İş məktublarının növləri Məktubların növləri: tərtib və göndərilmə məqsədi

Yəqin ki, hər kəs ən azı bir dəfə iş məktubu yazmaq ehtiyacı ilə qarşılaşmalı oldu. Onu tərtib edərkən istər-istəməz belə bir nəticəyə gəlirsən ki, bu heç də asan deyil. Yazı üçün çoxlu qaydalar və normalar var iş məktubları ki, bilmək lazımdır. Məqalədə sənədin tərtibi prosesi ətraflı təsvir olunur, iş məktubunun nümunələri verilir, onların növləri və dizaynı müzakirə olunur.

forma

Hazır formalar möhkəmlik verəcək və şirkətin etibarlılığını göstərəcəkdir. Onlar təşkilat haqqında əsas məlumatları ehtiva edir, məsələn:

• ad.
• Ünvan.
• Əlaqə telefon nömrələri.
• Veb sayt.
• E-poçt.
• Logo.
• Digər əlaqə məlumatları.

Formalarda ciddi qaydalar yoxdur. Buna görə də, hər bir təşkilat müstəqil olaraq onlara hansı məlumatları yerləşdirməyə qərar verir.

İş məktublarını necə düzgün yazmaq olar? Hazırlıq

İşgüzar məktublar onlara xas olan qaydalara və tələblərə riayət etməklə müəyyən qaydada yazılır və icra olunur. Məqsəddən asılı olaraq müəllif hesabladığı nəticəni əldə etmək üçün məzmunu ətraflı şəkildə düşünür. O, alıcının məktubun mövzusu ilə bağlı hansı məlumatı artıq bildiyini, nədən çıxış edəcəyini və orada nəyin yeni olacağını aydın başa düşməlidir. Arqumentlər müəllifin hansı məqsədi güddüyündən asılıdır. İş məktubunun hazırlanması prosesini aşağıdakı mərhələlərə bölmək olar:

• Məsələnin öyrənilməsi.
• Qaralama məktubu yazmaq.
• Onun razılığı.
• İmzalama.
• Qeydiyyat.
• Ünvan sahibinə göndərilir.

İş məktublarının strukturu

Məktub tərtib edərkən onu məlumatla doyurmaq, yəni bütün lazımi məlumatları ora qoymaq lazımdır. Sadə və ya mürəkkəb ola bilər. IN sadə məktub məzmun aydın və qısa şəkildə ünvanlanandan cavab tələb etməyən məlumatları göstərir. Kompleks bir neçə bölmədən, paraqrafdan və paraqrafdan ibarət ola bilər. Hər bir paraqraf məlumatın bir tərəfini təqdim edir. Bu tip işgüzar məktubların nümunələri adətən giriş, əsas və yekun hissələrdən ibarətdir.

Aşağıda iş məktubu yazmaq nümunəsi - onun giriş hissəsidir.

Əsas hissədə vəziyyətlər, hadisələr, onların təhlili və sübutları təsvir olunur. Məhz bu hissədə onlar bu və ya digər şəkildə hərəkət etmək lazım olduğuna inandırır, hadisələrin necə olduğunu sübut edir və müxtəlif arqumentlər gətirərək hər hansı tədbirdə iştirakın zəruriliyi barədə məlumat verirlər.

Nəticə təkliflər, sorğular, xatırlatmalar, imtinalar və s. formada edilən nəticələrdən ibarətdir.

İş məktubu yazmaq nümunəsi - onun yekun hissəsi aşağıda təqdim olunur. Bu, əsasda qeyd olunan tələbi ümumiləşdirir.

Təqdim olunan bütün məlumatlar optimal şəkildə ardıcıl və qavrayış üçün başa düşülən olmalıdır.

Hər bir e-poçt mərkəzə düzülmüş mesajla başlayır. Bu kiçik hissə son dərəcə vacibdir. Onu seçərkən müəllif nəzərə almalıdır:

• Ünvan sahibinin mövqeyi.
• Münasibətin təbiəti.
• Rəsmilik.
• Etiket.

Məktub nəzakətli forma ilə bitməlidir. Məsələn: “... Gələcək əməkdaşlığa ümid edirəm (dəvət üçün təşəkkür edirəm)...”. Bu ifadələrdən sonra müəllifin imzası gəlir.

Stil

Bütün məktublar rəsmi olmalıdır iş tərzi, rəsmi işgüzar münasibətlər üçün nitq vasitələrindən istifadə deməkdir. Belə bir dilin xüsusiyyətləri aşağıdakı hallarda formalaşır:

• İşgüzar münasibətlərin əsas iştirakçılarıdır hüquqi şəxslər, rəhbərləri və vəzifəli şəxsləri adından məktublar yazılır.
• Təşkilatlarda münasibətlər ciddi şəkildə tənzimlənir.
• Rabitə predmeti şirkətin fəaliyyətidir.
• İdarəetmə xarakterli sənədlərin, bir qayda olaraq, konkret ünvan sahibi olur.
• Çox vaxt təşkilatın fəaliyyəti zamanı eyni hallar baş verir.

Bununla əlaqədar, iş məktubunda olan məlumatlar aşağıdakılardan ibarət olmalıdır:

• Rəsmi, şəxsiyyətsiz, ünsiyyətdə iştirakçılar arasındakı məsafəni vurğulayan.
• Müəyyən bir ünvan üçün nəzərdə tutulmuş ünvan.
• Yazı zamanı cari.
• Etibarlı və qərəzsiz.
• Qəbul edəni hər hansı bir tədbir görməyə vadar etmək üçün səbəb.
• Qərar qəbul etmək üçün tamamlayın.

