Tapşırıqların icrasına və icra intizamına nəzarət. İcra intizamı: konsepsiya, idarəetmə və təşviq

Əmək intizamı bütün işçilər üçün məcburidir
davranış qaydalarına riayət etmək,
Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinə uyğun olaraq müəyyən edilir;
digər qanunlar, kollektiv
müqavilələr, müqavilələr, əmək
müqavilə, yerli qaydalar
təşkilat fəaliyyət göstərir

Əmək intizamı təmin edir

Əmək intizamının təmin edilməsi üsulları

İşçilərin ofisə gəlişinə nəzarətin avtomatlaşdırılması

təşviq

Həvəsləndirmə tədbirlərinin növləri

10.

11.

12. İntizamı yerinə yetirmək

13. İntizamı yerinə yetirmək

14. İntizamı yerinə yetirmək

15. Müəssisədə KİD-nin təşkili prinsipləri

Fevral ayı ötən il ərzində yerinə yetirilmiş vəzifələrin yekunlarına yekun vurmaq vaxtıdır. Tapşırıqların icrasına nəzarət və icra intizamı məsələləri ön plana çıxır. Nəzarət nə üçün lazımdır və onu il ərzində necə aparmaq lazım olduğunu məqalədə izah edəcəyik.

FEVRAL AYINDA NİYƏ FƏALİYYƏT NİTİMİ TƏHLİL EDİLİR

Fevral ayından tez olmayaraq təşkilatda ötən il ərzində tapşırıqların icrasını təhlil etmək mümkün olacaq. Təşkilatda illik fəaliyyət intizamı sertifikatı fevralın ilk günlərində hazırlanır iki səbəbə görə :

1. Sənədlərlə bağlı tapşırıqların əksəriyyətinin tipik olaraq 30 təqvim günü müddəti var. Əgər tapşırıq dekabrın 30-da verilibsə, o, yanvarın 30-u daxil olmaqla yerinə yetirilməlidir. 2018-ci ildə son iş günü dekabrın 29-dur (29 yanvar 2019-cu il - sənədlər üzrə tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün standart son tarix). 2019-cu ildə dekabrın 30-u və 31-i artıq işləyəcək, buna görə də tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün son tarixlər dəyişəcək. son günlər Yanvar.
2. Göz ardı edilə bilməz insan amili və hər şeyi son dəqiqəyə qədər təxirə salmaq kimi çox yayılmış bir vərdiş. Çətin ki, ifaçılar arasında yanvarın 29-da hesabatlarını göndərəcək kimsə tapılsın, baxmayaraq ki, bunun üçün tam bir ay vaxtı var idi.

Beləliklə, əgər tapşırıq yanvarın 29-da başa çatacaqsa, o zaman həmin günə qədər gözləməliyik. Yanvarın 30-da tamamlama hesabatı yoxdursa, yalnız bu halda tapşırıq yerinə yetirilməmiş hesab edilə bilər.

VƏZİFƏ NƏZARƏT VƏ İCARƏ İNTİZİMİ NƏDİR

Rəhbər hər gün tabeliyində olanlara tapşırıqlar qoyur. Təbii ki, onlar yerinə yetirilməlidir. Amma həmişə belə nəticə vermir. Buna görə də var tapşırıqların icrasına nəzarət.

çıxarılması
GOST R 7.0.8-2013 “İnformasiya, kitabxanaçılıq və nəşriyyat üçün standartlar sistemi. Ofis işləri və arxivləşdirmə. Şərtlər və anlayışlar"

88. sənədlərin icrasına nəzarət: Sənədlərin vaxtında icrasını təmin edən tədbirlər toplusu.

Sənədlərin icrasına nəzarət etmək üçün məsul işçi statusdan həmişə xəbərdardır performans intizamı təşkilatda - tapşırıqların sayının yerinə yetirilənlərin sayına nisbəti. İdeal olaraq, balans 1: 1 olmalıdır.

Sifariş nəzarəti öz xatirinə mövcud deyil. Bu, idarəetmə vasitəsi və təşkilatda motivasiya sisteminin əsasıdır. Hesabat dövründə kimin və necə işlədiyinə dair biliklərə əsaslanaraq, bu dövr üçün mükafatlar və mükafatlar bölüşdürülür. Beləliklə, məsələn, fevral ayında illik mükafatların paylanması üçün ötən il üçün fəaliyyət intizamı haqqında hesabat tərtib edirik. Əgər "artı" motivasiya sistemi yoxdursa, onda performans intizamına nəzarət daha az xoş bir məqsədə xidmət edir - tapşırıqları yerinə yetirməməyə görə cəzaların paylanması (intizam cəzaları, bonusların tam ödənilməməsi). Heç bir cəza yoxdursa, nəzarət mənasını itirir. Məsələn, direktor onun 10 sifarişinin yalnız yarısının yerinə yetirildiyinin fərqindədir, bəs tədbir görülməzsə?

KİM NƏZARƏT EDİR

Sənədlərin icrasına nəzarət etmək üçün məsul şəxslər adətən uçotun aparılması xidmətinin əməkdaşlarından təyin edilir. Məsələn, xidmətin rəhbəri və ya onun işçilərindən biri, kiçik təşkilatlarda - rəhbərin köməkçisi.

Əsas fəaliyyət növü üzrə məsul şəxs əmrlə təyin edilir (Nümunə 1), vəzifə təlimatına müvafiq əlavələr edilir (Nümunə 2).

NƏLƏRƏ NƏZARƏT EDİLİR

Təşkilat elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə edirsə (SED), onda orada qoyulan bütün tapşırıqlar avtomatik olaraq nəzarətə keçir. Gündəlik və illik sertifikatlar da avtomatik olaraq yaradılır (ətraflı). Nəzarət üçün məsul şəxs hesabat yaratmaq və onu proqramdan "boşaltmaq" üçün qalır.

SED olmadıqda variantlar var:

• təşkilat bütün vəzifələri nəzarət altına ala bilər. Bu, bir tərəfdən prosesi asanlaşdırır: hər bir tapşırıqla bağlı, onun icrasına nəzarət edib-etməmək barədə qərar qəbul etməyə ehtiyac yoxdur. Digər tərəfdən, işin həcmi xeyli artır. EDMS avtomatik olaraq nə edirsə, məsul şəxs əl ilə etməyə məcbur olur;
• təşkilat nəzarət altına alınan vəzifələri müəyyən edir. Respondentlərin siyahısı tərtib edilir, məktubların icrasına nəzarət edilir; daxili və xarici yazışmaların mövzuları; sənədlərin növləri. Siyahı ofis işi üçün təlimatlarda müəyyən edilmişdir (Misal 3). Nümunə 3-də 5.8.27-ci paraqrafa diqqət yetirin: o, direktor zəruri hesab etdiyi təqdirdə təşkilata istənilən əmri nəzarət altına almaq hüququ verir.

İCARƏSİNƏ NƏZARƏT OLUNAN İŞ NÖVLƏRİ

yazılı

Bu tapşırıqların əksəriyyəti. Sənədlərin növlərinə görə növlərə bölünürlər:

• daxil olan məktublar üçün tapşırıqlar;
• daxili yazışmalar üçün tapşırıqlar (rəsmi, qeydlər);
• əsas fəaliyyət üzrə sifarişlərə uyğun tapşırıqlar;
• iclas protokollarına əsasən tapşırıqlar;
• sənədlərin layihələrinin razılaşdırılması üçün tapşırıqlar.

Daxil olan məktublar üçün tapşırıqlar və daxili yazışmalar qətnamədə müəyyən edilmişdir. Bu, icraçının (icraçıların) soyadını, inisiallarını, sənədin təlimatlarını, zəruri hallarda - icra müddətini, qətnaməni qəbul edən şəxsin imzasını, qətnamənin tarixini əks etdirməli olan sənədin təfərrüatlarıdır. .

Menecerlər tapşırığın məzmununu, son müddəti və hətta ifaçının adını (vəziyyətdən asılı olaraq) göstərə bilməzlər. İcra üçün tapşırıq qoyan katib bunu başa düşməlidir:

• direktor son müddəti göstərmədikdə, ofis işləri üçün təlimatlarda müəyyən edilmiş standart müddət istifadə olunur;
• direktor tapşırığın məzmununu göstərməmişdirsə, məktub (qeyd) standartdır (ci) və ifaçının özü nə edəcəyini başa düşməlidir;
• direktor icraçını göstərməmişdirsə, məktub (qeyd) standartdır (ci) və katib özü tapşırığı kimə göndərəcəyini, icraçı isə bu məsələnin onun səlahiyyətlərinə aid olduğunu başa düşməlidir.

Sonuncu seçim normadan kənardır, lakin ümumidir.

Əmr və protokollarda sənədin mətnində tapşırıq, son tarix və icraçı göstərilir (müvafiq olaraq 4, 5-ci nümunələr).

Sənəd layihələrinin razılaşdırılması üzrə tapşırıqlar müxtəlif son tarixlər. Onlar əmr və ya protokollarda qətnamə və tələffüz tələb etmir. Hər bir sənəd növü üçün əlaqələndirici şəxslərin tərkibi ofis işləri üçün təlimatlarda, müqavilə işləri haqqında əsasnamədə və s. Bir vəzifəli şəxs "Təsdiq üçün" qeyd edilmiş bir sənəd layihəsi alırsa, o, LNA-nın tələblərini yerinə yetirərək bu tapşırığı əlavə göstərişlər olmadan yerinə yetirməlidir.

Şifahi

Bir çox menecerlər bir katibin köməyi ilə şifahi göstərişlərini nəzarət altına alırlar. Bu, yazılı tapşırıqları idarə etməkdən daha çətindir:

• şifahi göstərişləri "tutmaq" və tapşırıqda düzgün ifadə etmək lazımdır;
• şifahi göstərişin standart icra müddətləri yoxdur;
• ifaçı şifahi göstərişin yerinə yetirilməsi barədə şifahi, direktorla şəxsi görüşdə və ya telefonla da hesabat verə bilər, lakin bu barədə katibə deməyəcək.

Şifahi göstərişlərin icrasına nəzarət edərkən problemlərin qarşısını almaq üçün katib:

• direktorla razılaşın ki, əgər şifahi göstəriş nəzarətə götürülürsə, direktor bu barədə həm ifaçını, həm də son müddəti elan edərək katibə məlumat verir;
• direktoru şifahi göstərişi yazılı birinə çevirməyə dəvət edin: əsas fəaliyyət üçün sifariş və ya iclasın qısa protokolu yaradın. Sonra şifahi göstəriş nəzarət etmək daha asan olan müntəzəm sənəd tapşırığına çevriləcək;
• göstəriş hələ də şifahi olaraq qalırsa, katib icraçıya yalnız direktora deyil, həm də nəzarətçiyə - katibə icra haqqında hesabat təqdim etməyin zəruriliyini xatırladır.

Katib tapşırığın icraçısına ya EDMS, ya da tərəfindən məlumat verir e-poçt, yəni istənilən halda tapşırıq yazılı şəkildə müəyyən edilir və onun podratçıya göndərilmə tarixi müəyyən edilir.

SON MÜDDƏTLER

Tapşırıq növlərinin hər birinin yerinə yetirilməsi üçün son tarixlər təşkilatın ofis işi üçün təlimatlarda müəyyən edilməlidir. Tarixlər mənbə kimi istifadə edilə bilər Təlimat nümunəsi ofis işi dövlət təşkilatları(4.6, 6.6-cı bəndlər), habelə sahəvi normativ hüquqi aktlar.

