Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина. Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение

Дисциплина трудаобязательное для всех работников
подчинение правилам поведения,
определенным в соответствии с ТК РФ,
иными законами, коллективным
договором, соглашениями, трудовым
договором, локальными нормативными
актами организации

Дисциплина труда обеспечивает

Методы обеспечения трудовой дисциплины

Автоматизация контроля прихода сотрудников в офис

Поощрение

Виды мер поощрения

10.

11.

12. Исполнительская дисциплина

13. Исполнительская дисциплина

14. Исполнительская дисциплина

15. Принципы организации КИД на предприятии

Февраль - время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам :

1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения - 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года - крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания - 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации - соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели - распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе - из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях - помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

• организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
• организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

• задания по входящим письмам;
• задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
• задания по приказам по основной деятельности;
• задания по протоколам совещаний;
• задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции .

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

• если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
• если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
• если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель - что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

• устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
• устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
• отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

• договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
• предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
• если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру - секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее - Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения…

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления . Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины - функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Пункт 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

В этой статье: Кому и зачем требуется показатель исполнительской дисциплины. Что оценивать с его помощью. Как внедрить оценку исполнительской дисциплины: два альтернативных подхода.

Практически в каждом нашем проекте по внедрению системы оплаты труда на основе показателей эффективности одним из самых ключевых оказывается показатель "исполнительская дисциплина".

Действительно, существует множество должностей, целью которых является лишь строгое выполнение регламентированных операций в срок. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что контроль исполнительской дисциплины не менее важен и для руководителей структурных подразделений, и для таких творческих позиций как, например, менеджеры по продажам и маркетологи. Практически любой специалист кроме непосредственных целей своей должности обязан выполнять различные регламентные операции. Для торгового персонала - это, например, своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию, точное заполнение данных о контрагентах в программе учета и так далее. Для руководителей - предоставление планов и отчетов. Для маркетинга - исполнение проектных задач в установленные сроки. И так далее.

Руководство нуждается в контроле сроков и качества выполнения операций. Это очевидно. Но и здравомыслящие сотрудники, которые ориентированы на результат, которые ценят понятные единые правила игры, также поддерживают внедрение такого показателя. Во-первых, они понимают, что их результативность в определенной степени зависит от эффективности работы других звеньев в цепочке бизнес-процессов. Так бухгалтер не сможет подготовить отчетность, если вовремя не получит первичные документы. А менеджер по продажам не сможет оформить реализацию, если снабжение своевременно не внесет данные о новых номенклатурных позициях, или если склад не проведет поступление. Во-вторых, такие сотрудники понимают, что и они являются таким же звеном в бизнес-процессах компании и от них зависит работа других подразделений и результат компании в целом. В-третьих, они предпочитают, чтобы все требования к ним были четко зафиксированы, а не появлялись внезапно в периоды авралов, вызывая споры и претензии со стороны руководства.

Исполнительская дисциплина: Что оценивать?

В показатель исполнительской дисциплины включают оценку качества и сроков исполнения задач и поручений. При этом речь может идти об оценке по трем уровням:

1. Исполнение проектных задач и поручений руководства. Это достаточно крупные задачи, по которым устанавливается срок и требования к результатам.

Примеры из практики:

• Одному из менеджеров отдела продаж поручено в течение месяца провести «чистку» справочника контрагентов в 1С, перенеся в архив недействующих покупателей.
• Системному администратору поручено разработать проект внедрения внутренней связи на основе IP-телефонии.

1. Исполнение регламентных операций, сроки которых определены в виде конкретной даты.

Примеры из практики:

• Руководители структурных подразделений должны предоставить план затрат на следующий месяц до 25 числа каждого месяца.
• Отдел снабжения проводит мониторинг цен поставщиков дважды в год в срок до определенной даты.

1. Исполнение «процессных» задач, срок по которым определен в виде периода с момента определенного вызывающего события. Это задачи, которые являются частью бизнес-процесса и «запускаются» после исполнения какой-то предыдущей операции.

Пример из практики:

• Бухгалтерия исполняет платеж не позднее следующего дня с момента получения счета на оплату.
• Склад оформляет поступление в программе учета не позднее 3 часов с момента постановки машины на разгрузку.

