Mütləq surətini göndərmək üçün bizi tapın. Göndərilən mesajların surətlərini avtomatik göndərin

Kopyalayın: Mesajın surəti Outlook e-poçt mesajında bu sahədə göstərilən bütün alıcılara göndəriləcək. Eyni zamanda, onların adları bu mesajın bütün digər alıcılarına görünəcək.

SC: Bu sahənin adı Bcc üçün qısadır. E-poçt mesajının bu sahəsində göstərilən bütün alıcılar mesajın surətini alacaqlar, lakin onların adları mesajın digər alıcılarına görünməyəcək. Əgər, yeni mesaj yaratarkən, sahə SC göstərilmir, nişana keçərək əlavə edə bilərsiniz Seçimlər və qrupda Sahələri göstərin seçmək SC.

Mesaj yönləndirilərkən, sahələr Kimə, Kopyalayın Və SC boş olacaq; ən azı bir alıcı göstərilməlidir.

Göndərənə və ya digər alıcılara cavab verin

Siz yalnız mesajı göndərən şəxsə və ya sahələrdə göstərilən bütün istifadəçilərə cavab verə bilərsiniz Kimə Və Kopyalayın. Siz həmçinin yeni alıcılar əlavə edə bilərsiniz.

1. Nişanlarda ev və ya Mesaj Qrupda Cavab verin Düyməyə bas Cavab verin və ya Hamısına cavab verin.

Alanlardan alıcını silmək üçün Kimə Və Kopyalayın, alıcının adına klikləyin və sonra SİL düyməsini basın. Alıcı əlavə etmək üçün sahəyə klikləyin Kimə, Kopyalayın və ya SC və alıcının adını daxil edin.

2. Mesajınızı yazın.

3. Düyməni basın Göndər.

Qeyd:

Düymə Hamısına cavab verin-dən fərqlənir Cavab verin cavabın təkcə məktubun müəllifinə deyil, həm də bu məktubda göstərilən bütün alıcılara göndəriləcəyi faktı. İşçilər arasında böyük yazışma olduqda çox rahatdır.

Konsol RE(ingilis dilindən.Cavab verin) - bu məktubun cavab olduğunu bildirir.

Mesaj yönləndirilir

Yönləndirilən mesaja orijinal mesajla birlikdə qəbul edilən bütün qoşmalar daxil olacaq.

1. Nişanlarda ev və ya Mesaj Qrupda Cavab verin Düyməyə bas İrəli.

2. Alanlara alıcı adlarını daxil edin Kimə, Kopyalayın və ya SC.

3. Mesajınızı yazın.

4. Düyməni basın Göndər.

Məsləhət:

Birdən çox mesajı eyni alıcıya yönləndirmək üçün ilk mesajı seçin və CTRL düyməsini basıb saxlayaraq, qalan mesajları seçin. Nişanda ev Qrupda Cavab verin Düyməyə bas İrəli. Bütün mesajlar yeni mesaja əlavələr kimi yönləndiriləcək.

Qeyd:

Konsol FW(ingilis dilindən.irəli) – bunun yönləndirilmiş mesaj olduğunu bildirir (ehtimal ki, əlavələr var).

“Bu, nağıldakı kimi, davamlı olaraq “canavar” deyə qışqıran bir oğlan haqqındadır. "Təcili" işarəsindən sui-istifadə etsəniz, insanlar e-poçtlarınıza cavab verməyi dayandıracaqlar. Və həqiqətən vacib bir məktub buna görə diqqətdən kənarda qala bilər.

tanışlıq

Bəli, e-poçtunuzun tonu alıcı ilə münasibətinizi əks etdirə bilər. Bununla belə, yazışmalarda çox qeyri-rəsmi olmağa icazə versəniz, qeyri-peşəkar sayıla bilərsiniz. Sui-istifadə etməyin nida işarələri, ifadələr, rəngli mətn, qeyri-adi şriftlər və həddindən artıq qısa mesajlar.

İnsanlarla işləmək məcburiyyətindəsinizsə xüsusilə diqqətli olun müxtəlif yaşlar, dil maneəsi olan və ya daha ənənəvi ünsiyyət formasına üstünlük verənlərlə.

Çox quru ton

Eyni zamanda, siz də robot olmamalısınız. Məktublarda xarakterinizi və ya həvəsinizi göstərsəniz, heç bir şey yoxdur - ağlabatan məhdudiyyətlər daxilində.

Hamısına cavab verin

İş e-poçtu əyləncə üçün deyil, ünsiyyət üçündür. Beləliklə, bir qrup insana göndərilən e-poçta cavab verirsinizsə, "hamısına cavab ver" düyməsini vurmazdan əvvəl iki dəfə düşünün. Bunun üçün cavabınız hər kəs üçün son dərəcə vacib olmalıdır.

İcazəsiz surətlərin göndərilməsi

Başqalarının məlumatlarını başqaları ilə paylaşmaq ən azı qəbuledilməzdir. Müştəriyə müdirinizin ona hər hansı şəkildə cavab verən məktubunun surətini göndərməyiniz və ya bir işçini digəri ilə şəxsi yazışmalara daxil etməyiniz heç bir əhəmiyyət kəsb etmir. Məktubun surətini onların razılığı olmadan göndərsəniz, az adam bəyənə bilər.

Kor nüsxələrin göndərilməsi

Kor nüsxələrin göndərilməsi inamsızlıq yaradır. Əgər kiməsə məktub göndərmək istəyirsinizsə və bu şəxs nəzəri olaraq işçi yazışmalarda iştirak etməməlidirsə, mətni köçürün və ayrıca məktub kimi göndərin.