Tələblər

İş məktubu aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

• Nitq bütün səviyyələrdə standartlaşdırılır - leksik, morfoloji və sintaktik. O, çoxlu növbələri, şərtləri və düsturları ehtiva edir.
• Yazının tonu neytral, təmkinli və sərtdir, emosional və ifadəli dil ifadələrindən istifadə olunmur.
• Mətnin dəqiqliyi və aydınlığı, məntiqi səhvlər olmadan, sözlərin aydınlığı və düşünülmüş olması.
• Qısalıq və qısalıq - əlavə məna daşıyan ifadələrdən istifadə etmədən.
• Təkrarlanan situasiyalar nəticəsində formalaşan dil düsturlarından istifadə.
• Terminlərin, yəni xüsusi anlayışları olan söz və ya ifadələrin istifadəsi.
• Leksik (yəni sözlərin hissələrindən hərflərin çıxarılması ilə əmələ gələn mürəkkəb sözlər: MMC, QOST və s.) və qrafik (yəni qısaldılmış söz təyinatları: gr-n, zh-d və s.) ola bilən abreviaturaların istifadəsi. ).
• Genitiv və instrumental hallarda konstruksiyaların istifadəsi.
• Şifahi isimlərlə ifadələr (“dəstək” əvəzinə “dəstək”).
• Sadə ümumi cümlələrdən istifadə.

Yuxarıdakı iş məktubu nümunələri aşağıda göstərilmişdir Tam versiyası(əsas hissəsi ilə). Məlumat rəsmi iş tərzinin bütün tələblərinə cavab verir.

İş məktublarının növləri

Hər hansı bir konkret məsələ ilə bağlı iş məktubu yazmaq daha yaxşıdır. Bir anda bir neçə məsələni həll etmək lazımdırsa, bir neçə fərqli variant hazırlamaq tövsiyə olunur.

İş məktubları məzmununda ola bilər:

• Müşayiət edən. Belə məktublar adətən sənədlərin hara göndəriləcəyi barədə məlumat vermək üçün lazımdır.
  (İş məktubu necə yazılır? Nümunə əhatə məktubu bu cür sənədi tərtib etməyə ehtiyacı olanlara kömək edəcək.)

• Zəmanət. Hər hansı vədləri və ya şərtləri təsdiqləmək üçün yazılır. Buna zəmanət verilə bilər, məsələn, iş, kirayə haqqı, çatdırılma müddətləri və s.
• Çox sağ ol. Onlar son illərdə daha tez-tez istifadə olunur. Bu cür məktublar tərəfdaşlığın yaxşı tonunu nümayiş etdirir. Onlar adi blankda və ya gözəl çaplı rəngli kağızda verilə bilər.
  (İş məktubu necə yazılır? Təşəkkür sortu nümunəsi həll etdiyi vəzifələrdən asılı olaraq sərbəst formada tərtib edilir. Bu halda məktub öz mahiyyətini ən qısa formada ifadə edir. Belə nümunə, hazırlanmış bir ornament ilə rəngli kağız üzərində, fəxri yerdə şirkətlərin otağında divara asmaq olar.)

• Məlumat.
• ibrətamiz.
• Təbrik edirəm.
• Reklam.

Hərflər də var:

• Əməkdaşlıq haqqında təkliflər. Son dövrlərdə olduqca yaygın olan təşkilatlara göndərilənlər, məsələn, bu nümunə kimi tez-tez promosyon xarakterlidir. Kommersiya məktubları yazmaq kifayət qədər çətindir, bir çox nüansları nəzərə almaq lazımdır ki, onlar buna diqqət yetirsinlər və daha çox maraqlansınlar. Ancaq onu aşağıdakı modelə uyğun etsəniz, onun hər cür uğur şansı var.

• Dəvətlər. Onlar göndərilir, müxtəlif tədbirlərdə iştirak etməyi təklif edirlər. Adətən onlar baş və ya ünvanlanır rəsmi, həm də bütün komandaya ünvanlana bilər.
• İstək.
• Bildirişlər.
• sorğular və daha çox.

Bir məktuba necə cavab yazmaq olar. Misal

Cavab birinci məktubda göstərilən sorğunun təkrarı ilə başlamalıdır. Sonra ona baxılmasının nəticələri verilir və təsdiq və ya imtinanın səbəbi bildirilir. Biznes cavab məktubunda ola bilər alternativ həll gözlənilən məlumat. Adətən aşağıdakı prinsiplərə əməl edir:

• İlk hərf və onun məzmununa keçidin olması.
• Eyni dil deməkdir.
• Müqayisə edilə bilən həcmlər və məzmun aspektləri.
• Müəyyən bir ardıcıllıqla uyğunluq.

Dekor

Antetli iş məktublarından istifadə etməklə yanaşı, onların dizaynında digər incəlikləri də nəzərə almaq lazımdır. Bunlar təfərrüatlar, abreviatura qaydaları, ünvanın yazılışı, başlıq, mətn uzunluğu, sahənin eni və s.

İş məktubunun nümunələri bütün incəlikləri və nüansları nəzərə alaraq onu tərtib etməyə kömək edir. Onlar həm təcrübəsiz işçilər, həm də təcrübəli işçilər tərəfindən istifadə olunur. Nümunələr sayəsində onlar məktubları düzgün yazmağı öyrənir və çox vaxta qənaət edirlər.

GİRİŞ

İşgüzar yazışmalar tərəfdaşlar və ya işçilərlə yazışmadır, fikir mübadiləsi, yeni fikir və təkliflərdir. İş məktubları şəxsi məktublardan ilk növbədə onunla fərqlənir ki, işgüzar məktublar məxfi deyilsə, bir çoxları tərəfindən nəzərdən keçirilmək üçün ictimaiyyətə açıqdır və bu, onlara müəyyən işgüzar təqdimat tərzini tətbiq edir.

Müxtəlif müəssisə, təşkilat və qurumların xarici dünya ilə əlaqəsinin əsas kanallarından biri işgüzar məktubdur. Məktubların köməyi ilə müqaviləqabağı danışıqlar aparılır, müəssisələr arasında münasibətlər aydınlaşdırılır, işgüzar məktublarda qarşılıqlı iddialar, dəvətlər, xahişlər və s. Məktublar maddi dəyərləri və digər vacib sənədləri müşayiət edir.

