Rəhbərlik üçün sənədləşdirmə dəstəyinin təhlili və təkmilləşdirilməsi. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin təkmilləşdirilməsinə metodoloji yanaşmalar

Sənəd idarəetmə sisteminin layihələndirilməsi, tətbiqi və istifadəsinin son məqsədi idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaqdır. İdarəetmə funksiyaları sənədlərdən istifadə etməklə maddi olaraq həyata keçirilir - kağız və ya elektron.

Müasir menecerin fəaliyyəti idarəetmə sənədlərinin getdikcə artan axınında əks olunur. Yerli sənəd ekspertləri sənəd dövriyyəsinin artımını Azərbaycanda idarəetmə sisteminin inkişafında qaçılmaz tendensiya hesab edirlər müasir mərhələ. Lakin bu bəyanat o demək deyil ki, sənəd dövriyyəsinin yayılması nəzarətsiz şəkildə davam etməlidir və sadəcə olaraq müxtəlif sənədlərin mövcudluğu effektiv idarəetməyə gətirib çıxaracaq. Sənəd dövriyyəsinin azaldılması istiqamətində işlərin sistemli şəkildə aparılması lazımdır.

Təşkilatın sənədli kolleksiyası qiymətli mənbə olan məlumatları ehtiva edir və mühüm element biznes fəaliyyəti və təşkilatlara sənədləri hərəkətlərin sübutu kimi qorumağa və saxlamağa imkan verir. Sənəd idarəetmə sistemi təşkilatın biznes fəaliyyəti haqqında məlumat resursu yaradır ki, bu da onun sonrakı fəaliyyətini dəstəkləyə bilər, qəbul üçün məlumat bazası yarada bilər. idarəetmə qərarları, və hesabatlılığı təmin edir.

Səmərəli idarəetmə və onu dəstəkləyən sənədlər təşkilata öz fəaliyyətini nizamlı və məsuliyyətli şəkildə həyata keçirməyə, fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmağa, həmçinin şöbənin maraqlarını, işçilərin və bütün maraqlı tərəflərin hüquqlarını qorumağa imkan verir. Şübhəsiz ki, yalnız səriştəli və vaxtında tərtib edilmiş, eləcə də ardıcıl icra olunan sənədlər idarəetmənin səmərəliliyini təmin etməyə kömək edir.

Hər bir menecer ofis idarəçiliyini təkmilləşdirmək üçün çalışmalıdır. Rusiya Federasiyasının milli standartına uyğun olaraq GOST R ISO 15489-1-2007 Sənəd idarəetməsi, sənədlərin idarə edilməsi sahəsində mütəxəssislərin vəzifələri və səlahiyyətləri təşkilati və hüquqi sənədlərdə aydın şəkildə müəyyən edilməlidir: inzibati reqlamentlər, şöbələr haqqında əsasnamələr, əmək qaydaları(təlimatlar). Bu sənədlər bütün ofis əməliyyatları üçün məsuliyyəti ciddi şəkildə tənzimləməyə imkan verir.

Məsuliyyət təşkilatın bütün işçiləri arasında bölüşdürülməlidir (o cümlədən idarəetmənin sənədləşdirmə şöbəsinin mütəxəssisləri, əlaqəli informasiya peşələri üzrə mütəxəssislər, struktur bölmələrinin rəhbərləri və sənədlərlə işləmək onların vəzifə öhdəliklərinə daxil olan digər şəxslər). Qeydlərin idarə edilməsi üçün xüsusi məsuliyyət qeydlərin idarə edilməsinə cavabdeh olan şəxsə həvalə edilməlidir. Məsul şəxslərin təyin edilməsi inzibati sənədlə tənzimlənməlidir. Qeydlərin idarə edilməsi üzrə öhdəliklər aşağıdakıları əhatə etməlidir:

· Rəhbərliyin məsuliyyəti bütün təşkilatda vahid sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqinə dəstək verməkdir;

· sənəd dövriyyəsi sahəsində mütəxəssislər sənəd dövriyyəsinin bütün aspektlərinə, o cümlədən sənəd idarəetmə sisteminin yaradılması, tətbiqi və tətbiqi, habelə fərdi praktik fəaliyyətlərdə sənədlərlə işin sənədləşdirilməsi və təşkili qaydaları üzrə mütəxəssislərin hazırlanmasına cavabdehdirlər. ;

· Təşkilatın bütün işçiləri öz fəaliyyətlərini əks etdirən sənədlərin həqiqiliyinin, bütövlüyünün, etibarlılığının və istifadəyə yararlılığının qorunmasına cavabdehdirlər.