Müəyyən edilməmiş e-poçt mövzusu

"Bu mənəm", "Salam" və ya "Məlumatınız üçün" (Məlumat üçün) kimi mövzular sadəcə diqqəti cəlb etmir. İnsan təhlükənin nə olduğunu başa düşməyəcək və məktuba cavab vermək istəməyəcək. İş məktubları aydın və qısa olmalıdır. Alıcı ondan nə istədiyinizi başa düşsə, e-poçtu daha çox açacaq.

Həddindən artıq şəxsi e-poçt göndərilir

Bəzən kimisə sevindirmək üçün zarafatlardan, təsirli hekayələrdən və motivasion sitatlardan istifadə edə bilərsiniz. Amma insanlar bundan tez yorulur və onları hansı niyyətlə yazmağınızın heç bir əhəmiyyəti yoxdur. Çox sayda şəxsi e-poçt göndərsəniz, onlar sadəcə olaraq avtomatik silinməyə təyin ediləcəklər.

qaba ol

Zəhərlə dolu məktublar göndərməməlisiniz, çünki insanlar bəzən bunu sizə xatırladacaqlar. Bunun əvəzinə bir məktub yazın və onu Qaralamalarda iki gün buraxın. Sonra ona qayıdıb, tikanları çıxararaq redaktə edə bilərsiniz. Beləliklə, istədiyinizi daha tez əldə edəcəksiniz. Bundan əlavə, sizə çox səbirli və düşüncəli bir mütəxəssis kimi yanaşılacaq.

axmaq poçt ünvanı

Müştəriyə, işçiyə və ya potensial işəgötürənə e-poçt göndərirsinizsə, "qeyri-peşəkar" başlığı olan e-poçtdan istifadə etməyin. Məktubun adında hazırcavab olduğunu iddia edən və ya seksual və ya vulqar çağırışlar ehtiva edən bir şey varsa (məsələn, bir şey). [email protected]), həmsöhbəti ilk andan özünüzə mənfi münasibət bəsləmək riski daşıyırsınız. Sırf peşəkar ehtiyaclar üçün ayrıca poçt yaradın.

Səhv çaplar

E-poçtun iPhone-dan göndərilməsi səliqəsiz məktublar göndərmək üçün bəhanə deyil. Əgər məktubda birdən çox səhv etsəniz, bu, qeyri-peşəkarlıq sayıla bilər. Əgər bu çox vacib məktubdursa və harasa tələsirsinizsə, göndərməzdən əvvəl heç olmasa yoxlamağa çalışın.

Səhər tezdən e-poçt göndərmək

Əksər insanlar məktub alarkən göndərilmə vaxtına baxırlar. Əgər məktub çox erkən göndərilirsə, o zaman sizə mənfi münasibət bəslənə bilər. Ən azı, heç bir məxfiliyi olmayan bir işkolik hesab ediləcəksiniz. Daha da pisi, əgər siz obsesif hesab edilsəniz. Əgər ilham sizi gecə yuxudan oyadırsa, məktub yazın, Qaralamalarda saxla və iş saatlarında göndərin.

Həddindən artıq durğu işarələri

İnsanlar bəzən çox çaşqın olur və çoxlu nida işarələri qoyurlar. Nəticə kiməsə yetişməmiş və ya çox emosional görünə bilər. Sui-istifadə etməyin!!!

Qeyri-peşəkar şriftlər

Purple Comic Sans-ın öz istifadəsi var. Biznesdə klassik şriftlərdən, rənglərdən və ölçülərdən istifadə etmək daha yaxşıdır. Məktublarınızı oxumaq asan olmalıdır.

Tipik olaraq 10 və ya 12 şrift ölçüsü istifadə olunur. İşləmək üçün ən yaxşı şriftlər Arial, Calibri və ya kimi oxumaq üçün asan şriftlərdir. Times New Roman. Qara rəngə üstünlük verilir.

çox uzun məktub

Əksər insanlar e-poçtları oxumaq üçün dəqiqələr deyil, saniyələr sərf edirlər. Bir çoxları ümumiyyətlə mətni gözləri ilə sürüşdürür, buna görə məktublar yazın. İnsanlar böyük abzasları oxumaqda çətinlik çəkirlər - mətni daha kiçik bloklara bölün. Vurğulananları və işarələnmiş siyahıları oxumaq daha asandır. Siz həmçinin qalın və ya kursivlə əsas nöqtəni vurğulaya bilərsiniz, lakin bunu tez-tez etməyin.

Son onilliklərdə e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar böyük populyarlıq qazandı və işgüzar ünsiyyətin əsas yollarından birinə çevrildi. Bu gün şəxsiyyətlərarası ünsiyyət praktikasında e-poçtdan istifadə etməyən bir insan tapmaq çətindir. Buna baxmayaraq, bu gün çoxları sual verir: bütün qaydalara əməl olunsun? Ünvanda formalaşdırmaq üçün səlahiyyətli məktubdan necə istifadə etmək olar yaxşı təəssürat göndərən haqqında?

Bu məqalə işgüzar yazışmaların qaydalarını təsvir edir e-poçt, A praktiki məsləhət Məqalədə təqdim olunan , e-poçt yazarkən düzgün işgüzar ünsiyyəti öyrənməyə kömək edəcək.

Bir çox insan iş gününə poçt qutusunu yeni mesajlar üçün yoxlamaqla başlayır. Ancaq təəssüf ki, bu məlumat mübadiləsi metodunun geniş yayılmasına baxmayaraq, bir çoxları işgüzar yazışmaların dilindən düzgün istifadə etməyi bilmirlər. e-poçtlar qeyri-rəsmi ünsiyyət üçün.

Çatdırılma sürətinə görə mühüm rəsmi sənədlərin, blankların, ərizələrin mübadiləsini asanlaşdırır, lakin burada da insanlar məktub göndərərkən səhvlərə yol verirlər. Tez-tez olur ki, hər hansı bir fayl mübadiləsi zamanı e-poçt məktubları tərtib edilərkən ünvançılar nədənsə əhatəli esselər tərtib etmirlər və mövzuları daxil etmirlər ki, bu da alıcıların işini çətinləşdirə bilər. Bu məqalənin məqsədi suala cavab verməkdir: elektron poçtu necə göndərmək və elektron poçtla işgüzar yazılı ünsiyyətin bütün qaydalarına riayət etmək?

E-poçt məktublarını tərtib edərkən, təqdim olunan bütün sahələr doldurulmalıdır

İşgüzar elektron poçt yazışmalarının qaydaları məktubu göndərən şəxsə e-poçtda göstərilən bütün sahələri, məsələn, alıcının və məktubu göndərənin ünvanı və adı kimi doldurmağa məcbur edir. Göndərilən məktubun mahiyyətini qısaca təsvir edən mövzunu təsvir etməyinizə əmin olun. Çox vaxt göndərilən məktubun taleyi və orada göstərilən problemin həlli sürəti düzgün təsvir olunan mövzudan asılıdır. İş e-poçtu salamla başlamalıdır - alıcıya bu sadə hörmət aktı yazışmalarda çox vacibdir. Salamlamadan sonra "məktubun əsas hissəsi" adlanan bir mətn izlənməlidir və sonunda bir imza qalır, məsələn, "Hörmətlə, Brisov Petr İvanoviç".

İşgüzar yazışmalarda salamlar

Bu məqamda diqqətinizi daha da cəmləməyə dəyər, çünki işgüzar ünsiyyətin istənilən aspektində hörmət jesti çox vacibdir. Optimal təbrik ifadəsi "Axşamınız xeyir" və ya "Salam"dır. E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması göndərənin "Axşamınız xeyir" və ya " ifadələrindən istifadə etməsini məhdudlaşdırır. Sabahınız xeyir”, çünki alıcı məktubu alandan çox gec oxuya bilər. Salamlaşma zamanı istifadə olunan danışıq ifadələrindən istifadə etmək də düzgün deyil.

Bir söz və ya təbrik ifadəsindən sonra, alıcıya ad və ata adı ilə müraciət etməlisiniz və ad göndərənə məlum deyilsə, bu anı atlaya bilərsiniz. Bundan sonra məktubun məqsədinin təqdimatına keçə bilərsiniz.

Biznes e-poçt yazışmalarında əlavələr

Əgər əsas məqsəd Məktub yalnız yazılı bir hekayə və məsələnin mahiyyətinin ifadəsi deyil, həm də faylın göndərilməsi olduğundan, ilk növbədə göndərilən obyekti əlavə etmək daha yaxşıdır. Tez-tez olur ki, bir çox göndərənlər diqqətsizlik üzündən məktubun mətnində məsələnin mahiyyətini ifadə edərək, lazımi əlavəni əlavə etməyi unudurlar. Bu cür səhlənkarlıq mənfi təsir göstərə bilər işgüzar nüfuz göndərən iş məktubu.

E-poçt ünvanı tanınan və qısa olmalıdır.

İşgüzar e-poçt yazışmalarının qaydaları göndəricini tanınan elektron ada malik olmağa məcbur edir, bu ada göndərənin adı haqqında doğru məlumatlar olmalıdır. Çox sadə və axmaq görünüşlü rəsmi məktublar və e-poçt ünvanında qeyri-rəsmi ifadələr və ya sözlər göstərildikdə müraciətlər, məsələn, "limon_petya" e-poçt ünvanı. Yetkin bir insan üçün çox ləyaqətsiz görünür. İşgüzar yazışmalar üçün ayrıca e-poçt yaratmaq və işgüzar e-poçt yazışmalarının etiketinə riayət etmək daha yaxşıdır.

Əvvəllər alınan e-poçtlara cavab vermək üçün Tez Cavab (Cavab) funksiyasından istifadə

Cavab və ya Cavab funksiyası (qısaldılmış Re :) istifadəçiyə kömək edir sürətli yol göndərəndən əvvəl göndərilmiş mesajlara cavab verin. Bu funksiya həm də vasitəsilə həmsöhbətlə əvvəlki yazışmaları oxumaq üçün universal imkana malikdir verilmiş mövzu. Lakin işgüzar elektron poçt yazışmalarının qaydaları, yazışma zamanı müzakirənin mahiyyəti dəyişdirilərsə, göndəricini iş məktubunun mövzusunun adını dəyişdirməyə məcbur edir.

İş məktubu göndərməzdən əvvəl orfoqrafik və durğu işarələri səhvlərini yoxlayın.

E-poçt məlumat mübadiləsini asanlaşdırır, lakin işgüzar yazışmalarda rus dilinin qaydalarını laqeyd etməməlisiniz, çünki ehtiyatsızlıqla edilən səhv göndərənin səlahiyyətinə təsir göstərə bilər. Məktub göndərməzdən əvvəl mətni bir neçə dəfə nəzərdən keçirməli və orfoqrafik və durğu işarələri səhvləri üçün diqqətlə yoxlamalısınız. Bir çox e-poçt müştərisində orfoqrafiya yoxlayıcısı var, buna görə də qırmızı ilə vurğulanmış sözlərə diqqət yetirin. Düzgün yazımla bağlı hər hansı bir şübhəniz varsa, İnternetdə kömək axtarmalı və ya orfoqrafiya lüğətindən istifadə edərək orfoqrafiyanı yoxlamalısınız.

Ünvan sahəsi sonuncu doldurulmalıdır.

