Штатная численность учреждения. Штатная численность - это что такое? Норматив и расчет численности штата

Скачать документ

ФГУП «Научно-исследовательский институт
труда и социального страхования»
Федерального агентства по здравоохранению и
социальному развитию

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций по труду подготовлены с учетом обобщения опыта применения нормативных материалов по труду многоцелевого назначения, разработанных Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

В рекомендациях рассмотрены общие методические положения по использованию нормативных материалов по труду работников бюджетных организаций, требования к нормативным материалам, правовые вопросы их установления и замены, контроль за состоянием нормативной базы и определение эффективности внедрения нормативных материалов по труду.

к.э.н., заслуженный экономист России Софинский Н.А. (руководитель работы), к.э.н. Кириченко М.Е. (ответственный исполнитель).

Введение

Управлением нормативов по труду «НИИ ТСС» Росздрава (б. Центральное бюро нормативов по труду) за продолжительный период времени создана многоцелевая нормативная база межотраслевого назначения, позволяющая установить штатную численность специалистов, служащих и других работников бюджетных организаций.

В условиях необходимости стабилизации и подъема экономики, роста эффективности труда руководителей, специалистов и служащих и усиления их воздействия на конечные результаты работы организаций возрастает потребность в обоснованном установлении их численности, в выявлении резервов для сокращения излишней численности работников за счет более рационального использования фонда рабочего времени и установления оптимальной их нагрузки, которая позволяла бы сохранить не только прежний уровень эффективности их труда, но и повысить его.

Указанные обстоятельства усиливают необходимость совершенствования системы межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов.

В связи с этим особое значение имеет многоцелевое, эффективное применение межотраслевых и отраслевых нормативов по труду в бюджетных организациях.

Нормативная база бюджетной организации должна быть комплексной, т.е. состоять из разных видов норм и нормативов различных уровней укрупнения. Она должна иметь многоцелевое назначение, а именно: обеспечение обоснованного установления штатной численности работников организации и их функциональных подразделений, распределение численности работников по должностям, профессиям, установление нормированных заданий, определение трудоемкости работ, подготовка должностных инструкций и штатных расписаний.

Актуальность разработки рекомендаций по установлению штатной численности работников различных должностных категорий на базе межотраслевых, отраслевых и местных нормативов по труду объясняется во многом еще и тем, что изучение опыта их применения в организациях свидетельствует о значительных различиях в уровне эффективности внедрения нормативных материалов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОБОСНОВАНИЮ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ТРУДУ.

1.1. Штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность работников функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей.

Под необходимой численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно-обоснованных режимов труда и отдыха.

1.2. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих для производственного или обслуживающего персонала (рабочих).

1.3. Для установления штатной численности работников организации применяются следующие виды нормативных материалов - норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы единиц, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости - численность работников, которая находится в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания - это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ.

Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени, обслуживания, нагрузки.

1.4. Нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке или руководителем организации. По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные.

Межотраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий типичных для организаций нескольких ведомств.

В приложении 1 приведен Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении штатной численности работников бюджетных организаций.

Отраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для предприятий одной отрасли.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Местные нормативные материалы утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом.

Разработка их может осуществляться как самой организацией, так и на договорной основе специализированными организациями. Может быть сформировано специальное подразделение (бюро, группа). В организациях следует создавать библиотеки нормативных материалов, банки алгоритмов и программ. Кроме межотраслевых и отраслевых нормативных материалов по труду в базу включаются и местные нормативы.

1.5. Организация работы по составлению штатного расписания предъявляет повышенные требования к специалистам, занятым в этой области. Они, в частности, должны в совершенстве владеть современными методами анализа и проектирования трудовых процессов, микроэлементного нормирования, способами выявления резервов снижения трудовых затрат на различных работах. Эффективность этой работы во многом зависит от уровня профессиональной подготовки участвующих в ней работников, поэтому целесообразно привлекать к разработке местных нормативных материалов специализированные организации.