Sənəd müəyyən edilmiş qaydalara uyğundursa, həqiqi sayılır; bunu etməyə səlahiyyətli şəxs tərəfindən yaradılmış və ya təqdim edilmişdir; sənəddə göstərilən vaxtda yaradılmış və ya göndərilmişdir.

Sənədlərin hüquqi qüvvəsi və həqiqiliyi, habelə İnformasiya dəstəyi idarəetmə, ilk növbədə, uyğunluq vasitəsilə təmin edilir birləşmə prinsipi sənəd idarəetməsində. Unifikasiya dedikdə, oxşar sənədlərin həyata keçirilməsini qeyd edən idarəetmə sənədlərinin tərkibində və formalarında vahidliyin yaradılması başa düşülür. idarəetmə funksiyaları və tapşırıqlar, forma və məzmun baxımından proseslərə, sənədləşdirmə vasitələrinə və informasiya texnologiyalarına vahid tələblərin müəyyən edilməsi. Birləşdirmə federal arxiv orqanları tərəfindən normativ və metodik aktların hazırlanması və həyata keçirilməsi yolu ilə həyata keçirilir: standartların, təlimatların, sənədlərin idarə edilməsi sahəsində qaydaların.

Son zamanlarda formalaşması üçün ideyalar və imkanlar e-hökumət praktikadan xeyli irəlidədirlər. Elektron sənəd dövriyyəsinin idarəetmə praktikasına daxil edilməsi prosesini ləngidən bir çox obyektiv və subyektiv səbəbləri və amilləri sadalamaq olar, lakin əsas səbəb bu məsələnin kifayət qədər qanunvericilik, normativ və metodiki işlənməsindədir.

Hal-hazırda, federal bir subyekt səviyyəsində elektron sənəd idarəetməsinin kağız sənədləri tamamilə və ya qismən əvəz edəcəyi federal bir şöbə tapmaq çətindir. Ən yaxşı halda, kağız və elektron sənəd dövriyyəsinin təkrarlanması və çox nadir hallarda birləşməsi var. Nəticə etibarilə, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi bütün sonrakı nəticələrlə ofis işləri üçün əmək xərclərini azaltmır, əksinə artırır. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş iş qaydaları, hər bir ayrı-ayrı şöbənin işgüzar iş üçün təlimatlarında yaradılması, qəbulu, emalı, saxlanması və istifadəsi qaydasını müəyyən etməlidir. şöbə elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə şəraitində elektron sənədlər, habelə elektron mesajların göndərilməsi, qəbulu və qeydiyyatı qaydası.

Bunu unutmayaq rus sistemiƏnənəvi olaraq komanda birliyi prinsipinin ciddi şəkildə tətbiqinə diqqət yetirən rəhbərlik müstəqil fəaliyyət üçün göstərişlərə çox ləng reaksiya verir. İndi hər bir federal idarəyə Federal Arxivlə razılaşdırmaqla, öz məlumat fondunun sənədlərinin saxlanma müddətlərini təyin etmək, habelə bu sənədin yaradılacağı daşıyıcıların (elektron və ya kağız) növünü müəyyən etmək hüququ verilir. saxlanılır. Bu təlimatlar ofis işləri üçün şöbə təlimatlarında qeyd edilməlidir, şöbə siyahıları sənədlərin saxlanma müddətləri və müvafiq olaraq işlərin nomenklaturaları göstərilməklə. Eyni zamanda, saxlama müddətlərini göstərən idarəetmə sənədlərinin mövcud standart siyahısı sənəd daşıyıcısının seçilməsi ilə bağlı təlimat və ya tövsiyələri ehtiva etmir. Aydındır ki, ayrı-ayrı şöbələr üçün düzgün qərarlar qəbul etmək və yuxarıda qeyd olunan sənədlərin təsdiqi prosedurundan keçmək asan olmayacaq. Nəticədə, standartın daha da inkişafı informasiya texnologiyaları informasiyanın düzgünlüyünü, tamlığını, təhlükəsizliyini və mühafizəsini təmin edən idarəetmə prosesləri və prosedurları, o cümlədən ofis işinə informasiya texnologiyalarının tətbiqinin səmərəliliyini artırmaq üçün son dərəcə zəruridir.

