Elektron sənəd idarəetməsi: EDMS-in həyata keçirilməsi üçün addım-addım alqoritm. Elektron sənəd idarəetməsi biznes proseslərinin optimallaşdırılması yolu kimi Elektron sənəd idarəetməsi üzrə təşkilatın sənədləri

Kompüterlərin yayılması ilə sənədlərin 100% -də yaradılır elektron formatda. Buna baxmayaraq, onların yarıdan çoxu hələ də nəzərdən keçirilmək və təsdiqlənmək üçün çap olunur.

Sahibkarlıq subyektləri arasında sənədlərin mübadiləsinə və müqavilələrin bağlanmasına gəlincə, burada demək olar ki, həmişə kağız daşıyıcılardan istifadə olunur.

Üç təqdimetmə üsulu var:

• Zəmanətli Mesaj Çatdırılma Sistemi vasitəsilə şəxsi hesab vergi ödəyicisi;
• EDS ilə maqnit daşıyıcılarında
• Vergi müfəttişliyinin idarələrində “Vergi ödəyicisi terminalı” proqramı vasitəsilə.

Səmərəliliyin artırılması və xərclərin azaldılması gələcək illər ərzində biznesdə qalmağı planlaşdıran hər bir biznesin məqsədidir. Və buna elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi ilə nail olmaq olar, xüsusən də bu, Rusiya qanunvericiliyində nəzərdə tutulduğundan.

Eyni zamanda, qanuna uyğun olaraq kağız şəklində çap edilməli olan sənədlərə diqqət yetirmək və kağız və elektron sənəd dövriyyəsinin bir-birini təkrarlamamasına diqqət yetirmək lazımdır, çünki bu halda heç bir şeyə qənaət etmək mümkün deyil.

Hər şey düzgün qurulubsa, elektron sənəd idarəetməsi müasir bir müəssisənin səmərəliliyinin açarıdır.

İş axınının avtomatlaşdırılması demək olar ki, bütün müasir müəssisələrin müraciət etdiyi bir tədbirdir. Hətta kiçik şirkətlər məktublar, büdcələr, fakturalar, müqavilələr və hər cür tələblər daxil olmaqla bir çox müxtəlif sənədlərlə işləyirlər. Məhz bu səbəbdən demək olar ki, hər bir müasir təşkilat məlumatların tamlığını və təhlükəsizliyini, müxtəlif məlumatların axtarışı və saxlanmasının rahatlığını, habelə onun əlaqələndirilməsi üçün tələb olunan vaxtın maksimum optimallaşdırılmasını təmin edən iş axınının avtomatlaşdırılması kimi tədbirdən istifadə etməyə çalışır.

Bu niyə lazımdır?

Demək olar ki, hər hansı bir şirkətdə işçilər tapmaq üçün çox vaxt sərf edirlər zəruri məlumatlar, və statistika fəsahətli göstərir ki, bu, iş vaxtının təxminən yarısını alır. Elə olur ki, “haradasa” mövcud olan bəzi sənədləri yenidən tətbiq etmək əvəzinə, yenidən yenidən yaratmalı olursunuz. Müqavilənin mənbə mətninin hüquqşünas tərəfindən kompüterdə saxlanması, müqavilələrin icrasını müşayiət edən sənədlər üçün mühasibat yazılışlarının mühasibat uçotu sistemində aparılması, hesabların və aktların müvafiq sənədlərdə yer alması olduqca standartdır. Maliyyə şöbəsi kağız formasında, müqavilə işlərinin yerinə yetirilməsi ilə bağlı yazışmalar isə işçilərin poçt qutularındadır. Məlumatın bu cür "dağıdılması" təhlükəsizliyə, bütövlüyünə və ardıcıllığına son dərəcə zərərlidir, məhz belə hallarda iş axınının avtomatlaşdırılması aktuallaşır.

Xüsusi tətbiqi vasitəsilə informasiya sistemləri problemlərin çoxunu həll edir. Məsələn, bəzi büdcə sistemləri bu cür sənədlərin müxtəlif versiyalarının sonrakı formalaşdırılması və saxlanması, habelə onların statuslarını göstərməklə bir-biri ilə əlaqəli büdcələr sistemini yaratmaq imkanı verir. Beləliklə, büdcə sənədlərinin dövriyyəsi problemi belə sistemlərdən istifadə etməklə qismən həll olunur.

Bununla belə, unutmayın ki, müasir büdcə bazaları, eləcə də mühasibat uçotu və ERP sistemləri əksər hallarda strukturlaşdırılmış məlumatlarla, yəni cədvəl şəklində yaradıla və saxlanıla bilən verilənlərlə işləyir. Əksər ekspertlərin fikrincə, hər hansı bir məlumatın ümumi miqdarında müasir biznes cəmi 20% verilir, qalan hissəsi isə elektron yazışmalar, sənədlərin mətnləri, bütün növ danışıqlar və görüş protokolları, şəkillər və s. Çox vaxt, strukturlaşdırılmamış məlumatları öyrənmədən, strukturlaşdırılmış məlumatın artıq mövcud olduğu kontekstdə normal qiymətləndirmə aparmaq sadəcə mümkün deyil. Bu cür məlumatların saxlanması, toplanması və sonradan işlənməsi iş axınının avtomatlaşdırılması kimi tədbirlərin istifadəsi və ya şirkətin məlumat məzmununun idarə edilməsi sistemləri ilə dəqiq təmin edilir.

Bu nədir?

Bu məlumatla məntiqi əlaqədə olan bütün sistemlərin sənədləri adətən kontekst adlanır. Buraya kağız və ya elektron yazışmaların məzmunu, fakslar, ödəniş sənədləri, hadisələrin protokolları, video və ya audio yazılar və bir çox başqa məlumatlar daxil ola bilər. Rəhbərliyin üstünlüklərindən və ehtiyaclarından asılı olaraq, kontekst sənədə əl ilə əlavə edilə bilər və ya bu proses tam avtomatlaşdırıla bilər.