Və hətta mövcud olmasına baxmayaraq müasir həyat stasionar və mobil telefonlar, faks, E-poçt və İnternet, işgüzar yazışmaların həcmi nisbətən kiçik bir firmada belə hələ də qlobaldır. Buna görə böyük məbləğ göndərilən məktublar onların tərtibinin, dizaynının eyni tipli olmasını tələb edir. Yəni işgüzar məktubun formasının bir növ unifikasiyası tələb olunur. Təşkilatlar və müəssisələr arasında müasir işgüzar yazışmaları təhlil etsək, maraqlı bir məqam aydın olur - katiblərin və işçilərin əksəriyyəti rəsmi vəzifələr iş məktublarının hazırlanması və icrası daxildir, onlar orada hansı detalların olması lazım olduğunu, necə düzgün tərtib olunacağını dəqiq bilmirlər. Bu, hərflərlə işləməyi çətinləşdirir. Mütəxəssislər hesab edirlər ki, hər hansı bir iş məktubu ölçüsü bir səhifədən çox olmamalıdır. Axı, bu məktublar oxumaq üçün uydurma deyil, bu, müştəriyə və ya tərəfdaşa çatdırılmalı və onları müəyyən hərəkətlər etməyə təşviq etməli olan qısa məlumatdır.

İş məktubunun mətni birmənalı olmamalıdır. Məktubların hüquqi əhəmiyyətini nəzərə alaraq, onların dili və üslubu dövlətdəki qanunların və digər normativ hüquqi aktların dili ilə eyni tələblərə cavab verməlidir. “Hər zaman, bütün dövrlərdə dilin birmənalılığı iş kağızı, onun ciddi şəkildə rəsmiləşdirilməsi insanlar tərəfindən hakimiyyətin özbaşınalığının məhdudlaşdırılması vasitəsi kimi qəbul edilirdi. Hələ eramızdan əvvəl V əsrdə qədim Roma plebləri aydın “yazılı” qanunların tətbiqini tələb edirdilər. Kağız üzərində sabit qayda və qaydaların yaradılması da bir çox orta əsr üsyanlarının əsas tələbi idi. Belə qanunlar meydana çıxanda katiblərdən öz ifadələrində tam dəqiqlik, formaya hərtərəfli riayət etmək tələb olunurdu. Əks halda, sənəd hüquqi qüvvəsini itirəcək.

İş məktublarının üslubunun və formasının birləşməsi tamamilə hər şeyə təsir göstərir: lüğət, morfologiya ilə sintaksis, qrafika, durğu işarələri.

İş məktubunun tonu da vacibdir: quru və həssas olmamalıdır. Ən yaxşısı, məktubda ləyaqət və dostluq, əməkdaşlıq etmək və divarlar deyil, körpülər qurmaq istəyi varsa.

Hər hərf özünün arxasınca düşür öz məqsədi, buna görə də, bu məqsədə ən yaxşı şəkildə çatacaq bir dildə yazılmalıdır. Bir müddət əlaqədə olan insanlar arasındakı yazışmalar ilk dəfə əlaqə saxlayan müxbirlər arasındakı yazışmalardan daha az rəsmi ola bilər.

Məktubdakı mesaj sadə və təbii dildə ifadə edilməlidir. Çox vaxt məktublarda çoxdan bütün mənasını itirmiş ifadələr və ifadələrdən istifadə edirlər. Belə ifadələrdən çəkinmək lazımdır, çünki onlar, birincisi, köhnəlmiş, ikincisi, üslubun aydınlığını pozur.

Hədəf:

İş məktubunun tərtibini və icrasını təhlil etmək;

İş məktublarının növlərini və növlərini öyrənin.

Tapşırıqlar:

1. Bu mövzuda mövcud olan ədəbiyyatı və normativ sənədləri öyrənmək və təhlil etmək.

2. “İşnamə”, “forma”, “rekvizit” anlayışının mahiyyətini açmaq və s.

3. İşgüzar məktubun mətninin tərtibatı üçün tələbləri nəzərdən keçirin

4. İş məktublarının növlərini nəzərdən keçirin.

Yazmaq üçün kurs işi təşkilatın xarici dünya ilə münasibətlərinin müxtəlif aspektlərinə aid sənədlərin növlərini və formalarını (tərəfdaşlar və rəqiblər) ehtiva edən ədəbiyyatdan istifadə edilmişdir. kommersiya fəaliyyəti, dövlət, regional və bələdiyyə orqanlarının müxtəlif instansiyaları, müştərilər, vətəndaşlar və onların nümayəndələri və s.). Xüsusilə, xarici iqtisadi fəaliyyətlə bağlı sənədlərin işlənməsi qaydası nəzərdən keçirilir.

haqqında məlumat hüquqi tənzimləmə V Rusiya Federasiyası informasiya ilə işləmək, işgüzar yazışmalar üçün dildən istifadə, ünsiyyət sahəsində münasibətlər.

Kurs işi girişdən, iki hissədən və nəticədən, istifadə olunan istinadlar siyahısından və işə tətbiqlərdən ibarətdir.

Əsərin birinci hissəsində "İş məktubunun tərtibi və icrası": rəsmi yazışma mədəniyyəti təşkilatın blankından başlayır. Antetli kağızdır vizit kartı təşkilat, hansı düzgün dizaynünvan sahibi, onun haqqında kifayət qədər dolğun məlumat almağa imkan verir hüquqi əsas dövlət və idarəetmə sistemində yer tutur. Forma sənəddə olan məlumatlara rəsmi xarakter verir, sənədin icrasını və sonrakı istifadəsini asanlaşdırır. Sənədi üçüncü tərəf təşkilatlarına göndərərkən formaların istifadəsi məcburidir.

İşgüzar yazışmalar ünsiyyət prosesidir, ona görə də onu apararkən aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:

Mesajın mahiyyətinin onun müəllifi tərəfindən başa düşülməsi və ya şərh edilməsi;

Hədəf parametrləri, ünvan sahibinin maraqları və həssaslığı;

Mətni təqdim etmək üçün sadalanan üsula uyğundur.

Əsərin ikinci hissəsində "İş məktublarının növləri və növləri": biznesin aparılmasında məzmun zənginliyi və fəaliyyət formalarının müxtəlifliyi istər-istəməz müvafiq müxtəlif işgüzar məktubların yaranmasına səbəb olur. Müəyyən dərəcədə şərtiliklə, bütün iş yazışmaları qruplara bölünür.

