товар – два уровня
• Территория/Товар – два уровня
• Регион/Товар – два уровня
• Канал продаж/Товар – два уровня
• Менеджер/Товар – два уровня
• Регион/Канал продаж/Товар – три уровня
• Канал продаж/Клиент/Товар – три уровня (если один клиент работает в нескольких каналах)

В примерах уровень планирования «Товар» можно заменить на «Категорию» или «Брэнд». Это позволит уменьшить количество строк детализации плана продаж

Также, как правило, верхний уровень планирования должен быть связан напрямую с исполнителями – менеджерами отделов продаж, иначе за выполнение плана не будет персональной ответственности

Перейдем к практике…

На практике, ключевой вопрос, который возникает – В какой программе можно выполнить План Факт анализ?

Известно, что на сегодняшний день самым удобным инструментом для анализа данных является Microsoft Excel. Соответственно, План-Факт анализ лучше делать в Excel, и для этого есть три подхода:

• Подход 1: Значения Плана и Факта хранятся в централизованной базе данных (это вариант наличия в компании полноценной системы Бизнес – аналитики BI ), из этой базы BI (SQL или OLAP) данные автоматически подгружаются в Excel, где строится отчет, содержащий «План Факт анализ»
• Подход 2: Значения Плана хранятся в Excel, а Факт подгружается автоматически из системы Бизнес – аналитики BI, как в первом подходе, на основе этих данных можно также построить отчет, содержащий «План Факт анализ»
• Подход 3: Значения Плана хранятся в Excel, а Факт вставляется вручную. Например, путем копирования данных из 1С или любой другой корпоративной учетной системы ERP (это случай, когда в компании нет системы Бизнес – аналитики BI), на основе этих данных можно построить отчет, содержащий «План Факт анализ», как во втором подходе

Соответственно, самый продвинутый подход к План Факт анализу – это «Подход 1», который, в первую очередь, позволяет делать динамический План / Факт анализ с помощью Сводных таблиц Excel

Но, как вариант (на случай, если Подход 1 не используется в компании), приведу пример динамического План Факт анализа в Excel для «Подхода 2 и 3», который позволяет получить эффект, близкий к «Подходу 1»

На мой взгляд, это очень удачный и гибкий вариант план факта для предприятия…

Пример: Динамический План Факт анализ в Excel с помощью Сводных таблиц

Как работает?

Лист Данные:

• На листе «Данные» хранится План для каждого месяца в нужной детализации (каждая строка — это минимальный уровень детализации Плана. В нашем случае — Менеджер/Клиент)
• Также на лист «Данные» автоматически подтягивается Факт из листа «BI_Факт» для каждой строки детализации Плана (т.е. к каждому значению Плана подтягивается соответствующее значение Факта), для этого используется следующая функция Excel:

Функция СУММЕСЛИМН , которая выполняет суммирование данных по нескольким условиям.

В нашем примере используется следующая формула Excel:
=СУММЕСЛИМН
BI_Факт!$D:$D; -- Значения Факта
BI_Факт!$A:$A;[@[Месяц ID]]; -- Условие 1
BI_Факт!$B:$B;[@Менеджер]; -- Условие 2
BI_Факт!$C:$C;[@Контрагент] -- Условие 3

Лист BI_Факт:

• На лист «BI_Факт» автоматически загружаются фактические данные из корпоративной BI системы (Подход 2) или фактические данные вставляются вручную (Подход 3)

Лист План_Факт:

• Лист «План_Факт» содержит динамический «План Факт анализ», который построен с помощью Сводный таблицы Excel, а источником данных Сводной таблицы является лист «Данные»

И самое интересное, что для актуализации данного План Факт анализа при «Подходе 1 и 2» достаточно просто выполнить команду Excel: «Данные» > «Обновить Все», и План Факт станет актуальным на текущий момент времени. В случае «Подхода 3» необходимо предварительно вставить в файл текущий факт продаж

Пошаговая инструкция: Как сделан и работает Excel файл «Динамический План Факт анализ в Excel» находится в видеоуроке к данной статье

Бюджетирование является одним из важнейших элементов управленческого учета, основными задачами которого является составление предварительных бюджетов, оперативное выявление отклонений, факторный анализ полученных результатов и поиск оптимальных вариантов управленческих решений.

Анализ исполнения бюджета компании - это сопоставление фактических результатов с плановыми и выявление причин отклонений в натуральных, абсолютных и относительных величинах.

Компания, которая хочет преуспеть в конкурентной борьбе, особенно в условиях экономической нестабильности должна уделять особое внимание анализу исполнения бюджета, так как это позволяет вскрыть многие проблемы в управлении, усилить контроль над расходами, определить ответственных за результаты деятельности.

Анализ бюджета включает в себя три этапа:

Предварительный этап. Анализ проводится на этапе формирования бюджета с целью обоснования данных.

Текущий (промежуточный) этап. Анализ проводится на этапе исполнения бюджета. Свод превентивных мер для выявления необоснованных расходов и отклонений. Принятие решений о необходимости осуществления корректировки бюджета или ужесточения контроля за исполнением бюджета.

Заключительный этап. Анализ отклонений и причин их возникновения проводится по итогам периода. Разработка мероприятий по минимизации влияния негативных факторов и закреплению положительных в будущем. Формирование выводов и рекомендаций на следующий планируемый период

Рисунок 1. Анализ отклонений на примере программного продукта «WA: Финансист».

Анализ отклонений, направленный на выработку управленческих решений и тактик, предполагает детальный анализ, отражающий определение степени влияния различных факторов на результативные показатели. Методика проведения факторного анализа заключается в следующем:

• Определяется общее отклонение итогового показателя от запланированного;
• Формируется прямая зависимость между факторами и итоговым показателем;
• Моделируется взаимосвязь между факторами и итоговыми показателями;
• Факторы ранжируются по степени влияния;
• Производится анализ и оценка роли каждого из них на изменение итогового показателя.
• Формулируются выводы и рекомендации относительно управленческих решений, направленных на исполнение или корректировку бюджета.

Анализ отклонений на всех этапах должен учитывать, как текущие, так и стратегические планы компании. План факт анализ исполнения бюджета доходов и расходов может производиться к примеру, как в целом по компании, так и по отдельным структурным подразделениям, регионам, проектам.

Рисунок 2. Анализ отклонений на примере программного продукта «WA: Финансист».

План-фактный анализ бюджета на примере системы WA: Финансист позволяет провести оценку отклонений в абсолютном и относительном выражении путем сопоставления запланированных в бюджетах показателей с фактическими результатами в любых аналитических разрезах.

Таким образом, анализ бюджета помогает выявить проблемы, подчеркивает имеющиеся возможности, способствует принятию решений и координации деятельности между подразделениями компании.