Məsələn, müasir sistem Büdcələrin formalaşması və sonrakı dəyişikliklər prosesində iş axınının avtomatlaşdırılması bir sıra digər kontekstli məlumatlardan istifadə etməyə imkan verir:

• hər cür marketinq araşdırması bazar, o cümlədən təkcə bizim deyil, həm də xarici mənbələrdən əldə edilənlər;
• podratçılar (alıcılar və ya təchizatçılar) ilə müxtəlif müqavilələr;
• xüsusi normativ və istinad sənədləri;
• hər hansı məhdudiyyətləri və ya ehtimalları əks etdirən əlavə sənədlər (məsələn, inflyasiya dərəcəsi, valyuta məzənnələri və digər məlumatlar);
• tərtib olunan büdcənin istənilən variantının müzakirəsi, o cümlədən proses iştirakçılarının hər cür işçi şərhləri və şərhləri (çox vaxt belə sənədlər elektron poçt vasitəsilə bütün işçilər arasında göndərilir və büdcə məlumatları olan fayllardan ayrı saxlanılır) ).

Büdcə ilə işləyən istifadəçi istənilən vaxt, lazım gələrsə, yuxarıda göstərilən sənədlərdən hər hansı birini görə bilər müasir texnologiyalar iş axınının avtomatlaşdırılması ona uzun axtarışlar olmadan bunu etməyə imkan verir.

Hansı sistemlərdən istifadə edirik?

Rusiya şirkətlərində tapıla bilən ən çox yayılmış proqram həllərindən biri Microsoft Exchange Server ilə birlikdə Microsoft Outlook utilitlərinin birləşməsidir. Birinci proqram, prinsipcə, demək olar ki, hər bir kompüterdə quraşdırılır, Exchange Server isə tez-tez tam hüquqlu e-poçt serveri kimi istifadə olunur. Elektron sənəd dövriyyəsinin nisbətən uzun müddət əvvəl tətbiq olunduğu şirkətlərdə bu cür proqramların yalnız elektron poçtla işləmək üçün platforma kimi istifadə edilməsinə baxmayaraq, bəzi mərkəzləşdirilmiş parametrlərdən sonra hətta bu proqram kifayət qədər funksional iş axınının avtomatlaşdırılması vasitəsi kimi istifadə edilə bilər. demək olar ki, hər hansı bir təşkilat üçün. .

Hələlik Rusiya bazarı sənədlərin idarə edilməsinin avtomatlaşdırılmasını təmin edən onlarla müxtəlif sistemlərlə doludur və belə proqram təminatı təkcə Qərb tərəfindən deyil, həm də yerli tərtibatçılar tərəfindən təklif olunur. Hətta Microsoft, yuxarıda qeyd olunan proqramlara əlavə olaraq, Content Management Server və ya SharePoint Portal Server kimi utilitlər də təklif edir.

Documentum bütün mövcud sistemlər arasında ən güclü hesab olunur, lakin əsasən yalnız böyük şirkətlər belə avtomatlaşdırma prosesindən istifadə edirlər. Bəzi şirkətlərin iş axını Lotus Notes proqram paketi sayəsində avtomatlaşdırılmışdır, lakin bir çoxları onu bir növ "proqramçılar üçün konstruktor" adlandırırlar, çünki onun əsasında tam hüquqlu bir sistem yaratmaq olduqca çətindir.

Rusiya və Qərb sistemləri arasında hansı fərqlər var?

Yerli və xarici kommunal xidmətlər arasındakı əsas fərqlər haqqında danışırıqsa, onlar mövcud miqyas seçimlərində yatır. Məsələn, Qərb tərtibatçılarının sistemləri demək olar ki, hər hansı bir sistemdə işləyə bilərsə əməliyyat sistemləri, sonra yerli olanlar əsasən yalnız onlardan biri üçün hazırlanmışdır və təbii olaraq bu, tez-tez Windows-dur. Qərb sistemləri istənilən DBMS-dən istifadə etmək üçün konfiqurasiya edilmişdir. Belə məhdudiyyətlər Rus sistemləri platformalararası inteqrasiya edilmiş həllər yaratmaq qabiliyyətinə böyük mane ola bilər.

Funksionallığa gəldikdə, əsas fərq ondan ibarətdir ki, Qərbdə sənəd idarəetməsi və iş axınının avtomatlaşdırılması bir brend altında istehsal oluna bilən, lakin eyni zamanda müxtəlif məqsədlər üçün nəzərdə tutulmuş bir neçə proqram tərəfindən həyata keçirilir. Məsələn, Documentum tam avtomatlaşdırma, həmçinin ERP sistemləri ilə inteqrasiya, dizayn iş axınına dəstək və s. üçün istifadə olunan bir neçə ayrı məhsul təklif edir. Rusiyada hazırlanmış proqram təminatının böyük əksəriyyəti konkret problemin həllinə yönəlib.

Həm də qeyd etmək lazımdır ki, əsas fərq hər iki tərəfin iş axınının avtomatlaşdırılması sistemini təşkil edən yanaşmasındadır. Qərb sistemləri təşkilat daxilində baş verən müxtəlif end-to-end biznes prosesləri üçün tam avtomatlaşdırma və sonrakı dəstəyi təmin etmək məqsədi daşıyır, yerli proqramların böyük əksəriyyəti isə yalnız müəyyən funksiyaları avtomatlaşdırır.

Qərb sistemlərinin hər biri təxminən 400-1000 dollara başa gəlir. iş yeri, normal elektron sənəd dövriyyəsini təmin etmək üçün tələb olunan icra xərcləri, proqramlar və avadanlıqlar nəzərə alınmadan. Tətbiqin özü tez-tez lisenziyaların adi dəyərinin təxminən yarısına başa gəlir, çünki əksər hallarda iş axınının avtomatlaşdırılması proqramları müxtəlif promosyonlarla satılır, lakin bəzi hallarda qiymət daha yüksəkdir. Ən çətin layihələrdən biri həmişə maliyyə sənədlərinin avtomatlaşdırılmasıdır, çünki belə layihələr üçün icra dəyəri lisenziyaların qiymətindən təxminən 2-3 dəfə yüksəkdir.

