Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления. Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

Конечной целью проектирования, внедрения и использования системы управления документами является повышение эффективности управленческой деятельности. Функции управления материально реализуются при помощи документов – бумажных или электронных.

Деятельность современного руководителя отражается во все возрастающих потоках управленческих документов. Рост документооборота отечественные документоведы рассматривают как неизбежную тенденцию развития системы управления на современном этапе. Однако данное утверждение не означает, что разрастание документопотоков должно протекать бесконтрольно, а само по себе наличие разнообразных документов приведет к эффективному управлению. Необходимо планомерно осуществлять работу по сокращению документооборота.

Документальный фонд организации содержит информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности и позволяет организациям защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами создает информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, создавать информационную основу для принятия управленческих решений, а также обеспечивать отчетность.

Эффективное управление и обеспечивающие его документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно и ответственно, повышать результативность ее функционирования, а также защищать интересы ведомства, права сотрудников и всех заинтересованных сторон. Бесспорно то, что только грамотно и своевременно составленные, а также последовательно исполняемые документы помогают обеспечить эффективность управления.

Каждый руководитель должен осуществлять работу по совершенствованию делопроизводства. В соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами, ответственность и полномочия специалистов в области управления документами должны быть четко определены в организационно-правовых документах: административных регламентах, положениях об отделах, должностных регламентах (инструкциях). Эти документы позволяют жестко регламентировать ответственность за все делопроизводственные операции.

Ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе специалистами отдела документационного обеспечения управления, специалистами смежных информационных профессий, руководителями структурных подразделений и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, отвечающее за делопроизводство. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:

· ответственность руководства заключается в поддержке применения единой системы управления документами во всей организации;

· специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за создание, внедрение и применение системы управления документами, а также за обучение специалистов правилам документирования и организации работы с документами в индивидуальной практической деятельности;

· все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Юридическая сила и аутентичность документов, а также информационная поддержка управления обеспечиваются, прежде всего, посредством соблюдения принципа унификации в управлении документами. Под унификацией понимают установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, установление единых требований к процессам, средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию. Унификация реализуется путем разработки и внедрения федеральными архивными органами нормативно-методических актов: стандартов, инструкций, правил в области управления документами.

В последнее время идеи и возможности формирования электронного правительства намного опережают практику. Можно перечислить множество объективных и субъективных причин и факторов, тормозящих процесс внедрения электронного документооборота в практику управления, однако основная причина кроется в недостаточной законодательной и нормативно-методической проработке данного вопроса.

В настоящее время на уровне субъекта федерации сложно найти федеральное ведомство, в котором бы электронный документооборот полностью или частично заменил бумажный. В лучшем случае наблюдается дублирование и крайне редко совмещение бумажного и электронного документооборота. Следовательно, внедрение электронного документооборота не снижает, а увеличивает трудозатраты на ведение делопроизводства со всеми вытекающими отсюда последствиями. Правила делопроизводства, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, подчеркивают, что каждое отдельное ведомство в инструкции по делопроизводству должно установить порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Не будем забывать о том, что российская система управления традиционно ориентированная на жесткое применение принципа единоначалия очень медленно реагирует на предписания к самостоятельным действиям. Каждому федеральному ведомству отныне дано право, по согласованию с Росархивом, устанавливать сроки хранения документов собственного информационного фонда, а также определять вид носителя (электронный или бумажный), на котором этот документ будет создаваться и храниться. Эти предписания должны быть зафиксированы в ведомственных инструкциях по делопроизводству, ведомственных перечнях с указанием сроков хранения документов и соответственно номенклатурах дел. При этом действующий ныне типовой перечень управленческих документов с указанием сроков хранения не содержит указаний или рекомендаций по поводу выбора носителя документа. Совершенно очевидно, что отдельным ведомствам будет не просто принимать верные решения и проходить процедуру согласования выше упомянутых документов. Следовательно, дальнейшая разработка типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации крайне необходима и в том числе для повышения оперативности внедрения информационных технологий в делопроизводство.

Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения организует единую систему управления документами. Следовательно, она должна содержать следующие разделы: правила подготовки и оформления документов; организация документооборота и исполнения документов; поисковая система по документам; организация работы с документами в делопроизводстве; порядок передачи документов на хранение в архив. Таким образом, инструкция по делопроизводству разрабатывается и используется как комплексный документ, отражающий все технологические операции документационного обеспечения управления. Для создания единой современной системы управления документами необходимо использовать действующие нормативно-методические акты.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в соответствии со ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-Ф3 от 27.07.2006 должны стать основой для регламентации делопроизводства в органах местного самоуправления в пределах их компетенции. Таким образом, основным нормативным источником для составления инструкций по делопроизводству для системы муниципального управления в настоящее время являются правила делопроизводства. Однако составители данного документа включили в него правила документирования и организации работы с документами только для федеральных органов исполнительной власти. Например, в правилах приводятся наименования реквизитов обязательных для составления документов в федеральных органах исполнительной власти. Большая часть наименований реквизитов соответствуют рекомендациям действующего стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003. Однако некоторые реквизиты переименованы: реквизит «резолюция» в новых правилах делопроизводства именуется «указания по исполнению документов», а реквизит «заголовок к тексту» теперь называется «наименование документа». В наименования отдельных реквизитов включено указание на принадлежность реквизита к составу документов создаваемых в федеральных органах исполнительной власти, например: «наименование федерального органа исполнительной власти», «справочные данные о федеральном органе исполнительной власти». При составлении инструкций по делопроизводству в организациях системы муниципального управления естественно будут возникать вопросы по выбору состава и наименований реквизитов, на которые в правилах и методических рекомендациях нет однозначного ответа. Указанный в стандарте ГОСТ Р 6.30 – 2003 реквизит «герб субъекта федерации или муниципального образования» вообще не приведен в данных правилах.

В результате при разработке инструкции по делопроизводству для районной или поселковой администрации специалисты не смогут найти в правилах делопроизводства в полном объеме необходимую для себя информацию и вынуждены будут пользоваться иными нормативными документами, в частности ГОСТ Р 6.30 – 2003. Но в связи с тем, что требования новых правил делопроизводства и упомянутого стандарта не совпадают даже по составу реквизитов, принцип унификации при составлении документов подвергается очередному испытанию. Документы, создаваемые в организациях разного уровня управления, будут отличаться друг от друга по составу, расположению и оформлению реквизитов. В результате вероятно возникновение проблем в информационном обмене между организациями. К сожалению, отсутствие единых требований к оформлению документов в разных ведомствах приводит к возвратному движению документов, так как юридическая сила входящих документов нередко подвергается сомнению. Заложниками подобных ситуаций становятся не только организации, но и граждане. При этом необходимо помнить, что применение нормативно-методических документов для разработки положения о службе делопроизводства, должностных инструкций, инструкции по документационному обеспечению управления должно обеспечивать высокое качество этих документов и эффективность функционирования самой системы управления документами.