С каждым уровнем требования к администрированию системы оценки исполнительской дисциплины повышаются. Если ограничиться первым уровнем, вести учет можно вручную, оценку производить непосредственно решением руководства. На третьем уровне объем учитываемых операций сделает ручное ведение полноценного учета невозможным. Придется выбирать между субъективной оценкой и внедрением системы автоматизации.

Субъективная оценка или тотальный контроль

Если сконцентрироваться исключительно на контроле «по-крупному», достаточно вести учет, скажем, в Excel силами, например, офис-менеджера. Именно так поступили в организации одного из наших клиентов. В ходе ежегодного планирования формировались проектные задачи и поручения руководителям отделов и отдельным специалистам. Они фиксировались в таблице Excel с заголовком «Годовой план» с указанием плановых сроков исполнения. Специально выделенный сотрудник контролировал соблюдение этих сроков. По результатам определенных отчетных периодов руководство давало оценку работе ответственных.

Однако, во-первых, задачи фактически имели разный вес и значение, что мешало ввести простую систему поощрений. Во-вторых, руководство чувствовало все большую потребность учета более мелких, но не менее значимых задач.

Тотальный контроль предполагает фиксацию плановых и фактических сроков исполнения задач по всем трем уровням, названным выше. Только так можно получить полное представление об исполнительской дисциплине сотрудника. Вести такой учет вручную не реально. Требуется внедрение системы автоматизации. Такая система должна автоматически создавать сотруднику регламентные и «процессные» задачи, фиксировать фактические сроки исполнения, включать некий механизм оценки качества исполнения и, конечно, формировать соответствующие отчеты.

Стоимость внедрения такого программного решения для малого и среднего бизнеса весьма велика. На примере программы 1С-Документооборот, с которой нам пришлось иметь дело, речь идет о нескольких сотнях тысяч (с учетом адаптации и доработки программы под нужды заказчика). Дополнительно руководству, принявшему решение о внедрении подобной программы, придется смириться с необходимостью введения новой штатной единицы - администратора системы.

Альтернативой внедрению программы учета задач и поручений является отказ от сплошного контроля в пользу фиксации лишь сбоев. В этом случае в основу оценки ляжет количество нарушений сроков и случаев некачественного исполнения задач. Информацией о мелких процессных операциях придется пожертвовать. Оценка в некоторых случаях будет иметь субъективный характер. Объем работы по администрированию системы будет достаточно большим: придется вручную фиксировать задачи и факты нарушения сроков, сводить данные в единые отчеты по сотруднику и так далее.

О нашем опыте разработки системы оценки исполнительской дисциплины, о том в каких значениях мерить этот КПЭ, как привязать показатель к денежной премии мы расскажем в следующих статьях.

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обещаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представленные руководству, указываются:

· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

· количество (%) выполняемых с опережением установленных сроков;

· количество (%) не выполненных или выполненные позднее установленных сроков;

· задержки исполнения в рабочих долях;

· причины задержек исполнения.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Форма ответственности за несвоевременное исполнение документов

В соответствии с УСОРД к причинам, по которым документы задерживаться со сроками исполнения относятся:

· большой документооборот, т.е. превышение загруженности работника;

· низкая исполнительская дисциплинированность (халатное отношение сотрудника);

· большая занятость руководителя, что вызывает ослабление контроля за своими работниками;

· недостаток технических средств оформления и тиражирования.

Существует две формы ответственности:

· административная (штраф, лишение премии, устное и письменное замечание, выговор);

· дисциплинарная (временное понижение в должности, передвижка отпуска и увольнение в случае, если работник не предоставил объяснительную записку по причине нарушения сроков контроля).

Анализ ведения контроля исполнения документов на базе исследования - в Семеновском районном суде Нижегородской области

Все началось с того, что в Семеновском районном суде заинтересовались историей судебной системы родного края. И начали по мере сил и возможностей собирать исторические материалы. Сам Семеновский район имеет большое историческое прошлое. Как известно из истории. Осле раскола православной церкви в наши заволжские леса бежали сторонники старой веры, селились на берегах реки Керженец, создавали скиты и по своего расположения получили название «кержаки», что означало и означает оплот старой веры. Историю семеновского края, и не только его, описал в своей книге М. Печерский «В лесах».

В 1780 году в Нижегородской губернии были образованы уездные суды - сословные судебные органы по гражданским и уголовным делам дворян, позднее и другие сословия в сельской местности и уездах.

В 1787 году в г. Семенове не было уездного суда и дворянской опеки, своего магистрата тоже не было, а когда семеновцы обратились с просьбой учредить у них совестной суд, т. к. за малочисленностью населения они могли судиться у городничих.