Yerli proqramlar hər bir iş yeri üçün 200-600 dollar qiymətinə satılır və buna əlavə olaraq, əlavə proqramlar və müxtəlif avadanlıqlar. Nəhayət, müqayisəli maya dəyərinin hesablanması Qərb sistemlərində olduğu kimi həyata keçirilir.

Xüsusiyyətlər

Əksər hallarda, kimi prioritet istiqamət avtomatlaşdırma sənədlərin əlaqələndirilməsi ilə bağlı proseslərdir, məsələn, büdcələrin ilkin hazırlanması və sonrakı icrası prosesi. Bununla belə, indi bir çox komandalar ofis işinin və iş axınının avtomatlaşdırılmasından, yəni gedən və daxil olan sənədlərin qeydiyyatı prosedurlarından istifadə edirlər.

İşə giriş elektron sistem həyata keçirilməsindən heç bir əsaslı fərqi yoxdur avtomatlaşdırılmış sistemlər, buna görə də yalnız dayanmağa dəyər fərqləndirici xüsusiyyətlər bu layihə.

Korporativ kassaların yaradılması

Hər halda, iş axınının avtomatlaşdırılması sisteminin tətbiqi bütün sənədlərin saxlanacağı bir növ korporativ deponun yaradılmasını nəzərdə tutur. Belə bir anbarın məntiqi quruluşu, təhlükəsizlik siyasətinin hazırlanması və sonrakı həyata keçirilməsi, habelə sənədlərin saxlanması iyerarxiyası son dərəcə diqqət tələb edir və layihənin ilkin mərhələsində artıq həyata keçirilməlidir.

Eyni zamanda nəzərə almaq lazımdır ki, saxlama funksiyası dizaynın əvvəlində yerləşdirilə bilər, buna görə də artıq ilkin mərhələ bütün sənədləri cari saxlama yerlərindən vahid korporativ repozitoriyaya köçürə bilərsiniz. Bunun sayəsində istifadəçilər sistemin bəzi əsas funksiyaları ilə tanış ola və eyni zamanda ondan istifadəni rahat edə bilərlər. Sənədlərdə dəyişikliklərin bildirilməsi, yeni sənədlərin görünməsi və s. kimi xidmət funksiyalarından istifadə etməklə işçilərin tətbiq olunan sistemlərə uyğunlaşmasını sürətləndirmək mümkündür.

Beləliklə, iş axınının avtomatlaşdırılması hər kəs üçün tələb olunur müasir müəssisə işini inkişaf etdirməyə və təkmilləşdirməyə çalışır.

Bu gün ofisdə sənədlərin 100%-i elektron formada yaradılsa da, hələ də onların 80%-dən çoxu çap olunur (təsdiq, tanışlıq, işə başlamaq üçün). Belə bir yanaşma effektiv ola bilərmi?

Belə görünür ki, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi qərar qəbul edənlər tərəfindən ən ağlabatan hərəkətdir. Lakin biznesin avtomatlaşdırılmasına ehtiyac ani deyil. Və yalnız bir sıra siqnalları aldıqdan sonra rəhbərlik belə qənaətə gəlir ki, müəssisəyə məzmunun idarə edilməsi üçün xüsusi informasiya sisteminə (ECM-sistem) ehtiyac var. Məhz o zaman informasiyanın mövcudluğunun bütün mərhələlərində, köhnələnə qədər idarə edilməsinə ehtiyac yaranır.

Elektron sənəd nədir, EDMS, ECM

Çoxlu təriflər var. Biz sizə ən başa düşülən və bacarıqlı olanı verməyə çalışacağıq.

Elektron sənəd- kompüterdə (Word, Excel faylları və s.) saxlanılan məlumat toplusu (mətn, şəkil, səs yazısı). Kitabxanadakı kitablar fayl şkafı ilə müşayiət olunduğu kimi, o, atributları olan kartla müşayiət olunur. Atributlara görə (sərlövhə, müəllif, yaradılma tarixi və s.) sənədi tez tapmaq olar.

İş axını(iş axını) - müəyyən bir iş prosesi çərçivəsində işçilərin hərəkətlərinin ardıcıllığı. Belə ardıcıllığa misal olaraq sənədin qəbulu, onun qeydiyyatı, baxılması və sənədin icrası, iş prosesi isə vətəndaşların müraciətləri ilə işdir.

Elektron sənəd idarəetməsi (EDI) sənədlərin əsas hissəsinin elektron formada istifadə edildiyi və mərkəzləşdirilmiş şəkildə saxlandığı sənədlərlə işin təşkili üsuludur.

ECM sisteminə ehtiyacınız varmı?

EDMS və ya ECM sisteminə ehtiyac olub olmadığını qiymətləndirmək üçün özünüz üçün aşağıdakı suallara cavab verin:

• tez tapa bilersiz istədiyiniz sənəd mühüm tərəfdaşla telefonda danışırsan?
• verdiyiniz göstərişlərdən hansının tamamlanmadığını və hazırda vaxtı keçmiş olduğunu dəqiq demək mümkün olacaqmı?
• Sənədlərin təsdiqlənməsinin mövcud sürətinin təşkilatınızın müsbət imicini yaratdığına əminsinizmi?
• Masanızın üstündəki kağızların həcmi sizi qane edirmi?
• Təsdiq üçün göndərilmiş sənədin hazırda harada olduğunu əminliklə deyə bilərsinizmi?

Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri

Biznes proseslərinin şəffaflığı. Sistem sayəsində təşkilatın fəaliyyətində bütün mərhələləri izləyə bilərsiniz. Biznes prosesləri idarəetmə üçün tamamilə şəffaf olur, onlara nəzarət etmək daha asandır.