Примерные предложения по созданию и совершенствованию системы управления документами в организации

1. Разработка и введение в действие распорядительным документом инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями действующих нормативных документов;
2. Подготовка и использование бланков для оформления документов (общий бланк, бланк распорядительного документа, бланк служебного письма);
3. Создание и применение системы смешанного документооборота, постепенное расширение доли в нем электронных документов. Разработка перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
4. Подготовка и использование Табеля форм документов, применяемых в организации;
5. Создание Альбома унифицированных форм документов, на бумажном и электронном носителях;
6. Максимальное использование возможностей механизации и автоматизации делопроизводства;
7. Организация повышения квалификации специалистами с целью изучения правил делопроизводства, применения информационных технологий в делопроизводстве.
8. Включение в качестве критерия оценки деятельности специалистов наличие навыков составления и оформления документов.

Табель форм документов представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и оформления. Применение Табеля обеспечивает юридическую силу документов, позволяет вести оперативный поиск необходимых документов, сокращая тем самым затраты рабочего времени на составление, оформление и обработку документации, он выполняет роль справочника в практике документирования деятельности организации. Табель форм документов составляется в виде таблицы. Форма табеля определяется разработчиками: документы могут быть систематизированы по структурным подразделениям администрации или по функциям и задачам управления.

Результаты унификации форм документов закрепляются в Альбоме форм документов, что обеспечивает соблюдение единых требований в области документирования, способствует сокращению возвратного движения документов и совершенствованию документооборота. Ведение Табеля и Альбома, внесение в них изменений и контроль применения этих документов возлагается на отдел документационного обеспечения управления. Таким образом, создание рациональной системы управления документов должно способствовать повышению эффективности деятельности организации.

9. Вопросы по дисциплине «Социальное управление»

9.1. Социальное управление: сущность и структурные элементы. Этапы формирования системы социального управления в годы реформ в России

Социальное управление – управление процессами и явлениями социальной сферы общественной жизни, средство реализации социальной политики.

Его основные структурные элементы: 1) объекты социального управления; 2) субъекты и их упорядоченность; 3) система целеполагания: цели и задачи, приоритеты; функции; виды, компоненты; 4) уровни реализации; 5) система целеосуществления: методы (принципы и способы), средства, оценка эффективности.

Соотношение понятий «социальное управление» и «социальная политика»: 1) близкие понятия, но социальная политика шире социального управления; 2) социальное управление – средство социальной политики.

Социальная политика:

1) как часть политики (внешней и внутренней): совокупность взаимоотношений социальных групп (классов, слоев, общностей) по отстаиванию своих интересов и улучшению своего социального положения; связана с другими видами, направлениями политик; не должна быть асоциальной;

2) деятельность субъектов политики:

В широком смысле: по развитию социальной сферы, улучшению социального положения различных групп;

Редко в узком смысле: по поддержке уязвимых групп.

Социальное положение – ключевое понятие социальной политики.

Три этапа формирования системы социального управления в пореформенной России (по степени внимания государства к социальным проблемам и характеру решаемых задач):

I этап – начало 1990-х гг.: социальное управление направлено на последствия экономических преобразований и трансформацию институтов социальной сферы; реакция на экономические реформы, на изменение принципов финансирования социальной сферы;

II этап – с середины 1990-х гг. до 2004 г: изменилось отношение к социальному управлению и социальной политике: 1996-1997 гг.: начало обсуждения и подготовка ряда преобразований в социальной сфере; начало 2000-х: реализация замыслов – крупнейшие социальные институциональные реформы. Но социальные реформы не стали приоритетными в деятельности государства, место и роль социальных проблем в политической повестке государства принципиально не изменились.

III этап – 2005-2008 гг. по н/в: поворотный для социального управления и социальной политики – перемещение социальных проблем в эпицентр социальной политики: 2005 г.: начало реформы социальных льгот (Федеральный закон № 122); задача сокращения бедности; сент. 2005 г.: начало реализации 4-х приоритетных национальных проектов; май 2006 г.: крупномасштабная программа по преодолению демографического кризиса, меры по стимулированию рождаемости.

IV этап – 2009 г. по н/в: адаптация к глобальному экономическому кризису, стремление сохранить достигнутые позиции в социальной сфере.

9.2.Социальная сфера как объект социального управления: понятие и устройство. Этапы развития социальной сферы в годы реформ в России

Объекты социального управления в широком смысле – общество, большие и малые группы, индивиды, организация и другие социальные образования, социальные процессы.

Объект социального управления в узком смысле – социальная сфера.

Социальная сфера – совокупность отношений и условий жизнедеятельности людей (групп, общества), определяющих их интересы и влияющих на их деятельность и поведение. Включает такие компоненты, как социальная структура и социальная инфраструктура.

Три этапа трансформации социальной сферы в пореформенной России:

I этап – начало 1990-х гг.: резкое падение уровня жизни, стремительный рост социальной и доходной дифференциации, развитие открытой и скрытой безработицы, разрушение прежних социальных институтов и отсутствие новых, бурное развитие неформальных отношений; II этап – с середины до конца 1990-х гг.: драматичность демографической ситуации, неэффективность традиционных институтов социальной сферы, неблагополучные социальные процессы (особенно в сфере доходов) – тормоза экономического роста, преодоление гиперинфляции; III этап – с начала 2000-х гг. по 2008 г.: - спад напряженности на рынке труда, сокращение задолженности по оплате труда, рост реальных доходов (в первую очередь) зарплаты, снижение уровня бедности, увеличение объемов финансирования социальных отраслей, положительные сдвиги в потребительском поведении населения и др. Это результаты: 1) положительной макроэкономической динамики; 2) активизации социальной политики.

В 2009 г. вследствие глобального экономического кризиса в развитии социальной сферы России появились негативные процессы (рост безработицы, сокращение доходов населения, рост бедности и др.), однако уже в 2010 г. ситуация стабилизировалась.

Похожая информация.

Введение 3

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ 7

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий 21

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ» 25

Заключение 35

Список использованных источников и литературы 40

Приложения 43

Введение

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме повышения эффективности функционирования управления на основе внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на государственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов 1 . Информационные ресурсы составляют основу деятельности любой информационной структуры. Для эффективного построения новых и реорганизации функционирующих технологий управления, обоснования решений по автоматизации информационного и документационного сопровождения управления на предприятиях требуется соответствующее качественное научно-методическое обеспечение, отвечающее современным представлениям об организации и процессах управления и задачах по их совершенствованию, что подчеркивает актуальность выбранной темы научной работы. Потребность в изменении и постоянном совершенствовании документационного обеспечения управления обусловлена важностью роли, принадлежащей информации в системе социально-экономического управления, в которых информация, аккумулированная в различных сообщениях, сведениях, данных об отдельных событиях, явлениях, фактах в документы – формы, пригодные для использования, служит информационным ресурсом общества. 2 Целью данной работы является выявления направлений совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности организации с использованием информационных технологии (далее − ИТ) на примере ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Объектом исследования в работе является ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», а предметом исследования: документационное обеспечение его управленческой деятельности с использованием ИТ.