Müəyyən bir qurum üçün ofis idarəetmə təlimatları vahid sənəd idarəetmə sistemini təşkil edir. Buna görə də o, aşağıdakı bölmələri ehtiva etməlidir: sənədlərin hazırlanması və icrası qaydaları; sənəd dövriyyəsinin təşkili və sənədlərin icrası; sənəd axtarış sistemi; ofis işində sənədlərlə işin təşkili; sənədlərin arxivə saxlanmağa verilməsi qaydasını. Beləliklə, ofis işləri üçün təlimatlar işlənib hazırlanır və idarəetmə üçün sənədləşmənin təmin edilməsinin bütün texnoloji əməliyyatlarını əks etdirən hərtərəfli sənəd kimi istifadə olunur. Vahid müasir sənəd idarəetmə sistemini yaratmaq üçün mövcud normativ-metodiki aktlardan istifadə etmək lazımdır.

Federal orqanlarda ofis işi qaydaları icra hakimiyyəti 27 iyul 2006-cı il tarixli, 149-F3 nömrəli "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanunun 11-ci maddəsinə uyğun olaraq, onlar öz səlahiyyətləri daxilində yerli idarəetmə orqanlarında ofis işinin tənzimlənməsi üçün əsas olmalıdırlar. Beləliklə, sistem üçün ofis idarəetmə təlimatlarının tərtib edilməsi üçün əsas tənzimləyici mənbədir bələdiyyə hökuməti Hal-hazırda ofis işinin qaydaları var. Bununla belə, tərtibçilər bu sənədin ona yalnız federal icra hakimiyyəti orqanları üçün sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili qaydaları daxildir. Məsələn, qaydalar federal icra hakimiyyəti orqanlarında sənədlərin tərtib edilməsi üçün tələb olunan detalların adlarını verir. Detalların adlarının çoxu mövcud standart GOST R 6.30 - 2003-ün tövsiyələrinə uyğundur. Bununla belə, bəzi detalların adı dəyişdirilib: yeni ofis işi qaydalarında "qətnamə" atributu "sənədlərin icrası üçün təlimat" adlanır. , və “mətnə ​​başlıq” atributu indi “sənədin adı” adlanır. Fərdi təfərrüatların adları, təfərrüatların federal icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən yaradılan sənədlərin tərkibinə aid olduğunu göstərən bir işarəni ehtiva edir, məsələn: "federal icra hakimiyyəti orqanının adı", "federal icra hakimiyyəti orqanı haqqında arayış məlumatları". Bələdiyyə idarəetmə sisteminin təşkilatlarında işgüzar iş üçün təlimatlar tərtib edilərkən, qaydalarda və rekvizitlərin tərkibinin və adlarının seçilməsi ilə bağlı suallar təbii olaraq ortaya çıxacaqdır. metodoloji tövsiyələr aydın cavab yoxdur. GOST R 6.30 – 2003 standartında göstərilən “federasiya subyektinin və ya bələdiyyə qurumunun gerbi” bu qaydalara ümumiyyətlə daxil edilməyib.