1.6. Нормативные материалы по труду должны быть доступными для применения - простота восприятия, применения нормативов, нормативных формул, удобство применения нормативных таблиц, четкость значения факторов.

1.7. Организационно-технические условия (организация труда, технология, оргтехника и т.д.) на рабочих местах должны быть приведены в соответствие с требованиями, запроектированными в нормативных материалах по труду.

1.8. Наименование должностей руководителей, специалистов и других служащих должны соответствовать Тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по общеотраслевым должностям служащих, а профессий рабочих - единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС).

1.9. Для всех структурных подразделений необходимо разрабатывать Положения, отражающие задачи, основное содержание функций на них возложенных и ответственность, а также должностные инструкции для исполнителей.

1.10. Штатная численность работников основывается на списочной численности, установленной по нормативным материалам по труду с учетом планируемого коэффициента невыходов, определяемого по данным бухгалтерского учета.

1.11. Штатное расписание утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января будущего года. В течение года в него могут быть внесены изменения и дополнения в связи с изменением объема работ и организационно-технических условий труда.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАСЧЕТУ ШТАТОВ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ.

2.1. Методика расчета штатной численности на основе норм времени.

Штатная численность работников на основе норм времени определяется по формуле:

То - общие затраты на объем работы за год, ч.;

Фп - нормативный фонд рабочего времени 1-го работника за год (условно принимается 2000 ч.);

Кн - коэффициент учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:

.

Расчет общих нормативных трудозатрат на объем работы за год, выполняемых работниками, определяется по формуле:

Тр - затраты времени на соответствующий вид работ, охваченные нормативами;

n - количество видов выполняемых работ;

К - коэффициент, учитывающий трудозатраты на работы, носящие разовый характер и не охваченные нормативами.

Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитывается по формуле:

Нвр - норма времени, ч,

VI - объем работы 1-го вида, выполняемый в течение года.

Примером расчета численности работников структурного подразделения служит расчет штатной численности работников, занятых бухгалтерской и финансовой деятельностью, на основе норм времени (таблица 1).

Пример расчета штатной численности работников бухгалтерии по учету основных средств.

Таблица 1

Общие трудозатраты на объем работы за год (То), выполняемых подразделением (группой), равнялся 3540 ч.:

2.2. Методика расчета штатной численности на основе норм нагрузки.

Штатная численность работников через нормы нагрузки устанавливается по формуле:

N - общее количество выполненных работ в единицах измерения за год;

Нн - среднегодовые нормы нагрузки в единицах измерения за год на одного исполнителя.

Средняя норма нагрузки в единицах измерения на одного исполнителя рассчитывается по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени одного работника за год, час;

Тср - средние нормативные трудозатраты на выполнение одной работы в единицах измерения.

То - общие трудозатраты на объем работы за год, выполненный исполнителем (или исполнителями).

Пример определения численности судей и нагрузки системы арбитражных судов на основе норм нагрузки на одного судью приводится ниже.

Расчет общих трудозатрат работ, выполненных судьями арбитражного суда

Таблица 2

Расчет средних нормативных трудозатрат на рассмотрение одного судебного дела в первой инстанции:

, где

N - количество дел, рассмотренных в первой инстанции за год, - 2370.

Таким образом, средняя норма нагрузки судьи арбитражного суда в первой инстанции за год составляет:

,

Фп - нормативный фонд рабочего времени судьи в год 2000 ч.

Штатная численность судей составит:

.

2.3. Методика расчета штатной численности рабочих на основе норм времени обслуживания.

Штатная численность рабочих на основе норм времени обслуживания рассчитывается по формуле:

То - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, смену), по заданной зоне обслуживания.

Но - норма времени обслуживания единицы объема работ (кв. м, количество посетителей и т.д.)

Кн - планируемый коэффициент невыходов.

Нормы времени обслуживания рассчитываются по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени (сменный, месячный, годовой);

Тно - сумма норм времени обслуживания.