Yarımçıq və ya redaktə olunmamış məktubların göndərilməməsi üçün iş məktubunu qəbul edənin ünvanı göndərilməzdən əvvəl ən son anda daxil edilməlidir. Bu qayda işgüzar elektron poçt yazışmalarının əsaslarına da daxildir. Belə olur ki, ünvan alanını doldurarkən e-poçt əvvəllər istifadə edilmiş alıcıların siyahısını təklif edə bilər, burada tərtib edilmiş iş məktubunu səhvən üçüncü tərəf ünvanına göndərməmək üçün diqqətinizi də cəmləməlisiniz.

İş məktubunun strukturlaşdırılması

Mətnin strukturlaşdırılması qaydaları təkcə kağız daşıyıcılara deyil, həm də elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydalarına aiddir. Monitor ekranında məktubların mətninin böyük həcmdə oxunması alıcı üçün həmişə əlverişli deyil. Bu məqamı sadələşdirmək üçün mətni məntiqi şəkildə formalaşmış kiçik abzaslara bölməli və iş məktublarının mətnini yazarkən mürəkkəb cümlələrdən qaçınmalısınız. İş məktubunda bir cümlənin optimal uzunluğu on beş sözdən çox olmamalıdır.

İşgüzar məktubun mahiyyəti mahiyyəti üzrə açıqlanmalıdır

İş məktubunun göstərilən mövzusuna əlavə olaraq, alıcı əsas mətnin aydın şəkildə ifadə edilmiş birinci və ikinci cümlələri ilə də maraqlanmalıdır. Göndərənin vəzifəsi məktubun əvvəlində alıcıya müraciət etdiyi problemin və ya məsələnin mahiyyətini bildirməkdir. Birinci cümlə iş məktubunun hansı məqsədlə göndərildiyini göstərməlidir. Nümunə: “Məlumat veririk ki, “Toplu materialların tədarükü haqqında” 02.01.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilə üzrə öhdəliyin müddəti başa çatmaq üzrədir. Müqaviləni uzatmaq üçün yeni sənədlər paketi təqdim etməlisiniz. Təyin edilmiş məqsəd sayəsində alıcı iş məktubunun əsas ideyasını araşdırmaq imkanı əldə edir. Məktubun mətni çox böyükdürsə, formada bir əlavə kimi bir obyekt əlavə etmək funksiyasından istifadə etmək daha yaxşıdır. mətn sənədi, lakin eyni zamanda, iş məktubunu işıqlandıran mətn sahəsi ilə əhatə essesi buraxılmalıdır. Nümunə: “Biz sizə “Mak-Stroy” MMC-dən məktubun elektron surətini baxılmaq üçün göndəririk. “Tökmə materialların tədarükü haqqında” 2 yanvar 2017-ci il tarixli 45 nömrəli Müqavilənin müddətinin məktubda göstərilən müddətə qədər uzadılması ilə bağlı qərarınızı bizə bildirməyinizi xahiş edirik”.

Hər bir biznes e-poçtu cavablandırılmalıdır.

Mövcüd olmaq mənfi nümunələr iş yazışmaları, alıcı hər hansı bir səbəbdən iş məktubuna məhəl qoymadıqda. Bəzən həqiqətən də müəyyən vəziyyətlərə görə cavabın verilə bilməyəcəyi hallar ola bilər, məsələn, problemin həlli müddəti bir neçə gün çəkə bilər və ya alıcı fikirləşir və verilən suala dərhal cavab verə bilmir. Bu halda, bu məsələ ilə bağlı qısa şərh verilməlidir, məsələn, “Salam, Petr İvanoviç. Məktubunuzu almışam, lakin bu gün cavab verməkdə çətinlik çəkirəm, çünki yuxarı rəhbərlərlə məsləhətləşməliyəm. Probleminizi bildirəcəyəm baş direktoraşirkətimizə müraciət edəcək və həftə sonuna qədər rəsmi cavab verəcək. Hörmətlə, satış meneceri Belov İvan Gennadieviç.

Yadda saxlamaq lazımdır ki, cavab üç iş günü ərzində verilməsə, iş məktubu alanın səssizliyi göndərici ilə ünsiyyətə məhəl qoymamaq və ondan imtina etmək kimi qiymətləndirilə bilər.

Cavab məktubları yazarkən, verilən bütün suallara cavab verməlisiniz.

Əgər alıcıya göndərilən məktub sorğu xarakteri daşıyırsa, məktubu tərtib edərkən suallara cavablar iş məktubunun qəbul olunmuş mətnində mövcud olan ardıcıllıqla verilməlidir. Əgər suallar verilibsə, göndərən onlara konkret cavab alacağına ümid edir. Məktub tərtib edərkən cavablar nömrələnməməlidir, sadəcə fikri ardıcıllıqla bildirmək lazımdır. Verilən bütün suallara cavab vermək üçün əvvəlcə alınan iş məktubunu bir neçə dəfə yenidən oxumaq lazımdır və suallarınız çox olarsa, qaçırmamaq üçün onları ayrıca yazmaq daha yaxşıdır. Əgər verilən bəzi suallara cavab vermək mümkün deyilsə, qeyd etmək lazımdır ki, hazırda nədənsə cavab vermək mümkün deyil.

İxtisarlar, emosional dizayn və böyük hərflərdən sui-istifadə etməyin

Göndərənlər ifadələr şəklində qeyri-rəsmi işarələrdən istifadə edərək onu sulandırdıqda işgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var. Onların istifadəsi ünsiyyətdə məşhurdur sosial şəbəkələrdə, bununla belə, işgüzar yazışmaların qaydaları emosiyaların bu cür təzahürlərini alqışlamır, çünki alıcı onların əsl mənasını bilməyə və başa düşmədiyi bir sıra durğu işarələri səhvləri kimi qəbul edə bilər.