Son tarixlərə xüsusi diqqət yetirilməlidir vətəndaşların müraciətləri. Burada "Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında" 2 may 2006-cı il tarixli 59-FZ nömrəli Federal Qanun tətbiq edilir. Rusiya Federasiyası"(27 dekabr 2018-ci il tarixli dəyişikliklə; bundan sonra - 59-FZ nömrəli Federal Qanun). Onun iki məqaləsini sitat gətiririk:

çıxarılması
-dan federal qanun№ 59-FZ

2. Yazılı sorğu məcburi qeydiyyata alınmalıdır alındıqdan sonra üç gün ərzində V dövlət qurumu, orqan yerli hökümət və ya məmur.

çıxarılması

59-FZ saylı Federal Qanundan

Maddə 12

1. Dövlət orqanına, yerli özünüidarəetmə orqanına və ya vəzifəli şəxsə öz səlahiyyətlərinə uyğun olaraq daxil olmuş yazılı müraciətə yazılı müraciət qeydə alındığı gündən 30 gün müddətində baxılır ...

Qanunverici təşkilatlara üç verdi əlavə günlər vətəndaşların müraciətlərinin qəbul edildiyi gün qeydiyyatda olan təşkilatlardan daxil olan məktublarla müqayisədə icrası haqqında. Bundan istifadə edib-etməməyi təşkilat özü müəyyənləşdirir və qərarını ofis işi üçün təlimatlarda müəyyənləşdirir (Nümunə 6).

NƏZARƏT ALQORİTMİ

Təlimatların icrasına nəzarət alqoritmi Sxemdə göstərilmişdir.

Bildiyimiz kimi, şifahi və ya yazılı əmrin nəzarətə götürülməsindən asılı olmayaraq, nəzarət prosesinin özü mütləq “yazılı” şəkildə həyata keçirilir. Mərhələlərin hər birində katibin dəqiq nəyi düzəltməli olduğunu Cədvəldə nəzərdən keçirəcəyik.

İNTİzamın İCRA EDİLMƏSİ HAQQINDA MƏLUMAT

Rəhbərin tapşırıqlarının icrasına daimi nəzarətin nəticəsi icra intizamı sertifikatlarıdır. Rəhbərliyin qərarı ilə arayışlar müxtəlif dövri ola bilər: gündəlikdən illik. Prinsip sadədir: əgər təşkilat performansa görə aylıq bonuslar tətbiq edirsə, onda hər ay sertifikat tərtib edilir; bonuslar rüblükdürsə, arayış rüblükdür. Görkəmli tapşırıqları vaxtında aşkar etmək üçün daha tez-tez hesabatlar yarada bilərsiniz. İllik sertifikat istənilən halda tərtib edilir: hər bir rəhbər il ərzində ona tapşırılan tapşırıqların neçəsinin yerinə yetirildiyini bilmək istəyir (Nümunə 7).

Arayış forması təşkilat səviyyəsində də hazırlanır və ofis işi təlimatlarında təsbit edilir.

XÜLASƏ

1. Təlimatların icrasına nəzarət və icra intizamına nəzarət idarəetmənin funksiyalarıdır. Onlar təşkilatın motivasiya siyasətinin əsasını təşkil edir.
2. Sifarişlərin icrasına nəzarət etmək üçün xüsusi təyin olunmuş işçi cavabdehdir. O, müəyyən bir tezlikdə icra intizamının vəziyyəti haqqında rəhbərliyə məlumat təqdim edir.
3. Həm sənədlərə, həm də rəhbərin şifahi göstərişlərinə uyğun tapşırıqlar nəzarətə götürülür. Onların hər birinin icrasının nəticələrinə görə podratçı məlumat xarakterli hesabat təqdim etməlidir.

Maddə 5.28 GOST R 7.0.97-2016 “İnformasiya, kitabxanaçılıq və nəşriyyat standartları sistemi. Təşkilati və inzibati sənədlər. Sənədləşməyə dair tələblər” (Rosstandartın 08 dekabr 2016-cı il tarixli 2004-st nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir).

Bu yazıda: Performans intizamının göstəricisi kimə lazımdır və niyə. Bununla nə qiymətləndirmək olar. Fəaliyyətin Qiymətləndirilməsini Necə Tətbiq Etməli: İki Alternativ Yanaşma.

Fəaliyyət göstəricilərinə əsaslanan əməyin ödənilməsi sisteminin tətbiqi ilə bağlı layihələrimizin hər birində praktiki olaraq ən əsas göstəricilərdən biri “icra intizamıdır”.

Həqiqətən, bir çox vəzifələr var ki, onların məqsədi yalnız tənzimlənən əməliyyatların vaxtında ciddi şəkildə həyata keçirilməsidir. Lakin daha yaxından araşdırdıqda məlum olur ki, icra intizamına nəzarət struktur bölmələrinin rəhbərləri və məsələn, satış menecerləri və marketoloqlar kimi yaradıcı vəzifələr üçün heç də az əhəmiyyət kəsb etmir. Demək olar ki, hər hansı bir mütəxəssis, vəzifəsinin yaxın məqsədlərinə əlavə olaraq, müxtəlif gündəlik əməliyyatları yerinə yetirməyə borcludur. Satış işçiləri üçün bu, məsələn, ilkin sənədlərin mühasibatlığa vaxtında təqdim edilməsi, mühasibat proqramında qarşı tərəflər haqqında məlumatların dəqiq doldurulması və s. Menecerlər üçün - planların və hesabatların təqdim edilməsi. Marketinq üçün - layihə tapşırıqlarının vaxtında yerinə yetirilməsi. Və s.

Rəhbərlik əməliyyatların vaxtına və keyfiyyətinə nəzarət etməlidir. Bu aydındır. Amma nəticəyönümlü və aydın, vahid oyun qaydalarını qiymətləndirən həssas işçilər də belə bir göstəricinin tətbiqini dəstəkləyir. Birincisi, onlar başa düşürlər ki, onların fəaliyyəti müəyyən dərəcədə biznes prosesləri zəncirinin digər halqalarının fəaliyyətindən asılıdır. Beləliklə, mühasib ilkin sənədləri vaxtında almadığı təqdirdə hesabat hazırlaya bilməyəcək. Təchizat yeni ehtiyat əşyaları haqqında məlumatları vaxtında daxil etmədikdə və ya anbar malları qəbul etmədikdə satış meneceri satışı başa çatdıra bilməyəcək. İkincisi, belə işçilər başa düşürlər ki, onlar şirkətin biznes proseslərində eyni həlqədirlər və digər şöbələrin işi və bütövlükdə şirkətin nəticəsi onlardan asılıdır. Üçüncüsü, onlar üçün bütün tələblərin aydın şəkildə müəyyən edilməsini və fövqəladə hallar zamanı birdən-birə ortaya çıxmamasını, rəhbərlik tərəfindən mübahisələrə və iddialara səbəb olmamağı üstün tuturlar.

İntizamı yerinə yetirmək: nəyi qiymətləndirmək lazımdır?

Fəaliyyət intizamı göstəricisinə tapşırıqların və göstərişlərin icrasının keyfiyyətinin və müddətinin qiymətləndirilməsi daxildir. Bu halda qiymətləndirmə haqqında üç səviyyədə danışmaq olar:

1. Layihə tapşırıqlarının və rəhbərliyin göstərişlərinin icrası. Bunlar kifayət qədər böyük vəzifələrdir, onların yerinə yetirilməsi üçün son tarix və nəticələr üçün tələblər müəyyən edilir.

Təcrübədən nümunələr:

• Satış şöbəsinin menecerlərindən birinə qeyri-aktiv alıcıları arxivə köçürməklə bir ay ərzində 1C-də qarşı tərəflərin kataloqunu "təmizləmək" tapşırıldı.
• Sistem inzibatçısına İP telefoniya əsasında interkomun tətbiqi layihəsini hazırlamaq tapşırılıb.

1. Müddətləri konkret tarix kimi müəyyən edilən planlaşdırılmış əməliyyatların icrası.

Təcrübədən nümunələr:

• Struktur bölmələrin rəhbərləri hər ayın 25-dək növbəti ay üçün xərclər planını təqdim etməlidirlər.
• Satınalma Departamenti tədarükçülərin qiymətlərinə ildə iki dəfə müəyyən tarixə qədər nəzarət edir.

1. Müəyyən bir tetikleyici hadisənin baş verdiyi andan bir müddət kimi müəyyən edilən "proses" tapşırıqlarının icrası. Bunlar biznes prosesinin bir hissəsi olan və bəzi əvvəlki əməliyyatın icrasından sonra "başlanılan" vəzifələrdir.

Təcrübədən nümunə:

• Mühasibat şöbəsi ödəniş üçün hesab-fakturanın alındığı gündən sonrakı gündən gec olmayaraq ödənişi həyata keçirir.
• Anbar maşının boşaldıldığı andan 3 saatdan gec olmayaraq qəbzi mühasibat proqramında qeyd edir.

Hər bir səviyyə ilə performans intizamının qiymətləndirilməsi sisteminin idarə edilməsinə tələblər artır. Özünüzü birinci səviyyə ilə məhdudlaşdırsanız, qeydləri əl ilə apara bilərsiniz, qiymətləndirmə birbaşa rəhbərliyin qərarı ilə edilə bilər. Üçüncü səviyyədə, qeydə alınmış əməliyyatların həcmi əl ilə tam hüquqlu mühasibat uçotunu qeyri-mümkün edəcəkdir. arasında seçim etməli olacaq subyektiv qiymətləndirmə və avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqi.

Subyektiv qiymətləndirmə və ya ümumi nəzarət

Yalnız "böyük miqyasda" nəzarət üzərində cəmləşsəniz, məsələn, bir ofis menecerinin qüvvələri tərəfindən, məsələn, Excel-də qeydlər aparmaq kifayətdir. Müştərilərimizdən birinin etdiyi məhz budur. İllik planlaşdırma zamanı şöbə müdirləri və ayrı-ayrı mütəxəssislər üçün layihə tapşırıqları və təlimatlar formalaşdırılıb. Onlar planlaşdırılmış son tarixləri göstərən "İllik plan" başlığı ilə Excel cədvəlində qeyd edildi. Xüsusi işçi bu müddətlərə əməl olunmasına nəzarət edirdi. Müəyyən hesabat dövrlərinin nəticələrinə əsasən rəhbərlik məsul şəxslərin işini qiymətləndirib.

Lakin, birincisi, tapşırıqların əslində fərqli çəki və mənaları var idi ki, bu da sadə mükafat sistemini tətbiq etməyi çətinləşdirdi. İkincisi, rəhbərlik daha kiçik, lakin heç də az əhəmiyyətli olmayan vəzifələri nəzərə almaq ehtiyacını artırdı.

Ümumi nəzarət yuxarıda qeyd olunan hər üç səviyyə üçün tapşırıqların yerinə yetirilməsi üçün planlaşdırılmış və faktiki son tarixlərin müəyyən edilməsini nəzərdə tutur. Bu, işçinin performans intizamı haqqında tam təsəvvür əldə etməyin yeganə yoludur. Belə qeydlərin əl ilə aparılması real deyil. Avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqi tələb olunur. Belə bir sistem avtomatik olaraq işçi üçün gündəlik və "proses" tapşırıqları yaratmalı, faktiki son tarixləri təyin etməli, fəaliyyətin keyfiyyətinin qiymətləndirilməsi mexanizmini daxil etməli və əlbəttə ki, müvafiq hesabatlar yaratmalıdır.

Kiçik və orta biznes üçün belə bir proqram həllinin həyata keçirilməsinin dəyəri çox yüksəkdir. Qarşılaşmalı olduğumuz 1C-Sənəd İdarəetmə proqramının nümunəsində, danışırıq təxminən bir neçə yüz min (proqramın müştərinin ehtiyaclarına uyğunlaşdırılması və təkmilləşdirilməsi nəzərə alınmaqla). Bundan əlavə, belə bir proqramı həyata keçirmək qərarına gələn rəhbərlik yeni ştat vahidinin - sistem administratorunun tətbiqi zərurəti ilə barışmalı olacaq.

