Что относится к основным функциям самоменеджмента. Самоменеджмент: понятия, концепции, принципы

1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента

Что такое самоменеджмент?

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С10. .

Как и большинству наук, искусству управлять собой, так и другими, нужно учиться. Кто не научиться управлять собой, тот не сможет управлять другими - гласит древняя мудрость. Как можно хорошо понимать других, если не понимаешь самого себя. Потому, прежде всего, человек должен познать самого себя. Есть два пути познания себя: один - внешний, а другой - внутренний. Внешний путь направлен на развитие и совершенствование таких внешних средств, как ум и способности. Внутренний путь ориентирован на развитие и совершенствование той части сущности человека, которую называют душа. “Ищите прежде царства божия, и все остальное приложится вам”. Эти пути совершенно разные и ведут совершенно к разным результатам. Они диаметрально противоположны.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает - время - путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то-есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

постановка цели - анализ и формирование личных целей;

планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

принятие решений по конкретным делам;

организация и реализация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

контроль - самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости - корректировка целей);

информация и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

1.2 Основы и методики планирования и принятия решений

Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:

Составление заданий дня.

Оценка длительности акций.

Резервирование времени «про запас».

Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).

Последующий контроль - перенос несделанного Зайверт Л. Указ. Соч. С. 91 .

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80: 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени Зайверт Л. Указ. Соч. С. 111.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее важные дела.

Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

Менее срочные / менее важные задачи Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118.

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:

физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

1.3 Методы искусства управления

Искусство управления, как и всякий другой вид творчества, обязательно имеет в своей основе талант, оригинальность и самобытность личности. Талант руководителя проявляется в его яркой индивидуальности, нестандартности, в его особом образе мышления и широком кругозоре. Но любое воздействие одного человека на другого должно осуществляться с гуманной целью, с полным пониманием силы своего умения и ответственности за свои действия перед обществом, будь то боевые приемы рукопашного боя, гипноз или методы искусства управления. Воздействие на человека силой своего умения и отточенного мастерства может оказаться непоправимо безнравственным, хотя в повседневной жизни мы всегда пытаемся влиять на поведение окружающих людей любыми доступными нам средствами.

Методы искусства управления универсальны, т. е. пригодны для применения в различных ситуациях, от публичного выступления до уровня межличностных отношений. Успешность любых вербальных, словесных контактов всегда зависит от множества сложных, взаимосвязанных психологических факторов, от того, кому, когда и как разумнее изложить свои аргументы, постоянно помня о конечной цели диалога и направляя его в нужное русло.

Метод Сократа

Неоценимый вклад в мировую цивилизацию внесли великие мыслители Древней Греции, среди которых не меркнет ими Сократа (ок. 469-399 гг. до н. э.) - Учителя и Гражданина, создателя знаменитой афинской школы философии и риторики. Основы учения Сократа, который принципиально ничего не писал, известны лишь из сочинений его многочисленных учеников: Платона, Аристиппа, Антисфена, Евклида и позже - Аристотеля. Платон так высоко чтил своего учителя, что вывел его главным персонажем всех своих философских диалогов. Сократ сформулировал сверхсложные задачи познания - познай самого себя и научись искусству жить, дал определения таким этическим понятиям, как мужество, доблесть, справедливость, свои исследования сравнивал с «искусством повивальной бабки», обосновал критическое отношение к догматическим утверждениям, получившим название «сократовской иронии». Исследуя проблемы человеческого общения, Сократ особое внимание уделял диалогу. Диалог развивается в непосредственном словесном контакте, в общении и является интерактивным поиском истины, искусством рассуждений и доказательств.

В современной риторике, в искусстве убеждать заслуженной известностью пользуется один из способов ведения диалога, получивший название метода Сократа, который неоднократно демонстрировал свое мастерство ведения диспутов, споров. Его метод ведения диалога строился на блестящем умении так строить логическую цепь умозаключений, что его оппонент был вынужден соглашаться с каждым доводом на любом этапе диалога, т. е. отвечать «да, да, да» на каждой позиции логического построения Сократа. На этих диспутах Сократ, убедив своего оппонента, мог шутя доказать правильность рассуждений как своих, так и противоположной стороны, хотя постоянно подчеркивал, что всякое умение, если оно не опирается на справедливость и добродетель, является плутовством, а не мудростью.

Любопытное подтверждение разумности приемов Сократа и учеников его школы нашла современная физиология. Оказывается, оппонент, подготовленный к спору и настроенный весьма настороженно, даже агрессивно, соглашаясь в начале диалога с совершенно очевидными мыслями Сократа, успокаивался, его возбуждение падало, сердцебиение приходило в норму, его воля ослабевала, как и способность спорить с очевидными на первый взгляд истинами. В итоге искусно составленная логическая концепция Сократа побеждала.

Метод трех раундов

Искусство управления рекомендует еще один метод ведения диалога, точнее, способ убедить оппонента в правильности и разумности именно вашего предложения. Этот прием можно условно назвать методом трех раундов, так как модель ведения диалога чаще всего строится из трех частей (возможен и более сложный алгоритм этого метода). В первой части диалога (первый раунд) вы коротко излагаете суть проблемы или ситуации, соглашаясь с доводами вашего, скажем, руководителя и вызывая, таким образом, его положительные реакции (метод Сократа!). Во втором раунде вы даете несколько альтернативных вариантов решения проблемы, упомянув, в том числе и свой, желанный. И в третьем раунде, когда сам оппонент поймет, что ненавязчиво упомянутый вами вариант - лучший, нужно согласиться с ним.

Этот метод эффективен и в принципиально иных ситуациях - когда его применяет руководитель. Ему, скажем, необходимо добиться выполнения важных, но непопулярных в коллективе мероприятий. Можно провести совещание с руководителями структурных подразделений, можно подготовить соответствующий приказ и обязать коллектив выполнять необходимые мероприятия, но скрытных оппозиционных настроений, а может быть, и прямой критики в свой адрес руководителю не избежать. Но можно пойти и иным путем: пригласить двух-трех ведущих специалистов, к мнению которых особенно прислушивается коллектив, и поручить им, опытным и уважаемым профессионалам (это подчеркивается особо!), в четко обозначенный срок подготовить вариант решения возникшей проблемы. Важно согласиться с оценками специалистов важности проблемы и предварительными вариантами ее решения. Собравшись вновь, выслушав и в основном одобрив предложения специалистов, ненавязчиво внести свои принципиальные коррективы (в этом случае второй раунд с производственной точки зрения особо сложен, но убедить двух-трех человек всегда проще, чем весь коллектив). И, наконец, третий раунд: проводится совещание, на котором возглавляющий группу специалист докладывает о разработанных мероприятиях и после обсуждения и критики (в адрес, естественно, докладчика!) руководитель соглашается с его мнением.

Попытки добиться желаемого без достаточной аргументации вашей позиции и разумности предлагаемого варианта, без предварительной настройки оппонента на благожелательный тон беседы редко дают положительный результат. Сфера диалогического общения чрезвычайно обширна, от обычной беседы двух людей, отца и сына, руководителя и подчиненного до научной дискуссии и дипломатической полемики. Часто диалог государственных лидеров «один на один» может разрешить сложнейшие проблемы более успешно, чем долгие дипломатические переговоры.