Для достижения поставленной в работе цели необходимо последовательно решить ряд задач: изучить теоретические аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности; провести анализ существующей системы документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», предложить направления совершенствования данной системы и определить эффективности предложений.

Оценивая степень разработанности изучаемой проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании документа как объекта документоведения относится к 80-м годам ХХ века и связывается с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации 3 . Электронным документам посвящены научные работы ВНИИДАД, РГАНТД, ГАРФ. Обзор показал, что степень изученности разных проблем электронных документов неодинакова, и послужил импульсом к составлению Росархивом (ВНИИДАД) программы научных исследований на 2001-2010 гг. «Электронные документы», включающей примерный перечень направлений научных исследований, нормативно-методических и экспериментальных разработок в области электронных документов 4 . В работах Митяева К. Г., Лившица Я.З., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева B.C., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Костомарова М.Н., Степанова Е.А., Додоновой М.И., Лосева В.И., Райхцаума А.Л., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.И., Алексенцева А.И., Архиповой Н.И., Овчинниковой Н.В., Бобылевой М.П. и др., получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документационного обеспечения управления, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее привлекательными для темы работы представляются изданные в последнее время методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и электронного документооборота, среди которых выделяются работы Д.А. Романова, Т.Н.Ильиной, А.Ю.Логиновой, Майкла Дж. Саттона, Н.Н. Куняева 5 . В данных работах содержатся взгляды на электронный документооборот и различные элементы системы электронного документооборота, основанные на использовании компьютерных информационных технологий, излагаются методические основы их внедрения, обобщен отечественный и зарубежных опыт постановки задач и разработки решений по управлению документацией в корпоративных системах, требующих интеграции различных информационных платформ и аппаратно-программных средств. Проведенный анализ состояния теоретического фундамента формирования и совершенствования документационного обеспечения управления свидетельствует о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях.

Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является системный подход к анализу развития документационного обеспечения в системе управления предприятием. Методология работы представляет собой соединение традиционных общенаучных и специальных методов. Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно-структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление об процессе и возможностях его познания. Выбор структуры работы обусловлен поставленной целью и последовательностью решаемых задач: работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Многими учеными в настоящее время признаются приоритетными документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты документационного обеспечения управления. Исследователи констатируют нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации и отмечают, что недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. 1

В начале 90-х годов ХХ века появился новый класс систем документооборота, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров – так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что в современных системах управления документами кроме функций хранения и поиска, появились функции контроля жизненного цикла документа – в отличие от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – простые документы 2 . Существует зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем, только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота, имеют некоторые различия. В настоящее время спектр задач систем документооборота определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий и представлен на рисунке 1.

Рис. 1. Жизненный цикл документа 3

Стадия разработки документа может включать: непосредственно разработка содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа может включать: активный доступ; архивный документ (краткосрочного хранения; долгосрочного хранения); уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение.

В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело система документооборота, архивы, существующие в ней для хранения документов, условно подразделяются на статистические и динамические архивы. В статистических архивах хранятся только опубликованные документы. В динамических архивах могут содержаться как опубликованные документы, так и те, что находятся в разработке.

К основным существующим проблемам документационного обеспечения управления в настоящее время, относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

В связи с принятием закона об информации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью, становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления 4 .

В настоящее время многими учеными отмечается несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки; несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов ХХ века; отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»; несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления; недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что они не могут восприниматься в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе и зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.), что порождает терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно - коммуникационным средствам реализации.

К сожалению, в этих разработках практически отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям 5 . Многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

В настоящее время, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации 6 . Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

В связи с тем, что в качестве направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в данной работе выбрано внедрение в ее деятельность комплексной автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, в рамках первой главы представляется значимым рассмотреть основные требования к оптимальной АСУД, для выбора из существующих в настоящее время на рынке.

Специалисты отмечают, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации 7 . Помимо этого, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе необходимой системы, прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД: сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.); территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.); коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня 8 .

Анализ литературы по проблеме позволяет сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам, выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Оценка эффективности является наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения АСУД. первую очередь потому, что эта система, чаще всего не является осознанной крайней необходимостью для руководства предприятием (в отличии от, например, торговой системы для супермаркета или базы данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение. Как для любой автоматизированной системы, эффект от внедрения АСУД подразделяется на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность заключается в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности же этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения АСУД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Для расчета эффективности внедрения АСУД в организации на первом этапе необходимо определить расходы на ее внедрение. Для определения расходов необходимо рассчитать стоимость одной лицензии программного обеспечения. Ее стоимость в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть – от количества рабочих мест в АСУД. Далее рассчитывается стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АСУД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Далее рассчитывается полная стоимость работ по внедрению системы. Расчет проводится по формуле 9:

V=M*W + M*W*F(N), (1.1)

где: V – стоимость работ по внедрению системы;

M –количество человеко-месяцев, требуемое для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев);

W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке программного обеспечения, инсталляции и обучению);

F - функция характеристики размера организации, она служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации.

Поведение этой функции приведено на графике (см. рисунок 2).

Рис. 2. Характер функции F – зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V – стоимости работ при учете числа рабочих мест в АСУД 10 .

Стоимость работ по внедрению системы не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Далее проводится расчет прогнозируемых доходов организации от внедрения АСУД.

Изначально проводится оценка прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому для оценки срока окупаемости системы достаточно рассчитать расходы за месяц. Расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения АСУД.

Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из бухгалтерии, но по данным статистики, на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день. Расчет расходов на бумагу в месяц будет проводиться по формуле 11:

R1 = D *S* P*N, (1.2)

где: P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

N – количество сотрудников;

D – количество рабочих дней в месяце;

S – количество листов на 1 сотрудника в день

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается из следующих факторов: экономия усилий за счет повторного использования существующих документов; экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Для перевода данных факторов в конкретные оценки необходимо сделать экспертные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений, таким образом, коэффициент повторного использования будет равен 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения АСУД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения АСУД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности.

При внедрении АСУД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один -два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, АСУД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур - возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.