Сумма норм времени обслуживания (?Тно) определяется по формуле:

Тно = (Тн 1 + Тн 2 + ... + Тнп)?К,

где Tн 1 , Тн 2 , ..., Тнп - время, затрачиваемое на выполнение отдельных работ, которое определяется по формуле:

Tн 1 = t?V?q, где

t - норматив оперативного времени на единицу объема работ;

V - объем работ;

q - средняя повторяемость работ (в смену, за месяц, год);

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение дополнительных функций, отдых и личные потребности. Коэффициент К определяется по формуле:

где

а 1 - время на дополнительные функции в % ко времени основных функций;

а 2 - время на отдых и личные потребности в % ко времени основных функций.

Пример расчета штатной численности уборщиков помещений на основе норм времени обслуживания. Нормы обслуживания для уборщиков служебных помещений.

Таблица 3

Примечания:

1. При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применять следующие коэффициенты

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей без лифта К = 1,6;

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей с лифтом К = 1,7;

Лестничные клетки в здании выше 5-ти этажей с лифтом К = 1,75.

Нормы времени обслуживания установлены с учетом затрат времени на выполнение уборщиками служебных помещений основных и дополнительных функций. К основным функциям отнесены все виды работ по уборке помещений и номеров. К дополнительным функциям отнесены: доставка средств уборки и приспособлений в начале смены к месту работы и в конце смены в установленное для их хранения место.

Общая площадь служебных помещений составляет 2000 м 2 , в том числе: служебные помещения 1602 м 2 ; лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 . Здание до 5 этажей с лифтом, К = 1,7. Санитарных узлов - 10, общая их площадь 100 м 2 ; душевые - 2 по 25 м 2 .

Нормы времени обслуживания для уборщиков помещений взяты из таблицы № 3.

tн 1 = 0,08 ? 1602 ? 1 = 128,16 ч.

tн 2 = 0,03 ? 248 ? 1,7 = 12,65 ч.

tн 3 = 0,009 ? 100 ? 1 = 0,9 ч.

tн 4 = 0,008 ? 50 ? 2 = 0,84 ч.

a 1 = 0,1 а 2 = 0,1

Тно = (128,16 + 12,65 + 0,9 + 0,8)? 1,002 = 142,51 ? 1,002 = 142,79 чел.-ч.

Штатная численность работников по уборке служебных помещений:

2.4. Методика расчета штатной численности воспитателей и помощников воспитателей детского учреждения.

Численность воспитателей и помощников воспитателей определяется с учетом:

Предельной наполняемости групп детьми;

Продолжительности пребывания детей в группе (норма обслуживания);

Количества рабочих дней детского учреждения (групп в дошкольном учреждении в неделю);

Нормативной продолжительности рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю (в зависимости от вида дошкольного учреждения).

Нормативы численности установлены исходя из предельной наполняемости групп в дошкольном учреждении общего назначения:

в возрасте до одного года - 10 детей;

в возрасте от одного года до трех лет - 15 детей;

в возрасте свыше трех лет - 20 детей.

Численность воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену:

В ясельных и дошкольных группах с дневным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение всего режима работы учреждения (группы);

В ясельных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 24 часов;

В дошкольных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 14 часов.

Численность помощников воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену, в течение всего режима работы учреждения.

Количество рабочих дней детского учреждения в неделю:

6-дневная рабочая неделя; 5-дневная рабочая неделя.

Нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя в неделю:

В группах для детей с отклонениями в развитии (для детей с недостатками умственного или физического развития) - 25 часов;

В остальных случаях - 36 часов.

Нормативная продолжительность рабочего времени помощника воспитателя в неделю в группах:

Для детей с туберкулезной интоксикацией - 36 часов;

Для умственно отсталых детей и детей с пораженной центральной нервной системы и нарушением психики - 36 часов;

В остальных случаях - 40 часов.

Явочная численность воспитателей и помощников воспитателей в группе рассчитывается по формуле:

Чяв - численность воспитателей или помощников воспитателей в группе;

Тс - продолжительность пребывания детей в группе в смену;

Т - количество рабочих дней детского учреждения в неделю;

Тн - нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю.