Метод Штирлица

Одним из самых сложных и противоречивых инструментов управления является управленческое решение. В его основе лежит обоснованная разработка директивного документа, организующего и стимулирующего совместную деятельность членов коллектива. Чаще всего разрабатываются оперативные решения, обеспечивающие тактические, частные управленческие задачи: сроки выполнения, изменения в технологии кадровые вопросы и т. п. Более глубоких творческих проработок требуют стратегические решения, которые зачастую касаются структурных изменений, вопросов перестройки привычного хода производства и постоянно сопровождаются негативными реакциями сторонников сложившихся, апробированных форм и методов работы. Сопротивления управленческим нововведениям можно ожидать не только со стороны рядовых сотрудников, но иногда и от высоких руководителей, ревниво относящихся к творческим идеям, им не принадлежащим. Отстоять свою идею, убедить оппонентов в своей правоте не всегда удается даже опытным, владеющим методами искусства управления и деловой полемики специалистам, и иногда приходится искать нестандартные, обходные пути.

Непрост в реализации прием, позволяющий навязать, «протолкнуть» свою идею, свой план вышестоящему руководителю или коллективу, условно называемый «методом Штирлица» (по фамилии героя популярного кинофильма, где этот метод наглядно демонстрируется в разговоре «нашего» интеллектуального супермена Штирлица с «очень плохим», но умным - редкий случай в нашем кино! - оппонентом, его начальником Шелленбергом). Суть этого метода: во время приватного разговора или на совещании нужно ненавязчиво, как бы вскользь, среди других вариантов решения упомянуть о своей идее и немедленно «забыть « ее. Если ваш начальник умен, то сразу же оценит разумность вашей мысли и потом, продумав ее, предложит эту идею как свою, значительно расширив ее, уточнив и конкретизировав. Человеку свойственно доверять больше идеям, родившимся в собственной голове, чем чужим. Ведь чаще всего вам важно добиться своей цели, а не тешить авторское самолюбие! Этот метод интуитивно хорошо знают и блестяще применяют многие умные жены: после неоднократных и деликатных намеков, вздохов и якобы сомнений произносится желанная итоговая фраза: «Что ж, пусть так и будет, как ты, мой умненький, сказал...» Другой вариант этого метода хорошо знают опытные чиновники: час-то разумное, на ваш взгляд, или выгодное для вас управленческое решение лучше не предлагать напрямую руководству, а подготовить его среди других пунктов плана работ. В результате такой нехитрой бюрократический игры вы вскоре получите утвержденный план работ, в котором будет строгое предписание подготовить в такой-то срок нужное вам решение.

Метод «лягушка в сметане»

Жизнь не стоит на месте, окружающий мир находится в непрерывном диалектическом развитии. Общественный прогресс не имеет линейного характера, восходящая линия развития общества есть результат взаимодействия многообразных процессов, и среди них решающая роль целенаправленной деятельности людей. Все стороны жизни общества - от социально-производственной деятельности до семейных отношений - являются ареной непрекращающихся настойчивых поисков, импровизаций, случайностей, ошибок и находок, ведь человек обязан искать способы адаптации к изменяющейся среде.

Иногда в ход жизни врывается непредвиденное и ломает привычные стереотипы: осложнения на работе, серьезная болезнь, трения в семье. Человек начинает искать выход из экстремальной ситуации, в тревоге мечется, старается вновь и вновь безуспешно следовать привычным методам, совершает новые ошибки или замирает в безысходной апатии. Такую ситуацию хорошо иллюстрирует известный эксперимент: в горизонтально лежащую бутылку поместили пчел и мух. Мудрые якобы пчелы стали настойчиво, до полного истощения биться о стекло в безнадежных поисках выхода, а глупые мухи хаотично метаться в бутылке и через несколько минут вырвались на свободу. В сложной, неординарной ситуации редко удается решить проблемы традиционными способами, нужно искать новые, нетривиальные методы, хотя и метод хаотичных проб и ошибок не всегда приводит к желанной цели (мухам очень повезло!).

В обеспеченной, благополучной семье жена за многие годы совместной жизни совершенно уверена в прочной привязанности мужа к ней и к детям, она перестает следить за своей внешностью, становится самоуверенной, сварливой, неряшливой. После бесконечных выяснений отношений с недовольным супругом, обсуждений ситуации с мудрой, но не всегда объективной мамой, телефонных советов закадычных подруг (увы, подруги часто делают вид, что проявляют сострадание, а в действительности тщательно избегают его) жена не всегда принимает верное решение или принимает его с опозданием. Есть даже термин - «куриный эффект»: курица решается перебежать дорогу в самый последний момент, когда ситуация становится уже весьма опасной! Когда наступает кризисная ситуация, то у людей часто возникает ощущение обреченности, бессилия, у них опускаются руки и парализуется воля. Иногда у человека прочно вырабатывается известный «эффект буриданова осла», когда бесконечные сомнения, нерешительность, неспособность сделать выбор приводят к самым тяжелым психическим травмам. В этом случае крах неминуем. Здесь уместно вспомнить притчу о двух лягушках, попавших в кувшин со сметаной. Одна из них, считая положение безнадежным, прекратила борьбу и погибла. Другая продолжала бороться до конца, она пыталась выпрыгнуть из кувшина, отчаянно работала лапками, сбила из сметаны масло и в итоге смогла выбраться на волю.

Делегирование полномочий

Делегирование представляет собой передачу задач и полномочий, тот, кто принимает полномочия принимает ответственность за них. Полномочия ограничены планами, правилами и устными распоряжениями. Линейные полномочия - право использовать ресурсы организации для выполнения делегированных задач. Результатом линейных полномочий является цепь команд. Штабные (аппаратные) полномочия помогают организациям использовать специалистов без нарушения принципа единоначалия. Включают рекомендательные полномочия, обязательные согласования, параллельные и функциональные полномочия. Делегирование эффективно при условии, если объем полномочий соответствует делегированной ответственности. Положительные факторы:

* делегирование освобождает руководителей от выполнения несвойственных рутинных операций, высвобождая время для решения более важных вопросов.

* является целенаправленной формой повышения квалификации и способа использования их квалификации и опыта.

* положительно влияет на мотивацию, это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

2. Самоменеджмент: методология и практика

Генезис самоменеджмента

В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа:

первый - связан с опытом отдельных людей, которые методом проб и ошибок проверяли эффективность различных приемов в технике личной работы. Начавшись в древние времена, он продолжается и в наши дни в жизни каждого человека.

второй - обязан разделению труда в этой области. Специализация, являющаяся его следствием, привела к развитию таких способностей, как тренировка памяти, рациональное чтение и т.д. Сегодня разделение труда в самоменеджменте продолжает углубляться. Наряду со ставшими уже традиционными разделами (деловой телефонный разговор и т.п.) предлагаются такие разработки, как управление своими эмоциями, искусство слушать собеседника и др. Несомненное влияние на этот этап развития самоменеджмента оказал прогресс в технических и гуманитарных науках;

третий - обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Он заключается в определении необходимых отделов этой науки и построении из них взаимосвязанного целого. Возможно, одной из первых работ такого рода является книга признанного классика менеджмента Питера Друкера “Эффективный управляющий”.

Обратим внимание на возможности третьего этапа, которые пока еще недостаточно раскрыты.

“Обогащенный самоменеджмент”

Базируясь на системном подходе, следует выделить основные подсистемы, которые могут раскрыть его главные функции. С учетом этого данная (упрощенная) модель человека будет включать пять составляющих: физическую (ЧФ), нравственную (ЧН), психологическую (ЧП), рациональную (ЧР) и творческую (ЧТ).

Управление собой - это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем и их интегралом - личностью.

С точки зрения ситуационного подхода управлять собой можно по-разному, применяя различные методы, или иначе системы управления. Выделим пять систем самоменеджмента - саморегуляцию, анализ, адаптацию, рационализацию и развитие личности.

Структуру предлагаемой концепции самоменеджмента удобно представить в табличной форме, если по одной оси выделить названные подсистемы человека, а по другой - системы управления. В приведенной в приложении (таблица 1) таблице даны пояснения и примеры для одной из подсистем человека - “человека творческого” (ЧТ), а также для личности в целом.