Mətni böyük hərflərlə yazmaqdan da imtina etməyə dəyər. İnternetdə böyük hərflərlə yazılmış sözlər toplusu "qışqıran ifadələr" adlanır və daha çox belə ifadələr mənfi məna daşıyır. Alıcı, iş e-poçtunu oxuyarkən, belə bir şrifti mənfi qiymətləndirə bilər, bu da məna qavrayışına mənfi təsir göstərəcəkdir. Əgər işgüzar məktubda hər hansı bir məqamın vacibliyini vurğulamaq lazımdırsa, daha yaxşı olar ki, giriş ifadələri işləsin, məsələn, “Qeyd edək ki, müqavilənin müddətini uzatmaq üçün sənədlər paketini 02.10.2019 tarixindən gec olmayaraq təqdim etməlisiniz. 2017” və ya “Qeyd edək ki, müqavilənin müddətinin uzadılması üçün sənədlər 10 fevral 2017-ci il tarixinədək təqdim edilməlidir.

Həssas məlumatları e-poçt vasitəsilə göndərməyin

Şəxsi və ya məxfi məlumatların ötürülməsi üçün elektrondan imtina etmək daha yaxşıdır poçt qutuları, çünki məlumatı öz muzdlu məqsədləri üçün istifadə etmək üçün zərərvericilər tərəfindən ələ keçirmək təhlükəsi var. Bu cür məlumatlara aşağıdakılar daxil ola bilər: telefon nömrələri, parollar bank kartları, şəxsi bank hesabları və s. Yadda saxlamaq lazımdır ki, məlumat poçt agentinin serverində saxlanılır və sındırma halında oğurlana bilər.

Məktubun sonunda göndərənin imzası olmalıdır.

Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, göndərilən hər bir e-poçt xüsusi imzadan ibarət olmalıdır. Çox vaxt poçt qutusu tərtibatçıları, mövqe, ad və əlaqə telefon nömrəsi haqqında məlumatlarınızı daxil edə biləcəyiniz bir imza blokunun funksiyasını təqdim edirlər. Sonradan bu blok avtomatik olaraq hər hərfin sonunda göstəriləcək ki, bu da yazmağı asanlaşdıracaq. İmzanın düzgün yazılması vacibdir ki, alıcı məktubu cavablandırarkən göndərənə düzgün müraciət etmək imkanı əldə etsin. İmza nümunəsi belə görünə bilər: "Hörmətlə, Nikolay Aleksandroviç Petrov, +79810000000."

Nəticələr çıxararaq qeyd etmək olar ki, e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların necə aparılacağını başa düşmək üçün əlavə və mürəkkəb əsasları mənimsəməyə ehtiyac yoxdur. Yalnız elementar etiket qaydalarına riayət etmək və rus dilinin normalarına riayət etmək lazımdır.

İşgüzar ünsiyyət öz qanunları olan öz dünyasıdır. Bu qanunlara necə əməl etməyimizdən çox şey asılıdır: həmkarlarımız və tərəfdaşlarımızda yaratdığımız təəssürat, iş məhsuldarlığı və hətta karyera yüksəlişi.

Xüsusi yer işgüzar ünsiyyətəksəriyyətinin gündəlik vəzifəsi olan işgüzar yazışmaları tutur ofis işçiləri və təkcə. İşgüzar yazışmaları düzgün aparmaq bacarığı sərfəli sövdələşmələr etmək və biznes imicinizi yaratmaq üçün yaxşı kömək ola bilər.

İş məktubunun bəzi xüsusiyyətlərinə nəzər salaq. Beləliklə, işgüzar yazışmalar:

formullu ifadələrdən və klişelərdən istifadə
emosional neytrallıq,
təqdimatın semantik dəqiqliyi və yığcamlığı,
yaxşı qurulmuş arqument.

işgüzar yazışmalar Ingilis dili- bu, eyni qaydalar və klişelər toplusudur, onlardan bəzilərini xarici tərəfdaşlarla və ya şirkətdə işləyən hər kəs üçün istifadə etməyi tövsiyə edirik. beynəlxalq şirkətlər. İşgüzar yazışmalarınızı bəzəyəcək bəzi faydalı ifadələri diqqətinizə çatdırırıq. Bu ifadələr peşəkarlığınızı vurğulayacaq və imicinizi formalaşdırmağa kömək edəcək. iş adamı. Başlayın? m!

1. Lütfən əlavəni tapın

Klassiklərdən başlayaq. Çox vaxt məktuba müxtəlif sənədləri və ya digər faylları əlavə etməli olursunuz. Alıcıya əlavənin olması barədə məlumat vermək üçün bu ifadə mükəmməldir. Axı, tərcümədə "Əlavə" sözü "investisiya" deməkdir. Məktubun sonunda ifadə işlədilməlidir.

Budur bir neçə istifadə nümunəsi:

Zəhmət olmasa mənim portfoliomu əlavə edin.
Müqavilənin/müqavilənin əlavə edilmiş surətini tapın.

2.Yönləndirmişəm

E-poçtu digər alıcılara yönləndirmək lazımdırsa, bu ifadə istifadə edilə bilər. Bu barədə ünvan sahibini xəbərdar etmək üçün “Yönləndirmişəm” ifadəsi mükəmməldir. Misal üçün:

Annanın CV-ni sizə göndərdim.
Conun e-poçtunu sizə göndərdim.

3. Mən cc'ed etdik

İşgüzar yazışmaların özəlliklərinin bütün sirlərinə bələd olmayan şəxs bu qəribə abbreviaturanın nə demək olduğunu başa düşməyə bilər. Amma biz peşəkarıq. "I've cc'ed" mən karbon kopyaladım mənasını verən abreviaturadır. İfadə “məktubları qəbul etmək üçün kimisə nüsxəyə qoymaq” deməkdir.

Buna görə kiməsə digər alıcıları bir nüsxəyə qoyduğunuzu bildirmək lazımdırsa, bu ifadədən istifadə etməkdən çəkinməyin. Məsələn:

Mən bu e-poçtda Sara ilə tanış oldum.
Mən bu e-məktublarda Cek və Cimmi qeyd etmişəm.

İşgüzar yazışmalarda istifadə edilə bilməyən abbreviaturalara gəldikdə, adətən bu hal üçün istisna edilir.

4.Əlavə məlumat üçün

Bu ifadə məktubunu ingilis dilində nəzakətlə bitirmək üçün sübut edilmiş bir yoldur. "Ətraflı təfərrüatlar üçün" "ətraflı məlumat üçün" deməkdir ətraflı məlumat"," ətraflı ". İstifadə nümunələri:

Əlavə məlumat üçün istənilən vaxt mənimlə əlaqə saxlayın.
Əlavə məlumat üçün Satış menecerimizə yazın.

Nəzakətlə başa çatdırmağınıza kömək edəcək başqa bir ifadə "Hər hansı bir sualınız varsa, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çəkinməyin". Tərcümədə bu, "Hər hansı bir sualınız varsa, mənə yazın" deməkdir.

5. Səbirsizliklə gözləyirəm

“İrəli baxmaq” ifadəsi “səbirsizliklə gözləmək” deməkdir. Odur ki, əgər siz ünvançıdan cavab və ya başqa bir hərəkət gözləyirsinizsə, bu ifadəni işlətməyiniz çox düzgün olardı. Məsələn:

Cavabınızı gözləyirəm.
Cavabınızı gözləyirəm.

İfadə ən yaxşı şəkildə məktubun sonunda istifadə olunur.

Məktub yazarkən, həqiqətən xoşunuza gəlməsə belə, nəzakətli olmalısınız. İstənilən vəziyyətdə səriştəli məktublar yazmaq bacarığı sizin peşəkarlığınızı, yaxşı yetişdirmə qabiliyyətinizi və biliyinizi əks etdirir iş etikası. Sonda xatırlayırıq ki, işgüzar yazışmalarda sözlərin düzgünlüyünü və qüsursuz savadını göstərməlisiniz. İxtisarların istifadəsi də qəbuledilməzdir (nadir istisnalarla).

E-poçtları ingilis dilində düzgün yazın, əziz dostlar! Uğurlar!

Aşağıda göstərilən bütün elementar qaydalar ilk növbədə tərəfdaşlarınız, həmkarlarınız, müştəriləriniz və ifaçılarla işgüzar yazışmalara aiddir. Onların şəxsi yazışmalarda istifadəsi hər kəsin şəxsi işidir. Lakin şəxsi yazışmalarda bu qaydalara riayət etmək sizin haqqınızda yalnız xoş təəssürat yaradacaq.

Biznes e-poçt etikası

Birdən daha çox oxumaq istəmirsinizsə, özünüzü ən azı aşağıdakı əsas qaydalarla məhdudlaşdırın:

Cavab verərkən "Hamısına Cavab Ver" düyməsini istifadə edin. Bu, ilkin e-poçtun alıcılarının nüsxələrini saxlayacaq ki, cavabınız onlardan keçməsin. İnterfeys parametrlərində "Cavab vermək" düyməsini gizlətməyinizi şiddətlə tövsiyə edirəm. Lazım gələrsə, arzuolunmaz alıcıları "əl ilə" silə bilərsiniz.
"Mövzu" sahəsini boş qoymayın. Yazışdığınız insanlar gündə yüzlərlə e-məktub ala bilər və onlar e-poçtun əhəmiyyətini və məzmununu tez qiymətləndirmək üçün bu sahədən istifadə edirlər.
Sitat məktubları. Cavabınızı yeni e-poçtla başlamayın, qəbul edilmiş e-poçtda "Hamısına Cavab Ver" üzərinə klikləyin və e-poçt müştəri ayarlarınızda cavab verərkən və yönləndirərkən sitat funksiyasını söndürməyin.
Tam sitat gətirildikdə(cavabınız bütün məktubadırsa) cavabın mətnini məktubun sonunda deyil, BAŞINA yazın.

DAVAM EDƏCƏK?

Məktubların qəbulu

Alınan məktublar oxunmalıdır. Əgər məktub almısınızsa, deməli, kimsə onu nədənsə göndərib (təbii ki, burada spam hesab edilmir). Bir insanın oxunmamış kimi qeyd olunan hərfləri varsa və onlar bir gündən artıqdırsa, o, poçtla necə işləməyi bilmir. Bununla belə, bağışlana bilər, əgər:
- şəxs gözlənilmədən öldü və ya xəstələndi;
- poçtla iş ona daxil deyil iş öhdəlikləri(sonra ona biznes e-poçtu lazım deyil).
Əgər menecer deyilsinizsə, gündə ən azı 2 dəfə poçtunuzu yoxlayın: səhər və günorta. İstehsal sualına sizdən cavab verməmək digər insanların işini dayandıra və problemlərin həllini gecikdirə bilər.
Əgər menecersinizsə, iş gününüz bütün günü boşaltmayan və avtomatik olaraq poçtu yoxlayan e-poçt müştərisini işə salmaqla başlamalıdır. Avtomatik poçt çatdırılmasını/qəbzini ən azı hər 10 dəqiqədən bir qurun (tercihen 1-3 dəqiqə).
Siz məktub aldınız. Əgər çox məşğulsunuzsa, dərhal onun kimdən olduğunu, mövzunu qiymətləndirin və ona nəzər salın - bu, məktubun təcili cavab tələb edib-etmədiyini və ya bir az gözləyə biləcəyini tez bir zamanda həll etməyə kömək edəcək.
Mümkünsə, dərhal cavab verin. Bu ən sadə və təsirli üsuləşyaları köçürmək və poçt blokajlarını toplamamaq.
Bir gün ərzində cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşsəniz, dərhal "bir neçə gün ərzində cavab verəcəm" və ya heç olmasa "bir az sonra cavab verəcəm" yazmağınız daha yaxşıdır.

Kimə, Cc, Bcc sahələri

Yadda saxlamaq lazımdır ki, "Kimə" ("Kimə"), "CC" ("Kopyala") və "BCC" ("Bcc") sahələri var. Məktub aldıqdan sonra sonrakı hərəkətləriniz (və yazışma tərəfdaşlarının hərəkətləri) onlardan asılıdır:
- "Kimə" ("To") - məktub və orada olan məlumat və ya suallar birbaşa alıcıya ünvanlanır. Sual göndərsəniz, "Kimə" sahəsində göstərilən ünvandan cavab gözləyirsiniz. Əgər qəbul edən sizsinizsə, cavab verməlisiniz.
- "SS" ("Kopya") - nüsxədə duran alıcılar "məlumat üçün", məlumat üçün məktub alır və ya "şahidə dəvət olunur". Bir nüsxədə alıcı ümumiyyətlə məktuba cavab verməməlidir; üstəlik, lazım gələrsə, “müdaxilə etdiyim üçün üzr istəyirəm” ifadəsi ilə başlasanız, nəzakətli sayılır.
- "BCC" ("Blind Copy") - "saray intriqaları" üçün sahə. Bu sahədə bir alıcı göstərərək, siz bu məktubu ona “gizli” göndərirsiniz: əsas alıcı və ya nüsxədə olanlar məktubun bu şəxsə göndərilməsi faktından xəbərsiz olacaqlar. O, həmçinin toplu poçt göndərişləri üçün istifadə olunur ki, bütün alıcılar sizin ünvan kitabınızı bilməsin.
Cavab verərkən "Hamısına Cavab Ver" düyməsini istifadə edin. Bu, ilkin e-poçtun alıcılarının surətlərini saxlayacaq və cavabınız onları qaçırmayacaq.
Müxbirinizin ora əlavə etdiyi məktubun nüsxələrindən SİLMƏYİN. Başqa müxbirlərin cavabınızı almaması üçün şəxsi bir şeyə cavab vermək istəyirsinizsə, məktubu yazandan başqa hamını nüsxələrdən silin (bəli, biz heç vaxt “Cavab vermək” düyməsini istifadə etmirik).
Əgər “Kimə” sahəsində alınan məktubda ikidən çox alıcı varsa, bu o deməkdir ki, bu müxbirlərin hər ikisi və ya onlardan hər hansı biri cavab verməlidir. Nəzərə alın ki, HƏR İKİSİ cavab verməlidir - əgər məktub sizə və başqasına ünvanlanıbsa, ona da cavab verin (hətta “Bu sual mənim üçün mütləq deyil, filan cavab versin” kimi bir cavab olsa belə).
Öz növbəsində, "Kimə" sahəsinə birdən çox alıcının daxil edilməməsi tövsiyə olunur. İki nəfərə göndərilən məktubda heç birindən cavab almayacaqsınız, çünki hər biri digərinin cavab verəcəyini düşünəcək. Bu yazını hər kəs oxumayıb.
Yazışma iştirakçılarının razılığı olmadan şəxsi yazışmaların poçt siyahısına yönləndirilməsi qeyri-etikdir!

Mövzu sahəsi

Onu boş qoymayın.
Məktubun mövzusu qısa, lakin əsas məzmunu, məktubun mövzusunu əks etdirməlidir. "Sual", "Salam!" kimi başlıqlar və ya boş başlıqlar sizə əsas biznes yazı bacarıqları olmayan bir başlanğıc kimi xəyanət edir.
Fərqli mövzularla bir neçə e-poçtdan birinə cavab verərkən, düzgün olanlara cavab verin. İclas haqqında "18.04. Çərşənbə axşamı iclası" başlıqlı məktuba və çap materialları haqqında "Çap materialları" məktubuna cavab verin. Bu, əvvəlki yazışmalara istinadla bağlıdır (aşağıdakı Məktubun yazılması bölməsinə baxın).
Əgər həftəlik hesabatlar kimi vaxtaşırı e-poçt göndərmək lazımdırsa, başlığı sabit saxlamağa çalışın və ya onun ən azı bir hissəsi sabit olmalıdır ki, alıcı belə məktubları çeşidləmək üçün avtomatik qaydalar (qaydalar) qura bilsin.

Yazının əhəmiyyəti

Məktubda təcili dəyişikliklər, müqavilənin mətni və ya ilk növbədə diqqət etməli olduğunuz digər məlumatlar varsa - "yüksək" əhəmiyyətdən istifadə edin, bu, Gələnlər qutusu qovluğunda məktubu vurğulayacaqdır.
Boş yerə "yüksək" əhəmiyyətdən istifadə etməyin - "səs-küylü" insanlar bezdiricidir, daha təvazökar olun.
Biznes müxbirinə şəxsi məktub və ya məktub gülməli şəkil və ya link, əhəmiyyəti "aşağı" kimi qeyd edin.