Tapşırıq və tapşırıq izləmə proqramını həyata keçirmək üçün alternativ yalnız uğursuzluqları aradan qaldırmaq lehinə tam nəzarətdən imtina etməkdir. Bu zaman qiymətləndirmə müddətlərin pozulması və tapşırıqların zəif yerinə yetirilməsi hallarının sayına əsaslanacaq. Kiçik proses əməliyyatları haqqında məlumat qurban verilməli olacaq. Bəzi hallarda qiymətləndirmə subyektiv olacaqdır. Sistemin idarə edilməsi üzrə işlərin həcmi olduqca böyük olacaq: tapşırıqları və son tarix pozuntuları faktlarını əl ilə qeyd etməli, məlumatları bir işçi üçün vahid hesabatlarda birləşdirməli və s.

Performans intizamını qiymətləndirmək üçün bir sistemin inkişaf etdirilməsi təcrübəmizdən, bu KPI-ni hansı dəyərlərdə ölçməkdən, göstəricini pul mükafatı ilə necə əlaqələndirməkdən danışacağıq, aşağıdakı məqalələrdə danışacağıq.

İcra intizamının təhlili

Sənədlərin icrasına nəzarətin gedişi və nəticələri haqqında məlumatlar vaxtaşırı təhlil edilir. Bir qayda olaraq, hər ay icra intizamının vəziyyəti haqqında məlumat vəd edilir. Rəhbərliyə təqdim olunan aylıq hesabatlar aşağıdakıları göstərərsə, ifaçıların işinin nəticələri ən əyani görünür:

İfaçıların işindəki sənədlərin ümumi sayı;

Qrafikdən əvvəl yerinə yetirilən sayı (%);

tamamlanmamış və ya göstərilən müddətdən gec tamamlanmamış sayı (%);

iş paylarının icrasında gecikmələr;

İcrada gecikmələrin səbəbləri.

Bu məlumatların təhlili əsasında rəhbərlik icra intizamının yaxşılaşdırılması, təşkilatın iş axınının sürətləndirilməsi və sənədlərlə işin ümumi mədəniyyətinin yüksəldilməsi üçün tədbirlər görür.

Sənədlərin gec icrasına görə məsuliyyət forması

USORD-a uyğun olaraq, sənədlərin gecikdirilməsinin səbəblərinə aşağıdakılar daxildir:

böyük sənəd axını, yəni. işçinin həddindən artıq iş yükü;

Aşağı performans intizamı (işçinin səhlənkar münasibəti);

İşçilərə nəzarətin zəifləməsinə səbəb olan menecerin yüksək məşğulluğu;

· qüsur texniki vasitələr dizayn və reproduksiya.

Məsuliyyətin iki forması var:

inzibati (cərimə, mükafatdan məhrum etmə, şifahi və yazılı irad, töhmət);

intizam tənbehi (müvəqqəti vəzifədən azad etmə, dəyişdirmə məzuniyyəti və işçi təmin etmədiyi təqdirdə işdən çıxarma). izahat qeydi nəzarət şərtlərinin pozulmasına görə).

Tədqiqat əsasında sənədlərin icrasına nəzarətin təhlili - Nijni Novqorod vilayətinin Semenovski Rayon Məhkəməsində

Hər şey Semenovski Rayon Məhkəməsinin məhkəmə sisteminin tarixi ilə maraqlanması ilə başladı doğma torpaq. Və onlar öz imkan və imkanları daxilində tarixi materialları toplamağa başladılar. Semenovski rayonunun özünün böyük tarixi keçmişi var. Tarixdən məlum olduğu kimi. Pravoslav Kilsəsinin parçalanmasından sonra köhnə inancın tərəfdarları Trans-Volqa meşələrimizə qaçdılar, Kerjenets çayının sahillərində məskunlaşdılar, sketlər yaratdılar və yerləşdikləri yerlərə görə mənası və mənasını verən "Kerzhaks" adını aldılar. köhnə inancın qalası. Semenov vilayətinin tarixi və təkcə onun deyil, M. Peçerskinin "Meşələrdə" kitabında təsvir edilmişdir.

1780-ci ildə Nijni Novqorod vilayətində rayon məhkəmələri - zadəganların mülki və cinayət işləri üzrə əmlak məhkəmə orqanları, daha sonra kənd yerlərində və rayonlarda digər mülklər yaradıldı.

1787-ci ildə Semenov şəhərində rayon məhkəməsi və zadəgan qəyyumluğu yox idi, magistratura da yox idi və Semenovlular vicdanlı məhkəmə yaratmaq tələbi ilə müraciət etdikdə, kiçik bir əhali üçün bələdiyyə sədrini məhkəməyə verə bilərdilər.

1796-cı ildə Semyonovski Uyezd Məhkəməsi yaradıldı, burada yoxlama nəticəsində Yuxarı Zemski Məhkəməsinin müstəntiqi Zhedrinsky hakim vəzifəsinə köçürüldü. Semyonovski Dairəsinin Aşağı Sovetinin hakimi P.Boşçanov hakim, D.Şnitinkov isə Semenovski Dairə Məhkəməsinin katibi seçilmişlər.

1864-cü il məhkəmə islahatı 1775-ci il "Əyalətlər üzrə institut" əsasında yaradılmış məhkəmə və məhkəmə icraatını kökündən dəyişdirdi, ləğv edildi, yeni məhkəmə institutları formalaşdı: hakimləri təyin edilmiş məhkəmələr (rayon məhkəmələri və ədalət məhkəmələri) və seçilmiş hakimləri olan məhkəmələr) sülh hakimləri və sülh hakimlərinin qurultayları).

23 aprel 1869-cu ildə Nijni Novqorod Dairə Məhkəməsi yaradıldı. Magistrlərin başçılıq etdiyi magistratura məhkəmələri sadə icraat aparan ən aşağı məhkəmə idi. Dünya məhkəməsinin qərarlarından Sülh Hakimlərinin İlçe Konqresində şikayət verilə bilər.

Semenovski rayonunun fəxri magistrləri;

Leytenant A.N. Belochovski:

Əyalət katibi N.N. Boloqovski:

Şahzadə A.M. Volkonsky;

· Katib Qraf Şalaşin ilə kollegiya.

Semenov şəhər magistraturasının hakimləri:

· 1835 - D. Skuşovski, F. Miledin;

· 1863 - K. Prudovski, F. Xeçnev, F. Xrenov;

1864 - İ.Elunov, E Milelin;

· 1854 - S. Şoronov, M. Kiselev, Boçkarev.

İnqilabdan sonra Semenovski şəhər magistratı Semenovski rayon məhkəməsi adlandırıldı.

3 iyul 1917-ci ildə yerli sülh hakimləri seçildi və o dövrdə Semenovski rayonunun tərkibində olan həm Semenovski, həm də Borski rayonlarına xidmət edən yerli hakimlərin altı rayonu yaradıldı. Semenovski rayonu ərazisində ədalət mühakiməsini həyata keçirənlər haqqında bəzi məlumatlar arxivlərdə tapıldı, ancaq 1934-cü ildən.

Beləliklə, müəyyən edilmişdir ki, 1034-cü ilin oktyabrında V.V. 1040-cı ilə qədər bu vəzifədə işləyən Jarinov daha sonra RSFSR Ədliyyə Nazirliyinə işə köçürüldü. 1945-1967-ci illərdə Semenovski rayonunda ədaləti S.M. Sokolov, 1960-1969-cu illərdə Semenov Xalq Məhkəməsinin sədri K.E. Şevçuk. Sonra 1969-cu ildən 1989-cu ilə qədər V.P. Zadorin. 1989-cu ildə Mixail Petroviç Smirnov Semenovski Xalq Məhkəməsinin hakimi seçildi, sonra o, 1993-1996-cı illərdə Semenovski Rayon Məhkəməsinin sədri vəzifəsində çalışıb. M.P. Smirnov vaxtından əvvəl öldü. Həmçinin 1963-1982-ci illərdə D.İ. Kulkov, Böyük veteran Vətən Müharibəsi 2006-cı ildə vəfat edən.

Hakimlər T.A. hazırda təqaüddədir. 1981-2001-ci illərdə işləmiş Andronycheva, L.I. Yalnız - 1997-ci ildən 2005-ci ilə qədər.

1986-1994-cü illərdə V.S. Semenovski Məhkəməsinin hakimi işləyib. Myasnikova, hazırda Nijni Novqorod Vilayət Məhkəməsinin hakimidir.

Hazırda Semenovski Rayon Məhkəməsi əvvəllər Semenovski Rayon Partiya Komitəsinə məxsus olan binada yerləşir. Burada Semenovski məhkəməsinin keçmiş sədrinin təşəbbüsü ilə M.P. Smirnova, eləcə də hakimlər V.S. Myasnikova bəzi məmurların müqavimətini dəf edərək, Rusiya Federasiyası Prezidentinin 3 sentyabr 1991-ci il tarixli 32-rp nömrəli “Məhkəmələrin işinin təkmilləşdirilməsi üzrə təxirəsalınmaz tədbirlər haqqında” sərəncamını yerinə yetirərək məhkəməni uçuq-sökük taxta binadan köçürdü. RSFSR." İşğal olunmuş bina məhkəmənin binası üçün tələblərə tam cavab vermir, buna görə əsaslı təmir bina.

Hal-hazırda məhkəmə kompüterləşdirilir, İnternetdə Semenovski Məhkəməsinin veb-saytı yaradılmışdır ki, bu da açıqlıq və şəffaflığa, məhkəmə prosesinin bölgə əhalisi üçün əlçatanlığına kömək edir.

2003-cü ilə qədər məhkəmə prosesində xalq mühakiməçiləri iştirak edirdi ki, bu da məhkəmələrin açıq olmasından xəbər verir. İndi hər kəs istənilən hakimlə görüş üçün görüş ala bilər.

2003-cü ildə baxılmaq üçün 190 cinayət işi (hələ 213 mülki iş), sonra 2005-ci ildə - artıq 244 (248 mülki iş), 2006-cı ilin doqquz ayında isə 175 (üstəgəl 174) cinayət işi təqdim edilmişdir. Belə çıxır ki, bir hakimə yüzə yaxın iş düşür və bəziləri aylarla davam edir.

Xidmət sənəd dəstəyiŞura öz işini aşağıdakılar üzərində qurur normativ sənədlər:

· Sifariş Baş direktor Məhkəmə şöbəsi Ali Məhkəmə Rusiya Federasiyasının 29 yanvar 1999-cu il tarixli, 8 nömrəli;

· Rayon məhkəməsində ofis işinə dair müvəqqəti təlimat (Rusiya Federasiyası Ali Məhkəməsinin 29 yanvar 1999-cu il tarixli, 94 nömrəli qərarı ilə əlavə edilmiş);

· Rusiya Federasiyasının ümumi yurisdiksiyasına aid məhkəmələrdə, Rusiya Federasiyası Ali Məhkəməsi yanında Məhkəmə Departamentinin şöbələrində (idarələrində) məhkəmə statistikasının aparılmasına dair təlimatlar;

· Rusiya Federasiyasının Cinayət Prosessual Məcəlləsi;

· Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsi;

· İnzibati Məcəllə Rusiya Federasiyası.