3. Причины дефицита времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1 Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2 Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3 Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4 Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5 “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6 Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7 Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

3.1 Анализ использования рабочего времени

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

Была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени

каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

вся работа, проделанная в этот день, была необходима

помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны:

временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)

непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

4. Реализация и организация

Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

начинать день с позитивным настроением;

начинайте работу по возможности в одно и то же время;

перепроверка плана дня, составленного накануне

вначале - ключевые задачи;

приступать без раскачки;

согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);

утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

Правила основной части дня:

Хорошая подготовка работы;

Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;

10) Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;

11) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

12) Избегать незапланированных импульсивных действий;

13) Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;

14) Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);

15) Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)

16) Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

17) Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);

18) Выкраивать спокойный час;

19) Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20) Завершить начатые небольшие дела;

21) Контроль за результатами и самоконтроль;

22) План на следующий день;

23) Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей - так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

Каждый человек искренне желает добиться успеха в жизни. И это есть благородное стремление. Для активной предпринимательской деятельности человек имеет в своем распоряжении примерно всего 20-30 лет. Чтобы имеющееся ресурсы использовать с максимальной выгодой, полезно овладеть искусством «управления временем».

Самоменджмент - это искусство управлять собой, своим временем, что значит и подчинять окружающую действительность, заставляя работать на себя, добиваясь намеченных целей.

Основная цель - максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Ключевым словом в самоменеджменте является «время».

Что же такое время и что оно значит в нашей жизни?

В деловом мире часто употребляют поговорку «Время - деньги». Но время - это не только деньги. Время более значимо, чем деньги. Время - это нечто такое же, как сама жизнь.

Очень актуальны высказывания и оценки представителей делового мира о значении времени, например, Б. Друккера: «Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим». Не менее весомо высказался на эту тему А. Лэкейн: «Тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь».

Время так же имеет своё свойство:

1. Время необратимо.

2. Время нельзя накопить.

3. Время нельзя умножить.

4. Время нельзя передать.

5. Время проходит безвозвратно.

Иногда необходимо-важно становится осознать эту действительность.

Не правда ли, мы имеем весьма серьезное предостережение? Как распорядиться своим временем, на что его тратить?

Если овладеть искусством распоряжаться своим временем, в итоге можно придти к следующему:

1. Выполнение работы с меньшими затратами.

2. Лучшая организация труда.

3. Лучшие результаты труда.

4. Меньше спешки и стресса.

5. Больше удовлетворения от работы.

6. Рост квалификации.

7. Меньшая загруженность работой.

8. Меньше ошибок.

9. Достижение профессиональных и жизненных целей!

Сколько же мы его имеем, этого времени??

Время рассматривается как бесплатное добро, и каждый имеет изначально его в равном количестве в отличие от других видов ресурсов.

Важно умело распорядиться своим временным капиталом. Суммарный капитал любого человека состоит из рабочего и свободного времени. Трудовая жизнь человека ограничена во времени. Если считать, что она длится около 40 лет (с 20 до 60), при среднем количестве дней работы в году 220 и продолжительности рабочего дня даже 10 ч, то капитал рабочего времени составляет 88 000 ч (40 лет. 220 дн. . 10 ч). В свою очередь, капитал свободного времени за трудоспособный период в жизни человека составит 81 200 ч (40 лет. 145 дн. 14 ч).

Если сложить вместе капитал рабочего и свободного времени и исходить из реальных прогнозов, то в вашем распоряжении окажется не более 200 000 ч. Этот капитал необходимо использовать разумно, чтобы потом, на склоне лет, оглядываясь назад, не было «мучительно больно за бесцельно прожитые годы».

Умело распорядиться своим временным капиталом должен научиться каждый.

Итак, вы решили стать организованным человеком. Тогда надо взяться за изучение и точное исполнение самоменеджмента. Функции самоменеджмента . Решение своих проблем как в личной, так и профессиональной сферах можно представить в виде различных взаимосвязанных функций, которые, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Исходным моментом в реализации функций самоменеджмента является постановка цели.

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели представляют собой вызов вам и побуждают к действиям. Успех для предпринимательства состоит в знании цели.

Необходимо твердо запомнить: первейшая задача - это определение своих целей. Что нужно предпринять для их выяснения?

Для начала задайте себе следующие вопросы:

Каких целей вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существует ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли вы, что сами можете сделать для этого и над чем еще вам надо работать?

Планирование использования времени . Планирование как составная часть задач и функций самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

Планирование своей работы означает выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование ограниченного времени для достижения своих целей.

Опыт показывает, кто регулярно в течение 10 мин подготавливает свой рабочий день, тот может ежедневно экономить 2 ч, а также лучше справиться с важными делами.

Составлять план следует лишь на определенную часть своего рабочего времени, лучше на 60 %, 20 % времени необходимо отвести на непредвиденную активность (непланируемые действия) и еще 20% на спонтанную активность (на управленческую деятельность и творчество).

Планирование времени осуществляют на несколько лет вперед, год, квартал, месяц, декаду, день.

Любой план, как известно, подлежит выполнению, что обусловливает принятие решений.

Принятие решении по предстоящим делам предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение - значит установить приоритетность, т.е. определить, какие задачи имеют первостепенное, второстепенное и т.д. значение.

Итальянский экономист В. Парето установил, что за 20 % расходуемого времени в начале рабочего дня предприниматель, менеджер достигают 80 % результатов. Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % от общего итога. Поэтому так важно в начале работы сосредоточиться на выполнении самых важных дел.

Преимущество работы по приоритетам состоит в том, что вы можете:

Работать только над действительно важными задачами;

Решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

Концентрироваться на выполнении только одной задачи.

После принятия решения о выполнении составленных планов рассматривается вопрос о том, как овладевать трудовым процессом и реализовывать трудовую активность.

Реализация и организация личного трудового процесса . Эта функция само менеджмента может быть раскрыта при обсуждении распорядка дня руководителя.

Организация рабочего дня должна соответствовать принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Рабочий день с точки зрения организации можно разбить на три периода:

Основная часть;

Правила начала рабочего дня.

1. Начинайте с хорошим настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым приступаете к предстоящим делам, имеет немаловажное значение для ваших успехов или неудач.

1. Хорошо позавтракайте и без спешки - на работу. Позволяйте себе обильный завтрак.

2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Помните, что человек - пленник своих привычек.

3. Перепроверяйте составленный накануне вечером план дня.

4. Вначале - ключевые задачи.

5. Приступайте к работе без «раскачки».

6. Согласуйте план дня с секретарем.

8. Утром занимайтесь сложными и важными делами.

Правила хода рабочего дня.

1. Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе.

2. Влияйте на фиксацию сроков выполнения работы.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.

4. Решительно отклоняйте дополнительно возникающие проблемы.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

6. Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп работы (после 1 ч работы - 10 мин отдыха).

7. Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.

8. Рационально завершайте начатое дело.

9. Максимально используйте временные промежутки.

10. Выделяйте время для себя (не менее 1 ч).

Правила завершения рабочего дня.

1. Завершайте несделанное.

2. Осуществляйте контроль за результатами и самоконтроль.

3. Составьте план на следующий день.

4. Домой - с хорошим настроением.

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня. Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпровождение.

Самоконтроль итогов трудовой деятельности служит улучшению, в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.

Всякая постановка цели и планирование своей деятельности эффективны настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и контроль за их исполнением.

Контролируйте регулярно свои временные планы! Контроль способствует мотивации труда (ощущению успеха) и задает импульсы для постановки новых вопросов и проблем.

Контролируя свои жизненные планы, цели и задачи, не забывайте, что все мы разные люди, поэтому и путь к достижению успеха (в предпринимательской деятельности) сугубо различен и для каждого свой.