Nəticədə, bir rayon və ya kənd administrasiyası üçün ofis işləri ilə bağlı təlimatlar hazırlayarkən, mütəxəssislər ofis işi qaydalarında lazım olan məlumatları tam şəkildə tapa bilməyəcəklər və digər normativ sənədlərdən, xüsusən də GOST R-dən istifadə etmək məcburiyyətində qalacaqlar. 6.30 - 2003. Lakin tələblər Yeni ofis işinin qaydaları ilə qeyd olunan standart hətta detalların tərkibində belə üst-üstə düşmədiyi üçün sənədlərin tərtibi zamanı unifikasiya prinsipi başqa sınaqdan keçirilir. Müxtəlif idarəetmə səviyyələrində olan təşkilatlarda yaradılan sənədlər tərkibinə, yerləşməsinə və detalların dizaynına görə bir-birindən fərqlənəcəkdir. Nəticədə təşkilatlar arasında informasiya mübadiləsində problemlər yarana bilər. Təəssüf ki, müxtəlif şöbələrdə sənədlərin hazırlanması üçün vahid tələblərin olmaması sənədlərin geri qaytarılmasına səbəb olur, çünki daxil olan sənədlərin hüquqi qüvvəsi tez-tez şübhə altına alınır. Bu cür halların girovuna təkcə təşkilatlar deyil, vətəndaşlar da çevrilir. Yadda saxlamaq lazımdır ki, ofis idarəetmə xidməti haqqında əsasnamələrin, vəzifə təlimatlarının və rəhbərliyin sənədləşdirilməsi ilə bağlı təlimatların hazırlanması üçün normativ-metodiki sənədlərdən istifadə yüksək keyfiyyət bu sənədlərin və sənəd idarəetmə sisteminin özünün səmərəliliyi.

Bir təşkilatda sənəd idarəetmə sisteminin yaradılması və təkmilləşdirilməsi üçün nümunə təkliflər

1. Mövcud normativ sənədlərin tələblərinə uyğun olaraq işgüzar iş üçün təlimatların işlənib hazırlanması və inzibati sənədlə həyata keçirilməsi;
2. Sənədin icrası üçün blankların hazırlanması və istifadəsi (ümumi forma, inzibati sənəd forması, rəsmi məktub blankı);
3. Qarışıq sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması və tətbiqi, onda elektron sənədlərin payının tədricən genişləndirilməsi. Yaradılması, saxlanması və istifadəsi elektron sənədlər şəklində həyata keçirilməli olan sənədlərin siyahısının hazırlanması.
4. Təşkilatda istifadə olunan sənəd formalarının Cədvəlinin hazırlanması və istifadəsi;
5. Albomun yaradılması vahid formaları sənədlər, kağız üzərində və elektron media;
6. Ofis işinin mexanizasiyası və avtomatlaşdırılması imkanlarından maksimum istifadə;
7. Ofis işinin aparılması qaydalarını öyrənmək və ofis işində informasiya texnologiyalarından istifadəni öyrənmək məqsədilə mütəxəssislərin ixtisasartırma işlərinin təşkili.
8. Mütəxəssislərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi meyarı kimi sənədlərin tərtibi və işlənməsi bacarıqlarının daxil edilməsi.

Sənəd formalarının cədvəli istifadəsinə icazə verilən, idarəetmə fəaliyyətinin funksiya və vəzifələrini yerinə yetirmək üçün zəruri və kifayət qədər xüsusiyyətləri olan sənəd formalarının siyahısıdır. hüquqi vəziyyət, hazırlıq və qeydiyyat mərhələləri. Vaxt cədvəlindən istifadə sənədlərin hüquqi qüvvəsini təmin edir və sürətli axtarışa imkan verir zəruri sənədlər, bununla da sənədlərin hazırlanması, icrası və emalı üçün iş vaxtının dəyərini azaldır, təşkilatın fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi təcrübəsində istinad kitabı kimi xidmət edir. Sənəd formalarının cədvəli cədvəl şəklində tərtib edilir. Hesabat kartının forması tərtibatçılar tərəfindən müəyyən edilir: sənədlər idarəetmənin struktur bölmələri və ya idarəetmənin funksiyaları və vəzifələri ilə sistemləşdirilə bilər.

Sənəd formalarının unifikasiyasının nəticələri Sənəd Formalarının Albomunda birləşdirilmişdir ki, bu da sənədləşmə sahəsində vahid tələblərə riayət olunmasını təmin edir, sənədlərin geri qaytarılması hərəkətini azaltmağa və sənəd dövriyyəsini yaxşılaşdırmağa kömək edir. İş qrafikinin və albomun aparılması, onlara dəyişikliklərin edilməsi və bu sənədlərdən istifadəyə nəzarət rəhbərliyin sənədləşmə ilə təminat şöbəsinə həvalə olunub. Beləliklə, rasional sənəd idarəetmə sisteminin yaradılması təşkilatın səmərəliliyini artırmağa kömək etməlidir.