İşgüzar yazışma qrupları:

· Məlumatların yayılması ilə bağlı məktublar.

· Müraciətlərlə bağlı məktublar.

· Məktublar-cavablar.

· Şikayət məktubları.

· Şəxsi iştirakın ifadəsi ilə bağlı məktublar.

· Qapaq məktubları.

Nəticələr kurs işinin əsas nəticələrini ehtiva edir

Fəsil 1

1.1 İş məktubunun formatlaşdırılması

1.1.1. blank

Hər bir sənəd mətndən əlavə ayrıca məlumat elementlərini ehtiva edir ki, bunlar da rekvizitlər adlanır (imza, möhür, tarix və s.). Prop tam məlumat komponentidir, yəni. yerli mövzu ilə bağlı tam məlumatları ehtiva edir: müəlliflik, oxumaq imkanı, saxlama yeri və s. Detallar ola bilər qrafik (gerb, möhür, gerb), lakin əsasən mətn . Mətn detalları ola bilər sadə , bir və ya iki sözdən və rəqəmlərdən (vərəq nömrəsi) və ya mürəkkəbdən ibarət olan, öz növbəsində, bir neçə kifayət qədər müstəqil hissələri (sertifikasiya ştampları, təsdiq, ünvançı və s.) ehtiva edir.

Detalların detallarının bir hissəsi əvvəlcədən gələcək sənədlərin şablonuna (formasına) daxil edilə bilər, buna deyilir daimi hissəsi . Əlavə, dəqiqləşdirici məlumatlar bu halda yalnız müəyyən bir sənəd tərtib edildikdə və çağırıldıqda daxil edilir dəyişən hissə .

Müəyyən bir sənəd üçün onların nisbi mövqeyinin tərifi ilə təfərrüatların toplusu onundur forma . Vahid sənədləşdirmə sistemi və ya bir qrup sənəd yaratarkən, adətən, hazırlanır layout açarı . Layout Key edir qrafik modeliçoxsaylı sənədlərin qurulması. Bu sənədlər qrupuna xas olan detalların kağız formatlarını, haşiyə ölçülərini, bütün hissələrinin yerini (daimi və dəyişən) təyin edir və onların yerləşdirilməsi üçün tələb olunan sahəni müəyyənləşdirir.

Müəyyən növ sənədlərin (məktublar, protokollar, aktlar və s.) xarakterik forması deyilir model forması .

Dövlət standartı QOST 6.10.5-87 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Layout formasının tikintisi üçün tələblər müəyyən edilir:

Kağız ölçüləri: üfüqi (landşaft) və şaquli (portret) mətnlə A3-dən A6-ya qədər ( hərflər üçün yalnız A4 və A5 formatlarından istifadə olunur L) ;

Xidmət sahələri: sənədləşmə sahəsi - 20 mm-dən az olmayan, yuxarı, aşağı və sağ kənarlar - 10 mm-dən az olmayan;

Sənədlərə hüquqi qüvvə verən rekvizitlərin tərkibi və qeydiyyatı qaydaları.

Hər bir sənəd üçün xüsusi detallar dəsti onun növü və növü ilə müəyyən edilir. Təfərrüatların bir hissəsi növündən asılı olmayaraq hər bir sənəd üçün məcburidir, onlar daimi adlanır və çap qurğusundan istifadə edərək standart bir kağız vərəqində mətbəə üsulu ilə əvvəlcədən tam və ya qismən tətbiq olunur. kompüter sistemi və ya (daha nadir hallarda) xüsusi möhür və sənədin rəsmi formasını təşkil edir.

16aprel

Salam! Bu yazıda iş məktubları haqqında danışacağıq.

Bu gün öyrənəcəksiniz:

1. İşgüzar yazışmalar niyə aktuallığını itirməyib;
2. İş məktubları nədir və onlar necə tərtib olunur;
3. İş məktubunu necə yazmaq olar.

İndi pəncərələrimizdən kənarda - vaxt yüksək texnologiya və internet. Amma işgüzar yazışmalar öz əhəmiyyətini və aktuallığını itirməyib, sadəcə olaraq başqa mediaya keçib. İş məktublarını tərtib etmək və formatlaşdırmaq nə üçün vacibdir, gəlin bu gün danışaq.

Niyə işgüzar yazışmalara ehtiyacınız var

Əvvəla, bu, işçilər və ya biznes tərəfdaşları ilə fikir, təklif və düşüncə mübadiləsi aparmaq imkanıdır. Yazışmaların köməyi ilə iddiaları, sorğuları bildirir, şirkətlər arasında yaranan anlaşılmazlıqlara aydınlıq gətirirlər.

İşgüzar yazışmalar məmurların növlərindən biridir.

İş məktubları və digərləri arasındakı fərqlər

Əsas fərqlər aşağıdakılardır:

• Təqdimat tərzi;
• Duyğuların canlı ifadəsinə imkan verməyən lüğət;
• Dərc edilib rəsmi blankşirkətlər;
• Şrift çox kiçik deyil, lakin böyük deyil, mətn boyu eynidır;
• Nadir hallarda 1 səhifədən çox yer tutur;
• Ciddi rəsmi tabeçiliyin olması.

İş məktublarının növləri

Bütün iş məktublarını şərti olaraq bir neçə qrupa bölmək olar. Hər biri üzərində daha ətraflı dayanacaq və qısa təsvir verəcəyik.

Cavab verməsi lazım olmayan məktublar.

• Zəmanət məktubu;
• müşayiət edən;
• Məlumat;
• Xəbərdarlıq məktubu;
• Xatırlatma məktubu.

Cavab tələb edən məktublar.

• Apellyasiya;
• Təklif;
• sorğu;
• Tələb;
• Müraciət.

qeyri-kommersiya məktubları.

• dəvət məktubu;
• başsağlığı məktubları;
• Təşəkkür məktubları;
• Bir şey haqqında məlumat verən məktublar;
• Tövsiyələri ehtiva edən məktublar;
• zəmanət məktubları;
• Malların qəbulunu, xidmətin göstərildiyini təsdiq edən məktublar və s.;
• Müxtəlif hallarda təbrik məktubları;
• Ərizə məktubu;
• Təlimat məktubları;
• Qapaq məktubları.

Kommersiya məktubları.

Adətən onlar müqavilə bağlanmazdan əvvəl, eləcə də müqavilənin qüvvədə olduğu müddətdə istifadə olunur.

Bunlara daxildir:

• sorğulara cavablar olan məktublar;
• birbaşa sorğu;
• - əqd bağlamaq və ya müqavilə bağlamaq təklif olunduğu məktub;
• iddia;
• Xatırlatma;
• Müqavilələrə xitam verilməsi və ya öhdəliklərin yerinə yetirilməsi zərurəti barədə xəbərdarlıq ehtiva edən məktub və s.

Quruluşa görə təsnifat haqqında danışırıqsa, iş məktublarının 2 növü var:

• Müəllifin mətnini ehtiva edən və sərbəst formada yazılmışdır;
• Ciddi bir nümunəyə uyğun tərtib edilmişdir.

Müraciət edənlər tərəfindən.

• Circular - bir neçə alıcıya göndərilən məktub;
• Normal - bir şəxsin adından bir ünvana göndərilir;
• Kollektiv - bir ünvana göndərilir, lakin bir neçə şəxsdən.

Məktublar göndərildikləri formaya görə də bölünür:

• Faks mesajı kimi göndərilir;
• e-poçt vasitəsilə göndərilir;
• Adi zərflərdə göndərilənlər.

Məktubların elə növləri var ki, etik səbəblərə görə onları çap etmək əvəzinə əl ilə yazmaq lazımdır. Bu, başsağlığı və təbriklərə aiddir.

Düzgün dizayn sirləri

Məktubun mətni giriş, əsas və yekun hissələrə bölünür. Onlar bir-biri ilə məntiqi əlaqədədirlər. Giriş hissəsinə məktubun yaranmasına səbəb olan hallar, əsas hissə isə məzmunun özüdür. Yekun hissədə sorğu, imtina və s. ifadə edilən nəticələr yekunlaşdırılır.

Ümumiyyətlə, bütün məsuliyyətlə işgüzar yazışmaları sənət adlandırmaq olar, çünki onu bütün tələblərə uyğun olaraq düzgün aparmağı öyrənmək lazımdır. Axı, biz çox vaxt yalnız məlumatın aydın şəkildə təqdim edilməsi haqqında düşünürük, lakin məktubun şirkətin siması sayıla biləcəyini unuduruq.

Stilistika.

Hər bir məktub ciddi işgüzar üslubda saxlanılır, rəsmi sənədlər üçün xarakterik olan nitq vasitələrindən istifadə olunur.

Məlumatın təqdim edilməsinə dair tələblər.

Məktubda olan bütün məlumatlar aşağıdakı kimi göstərilmişdir:

• Ünvanlı, müəyyən bir şəxs üçün nəzərdə tutulmuşdur;
• Yazı tarixindən etibarən bütün məlumatlar aktual olmalıdır;
• Etibarlı;
• Qərəzsiz;
• Mübahisə etdi;
• Mümkün qədər ki, onun əsasında qərar qəbul etmək mümkün olsun.

forma.

İlk növbədə, məktub şirkət üçün markalanmış blankda tərtib edilir.

• İş məktubu yazmaq üçün A4 vərəqlərindən istifadə olunur;
• Formanın sol kənarı ən azı 3 sm olmalıdır, çünki bir müddət sonra onlar bağlayıcıya göndəriləcəklər;
• Şirkətin adı, hüquqi və faktiki ünvanı, elektron poçt ünvanı göstərilir;
• Standart şriftdən istifadə etmək daha yaxşıdır Times New Roman, ölçüsü 12. Ən optimaldır və oxuyanda yaxşı qəbul edilir;
• Antetli blankdan istifadə etmədən iş məktublarının verilməsinə icazə verilir, bundan sonra formadan məlumat vermək lazımdır.

Əgər məktubda sual altında O böyük sövdələşmələr maliyyə və ya başqa xarakterli məxfi məlumatlarla bağlı belə məktubları faks və ya ünvana göndərin elektron formatda Məsləhət deyil. Köhnə üsulla, adi bir kağız zərfdə daha yaxşıdır.

Nömrələmə.

Məktub bir neçə səhifədən ibarətdirsə, ikincidən başlayaraq nömrələnir. Rəqəmlər ərəb rəqəmləri ilə yuxarıda ortada yazılır. Nömrənin yanında heç bir nöqtə qoymayın.

Parçalara bölünmə.

Bu məktubu paraqraflara bölmək deməkdir. Mətn davamlı bir axınla getməməlidir, buna görə də sadəcə qəbul edilməyəcəkdir. Paraqraflara bölməklə bir fikrin harada bitdiyini, digərinin harada başladığını görə bilərsiniz.

Düzəlişlərin mövcudluğu.

Düzəlişlər və yazı xətaları, eləcə də silinmələr arzuolunmazdır. Məktub düzgün tərtib edilməli və mətn 1,5 - 2 intervalla çap edilməlidir.

İstifadə olunan detallar.

Biz yalnız əsaslarını göstərəcəyik, çünki onlar haqqında bir az əvvəl qısaca danışdıq:

• Müəssisə dövlətə məxsusdursa, Rusiya Federasiyasının gerbi istifadə olunur. Rəsmi formanın ortasında yerləşir;
• Şirkətin tam adı;
• Faks və telefon nömrələri;
• Bank hesab nömrəsi;
• Ünvan - üstəlik, nominativ halda ünvançı şirkətin adı istifadə olunur, alıcının vəzifəsini və soyadını göstərmək üçün tarix hərfindən istifadə edin;
• Əgər alıcı varsa akademik dərəcə və ya rütbəsi, onu şəxsin soyadından əvvəl göstərin;
• İstənilən rekvizit yeni sətirdə və böyük hərflə yazılır.

Görüşdən sonra iş məktubu

xərclədin iş görüşməsi, üçün müəyyən perspektiv var idi. Bunu məktubda necə əks etdirəcəyik, daha sonra müzakirə edəcəyik.