В 1796 году был создан Семеновский уездный суд, куда в результате ревизии был переведен судьей заседатель Верхнего земского суда Жедринский. Судья Семеновской уездной Нижней управы П. Бощанов был избран заседателем, а Д. Шнитинков - секретарем Семеновского уездного суда.

Судебная реформа 1864 года коренным образом изменила судоустройство и судопроизводство, созданные на основании «Учреждения о губерниях» 1775 года, были ликвидированы, образованы новые судебные учреждения: суды с назначаемыми судьями (окружные суды и судебные палаты) и суды с избираемыми судьями) мировые судьи и съезды мировых судей).

23 апреля 1869 года был образован Нижегородский окружной суд. Мировые суды, возглавляемые мировыми судьями, являлись низшей судебной инстанцией с упрощенным судопроизводством. Решения мирового суда могли быть обжалованы на уездном съезде мировых судей.

Почетными мировыми судьями Семеновского уезда были;

· Поручик А.Н. Белочовский:

· Губернский секретарь Н.Н. Бологовский:

· Князь А.М. Волконский;

· Коллежский с секретарь граф Шалашин.

Судьи Семеновского городового магистрата:

· 1835 год - Д. Скушовский, Ф. Миледин;

· 1863 год - К. Прудовский, Ф. Хехнев, Ф. Хренов;

· 1864 - И. Елунов, Е Милелин;

· 1854 - С. Шоронов, М. Киселев, Бочкарев.

После революции Семеновский городовой магистрат переименовали в Семеновский районный суд.

3 июля 1917 года, были избраны местные мировые судьи, и создан шесть участков местных судей, которые обслуживали как Семеновский, так и Борский район, входящий в то время в Семеновский уезд. Некоторые сведения о тех, кто осуществлял правосудие на территории Семеновского района, были обнаружены в архивах, но только с 1934 года.

Так, было установлено, что в октябре 1034 года народным судьей Семеновского района был избран В.В. Жаринов, который проработал на этой должности до 1040 года, затем был переведен на работу в министерство юстиции РСФСР. С 1945 по 1967 год правосудие в Семеновском районе осуществлял С.М. Соколов, председателем Семеновского народного суда с 1960 по 1969 год была К.Е. Шевчук. Затем с 1969 по 1989 год председателем Семеновского суда работала В.П. Задорина. В 1989 году судьей Семеновского нарсуда был избран Михаил Петрович Смирнов, который затем с 1993 по 1996 год работал председателем Семеновского райсуда. М.П. Смирнов преждевременно ушел из жизни. Также с 1963 по 1982 год судьей Семеновского суда работал Д.И. Кульков, ветеран Великой Отечественной войны, ушедший из жизни в 2006 году.

В настоящее время в отставке находятся судьи Т.А. Андронычева, которая проработала с 1981 по 2001 год, Л.И. Толькова - с 1997 по 2005 год.

С 1986 по 1994 год судьей Семеновского суда работала В.С. Мясникова, в настоящее время - судья Нижегородского областного суда.

В настоящее время Семеновский райсуд располагается в здании, ранее принадлежавшему Семеновскому райкому партии. Сюда по инициативе бывшего председателя Семеновского суда М.П. Смирнова, а также судьи В.С. Мясниковой, преодолевая сопротивление некоторых чиновников, переехал суд из ветхого деревянного здания, выполняя распоряжение Президента РФ №32-рп от 3 сентября 1991 года «О неотложных мерах по улучшению работы судов РСФСР». Занимаемое здание не вполне отвечает требованиям, предъявляемым к помещению суда, необходимо провести капитальный ремонт здания.

В данное время производится компьютеризация суда, создан сайт Семеновского суда в Интернете, то способствует открытости и гласности, доступности судопроизводства для населения района.

До 2003 года в разбирательстве дел участвовали народные заседатели, что говорит об открытости судебных разбирательств. Сейчас любой человек может попасть на прием к любому судье на прием.

В 2003 году поступило на рассмотрение уголовных дел 190 (еще гражданских 213), то в 2005 - уже 244 (248 гражданских), а за девять месяцев 2006 года - 175 (плюс 174). Получается, на одного судью приходится около ста дел, а некоторые из них длятся месяцами.