Самоменеджмента это поиск своей индивидуальности (неповторимого стиля) для максимального использования своих внутренних ресурсов с целью достижения успеха.

Живите в гармонии с собой!

Успехов в бизнесе руководителю невозможно добиться без внутренней самодисциплины. Рациональная организация личного и рабочего времени означает высшую степень подготовленности к решению любых профессиональных задач. Самоменеджмент - это комплекс мер по мобилизации внутренних возможностей саморазвития. Его результатом становится эмоциональная и психическая стабильность, личная подтянутость и собранность.

Самоменеджмент: что подразумевается под этим термином

Для управления коллективом мало знать технологические особенности производства. Недостаточно также владеть методикой грамотного отбора персонала и управленческими навыками. Руководитель должен, прежде всего, иметь способность к самоорганизации.

Способность организовать свой рабочий день таким образом, чтобы он был максимально эффективным, значит, освоить искусство самоменеджмента. На этом пути руководитель относится к рабочему и личному времени, как к высшей ценности.

Он использует его только для плодотворной деятельности и боится растратить на незначительные или второстепенные моменты. Единожды поставленная цель в бизнесе достигается только при бережном уважении к каждому рабочему часу.

Именно организованное время приводит руководителя к успеху в профессии. В рамках этого понятия предполагается планомерное и методическое использование приемов организации своего труда и работы подчиненных.

Главная задача самоменеджмента состоит в выработке осознанного управления всем ходом собственной жизни.

Если на производстве или в учреждении руководитель научился рационально распределять рабочие часы свои и персонала так, чтобы не была попусту потрачена ни одна минута, то это непременно скажется и на его личной жизни. Привычка к самоорганизации - это самая хорошая и полезная привычка. Она делает жизнь управляемой и приятной.

Самоменеджмент: преимущества

Систематизация в планировании предстоящих задач не будет трудной, если оно осуществляется регулярно. Вся эффективность состоит именно в регулярности использования приемов самоорганизации.

Самоменеджмент руководителя оптимизирует имиджевую составляющую компании. Когда руководитель вырабатывает собственный неповторимый стиль, это непременно сказывается на авторитете всего производства. Овладев приемами саморегуляции, менеджер любого звена не позволит обстоятельствам превалировать над собой. Он сам формирует обстоятельства и направляет их в нужное ему русло.

Более того, самоменеджмент как способ организации рабочего личного времени даст возможность повысить нагрузки. Человек успевает делать больше за тот же промежуток времени, что опять-таки сказывается на конечном итоге работы всей компании.

Древняя мудрость, озвученная Корнилием, в полной мере применима к современному понятию самоменеджмента: «Самая трудная победа - это победа над собой». Руководитель, которому удалось искоренить нерациональное, бездумное, не планомерное использование временных ресурсов, способен контролировать все процессы вокруг себя.

Такой человек не стремится изменить события, но он вырабатывает определенное отношение к этим событиям - как у самого себя, так и у подчиненных ему персоналий.

Таким образом, получить контроль над временем возможно только посредством составления графика работы, где предусматривается каждый вид деятельности. При этом каждой трудовой функции должно отводиться строго определенное время и место.

Самоменеджмент как совокупность конкретных функций

Каждодневный труд на производстве - это не что иное, как разнообразные функции, находящиеся между собой в определенной зависимости. Некоторые из них проистекают одна из другой. При этом какие-то более важны, а какие-то можно отнести к второстепенным.

Самоменеджмент включает несколько ступеней, которые преодолеваются руководителем в процессе выполнения любой задачи:

Формирование целей. Необходимо не просто сформулировать поставленную цель, но проанализировать ее и четко выяснить ее конечный результат.
Систематизация действий для достижения цели. На этой ступени требуется разработка графиков и планов. Кроме того, руководитель должен всегда иметь несколько запасных вариантов решения профессиональной задачи. Это даст ему возможность выбрать наиболее оптимальный из них.
Принятие решений по конкретной профессиональной задаче. Решения должны приниматься с учетом интересов компании, а не личных предпочтений руководителя.
Способы реализации цели. Имеется в виду формирование жесткого распорядка дня. В нем должны найти отражение все этапы трудового дня руководителя.
Самоконтроль и корректировка целей. Достижение цели будет более эффективным при самокритичном отношении к каждому принимаемому решению и поступку. Постоянный внутренний контроль - это лучший способ скорректировать поставленные цели и пути их достижения.

Самоменеджмент руководителя требует постоянной напряженной аналитической работы. При принятии каких-либо решений руководитель должен уметь выделить жизненно важные проблемы для производства, которые решаются первоочередно.

Расхожая фраза «решать проблемы по мере их поступления» не подходит для самоменеджмента. Она предполагает пассивное движение по течению. Если же руководитель научился упорядочивать задачи, то он попросту не допустит нагромождения проблем друг на друга. Грамотная организация труда автоматически означает планомерное течение рабочих будней.

Роль коммуникаций в вопросе самоменеджмента

На каждой ступени существования в рамках самоменеджмента большую роль играют коммуникации и информативность. Без обмена информацией никакие усилия руководителя не актуальны. Принимаемое решение должно тут же доводиться до сведения персонала.

Для этой цели проводятся совещания, планерки и переговоры. Но даже самое обычное совещание при нерациональном отношении к временным ресурсам можно растянуть на несколько часов.

Организация планерок требует большой подготовительной работы. Чтобы текущие совещания по производственным вопросам проходили с максимальной эффективностью и с минимальными временными затратами, к ним надо готовиться. А для этого руководитель опять-таки должен проявлять аналитический подход в вычленении главных задач, которые он намерен озвучить на рабочем совещании.

Хорошие результаты в этом отношении приносит алгоритмизация проведения совещаний между подразделениями. Если планерка проходит по заданному порядку, она будет более организованной.

Рациональная организация совещаний предполагает использование демонстративных и наглядных материалов, которые могут заменить монотонное чтение с листа профильной информации. Руководителю останется только переключать внимание коллег с одного информативного стенда или с изображения на экране на другое.

При этом использование технических информативных средств упрощает восприятие нужной информации коллегами. Однако для проведения такого экспресс-совещания руководитель должен иметь навыки рациональной подачи материала. И когда этот принцип входит в привычку, совещания проходят легко и становятся плодотворными. С них уходят с чувством качественно сделанного дела.

В опросе рациональной организации внутрикорпоративных совещаний большое значение должно отводиться рациональным диалогам.

В рамках менеджмента посещений руководитель получает следующие преимущества:

видит производственную проблему на месте;
имеет возможность выслушать ответственного за проблемный участок;
на месте озвучивает решение по устранению данной проблемы.

Рациональные диалоги в рамках менеджмента посещений не должны носить спонтанный характер. Любой выход в цех или на производственную площадку должен преследовать определенную цель. Когда рабочие знают, что руководитель хочет видеть то-то и то-то, они, соответственно, настраиваются на сугубо узкий диалог. Тем самым экономится и время рабочих, и время руководителя.

Телефонное внутрикорпоративное общение как составная часть самоменеджмента

Самоменеджмент включает активное телефонное общение. Оно должно быть максимально рациональным, кратким и очень конкретным. Корпоративные шутки, которыми принято сопровождать общение по телефону во время рабочего дня, ни в коем случае не должны исходить от руководителя.

Рациональное использование телефонии предполагает подготовку к разговору. В этом отношении очень помогает голосовое меню, которое распределяет поступающие звонки в разные подразделения конкретным специалистам. Это максимально экономит рабочее время и делает общение более предметным.

В этом отношении роль руководителя должна проявиться в обеспечении технической составляющей. Например, набирающая популярность виртуальная телефония удобна также тем, что она максимально предметно организует телефонное общение. Если руководитель дорожит временными ресурсами, то он обязательно уделит внимание современным способам коммуникации.

Чек лист как способ упорядочивания действий в рамках самоменеджмента

К информативной части коммуникаций относится также использование внутрикорпоративных формуляров и чек листов. Если они составлены подробно, но без воды и многословия, то могут заменить хорошее совещание с утомительным озвучиванием итогов или нормативов.

Чек лист является чрезвычайно эффективным способом контроля. Он содержит перечень предстоящих инспекторских проверок в каком-либо виде деятельности.

Менеджеру тем самым дается возможность спланировать свои профессиональные задачи так, чтобы по каждому пункту списка он всегда был готов отчитаться. Для руководителя перечень действий, которые надо выполнить самому или подчиненному персоналу, - это еще один способ организации рабочего процесса.

При этом он не занимает много времени и практически не требует бюджетных затрат. По сути, это фундаментальный инструмент тестирования, задача которого - не дать забыть о наиболее важных профессиональных делах.

Самоменеджмент руководителя обязательно должен включать в себя составление чек листов. Это лучший способ определить последовательность действий и повысить надежность заключений, которые получаются на выходе.

Самоменеджмент: цель оправдывает средства

Главным мотивом, определяющим активность менеджера в профессии, должна стать цель, которую он перед собой ставит. Именно четко сформулированная цель формирует итог работы. Профессиональная цель руководителя может быть ориентирована на увеличение продаж или на расширение производственных мощностей.

Но в любом случае она должна удовлетворять следующим критериям:

Быть реальной. Завышать профессиональную или личную планку неразумно. Недостижение цели может не только понизить самооценку, но и привести к краху всего производства.
Соотноситься со временем. У любой цели есть измеримость. Бессмысленно ставить цели, которые не имеют конкретного временного интервала.
Совместимость с второстепенными целями. Комплекс направлений в работе целей должны дополнять друг друга. Однако из них должно выделяться основное направление.

Желательно, если руководитель сам дифференцируют цели на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Их распределение - это не что иное, как рабочее планирование. Оно помогает выделить главные профессиональные ориентиры и тем самым увеличить трудовую мотивацию.

Самоменеджмент: личные ресурсы

Если руководитель хочет достигнуть высот мастерства в своей профессии, он должен объективно оценивать собственные возможности. Самокритика - лучший способ самовоспитания.

Определение личных ресурсов предполагает:

Наконец, каждый менеджер или руководитель должен отдавать себе отчет в том, что формирование целей - это перманентный процесс. Цель не может быть статичной. Как только она достигнута, необходимо двигаться дальше. Самоменеджмент включает в себя постоянное самосовершенствование и развитие.

Самоменеджмент - самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Понятие самоменеджмента, определение его цели и функции. Основы и методики планирования и принятия решений.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство народного образования

Автономный некоммерческий гуманитарно-инженерный колледж

Курсовая работа

по дисциплине: «Менеджмент»

« Самоменеджмент »

выполнила: студентка гр. ЗГТС-103

Корепанова Анастасия Витальевна

проверил: преподаватель

Светлакова Римма Андреевна

г. Ижевск 2008

Введение

1. Понятие самоменеджмента

1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента

1.2 Основы и методики планирования и принятия решений

1.3 Методы искусства управления

2. Самоменеджмент: методология и практика

3. Причины дефицита времени

3.1 Анализ использования рабочего времени

4. Реализация и организация

5. Контроль

6. Информация и коммуникации

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

“Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим”

П. Друкер

Тема моей курсовой работы «Самоменеджмент». Я выбрала эту тему, потому что так сложилось, что в современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими: едва ли не более важную роль играет и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу. Как для будущего менеджера, мне важны способы овладения искусством управления, в своей работе я хочу разобраться, как вообще можно научиться искусству управлять собой, своим временем и жизнью, какие методы здесь более эффективны.

Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей Дж. Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., 2001. С. 12.

Актуальность темы «Самоменеджмент» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. и т.п. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.

Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

Овладеть данной наукой не так просто, и молодому руководителю надо начинать все-таки с самообразования, причем мало только приобретать знания, нужна ещё и практическая реализация. Самоменеджмент - это очень тяжелая работа, поэтому необходимо быть готовым к самосовершенствованию.

Нужен серьезный подход при разработке своей программы. Прежде всего разрабатывать программу с учетом тех вопросов, которые приходится решать в процессе профессиональной деятельности. При выборе программы надо учитывать изменения, происходящие в жизни - в экономике, науке, современных методах управления и т.д. Надо учесть аспекты практической реализации приобретенных знаний.

Надо учиться планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния - времени, а именно:

либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Цель работы заключается в исследовании самоменеджемента как способа повышения эффективности работы руководителя.

Исходя из поставленной цели, в своей работе я рассматриваю следующие задачи:

Дать понятие самоменеджмента;

Определить цели и функции самоменеджмента;

Изучить основы и методики планирования и принятия решений;

Проанализировать принципы самоменеджемента;

1. Понятие самоменеджмента

1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента

Что такое самоменеджмент?

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С10. .

Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

постановка цели - анализ и формирование личных целей;

планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

принятие решений по конкретным делам;

организация и реализация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

контроль - самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости - корректировка целей);

информация и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

1.2 Основы и методики планирования и принятия решений

Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод « Альпы » включает в себя пять стадий:

Составление заданий дня.

Оценка длительности акций.

Резервирование времени «про запас».

Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).

Последующий контроль - перенос несделанного Зайверт Л. Указ. Соч. С. 91 .

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80: 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени Зайверт Л. Указ. Соч. С. 111.

.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;

Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее важные дела.

Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

Менее срочные / менее важные задачи Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118.

.

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:

физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

1.3 Методы искусства управления

Метод Сократа

Метод трех раундов

Метод Штирлица

Метод « лягушка в сметане »

Делегирование полномочий

* делегирование освобождает руководителей от выполнения несвойственных рутинных операций, высвобождая время для решения более важных вопросов.

* является целенаправленной формой повышения квалификации и способа использования их квалификации и опыта.

* положительно влияет на мотивацию, это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

2. Самоменеджмент: методология и практика

Генезис самоменеджмента

В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа:

первый - связан с опытом отдельных людей, которые методом проб и ошибок проверяли эффективность различных приемов в технике личной работы. Начавшись в древние времена, он продолжается и в наши дни в жизни каждого человека.

второй - обязан разделению труда в этой области. Специализация, являющаяся его следствием, привела к развитию таких способностей, как тренировка памяти, рациональное чтение и т.д. Сегодня разделение труда в самоменеджменте продолжает углубляться. Наряду со ставшими уже традиционными разделами (деловой телефонный разговор и т.п.) предлагаются такие разработки, как управление своими эмоциями, искусство слушать собеседника и др. Несомненное влияние на этот этап развития самоменеджмента оказал прогресс в технических и гуманитарных науках;

третий - обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Он заключается в определении необходимых отделов этой науки и построении из них взаимосвязанного целого. Возможно, одной из первых работ такого рода является книга признанного классика менеджмента Питера Друкера “Эффективный управляющий”.

Обратим внимание на возможности третьего этапа, которые пока еще недостаточно раскрыты.

“Обогащенный самоменеджмент”

Базируясь на системном подходе, следует выделить основные подсистемы, которые могут раскрыть его главные функции. С учетом этого данная (упрощенная) модель человека будет включать пять составляющих: физическую (ЧФ), нравственную (ЧН), психологическую (ЧП), рациональную (ЧР) и творческую (ЧТ).

Управление собой - это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем и их интегралом - личностью.