Штатная (списочная) численность работников (Чсп) определяется по формуле:

Чш = Чяв? Кн, где

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

, где

% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Пример 1. Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше трех лет - 20 чел.

Режим работы дошкольного учреждения - 6 дней в неделю, с 9 часовым пребыванием детей, 10 % - планируемые невыходы по данным бухгалтерии.

Пример 2 . Группа общего назначения. Количество детей в возрасте до одного года - 10 человек, 10 % - планируемые невыходы.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 24 часовым пребыванием детей.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

Пример 3 . Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше 3-х лет - 20 человек.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 5-часовым пребыванием детей (прогулочная), 10 % - планируемые невыходы.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности.

Методика расчета штатной численности работников с помощью нормативов численности зависит от вида этих нормативов - разработанных по функциям управления, отдельным должностям или видам работ.

Наиболее часто встречаются нормативы численности работников разработанные по функциям управления в виде нормативных степенных или линейных уравнений регрессии, например:

Н = К? Ф 1 ? Ф 2 или Н = К + a 1 Ф 1 + а 2 Ф 2 , где

Н- норматив численности по функции управления, чел.;

К - постоянный коэффициент уравнения регрессии;

a 1 , a 2 - показатели степени регрессии при соответствующих факторах;

Ф 1 , Ф 2 - числовые значения факторов.

Общая нормативная численность инженерно-технических работников и служащих подразделения (организации) определяется как сумма нормативов численности по функциям управления:

Нн = Н 1 + Н 2 + ... + Н n , где

Нн - нормативная численность по подразделению (организации), чел.;

Н 1 , Н 2 , ..., Н n - нормативная численность инженерно-технических работников и служащих по каждой функции, чел.

Примером может служить расчет численности работников по функции «Организация труда и заработной платы» в соответствии с «Типовыми межотраслевыми нормативами численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах» по формуле:

Н 4 = 0,12 + 0,0051?Рпп + 0,0009Р,

где: Рпп - общая численность работников - 100 чел.;

Р - численность рабочих - 12 чел.

Н 4 = 0,12 + 0,0051 ? 100 + 0,0009 ? 12 = 0,64 чел.

Численность работников может быть установлена также по отдельным нормативам по должности.

Например, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен 1 кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год.

3. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ШТАТНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

Контроль в организации ведется по следующим направлениям:

Охват нормативными материалами всей численности работающих;

Качество всей действующей совокупности нормативных материалов;

Качество конкретного действующего нормативного документа.

По первым двум направлениям объектами анализа и контроля могут быть организация в целом или ее подразделения.

Охват нормативными материалами характеризует удельный вес работников, численность которых установлена по нормативам.

Соотношение штатной, фактической и нормативной численности руководителей, специалистов и служащих определяется по форме, приведенной ниже:

Таблица 4

Экономическая эффективность (Э), получаемая в результате создания и использования нормативной базы по труду, при составлении штатного расписания, может быть определена по следующей формуле:

Э = Эв - З, где

Эв - экономия, полученная, соответственно, за счет высвобождения работников (Эв);

З - сумма средств, затраченных на реализацию мероприятий по расчету нормативной численности, руб.

Приложение 1

Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении численности работников в бюджетных организациях.

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на разработку конструкторской документации, 1991.

2. Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации (проектирование технологического оснащения). - М. «Экономика», 1987

3. Укрупненные нормы времени на разработку технологической документации, 1993

4. Нормативы времени на патентные исследования. - М. «Экономика», 1987

5. Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации, 1990

6. Нормативы времени на работы в автоматизированных системах научно-технической информации. - М. НИИ труда, 1988

7. Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов. - М. «Экономика», 1990

8. Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях, 2001

9. Укрупненные нормы времени на разработку программных средств вычислительной техники. - М. «Экономика», 1988

10. Типовые нормы времени на программирование задач для ЭВМ. - М. «Экономика», 1989

11. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерском учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, 1995