В завершение изучения проблем совершенствования систем документооборота в организации представляется возможным сделать ряд выводов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) организации – важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна, выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления. ДОУ охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Это управление всеми системами документации в целях сокращения объема документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Оно основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. К основным проблемам документационного обеспечения управления относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий

Самарский завод электромонтажных изделий был образован в 1961 году. В 1992 году произошло преобразование завода в открытое акционерное общество 1 . В настоящее время Самарский завод электромонтажных изделий является открытым акционерным обществом, действующим на основании устава и законодательства Российской Федерации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству. В целях объективного анализа системы ДОУ на изучаемом предприятии проведем сравнительный анализ фактической численности сотрудников отдела и нормативной численности 2 .

Анализ численности проводился на основе сравнительного анализа затрат на отдельные операции по работе с документами. Результаты анализа представлены в Приложении 1. Данные, необходимые для расчетов нормативной численности персонала представлены в приложении 2. В настоящее время отдел делопроизводства насчитывает 13 человек, в то время, как только по нормативам временных затрат, он должен включать 14 человек, а с учетом затрат реального времени – 15 человек. Таким образом, можно сделать вывод, что при существующем объеме работы в отделе по делопроизводству наблюдается значительная нехватка кадров. Движение документов в данной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Основные операции по документообороту представлены в приложении 1.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними на предприятии, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников и т.д.

Перечень документов, обязательных для хранения в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» изложен в Уставе данного предприятия.

В случае реорганизации предприятия все документы должны быть переданы в установленном порядке правопреемнику, а при ликвидации предприятия документы постоянного хранения, имеющие научно- историческое значение, передаются на государственное хранение в Федеральную архивную службу России, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в соответствующий архив субъекта Российской Федерации. Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств предприятия в соответствии с требованиями архивных органов, информация об ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предоставляется им в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Предприятие обеспечивает своим акционерам доступ к документам, с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций предприятия. ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предоставить им копии указанных документов. Размер платы за копирование устанавливается Генеральным директором предприятия и не может превышать стоимости расходов на изготовление копий документов. Предприятие обеспечивает своим акционерам и сотрудникам доступ к информации с соблюдением требований законодательства о государственной тайне. Система делопроизводства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» носит частично-централизированный характер.

В зависимости от особенностей прохождения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» они подразделяются на три крупные группы: входящие, исходящие, внут­ренние.

Обработка входящих документов проводится в смешанной, бумажно-электронной форме. Описание технологии обработки входящих документов представлено в приложении 3, технология обработки исходящих и внутренних документов – в приложении 4.

Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» является организация контроля за исполнением документов. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах 3 .

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела делопроизводства по поручению руководства ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» (за исключением бухгалтерских и кадровых документов). Для ведения контроля исполнения используется электронный журнал «Документы на контроль», который является элементом базы данных «Дело» (см. приложение 5).

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится не в полном соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах.

Также к недостаткам можно отнести то, что база данных (электронный журнал), формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Анализ существующей на предприятии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» системы документационного обеспечения управления в трех основных аспектах (документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов) позволил выявить ее основные недостатки: объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов; в связи со значительным количеством структурных подразделений существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса; частичная автоматизация документационного обеспечения управления создает сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, приводит к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование сотрудниками структурных подразделения различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов (бухгалтерия – система 1С; кадры – база данных в MS Excel, отдел делопроизводства – БД «Дело») приводит к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; у руководства предприятием отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ»

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. На современном этапе можно отметить, что в связи с развитием информационных технологий значительно повысилась эффективность работы, но их внедрение на предприятиях происходит постепенно, что связано со значительными финансовыми и организационными затратами.

Наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в аспекте совершенствования документационного обеспечения управления представляется переход к принципиально иной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности.

Анализ существующей литературы по проблемам автоматизации ДОУ и синтез полученных результатов с выявленными в ходе данной работы недостатками существующей системы ДОУ в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» позволил выявить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ.

Эффективная АИС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов); архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). Структура требований к оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ, интерпретированных графически в составляющие АИС ДОУ, представлена на рисунке 3.

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла, а после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Представляется значимым при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ учитывать следующие аспекты: учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии; поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме; обладает ли достаточной функциональной полнотой; имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Рис. 3. Структурная схема АИС ДОУ для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

На выбор АИС ДОУ так же влияет размер затрат на ее приобретение и эксплуатацию, а так же набор предлагаемых услуг по сопровождению системы.

Обзор отечественного рынка АИС ДОУ позволил выявить три основные группы данных систем: системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «Делопроизводство» и др.); русифицированные версии популярных западных продуктов («Documentum 4», «DOCS Open», «Lotus Domino/Notes», «DocuLive» и т. д.); системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes («CompanyMedia», «БОСС-Референт», «Эскадо» и др.).

На основании анализа существующих АИС ДОУ и выявленных проблем документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» представляется значимым обеспечение выбранной системой: единой регистрации всей входящей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; единой регистрации всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Наиболее полно сформулированным требованиям удовлетворяет система «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.1», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Основная задача АИС ДОУ «Летограф» - автоматизация документооборота и выполнения бизнес-процессов.

Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в "1С:Конфигураторе", и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения.

Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», что максимально сокращает сроки и риски внедрения. «Летограф» позволяет точно настроить существующую систему бюджетирования и развивать ее вместе с ростом системы управления в техническом и методическом плане.

В состав поставки включены примеры схем бизнес-процессов, которые были успешно внедрены на других предприятиях. В «Летограф» существует «библиотека» (Интернет-репозитарий) отраслевых и специализированных бизнес-процессов, шаблонов документов и настроек. Внедрение начинается с выбора наиболее подходящей модели, с использованием уже накопленного практического опыта и знаний консультантов. Система позволяет нормализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации, описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов, получить управленческие отчеты по архиву документов, хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск, автоматизировать хранение документов в виде электронного архива (с версиями, изображениями оригиналов и т.п.), автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов, контролировать выполнение каждой задачи, процесса и получать отчет о состоянии задачи, документа или работы 1 . Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов, графически представленных на рисунке 4.

Работа с внутренними документами организации подразумевает: подготовку проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде; формирование поручений по документам, передачу визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам; контроль прохождения документов; регистрацию документов, контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.; управление доступом к документу; быстрый поиск нужного документа; создание и хранения шаблонов документов.

Основные процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Работа с внутренними документами

Обработка входящих и исходящих документов

Работа с договорами организации

Управление внешними контактами

Ведение бухгалтерского и управленческого учета

Организация новостных каналов и конференций

Организация и планирование мероприятий

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

Рис. 4. Бизнес-процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Обработка входящих и исходящих документов включает следующие операции: контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции; наложение резолюций; пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам; перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование; сдача (помещение) документов после исполнения в дела; формирование истории переписки по вопросу; формирование поручений по документам; контроль исполнения документов; ведение статистики и формирование отчетов; настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел; управление доступом к документу.