Daha yüksək performans intizamı. Statistikaya görə, alınan tapşırıqların 20 faizi onlara cavabdeh olan işçilər tərəfindən yerinə yetirilmir. İşin bütün mərhələlərinə tam nəzarət etməklə, ECM sistemi işçilərin iş intizamına birbaşa təsir göstərir.

Menecerlər və işçilər üçün aşağı əmək xərcləri. Sistem işçilərin sənədlərlə demək olar ki, bütün gündəlik əməliyyatlara sərf etdiyi vaxtı azaldır: yaradılması, axtarışı, təsdiqi və s. Sənəd dövriyyəsini sürətləndirir. Və nəticədə təşkilatda bütün proseslər daha sürətlə gedir.

Məlumatın məxfiliyi təmin edilir. Məlumatların pozulması təşkilata milyonlarla dollara başa gələ bilər. Ənənəvi “kağız” iş prosesindən fərqli olaraq, ECM sistemi təyin edilmiş istifadəçi hüquqlarına ciddi şəkildə uyğun olaraq sənədlərə girişi təmin edir. Sənəddəki bütün hərəkətlər (oxumaq, dəyişdirmək, imzalamaq) qeyd olunur.

ISO 9000 standartlarına uyğundur. Keyfiyyət menecmentinin qurulması indi Rusiya şirkətlərində prioritet vəzifələrdən birinə çevrilib. Keyfiyyət idarəetmə sisteminə (KMS) qoyulan tələblər arasında şəffaf sənəd dövriyyəsi, həmçinin işçilər arasında məlumat mübadiləsi də var.

Asanlıqla yeniliklər edin və yeni başlayanları öyrədin. ECM sistemi əsasında qurulmuş bildiriş sistemi sayəsində siz tez bir zamanda bütün işçilərə yeni iş qaydalarını çatdıra bilərsiniz. Lazımi məlumatların (qaydalar, təlimatlar və s.) sürətli axtarışı hesabına yeni işçilər üçün təlim vaxtı azalır. Marşrutları və sənəd şablonlarını dəyişdirmək asandır, bundan sonra işçilər avtomatik olaraq yeni üsulla işə başlayırlar.

İnkişaf korporativ mədəniyyət . ECM sisteminin tətbiqi şirkətin daxili siyasətini qurur və saxlayır, komandanın qurulmasına gətirib çıxarır. Eyni zamanda, hər bir işçinin məsuliyyəti keyfiyyətli performans ona verilən tapşırıq.

Daha çox rəqabət üstünlükləri. ECM sistemi birbaşa təsir edir rəqabət üstünlükləri digər bazar oyunçuları qarşısında şirkətlər. Sürətli hərəkət sayəsində müştəri xidmətinin sürətini və keyfiyyətini artırın informasiya axınları və bütün proseslərə dəqiq nəzarət. Hətta işi böyük müəssisə daha mobil olur və bəzi “əvəzolunmaz” işçilərdən daha az asılı olur.

ECM texnologiyaları

Müəssisə məzmununun idarə edilməsinə həm təcrübə, həm də nəzəriyyə tərəfdən yanaşmaq olar.

Sonuncudan başlayaq. AIIM (İnformasiya və Şəkil İdarəetmə Assosiasiyası) lüğətinin kanonik tərifində göstərilən həyat dövrünün komponentlərinə diqqət yetirin:

• tutmaq (tutmaq),
• idarəetmə (idarə etmək),
• saxlama (mağaza),
• mühafizə (qorumaq),
• məlumatın çatdırılması (Çatdırılma).

Məlumatı bütün həyat dövrü ərzində idarə etmək lazımdır: təşkilat tərəfindən yaradılması və ya alınmasından, son istifadəçiyə çatdırılmasına və ya saxlama müddəti bitdikdən sonra məhv edilməsinə qədər.

İnformasiya təşkilatın bütün proseslərinə nüfuz edir, müxtəlif proqram təminatında və müxtəlif proqramların köməyi ilə yaradılır və işlənir. Ancaq yalnız bir ECM sistemi bütün həyatı boyu məlumatların idarə edilməsinə vahid yanaşmaya diqqət yetirir.

Biznes baxımından, həyat dövrü iş proseslərində (iş axınında) iştirak edərkən biznes proseslərinə birbaşa təsir göstərən mühüm addımları sənədləşdirin. Ancaq texniki baxımdan, onlar açıq bir semantik yük daşımırlar və ümumi "sənəd idarəetməsi" termini ilə təyin olunurlar.

EDMS və ECM sistemlərinin funksionallığı və təsnifatı

Gartner tədqiqat şirkətinə görə, 6 funksiyadan ən azı 3-nü dəstəkləyən sistemlər ECM kimi təsnif edilə bilər:

• sənəd idarəetməsi: check-out/check-in, versiyaya nəzarət, təhlükəsizlik, sənədlərin qruplaşdırılması və s.;
• ümumi sənədlər üzərində birgə iş və layihə qruplarına dəstək;
• sənədlərin skan edilməsi və kağız sənəd təsvirinin idarə edilməsi;
• uzunmüddətli arxivləşdirmə üçün sənədlərin idarə edilməsi, saxlama qaydalarının və qaydalarının avtomatlaşdırılması, qeydlərin qanun və qaydalara uyğunluğunun təmin edilməsi;
• biznes prosesinin dəstəklənməsi üçün iş axını, məzmunun yönləndirilməsi, iş tapşırıqlarının və vəziyyətlərin təyin edilməsi, marşrutun izlənməsi və icraya nəzarət;
• nəşriyyatın avtomatlaşdırılması üçün veb məzmunun idarə edilməsi, bu tapşırıqlar üçün dinamik məzmunun idarə edilməsi və istifadəçi ilə qarşılıqlı əlaqənin idarə edilməsi.

Bu mövzu haqqında daha çox məlumatı "EDMS və ECM funksionallığı" bölməsinin başlıqlarında tapa bilərsiniz:

ECM sistemindən nə gözləmək olmaz

Hal-hazırda müəssisələrin kompleks avtomatlaşdırılması hər biri müəyyən bir sıra vəzifələri həll edən bir neçə sistemi birləşdirərək qurulur. Buna görə də, hər bir sistem daxilində nəyin həyata keçiriləcəyini başa düşmək çox vacibdir.