Semyonovski Rayon Məhkəməsində sənəd idarəetmə funksiyalarını rayon məhkəməsində sənədləşmə işinə dair müvəqqəti təlimatlara və məhkəmə statistikasının aparılmasına dair Təlimatlara uyğun olaraq məhkəmə sədrinin rəhbərliyi altında öz işini təşkil edən idarə həyata keçirir. . Məhkəmənin sədri

Təşkilatın xüsusiyyətlərinə görə sənədlərin icrasına nəzarət özünəməxsus formada mövcuddur. Vətəndaşlardan və təşkilatlardan daxil olan sənədlər (şikayətlər, təkliflər, ərizələr) onların daxil olduğu tarix göstərilməklə jurnalda (forma No23) qeydə alınır. Qeydə alınmış müraciətlər həmin gün məhkəmənin sədrinə verilir, o, qanunla müəyyən edilmiş qaydada icraçını, baxılma müddətini müəyyən edir və icraçıya konkret göstərişlər verir. Ayrı-ayrı müraciətlər (məsələn, orqanlardan və vəzifəli şəxslərdən daxil olan, icazə alındıqdan sonra cavab tələb olunan) jurnalda qeyd olunan (forma № 23) sədr tərəfindən nəzarətə götürülə bilər. Məhkəmənin katibi, aparat rəhbəri sistematik olaraq qeydiyyat jurnalına baxır və müəyyən edilmiş icazə müddəti başa çatan bütün ərizələr barədə məhkəmənin sədrinə məlumat verir. Müraciətdə məhkəmənin səlahiyyətlərinə aid olan məsələlər olmadıqda, o, idarəyə daxil olduqdan sonra beş gündən gec olmayaraq, bu barədə ərizəçiyə bildirişlə müraciəti həll etmək səlahiyyəti olan orqanlara və ya vəzifəli şəxslərə göndərilir. Müraciət məhkəmə sədrinin qərarı ilə təmin edilmiş hesab edilir və nəzarətdən kənarlaşdırılır. İcazə verilmiş müraciətlər, ərizəçiyə verilən cavabın surəti və onlara dair digər yazışmalarla birlikdə ayrıca icraatda verilir. Müraciətə baxılması barədə jurnalda qeyd edilir.

Nəzarət subyektləri məhkəmənin sədri və aparat rəhbəri, obyektləri isə işlərə baxılma və onlar üzrə qərarların icrası müddətləri, onlarla işləmə texnologiyalarıdır.

Ofis rəhbəri aşağıdakılara cavabdehdir:

· ilkin statistik uçot sənədlərinin (cinayət və mülki işlər üzrə mühasibat və statistik kartoçkalar və s.) aparılması üçün 4

· məhkəməyə daxil olan təkliflərin, şikayətlərin, ərizələrin icrası, Rusiya Federasiyası Prezidentinin əfv haqqında fərmanlarının icrası üçün müddətlər;

Başqa məhkəmələrə göndərilmiş və ya başqa məhkəmələrdən alınmış məhkəmə qərarlarının icrasına nəzarət.

Aparat rəhbəri icra sənədləri haqqında məlumatları əks etdirən uçot kartoçkalarını, 23 və 51 No-li formada jurnalları aparır.

Semyonovski Rayon Məhkəməsində işinə daim nəzarət edilən əsas sənədlər cinayət, mülki və inzibati işlərdir. Nəzarət iki mərhələyə bölünür:

1. üzrə işə birbaşa baxılması məhkəmə iclasları- məhkəmənin sədri və ya onun köməkçiləri;

2. Məhkəmə icraçılarının və ya digər səlahiyyətli şəxslərin yaxşı xidməti ilə qərarın icrası.

Təşkilatın Rusiya Federasiyasının Cinayət-Prosessual Məcəlləsində, Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsində və Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsində müəyyən edilmiş işlərə baxılması üçün standart şərtləri var. Rusiya Federasiyasının Cinayət Prosessual Məcəlləsinə uyğun olaraq cinayət işlərinə baxılır, 30 gün; mülki işlər - 14 gün (Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsi ilə); inzibati işlərə 2 aya qədər baxıla bilər (Rusiya Federasiyasının İnzibati Məcəlləsi).

Fərdi baxılma müddətləri məhkəmənin sədri tərəfindən təyin edilə bilər, məsələn, iş üzrə təxirəsalınmaz qərar tələb olunduqda və ya yuxarı orqanlardan şikayət daxil olduqda.

Konkret iş üzrə məhkəmə hökmü çıxarıldıqdan sonra icra sənədi verilir və bu sənəd müvafiq məhkəmə icraçı bölməsinə - hökmü icra edənə göndərilir.Sonra məhkəmə icraçıları xidməti (və ya digər vəzifəli şəxslər) məhkəmə hökmünü qanuni qüvvəyə mindirir (müddət hökmün icrası üçün hər hansı ola bilər). İcra hərəkətləri başa çatdıqdan sonra icra sənədi məhkəməyə qaytarılır. Baş idarə rüblük icra vərəqəsinin qaytarılmasını yoxlayır. İcra sənədlərinin qaytarılmasının uzun müddət gecikdirilməsi faktlarını aşkar edərək, rəis. aparat, göstərilən icra sənədlərinin icraya göndərildiyi məhkəmə icraçılarının müvafiq bölmələrinə xatırlatmalar hazırlayır. Müəyyən hallar (məsələn, dəymiş ziyanın ödənilməsi) üzrə xüsusi jurnalda (forma No 51) və uçot kartoçkasında qeyd olunan nəzarət və icra icraatları başlanır. Nəzarət icraatı təyin edilmiş məbləğlər tam ödənilənə qədər məhkəmənin aparatında saxlanılır (onda məhkəmə hökmünün surəti, icra sənədlərinin icrasına göndəriş haqqında məlumat, istehsalat cərimələrinin məbləğləri haqqında məlumatlar var).

Sənədlərin icra müddətlərinin pozulması ofis işçilərinin təqsiri ilə deyil, işi vaxtında göndərməyən digər strukturlar, məsələn, məhkəmə icraçıları icra sənədlərinin qaytarılmasını gecikdirdi. Bu zaman sədr məhkəmə icraçılarına xatırlatma verir.

Tamamlanmış bütün müraciətlər (işlər) məhkəmənin aparatında saxlanılır və təqvim ili başa çatdıqdan sonra arxivə verilir. Hər bir faylın öz saxlama müddətləri var (ən vacibləri daimi olaraq dövlət arxivində saxlanılır).

Bilik bazasında yaxşı işinizi göndərin sadədir. Aşağıdakı formadan istifadə edin

Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.

http://www.allbest.ru/ ünvanında yerləşir

PERFORMANS intizamına NƏZARƏT

İdarəetmə işinin mahiyyəti qarşıya qoyulmuş məqsədlərə nail olmaqdan ibarətdir ki, bu da dəqiq tapşırıqlar və tapşırıqlar qoyulmadan mümkün deyil. effektiv nəzarət onların həyata keçirilməsi. TEZIS sənəd və tapşırıqların idarə edilməsi sistemi sistemdə qoyulmuş tapşırıqların operativ və ətraflı nəzarəti üçün əla vasitədir.

Belə bir deyim var: “İşinizdə baş verənləri anlamaq çox sərfəli vərdişdir”. Və təşkilatdakı vəziyyətin həqiqi mənzərəsini əldə etmək üçün obyektiv və ətraflı məlumat çox vaxt kifayət deyil. TEZIS sistemi işçilər tərəfindən göstərişlərin yerinə yetirilməsi barədə vaxtında məlumat almağa imkan verir ki, bu da işin səmərəliliyini və effektivliyini artırmağa kömək edir. idarəetmə qərarları, həm də kadrların işinin keyfiyyətinə müsbət təsir göstərir və qeyri-istehsal itkiləri riskini azaldır.

Eyni zamanda, sistem vasitəsilə tapşırıq və göstərişlər alan təşkilatın istənilən əməkdaşı onun gördüyü işin nəticələrinə əsasən avtomatik hesabat yaratmaq imkanına malikdir. Bu, işçinin hesabat hazırlamaq üçün vaxtına əhəmiyyətli dərəcədə qənaət edir, həm də faktiki iş yükü və təyin olunmuş tapşırıqların zəhmətkeşliyi barədə rəhbərliyinizə məlumat çatdırmağa imkan verir.

TEZİS sisteminin tətbiqi menecerə sifarişlərinin icrasına nəzarət üzrə rutin vəzifələrini avtomatlaşdırılmış sistemə keçirməyə imkan verir və diqqəti icra edilmiş sifarişlərin keyfiyyətinə nəzarətə cəmləməyə kömək edir.

TEZİS sistemində icra olunan performans intizamına nəzarət,

təmin edir:

bir və ya bir neçə ifaçıya tapşırıqların tez verilməsi;

avtomatik yaradılan dövri və asılı tapşırıqların təyin edilməsi;

tapşırıqların yerinə yetirilmə vaxtına avtomatik nəzarət, tapşırıqların tənzimlənməsinin səmərəliliyi;

icra intizamının müxtəlif aspektləri üzrə hesabatların obyektivliyi;

iş proseslərinin şəffaflığı;

iclas protokollarının icrası;

tapşırıqların mürəkkəbliyini, personalın iş yükünü nəzərə almaq;

dünyanın istənilən yerindən iş proseslərinin monitorinqi;

tapşırıqlar təyin edərkən faylları əlavə etmək imkanı;

e-poçtda tapşırıqların qoyulması və müzakirəsi imkanı;

xidmət təşkilatı texniki dəstək(Yardım Masası, ServiceDesk).

SƏNƏDLƏRİN İCRASINA NƏZARƏT

Sənədlərin icrasına nəzarət və qəbul edilən qərarlar- ən vacib idarəetmə funksiyalarından biri, məqsədi sənədlərin vaxtında və keyfiyyətli icrasına kömək etmək, qəbulunu təmin etməkdir. analitik məlumat struktur bölmələrin, filialların, konkret işçilərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi tələb olunur. 1

Fərqləndirin:

məsələnin həllinə, tapşırığın icrasına mahiyyəti üzrə nəzarət;

tapşırıqların icrasına nəzarət.

Tapşırıqın mahiyyəti üzrə icrasına, məsələnin həllinə nəzarət rəhbəri (təşkilatın və ya struktur bölmənin) və ya xüsusi səlahiyyətli şəxslər tərəfindən həyata keçirilir. Əsas nəzarət məsələnin nə dərəcədə düzgün, uğurla və tam həll olunduğunun qiymətləndirilməsidir. 2

Sənədlərin icra müddətinə nəzarət 2010-cu ildə həyata keçirilir böyük təşkilat sənəd dövriyyəsi xidmətinin (DOE) bir hissəsi olan bir bölmə və ya nəzarət qrupu, kiçik bir təşkilatda - katiblik və ya katib. Sənədlərin icra müddətinə nəzarət cari və profilaktik olaraq bölünə bilər.

GOST R 51141-98 "İdarə işi və arxivləşdirmə. Terminlər və təriflər"-də aşağıdakı tərif müəyyən edilmişdir: "Sənədlərin icrasına nəzarət sənədlərin vaxtında icrasını təmin edən tədbirlər toplusudur." Eyni zamanda, icraya nəzarət qrupunun (nəzarəti həyata keçirən işçi) əsas vəzifələri bunlardır:

böyük əhəmiyyət kəsb edən daxil olan, gedən və daxili sənədlərin, rəhbərliyin sabit göstərişlərinin icrasının gedişatını izləmək və faktiki icrasını təsbit etmək;

icra prosesinin və nəticələrinin monitorinqi zamanı əldə edilmiş məlumatların ümumiləşdirilməsi, bu məlumatların rahat rəsmiləşdirilmiş formada rəhbərliyə çatdırılması;

sənəd dövriyyəsinin sürətləndirilməsi və gücləndirilməsi üçün təkliflərin hazırlanması

performans intizamı.