Управление внешними контактами включает регистрацию различных видов контактов; планирование контактов со сторонними организациями; ведение истории контактов, формирование отчетов по контактам, быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией.

Требования к объему научной работы не позволяют детализировано рассмотреть все возможности данной АИС ДОУ, значительная часть из них представлена в руководстве пользователя, доступном на сайте разработчиков.

Возможности программы позволяют сотрудникам структурных подразделения ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» использовать информацию из введенных документов в учетной системе и формировать документы (и другие объекты) в учетной системе, и обеспечивают получение руководством предприятия оперативной и статистической отчетности по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т.п.

Для внедрения системы в техническом аспекте необходимо: наличие компьютера у каждого конечного пользователя и два сервера: сервер приложений и сервер базы данных. Компьютеры должны быть объединены в локальную сеть. Технические требования в систематизированной форме приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Требования к оборудованию для внедрения АИС «Летограф»

Технические требования к оборудованию удовлетворяют существующему уровню материально-технического обеспечения рабочих мест в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», таким образом для внедрения системы не требуется затрат на приобретение дополнительной оргтехники.

Техническое сопровождение типового программного обеспечения «Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизам программного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электронной почте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации о выходе и составе обновлений.

В стоимость программного обеспечения «Летограф» входит бесплатная техническая поддержка продолжительностью 12 месяцев со дня приобретения продукта. Цена подписки (свыше первого года) на годовую техническую поддержку «Летограф» составляет 15 % от стоимости приобретенного продукта по актуальному прайс-листу на момент приобретения подписки.

С установочным комплектом программного обеспечения поставляются методические документы: «Методика постановки бюджетного управления «Пять шагов к совершенству: Бизнес-процессы»; «Руководство пользователя» (на каждые три приобретаемых рабочих места включается одно руководство пользователя), «Руководство по внедрению» (сценарий настройки программы) и «Руководство для программиста по объединению конфигурации «Летограф» с произвольной конфигурацией для «1С:Предприятие».

Внедрении данной АИС ДОУ позволяет сократить затраты на: поиск документов – за счет единой системы хранения документов сократятся затраты персонала; согласование и передачу информации – за счет автоматической постановки и контроля исполнения задач; простои, вызванные ожиданием необходимой для принятия решения информации; обучение нового персонала, т.к. новые сотрудники будут получать контекстную информацию, видеть точный перечень своих функций (при этом система будет ограждать их от многих неверных действий, которые могли бы привести к потере времени адаптирующегося сотрудника и его коллег, на выполнение ненужных, ошибочных действий); на корпоративное обучение и внедрение новых правил и бизнес-процессов за счет возможности их автоматического проектирования и донесения до работников и автоматического контроля выполнения.

Логическая причинно-следственная связь между возможностями программы и эффектами от ее внедрения представлена в приложении 6.

Предложение направлений совершенствования документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предполагает проведение расчетов по выявлению эффективности предлагаемых направлений (см. приложение 7).

Таким образом, использование предлагаемой системы документооборота позволит экономить ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» ежегодно порядка 7,4 млн. рублей.

Проведенный расчет показывает, что внедрение системы «Летограф» позволяет исправить выявленный недостаток – несоответствие численности персонала в отделе делопроизводства объемам работ в сфере документационного обеспечения управления.

Таким образом, при внедрении предлагаемой АИС ДОУ сокращается объем работ и нет необходимости в увеличении штата сотрудников отдела делопроизводства завода.

Заключение

В условиях прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К основным проблемам документационного обеспечения управления на российских предприятиях относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Применение на предприятии новых систем документооборота требует определения эффективности их внедрения. Эффект от внедрения подразделяется на: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления деятельностью предприятия с использованием информационных технологий на примере открытого акционерного общества «Самарский завод электромонтажных изделий» (ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»). Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия. Исследование существующей на предприятии системы документооборота позволила выявить ряд проблем: трудоемкая технология передачи документов между структурными подразделениями и затруднение контроля за данным процессом; частичная автоматизация документационного обеспечения управления приводящая к сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов приводящее к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; отсутствие необходимой степени полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» у руководства предприятием и т.д.

Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Для такой крупной организации как ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», имеющей разветвленную структуру наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является использование автоматизированной информационной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие: регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.

Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСУД) обусловлен потребностями организации. На первом этапе определяется набор критериев для классификации: на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области, какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия; определяется размер финансовых затрат. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор АСУД, поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор.

В качестве меры эффективности использования АСУД выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

На основе анализа российского рынка АСУД наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» представляется программный продукт «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.0», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в «1С:Конфигураторе», и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения. Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», что максимально сокращает сроки и риски внедрения.

Расчет эффективности внедрения программы «Летограф» показал окупаемость предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» менее чем за год, а затраты на внедрение программного продукта значительно меньше получаемой экономии времени.

В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Летограф» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованных источников и литературы

Источники

Федеральный закон от 29 12.1994 г. № 77-ФЗ (в ред. от 23.07.2008) «Об обязательном экземпляре документов» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Постановление Правительства РФ от 10.11.2008 № 677 (ред. от 02.09.2010) «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

ГОСТ 6.30-2008. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения //Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) в ред. от 08.09.2010) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2007) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Описание программы «Летограф». [Электронный ресурс]–Электрон.дан.–М.,сор.2010.–Режим доступа: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option =product&details=list.

Литература

Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. – М.: Вершина, 2006. – 272 с.

Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие / В.И.Андреева – М.: Кнорус, 2006. – 272 с.

Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. – Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Ларин М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Государство и эволюция системы документации / М.В. Ларин, В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова. –М., 2000. - 35 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: XIII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: Тезисы докладов – [Электронный ресурс].–Электрон. дан. [М.], сор. 2000-2010 – Режим доступа: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

АрскийЮ.М. Информационное пространство новых независимых государств / Ю.М. Арский и др. - М.: ВИНИТИ. 2000.- 200 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова – М., 2009. – 480 с.

Ларин М. Управление документацией / М. Ларин. − Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин – М.: Научная книга, 2008. – 288 с.

Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов /М.В. Ларин, А. Н. Сокова – М.:МЦФЭР, 2006. – 112 с.

Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Саттон –СПб.:Азбука. 2008. – 446 с.

Митина Т.Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства / Т. Е. Митина // Законодательство и экономика, 2006. – № 8.

Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления /О. Ю. Митченко – Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. – 49 с.

Новикова М.М . Документационное обеспечение управления / М.М. Новикова – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.