Məktubların yazılması (cavablar)

Bir salamla başlayın, nəzakətlidir. "Hey gria!" adamın adını yazmağa tənbəl olduğunu deyir. Hətta sadəcə "Andrey!" və ya "Axşamınız xeyir!" olduqca nəzakətli və kifayət qədər.
Adamla eyni dildə danışın. Bu, təkcə rus/ingilis dilinə deyil, mətnin formasına da aiddir. Əgər rəsmi məktub almısınızsa, ona qeyri-rəsmi cavab vermək respondentə qarşı hörmətsizlik və öz aşağı mədəniyyətinizin nümayişi olacaq. Qeyri-rəsmi müraciətə rəsmi cavab ya qaydalara riayət etməyə çağırışdır, ya da sadəcə olaraq korporativ qaydalar tələb edir.
Həmişə yazışmalar zəncirindəki son məktuba cavab verməyə çalışın, bəzi ara məktublara deyil.
Translitdən istifadə etməyin mətni fərqli şəkildə yazmağın çətin olduğu şərtlərdən məktubların göndərilməsi istisna olmaqla (məsələn, mobil telefondan və ya rus klaviaturası olmayan kompüterdən).
Əgər poçt müştəriniz rus dilini dəstəkləmirsə və ya kodlaşdırmaları pozursa, cavab mətnini əlavə olaraq əlavə edin.
İş məktubu dəqiq, qısa və konkret olmalıdır:
- Dəqiqlik - İstinad etdiyiniz dəqiq məlumatları göstərin (başqa e-poçtun tarixi və mövzusu, iclas tarixi, iclasın gündəliyi, fayl adı, internetdəki sənədə keçid və s.).
- Qısalıq - bəziləri üç səhifədə nə yazıla biləcəyini bildirir üç cümlə. Kim aydın fikirləşirsə, açıq deyir, sizin müxbiriniz bunu görür.
- Spesifiklik - məktubdan aydın olmalıdır ki, alıcıdan tam olaraq NƏ tələb olunur, ondan hansı hərəkətlər istəyirlər.
İşgüzar yazışmalar epistolyar məşqlər yeri deyil, emosiyaların ifadə olunduğu yer deyil. Bunun üçün forumlar, söhbət otaqları və digər şəxsiyyətlərarası elektron ünsiyyət vasitələri var. Qısa bir iş mətni quruluq deyil, vaxta qənaət və düşüncə dəqiqliyidir.
Məktubda bir neçə sual, mövzu və ya tapşırıq varsa, onları strukturlaşdırın və nömrələmə ilə və ya nömrələnmədən paraqraflarla ayırın. Davamlı "fikir axını"nı oxumaq çətindir, məktubun əsas məqamını qaçırmaq asandır. Üstəlik, bəzi insanlar dərhal zibil qutusuna zəif strukturlaşdırılmış məktub göndərməyə meyllidirlər (baxmayaraq ki, bu, çox güman ki, ekstremizmdir).
Nəzərə alın ki, sorğuya və ya tapşırığa cavab "Gəlin bunu edək!" natamam “Filan tarixə qədər edəcəyik”, “bu qədər gündən sonra”, “filan hadisədən sonra” - bunlar daha konkret və dəqiq cavablardır.
Məktub elə tərtib olunubsa ki, ona sadəcə “ok” ilə cavab vermək olar, o zaman cavabın daha tez alınacağı ehtimal edilir. Məsələn, nə etmək üçün bir neçə variant varsa, bəzi standart variantları təklif edin.
Mətndə səhvlər olmamalıdır. Oçepyatki qorxulu deyil, amma hər hərfdə sözü səhv yazıb yazsanız, bu, çox tez nəzərə çarpır və rus dilində mənfi olan "üçlüyünüz" aydın olur (həmçinin ümumi təhsil və mədəniyyət səviyyənizlə bağlı spekulyativ əlavə nəticələr) .
E-poçtun html formatından istifadə etməməyə çalışın. Təəssüf ki, məktub yazmaq üçün bu format Outlook-da standartdır, lakin ondan istifadə edərkən, xüsusən sitat gətirərkən (cavablar və yönləndirmə) çoxlu suallar yaranır.
Əgər html formatında məktub almısınızsa, onu düz mətnə DƏYİŞMƏYİN, bu, cavabınızı alarkən göndərici tərəfindən məlumatın qavranılmasını pozur. Müxbiriniz sizin üçün nə qədər önəmlidirsə, onun haqqında adekvat qavrayışı saxlamaq bir o qədər vacibdir. Cavablarınızı html sitatında rənglə vurğulamaqla öhdəsindən gələ bilərsiniz və ya html formatlaşdırma panelindəki "Girişi azalt" düyməsini istifadə edə bilərsiniz (baxmayaraq ki, şıltaq nüanslar var).
Orijinal məktubun mətnindən sitat gətirin. Sizcə bu nə demək olardı? Mən də bilmirəm: Kimə: AIST yaradıcı quşdur Mövzu: Re: Re: Re: Sual Ok! Vasya
Başqasının mətnindən sitat gətirərkən heç vaxt düzəliş etməyin! Bu bir növ saxta məktubdur.
Tam sitat gətirərkən (cavabınız bütün məktubadırsa) cavabın mətnini məktubun sonunda deyil, BAŞINA yazın.
Əgər siz sitatdan istifadə edərək bənd-bənd cavab verirsinizsə, sitatı YUXARIDA VƏ AŞAĞI boş sətirlərlə ayırın və cümlələrin əvvəlində Böyük Hərflərdən istifadə edin. Cavabları burada tapmağa çalışın: > loqotipi əlavə ilə əvəz etməyi təklif edirik, > fonda olan bu çox rəngli loqo əlavədə tapmadığı üçün > yazını düzəldin - "balıq" əvəzinə "qul" yazmalısınız. "! > əks halda səhv başa düşüləcəyik, yazı düzəldilmişdir, üzr istəyirik > və sonuncu...