1. Əvvəla, məktubun əvvəlində, görüşdən bir neçə gün keçsə belə, potensial tərəfdaşla ünsiyyətinizin tarixinə və vaxtına baxın.
2. Səhvlərdən və ya həddindən artıq mürəkkəb ifadələrdən çəkinin: məktubu qısa və aydın edin, ancaq alıcının onu oxumaq istəyi olsun.
3. Söhbətin nədən getdiyini qeyd edin. Məsələn: " Venesiya üslublu vazanın nə qədər olacağını müzakirə etdik”.
4. Məktub alan şəxsin görüşün mövzusuna münasibət bildirdiyinə əmin olun.
5. Telefonla əlaqə saxlaya biləcəyiniz və ya şəxsən görüşə biləcəyiniz vaxtı göstərin.
6. Alıcıya onunla əməkdaşlıq gözlədiyinizi söyləyin: " Davamına ümid işgüzar münasibət səninlə«.
7. Məktubu aşağıdakı və ya oxşar ifadə ilə bitirin: İLƏ Ən xoş arzular Sizə...».

E-poçt iş məktubları

Onların dizaynına olan tələblərə məhəl qoymamaq mümkün deyil, çünki indi kağızdan daha çox elektron formada məktublar verilir. Axı 21-ci əsrdir.

Biznes e-poçtu hazırlamaq çətin deyil, qeydiyyat üçün tələblər ənənəvi məktublarla eynidir. Yeganə odur ki, belə bir məktubun həmişə başlığı (və ya mövzu xətti) olmalıdır ki, o, sadəcə olaraq sənədləşmə axınında itməsin.

Bundan əlavə, belə bir məktuba cavab verildikdə, məktubun mövzusunu dəyişdirməmək daha yaxşıdır, buna görə də nəyin təhlükə altında olduğunu tez başa düşəcəksiniz. e-poçtlarçox alırsınız.

Həmçinin, bu cür məktublara əlavələr hazırlayarkən ən müasir proqram təminatından istifadə etməməlisiniz, sizin ünvanınızın da eyni olması faktdan uzaqdır. Əgər orada deyilsə, məktub sadəcə açılmayacaq.

Biznes e-poçtu yazarkən ifadələrdən istifadə etməyin. Texnologiya əladır, amma yazarkən iş dilindən istifadə edin.

Məktuba cavab vermək üçün son tarix nədir?

Məktub cavab tələb edən kateqoriyaya aiddirsə, nə vaxt cavab veriləcəyi məktubda olan məlumatdan asılıdır:

• Əgər sorğu alsanız, alındığı tarixdən sonrakı üç gün ərzində onun qəbul edildiyini təsdiqləyin. Yekun cavab isə bir ay ərzində verilə bilər;
• Söhbət başsağlığından gedirsə, kədərli hadisə baş verəndən sonra on gün ərzində göndərilə bilər;
• Təntənəli tarix haqqında öyrəndiyiniz andan 8 gün ərzində təbrik göndərməyə icazə verilir;
• Haqqında danışsaq ümumi qaydalar yaxşı forma, onda yeddi gün ərzində məktublara cavab vermək daha yaxşıdır.

İş məktubu necə yazılır: kompleks haqqında sadə dil

İş məktubu ilə şəxsi yazışmaları fərqləndirin. Bu fərqlərin nə olduğu haqqında bu gün artıq bir dəfədən çox danışmışıq, onları unutmaq olmaz. İndi mərhələli şəkildə məktub yazmağa baxaq.

Mərhələ 1. Ünvanı göstərin.

Formanın yuxarı sağ küncündə məktubu ünvanladığımız şəxsin soyadını, baş hərflərini və vəzifəsini yazırıq. Ünvan sahibi təşkilatdırsa, onun hüquqi ünvanını göstərin.

Mərhələ 2. Apellyasiya.

Formanın ortasına qoyuruq. İxtisarlar və ləkələr olmadan, hörmətli şəkildə həyata keçirilir.

Misal: Hörmətli (adı, atasının adı)! Həmçinin, ünvana müraciət onun mövqeyi göstərilməklə həyata keçirilə bilər. Amma bir insana adı ilə müraciət etdikdə bu, psixoloji gərginliyi azaldır, işgüzar münasibətlərin sabit və qurulduğundan xəbər verir.

Mərhələ 3. Məqsəd bəyanatı.

Məktubun məqsədini, mahiyyətini və əsas fikirlərini izah edin. Bu hissə əsasdır. Nə demək istədiyinizi yazın, müraciətin səbəbi nədir. Ancaq rəsmi və neytral üslubu unutma.

Mərhələ 4. Təkliflər, tövsiyələr vermək.

Demək olar ki, hər hansı bir iş məktubu ünvan sahibinin ona cavab verəcəyini nəzərdə tutur. Bu, əsasən, yalnız məlumat xarakterli məktublarla tələb olunmur. Buna görə də, yalnız problemi təsvir etməyin, həm də onun necə həll oluna biləcəyini təklif edin.

Şikayət etsəniz, müəyyən tədbirlərin görülməsini xahiş edin, lakin əməkdaşlıq etməyi təklif edirsinizsə, bizə hansı variantların mövcud olduğunu bildirin.

Sadə dillə desək, məktubu alan şəxs nəinki ondan nəsə istəmələrini görməli, həm də bunun necə edilə biləcəyini başa düşməlidir.

İş məktubunu necə bitirmək olar

İş məktubu mükəmməl şəkildə yazılmalıdır. Orfoqrafiya qaydalarına əməl olunmazsa, bu, bütövlükdə şirkətin reputasiyasına mənfi təsir göstərə bilər. Buna görə də, indi iş məktubunun yekun hissəsinin dizaynı üzərində daha ətraflı dayanmağı təklif edirik.

Məktubun sonunda əvvəllər deyilənlərin hamısını ümumiləşdirin. Ancaq nəticələri 10 cümlə üzərində uzatmağa dəyməz, axır ki, iş məktublarında qısalıq və yığcamlıq qiymətləndirilir. Özünüzü sadə ifadələrlə məhdudlaşdırmaq daha yaxşıdır.

Sonluğun əsası kimi 2 göstərici qoyacağıq: mümkün qədər nəzakətli və düzgün olmalıdır. Onu necə qurmaq üçün müxtəlif variantlar var.

Budur bəzi nümunələr:

• Diqqətiniz və ya köməyiniz üçün təşəkkür edirik: Çox sağ ol! (İcazə verin, sizə təşəkkür edim…);
• Gələcəyə ümidlərinizi ifadə edin: Qarşılıqlı faydalı əməkdaşlığa ümid edirik (Yaxın vaxtlarda cavab alacağımıza ümid edirik...);
• Bir şeyin ünvan sahibinin zəmanəti ilə bir ifadə qura bilərsiniz: Sizinlə əməkdaşlıq etməkdən şad olarıq;
• Müraciət edin: Nəticələri bildirin;
• Yaranan narahatlığa görə üzr istəyirik: Materialın ödənişində gözlənilməz gecikmə üçün üzr istəyirəm.

Alıcı ilə necə vidalaşmaq olar.

Yazışmaların rəsmi olmasına baxmayaraq, müxtəlif yollarla vidalaşa bilərsiniz.

Burada bir neçə variant var:

• Sizə hörmətlə…;
• Sizə uğurlar arzulayıram...;
• Ən xoş arzularla…

İmzanı düzgün qoyduq.

Məktubu imzalayarkən vəzifənizi, adınızı və soyadınızı göstərin. Əgər belə bir ifadənin uyğunluğuna şübhə edirsinizsə: " Hörmətlə" - sadəcə istifadə etməyin.

İmzada kontaktlarınızı, əlavə telefon nömrənizi və ya göstərə bilərsiniz e-poçt ünvanı, beləliklə, siz alıcıya onunla ünsiyyətə və əməkdaşlıq etməyə hazır olduğunuzu nümayiş etdirirsiniz.

Məqaləmizin növbəti hissəsində ingilis dilində iş məktubları haqqında danışmaq istərdim.

Biznes məktubları ingilis dilində

Belə məktubların tərtib edilməsi üçün heç bir tənzimlənmiş forma yoxdur. Hər şey məktubun məqsədinin nə olduğundan və alanın kimliyindən asılı olacaq. Burada tərtib etmək üçün bəzi qısa təlimatlar verilmişdir.

Yazı tarixi.

ABŞ-da yazsaq, tarixin göstərilməsində əvvəlcə ayı, sonra günü və yalnız sonra ili qoyuruq. Böyük Britaniyada olarsa - tarix Rusiya Federasiyasındakı kimi qeyd olunur. Eyni zamanda, ayı hərflərlə yazın, qarışıqlıqdan qaçın.

Alıcı təfərrüatları.

• Bir kişiyə yazsanız, əlaqə saxlayın: Cənab (soyadını daxil edin);
• Əgər evli qadın: Xanım (soyadını daxil edin);
• Evli olmayan xanımlar üçün: Miss (soyadını daxil edin);
• Əgər xanımın statusunu bilmirsinizsə: Xanım (soyadını daxil edin).

Ünvan göstəricisi.

Sifariş Rusiya Federasiyasında qəbul edilənin əksinədir: ofis, ev nömrəsi, küçə adı, poçt kodu, əyalət adı (ABŞ-da yazsaq), mahal adı və ölkə adı (Böyük Britaniyada yazsaq).

Alıcı ilə necə əlaqə qurmaq olar.

Standart zənglər:

• Əziz xanım;
• Hörmətli cənab;
• Hörmətli cənab və ya xanım;
• Hörmətli Xanım;
• Əziz.

Müraciətdən sonra vergül (İngiltərəyə yazsaq) və ya iki nöqtə (ABŞ-da yazsaq) qoyuruq. Nida işarəsi dəst qəbul edilmir.

Mövzu.

Məktubun mövzusunu, eləcə də Rusiya Federasiyasında göstərdiyinizə əmin olun.

Əsas mətn.

Onu paraqraflara bölün. Və ya hər cümləni yeni sətirə yazın.

Necə vidalaşmaq olar

Məsələn, bu kimi: Dəstəyiniz üçün təşəkkür edirik, biz sizinlə qalırıq”- Təşəkkür edirəm, sizə həsr olunmuşam ... baxmayaraq ki, daha az rəsmi ola bilər.

İmza formatı.

Biz vida ilə bəndin altına imza qoyuruq, soyadımız və adımızı, şirkətin adını və vəzifəmizi göstəririk.

Tətbiqlərin layihələndirilməsi.

Hər hansı bir sənəd əlavə edirsinizsə, məktubun sonunda bunu göstərin: " Enc." və tətbiqləri siyahıya alın.

Nə kapitallaşdırmaq.

• soyadlar və inisiallar;
• Şirkət adları;
• Şəhərlərin, əyalətlərin və s. adları;
• Tutduğu vəzifəni ifadə edən hər hansı sözlər;
• Vidada ilk sözlər;
• Giriş nitqi.

Söhbəti bitirməzdən əvvəl rus və ingilis dillərində iş məktublarından nümunələr verəcəyik.

Nümunə iş məktubları rus və ingilis dillərində

Nəticə

Yekun olaraq demək istərdim ki, işgüzar məktub istənilən fəaliyyət sahəsində ünsiyyət vasitəsidir. Düzgün yazılsa, şübhəsiz ki, şirkətinizi müsbət mənada təqdim edəcəkdir.

Digər tərəfdən, səliqəsiz, səhvlərlə yazılmış məktub ən çox məhv etməyə qadirdir perspektivli biznes. Hərfləri düzgün yazın və bunu necə edəcəyinizi sizə izah etməyə çalışdıq.

Bilik bazasında yaxşı işinizi göndərin sadədir. Aşağıdakı formadan istifadə edin

Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.

Oxşar Sənədlər

İş məktubunun məqsədi, növləri, hazırlanması və icrasına dair tələblər. Bu idarəetmə vəziyyətində əsas fəaliyyət üçün əmrin tərtib edilməsi və icrası. İşgüzar məktubların təsnifatı və iddia məktubunun tərtibi. Mətnin təqdimat formaları.

test, 08/05/2015 əlavə edildi


İş məktubunun stilistik strukturunun inkişafı. Rəsmi məktubun forması və təfərrüatları. Məktubun mətninin quruluşu və ölçüsü. Kompilyasiya və dizayn nümunələri müxtəlif növlər iş məktubları. Hesabat və izahat qeydi. Protokol, akt, arayış.

test, 24/11/2010 əlavə edildi


İşgüzar məktubların tərtibi və yazılması qaydaları, onların növləri, təsnifatı, tələbləri. İş məktubunun strukturu, hazırlanma mərhələləri; hədəf təyini, arqumentasiya xarakteri və mətnin tərkibi; etiket icazələri, dil, üslub, dizayn.

hesabat, 24/12/2011 əlavə edildi


Rəsmi yazışma forması kimi iş məktubu. Bir faktı, hərəkəti və ya vəziyyəti etiraf etmək üçün təşəkkür məktubundan istifadə edin. İş məktublarının ən çox yayılmış növləri. Xidmətlə bağlı iddia irəli sürmək üçün şikayətdən istifadə.

mücərrəd, 03/11/2014 əlavə edildi


Beynəlxalq məktubun təfərrüatlarının qeydiyyatı üçün tələblər. Xarici tərəfdaşa malların tədarükü üçün sorğu məktubunun tərtib edilməsi və ona cavab verilməsi. Xarici və ya Rusiya tərəfdaşı tərəfindən müqavilə şərtlərinin lazımınca yerinə yetirilməməsi ilə əlaqədar bildiriş məktubu.

test, 21/04/2011 əlavə edildi


Xidmət məktublarının növləri və təyinatı; onların dizaynına olan tələblər. İcarə (əmlak icarəsi) müqaviləsinin və əhatə məktubunun tərtib edilməsinə nümunə baş direktora müəssisələr. CV və işə müraciətlərin hazırlanması qaydaları.

test, 19/09/2014 əlavə edildi


Kütləvi informasiya vasitələri ilə əlaqələrin genişləndirilməsi, sərgi və yarmarkalarda iştirak üçün mətbuat konfranslarının təşkilinin xüsusiyyətləri. İdarəetmə fəaliyyətinin mərhələləri və müvafiq sənədlərin hazırlanması. Xidmət məktubu növü kimi zəmanət məktubu nümunəsinin yaradılması.

test, 28/11/2011 əlavə edildi


Xidməti məktubların konsepsiyasının və əsas növlərinin öyrənilməsi. İş məktubunun mətninin formatlaşdırılması və tərtib edilməsi qaydalarını öyrənmək. Xüsusiyyət təhlili işgüzar ünsiyyət xarici tərəfdaşlarla. Xarakterik beynəlxalq standartlar kommersiya sənədləri üçün.

test, 11/09/2013 əlavə edildi

- fəaliyyətlərini həyata keçirmək prosesində qurumlar arasında əlaqə vasitəsi kimi xidmət edən məzmunca müxtəlif ümumiləşdirilmiş ad.

Məktub məlumat mübadiləsinin ən geniş yayılmış üsuludur, mətnin ötürülmə üsulu ilə seçilən ən müxtəlif məzmunlu sənədlərin böyük bir qrupunu birləşdirir ( poçtla). Məktublar hər hansı bir qurumun daxil olan və gedən sənədlərinin əsas hissəsini təşkil edir və bir çox çeşiddə olur.

Hərflərin növləri:

• ibrətamiz;
• müşayiət edən;
• məlumat;
• zəmanət;
• reklam;
• iddia;
• Arbitraj;
• təsdiq məktubları;
• xatırlatma məktubları;
• bildiriş məktubları;
• sorğu məktubları.

Məktublarda təntənəli mərasimlərdə təbriklər, arzular, salamlar ifadə edilir. Məktublar dramatik və faciəvi vəziyyətlərdə iştirak və başsağlığı ifadəsi kimi göndərilir.

Məktub bu tip sənəd üçün xüsusi hazırlanmış formada tərtib edilir. A4. Məktubun mətni yeddi sətirdən çox olmadıqda, hərflər üçün formatdan istifadə etməyə icazə verilir A5.

Məktubun tarixi imzalanma tarixidir.

Məktubun mətni sxemə uyğun olaraq qurun:

• giriş (burada məktubun yazılma motivləri, hadisələrə istinadlar, faktlar, yuxarı qurumların qərarları və məktubun yazılması üçün əsas olmuş digər amillər göstərilir);
• sübut (burada məktubda göstərilən məsələnin əsaslandırılmasını bildirirlər);
• nəticə (sadalanan nəticələr, sorğular, tələblər, təkliflər).

Tez-tez sənədləşmə praktikasında mətnin bir son hissəsini izahat olmadan ehtiva edən məktublar istifadə olunur.

Həcmi baxımından məktubun mətni, bir qayda olaraq, bir səhifədən çox olmamalıdır.

Tərtibatın məqsədi və istiqaməti hərflər, bir qayda olaraq, həvəsləndiricilərə endirilir, buna görə də mətn üçün əsas tələblər: aydınlıq, aydınlıq, qısalıq. Yazışma təcrübəsi məktubların tərtibi və formatlaşdırılması zamanı əməl edilməli olan bir neçə ümumi qaydalar işləyib hazırlayıb.

Məktub bir məsələyə həsr olunmalıdır ki, bu da onların emalı üzrə əməliyyatları asanlaşdırır və ünvanlandığı təşkilatda icrasını sürətləndirir.

Məktubun mətni, bir qayda olaraq, üçüncü şəxsin təkində ifadə edilir, məsələn: "Məktəbin imkanı yoxdur ...", "Gələn ildə məktəb təklif etmir ...", və s.

Rəsmi məktubların hüququ, bir qayda olaraq, rəhbərə, onun olmadığı dövrdə (xəstəlik, məzuniyyət, ezamiyyətdə) onun müavininə və ya rəhbərin vəzifəsini icra edən vəzifəli şəxsə məxsusdur. Hazırda məktublar təkcə poçtla deyil, həm də teleqraf, faks, kompüter şəbəkələri(E-poçt).

Sənədin ötürülmə üsulundan asılı olmayaraq istifadə edin vahid tələblər onun tərtibinə və dizaynına (bax. Şəkil 3.7).