Пономарева Н.Г. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве / Н. Г. Пономарева –М.: Альфа-Пресс, 2009. – 345 с.

Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова - М.: ДМК Пресс, 2007. – 224 с.

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина – М.:Академия, 2009. – 214 с.

Славко Т.И. База данных и новые комплексы документации /Т. И. Славко // Вестник архивиста. – 2008. – № 5 (41). – С. 40-41.

Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 / Е. В. Терентьева // ГОУ ВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148-159.

Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ / Е. В. Терентьева – М.:Юнити-Дана., 2008– 35 с.

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / В. Ф. Янковая / ВНИИДАД. - М., 1987 – 49 с.

2 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

3 Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – М., 1986. – С. 11.

4 Электронные документы: Программа научных исследований (2001-2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000. – 35 с. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10595.

5 Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2004; Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.:Азбука. 2007; Куняев, Н.Н. О некоторых вопросах правового регулирования электронного документооборота. – документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на Доклад на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2009 г.// Росархив. ВНИИДАД. – 2009. –Т5. –С.63.

1 Ларин М. Управление документацией. – Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Митченко О.Ю. Информационные системы // Служба кадров, 2009. – № 7. – С. 61.

3 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2006. – №1. [Электронный ресурс]. –Электрон. Дан.–[М.]– Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148.

5 Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления. - Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. - С. 32.

6 Там же. – С. 21.

7Там же. – С. 24.

8 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009,. – С. 151.

9 Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ. – М.:Юнити-Дана.– С. 43

10 Терентьева Е.В. Указ. соч.– С. 44

11 Терентьева Е.В.Указ. соч.. – С. 49.

1 Устав ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Самара. Машинопись, 2009

2 Постановление Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 75 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения./Гл. арх. Упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. Науч. –исслед. Ин-т документоведения и арх. Дела. – М. :[б.] ,1991. – С. 36

1Описание программного продукта «Летограф» .–[Электронный ресурс]. –Электрон. дан.–М., сор.2009. –Режим доступа: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Тупиков Р.В., Самедова О.М. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ // Научный электронный архив.
URL: (дата обращения: 04.01.2020).

Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.

Подобные документы

Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Роль системы управления персоналом в деятельности организаций социально-культурной сферы. Исследование системы управления персоналом на примере ООО "Турист". Совершенствование документационного обеспечения кадровой деятельности туристической фирмы.

контрольная работа , добавлен 12.02.2014


Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 13.02.2015


Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.

дипломная работа , добавлен 15.11.2010


Обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом. Количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом. Анализ существующего кадрового обеспечения системы управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 29.11.2009


Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010


Понятие, цели и функции кадрового менеджмента. Методы построения и исследования систем управления персоналом на предприятии. Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления кадрами на примере ООО "Новэм", для повышения эффективности работы.

дипломная работа , добавлен 01.10.2012


Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

Подходы к организации делопроизводства и документационного обеспечения управления в России и на Западе различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководству организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, все более детализируясь.
При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа (его копии) одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (сотрудниками-делопроизводителями) путем отметок в регистрационных формах1.
Таким образом, при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан сдвижением самого документа:
1) документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
2) из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;
3) после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
4) исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на регистрационную форму, в которой фиксируются данные:
1) в момент регистрации документа: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (к примеру, состав документа, примечания и т.п.);
2) факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;
3) по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;
4) списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.
Наличие двух информационных потоков является особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Это порождает ряд проблем, главная из которых - противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов.
В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия. Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В связи с этим М.В. Ларин отмечает «необходимость перехода к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом ин-формационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления»1.
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.
К примеру, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.
Национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO) выработаны Единые правила оформления и обработки международной документации. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
1акои подход базируется на международных стандартах - нормативных актах в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Прежде всего, это стандарт ISO 15489, который был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации, соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области.
Международные и зарубежные нормативные акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных тем, что это не предельно четкие и ясные инструкции, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер.
В отечественном делопроизводстве акцент традиционно делался на обработку реквизитов и форм документов. Системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса. При этом в настоящее время требования к автоматизированным системам ДОУ - это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.
Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.
Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деятельности и информации о ней в виде документов.
К наиболее общим принципам управления документацией (создание, сбор и управление любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:
1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
3) делопроизводственных процессов и технологий.
В России ISO 15489 был утвержден 12.03.2007 как ГОСТ Р ИСО 15489 с целью его ускоренного внедрения в практику. Стандарт ISO:
1) регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессе их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;
2) облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;
3) требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;
4) требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа как документам, так и пользователям;
5) указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;
6) закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;
7) определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления;
8) содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO;
9) не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).
10) содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.
Многие положения ISO непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства. Такие положения применяются при выработке регламента системы безопасности информации в любых организациях.
Обобщая вышеизложенное, следует отметить, что разработка документационного обеспечения управления не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность. Цели документационного обеспечения управления как подсистемы системы управления должны соответствовать целям организации и ее управления. Документационное обеспечение управления должно отражать взаимодействие элементов системы управления и способствовать эффективности этого взаимодействия. Для этого само документационное обеспечение управления должно стать системой взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимоподдерживающих компонентов.

Таковы основные подходы к организации документационного обеспечения управления

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА» 10
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» 10
1.2 Структура ООО, место специалиста по документационному обеспечению управления в общей структуре организации 16
1.3 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «ЭлГа» 20

Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ЭЛГА» 24
2.1. Организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» 25
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в ООО «ЭлГа» 25
2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 30
2.1.3 Анализ работы с документами в ООО «ЭлГа» 38