Bəzən təşkilat rəhbərliyinin qərarı ilə sənədlərin icrasına nəzarət DOW xidmətinin ştatında olmayan bir işçiyə də həvalə edilə bilər. Bu, icraya nəzarət hər hansı bir işçiyə həvalə edilə və ya menecer tərəfindən götürülə bildiyi zaman inzibati sənədlərin hazırlanmasında kifayət qədər yayılmış bir təcrübədir. Lakin sənədlərin icrasına nəzarətin mərkəzləşdirilməsi onun səmərəli formalaşdırılmasında mühüm amildir. 4

Sənədlərin icrasına nəzarət (vaxtına) bir neçə ardıcıl mərhələləri əhatə edir:

nəzarət üçün sənədlərin təyin edilməsi;

sənədlərin konkret icraçılara vaxtında çatdırılmasının yoxlanılması;

sənədlərin nəzarətdən çıxarılması;

sənədlərin icrasının gedişatının və nəticələrinin uçotu və ümumiləşdirilməsi.

Nəzarət əməliyyatlarının başlanğıcı, yəni nəzarət üçün sənədlərin təyin edilməsi təşkilatda alınan və ya yaradılan sənədlərin qeydiyyatı anına təsadüf edir. Sənədi varsa konkret tarix mətndə göstərilən icra və ya sənəd tipik icra müddəti olan sənədlər siyahısına daxil edilərsə, qeydiyyatdan keçdikdən dərhal sonra onu DOW xidməti tərəfindən nəzarətə vermək hüququna malikdir. Fərdi müddətləri olan daxil olan sənədlər rəhbər tərəfindən baxıldıqdan sonra nəzarətə götürülür, o, öz qərarında konkret müddət müəyyən edir.

Sənəd nəzarət altına alındıqda onun yuxarı sahəsinə nəzarət işarəsi qoyulur (rekvizit 19). Eyni işarə qeydiyyat vərəqində də qoyulur.

Mürəkkəb tapşırıqları ehtiva edən sənədlər üçün uzun müddətlər təyin edilə bilər (bir neçə ay, altı ay, bir il). Bu zaman mərhələlərə bölmək və tapşırığın mərhələlərlə icrasına nəzarət etmək lazımdır.5

Sənədin icrasına nəzarətə götürüldüyü andan nəzarət edilməlidir, bundan sonra sənəd icraçıya (icraçılara) verilməlidir. Eyni zamanda, nəzarət qrupunun və ya nəzarətə cavabdeh olan işçinin sənədin müəyyən bir podratçıya vaxtında çatdırılmasını yoxlaması arzu edilir.

Sənədin icra müddəti ərzində ilkin yoxlamalar aparılmalı və icranın gedişi tənzimlənməlidir ki, onların nəticələri, bir qayda olaraq, uçot-nəzarət kartında da qeyd edilir. Təqdim olunan məlumatların düzgünlüyünə görə məsuliyyət ifaçıların üzərinə düşür.

Yoxlamalar şifahi və ya yazılı şəkildə aparıla bilər. Sonuncu halda nəzarət xidməti yazılı xatırlatmalar hazırlayır. Onlar həm müəyyən bir işə, həm də ayrıca sənədə və ya ifaçıya həsr oluna bilər. Bir və ya bir neçə struktur bölmədə yerləşən sənədlər haqqında məlumatı özündə əks etdirən xatırlatmalar hazırlamaq və göndərmək də mümkündür.

Sənədlərin icrasının gedişatının ilkin yoxlamalarının vaxtı təşkilatın əsasnaməsində (və ya olmadıqda, ofis işləri üçün təlimatlarda) müəyyən edilməlidir.

Sənədin nəzarətdən çıxarılması nəzarəti müəyyən etmiş rəhbər və ya onun tapşırığı ilə məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidməti tərəfindən həyata keçirilir, sənədin nəzarətdən çıxarılması sənədin icrasına dair işarə ilə və işə göndərilməsi (rekvizit 28).

Sənəd mahiyyəti üzrə göstərişlər faktiki icra edildikdən, icrası sənədləşdirilmiş təsdiq edildikdən və nəticələri maraqlı təşkilatlara və şəxslərə çatdırıldıqdan sonra və ya onun icrası ilə bağlı təqdim edilmiş materiallarda əlavə göstərişlər verilmədikdə icra edilmiş sayılır və nəzarətdən kənarlaşdırılır. materiallar yenidən baxılmaq üçün geri qaytarılmayıb. Sənədlərin icra üçün başqa işçilərə verilməsi onların nəzarətdən çıxarılması və ya icra müddətlərinin təxirə salınması üçün əsas deyil. Nəzarət xidməti məzmunun, formanın və icra qaydasının tapşırığa uyğun olmadığını müəyyən etdikdə, icra müddətlərini uzatmadan sənədi yenidən baxılmaq üçün geri qaytarmaq hüququna malikdir.

Sənədlərin icrasına nəzarətin gedişi və nəticələri haqqında məlumatlar nəzərə alınmalı və vaxtaşırı ümumiləşdirilməli, yəni təhlil edilməlidir. Bir qayda olaraq, icra intizamının vəziyyəti haqqında məlumat hər ay ümumiləşdirilir və təşkilatda müəyyən edilmiş bir strukturla xülasə şəklində təqdim olunur.

Təhlillərin nəticələrinə əsasən sənədlərin icrasının sürətləndirilməsi, icra intizamının keyfiyyətinin yüksəldilməsi, ümumilikdə nəzarət və idarəetmənin təşkilinin təkmilləşdirilməsi istiqamətində tədbirlər hazırlanıb həyata keçirilir.

Sənədlərin icrasına nəzarət -- sənədlərin vaxtında icrasını təmin edən tədbirlər toplusu.

Nəzarət iki növə bölünə bilər:

məsələnin həllinə mahiyyəti üzrə nəzarət - rəhbəri (qurumun və ya idarənin) və ya xüsusi səlahiyyətli şəxslər tərəfindən həyata keçirilir;

sənədlərin icrası müddətlərinə nəzarət - sənəd dövriyyəsi xidməti tərəfindən həyata keçirilir kiçik firma-- katibə.

Sənəddə qoyulan məsələlərin düzgün və vaxtında həllinə görə məsuliyyəti həm struktur bölmələrinin rəhbərləri, həm də sənədin icrası həvalə edilmiş işçilər daşıyırlar.

Sənədlərin icra müddətinə nəzarətin təşkilinə aşağıdakı əməliyyatlar daxildir:

nəzarətə verilmiş bütün sənədlərin və rəhbərliyin göstərişlərinin qeydiyyatı prosesində təsbit edilməsi;

sənədin vaxtında podratçıya çatdırılmasının yoxlanılması;

sənədlərin icrası müddətlərinin yaxınlaşması və ya başa çatması barədə icraçılara və şöbə rəhbərlərinə xatırlatma;

sənədin podratçıdan podratçıya verilməsi haqqında məlumatların daxil edilməsi və ya qeydiyyat formasına sənədlərin icrası üçün son müddətlərin dəyişdirilməsi;

sənədlərin icrasının gedişi barədə rəhbərlərə (bölmələrə və təşkilatlara) məlumat vermək;

sənədlərin icrası haqqında məlumatların qeydiyyat formasına daxil edilməsi (sənədin nəzarətdən çıxarılması);

sənədlərin icrasına vaxtında nəzarət edilməsinə dair analitik hesabatların hazırlanması.

Cavab verilməsi və icrası tələb olunan bütün sənədlər nəzarətə götürülür. İnzibati sənədlərdə nəzarət predmeti onlarda olan qərarlar olduğundan, hər bir bənd nəzarətə götürülür, yəni. inzibati sənəddə qeyd olunan hər bir tapşırıq və ya tapşırıq. Rəhbərin katibi nəzarəti və rəhbərliyin şifahi göstərişlərini verməlidir.

SƏNƏDLƏR ÜÇÜN SON MÜDDƏT

sənədin icra nomenklaturası işi

Sənədin icrası üçün son tarix - tərəfindən müəyyən edilmiş son tarix hüquqi akt, təşkilati və inzibati sənəd və ya qərar.

Sənədlərin icrası üçün son tarixlər ola bilər:

fərdi.

İcra üçün tipik müddətlər, məsələn, vətəndaşların müraciətlərinin icrası üçün qanunla müəyyən edilir və ya daim təkrarlanan sənədlər növləri üçün təşkilatın ofis işi üçün təlimatlarda müəyyən edilir.

Fərdi son tarixlər sənədin özündə və ya rəhbərliyin qərarında göstərilir. Məsələn, yuxarı təşkilatlardan alınan və hansısa növ tapşırığı ehtiva edən sənədlərdə, adətən, sənədlərin özlərində son tarix göstərilir. İnzibati sənədlərdə və kollegial orqanların qərarlarında hər bir bənd üçün son müddət göstərilir. Rəhbər tərəfindən baxılan sənədlərə dair onların icra müddəti qərarda göstərilir.

Uzun müddətə sənədlərin icrası

Uzunmüddətli (bir neçə ay, altı ay, bir il) mürəkkəb tapşırıqları ehtiva edən sənədlərin icrası mərhələli şəkildə nəzarətə götürülür.

Müddətli nəzarətdə cari nəzarət, profilaktik və yekun nəzarət fərqləndirilir.

Cari nəzarət, son müddəti bu gün başa çatan sənədlərin icrasının gedişatının gündəlik yoxlanılmasını və podratçıya sənəd üzərində işin tamamlanmasının zəruriliyini xatırlatmağı əhatə edir.

Cari nəzarət gün üçün iş planı yaratmağa kömək edir və bu gün hansı işlərin tamamlanmalı olduğunu dərhal göstərir (müqavilə imzalamaq, mesaj göndərmək, iclasda məsələni həll etmək və s.).

Profilaktik nəzarət indiki nəzarətdən onunla fərqlənir ki, o, sənədlərə əsasən aparılır, müddəti 2-3 gündən sonra başa çatır və beləliklə, işçinin hələ də məsələni həll etməyə vaxtı var.

Nəzarət prosesi zamanı sənədin vaxtında icrasının mümkün olmadığı məlum olarsa, sənədin icra müddətinin dəyişdirilməsi məsələsi nəzarət müddətinin bitməsinə ən geci bir gün qalmış qaldırılmalıdır.

Sənədin icrası üçün son tarixi yalnız onu əvvəllər təyin etmiş menecer dəyişə bilər.

Sənədin nəzarətdən çıxarılması sənədin tam icrasından sonra həyata keçirilir: cavab sənədinin hazırlanması, göndərilən sənədə cavabın alınması və icra faktının digər sənədləşdirilmiş təsdiqi. Sənədin icrasının nəticəsi qeydiyyat kartında qeyd olunur. Məsələn: telefon mesajı göndərildi, işçi göndərildi, müqavilə bağlandı və s.

Qeydiyyat kartoçkasında həmçinin sənədin icra tarixi haqqında məlumatlar əks etdirilir və icra sənədinin verildiyi nomenklatura üzrə işin nömrəsi göstərilir.

Böyük qurumlarda kargüzarlıq xidməti də yekun nəzarəti həyata keçirir. İcraya nəzarət etmək üçün məsul işçilər (xidmət) və ya şirkət katibi tərəfindən müəyyən edilmiş tezlikdə (həftəlik, aylıq, rüblük) həyata keçirilir. Əslində, bu, təşkilatda, firmada və onun struktur bölmələrində fəaliyyət intizamının təhlilidir.

SƏNƏDƏ NƏZARƏT HESABATI

Təhlilin nəticələrinə əsasən ümumiləşdirici hesabatlar tərtib edilir. Məsələn, nəzarət hesabatı forması:

Belə bir cədvəl yekun nəzarət üçün əsasdır.