С точки зрения ситуационного подхода управлять собой можно по-разному, применяя различные методы, или иначе системы управления. Выделим пять систем самоменеджмента - саморегуляцию, анализ, адаптацию, рационализацию и развитие личности.

Структуру предлагаемой концепции самоменеджмента удобно представить в табличной форме, если по одной оси выделить названные подсистемы человека, а по другой - системы управления. В приведенной в приложении (таблица 1) таблице даны пояснения и примеры для одной из подсистем человека - “человека творческого” (ЧТ), а также для личности в целом.

3. Причины дефицита времени

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

4 Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

3.1 Анализ использования рабочего времени

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

-была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

-были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

-было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

-был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени

каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

вся работа, проделанная в этот день, была необходима

помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны:

временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)

непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

4. Реализация и организация

Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

начинать день с позитивным настроением;

начинайте работу по возможности в одно и то же время;

перепроверка плана дня, составленного накануне

вначале - ключевые задачи;

приступать без раскачки;

утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

Правила основной части дня:

Хорошая подготовка работы;

Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;

10) Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;

11) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

12) Избегать незапланированных импульсивных действий;

13) Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;

16) Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

18) Выкраивать спокойный час;

19) Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20) Завершить начатые небольшие дела;

21) Контроль за результатами и самоконтроль;

22) План на следующий день;

23) Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.

5.Контроль

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

осмысление физического состояния

сравнение запланированного с достигнутым

корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

6. Информация и коммуникации

Это самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, что необходимо прочитать более интенсивно.

Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Ра циональное проведение совещаний

Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции.

Для этого нужно:

Подготовить стандартные ответы;

Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

Своевременно уничтожать архивы;

Доверять секретарю разбор почты.

Заключение

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем - самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого. Самоменеджментом называют последовательное и целесообразное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Управление временем - вещь очень личная. Из десятков предложенных советов мы должны подобрать только те, что походят именно вам, и заставить их работать на себя. Научиться управлять временем - задача не для слабого человека. Власть над временем дается только в непрерывной борьбе с «расточителями времени» Хроленко А.Т. Самоменеджмент. М.: Экономика, 1996. С. 13. .

Приемы управление временем дают возможность управлять своей жизнью.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат невозможно без работы над собой, без самоменеджмента.

Самоменеджмент при использовании современных подходов позволяет не только значительно продвинуться на пути овладения искусством управления собой и своими действиями, но в определенной степени облегчает усвоение основ теории. Это происходит благодаря тому, что базовые методологические подходы предварительно изучаются на занятиях по самоменеджменту, чем достигается практический синтез искусства и науки управления, составляющих его сущность.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1 Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995

2 “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994

3 Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997

4 Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml

5 Хроленко А.Т. Самоменеджмент. М.: Экономика, 1996. С. 13.

6 Дж. Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., 2001. С. 12.

Приложение

Таблица 1. Структура обогащенного самоменеджмента.

Системы управления	ЧТ (пример)	ЛИЧНОСТЬ
Саморегуляция	Свободные фантазии	Управление собой на бессознательном уровне
	Анализ своих творческих способностей	Постоянная оценка своих действий и способностей
Адаптация	“Может быть, вы не генератор идей, а аналитик?”	Приспособление
Рационализация	Преодоление психологической инерции	Улучшение своих действий
Развитие	Творческое “превращение опасностей в возможности”	Сознательное изменение себя

Таблица 2. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал времени	Продолжительность
Разбор почты (срочно/не срочно)
Телефонный звонок (подтверждение встречи)
Подготовка документов для встречи с партнерами		1 час 30 минут
Делегирование подчиненным работ по новому проекту		1час 20 минут
Обеденный перерыв

Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта		1 час 20 минут

Подготовка доклада
Доклад руководству о прошедшей встрече
Ответ на письма

Таблица 3. Листок “дневных помех”

Помехи, интервал	Продолжительность		Пометки (причины)
Телефонный разговор с бывшим коллегой (во время подготовки документов)		б. Коллега	Желание отвлечься от бумаг
Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту		Подчиненный	Проблемы с выполнением порученного
Пробка на обратной дороге			Внешняя причина

Анкета менеджера торгового зала магазина «Корпорация центр» НПО Авангард Лялина Максима Васильевича.

- Как ты считаешь, хорошее настроение важно для начала удачного дня?

- Главное сразу встать, а не нежиться в кровати, тогда день пройдет удачно!

-У тебя, как управляющего, есть какие-нибудь особые методы, способы в управлении людьми?

- Человека просто надо направить в нужное тебе русло и все. пусть он считает что инициатива идет от него самого, а не ты его заставляешь работать.

- Ну а поконкретнее, как ты его направляешь?

-Тут с каждым продавцом нужно работать индивидуально: кого то достаточно просто похвалить в нужный момент, кого то покритиковать поставив в пример его товарища к отор ый работает лучше него, кого то нужно публично отчитать, со всеми по - разному.

- А ты составляешь план дня, читаешь какую-то литературу?

- у нас учебы в офисе проводят.

- А вообще, как ты понимаешь, что такое самоменеджмент?

- Управление собой.

- Как ты считаешь, самоменеджмент важен для успешной работы? И какие качества должны быть у менеджера то природы, а какие необходимо приобрести?

- Каждый менеджер должен быть примером для своих подчиненных, а без работы над собой это невозможно, менеджер должен быть уверенным в себе и в правильности того что он делает, обладать ораторскими способностями, умением убеждать и так же быть психологически устойчивым. Хороший менеджер всегда прав, даже если он неправ. Хорошему менеджеру всегда есть что сказать.

Подобные документы

Самоменеджмент (самоорганизация), умение управлять собой, временем, руководить процессом управления. Организация рабочего времени менеджера мебельного салона "ДА ВИНЧИ", функции и распорядок дня, делегирование полномочий. Тактика делового общения.

курсовая работа , добавлен 25.04.2009

Определение, цели и функции самоменеджмента. Методики планирования и принятия решений. Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива. Мотивация самосовершенствования. Создание хорошего психологического климата в коллективе.

реферат , добавлен 16.06.2016

Сущность и эволюция теории самоменеджмента. Социальные технологии внедрения самоменеджмента. Анализ технико-экономических показателей и эффективности использования трудовых ресурсов. Практические рекомендации по обучению управлением рабочим временем.

дипломная работа , добавлен 02.03.2011

Ключевые навыки эффективного самоменеджмента. Эмоции и их роль в развитии самоменеджмента. Цели и задачи управлением временем. Схема управления временем, возможности эффективного распоряжения временем. Индивидуальное развитие человека и управление им.

реферат , добавлен 10.03.2009

Управление организацией в современных условиях. Необходимость рациональной организации самодеятельности индивидов и организации в целом. Предметная область самоменеджмента. Управление в горизонтальных структурах. Применение самоменеджмента руководителем.

реферат , добавлен 24.03.2011

Сущность, механизм, цели и функции самоменеджмента, анализ зарубежных и российских концепций. Правила эффективной организации выступлений, проведения совещаний и деловых бесед, использования рабочего времени. Этика и социальная ответственность менеджера.

курсовая работа , добавлен 10.02.2011

Применение рациональных процедур и методов работы в повседневной, рутинной деятельности, для оптимизации использования времени. Планирование, делегирование и контроль как составные части самоменеджмента. Значение имиджа в деятельности бизнесмена.

реферат , добавлен 25.12.2014

Понятие самоменеджмента и оценка его роли в деятельности современной организации. Организационно-правовая характеристика предприятия. Экспертный метод оценки склонности персонала к самоменджменту и разработка мероприятий по улучшению данного процесса.