Глава 3. НАПРАВЛЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭЛГА» 52
3.1. Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией 52
3.2. Совершенствование инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа» 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
Любая современная организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, в условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики стремится к повышению эффективности своей деятельности. Одним из основных инструментов к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в том числе, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
В целях повышения эффективности управления следует уделять особое внимание совершенствованию работы с документами, поскольку любое управленческое решение основывается на информации, носителем которой является документ.
Следует отметить, что вся информация, которая содержится в документах, крайне важна для стабильной деятельности любой организации. В свою очередь, документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений.
Вместе с тем, основную часть служебной информации сотрудники в компаниях получают с помощью документов. Также, на основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Стоит отметить, что руководители несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.
В случае отсутствия положенного порядка в хранении документов может возникнуть риск утраты ценной информации, что в свою очередь отрицательно скажется на деятельности компании. В связи с этим, при работе с документами важно руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по установленным правилам, ведение номенклатуры дел, наличие архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Далее следует заметить, что документированная информация составляет основу управления, вместе с тем ее эффективность в большой степени основывается на производстве и потреблении информации.
В связи с этим можем дать определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Следует отметить, что в настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным звеном социальной и политической жизни общества. Вместе с тем, от качества информации зависит качество управления. В наше время следует уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами в целях повышения качества управления.
Далее рассмотрим сам термин «документ», который характеризуется как результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается с помощью письма, фотографии, графики, звукозаписи, рисунка.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Стоит подчеркнуть, что к наиболее общей и основной функции документов можно отнести информационную функцию. Это обусловлено тем, что причиной появления любого документа является необходимость фиксировать информацию.
Также документы необходимы для передачи информации во времени и пространстве. Данный факт служит основанием для принятия управленческих решений, а также является доказательством их исполнения и источником для обобщений. Следует отметить, что документ может выступать и как предмет труда в управленческой деятельности.
Документы формируются и используются самого разнообразного характера, на это влияют размеры и направления деятельности организаций, их форм собственности, структурных особенностей, а также ряда других факторов.
Правильное оформление документов играет большую роль в любой сфере деятельности. Стоит отметить, что именно от качества оформления документов зависит четкость и быстрота документооборота, юридическая сила этих документов, а также эффективность применения документов в контрольной и оперативной работе.
Все документы должны отвечать определенным требованиям, несоблюдение которых, делает документы неполноценными, а иногда недействительными.
Влияние организации работы с документами оказывается на качество работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того насколько профессионально ведется документация.
Немалое значение в настоящее время придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обусловлено тем, что посредством совершенной системы документационного обеспечения управления обеспечивается более быстрое движение и исполнение служебных документов, а также их хранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Все вышеизложенное подчеркивает актуальность выбранной темы, которая обуславливается недостаточной проработкой проблемы документирования основной деятельности в организациях.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа».
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» (в дальнейшем именуемое ООО «ЭлГа»).
Цель дипломной работы заключается в анализе документационного обеспечения управления в ООО «ЭлГа» и в разработке направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе были поставлены следующие задачи:
- изучить историю создания ООО «ЭлГа»;
- определить направление деятельности, цели и задачи ООО «ЭлГа»;
- изучить организационную структуру управления и функции ООО «ЭлГа»;
- проанализировать организацию делопроизводства в ООО «ЭлГа»;
- провести анализ инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа»;
- разработать рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
- предложить мероприятия по совершенствованию делопроизводства организации в целом и инструкции по делопроизводству ООО «ЭлГа» в частности.
При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература. О значении документирования свидетельствует тот факт, что его проблемам посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах В.И. Андреева, В.А. Спивак и А.В. Охотников дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций.
В изданиях Т.А. Акимовой, М.П. Бобылевой, О.В. Вовкотруб, В.Н. Митрофановой отражены вопросы программных продуктов для автоматизации движения документов.
В работах И.Ю. Байковой, М.И. Басакова, В.В. Галахова, Ю.А. Панасенко представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами.
Также в работе рассмотрены основные положения таких правовых актов, как Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
Информационной базой исследования являются организационные документы, материалы наблюдения, профессиональные сайты для специалистов.
Информационная база исследования дополняет теоретическую использованием нормативных и законодательных актов РФ, интернет-ресурсов, годовых отчетов, учетной и отчетной документации ООО «ЭлГа».
Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников, а также обеспечивает защиту прав и интересов участников общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.
Федеральный закон «Об электронной подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При написании дипломной работы использовались различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии, а также метод экспертных оценок.
Структура работы включает введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
В первой главе «История создания, структура, функции ООО «ЭлГа» рассматривается история создания организации, направление ее деятельности, основные цели и задачи компании, а также представлена организационная структура управления и функции ООО «ЭлГа».
Вторая глава «Анализ документирования деятельности ООО «ЭлГа»» содержит анализ организации документооборота компании, а также анализ движения входящих, исходящих и внутренних документов организации.
В третьей главе «Направления совершенствования деятельности ООО «ЭлГа»» предлагаются рекомендации по улучшению работы с электронной документацией, а также разработаны мероприятия по совершенствованию системы документооборота и ее защите.
В заключении дипломной работы сформированы выводы и рекомендации совершенствования деятельности ООО «ЭлГа».
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения. Список литературы включает 45 источников. Работа содержит 5 таблиц, 2 рисунка, 6 приложений. Дипломная работа написана на 72 страницах печатного текста.

Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА»

1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа»