12. Нормативы численности работников юридической службы, 1990

13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, 1991

14. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях. - М. НИИ труда, 1990

15. Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц. - М. НИИ труда, 1985

16. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М. «Экономика», 1988

17. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, 1994

18. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий, 1993

19. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993

20. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий, 1992

21. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, 1996

22. Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек. Москва, 1994

23. Межотраслевые нормативы численности работников клубных учреждений, 1991

24. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости в условиях автоматизированной обработки информации, 1995

25. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости, 1995

26. Нормы нагрузки судей, судебных исполнителей и работников аппарата народных судов, 1996

27. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских и районных отделов социального обеспечения. М. 1990

28. Нормы нагрузки судей системы арбитражных судов Российской Федерации, 1997

29. Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств. М. 1998

30. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

31. Нормы времени на работы по дополнительному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

32. Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений, 1996

33. Укрупненные норм времени на полотерные и стеклопротирочные работы, 1991

34. Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений, 1990

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

Методика расчета
штатной численности государственных архивов
на основе нормативов по труду

Москва, 2004

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.

Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.

«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .

Введение

Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .

Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.

Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.

Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.

Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.

Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.

Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.

Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .

Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.

Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.

1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом

Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).

Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.

Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).

В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.

Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.

От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.

При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.

При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.

После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.

Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).

Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.

1. Через нормы времени:

где N
H вр - норма времени на единицу работы, дн.

Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:

T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.

2. Через нормы выработки:

T = N / H выр,

где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;

H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.

Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:

T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.

После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.

Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .

После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):

, (1)

где Ч ш - штатная численность (расчетная);

Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;

Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;

К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

Таким образом, в данном случае и в последующих примерах

К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.

При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.

Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит

К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.

После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.

Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.

Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.

С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.

Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).

Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.

Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).

2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности

Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).

Все расчеты ведутся по формуле (1).

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).

Таблица 1

Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива

В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.

Таким образом, общие трудозатраты равны:

T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.

Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит

Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.

Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.

Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.

Таблица 2

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки

Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят

T о = 240,7 х 0,025 = 246,7 чел. дн.

Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит

Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист.

3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников

Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2)

, (2)

где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы;
Ф н
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К - поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями .

В табл. 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих обслуживание ПЭВМ.

Таблица 3

Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ

Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят

T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.

Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна

Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.

Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.

4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива

Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.

Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .

Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) .

Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.

Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .

Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).

Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):

,

где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.

Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»

за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;

нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;

К н = 1,1 .

Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.

Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.

При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .

5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива

Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).

Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):

, (3)

где Т о - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о - норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н - коэффициент планируемых невыходов.

Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.

Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.

К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня .

Так как на практике уборка помещений производится не ежедневно, то периодичность уборки определяется каждым архивом самостоятельно.

Таблица 4

Нормы обслуживания для уборщиков помещений

При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применяются коэффициенты :

лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей без лифта, К = 1,6 ;

лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей с лифтом, К = 1,7 ;

лестничные клетки в здании свыше 5 этажей с лифтом, К = 1,75 .

Пример расчета

Общая площадь помещений архива составляет 6900 м 2 , в том числе:

служебные помещения - 1602 м 2 ;

архивохранилища - 5000 м 2 ;

лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 , при этом К = 1,7;

санитарные узлы - 5 узлов, их общая площадь составляет 50 м 2 .

Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:

Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:

1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.

40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.

Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ

5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.

Необходимая численность уборщиков:

80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.

Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:

248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.

Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:

50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.

Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:

Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.

Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену .

Численность лифтеров определяется по количеству лифтов и сменности их работы :

при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;

при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.

Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.

Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.

Первый способ:

Необходимо:

Например:

количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;

норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;

коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .

Численность равняется:

402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки

Второй способ:

На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.

Таблица 5

Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: 3-е офиц. доп. изд. / Минтруд РФ. М., 2001.

Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения / ВНИИДАД. М., 1990.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч. 2 / ВНИИДАД. М., 1991.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч. 3 / ВНИИДАД. М., 1992.

Межотраслевые нормативные материалы для нормирования труда рабочих по уборке территорий и помещений / ЦБНТ. М., 1992.

Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации. М., 1990.

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях / ЦБНТ. М., 2001.

Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств / ЦБНТ. М., 1998.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1993.

Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. М.: Экономика, 1990.

Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц / ЦБНТ. М., 1985.

Нормативы численности работников отдела подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности работников юридической службы / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления / ЦБНТ. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти / ЦБНТ. М., 2002.

Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений. М., 1996.

Примерное положение об архивохранилище государственного архива: Приказ от 13.02.2001 N 12 / Росархив.

Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации: Приказ от 11.07.1994 N 57 / Росархив.

Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов: Приказ от 07.05.1998 N 34 / Росархив.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах / ВНИИДАД. М., 1988.

Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ / ВНИИДАД. М., 2001.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих кинофотодокументы / ВНИИДАД. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих научно-техническую документацию. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих фонодокументы / ВНИИДАД. М., 1983.

Типовые нормы выработки на основные виды работ, выполняемые лабораториями микрофотокопирования и реставрации документов государственных архивов / Главархив СССР. М., 1981.

Типовые нормы выработки на переплетные и картонажные работы. М.: Экономика, 1990.

Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов / ЦБНТ. М., 1990.

Укрупненные нормы времени на полотерные и стеклопротирочные работы. М.,1991.

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1992.

Список использованной литературы

Гребнев Е.Т. Нормирование управленческого труда / Е.Т. Гребнев, К.А. Смирнов. М., 1980.

Клюев В.К. Экономическое обеспечение деятельности библиотек / В.К. Клюев, A.M. Чукаев. М., 1991.

Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств: Межвуз. сб. / МГИАИ. М., 1985.

Недоступов М.И. Нормирование труда: Учеб. пособие. Т. 1 / М.И. Недоступов, В.Н. Годионенко, А.В. Чиркова; Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1995.

Основы научной организации труда в государственных архивах: Метод. рекомендации / ВНИИДАД. М., 1986.

Экономика труда. Кн. 1, 2 / Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1993.

Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, как правило, рассчитаны на выполнение каждой работы, операции одним исполнителем.

Местные нормы могут быть укрупненными или рассчитанными по видам работ и операциям и установлены на рабочую неделю продолжительностью 40 часов. В нормах должно быть учтено время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные надобности исполнителей. Порядок разработки норм времени и выработки изложен в методических рекомендациях: Основы научной организации труда в государственных архивах / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1986.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982. С. 1-6; Прил. 1; пп. 4.1-4.8. (Занятия по гражданской обороне в настоящее время не включаются в число невыходов, а необходимое для их проведения время учитывается в общих трудозатратах наряду с занятиями по повышению квалификации работников архива).

В примерах расчета использованы «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1988), а также нормы Российского государственного военного архива (РГВА), Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) и Российского государственного архива экономики (РГАЭ).

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 5.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 11.

Наименования оборудования, определение категории его сложности и ремонта см.: Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 44-53.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 27.

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Как рассчитать

Ш = Н × Кн,

• Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
• Н — нормативное количество сотрудников;
• Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный: при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +...+ КРn) / КД,

• СЧР — среднесписочное число работников;
• КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
• КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Р асчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров. Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. О тчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

В 2019 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.

П ереходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел («Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Формирование оптимального штата - одна из приоритетных задач как для достижения целей бизнеса, так и для его управляемости. Правильно рассчитанная численность персонала позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха персонала с учетом невыхода части сотрудников на работу. В данной статье мы поговорим о том, как определить численность торгового ­персонала магазина.

Р асчет основывается на нормировании труда с учетом плановых ­невыходов сотрудников на работу. Для этого применяется следующая формула:

Ш = Н х К н,

• Ш - требуемая штатная численность персонала (без учета ­технического персонала, например, уборщиц и грузчиков),
• Н - нормативная численность работников,
• К н - плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Определение К н

Данный коэффициент вычисляется по формуле:

К н = 1 + Д н,

• Д н - доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Она рассчитывается как сумма часов невыхода сотрудника на работу, деленая на общее количество рабочих часов в указанный период.

Определим К н в период с января по ноябрь . Количество нерабочих дней составит 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с ТК РФ + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) +14 ­(норматив больничных)) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе.

Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составит:

392 часа: 1 803 часа (по производственному календарю) = 0,22.

Таким образом, К н в периоде январь - ноябрь равно 1+ 0,22 = 1,22.

К н в декабре определяется аналогично. Количество нерабочих часов составит: 7 дней (больничные) х 8 часов = 56. Дн = 56 часов: 183 часа (по производственному календарю) = 0,31.

Таким образом, К н в декабре = 1 + 0,31 = 1,31.

Расчет нормативной численности (Н)

Нормативная численность (Н) определяется по формуле:

Н = V / (Ф рв х H выр х К вн),

• V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;
• Ф рв - фонд рабочего времени на планируемый период, в часах;
• Н выр - норма выручки;
• К вн - плановый коэффициент выполнения норм, который определяется как отношение плановой выручки соответствующего периода 2009 года к фактической выручке аналогичного периода 2008 года.

Предположим, что магазины по норме выручки делятся на 2 категории в зависимости от доли отдела книг в площади и товарообороте магазина.

Количество единиц в штатном расписании

Штатное расписание — это документ, в котором отражена основная информация о персонале компании:

• сколько и каких должностей существует;
• каковы оклады и особенности оплаты труда.

В ст. 15, 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) делается привязка трудовой функции работника к штатному расписанию. Она определяется как деятельность по должности в соответствии с расписанием. Должностная единица, предусмотренная штатным расписанием, и есть единица штата.

Рекомендованная унифицированная форма штатного расписания Т-3, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1, предусматривает графу «Количество штатных единиц».

Согласно постановлению, принимая во внимание возможность работы по совместительству, при заполнении количества единиц в штатном расписании указываются и неполные штатные единицы: 0,25; 0,5; 2,75 и т. д.

В этой связи штатные единицы — это не количество работников, которое дробным не бывает, а объем работы по данной должности.

ВАЖНО! Роструд отмечает, что работники-совместители, которые выполняют работу по неполной ставке, обладают всеми гарантиями по оплате труда, установленными трудовым законодательством. В частности, заработная плата им также должна выплачиваться 2 раза в месяц (письмо от 30.11.2009 № 3528-6-1).

Сокращение единицы в штатном расписании

При рассмотрении вопроса о сокращении единицы в штатном расписании важно разграничить понятия сокращения численности и сокращения штата:

• сокращение численности — уменьшение числа работников по одной должности (было 5, стало 3);
• сокращение штата (единицы в штатном расписании) — исключение должности или подразделения из штатного расписания (например, исключение должности «инспектор» предполагает, что в организации вообще не будет сотрудников по данной единице).

Подобное разграничение поддержано судебной практикой (апелляционное определение Сахалинского облсуда от 13.01.2015 по делу № 33-64/2015).

При этом при сокращении работников реальность сокращения (как численности, так и штата) должна быть подтверждена внесением изменения в штатное расписание. Несоблюдение указанного условия — основание для восстановления сотрудника на работе (кассационное определение Астраханского облсуда от 29.06.2011 по делу № 33-1983/2011).

Экономическую обоснованность сокращения единицы работодатель определяет самостоятельно. Доводы уволенных работников о том, что сокращение не имело рационального объяснения, подлежат отклонению (апелляционное определение Свердловского облсуда от 01.06.2016 по делу № 33-9664/2016).

ВАЖНО! Согласно ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества компании сокращать численность или штат можно только после госрегистрации смены права собственности.

Итак, количество единиц в штатном расписании — это показатель объема работы, выполняемой по каждой указанной в нем должности. Исходя из изложенного, количество единиц не является количеством работников и может быть определено дробными показателями, такими как 0,25; 0,5; 2,75 и т. д.

Сокращение персонала может быть обусловлено как сокращением численности работников, так и сокращением штата. Под сокращением численности подразумевается изменение числа работников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, а сокращение штата — полностью исключение должности или даже структурного подразделения из штатного расписания.