Nəzarət forması qurumun imkanlarından asılı olaraq seçilir. Bu, əl ilə vaxt kartı faylı ola bilər, lakin bu gün sənədlərin icrasına nəzarət üçün avtomatlaşdırılmış sistem getdikcə daha çox istifadə olunur.

Müddətli kart indeksi adətən bu gün struktur bölmələrində və ya kiçik firmalarda saxlanılır. Onun saxlanması üçün qeydiyyat kartları və 32 daşınan (karton və ya plastik) bölücü olan kiçik bir qutudan istifadə olunur. Otuz bir ayırıcı ayın rəqəmləridir (31 gün). 32-ci ayırıcı üçün sənədlərə kartlar qoyurlar, son tarix növbəti aya düşür. Ayın son günlərində (2-3 gün əvvəl) bu kartlar yeni ayın tarixlərinə uyğun düzülür. Vaxtı keçmiş kartlar birinci ayırıcıdan əvvəl yerləşdirilir. Yeni, uzadılmış son tarix təyin olunana qədər burada dayanırlar.

Sənədləri tam şəkildə qeydiyyata aldıqdan sonra kartları son tarixlərə uyğun təşkil edirlər, yəni. hər bir kartı sənədin icra edilməli olduğu nömrəyə qoyun. Beləliklə, son tarix kartotekasına əsasən, hansı gündə nə edilməli olduğunu asanlıqla öyrənə bilərsiniz.

Sənəd icra edilərkən kartın arxa tərəfində icra haqqında işarə qoyulur, məsələnin necə həll edildiyi, sənədin hansı nömrəyə və nə vaxt göndərildiyi göstərilir. Sənəddə qoyulmuş və ya qərarda göstərilən vəzifələr tam yerinə yetirildikdə sənəd başa çatmış sayılır. Əgər məsələnin həlli prosesində sənəd bir sənətçidən digərinə ötürülübsə, bütün bunlar kartın arxa tərəfində də qeyd olunur.

Ancaq bu gün ən rasional, fərdi kompüterdə həyata keçirilən sənədlərin icrasına avtomatlaşdırılmış nəzarətdir.

Nəzarət üçün sənədin çıxarışı sənədin qeydiyyat kartında "Götürülmə tarixi (Əsas tarix)" məlumatı (sahəsi) doldurulduqda avtomatik olaraq baş verir. Cari nəzarəti həyata keçirərkən, icraya nəzarət etmək üçün məsul şəxslər (kiçik firmada - katib) gündəlik iş gününün əvvəlində kompüter ekranına zəng vurur və zəruri hallarda bu gün yerinə yetirilməli olan sənədlərin siyahısını çap edir. Müvafiq proqram parametrləri ilə siyahı hər iş gününün əvvəlində avtomatik olaraq çap edilə bilər.

Müddəti bitən sənədlər barədə icraçıya xəbərdarlıq avtomatik rejimdə (oxumaq bildirişi ilə) icraçının kompüterinə də göndərilə bilər.

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi asanlıqla bütün tapşırıqları yalnız son tarixlərə görə deyil, həm də ifaçılara görə nəzərdən keçirməyə və bununla da hər birinin yükünü görməyə imkan verir. Müddətli nəzarət üzrə analitik hesabatlar kompüter tərəfindən verilmiş formada avtomatik tərtib olunaraq menecerin kompüterinə göndərilə bilər.

Məsələn, şöbə müdiri hər səhər vaxtı keçmiş sənədlərin (tapşırıqların) siyahısını avtomatik olaraq aşağıdakı formada ala bilər:

Və ya ümumi olaraq ifaçılar üçün sənədlərin sertifikatı:

həm də müəyyən bir ifaçı üçün.

Bu cür sertifikatlar menecerə işi işçilər arasında daha bərabər bölüşdürməyə imkan verir və vəzifə təlimatlarının hazırlanmasında istifadə olunur.

Sənədlərin (tapşırıqların) icra vəziyyəti haqqında analitik hesabatlar işçilərin səmərəliliyinin müəyyən edilməsi üçün mühüm meyardır və dərəcənin müəyyən edilməsində istifadə olunur. maddi stimullar bütün idarəetmə işçiləri. Avtomatlaşdırılmış texnologiyalardan istifadə qeydiyyat, icraya nəzarət və arayış-informasiya xidmətləri üçün əmək xərclərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

Yaxşı qurulmuş fəaliyyətə nəzarət ofisdə işgüzar mühitin yaradılması vasitəsi, hər bir tapşırığın vaxtında yerinə yetirilməli olduğunu başa düşmək üçün şərt və idarəetmə sahəsində əmək məhsuldarlığının artırılmasının təsirli vasitəsidir.

Cavabın və ya qərarın hazırlanmasını tələb edən sənədlər nəzarətə götürülür.

Nəzarətin təşkili sənədlərin keyfiyyətli və vaxtında icrasını təmin etməlidir.

Sənədlərin keyfiyyətlə icrasına görə məsuliyyəti icraçılar və icraçıların işlədiyi şöbə müdirləri daşıyırlar.

Sənədlərin icra müddətlərinə nəzarət müvafiq struktur bölmələrinin rəhbərləri ilə yanaşı, məxfi iş bölgüsü tərəfindən həyata keçirilir.

Sənədin icrası nəzarətə götürülürsə, onun kart uçotu metodu ilə həyata keçirilməsi üçün qeydiyyat kartlarının əlavə nüsxələrindən istifadə olunur ki, bu nüsxələrdə başın qərarını və hərəkətini əks etdirən nəzarət nişanlarını köçürmək üçün sütunlardan istifadə olunur. onların icrası zamanı sənədlər.

Mühasibat uçotunun jurnal üsulu ilə sənədlərin icrasına nəzarət etmək üçün aşağıdakı sütunlarla xüsusi nəzarət kartları hazırlanır:

Sənədin hesab nömrəsi və məxfilik möhürü

Sənəd tarixi

Sənədin növü və adı

Görüntü imkanı

Nəzarət işarələri

Sənədin nəzarətdən çıxarılmasını qeyd edin

Nəzarət kartlarında məxfi məlumatlar olmamalıdır.

Nöqtələri müstəqil icraçısı və öz icra müddəti olan sənədlərə nəzarət edilərkən balların hər biri üçün ayrıca uçot kartının (nəzarət kartının) nüsxəsi doldurulur.

Nəzarət olunan sənədlərin kartlarından sənədlərin icra müddətlərinə uyğun olaraq nəzarət işi tərtib edilir. Hər bir dövr ərzində kartlar mühasibat sənədlərinin növləri, icraçıları, sənədlərin növləri və s. üzrə sistemləşdirilə bilər.

Sənədlərin icrasına avtomatlaşdırılmış nəzarət ilə müvafiq məlumatlar kompüterə daxil edilir. Sonrakı mühazirələrdə bu məsələ daha ətraflı müzakirə olunacaq.

Sənədin icrasına nəzarət prosesində məxfi ofis işi bölməsi vaxtaşırı (müəssisədə müəyyən edilmiş müddət ərzində) podratçıya "Nəzarət nişanları" sütununda müvafiq tarixin daxil edildiyi nəzarət edilən sənəd haqqında xatırlatmalıdır. nəzarət kartından. Məxfi uçotun aparılması şöbəsi sənədin icra müddətinin pozulması barədə müvafiq rəhbərə məlumat verir.

Sənədi icra etdikdən sonra icraçı ona icra nişanı qoyur, verilməsi qaydası 3.2.3-cü yarımbənddə müəyyən edilir. Ayrılmış saxlama sənədlərinin uçotu üzrə uçota alınan sənədlərdə “İşdə” sözü və işin göstəricisi vurulmur.

İcra edilmiş sənəd sənədlə birlikdə - cavab (əgər varsa) konfidensial ofis işi bölməsinə təqdim olunur. Şöbənin əməkdaşı sənədin icrası haqqında işarənin olmasını və düzgünlüyünü, sənədin növünün və başlığının göndərildiyi işin başlığına uyğunluğunu yoxlamalı, sənədin vərəqlərinin sayını hesablamalıdır. sənədləşdirir və onların etimadnamələrə uyğunluğunu yoxlayır, mühasibat uçotu jurnallarının (kartlarının) müvafiq qrafalarında sənədin alınması üçün imza qoyur.

Nəzarət olunan sənəd müvafiq rəhbərin qərarı ilə nəzarətdən çıxarılır, nəzarət kartı (uçot kartının dublikatı) ya məhv edilir, ya da arayış işinə yerləşdirilir. Əsas mühasibat kartı (mühasibat uçotunun kart üsulu ilə) kartlar nömrələrinin ardıcıllığı ilə düzüldüyü icra edilmiş sənədlərin faylına köçürülür.

Əgər məxfi sənəd icra tələb etmirsə, ancaq məlumat üçün ünvanlanırsa, o zaman onun üçün verilə bilməz. iş yeri ifaçı, onunla tanışlıq isə məxfi ofis işinin bölgüsündə (ifaçılar üçün otaq) həyata keçirilir. Bu halda tanışlıq məxfi uçotun aparılması bölməsinin sənədin qeydə alınmasına cavabdeh olan əməkdaşının iştirakı ilə aparılarsa, sənədin qəbulu üçün qeydiyyat vərəqəsində imza qoyula bilməz. Tarixi möhürlənmiş sənədlərlə tanışlıq haqqında imzalar sənədlərin özlərində, inzibati sənədlərlə tanışlıq haqqında imzalar isə xüsusi tanışlıq vərəqəsində vurula bilər.

İcraçılar otağında və ya məxfi ofis işində quraşdırılmış kabinələrdə sənədlərin icrası ofis otaqlarında iş yerlərində icraçılar olmadıqda da həyata keçirilir. zəruri şərtlər, sənədlərin və onlarda olan məlumatların təhlükəsizliyinin təmin edilməsi.

Daxil olmuş sənəd rəsmiləşdirildikdən və ya aidiyyəti vəzifəli şəxslər onunla tanış olduqdan sonra əsas məxfi sənədlə birgə saxlanmalı olmayan qeydsiz ərizələr qəbul edilmiş sənədlər jurnalının 8-10-cu sütunları doldurularaq açıq ofis xidmətinə verilir. və əsas sənəddə köçürmə qeydi ilə (müvafiq məktub) .

Nəzarət fəaliyyətinin iki sahəsi var:

sənədlərin onlarda qaldırılan məsələlərin mahiyyəti üzrə icrasına nəzarət;

sənədlərin icrasına nəzarət.

Nəzarətin təşkilinin iki forması var - mərkəzləşdirilmiş və mərkəzləşdirilməmiş. Seçim təşkilati forma nəzarət əməliyyatlarının aparılması təşkilatın ölçüsündən, DOE xidmətinin strukturundan, iş axınının həcmindən və sənədlərlə seçilmiş iş formasından (mərkəzləşdirilmiş, mərkəzləşdirilməmiş və ya qarışıq) asılıdır.

Kiçik bir sənəd axını olan bir təşkilatda bir nəzarət mütəxəssisi DOW xidmətinin bir hissəsi kimi işləyir. Uyğun olaraq " Kvalifikasiya bələdçisi rəhbərlərin, mütəxəssislərin və digər işçilərin vəzifələri, bu vəzifəyə nəzarət müfəttişi deyilir.

Müəyyən struktur bölmələrində sənədlərin və göstərişlərin icra müddətinə nəzarəti katiblər və ya ofis işinə məsul şəxslər həyata keçirə bilər ki, bu da işin aparılmasına dair Təlimatlarda əksini tapmalıdır. iş təsvirləri bu işçilər.

Strukturunda DOW xidməti olmayan kiçik təşkilatlarda sənədlərin icrasına nəzarət sənədlərin qeydiyyatı və qeydiyyatı üçün məsul işçinin və ya təşkilatın sənədləşdirilməsinə cavabdeh olan işçinin (məsələn, təşkilatın katibi) məsuliyyət daşıyır. baş).

Nəzarətin aparılması formalarını və qaydalarını tənzimləyən yerli normativ aktlar nəzarətin qanuniliyini müəyyən edir, zəruri prosedur kimi işçilərin yoxlama vərdişini formalaşdırır.

Sənədin icrasına nəzarət aşağıdakıları əhatə edir:

nəzarət edilən sənədlər haqqında məlumatların xüsusi və ya qeydiyyat blanklarında (kartlarda) toplanması;

sənədin nəzarətə verilməsi;

sənədin icraçısına operativ məlumat verilməsi (onun ayrıca bəndi və ya tapşırığı);

icranın gedişatının ilkin yoxlanılması və tənzimlənməsi;

icranın gedişi haqqında məlumatların nəzarət formalarına daxil edilməsi;

icra edilmiş sənədin nəzarətdən çıxarılması (RKF-də qeyd edilməsi);

nəzarətin nəticəsinin uçotu və ümumiləşdirilməsi;

sənədlərin icrasının gedişi və icra intizamı barədə təşkilatın rəhbərliyinə məlumat verilməsi.

Sənəd tabeliyində olan təşkilata icraya göndərilərkən, icranın gedişi və nəticələri sonradan formalaşdırılmaqla sənədlərlə birlikdə 2 nüsxə göndərilir. RKF. 1 nüsxə icra edildikdən sonra. kartlar sənədin icra tarixi və məzmunu göstərilməklə əsas təşkilata qaytarılır.

Sənədlərin icrası üçün son tarixlər standart və ya fərdi ola bilər.

Müəyyən kateqoriya sənədlərin icrası üçün tipik müddətlər Rusiya Federasiyasının qanunvericilik və ya normativ hüquqi aktları ilə müəyyən edilir. Hər bir ofis idarəetmə xidmətində tipik son tarixləri olan sənədlərin belə siyahısı olmalıdır. Belə bir siyahının Ofis işi üçün Təlimatlara əlavə kimi daxil edilməsini tövsiyə edirik və bununla da təşkilatın bütün rəhbər işçilərinin diqqətinə çatdırılacaqdır.

Sənədlərin icrası üçün tipik son tarixlərin siyahısı:

Rusiya Federasiyası Prezidentinin və Rusiya Federasiyası Hökumətinin sərəncamları - sərəncamda göstərilən müddətdə və ya imzalandığı gündən bir ay ərzində;

1. Rusiya Federasiyası Prezidentinin "Çox təcili" qeyd edilmiş sərəncamlarına 5 gün müddətində baxılır;

Rusiya Federasiyası Prezidentinin "Təcili" qeydləri 10 gün ərzində baxılır;

Rusiya Federasiyası Hökumətinin "Çox təcili" qeyd edilmiş sərəncamlarına 5 gün ərzində baxılır;

Rusiya Federasiyası Hökumətinin "Təcili" qeyd edilmiş sərəncamlarına 10 gün ərzində baxılır;

Xarici İşlər Nazirliyinin məktubları, digər təşkilatlarla razılaşdırılmadan - 15 gün müddətində, razılaşdırılmaqla - 30 gün müddətində;

Federal Məclisin deputatının tələbi - alındığı tarixdən 15 gündən gec olmayaraq;

Federal Məclisin deputatlarının təklifləri və bəyanatları - bir ay müddətində; öyrənilməsi və yoxlanılması tələb olunmur - mümkün qədər tez;

göstəriş məktubları və məktublar - yuxarı təşkilatlardan sorğular - göstərilən tarixdə və ya 10 gün müddətində;

vətəndaşların müraciətləri - qeydiyyata alındığı tarixdən 30 gün; əlavə təhsil zəruri olduqda, 30 gündən çox olmayan müddətə uzadıla bilər;

fikir ayrılıqlarının protokolları: tərtib edilməsi və göndərilməsi - 10 gün ərzində, baxılması - 20 gün ərzində;

təcili qərar tələb edən teleqramlar - 3 günə qədər, qalanları - 10 gün ərzində;

müəssisələrdən, təşkilatlardan, idarələrdən məktublar - 10 gün;

ödəniş tapşırıqları: çıxarışlar və bank qurumlarına çatdırılma - malların qəbulundan sonrakı gündən gec olmayaraq;

maliyyə orqanlarının düzgün olmayan hərəkətlərindən və ya sərəncamlarından şikayət: alındığı tarixdən 10 gündən gec olmayaraq baxılır.

Fərdi son tarixlər

Qərar qəbul edərkən baş tərəfindən təyin edin. Sənədin icrası üçün dəqiq son müddəti dərhal təyin etmək mümkün olmadığı hallar var, sonra şərti bir müddət təyin edilir, sonra sənədin icrası zamanı düzəliş edilir.

Sənədin uzun icra müddəti varsa, o zaman aralıq mərhələlərin icrasına nəzarət edilir. Hər bir mərhələ üçün son tarix RKF-də müəyyən edilmişdir.

Sənədin icrası üçün son tarixlər hesablanır təqvim günləri: digər təşkilatlardan alınan (daxil olan) - alındığı andan; göndərilmiş (gediş) və daxili üçün - imzalandığı və ya təsdiq edildiyi tarixdən. Sənədin nəzarətə verildiyi andan icrasına nəzarət edilir.

Sənədlərin icrası zamanı obyektiv səbəblərdən müddətlər dəyişə bilər.

Bilmək vacibdir: Sənədlərin icrası üçün fərdi müddətin dəyişdirilməsi yalnız onu təyin edən menecer tərəfindən edilə bilər. Yeni müddətin rəhbərliyi ilə razılaşdıqdan sonra ifaçı müddətin köçürülməsi (dəyişikliyi) barədə məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidmətinə məlumat verməyə borcludur. Sənədin icrasını təxirə salmaq qərarı ilkin olaraq müəyyən edilmiş müddətin bitməsinə iki-üç gün qalmış qəbul edilir. Son müddətin geriyə doğru korreksiyasına yol verilmir.

Hazırlanmış sənədin maraqlı təşkilatlar və şəxslərlə razılaşdırılması sənədin icrası üçün müəyyən edilmiş müddətdə həyata keçirilməlidir.

SƏNƏDLƏR VƏ SİFARİŞLƏRİN İCRA EDİLMƏSİNƏ NƏZARƏT

İcra tələb edən bütün sənədlər nəzarətə götürülür, yəni. əlavə qərar qəbul etmək, hər hansı hərəkətləri yerinə yetirmək və ya cavab sənədi hazırlamaq.

Təşkilat sənədlərin qeydiyyatı üçün jurnalın qeydiyyat formasından istifadə edirsə, nəzarət üçün xüsusi nəzarət kartları və ya başqa (nəzarət) jurnalı yaradılır. Məxfi məlumatlarla işin ayrıca göstərildiyi təşkilatlarda və iş axını az olan təşkilatlarda jurnal formasından istifadə etmək effektivdir.

Nəzarət faylında "Nəzarət olunan massiv" və "İcra olunan sənədlər" iki bölməsi var.

Nəzarət olunan sənədin podratçıya gətirilməsi RSC-də imzaya qarşı həyata keçirilir ki, bu da daha sonra nəzarət faylındadır. Sənədin icraçıya çatdırılması üçün informasiya və telekommunikasiya şəbəkəsindən istifadə oluna bilər, sənəd icraçıya göndərilir. e-poçt ünvanı sənədin qəbulu barədə göndərənə məlumat vermək. DOW xidməti tərəfindən bildirişin alınması nəzarətə verilmiş sənədin icraya qəbul edildiyini bildirir.

Təşkilatın DOW xidməti (nəzarət xidməti) sənədlərin icrasının gedişatının ilkin yoxlanışını və tənzimlənməsini həyata keçirir. Bunun üçün icraçıya, bir neçə icraçı olduqda - məsul icraçıya sənədin icrası üçün son müddətin yaxınlaşması barədə xatırlatma göndərilir.

İfaçılara edilən bütün xatırlatmalar RKK-da qeyd olunur.

Cari nəzarətin aparılması nəzarət müfəttişi və ya digər məsul şəxs tərəfindən kartların gündəlik nəzərdən keçirilməsini nəzərdə tutur. Növbəti gün və ya 2-3 gün ərzində icra edilməli olan sənədlər müəyyən edilir. Onların icrasının gedişi mütləq yoxlanılır və tapşırığın dayandırılmadığı aşkarlanır. Yuxarıda deyilənlərdən aydın olur ki, cari və profilaktik nəzarət sənədlərin gedişatının daimi yoxlanılması və tənzimlənməsidir.

Sənədlərin icrasının gedişatının yoxlanılması adətən aşağıdakı fasilələrlə aparılır:

sonrakı illər üçün tapşırıq - rübdə bir dəfə və ya ən azı ildə bir dəfə;

cari ilin sonrakı aylarının təyin edilməsi - ayda bir dəfə;

cari ayı təyin etmək - hər 10 gündən bir.

Sənədi vaxtında icra etmək mümkün olmadıqda, icraçı müddətin bitməsinə 3 gün qalmış müddətin uzadılması barədə əsaslandırılmış yazılı ərizə ilə rəhbərə müraciət etməyə borcludur. Müddətin uzadılması barədə qərarı yalnız qərar çıxaran rəhbər verir.

Əhəmiyyətli: Podratçı sənədin icrası üçün son müddətin dəyişdirilməsi barədə DOW xidmətinə (nəzarət xidmətinə) məlumat verməyə borcludur. Sənədin icrası üçün son müddətin dəyişdirilməsi haqqında məlumat RRC-yə daxil edilir.

Yalnız sənədin müəllifi olan təşkilat sənədin icrasını dayandıra və ya ləğv edə bilər, daxili sənədlərə görə isə qərar qəbul edən rəhbər və ya idarəetmə orqanı.

İcra edilmiş sənədin nəzarətdən çıxarılması təşkilatın rəhbəri və ya onun adından DOW xidməti tərəfindən həyata keçirilir.

Tapşırığın, göstərişlərin, sorğuların faktiki icrasından və/və ya mahiyyəti üzrə icrasının sənədləşdirilmiş təsdiqindən sonra sənəd tamamlanmış hesab edilir və nəzarətdən çıxarılır. Nəticələr maraqlı təşkilatlara və şəxslərə çatdırılır.

Sənəd nəzarətdən çıxarıldıqda, RSC-yə aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

"işdə" işarəsi, işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq sənədin saxlanacağı işin nömrəsi daxil edilir; podratçının və ya struktur bölmənin rəhbərinin tarixi və imzası.

Sənədlərin icrasının gedişi və nəticələrinin uçotu, ümumiləşdirilməsi və təhlili DOW xidməti tərəfindən formada həyata keçirilir. analitik hesabatlar(sertifikatlar, xülasələr) vaxtında və ya tələb əsasında. Müəyyən edilmiş müddətlər, bir qayda olaraq, ayda bir dəfə - əvvəlki ay üçün növbəti ayın əvvəlində və ildə bir dəfə - əvvəlki il üçün növbəti ilin əvvəlindədir.

Təşkilatda icra intizamının vəziyyəti haqqında ümumi məlumatlar təşkilatın rəhbərinə və struktur bölmələrinin rəhbərlərinə təqdim edilir.