B странах с развитой рыночной экономикой наличие высокой конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы, подталкивает большинство предпринимателей и менеджеров к решению задач по улучшению следующих показателей:
- конкурентоспособность продукции;
- производительность труда;
- качество роста и развития.
Следует отметить, что в российских организациях несколько иная ситуация. В большинстве отраслей уровень конкуренции значительно ниже, чем в развитых странах, почти полностью отсутствует инновационное развитие. Небольшой опыт работы менеджеров в существующий российских условиях в большинстве случаев приводят к преобладанию в управлении краткосрочных, сиюминутных интересов и, как следствие, - простых управленческих решений, рассчитанных на один-два года.
ООО «ЭлГА» зарегистрирована в 2005 году. Компания предоставляет большой спектр услуг по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Так же ООО «ЭЛГА» производит реконструкцию производственных помещений, текущий и капитальный ремонт административных зданий и социальных объектов.
Компания появилась на свет в апреле 2005 г. Началом её создания стало желание будущих учредителей общества Куприяновой К.Н. и Приваловой Л.А. сформировать собственную организацию по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Первый год деятельности стал самым сложным. Для того, чтобы «завоевать» рынок, надо было привлечь в компанию высококвалифицированных специалистов, соответственно, обеспечить им достойную зарплату, а также грамотно организовать их труд. Заслугой руководителя является то, что ему удалось найти и объединить в дружный коллектив настоящих профессионалов.
Далее отметим, что ООО «Элга» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Также стоит отметить, что компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «Элга» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
В 2007 г. компания «ЭлГА» начала собственное сертифицированное производство пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, балконных ограждений. Впервые компания приняла участие в крупнейшей строительной выставке MosBuild, входящей в ТОП-5 строительных выставок мира. Участие в данном мероприятии подтвердило конкурентоспособность на строительном рынке г. Калуги.
В сложных экономических условиях кризиса 2008 года развитие компании не останавливалось. Что подтверждается открытием цеха по производству стеклопакетов, жалюзи, офисных перегородок.
Также свидетельством непрерывного роста компании в 2010 году стали новые продукты, которые добавились в ассортименте: раздвижные двери, противовзломные окна, уникальный брендовый продукт Quick-Block.
Система управления качеством организации сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом № РОСС RU.СЛО8.В00119 от 02.06.2010 г., выданным Органом Сертификации «НОВГОРОДСТРОЙСЕРТИФИКАЦИЯ».
Как уже было отмечено, ООО «ЭлГа» работает на рынке Калуги, Москвы и всей России с 2005 года. Компания обладает собственным сертифицированным производством пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, жалюзи, офисных перегородок, балконных ограждений, что позволяет выпускать по доступным ценам высококачественную продукцию.
Вместе с частными заказами есть и специальное оптовое предложение по остеклению целых зданий. Накоплен богатый опыт и технический потенциал. Выполнено большое количество крупных объектов.
Далее рассмотрим миссию и цели ОО «ЭлГа». Отметим, что миссия компании следующая: работать для людей, создавая для них лучшее качество жизни.
В свою очередь, основной целью компании является приносить прибыль, следовательно, деятельность компании должна быть эффективной.
Необходимо наличие следующих факторов для обеспечения эффективности:
- оптимальное использование всех ресурсов;
- оперативность и точность исполнения поставленных задач.
- четкость и гибкость управления;
- постоянное увеличение объема и качества реализуемой продукции и оказываемых услуг.
Несомненно, одной из основных ценностей компании являются сотрудники.
Рассмотрим основные цели и задачи ООО «ЭлГа» и представим их в таблице 2.
Таблица 2
Цели и задачи ООО «ЭлГа»
Цели Задачи
Экономические: 1. Извлечение максимальной прибыли 2. Занятие максимального % строительного рынка г. Калуги 3. Выход на регио­нальный рынок в последующем, после этого - на Российский рынок. 4. Финансовая устойчивость организации. 5. Снижение срока окупаемости инвестиций. 6. Разработка и внедрение нововведе­ний. 1. Детальная разработка плана марке­тинга, определение и анализ основных конкурентов, проведение маркетингового исследования, формирование решений для разработки биз­нес-плана, swot-анализ ООО «ЭлГа». 2. Разработка бизнес-плана. 3. Получение инвестиций 4. Заключение различных договоров 5. Проведение широкой рекламной кампании, формирование миссии ор­ганизации, слогана, брэнда и т.п. 6. Разработка и внедрение рекламной кампании, далее, по мере роста продаж на региональном рынке и по мере занятия компании определенной доли этого рынка - выход на Рос­сийский рынок.
Политические: 1. Поддержание политической ста­бильности 2. Поддержание дальнейшего разви­тия рыночных отношений 1. Соблюдение и поддержание правил честной конкуренции. 2. Удовлетворение потребностей клиентов, вследствие чего у них формируется рыночная, т.е. демократическая форма мышления.
Социальные 1. Увеличение уровня занятости населения 2. Удовлетворение потребностей кли­ентов 1. Создание новых рабочих мест, 2. Рост уровня комфортабель­ности жизни.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Законом № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом организации (Приложение 1).
Как уже было отмечено, общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели получение прибыли. Общество является юридическим лицом, имеющим в собственности обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет фирменное наименование, самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес ООО «ЭлГа»: 248601, г. Калуга, ул. Пацаева, 3.
Следует отметить, что персонал ООО «ЭлГА» состоит в большинстве своем из опытных профессионалов, предоставляющих гарантию качества выполнения всех видов строительных и монтажных работ.
В ООО «ЭлГА» все выполняемые работы осуществляются на основании лицензии, к тому же все сотрудники имеют соответствующую квалификацию.
Для осуществления поставленной цели организация осуществляет следующие основные виды деятельности:
- ремонтно-строительные и строительно-монтажные работы;
- различные виды коммерческо-посреднической и торгово-закупочной деятельности, включая комиссионную, выездную и розничную торговлю;
- внешнеэкономическая деятельность;
- проектно-сметные и конструкторские работы;
- производство различных товаров народного потребления;
- оказание платных услуг предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам и др.
Далее стоит подчеркнуть, что общество имеет право полной хозяйственной самостоятельности в вопросах принятия хозяйственных решений, распределения прибыли, установления цен, определения форм управления, сбыта, оплаты труда и т.д.
Вместе с тем, общество может совершать в отношении юридических лиц все действия, предусмотренные законодательством.
Также общество имеет право в установленном законном порядке создавать свои филиалы и представительства, выступать учредителем дочерних предприятий на территории Российской Федерации и за границей.
Общество осуществляет бухгалтерский, оперативный и статистический учет результатов своей деятельности в порядке, установленном действующим законодательством.
Ответственность за состояние учета и своевременность предоставления бухгалтерской и иной отчетности возлагается на директора общества. Директор общества назначает главного бухгалтера общества.
Общество........

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ
1.1. ИСТОЧНИКИ НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.1.1. Текущее делопроизводство ООО «ЭлГа»
1.1.2. Устав ООО «ЭлГа»
1.1.3. Бухгалтерский баланс ООО «ЭлГа» за 2011-2013 гг.
1.1.4. Должностная инструкция бухгалтера ООО «ЭлГа»
1.1.5. Должностная инструкция руководителя ООО «ЭлГа»
1.1.6. Инструкция по делопроизводству ООО «ЭлГа»

1.2. ИСТОЧНИКИ ОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.2.1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009) // Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - .
1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (в ред. от. 01.01.2014)//Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/tkrf.
1.2.3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (действующая редакция от 05.05.2014) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/ooo/.
1.2.4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12146661.
1.2.5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.от 12.03.2014 N 33-ФЗ) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 185891/.
1.2.9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 70650732
1.2.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. и доп. № 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 179139/.

2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие. - М.: Юнити, 2013. - 367 c.
2.2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: КНОРУС, 2010. - 256с.
2.3. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. Издательство: ЭКСМО, 2010. - 288 с.
2.4. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций - Ростов н/Д.: Феникс, 2012. - 192 с.
2.5. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство: Термика, 2010. - 144 с.
2.6. Бобылева М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.
2.7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.
2.8. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.
2.9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.
2.10. Витин Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.
2.11. Вовкотруб О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2012. - С.3-10.
2.12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.
2.13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - M.: ТК Велби, 2013. - 448 c.
2.14. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -Юнити-Дана, 2011. - 390 с.
2.15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. -5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 520с.
2.16. Куняев Н.Н. (ред.) Документоведение Учебник. - Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012. - 352 с.
2.17. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2011. - 256 с.
2.18. Митрофанова В.Н. «Внутренняя переписка на предприятии»//Кадровик. - 2012.- №2. С.2-3.
2.19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: - Ростов-н/Д.: Март, 2011. - 304 с.
2.20. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. - Учеб. пособие, - М.: Издательство РИОР, 2013. - 93 с.
2.21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Издательство: «Питер», 2010. - 287 с.
2.22. Юсипова Е. Документооборот договоров. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №02, 2011. - 97 с.
3. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
3.1. Официальный сайт Общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» [Электронный ресурс] - Режим доступа: 3.2. Официальный сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций [Электронный ресурс] - Режим доступа: