Штатное замещение, расстановка, список, расписание. Зачем нужно штатное расписание и как его составить Образец заполнения штатного

На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд уКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс яп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 :

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника »ст. 68 ТК РФ . Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор ест. 57 ТК РФ .

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, - законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров - пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн оп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3- 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо тст. 59 ТК РФ .

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
- мастер производственного участка - 35 000 руб.;
- помощник мастера производственного участка - 28 000 руб.;
- технолог производственного участка - 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому - указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания.

: Ваши сомнения оправданны - «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства хстатьи 256 , 261 ТК РФ . Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные - с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм ып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 ). В зависимости от этого и действуйт еп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 :

• <если> оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
• <если> оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

• <или> приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
• <или> приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного - на полную ставку, а второго - на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Или так:

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: Нельз яПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 . Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностя мОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя. Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

• <если> у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
• <если> у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.

Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Подвиды штатного расписания

Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .

Для ООО

Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Для бюджетной организации

Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .

Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.

Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией , регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.

Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

Для индивидуального предпринимателя

В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.

Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.

Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.

Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.

Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).

Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.

Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?

Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.

Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

Кто составляет штатное расписание?

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37 , оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

С чего начать – порядок оформления

Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

Правила и инструкция заполнения

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:

Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа - предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.

А именно:

• Состав.
• Количество сотрудников.
• Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.

Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.

Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.

Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.

Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.

Срок действия - на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.

Форма и содержание

Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:

1. перечень структурных подразделений;
2. код подразделения;
3. должность, специальность, классификация;
4. количество штатных единиц;
5. должностные оклады;
6. надбавки;
7. фонд оплаты труда.

Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

1. Премии.
2. Доплаты.
3. Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра - фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Когда и как вносить изменения

При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:

• изменить тарифную ставку;
• сократить персонал;
• переименовать должность;
• изменить форму оплаты труда.

Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.

Выписка

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
• Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата ­определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

• фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
• в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки ­меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, ­совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ­с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Сноски

Свернуть Показать

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