EDMS və ECM sistemində tətbiqi ağlabatan olmalı olan ən ümumi iş tələblərini nəzərdən keçirin.

HR qeydlərinin idarə edilməsi. Birbaşa sənədlərlə bağlı olmasına baxmayaraq, bu sahənin vəzifəsi sənəd dövriyyəsinin özü deyil, mühasibat uçotu və kadrların idarə edilməsidir.

İşçiyə kadrlar üzrə müxtəlif seçimlər lazımdır - təhsil, cins, ixtisaslar, qəbul/işdən çıxarılma tarixi və s.

Hər bir sənədin yaradılması kadrların vəziyyətindəki dəyişiklikdə əks olunmalıdır, buna görə də kadr uçotunun idarə edilməsini avtomatlaşdırmaq üçün strukturlaşdırılmamış məlumatların (CV-lər, fotoşəkillər) saxlanması üçün ECM sistemi ilə inteqrasiya oluna bilən ixtisaslaşdırılmış kadr idarəetmə sistemlərindən istifadə etmək daha yaxşıdır. , kadr əmrləri və s.). Bundan əlavə, ECM sistemində bu sənədlərin təsdiqi proseslərinin avtomatlaşdırılması faydalıdır.

Maliyyə sənədlərinin uçotu.Strukturlaşdırılmış maliyyə sənədləri ilə də vəziyyət oxşardır: fakturalar, yol sənədləri, yerinə yetirilən iş aktları və s.

Vergi idarəçiliyi üçün və mühasibat uçotu, ilkin sənədlərə əsaslanan, ixtisaslaşdırılmış mühasibat sistemləri, həmçinin ERP sisteminin ixtisaslaşmış modulları. ECM sistemi onları əvəz edə bilməz, baxmayaraq ki, maliyyə sənədlərinin skan edilmiş şəkillərinin elektron arxivini skan etmək və təşkil etmək EDMS-nin vəzifələridir. Bu cür həllərin həyata keçirilməsinə ehtiyac, adətən, giriş hüquqlarını, elektron imzanı və s.

Bundan əlavə, indi qarşı tərəflərlə maliyyə sənədlərini (qaimə-fakturalar, müqavilələr, yol vərəqələri və aktlar) elektron formada mübadilə etmək mümkündür. Və bu cür sənədlərin EDMS-də saxlanması əlavə üstünlük verəcəkdir. .

Biznes proseslərinin təhlili və modelləşdirilməsi.

Bir qayda olaraq, proseslərin təhlili və modelləşdirilməsi üçün BPM sinif sistemləri () istifadə olunur. Bunlar müəssisə və ya xarici konsaltinq firması üçün ixtisaslaşmış biznes analitik alətləridir. Simulyasiya edilmiş iş prosesləri sənədlərlə əlaqəli olmayan, əl ilə (məsələn, sənədlərin kuryer vasitəsilə çatdırılması), xarici qurumlar (məsələn, təchizatçılar) və ya digər sistem siniflərinin (ERP, CRM) dəstəyi ilə həyata keçirilən hərəkətləri ehtiva edə bilər.

Klassik EDMS iş proseslərinin təhlili üçün məlumat verə bilər (məsələn, müəyyən növ tapşırıqların icrasında gecikmələr haqqında hesabat şəklində). Ancaq bu, tam təhlil üçün lazım olan məlumatların yalnız kiçik bir hissəsidir.

EDMS-ni istinad məlumatları üçün modelləşdirmə sistemləri ilə, məsələn, sənədlərin növləri və ya təşkilati strukturlarla inteqrasiya etmək məna kəsb edir.

ECM sisteminin tətbiqi

İcra effekti

ECM layihəsinin nəticələrinin qiymətləndirilməsi İT layihəsinin effektivliyinin təhlilindən, ikincisi isə hər hansı şirkət layihəsinin qiymətləndirilməsindən fərqlənmir.

Burada motiv şirkətin texnologiyalarının yetkinliyidir, onsuz müəssisə sadəcə effektiv hesab edilə bilməz. Digər hallarda, faydaları hesablamaq demək olar ki, mümkün deyil, baxmayaraq ki, həyata keçirilməsinə ehtiyac şübhə doğurmur. Və bəzən effektin hesablanması texnologiyanın özündən daha baha başa gəlir (məsələn, işçilərə İnternetə məhdudiyyətsiz çıxış təmin etmək kimi). Bütün bu hallarda diqqət daha çox layihənin dəyərinə və həllin potensialına, o cümlədən tətbiq olunan sistemin digər şirkət problemlərini necə asanlıqla həll edəcəyinə yönəlir.

EDMS və ona əsaslanan həllər həmişə təsiri ilə bağlı hər şeyin aydın olduğu sistemlərə aid edilə bilməz. Aktivlərdən istifadənin effektivliyinin təhlilinin ənənəvi üsulları məlumatlara, habelə "mənfəətin mənfəətə nisbəti" düsturu üçün tətbiq edilmir. ümumi xərclər səmərəlilik var. Bu, həmin məlumatlarla bağlıdır qeyri-maddi aktiv materialla birlikdə istehsalda iştirak edən və əmək resursları. ECM sisteminin tətbiqi biznes proseslərində və əmək məsrəflərində dəyişikliklə müşayiət olunur. İnformasiya sistemlərinin, o cümlədən ECM-nin xərcləri əksər hallarda dolayı xarakter daşıyır ki, bu da yalnız müəyyən modeldən istifadə etməklə istehsal vahidinə hesablana bilər. iqtisadi planlaşdırma. Və rəsmiləşdirmə çox vaxt olduqca çətindir.