курсовая работа , добавлен 22.04.2013

Сущность, механизм и цели овладения навыками современного самоменеджмента. Анализ видов деятельности и затрат времени. Составление пакета документации. Технологии внедрения схемы управления временем, возможности эффективного распоряжения временем.

контрольная работа , добавлен 05.07.2011

Основные принципы самоменеджмента. Содержание управленческого труда. Модель современного менеджера на примере ОЗМК. Феномен самоорганизации как новое качество при децентрализованном управлении. Мировой опыт в реализации принципов самоменеджмента.

Самоменеджмент - это одно из важнейших условий достижения успеха. Научившись правильно распределять свое время, вы сможете эффективнее работать на пути достижения поставленных целей.

Определение самоменеджмента

На вопрос о том, какой ресурс в человеческой жизни является самым ограниченным, многие отвечают неправильно. Это не деньги или прочие блага, а именно время. Только научившись правильно распределять его для выполнения тех или иных действий, можно максимально приблизиться к достижению поставленных целей.

Самоменеджмент - это техника, которая подразумевает рациональное использование (также его называют тайм-менеджмент). Данная методика позволяет достигать лучших результатов при меньших нагрузках. Также речь идет о применении в работе эффективных методов, которые обеспечивают экономию ресурсов.

Если брать во внимание цель самоменеджмента, то она заключается в том, чтобы максимально использовать все имеющиеся ресурсы и сократить затраты времени на выполнение тех или иных операций.

Сущность самоменеджмента может быть выражена в следующих положениях:

определение целей (они непременно должны быть реалистичными и, желательно, конкретными);
создание в своем сознании картины успеха (включите сюда свое окружение и прочие моменты);
использование методики "больших скачков", которая подразумевает быстрый переход к конкретным действиям;
безусловная вера в собственные силы и достижение успеха;
сосредоточение на основных целях и отсеивание второстепенных;
умение держать себя в руках и начинать действия заново в случае неудачного опыта.

Можно сказать, что на данный момент самоменеджмент - это объективная необходимость не только для руководителей предприятий, но также и для любого другого человека, который хочет эффективно использовать свое время и успевать сделать как можно больше работы. Он должен стать своего рода привычкой, что достигается путем длительной работы над собой, выработкой усидчивости, а также умением мыслить рационально.

Функции самоменеджмента

Ежедневно решая те или иные задачи, мы порой не задумываемся о том, что занимаемся самоменеджментом. Тем не менее, чтобы достичь действительно значительных результатов, важно подходить к данному процессу осознанно и последовательно. Можно выделить следующие функции самоменеджмента:

целеполагание (вы должны четко представлять себе конечный результат в реальном выражении, которого вы хотели бы достичь по итогам своей деятельности);
составление плана (разработка детальной "дорожной карты", которая определит ваши шаги на пути к намеченным целям);
принятие решений (каждый шаг сопровождается наличием нескольких альтернатив, из которых вы должны сделать выбор);
организация своего рабочего времени и пространства (вы должны выработать для себя удобный график работы и четко его придерживаться, не отвлекаясь на посторонние занятия);
постоянный самоконтроль (важно проводить анализ соответствия достигнутых результатов запланированным не только на конечном, но и на промежуточных этапах работы);
налаживание коммуникаций и каналов информации (это, пожалуй, одна из важнейших функций, которая тесно взаимосвязана со всеми остальными).

Вышеперечисленные функции в указанной последовательности можно также воспринимать как этапы самоуправления. Стоит отметить исключительную важность каждого из них, а потому перешагивать через тот или иной пункт недопустимо. Важно понимать, что, несмотря на то, что на первый взгляд это выглядит сложно, а также отнимает много времени, со временем эти действия дойдут до автоматизма. Учтите, что самоменеджмент является не просто обязанностью, но выработанной привычкой эффективного и успешного руководителя.

Чем обусловлена необходимость самоменеджмента руководителя

Понятие самоменеджмента получило свое развитие ввиду того, что далеко не каждый человек умеет правильно организовать свое рабочее время и пространство. В результате некоторые цели так и остаются недостижимыми. Так, можно выделить следующие факторы, препятствующие успеху, обусловливающие необходимость такого явления, как самоменеджмент руководителя:

неспособность рационально расходовать свои временные и физические ресурсы;
отсутствие четких приоритетов как в жизни, так и в деловых вопросах;
неумение определять свои собственные цели;
заморозка работы по саморазвитию (достигнув определенного уровня, человек считает нецелесообразным дальнейшее самообразование, а потому начинает отставать от тенденций в бизнесе);
отсутствие навыков в принятии управленческих решений;
использование для решения проблем прагматичного подхода и неумение применять творческие методы;
неумение общаться с людьми, а также оказывать на них должное влияние и давление;
недостаток знаний в области управленческой деятельности;
неумение руководить подчиненными и эффективно организовывать их труд;
уделение недостаточного количества времени и внимания как собственному обучению, так и обучению сотрудников;
нехватка навыков в области формирования эффективно работающего коллектива (речь идет не только о подборе кадров, то также и расстановке их по рабочим местам).

Стоит отметить, что самоменеджмент руководителя важен не только в контексте его личных карьерных достижений, но также и для обеспечения успешной работы предприятия в целом. Только эффективный управленец может привести организацию и ее сотрудников к успеху. Только тот человек, который научился эффективно управлять собой и своим временем, сможет совладать с большой организацией.

Сущность самомотивации

Самоменеджмент и самомотивация - это одни из самых важных моментов не только в работе руководителя, но также и в повседневной жизни человека, который стремится к достижению успеха. Важно не просто научиться управлять своим временем, но также выработать в себе внутреннее желание работать, обусловленное определенными стимулами. Функцию самомотивации не стоит недооценивать. Порой человека может выбить из колеи, когда окружающие не верят в его успех или же сознательно занижают его достоинства. Данный же механизм подстегивает вас к дальнейшим действиям независимо от внешних обстоятельств.

Достичь настоящего успеха можно только в том случае, если вашу деятельность будут сопровождать такие механизмы, как самоменеджмент и самомотивация. Самый быстрый способ подстегнуть себя - это прислушаться к своим внутренним стимулам. Так, обратите внимание на свои физиологические потребности. Для удовлетворения большинства из них вам непременно понадобятся определенные средства, которые просто невозможно получить, если вы будете бездействовать, сидя в социальных сетях или просматривая телевизионные программы.

Потребностями более высокого уровня являются безопасность и уверенность в завтрашнем дне. Так, человек постоянно нуждается в жилье, одежде, развлечениях, а также определенном запасе средств на удовлетворение прочих потребностей. Сила мотивации зависит только от того, насколько высока ваша планка. Жить в съемной квартире или в собственном доме, одеваться на рынке или в брендовом магазине, отдыхать на даче или престижных курортах, отложить на будущее незначительную сумму или внушительный капитал - сила внутренних стимулов будет зависеть именно от ваших стремлений.

Несмотря на то что многие отрицают влияние общественного мнения, оно порой, является основным фактором самомотивации. Так, например, человек может ходить на работу, чтобы не прослыть бездельником и при этом довольствоваться невысоким положением и средней заработной платой. Некоторых людей самомотивация побуждает к активному продвижению по карьерной лестнице, получению высокого социального статуса, а также значительных денежных доходов.

Таким образом, самомотивация основывается на потребностях человека, которые описывает пирамида Маслоу. На нижней, базовой ступени стоят физиологические потребности. После того как они будут полностью удовлетворены, появляется желание ощущать уверенность в завтрашнем дне, прочность положения и безопасность. Также каждый человек стремится занять определенное общественное положение и создать о себе соответствующее мнение.