Служба документационного обеспечения правления строит свою работу на следующих нормативных документах:

· Приказ Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 января 1999 года №8;

· Временная инструкция по делопроизводству в районном суде (в редакции приказа Верховного Суда Российской Федерации от 29 января 1999 года №94);

· Инструкция по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· Уголовно-процессуальный Кодекс российской Федерации;

· Гражданско-процессуальный Кодекс Российской Федерации;

· Административный Кодекс Российской Федерации.

В Семеновском районном суде функции документационного обеспечения управления осуществляет канцелярия, которая организует под руководством председателя суда свою работу в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в районном суде и Инструкцией по ведению судебной статистики. Председатель суда

В силу специфики организации контроль исполнения документов существует в своеобразной форме. Поступающие документы (жалобы, предложения, заявления) от граждан и организаций регистрируются в журнале (форма №23) с указанием даты их поступления. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю суда, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю. Отдельные обращения (например, поступившие от органов власти и должностных лиц, на которые после разрешения требуется дать ответ) могут быть поставлены председателем на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма №23). Заведующий канцелярией секретарь суда) систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, докладывает председателю суда. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции суда, оно не позднее пяти дней после поступления в канцелярию направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю. Обращение считается разрешенным и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале.

Субъектами контроля являются председатель суда и заведующая канцелярией, а объектами - сроки рассмотрения дел и исполнения решений по ним, и технология работы с ними.

На заведующую канцелярией возлагается контроль:

· за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам и др.) 4

· за сроками исполнения поступающих в суд предложений, жалоб, заявлений, за исполнением указов президента РФ о помиловании;

· контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов.

Заведующая канцелярией ведет регистрационные учетные карточки, журналы формы №23 и №51, в которых указывается сведения об исполнительных документах.

В Семеновском районном суде основными документами, работа над которыми постоянно контролируется, являются уголовные, гражданские и административные дела. Контроль разделен на два этапа:

1. непосредственное рассмотрение дела на судебных заседаниях - председателем суда или его помощниками;

2. исполнение решения с уда службой судебных приставов или других уполномоченных лиц.

В организации существуют типовые сроки рассмотрения дел, которые указаны в Уголовно-процессуальном Кодексе РФ, Гражданско-процессуальном Кодексе РФ и в Административном Кодексе РФ. Уголовные дела рассматриваются, в соответствии с Уголовно-процессуальным Кодексом РФ, 30 дней; гражданские дела - 14 дней (с Гражданско-процессуальный Кодекс РФ); административные дела могут рассматриваться до 2-х месяцев (Административный Кодекс РФ).

Индивидуальные сроки рассмотрения может назначить председатель суда, например, когда требуется вынести срочное решение по делу или обращение пришло из вышестоящих органов.

После вынесения вердикта суда по тому или иному делу, выписывается исполнительный документ, который направляется соответствующему подразделению судебных приставов - исполнителю приговора Далее служба судебных приставов (или иные должностные лица) приводят приговор суда в действие, (срок исполнения приговора может быть любой). Исполнительный документ по завершении исполнительных действий возвращается суду. Зав. канцелярии ежеквартально проверяет возврат исполнительных листов. Обнаружив факты длительной задержки с возвратом исполнительных документов, зав. канцелярии готовит напоминания в адрес соответствующих подразделений судебных приставов, которым были направлены для исполнения указанные исполнительные документы. На отдельные дела (например, возмещение ущерба) заводится контрольно-исполнительное производство, регистрирующееся в специальном журнале (форма №51) и в учетной карточке. Контрольное производство хранится в канцелярии суда до полного взыскания присужденных сумм (в нем находятся копия приговора суда, сведения о направлении для исполнения исполнительных документов, сведения о суммах производственных взысканий).

Нарушение сроков исполнения документов происходит не по вине работников канцелярии, а из-за других структур, не приславших во время дело, например, судебные приставы задержали возвращение исполнительных документов. В этом случае председатель выносит напоминание судебным приставам.

Все оконченные производством обращения (дела) хранятся в канцелярии суда, а по истечении календарного года сдаются в архив. У каждого дела свои сроки хранения (наиболее важные хранятся в государственном архиве постоянно).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Сущность управленческой работы заключается в достижении поставленных целей, что невозможно без четкой постановки задач и эффективного контроля их выполнения. Система управления документами и задачами ТЕЗИС является превосходным инструментом для оперативного и детального контроля выполнения задач, поставленных в системе.

Существует утверждение: «Понимание того, что происходит в Вашем бизнесе - весьма прибыльная привычка». А для того, чтобы составить верное представление о состоянии дел в организации, зачастую не хватает объективной и детальной информации. Система ТЕЗИС позволяет своевременно получать информацию о выполнении поручений сотрудниками, что способствует повышению оперативности и эффективности принимаемых управленческих решений, а также положительным образом влияет на качество работы персонала и снижает риски непроизводственных потерь.

При этом любой сотрудник организации, получающий задачи и поручения через систему, имеет возможность автоматически сформировать отчет по результатам выполненных им работ. Это существенно экономит время сотрудника на подготовку отчета, а также позволяет довести до своего руководства информацию о реальной загрузке и трудоёмкости поставленных задач.

Внедрение системы ТЕЗИС позволяет руководителю переложить рутинные обязанности по контролю исполнения своих поручений на автоматизированную систему, помогая сконцентрироваться на контроле качества исполненных поручений.

Контроль исполнительской дисциплины, реализованный в системе ТЕЗИС,

обеспечивает:

быструю постановку задач одному или нескольким исполнителям;

постановку автоматически генерируемых периодических и зависимых задач;

автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;

объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;

прозрачность рабочих процессов;

исполнение протоколов совещаний;

учет трудоемкости задач, загрузки персонала;

мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;

возможность прикрепления файлов при постановке задач;

возможность постановки и обсуждения задач в электронной почте;

организация служб технической поддержки (HelpDesk, ServiceDesk).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1

Различают:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению

исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 4

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.5

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Контроль за исполнением документов -- совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

контроль по существу решения вопроса -- осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме -- секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

проверка доведения документа до исполнителя в срок;

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

документ исполнение номенклатура дело

Срок исполнения документа -- срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

ОТЧЕТ ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -- это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Или справку о документах за исполнителями, как общую:

так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.

При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

Дата документа

Вид и заголовок документа

Резолюция

Контрольные отметки

Отметка о снятии документа с контроля

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер. Более детально этот вопрос будет рассмотрен в последующих лекциях.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении, порядок оформления которой изложен в подразделе 3.2.3. На документах, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения, слово «В дело» и индекс дела не проставляются.

Исполненный документ вместе с документом - ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).

Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах производится и исполнение документов, если на рабочих местах в служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающих сохранность документов и содержащейся в них информации.

После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц негрифованные приложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в службу открытого делопроизводства с заполнением граф 8-10 журнала учета поступивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (сопроводительном письме).

Различают два направления контрольной деятельности:

контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;

контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля - централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;

постановку документа на контроль;

оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;

снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);

учет и обобщение результата контроля;

информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;

1. поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;

предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;

письма-поручения и письма - запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;

обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;

протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;

телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней;

письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;

поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка - не позднее следующего дня после получения товара;

жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций - с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

Важно знать: Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

ВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль - это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

задание последующих лет - один раз в квартал или не реже одного раза в год;

задание последующих месяцев текущего года - один раз в месяц;

задание текущего месяца - каждые 10 дней.

В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

Важно: Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц - в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год - в начале наступившего года за предыдущий год.

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, -- с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет -- не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел -- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Порядок передачи документа, который в последующем должен храниться в делах канцелярии. Контроль исполнения документов, требующих рассмотрения руководством. Процесс перемещения документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013


Значение и организация контроля исполнения документов. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Документационный оборот и контроль исполнения в Пермском радиотехническом колледже.

курсовая работа , добавлен 20.12.2010


Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.

контрольная работа , добавлен 29.09.2008


Процедура составления распорядительных документов. Порядок оформления постановлений, приказов, решений, распоряжений. Регистрация и контроль за исполнением документов. Текущее хранение документов. Особенности и отличия стандарта - ГОСТ Р 6.30-2003.

контрольная работа , добавлен 29.06.2010


Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Документооборот - это движение документов в ОВД с момента их подготовки или получения до завершения его исполнения. Организация документооборота, учета и исполнения документов. Формирование дел. Номенклатура дел. Контроль исполнения документов.

реферат , добавлен 03.07.2008


Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.

реферат , добавлен 17.10.2009


Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

реферат , добавлен 22.01.2010


Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме. Справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов как основная цель регистрации. Журнальная форма и карточная система регистрации. Виды и реквизиты приказа.

контрольная работа , добавлен 25.01.2010


Работа с документами. Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота. Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов.