Ofis ləvazimatlarının ucuz qiymətə topdan satışı. Dəftərxana ləvazimatlarını topdan al

IN böyük şirkətlər Hər il on minlərlə kontragentlə yazışmalar aparılır və daxili sənədlər minlərlə işçi tərəfindən yaradılır. Bəzi yazışmalar kağız şəklində qəbul edilə və işlənə bilər. Elektron ofis idarəetmə sistemləri şirkətlərə iş səmərəliliyini bir neçə dəfə artırmağa və bütün sənədlərin vahid anbarını yaratmağa kömək edir.

"Ofis" kağız sənədlərlə işləməyin bütün dövrünü əhatə edir: giriş və qeydiyyatdan arxivə təqdim edilməsinə qədər. Funksionallıq tam uyğundur rus standartları ofis işləri, əksər "əl ilə" əməliyyatları avtomatlaşdırmağa imkan verir.

İşlərin və qeydlərin siyahısının aparılması

İşlərin nomenklaturasının təsdiq edilmiş tərkibi sistemin xüsusi kataloqunda saxlanılır. Mərkəzləşdirilməmiş sənədlərin qeydiyyatı zamanı qeydiyyat yerləri struktur bölmələr daxilində verilir.

İşlərin nomenklaturası

Hər bir nomenklatura faylı üzrə sənədləri arxivə köçürmək üçün hazırlayarkən siz avtomatik olaraq faylın üz qabığını, habelə sənədlərin siyahısını çap edə bilərsiniz. Arxiv saxlamağa hazırlaşmaq və arxivdə axtarış aparmaq vaxtı bir neçə dəfə azalır.

Sənədlərin qeydiyyatı

Sənədi DIRECTUM-a daxil etmək üçün qeydiyyat və nəzarət kartının (RCC) tələb olunan sahələrini doldurun və qeydiyyat nömrəsi avtomatik olaraq təyin olunacaq. Çevik nömrələmə sistemi hər bir qeydiyyat jurnalının kontekstində özbaşına və avtomatik olaraq sənədə nömrə təyin etməyə imkan verir. Nömrə şöbə kodunu, jurnal kodunu və ya hər hansı birini ehtiva edə bilər zəruri detallar. Həllin həyata keçirilməsi ilə sənədin qeydiyyatı üçün orta vaxt 35-50% azalır.

RKK nümunəsi

RKK-da ilkin məlumatlar (bölmə, qeydiyyat tarixi, qeydiyyat nömrəsi və s.), eləcə də hər hansı bir kağız sənədin vəziyyəti, məsələn, yeri haqqında məlumatlar var. Sənədi şöbələr arasında köçürərkən hər bir qeydiyyat yerinin öz RCC var. Siz yaradılmış RCC-lər zənciri vasitəsilə şirkət daxilində kağız sənədin hərəkətini izləyə bilərsiniz.

Siz həmçinin RKK-ya sənəd və ya onun skan edilmiş şəklini əlavə edə bilərsiniz. Böyük həcmdə sənədləri tez qeyd etmək üçün DIRECTUM Capture Service axın daxiletmə xidmətindən istifadə olunur. O, sənədləri daxil etməyin müxtəlif yollarını dəstəkləyir: ələ keçirmək E-poçt və ya fayl sistemindən (məsələn, skanerdən).

RKK-nın yaradılması və məlumatların doldurulması funksiyası Ario-nun intellektual mexanizmlərinə ötürülə bilər. Sənədi aldıqdan sonra müstəqil şəkildə təsnif edir, mətni tanıyır və RCC-ni çıxarılmış əhəmiyyətli məlumatla doldururlar. Katib yalnız doldurulmanın düzgünlüyünü yoxlaya bilər. Bu, qeydiyyat vaxtını daha da azaltmağa və gündəlik əməliyyatların sayını azaltmağa imkan verir.

Daxil olan sənədlərin yoxlanılması və icrası

Daxil olan sənədi qeydiyyata aldıqdan sonra məmur onu bir neçə kliklə baxılmaq üçün menecerə göndərir. Sənədə baxışın nəticələrinə əsasən katib və ya menecer özü sənədlə bağlı göstərişlər formalaşdırır.

Rəhbərin köməkçisi varsa, qərar layihəsinin hazırlanması ilə sənədə ilkin baxış onun köməkçisi tərəfindən həyata keçirilir. Menecer yalnız qərar layihəsini təsdiq edə və icra üçün göstərişlər göndərə bilər.

Sifarişlərin icrası prosesində aşağıdakılar təmin edilir:

• icrası ilə bağlı yazışmaların qeydə alınması;
• səlahiyyət vermək və yenidən baxılmaq üçün göndərmək imkanı;
• son tarixlərə nəzarət, yeni müddət üçün sorğular.

Nəzarətçilər icraya vizual olaraq nəzarət edirlər. Müvafiq sifarişlər üzrə vəziyyəti əks etdirən qısa xülasə işin bütün iştirakçıları üçün açıqdır.

Sifariş ağacı

Müxbirlərə məktubların göndərilməsi

Həll “Qarşı tərəflərlə mübadilə” modulu ilə sıx inteqrasiya olunub. Gedən məktub təsdiqləndikdən sonra, sənəd mübadiləsi sistemləri vasitəsilə asanlıqla alıcılara göndərilə bilər - bu, sənədin bir neçə dəfə çap edilməsi ehtiyacını aradan qaldırır və çatdırılma xərclərini azaldır.

Bundan əlavə, gedən sənədlər üçün təşkilatlar üçün poçt siyahısını təyin edə və avtomatik olaraq alıcılara e-poçt göndərə və ya Rusiya Post standartlarına cavab verən zərfləri çap edə bilərsiniz.

Zərf çapı

Qeydiyyat və təşkilati və inzibati sənədlərlə tanışlıq

İnzibati sənədlərin hazırlanması və təsdiq üçün göndərilməsi tam avtomatlaşdırılıb. Fəaliyyət sehrbazında lazımi məlumatları doldurmaq kifayətdir, bundan sonra sistem sənəd yaradacaq və təsdiq və imza üçün lazımi işçilərə göndərəcəkdir:

İmzalandıqdan sonra təşkilati və inzibati sənəd baxılmaq üçün maraqlı işçilərə göndərilə bilər. Bunu etmək üçün RKK poçt siyahısını doldurmalısınız. Bu siyahı gələcəkdə başqa bir sənədi yaymaq üçün də istifadə edilə bilər.

Poçt siyahısındakı işçilər sənədə baxmaq üçün tapşırıqlar alırlar. DIRECTUM sistemində tanışlığı təsdiqləmək üçün tapşırığı yerinə yetirmək kifayətdir. Sistemə daxil olmayan bir sənədlə tanış olmaq üçün tapşırıq göndərilirsə, bu, tapşırığın mətnində göstərilir və icraçılar sənədlə kağız şəklində tanış olurlar.

Axtarış və təhlil

Məlum təfərrüatlardan istifadə etməklə həm elektron sənədin özünü, həm də onun RKK-nı sənədin yeri və icra mərhələsi haqqında məlumatla birlikdə tapmaq olar.

RKK ilə axtarış

Siz həmçinin sənədin ekvivalentinin kağız üzərindəki barkoddan istifadə edərək tələb olunan sənədi RKK ilə birlikdə tez tapa bilərsiniz. Sürətli identifikasiya texnologiyası sayəsində ştrix-kod xüsusi skaner tərəfindən oxunur, bundan sonra sistem avtomatik olaraq sənədi və əlaqədar tapşırıqları tapır.

Tapılmış sənəd üzrə hərəkətlər üçün pəncərə

İstifadəçilərin səmərəliliyini təhlil etmək üçün sistem xüsusi hesabatlar təqdim edir: “Tanışlıq siyahısı”, “Sifarişlərin icra müddətlərinə nəzarət”, “Sifarişlərin icra statistikası”, “Qaytarılmalı olan sənədlər” və s.

Hesabat nümunəsi

Veb müştəri coğrafi cəhətdən paylanmış təşkilatın uzaq ofislərində və ya platformalararası funksionallıq və idarəetmə asanlığını təmin edən əsas müştəri kimi istifadə edilə bilər. İşləmək üçün yalnız İnternetə çıxış lazımdır.

Veb ofisdə daxil olan RKK

İcra effekti

Həlldən istifadə edərək, işçilər vaxtında icra üçün əmr və göstərişlər alacaqlar. İcra nəzarəti idarəetmə qərarları tamamilə şəffaf olacaq.

• Minimum sənədlərin itirilməsi riskini azaldır
• 2 dəfə göndərilən məktubun hazırlanması və təsdiqi üçün vaxt azalacaq
• 12 dəfə kağız sənədlərin yerinin axtarışını sürətləndirəcək
• 2 dəfə göstərişlərin icrası ilə bağlı rəhbərliyə məlumatların hazırlanması sürətləndiriləcək
• 20% Rəhbərliyin göstərişlərinin icrası artacaq

Fərqli xüsusiyyət Olympus elektron ofisi klassik ofis işindən yaranan zəngin funksionallığıdır.

Böyük miqyasda sənaye müəssisəsi Katibin (kargüzarın) vəzifələri təkcə sənədlərin qeydiyyatı deyil, həm də bir sıra digər vəzifələrdir:

• qərarın kimə təqdim ediləcəyi müdirin müəyyən edilməsi daxil olan sənəd
• qabaqcadan qərarların hazırlanması
• sənədin icraçıya çatdırılması
• orijinal qaytarma nəzarəti
• tapşırığın icrasının ümumi təhlili
• əmrlərin icrasına nəzarət
• yerinə yetirilməmiş tapşırıqlar üzrə yekun hesabatların yaradılması
• gedən sənədlərin göndərilməsi
• sorğu ilə tələb olunan sənədi axtarın
• çap, skan
• və hətta saxlama böyük məbləğ sənədlər. Bütün bunlara yaxşı bir məmur cavabdehdir.

Elektron ofis Olympus işi yerinə yetirməyə qadirdir yaxşı insanlar daha asan və daha səmərəli!

Avtomatik qeydiyyat:

Yenidən qəbul edilmiş sənədlərə avtomatik nəzarət

Sistem özü təşkilata yenidən daxil olan sənədləri tutur və bu barədə xəbərdarlıq edir.

Orijinalın qaytarılması haqqında avtomatik bildirişlər

Sistem orijinalın hərəkət diaqramını təqdim edir və vaxtında qaytarılmadıqda, qeydiyyat orqanına məlumat verəcəkdir.

Rahat əlaqə sistemi

Olympusdakı sənədlərin əlaqələri, ləğv və ya dəyişdirilərək əlavə olaraq yaradılan arxiv sənədləri də daxil olmaqla, bir-biri ilə əlaqəli bütün sənədlərin ətraflı tarixini əldə etmək imkanını təklif edir.

Hesabat dizayneri

Olympus sisteminin hesabat tərtibatçısından istifadə edərək, işçi inzibatçı və ya proqramçının köməyi olmadan ona lazım olan hesabatları yarada bilər. Çox vaxt icra olunmamış və ya nəzarət sənədləri üzrə hesabatlar belə yaradılır.

Çevik filtrasiya sistemi

Olympus sistemi filtr xəttini istifadə edərək sənədləri axtarmaq sorğusunu yerinə yetirmək imkanı verir. Filtrləmə xətti istədiyiniz sənəd üçün çoxlu dəyişən axtarış şərtlərini formalaşdırmağa imkan verir.

Olympus sistemində elektron ofis rəqəmsal ofis işinin təşkili üçün bir vasitədir. Bu seqment müəssisə sənədləri ilə bağlı bütün məlumatları toplayır. Bu istifadəçi tarixçəsini ehtiva edir; bütün sənəd bağlantılarını saxlayır; son tarix haqqında məlumat verir; sənədlə yaradılmış bütün fayllar daxildir; ifaçıların və məsul şəxslərin sənədlə, habelə işlərinin nəticələri ilə bağlı suallarına cavablar verir.

İcra nəzarəti

Olympus sistemində icraya nəzarət- bu, sifarişlərin icrasının vaxtı, mərhələləri və nəticələri haqqında məlumat verən dərin funksionallıqdır. Bu funksionallıq elektron ofisdən strukturlaşdırılmış yaddaşa qədər bütün sistemdə mövcuddur. Funksionallıq sənədlərin və göstərişlərin icrası üçün son tarixlərə və bu müddətlərə əməl edilməməsi barədə bildirişlərə əsaslanır.

İcra nəzarətinin vizuallaşdırılması

1. Rəng göstəricisi və buraxılmış son tarixlər haqqında Olympus sistemindən mesajlar.
2. Qəbul edilmiş, qəbul edilmiş, vaxtında yerinə yetirilən, dövrlər üzrə gecikmə ilə tamamlanan və vaxtında tamamlanmayan tapşırıqların ümumi sayı ilə ixtisaslaşmış rejim.
3. Sənəd kontekstində göstərişlərin icrası, icraçılar və nəzarətçilər haqqında bütöv bir hesabat sistemi.

Xüsusi nəzarət

Tapşırıqların vaxtında və keyfiyyətli icrası üçün Olympus-da xüsusi idarəetmə sistemi var. Onun mahiyyəti ondan ibarətdir ki, nəzarətə həvalə edilmiş bütün ən vacib vəzifələr nəzarətdən kənarlaşdırma prosedurundan keçməlidir, yəni. bağlanması. Bəzi hallarda bir tapşırığın nəzarətdən çıxarılması səlahiyyətli mütəxəssis tərəfindən görülən işin keyfiyyətinin qiymətləndirilməsini tələb edir. Sonra sistem əlavə olaraq təsdiqləmə prosedurunu tətbiq edə bilər.

Nəzarət əmrinin formalaşdırılması

1. Nəzarət əmrlərinin verilməsi nəzarəti həyata keçirən və zəruri hallarda icra keyfiyyətini təsdiq edən işçinin təyin edilməsi ilə müşayiət olunur.
2. Nəzarət sifarişləri üçün əmsal avtomatik olaraq hesablanır performans intizamı.
3. “Nəzarət tapşırıqlarının icrasının təhlili” xüsusi rejimində nəzarət tapşırıqlarının yerinə yetirilməsinin vaxtında olması barədə məlumatlar göstərilir.
4. İş masasındakı analitik panellər bu məlumatları qrafik formaya çevirir.

Sənəd idarəetməsi

Düzgün sənəd idarəetməsi əsasdır səmərəli işşöbə, şöbə, xidmət və bütövlükdə təşkilat. Olympus sistemində "Sənədlərin idarə edilməsi" xüsusi olaraq yüksək səviyyəli biznes proseslərinə yönəlmiş müasir irimiqyaslı müəssisə idarəetmə vasitəsidir.

"Sənədlərin İdarə Edilməsi" planlayıcı prinsipi əsasında qurulmuş Olympus modulu - Sənəd axınının bir hissəsidir, yəni. işçinin aldığı bütün tapşırıqlar və sənədlər bir siyahıda yerləşdirilir.

Siyahıda tapşırığın növü, mövzusu, məzmunu, alınma tarixi, son tarix və kimdən gəldiyi göstərilir. Bu siyahı asanlıqla istədiyiniz sütunla tamamlana bilər.

Qırmızı fon gecikmiş tapşırığı göstərir və bu, onu başa çatdırmağı xatırlamağa kömək edəcəkdir. Rəng göstəricisi sənədin icrası üçün yaxınlaşan son tarixi göstərdikdə sistem qabaqcıl nəzarətə malikdir.

Əlfəcinlər siyahısının altında hamısını görə bilərsiniz əlavə informasiya qərar qəbul etmək üçün tələb olunacaq. Bu, sənədin mətni, ətraflı tapşırıq, hərəkətin tarixi və əlaqəli sənədlərdir.

Proqram sizə lazım olan sənədi tapmağı asanlaşdırır, həmçinin onunla işləmə tarixçəsinə baxır. Üstəlik, tarix sənədin artıq neçə dairədə tirajlandığını, kimin onu işə götürdüyünü, kimin hələ də etmədiyini göstərir.

Məlumatın dərhal alınması:

• sənədin təşəbbüskarı;
• kim razılaşdı;
• hazırda kimdə var;
• sənədə hansı şərhlər və kimlər tərəfindən verilmişdir;
• bu sənədin digər sənədlərə aid olub-olmaması və aidiyyəti sənədləri açmaq imkanı ilə necə;
• Bir işçi, xidmət, bölmə və ya bütövlükdə bütün müəssisə üçün icra edilmiş və yerinə yetirilməmiş sifarişlərin şəklinə baxın.

Böyük bir sıra sənədlərlə işləmək asanlığı:

• sistem özü baxılmaq üçün sənədlərin siyahısını yaradır;
• sistem sizə hansı sənədlər üzrə təcili qərarın qəbul edilməsini təklif edir;
• sistem başa çatmaqda olan son tarix haqqında məlumat verir;
• sistem işinizi həvalə etməyə və vaxtında icraya asanlıqla nəzarət etməyə imkan verir;
• sistem istənilən sənəd üzərində işin tarixini əldə etməyə imkan verir;
• sistem siz olmadığı müddətdə müavinləri təyin etməyə və deputatın necə işlədiyini görməyə imkan verəcək.

Sənəd idarəetməsinin asanlığı:

• məlumat mübadiləsinin sürətinin artırılması;
• işçilərin icra intizamının səviyyəsinin artırılması;
• müqavilə müddətinə uyğunluq;
• qəbul etmək imkanı zəruri məlumatlar, iş yerinizdən qalxmadan tez.

Saxlama quruluşu

Olympus sisteminin strukturlaşdırılmış sənədlər anbarı sadəcə qovluqlara məhdud çıxışı olan kitabxana deyil, o, hər bir işçi üçün fərdi “bilik bazasıdır”. Olympus yaddaşının qurulması prinsipi istifadəçinin bölmələrə, qovluqlara, sənədlərə və fayllara giriş hüquqlarına əsaslanır. Sistem avtomatik olaraq hər bir işçi üçün fərdi arxiv strukturu qurur. İstifadəçi yalnız hüquqlarının olduğu bölmələri və sənədləri görür.

Bundan əlavə, işçinin arxiv strukturunun bir hissəsini, qovluqlarını, sənədlərini şəxsi yaddaşına köçürmək imkanı var. Bu funksiya istifadəçiyə lazım olan məlumatı və ya sənədi daha da tez əldə etməyə imkan verəcək.

Anbarın doldurulması

Olympus sistemindəki yaddaş sənədlə işləmə dövrünün tamamlanmasının nəticələrinə əsasən avtomatik olaraq sənədlərlə doldurulur. Bu texnologiya yığmaq imkanı verir zəruri sənədlər müvafiq bölmələrdə bu işə xüsusi vaxt ayırmadan.

Anbarda yeni sənəd görünəndə sistem işçiyə bu cür bildirişlərə abunə olub-olmadığını bildirir.

Sənədlərlə işləmək asanlığı

Olympus anbarı sənədlərlə işləməyin rahatlığını müəyyən edən funksional xidmətlərlə fərqlənir:

• Versiyalaşdırma;
• Sənədlərin keçidləri (ləğv edilmiş, vaxtı keçmiş, əlavə olaraq);
• Arxivdən çıxarış;
• Orijinalın verilməsi;
• Saxlama atributları (inventar nömrəsi, anbar, rəf, rəf, nüsxələrin sayı).

Bir qayda olaraq, "kağız" sənəd dövriyyəsini təmin etmək və sifarişlərin icrasına nəzarət etmək yükü təşkilatın ofis işləri ilə məşğul olan bölmələrinin üzərinə düşür: ofis, biznesin idarə edilməsi, həmçinin struktur bölmələrində işgüzar işlərə cavabdeh olanlar. DIRECTUM elektron sənəd dövriyyəsi və qarşılıqlı əlaqə idarəetmə sisteminin “Ofis” modulu məhz onlar üçün nəzərdə tutulub. Bu modul dövlət büdcəli təhsil müəssisəsinin tələblərinə uyğun olaraq kağız sənədlərin emalı üzrə adi əməliyyatların həyata keçirilməsini asanlaşdırır. Rus texnologiyası Ofis işi:

• bütün daxil olan və gedən yazışmaların, eləcə də qeydiyyat və nəzarət kartlarından (RCC) istifadə etməklə daxili sənədlərin vahid qeydiyyatı;
• onun istənilən mərhələsində kağız sənədin yerləşdiyi yerin qeydiyyatı həyat dövrü: rəhbərlik tərəfindən baxılması, sənəd layihəsinin təsdiqi, icrası və s.;
• rəhbərliyin göstərişlərinin, qərar və göstərişlərinin vaxtında icrasına nəzarəti həyata keçirmək;
• təşkilatda qəbul edilmiş işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq işdəki sənədlərin silinməsi;
• kağız sənədlərin statusu, mövcudluğu, hərəkəti əsasında zəruri məlumatların sürətli axtarışı;
• zəruri standart formaların və jurnalların, habelə təşkilatın sənəd dövriyyəsi haqqında statistik hesabatların əldə edilməsi.

Bundan əlavə, "Ofis" modulu müxtəlif təşkilatlar arasında mübadilələri təşkil etməyə imkan verir. Belə bir mübadilə ilə istifadə etmək mümkündür Elektron imza(EP) və xüsusi sistem mexanizmləri sənədlərin çatdırılmasına nəzarət etməyə imkan verir. Mübadilə prinsipləri sənaye mübadilə standartına əsaslanır elektron sənədlər“Avtomatlaşdırma sistemlərinin qarşılıqlı əlaqəsi sənəd dəstəyiİdarəetmə", Sənədlər Menecerləri Gildiyası tərəfindən təsdiq edilmişdir.

İşlərin və qeydlərin siyahısının aparılması

Çevik nömrələmə sistemi sənədə bölmələr üzrə nömrə təyin etməyə imkan verir elektron jurnal qeydiyyat. Hər bir jurnal üçün jurnal daxilində sənədlərin avtomatik nömrələnməsi üçün fərdi üsul müəyyən edilmişdir. Nömrə şöbə kodunu, jurnal kodunu, eləcə də hər hansı digər zəruri məlumatları ehtiva edə bilər.

Hər bir nomenklatura işi üzrə sənədləri arxivə təhvil vermək üçün hazırlayarkən, işin üz qabığını, habelə iş sənədlərinin inventarını çap edə bilərsiniz ki, bu da sənədlərin arxiv saxlanması üçün hazırlanması vaxtını xeyli azaldır.

Sənədlərin qeydiyyatı

“Ofis” modulunda sənədləri qeydiyyata almaq üçün bütün ilkin məlumatları (müxbir, təşkilatın bölməsi, təşkilatın nümayəndəsi, qeydiyyat tarixi, qeydiyyat nömrəsi, mövzu və xülasə sənəd, çatdırılma üsulu və s.), habelə təşkilatın hər hansı kağız sənədinin vəziyyəti (yeri, icra vəziyyəti və s.) haqqında zəruri məlumatlar. Gedən sənədlər üçün siz təşkilata görə paylama siyahısını təyin edə bilərsiniz.

Sistem həm təşkilatlardan, həm də vətəndaşlardan sənədləri qeydiyyata almaq imkanı verir.

Mərkəzləşdirilməmiş sənəd qeydiyyatından istifadə edən təşkilatlar üçün sistem qeydiyyat yerlərindən - katiblərin və ofis işçilərinin iş yerlərindən istifadə edir. Hər bir qeydiyyat yeri bir və ya bir neçə şöbəyə xidmət göstərə bilər. Qeydiyyat yerindən asılı olaraq məlumatlara giriş hüquqlarını fərqləndirmək mümkündür.

Sənədi şöbələr arasında köçürərkən hər bir qeydiyyat yerinin öz RCC ola bilər. Beləliklə, bir RKK zənciri görünür, onun boyunca kağız sənədin yalnız bir şöbə daxilində işçilər arasında deyil, həm də şöbələr arasında hərəkətini izləyə bilərsiniz. Bundan əlavə, RKK vasitəsilə sistemin qeydiyyata alınmış sənədləri arasında əlaqə həyata keçirilir, məsələn: “Cavab olaraq”, “Təqibdə” və s.

Qeydiyyat proseduru sadədir və RKK-nın tələb olunan sahələrinin doldurulmasından ibarətdir və avtomatik olaraq qeydiyyat nömrəsi verilir.

Birbaşa RKK-dan qeydiyyatdan keçərkən skan edilmiş (elektron) sənədi “Elektron sənəd dövriyyəsi” moduluna daxil etmək və avtomatik olaraq RKK-ya əlavə etmək mümkündür. Böyük həcmdə sənədləri tez daxil etmək üçün sənədlərin modula davamlı daxil olmasını təmin etmək üçün sistem daxiletmə xidmətlərindən istifadə olunur. Gələcəkdə RKK, daxil edilmiş elektron sənəd kimi, sistemə quraşdırılmış sürətli identifikasiya texnologiyası sayəsində sənədin kağız tərəfindəki barkodla asanlıqla tapıla bilər.

RKK-nın məlumatına görə, daxil olan və gedən sənədlərin jurnalları çap olunur. Gedən sənədlər üçün siz avtomatik olaraq zərf etiketi yarada və çap edə bilərsiniz.

Sənədlərin hərəkəti və icrası

Daxil olan sənəd qeydiyyatdan keçdikdən sonra sənədin baxılması, həlli, nəzarəti və icrası mərhələlərindən keçir. Eyni zamanda, ifaçıların sənədlə sonrakı işi tamamilə həyata keçirilə bilər elektron formatda. Bu, ifaçılara sərf olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldır və orijinalın təsadüfən itirilməsinin qarşısını alır.

Menecerin iş tərzindən asılı olaraq o, sənədi kağız və ya elektron formada nəzərdən keçirir.

Rəhbər tərəfindən qəbul edilmiş qərar əsasında icraçıların təyin edilməsi, göstəriş və müddətlər göstərilməklə sənəd nəzarətə götürülə bilər. “Biznes prosesinin idarə edilməsi” modulu ilə işləyən ifaçılar üçün katib və ya menecerin özü birbaşa İş və İnkişaf Komitəsindən tez bir zamanda tapşırıq yarada bilər. Tapşırıqlarla işləmək, sifarişlərin icrasına nəzarət etmək üçün sistemin imkanlarından tam istifadə etməyə imkan verir, məsələn: sifarişlərin icrası ilə bağlı tam yazışmaların qeydə alınması; təftiş üçün göndərilmə imkanı; çevik marşrutlaşdırma konfiqurasiyası və s.

Sonradan, RKK ilə əlaqəli tapşırıqlara əsaslanaraq, sənəd üzərində iş tarixini, təsdiqləmə prosedurunu və qəbul edilmiş qərarın əsaslandırılmasını tez bir zamanda yenidən yarada bilərsiniz.

“Ofis” modulu müstəqil istifadə olunarsa, icraçılara verilən bütün əmrlər katib tərəfindən sənədin RKK-na daxil edilir, bundan sonra onların vaxtında icrasına nəzarət edilir. Eyni zamanda, təlimatlar manual istifadəçilər üçün çap edilə bilər.

Elektron sənədlərlə işləyərkən bütün sənəd hərəkətləri tapşırıqlar vasitəsilə həyata keçirilir, kağız sənədin yeri istənilən vaxt xüsusi RKK nişanında qeyd olunur. Bu, RKK vasitəsilə orijinal kağız sənədini tez tapmağa imkan verir. Çıxış və daxili sənədlərlə iş eyni prinsiplərə əsaslanır.

Sistemlər arasında elektron sənədlərin mübadiləsi

Sistemdən istifadə edərək təşkilatlar arasında rəsmi, hüquqi əhəmiyyətli elektron sənədlərin mübadiləsini təşkil edə bilərsiniz. Sənədlərin mübadiləsi Sənədləşdirmə Menecerləri Gildiyası tərəfindən təsdiq edilmiş “Sənədlərin idarə edilməsinə dəstək üçün avtomatlaşdırma sistemlərinin qarşılıqlı əlaqəsi” elektron sənədlərin mübadiləsi üçün sənaye standartının istifadəsinə əsaslanır.

Sənədlər arasında dəyişdirilə bilər struktur bölmələri bir şirkət (holdinq) və müstəqil tərəfdaş təşkilatlar arasında. Bu halda birja tərəfləri istifadə edə bilərlər müxtəlif sistemlər elektron sənəd dövriyyəsi və ya belə sistemlərlə ümumiyyətlə işləməmək.

Mübadilə bir şirkətin (holdinqin) bölmələri arasında aparılırsa, sənədlərlə iş “Elektron sənəd dövriyyəsi”, “Biznes proseslərinin idarə edilməsi” və “Ofis” modullarında aparılır. Mübadilə üçüncü tərəf təşkilatları arasında aparılırsa, elektron sənəd sistemdən ESD faylına ixrac edilir. İkinci tərəf ya ESD sənədini istifadə etdikləri elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə idxal edə bilər (bir şərtlə ki, bu format bu sistem tərəfindən dəstəklənir; ESD formatı açıqdır) və ya ESD sənədi ilə işləmək üçün sərbəst paylanmış DIRECTUM OverDoc proqramından istifadə edə bilər. DIRECTUM OverDoc sizə sənədə, onun atributlarına və sənədin imzalandığı bütün elektron imzalara, o cümlədən həqiqilik markerinə baxmaq imkanı verir.

Məlumatların axtarışı və təhlili

İstənilən sənədin sistemdə qeydiyyata alındığı andan siz həm onun qeydiyyat kartını, həm sənədin yeri və icra prosesi haqqında məlumatı, həm də elektron sənədin özünü tapa bilərsiniz.

Sistem axtarış edir qeydiyyat nömrələri, müxbir, qətnamənin müəllifi, eləcə də bütün RKK təfərrüatları və onların hər hansı bir kombinasiyası.

Bundan əlavə, sistem istifadəçilərin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıran ixtisaslaşmış hesabatlar təqdim edir: Baxılan sənədlər, Vaxtı keçmiş sifarişlər, Geri qaytarılmalı olan sənədlər və s.

Veb modulu "Ofis"

"Ofis" veb modulu rəsmi kağız sənədlərlə, məsələn, inzibati sənədlər, gələn və gedən məktublar, təlimatlar, hesabatlar və qeydlər. Kağız sənədlərin işlənməsini asanlaşdırır.

Kağız sənədlərin işlənməsi ənənəvi rus ofis idarəetmə texnologiyasının əsaslandığı Dövlət Büdcə Təhsil Müəssisəsinin tələblərinə uyğun olaraq həyata keçirilir.

“Ofis” veb modulu aşağıdakı problemlərin həllinə yönəlib:

• qeydiyyat və nəzarət kartlarından istifadə etməklə bütün daxil olan və gedən yazışmaların, habelə daxili sənədlərin vahid qeydiyyatı;
• rəhbərliyin göstəriş, qərar və göstərişlərinin vaxtında icrasına nəzarət;
• kağız sənədlərin statusu, mövcudluğu, hərəkəti əsasında lazımi məlumatları tez bir zamanda axtarmaq;
• zəruri standart formaların və jurnalların, habelə təşkilatın sənəd dövriyyəsi haqqında statistik hesabatların əldə edilməsi.

"Ofis" veb modulu "Qeydiyyat və nəzarət kartları", "RKK üçün təlimatlar", "İşlərin nomenklaturası" məlumat kitablarına əsaslanır.

Office modulunun digər sistem modulları ilə inteqrasiyasının üstünlükləri

Beləliklə, “Elektron sənəd dövriyyəsi”, “Biznes proseslərinin idarə edilməsi” və “Ofis” modullarının qarşılıqlı əlaqəsi sayəsində vahid sistem daxili ənənələrə və ofis işinin standartlarına tam uyğun olaraq təşkilatın işinin səmərəliliyinin artırılmasının təmin edilməsi. Hər bir modulun təqdim etdiyi bütün mexanizmlər sənədlərin işlənməsinin “kağız” və “elektron” mərhələlərinin müxtəlif kombinasiyalarında istifadə oluna bilər. Eyni zamanda, ənənəvi "kağız" ofis işləri ahəngdar şəkildə uyğun gəlir elektron sənəd idarəetməsi inkişaf etmiş üfüqi əlaqələri olan təşkilatlar.

Mobil üçün müxtəlif komponentlər almaqla və istehlak elektronikası Sotovik-M mağazasında eyni zamanda ofis ləvazimatları yığmağı məsləhət görürük - hər hansı bir iş və ya qeyri-kommersiya təşkilatının iş prosesləri onsuz edilə bilməz. Ofis ləvazimatlarını toplu almaq istəyirsinizsə, o zaman çeşidlərimizə nəzər salın.

İstehsalçıdan toplu olaraq ofis ləvazimatlarının alınması (ofis ləvazimatlarının topdan satışı, ofis ləvazimatlarının topdan satışı Moskva) şirkətin ofisini daim toplu şəkildə ofis ləvazimatları ilə təmin etməyə əhəmiyyətli dərəcədə qənaət etməyin effektiv yoludur. Ucuz topdan dəftərxana ləvazimatları istəyirsiniz? Hər rüb və ya altı ayda bir dəfə qələm, karandaş, kağız klipləri, bloknotlar və digər kiçik əşyaların böyük partiyasını sifariş etməklə, növbəti aylıq çatdırılma üçün vaxt itirməyinizə ehtiyac qalmayacaq. Ofis ləvazimatlarının topdan satışı üçün də faydalıdır dövlət təşkilatları- bir çox idarələr təhsil müəssisələri məktəb üçün dəftərxana ləvazimatlarını toplu almaq, uşaq bağçası və ya universitet. Topdan dəftərxana şirkətləri adekvat aparır qiymət siyasəti, buna görə Sotovik-M yazı ləvazimatlarını rəqabətli qiymətə satır - ofis ləvazimatları toplu olaraq ucuzdur. Moskvada dəftərxana ləvazimatlarının topdan satışı (Moskva dəftərxana ləvazimatlarının topdan satışı, dəftərxana ləvazimatlarının topdan satışı Moskva) onlayn mağazamızda.

Dəftərxana mallarının topdan satışı çox ucuzdur. Moskvada ofis ləvazimatlarının topdan satışı

Dəftərxana ləvazimatlarının topdan satışı ən sərfəli qiymətlərdən biri ilə mağazamızda. Əgər siz məktəb ləvazimatlarını toplu olaraq almağı planlaşdırırsınızsa, dəftərxana ləvazimatı aşağı qiymətə topdansatış və ya suvenir mağazası üçün qeyri-adi dəftərxana ləvazimatlarını toplu sifariş edin, “Sotovik-M” sizə lazım olan şeydir! Adi noutbuklardan tutmuş möhürlənmiş məhsullara və vizit kartlarına qədər bütün Rusiya üzrə operativ çatdırılma ilə cəlbedici qiymətə ofis ləvazimatlarını toplu şəkildə alın. Dəftərxana ləvazimatlarımız çox ucuzdur!