Методика самоменеджмента

Методы самоменеджмента можно разделить на несколько категорий:

Метод организационного управления подразумевает планирование дальнейшей деятельности, исходя из объективного анализа текущей ситуации. Речь идет как о внутренних, так и о внешних факторах.
Методика саморегуляции стресса состоит в том, чтобы научиться сопротивляться внешним негативным влияниям, сохраняя при этом психологическое равновесие и работоспособность.
Аутогенная тренировка - это одна из главных процедур, на которой основан самоменеджмент. Кратко ее можно описать как самовнушение и самоубеждение в собственных силах и способностях.
Медитация довольно часто используется для того, чтобы быстро восстановить силы и эмоциональное равновесие в перерывах между напряженной работой.

Можно сказать, что самоменеджмент - это непрерывная работа над собой. Речь идет не только о формировании определенных профессиональных навыков и умении эффективно расходовать свое рабочее время. Здесь также имеется в виду работа над собственной психикой. В итоге человек должен стать уверенным в собственных силах, а также научиться сохранять самообладание в стрессовых ситуациях.

Осуществление самоменеджмента

Технология самоменеджмента представляет собой определенную последовательность этапов, которая созвучна с его основными целями. Для начала необходимо определиться с целью, а также критериями, которые будут свидетельствовать о ее достижении. Для этого необходимо четко проанализировать текущее положение дел, после чего станут очевидны реально достижимые будущие показатели. Важно, чтобы конечный результат имел какое-то четкое выражение (например, количественное).

На следующем этапе необходимо обратить внимание на фактор информации, которая необходима для того, чтобы реализовать цель самоменеджмента. Данные могут поступать как из внутренних, так и из внешних источников. При этом они должны быть актуальными (то есть соответствовать реальной картине происходящего).

Планирование состоит в том, чтобы выработать четкий алгоритм действий по достижению поставленных целей. При этом важно предусмотреть возможные колебания во внутренней или внешней среде, чтобы определить альтернативные алгоритмы, которые позволят избежать негативных последствий и кризисных состояний.

Принятие решений - это один из важнейших этапов, из которых состоит самоменеджмент. Организации данного процесса стоит уделять особое внимание. Должны быть созданы комфортные условия для работы, а также полное обеспечение информацией, чтобы действия были осмысленными и соответствовали текущему положению дел.

Для эффективной реализации принятых решений важно обеспечить комфортные условия работы. При этом должны быть соблюдены как физиологические, так и психологические особенности. Ключевые задачи должны быть реализованы самостоятельно, а второстепенные могут быть делегированы подчиненным.

На всех этапах работы должен совершаться непрерывный контроль полученных результатов на предмет соответствия их запланированным. Это позволит вовремя выявить отклонения и отреагировать соответствующим образом.

рабочего времени

Принципы самоменеджмента могут быть описаны следующим образом:

Четкому планированию и распределению операций должно подвергаться только 60% рабочего времени. При этом оставшиеся 40% должны оставаться незанятыми на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, срочных переговоров, а также контактов как внутри организации, так и за ее пределами. Кроме того, запланированные вами дела чисто физически могут занять большее количество времени.
Планирование рабочего времени не должно иметь одномоментный характер. Данная работа должна проводиться регулярно и систематично. Кроме того, вы можете постоянно вносить коррективы в разработанную программу действий.
Плановые показатели должны быть реалистичными и разрабатываться на основе реальных возможностей каждого отдельно взятого человека. За основу можно брать отчетные показатели предыдущих периодов или специальные расчеты.
Для эффективного самоменеджмента важную роль играет такое понятие, как компенсация потерь времени. Имеется в виду, что если у вас появилось "окно" сегодня, то лучше его потратить на выполнение части задач, запланированных на завтра.
Составляя отчет о проделанной работе, фиксируйте не количество выполненных действий, а достигнутые результаты в реальном выражении. Это поможет создать объективную картину выполнения плана.
Для того чтобы выполнение работ производилось своевременно, важно, чтобы планы было четко согласованы во времени. Желательно завершать работы немного раньше дедлайна, чтобы иметь возможность внести необходимые коррективы.
Если планы составляются на разных уровнях (директор, линейные руководители, подчиненные), то они должны быть согласованы во времени.

Преимущества самоменеджмента

Эффективный самоменеджмент дает массу преимуществ как руководителям организации, так и людям, задействованным в любой другой сфере деятельности. Речь идет о следующих положительных моментах:

значительное уменьшение временных затрат, а также прочих ресурсов на выполнение тех или иных работ;
организация эффективного механизма трудовой деятельности, что обеспечивает более высокие экономические и прочие результаты, чем в обычных условиях;
отсутствие стрессовых ситуаций, которые связаны со спешкой из-за боязни не успеть закончить работу в срок;
если работа выполняется качественно, а также в рамках поставленных сроков, то она приносит моральное удовлетворение как руководителям, так и их подчиненным;
если у труда есть видимый результат, то это является своего рода мотивацией к дальнейшим активным действиям;
с каждым четко спланированным шагом растет уровень профессионализма и квалификации;
в процессе самоменеджмента вы занимаетесь поиском коротких путей достижения целей, на реализацию которых ранее уходило значительное количество времени.

Стоит отметить, что время, затраченное на планирование и организацию работы, полностью окупается не только конечными результатами деятельности, но также и полученными навыками по управлению собственными ресурсами.

Составляющие части самоменеджмента

Система самоменеджмента подразумевает под собой совокупность ряда взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают эффективную организацию рабочего процесса. Можно выделить следующие основные составляющие:

управление временем подразумевает правильное определение пропорций труда и отдыха, а также распределения длительности каждой из операций;
управление финансовыми средствами состоит в определении свободных ресурсов, а также тех, которые необходимо задействовать для достижения поставленной цели;
управление коммуникациями означает поиск связей и источников информации как во внутренней, так и во внешней среде;
управление рабочим пространством подразумевает правильную организацию рабочего места в соответствии с эргономическими и прочими требованиями.

Стоит отметить, что самоменеджмент - это сложный процесс, а потому и подходить к нему нужно комплексно. Если упустить одну или несколько составляющих, то в плане возникают так называемые узкие места, которые могут негативно сказаться на качестве работы, а также сроках ее выполнения. Подготовка к выполнению того или иного рабочего процесса требует определенных усилий и может занять некоторое время, которое позже окупится результатами.

Выводы

Одним из необходимых условий успешной и результативной работы является самоменеджмент. Он заключается в умении правильно распределять имеющиеся ресурсы, в том числе и временные. Стоит отметить, что довольно часто данное понятие отождествляют с тайм-менеджментом. И это не удивительно, ведь именно умение правильно организовать свой рабочий день обусловливает скорость и качество достижения целей. На данный момент, учитывая современный темп жизни, а также уровень конкуренции, самоменеджмент становится объективной необходимостью для тех людей, которые нацелены на результат.

Стоит отметить, что функции самоуправления во многом соответствуют функциям менеджмента. Для начала необходимо разработать цель, которая определит направление, в котором нужно двигаться. Далее она детализируется путем составления плана. Реализация его представляет собой последовательное принятие цепочки а также организации рабочего процесса. Если речь идет о предприятии, то между всеми его подразделениями должны быть установлены коммуникативные связи. И не стоит забывать о такой функции, как контроль, который может быть не только итоговым, но также и промежуточным.

Важно уделять внимание не только менеджменту, но также и самомотивации. Для того чтобы разобраться, при достижении тех или иных целей, стоит изучить Её базу составляют физиологические нужды. Это еда, одежда и прочее. Обеспечив необходимый минимум, человек задумывается о том, чтобы чувствовать себя в безопасности. Речь здесь идет о том, чтобы иметь уверенность в завтрашнем дне (чаще всего подразумевается финансовое благосостояние). Высшей категорией потребностей, которые мотивируют человека к деятельности, является общественное положение.