ECM sisteminin seçilməsi və satın alınması təşkilatda elektron sənəd idarəetmə sisteminin qurulması yolunda yalnız ilk addımdır. İşə başlamazdan və həqiqətən effekt verməyə başlamazdan əvvəl həyata keçirmə prosesi olacaq.

ECM sisteminin tətbiqi adətən aşağıdakı addımlardan ibarətdir:

• layihənin təşkili, kadrların yerləşdirilməsi (layihə rəhbəri və işçi qrupu);
• müəssisənin tədqiqi və ECM sistemindən istifadə üçün həllərin layihələndirilməsi;
• ECM sisteminin qurulması və uyğunlaşdırılması;
• təlim;
• sınaq əməliyyatı.

Hər halda, uğurla həyata keçirmək üçün aşağıdakı qaydalar məcburidir:

• ECM sisteminin tətbiqi və istifadəsi prosesində rəhbərliyin fəal iştirakı;
• proqram təminatının tətbiqi və dəstəklənməsi üçün əsas işçilərin ayrılması və dərin təlimi;
• bütün istifadəçilər üçün təlimlərin təşkili və sistemlə işləmək üçün təlimatların verilməsi.

Bir çox cəhətdən onlar digər informasiya sistemlərinin icra layihələri ilə üst-üstə düşür və aşağıdakılara gətirib çıxarır mənfi nəticələr:

• layihənin icra müddətləri və büdcəsi pozulduqda;
• bütün məqsədlərə nail olunmur (sistem işləyir, lakin tam həcmdə deyil: planlaşdırılandan az/pis);
• həyata keçirilməsi tamamilə pozulur (sistem həqiqətən işləmir).

Risk xüsusiyyətləri müəssisənin işçilərinin əksəriyyətinin ehtiyacı olması ilə əlaqədardır qısa müddət onlar üçün tamamilə yeni iş üsullarına keçid (sənədlərin elektron formada oxunması, elektron formada rəhbərliyin qərar və imzalarının qəbulu və s.). ECM sisteminin tətbiqinin ən xarakterik risklərinə aşağıdakılar daxildir:

• istifadəçilərin mühafizəkarlığı, yeni iş üsullarından imtina;
• aşağı kompüter savadlılığı adi istifadəçilər və yüksək səviyyəli rəhbərlik;
• strukturlaşdırılmamış proseslər (qaydaların olmaması);
• qeyri-kafi/qeyri-kafi texniki avadanlıq;
• qeyri-səlis layihə idarəetməsi.

Risklərin qarşısının alınması yolları standart:

• üzrə ECM sisteminin işinin təfərrüatlı və ilkin layihələndirilməsi bu müəssisə;
• aydın direktivlər və liderliyin şəxsi nümunəsi;
• problemlərin həllində kadr hazırlığı və əməliyyat dəstəyi;
• mərhələli həyata keçirilməsi.

Şirkətlərdə elektron məzmunun idarə edilməsi və kağızsız qarşılıqlı əlaqə sahəsi indi fəal şəkildə inkişaf edir. Qanunvericilik də dəyişir, bəzi qaydalar həyatda yerləşdikdən sonra orada təsbit edilir, bəziləri isə əksinə, dövlət səviyyəsində yeni normalar qəbul edildikdən sonra tətbiq edilir.

Kağız sənədin həqiqiliyini və hüquqi əhəmiyyətini müəyyən etmək hər kəs üçün aydın prosedurdur: sənəddə lazımi imzalar və möhürlər olmalıdır. Bəs elektron sənədin həqiqiliyini necə müəyyən etmək olar?

Bunun üçün yaradılmışdır Elektron imza(EP)- saxtakarlıqdan qorumaq üçün nəzərdə tutulmuş elektron sənədin təfərrüatları. İmza sahibini müəyyən edə, həmçinin imzalandıqdan sonra elektron sənəddə dəyişikliklərin olmadığını müəyyən edə bilərsiniz.

Ən sadə formada EP mexanizmi aşağıdakı kimi işləyir:

• sertifikatlaşdırma orqanı ayrılır (bölmə və ya xarici təşkilat), hansı, ixtisaslaşmış köməyi ilə proqram təminatı hər bir istifadəçi üçün sözdə "açar sertifikatlar" yaradır;
• ES açarı yaradılır - bu simvolların unikal ardıcıllığıdır. O, yalnız sahibinə açıq olan və ES sənədini imzalaya bilən şəxsi açardan ibarətdir və açıq açar- hər kəs üçün əlçatandır, onun köməyi ilə elektron sənədi kimin və nə vaxt imzaladığını müəyyən edə bilərsiniz.

ECM sistemindən istifadə edərkən istifadəçinin qarşılaşa biləcəyi bütün “çətinliklər” gizlədilir. İstifadəçi, bir qayda olaraq, sadəcə olaraq istədiyiniz funksiyanı seçməlidir: “Sənədi imzala” (ES tərəfindən imzalanmış sənəd eyni zamanda dəyişikliklər üçün bağlanacaq) və ya “İmzalar haqqında məlumat əldə edin”. Elektron sənədlərin qanuniliyi tanınır.

Sizə yeni biliklərə yiyələnməkdə uğurlar arzulayırıq və materiallarımız bu işdə sizə həmişə kömək edəcəkdir.

EDMS-in işi bir əsas konsepsiya ətrafında qurulur - sənəd. EHİS-də “informasiya vahidi” olan sənəddir.Sənəd idarəetmə sistemi təmin edir fundamental əməliyyatlar sənədlərlə:

• saxlama
• audit
• təşkilatda ifaçılar tərəfindən sənədlərin hərəkəti
• bu sənədlərin aid olduğu biznes proseslərinin icrası

EDI-nin həyata keçirildiyi və sənəd idarəetmə sisteminin istifadə olunduğu təşkilatda sənəd həm də əsas idarəetmə vasitəsidir. Burada sadə qərarlar, göstərişlər və ya sərəncamlar yoxdur - bu eyni əmrləri, qərarları, göstərişləri və s.-dən ibarət sənədlər var, yəni təşkilatda bütün idarəetmə sənədlər vasitəsilə həyata keçirilir. Nəticədə, işçilərin yerinə yetirdiyi bir çox tapşırıq eyni şəkildə sənədlərlə əlaqələndirilir.

• Sənəd idarəetmə sistemindəki hər hansı bir sənəd, məsələn, kitabxanaya bənzər bir "kart" ilə təchiz olunur. Sənəd haqqında məlumatın tərkibi (sənədin atributları, kart sahələri) sənədin növü və növü, onlara baxmaq və redaktə etmək üçün mövcudluğu - sənədə giriş hüquqları və iş prosesində onun vəziyyəti ilə müəyyən edilir.
• Hər hansı bir sənədə bir və ya daha çox əlavə edilmiş fayl ola bilər - bunlar həm yeni sənədlərin qaralamaları, həm də mövcud olanların skan edilmiş şəkilləri ola bilər.
• İstənilən sənəd təşkilatın informasiya sahəsinin bütövlüyünü təmin edən digər sənədlərlə əlaqələndirilə bilər.
• İstənilən sənədi onun atributlarına görə və ya bu funksionallıq mövcuddursa, əlavə edilmiş fayllarda mətnin meydana gəlməsinə (tam mətnli axtarış) görə tapmaq olar.

Beləliklə, EDMS-dən istifadə edən bir müəssisədə iş axınının təşkili vaxtında qərar qəbul etmək, vəziyyətlərə cavab vermək və nizamlı olmaq üçün lazım olan hər şeyi təmin edir. stabil əməliyyat:

• sənədlərin növ və növlərə görə təsnifatı
• hər bir sənəd növünü və ya növünü lazımi atributlarla təmin etmək
• əvvəlcədən müəyyən edilmiş sənədlərin işlənməsi iş prosesləri
• tapşırıqların idarə edilməsi və onların icrasına nəzarət mexanizmləri
• Atributiv və tam mətnli axtarış imkanları ilə etibarlı sənəd saxlama

Qeyd etmək lazımdır ki, müxtəlif EDMS çərçivəsində bir-biri ilə qarşılıqlı əlaqədə olur vahid sistem idarələrarası elektron sənəd dövriyyəsi (MEDO) və idarələrarası elektron qarşılıqlı əlaqənin vahid sistemi (SMEV). MEDO-nun iştirakçıları Rusiya Federasiyası Prezidentinin Administrasiyası, Rusiya Federasiyası Hökumətinin Aparatı, federal qurumlardır. icra hakimiyyəti, eləcə də digər dövlət orqanları. MEDO-nun əsas prinsipi iştirakçıların inteqrasiyasıdır və nəqliyyat sistemi, təhlükəsiz mübadilə təmin edir elektron mesajlar.

Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi Nə üçün bizə EDMS-nin hazırlanması və tətbiqi lazımdır. Bir təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsinin (EDF) tətbiqi ideyasına adi mövqelərdən yanaşsaq, aşağıdakı suallar yaranır:

• EDI-nin tətbiqindən nə əldə edəcəyik?
• Sənədləşmədə nə səhv var?
• Nə iqtisadi təsir EDI tətbiqi?
• Bu sərmayə nə qədər tez özünü verəcək?

Gəlin bu suallara cavab verməyə çalışaq. Əvvəlcə müəssisədə EDMS-in tətbiqinin hansı dəyişiklikləri gətirəcəyini təsvir edək:

• sənədlərin işlənməsi prosesləri qismən dəyişə və daha sərtləşə bilər
• kağız sənədlərin sayı azalacaq
• tapşırıqlar daha aydın və idarəolunan olacaq
• sənədlərlə iş və icra intizamına dair hesabatlar istənilən vaxt operativ şəkildə qəbul edilə bilər
• sənədlərlə işləyən işçilər bütün hərəkətləri elektron şəkildə yerinə yetirməyi öyrənməli olacaqlar

Bu siyahıya baxdıqda bunun dəyişikliklər siyahısı deyil, faydaların siyahısı olduğunu düşünə bilərsiniz. Bəli, bu halda, bu şeylər, şübhəsiz ki, yaxındır (əks halda, belə bir həyata keçirməyin mənası nədir?), lakin daha yaxından araşdırıldıqda, hər bir nöqtənin ardınca bəzi məhdudiyyətlər və ya yeni tələblər qoyulur. EDI-ni təqdim etməyə başlayanda sadəcə buna hazır olmalısınız və əlavə olaraq, EDMS-ni müştərinin ehtiyaclarına uyğunlaşdırmaq sizə minimal məhdudiyyətlərlə iş prosesini avtomatlaşdırmağa imkan verir.

İndi fayda üçün. EDI-nin tətbiqinin əsas faydası təşkilatın səmərəliliyinin artırılmasıdır (burada səmərəlilik dedikdə əldə edilən nəticənin ona nail olmaq üçün çəkilən xərclərə nisbətini nəzərdə tuturuq - bu kontekstdə düstur riyazidən daha çox spekulyativdir). Bu anlayışa əsasən, təşkilatın səmərəliliyini artırmağın iki yolu var: xərcləri azaltmaqla və/və ya nəticəni artırmaqla. Bir qayda olaraq, EDMS hər iki variantı həyata keçirməyə imkan verir. Obrazlı desək, düzgün EDMS-dən istifadə edərək EDI-nin tətbiqi təşkilata daha az xərcləməyə və daha çox qazanmağa imkan verir. Bir qayda olaraq, EDMS hər iki variantı həyata keçirməyə imkan verir. Obrazlı desək, düzgün EDMS-dən istifadə edərək EDI-nin tətbiqi təşkilata daha az xərcləməyə və daha çox qazanmağa imkan verir.

Əvvəlcə imkanları nəzərdən keçirin xərcin azaldılması:

• Kağız sənədlərin qiymətinin azaldılması
• İşçilərin iş vaxtının qeyri-məhsuldar xərclərinin azaldılması
• İnformasiya axınının sürətləndirilməsi

İndi oh nəticələr:

• Sənəd axınının nizamlılığı və şəffaflığı hesabına təşkilatın idarəolunma qabiliyyətinin artırılması
• Qərar qəbuletmə sürətinin və keyfiyyətinin yüksəldilməsi
• Səviyyəni qaldırmaq performans intizamı və işçilərin, işçi qrupların, bütövlükdə təşkilatın səmərəliliyi

Və nəhayət - o qədər də açıq olmayan, lakin elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili mövzusu çərçivəsində nəzərdən keçirilməli olan məsələlərin nümunələri:

• vaxtında razılaşdırılmamış müqavilə layihəsi təşkilatınıza nə qədər başa gələ bilər?
• Vaxtında olmayan faktura hansı ziyana səbəb ola bilər?
• Tapşırıqların qoyulması və icrasında şəffaflıq daha yüksək olarsa, neçə sənəd bir neçə dəfə yekunlaşdırıla bilməzdi?

Elektron sənəd dövriyyəsinin müxtəlif nöqteyi-nəzərdən təşkili

• Liderlər:
• qərar qəbul etmək üçün lazım olan məlumatları dərhal əldə etmək
• icra intizamına operativ nəzarət
• Katiblər, referentlər və köməkçilər:
• sürətli sənəd axtarışı
• sənəd axtarışının yüksək dəqiqliyi
• performans intizamına nəzarəti asanlaşdırmaq
• bütün növ tədbirlərin, fəaliyyətlərin hazırlanmasının sadələşdirilməsi
• yekun sənədlərin hazırlanmasının, əlaqələndirilməsinin və təsdiqinin sürətləndirilməsi
• Maliyyə və mühasibat xidmətləri:
• sənədlərin hərəkət sürətinin artırılması, məsələn, filiallardan baş ofisə qədər
• sənədlərin itirilməsi riskini azaldır
• hesablamaların uzlaşdırılması və ya nəzarət orqanlarının yoxlamaları üçün sənədlərin toplanması zamanı vaxta qənaət
• Hüquq xidməti:
• sənədlərin hazırlanması üzrə işin əmək intensivliyinin azaldılması
• effektiv nəzarət vaxtlama
• zəruri normativ sənədlərin sürətli axtarışı

İş axınının avtomatlaşdırılması ilə həll olunan vəzifələr.
Korporativ sənəd axını

• Daxil olan yazışmaların qeydiyyatı (ilkin, təkrar sənədlər, müraciətlərə cavablar hüquqi şəxslər, əmrlər, göstərişlər, yuxarı təşkilatlardan məktublar, rəhbərə ünvanlanmış bildirişlər struktur bölmələri)
• gedən yazışmaların qeydiyyatı (daxil olan sənədlərə cavablar, sorğular, bildirişlər, struktur bölmələrdən rəhbərə ünvanlanmış göndərişlər)
• Bu cür sənədlərlə işləyin: əmrlər, sərəncamlar, müqavilələr, daxili qaydalar, maliyyə sənədləri, ofis qeydləri, bəyanatlar, protokollar və ərizələr və s. sənəd layihəsinin başlanması və yaradıldığı andan icra anına qədər, o cümlədən razılaşdırılması və təsdiqi prosesinin idarə edilməsi avtomatlaşdırılmışdır.
• Sənədlə işin gedişi haqqında aktual məlumatlar (sənəd statusları, hadisə tarixçəsi)
• Performans intizamına nəzarət
• Kartlar, sertifikatlar, hesabatlar, protokollar şəklində çıxış formalarının formalaşdırılması, ekranda təqdim edilməsi və çapı
• Sənədləri müvafiq atributların dəyərlərinə görə axtarın
• Təşkilati və inzibati sənədlərlə işi dəstəkləyən funksiyalar toplusu
• Müxtəlif növlər statistik hesabat
• Şəffaf proxy mexanizmi
• Sənəd şablonları ilə işləmək
• Sənədlərə "Abunə"
• Sənədlərə giriş hüququnun diferensiallaşdırılması
• Təşkilatın kadr strukturuna əsaslanaraq sənədlərə və sistem funksiyalarına giriş matrisini qurmaq bacarığı
• Strukturlaşdırılmış saxlamada sənədlərin etibarlı saxlanması
• Proqram təminatının hazırlanmasında Alfresco EDMS platformasının istifadəsi və ya təşkilatda vahid məlumat və sənədləşmə sahəsi yaratmağa imkan verən üçüncü tərəf elektron sənəd idarəetmə sistemləri ilə oxşar elektron sənəd idarəetmə sistemi ilə inteqrasiya etmək imkanı və təşkilatın bütün şöbələrini əhatə edən iş proseslərinin avtomatlaşdırılması.

Yaxşı qurulmuş iş axını təşkilatı müəssisənin fəaliyyətini keyfiyyətcə fərqli səviyyəyə qaldırır və bəzi müəssisələr üçün EDMS-in inkişafı rəqabət mühitində uğurla fəaliyyət göstərməyin yeganə yoludur. Beləliklə, iş axını "korporativ" EDF kimi bir konsepsiya əldə edir.

Yerli EDMS icması üçün ən əhəmiyyətli suallar:

· Müştərilərin aktual ehtiyacları: bu gün və sabah EDMS-dən nə gözlənilir, indi İT nə təklif edir.

·​Dövlət elektron sənəd dövriyyəsinin inkişafının tənzimləyicisi kimi: Rusiya informasiya cəmiyyəti hara gedir.

·​Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması: ECM-sistemlərinin yeni imkanları.

·​ Müasir tendensiyalar ECM sistemlərinin inkişafı: mobillik, BYOD, virtuallaşdırma, elektron imza, məlumat mərkəzi, bulud texnologiyaları, portal həlləri və digər texnoloji yeniliklər.

İşləyərkən risklər elektron sənədlər: təhlükəsizlik.

·Elektron sənəd idarəetməsi və şəxsi məlumatlarla işləmək: qanuni tələblərə necə əməl etmək.