Beləliklə, sənədlərin icrasına nəzarət üçün məlumatların təhlili təkcə menecer üçün icra intizamını gücləndirmək üçün deyil, həm də bütün idarəetmə strukturunu təkmilləşdirmək üçün lazımdır. Sənədlərlə işin təşkili və texnologiyasını təkmilləşdirmək üçün DOE xidmətinə bu təhlil lazımdır. Sürətli və effektiv həll idarəetmə və istehsal tapşırıqları indi getdikcə daha çox istifadə olunur avtomatlaşdırılmış sistemlər verilənlər bazası texnologiyaları əsasında sənədlərin qeydiyyatı və nəzarəti.

Qeydiyyat zamanı “Gitmə tarixi” sahəsinə sənədin icra tarixi qeyd edilir və avtomatik olaraq nəzarətə götürülür. İcranın gedişi, sənədin başqa bölməyə verilməsi və ya icra müddətinin dəyişdirilməsi barədə məlumat qeydiyyat məlumat bazasına daxil edilir.

Sənədin icrası başa çatdıqdan sonra elektron qeydiyyat kartına icranın tarixi və xarakteri haqqında məlumatlar və sənədin saxlanmaq üçün qaldığı işin nömrəsi haqqında məlumatlar daxil edilir. Müasir proqramlar, sənədlərin siyahılarını onların icrasının istənilən mərhələsində son tarixləri ilə göstərməyə və sənədlərin icrası üçün son tarixlər haqqında ifaçılara və menecerə sertifikatlar (xülasələr, məlumatlar) yaratmağa imkan verir.

SƏNƏDLƏRİN İCRA EDİLMƏSİNƏ NƏZARƏTİN TƏŞKİLİ

İcra tələb olunan sənədlərə nəzarət edilir. İcraya nəzarət sənədin nəzarətə götürülməsini, sənədin podratçıya vaxtında çatdırılmasının yoxlanılmasını, icraya nəzarətin nəticələrinin uçotunun aparılmasını və ümumiləşdirilməsini əhatə edir. Nəzarət menecerlər, sənədləşməyə dəstək xidməti və məsul icraçılar tərəfindən həyata keçirilir. Təşkilati və inzibati sənədlərin icrasına nəzarət təşkilatın rəhbərliyi adından həyata keçirilir xüsusi xidmət işlərin idarə edilməsinin bir hissəsi olan ofis, ümumi şöbə və s. və ya xüsusi təyin olunmuş şəxs tərəfindən. Digər sənədləşmə sistemlərinin (planlaşdırma, maddi-texniki təminat və s.) sənədlərinin icrasına nəzarət müvafiq struktur bölmələrində rəhbərlərin tapşırığı ilə həyata keçirilir.

Sənədlərin icrası üçün son tarixlər sənədin imzalandığı (təsdiq edildiyi) tarixdən, digər təşkilatlardan alınan sənədlər üçün isə onların alındığı tarixdən təqvim günləri ilə hesablanır. Sənədlərin icrası üçün son tarixlər müəyyən edilir Model Təlimat Rusiya Federasiyası Hökumətinin 06/24/92 nömrəli 1118-r qərarı ilə təsdiq edilmiş Rusiya Federasiyasının nazirliklərində və idarələrində sənədləşmə işləri üzrə Arxiv Komitəsinin sədri. Fərdi müddətlər rəhbərlər tərəfindən müəyyən edilir. Son icra tarixi sənədin mətnində və ya rəhbərin qərarında göstərilir.

Müddətdə dəyişiklik yalnız rəhbərin göstərişi ilə aşağıdakı qaydada aparılır: standart şərtlər - yeni aktın qəbulu ilə, fiziki şəxs - onları müəyyən edən rəhbərin əmri ilə.

Tapşırıqlar, sorğular yerinə yetirildikdən, nəticələrin maraqlı təşkilatlara və şəxslərə çatdırılmasından və ya icranın digər sənədləşdirilmiş təsdiqindən sonra sənəd tamamlanmış hesab edilir və nəzarətdən çıxarılır. İcranın nəticələri sənəddə, qeydiyyat-nəzarət kartında və təşkilatda qalan cavabın surətində qeyd olunur. İcraya nəzarət edərkən sənədlərin qeydiyyatı zamanı doldurulmuş RKK-nın surətlərindən istifadə olunur.

Nəzarət xidməti aşağıdakı əməliyyatları həyata keçirir: nəzarət edilən sənədlərin fayl şkafının formalaşdırılması; nəzarət edilən sənədin kartının icraçı bölməyə göndərilməsi; struktur bölməsində konkret ifaçının soyadının, adının, atasının adının və telefon nömrəsinin dəqiqləşdirilməsi; icraçı bölməyə son tarix barədə xatırlatma; icranın gedişi və nəticələri haqqında məlumat əldə etmək; nəzarət edilən sənədin kartoçkasında icranın gedişi və nəticələrinin qeyd edilməsi; icra vəziyyəti və nəticələri barədə rəhbərləri mütəmadi olaraq məlumatlandırmaq; sənədlərin icrasının gedişi və nəticələri haqqında operativ iclaslarda, kollegial orqanların iclaslarında hesabat vermək; menecerlərin göstərişi ilə sənədlərin nəzarətdən çıxarılması; icra edilmiş sənədlər faylının formalaşdırılması.

Nəzarət olunan sənədlərin kartları (nəzarət işi) sənədlərin icra müddətlərinə, icraçılara, sənəd qruplarına (nazirin əmrləri, kollegiyanın qərarları və s.) görə sistemləşdirilir.

İcranın gedişatının yoxlanılması müddət bitənə qədər bütün mərhələlərdə aşağıdakı ardıcıllıqla həyata keçirilir: sonrakı illərin tapşırıqları - ildə bir dəfədən az olmayaraq, cari ilin sonrakı aylarının tapşırıqları - ayda bir dəfədən az olmayaraq, tapşırıqlar; cari ayın göstərişləri - hər on gündə və son tarixdən beş gün əvvəl.

Sənəd baxılmanın nəticələri barədə sonradan məlumat verilməklə icra üçün tabeliyində olan təşkilata göndərildikdə, sənədlə birlikdə iki nüsxə qeydiyyat-nəzarət kartı göndərilir. İcra edildikdən sonra kartın bir nüsxəsi icra tarixi və müvafiq hadisələrin məzmunu göstərilməklə qaytarılır. Struktur bölmələrdə sənədlərin icrasına nəzarət həyata keçirilir ümumi əsaslar.

Sənədləşməyə dəstək xidməti və ya sənədləşməyə cavabdeh şəxs sənədlərin icrasının gedişi və nəticələri barədə məlumatları rəhbər tərəfindən müəyyən edilmiş müddətlərdə, lakin ayda ən azı bir dəfə nəzərə alır və ümumiləşdirir.

İşlərin formalaşdırılması - icra edilmiş sənədlərin işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq işlər üzrə qruplaşdırılması. İşlər mərkəzləşdirilmiş və ya mərkəzləşdirilməmiş təşkilatlarda formalaşır. Struktur bölmələrdə işlərin formalaşdırılması sənədləşməyə məsul şəxslər tərəfindən həyata keçirilir. Təşkilatda və onun struktur bölmələrində işlərin düzgün formalaşmasına nəzarət sənədləşdirmə xidməti və ya sənədləşməyə cavabdeh şəxs tərəfindən həyata keçirilir.

Davalar yaratarkən aşağıdakılara diqqət yetirilməlidir: ümumi qaydalar: nomenklatura üzrə işlərin başlıqlarına uyğun olaraq yalnız icra edilmiş, düzgün tərtib edilmiş sənədləri işə salmaq; bir məsələnin həlli ilə bağlı bütün sənədləri toplamaq; əlavələri əsas sənədlərlə birləşdirmək; köçürmə halları istisna olmaqla, bir təqvim ilinin sənədlərini faylda qruplaşdırmaq; daimi və müvəqqəti saxlama müddətlərinin sənədlərini ayrıca işlərə qruplaşdırır; machinogramları ümumi əsasda yerləşdirmək. Qaytarılacaq sənədlər, əlavə nüsxələr, qaralamalar faylda yerləşdirilməməlidir; Çanta 250 vərəqdən çox olmamalıdır.

Allbest.ru saytında yerləşdirilib

Oxşar Sənədlər

Sonradan ofisin işində saxlanmalı olan sənədin köçürülməsi qaydası. Rəhbərliyin nəzərdən keçirilməsini tələb edən sənədlərin icrasına nəzarət. Menecerlər arasında sənədin köçürülməsi prosesi, struktur bölmələri və mütəxəssislər.

test, 29/06/2013 əlavə edildi


Sənədlərin icrasına nəzarətin mənası və təşkili. Sənədlərin icraçılara vaxtında verilməsinin yoxlanılması. Nəzarət nəticələrinin uçotu, ümumiləşdirilməsi və təhlili. Perm Radiotexnika Kollecində sənəd dövriyyəsi və icrasına nəzarət.

kurs işi, 20/12/2010 əlavə edildi


Qeydiyyat, sənədlərin qeydiyyatı. Daxil olan və gedən sənədlərin işlənməsi. Təşkilat daxilində sənədlərin ötürülməsi. Sənədlərin sayının uçotu. Sənədlərin qeydiyyatı və indeksləşdirilməsi qaydaları. Sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili.

test, 29/09/2008 əlavə edildi


İnzibati sənədlərin tərtibi qaydası. Qərarların, sərəncamların, qərarların, sərəncamların verilməsi qaydası. Sənədlərin qeydiyyatı və icrasına nəzarət. Sənədlərin cari saxlanması. Standartın xüsusiyyətləri və fərqləri - GOST R 6.30-2003.

test, 29/06/2010 əlavə edildi


İdarəetmənin təşkili, sənədlərin tərkibi və onların hazırlanması qaydaları. Sənədlərin hərəkətinin təşkili və onlara baxılması qaydası. Rekvizitlərin qeydiyyatının xüsusiyyətləri. Qeydiyyat və icraya nəzarət. Sənədlərin sistemləşdirilməsi və onların saxlanmasının təşkili.

kurs işi, 12/06/2010 əlavə edildi


Sənəd dövriyyəsi sənədlərin tərtib edildiyi və ya qəbul edildiyi andan icrası başa çatana qədər daxili işlər orqanlarında hərəkətidir. Sənəd dövriyyəsinin təşkili, sənədlərin uçotu və icrası. Davaların formalaşması. İşin nomenklaturası. Sənədin icrasına nəzarət.

mücərrəd, 07/03/2008 əlavə edildi


Kadr işi qurumların idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi və onlarda sənədlərin təşkili üzrə işlərin məcmusu kimi. Sənəd və rekvizitlər, ofis işləri xidmətinin təşkili. Müəssisədə sənədlərin uçotu və onların icrasına nəzarət.

mücərrəd, 10/17/2009 əlavə edildi


Sənəd idarəetmə xidmətinin təşkili. Sənədlərin qeydiyyatı və arayış-məlumat xidmətinin təşkili. Sənədlərin icra müddətinə nəzarət. Ofis işində işlərin formalaşdırılması və saxlanması, işlərin arxivə təhvil verilməsi.

mücərrəd, 22/01/2010 əlavə edildi


Qeydiyyat - müəyyən edilmiş formada sənəd haqqında etimadnamələrin qeydi. Qeydiyyatın əsas məqsədi kimi arayış-məlumat işi və sənədlərin icrasına son tarix nəzarəti. Jurnal forması və kart qeydiyyat sistemi. Sifarişin növləri və təfərrüatları.

test, 25/01/2010 əlavə edildi


Sənədlərlə işləmək. İdarəetmə səmərəliliyinin artırılması. İş axınının konsepsiyası və əsas mərhələləri. Sənədlərin tərtibi və icrası. Sənədlərin qəbulu və qeydiyyatı, icrasına nəzarət. Sənədlərin arxivə köçürülməsi mərhələləri. Rektivlərin siyahısı.