9. “Sosial idarəetmə” fənni üzrə suallar

9.1. Sosial idarəetmə: mahiyyəti və struktur elementləri. Rusiyada islahatlar illərində sosial idarəetmə sisteminin formalaşması mərhələləri

Sosial idarəetmə - proseslərin və hadisələrin idarə edilməsi sosial sahə ictimai həyat, sosial siyasətin həyata keçirilməsi vasitəsi.

Onun əsas struktur elementləri: 1) sosial idarəetmə obyektləri; 2) subyektlər və onların sıralanması; 3) məqsəd qoyma sistemi: məqsəd və vəzifələr, prioritetlər; funksiyalar; növləri, komponentləri; 4) icra səviyyələri; 5) məqsədə nail olmaq sistemi: üsullar (prinsiplər və üsullar), vasitələr, effektivliyin qiymətləndirilməsi.

“Sosial idarəetmə” və “sosial siyasət” anlayışları arasındakı əlaqə: 1) oxşar anlayışlar, lakin sosial siyasət sosial idarəetmədən daha genişdir; 2) sosial idarəetmə sosial siyasətin vasitəsidir.

Sosial siyasət:

1) siyasətin bir hissəsi kimi (xarici və daxili): münasibətlər toplusu sosial qruplar(sinflər, təbəqələr, icmalar) öz maraqlarını müdafiə etmək və sosial vəziyyətini yaxşılaşdırmaq; siyasətin digər növləri və sahələri ilə əlaqəli; antisosial olmamalıdır;

2) siyasət subyektlərinin fəaliyyəti:

Geniş mənada: sosial sahəni inkişaf etdirmək, müxtəlif qrupların sosial vəziyyətini yaxşılaşdırmaq;

Nadir hallarda dar mənada: həssas qrupları dəstəkləmək.

İctimai vəziyyət – əsas konsepsiya sosial siyasət.

İslahatdan sonrakı Rusiyada sosial idarəetmə sisteminin formalaşmasında üç mərhələ (sosial problemlərə dövlətin diqqətinin dərəcəsinə və həll olunan vəzifələrin xarakterinə görə):

I mərhələ – 1990-cı illərin əvvəlləri: sosial idarəetmə iqtisadi transformasiyaların nəticələrinə və sosial sahədə institutların transformasiyasına yönəldilmişdir; iqtisadi islahatlara, sosial sahənin maliyyələşdirilməsi prinsiplərinin dəyişməsinə reaksiya;

Mərhələ II – 1990-cı illərin ortalarından. 2004-cü ilə qədər: sosial idarəetməyə və sosial siyasətə münasibət dəyişdi: 1996-1997-ci illər: sosial sahədə bir sıra islahatların müzakirəsi və hazırlanmasının başlanması; 2000-ci illərin əvvəlləri: planların həyata keçirilməsi - əsas sosial institusional islahatlar. Amma sosial islahatlar dövlətin fəaliyyətində, yeri və rolunda prioritet istiqamətə çevrilməyib sosial problemlər dövlətin siyasi gündəmi əsaslı şəkildə dəyişməyib.

III mərhələ – 2005-2008. bu günə qədər: sosial idarəetmə və sosial siyasət üçün dönüş nöqtəsi - sosial problemlərin sosial siyasətin episentrinə hərəkəti: 2005: sosial müavinətlər islahatının başlanğıcı ( federal qanun№ 122); yoxsulluğun azaldılması problemi; Sentyabr 2005: 4 prioritet milli layihənin icrasına başlanılması; May 2006: demoqrafik böhranın aradan qaldırılması üçün genişmiqyaslı proqram, doğum səviyyəsinin stimullaşdırılması tədbirləri.

IV mərhələ - 2009-cu ildən indiyədək: qlobal iqtisadi böhrana uyğunlaşma, sosial sahədə əldə edilmiş mövqeləri qorumaq istəyi.

9.2.Sosial sfera sosial idarəetmənin obyekti kimi: anlayışı və strukturu. Rusiyada islahatlar illərində sosial sahənin inkişaf mərhələləri

Geniş mənada sosial idarəetmənin obyektləri - cəmiyyət, böyük və kiçik qruplar, fərdlər, təşkilatlar və digər sosial subyektlər, sosial proseslər.

Dar mənada sosial idarəetmənin obyekti sosial sferadır.

Sosial sfera insanların (qrupların, cəmiyyətin) maraqlarını müəyyən edən, fəaliyyətlərinə və davranışlarına təsir edən münasibətlər və həyat şəraitinin məcmusudur. kimi komponentləri ehtiva edir sosial quruluş və sosial infrastruktur.

İslahatdan sonrakı Rusiyada sosial sahənin transformasiyasının üç mərhələsi:

Mərhələ I - 1990-cı illərin əvvəlləri: yaşayış səviyyəsinin kəskin azalması, sosial və gəlirlərin diferensiallaşmasının sürətlə artması, açıq və gizli işsizliyin inkişafı, əvvəlki işsizliyin məhv edilməsi sosial institutlar və qeyri-rəsmi münasibətlərin yeni, sürətli inkişafının olmaması; II mərhələ - 1990-cı illərin ortalarından sonlarına qədər: dramatik demoqrafik vəziyyət, sosial sferanın ənənəvi institutlarının səmərəsizliyi, qeyri-funksional sosial proseslər (xüsusilə gəlirlər sahəsində) - iqtisadi artımın tormozlanması, hiperinflyasiyanın aradan qaldırılması; III mərhələ - 2000-ci illərin əvvəllərindən. 2008-ci ilə qədər: - əmək bazarında gərginliyin azalması, əmək haqqı borclarının azalması, real gəlirin (ilk növbədə) əmək haqqının artması, yoxsulluğun səviyyəsinin azalması, sosial sektorların maliyyələşdirilməsinin artması, istehlakçı davranışında müsbət dəyişikliklər. əhali və s. Nəticələr bunlardır: 1) müsbət makroiqtisadi dinamika; 2) sosial siyasətin aktivləşdirilməsi.

2009-cu ildə qlobal iqtisadi böhran nəticəsində Rusiyada sosial sahənin inkişafında mənfi proseslər (işsizliyin artması, ev təsərrüfatlarının gəlirlərinin azalması, yoxsulluğun artması və s.) meydana çıxsa da, artıq 2010-cu ildə vəziyyət sabitləşib.

Əlaqədar məlumat.

Giriş 3

1. Müasir İT-dən istifadə etməklə sənəd idarəetmə sistemlərinin təkmilləşdirilməsi problemləri 7

2. İnformasiya texnologiyalarından istifadə etməklə “SZEI” ASC-nin məktəbəqədər təhsil sisteminin təhlili və təkmilləşdirilməsi 21

3. SZEI 25 ASC-nin idarəetmə fəaliyyəti üçün sənədləşdirmə təminatının təkmilləşdirilməsi istiqamətləri

Nəticə 35

İstifadə olunan mənbələrin və ədəbiyyatın siyahısı 40

Tətbiqlər 43

Giriş

Ölkəmizdə informasiya-kommunikasiya texnologiyalarının tətbiqi yolu ilə idarəetmənin səmərəliliyinin artırılması probleminə diqqət artırılır. Hazırda aktivdir dövlət səviyyəsində elektron hökumətin yaradılması, elektron inzibati reqlamentlərin tətbiqi, hökumətin birləşdirilməsi konsepsiyaları informasiya resursları 1 . İnformasiya resursları istənilən informasiya strukturunun fəaliyyətinin əsasını təşkil edir. üçün səmərəli tikinti yeni və mövcud idarəetmə texnologiyalarının yenidən təşkili, müəssisələrdə idarəetmənin informasiya və sənəd təminatının avtomatlaşdırılması üzrə qərarların əsaslandırılması tələblərə cavab verən müvafiq yüksək keyfiyyətli elmi-metodiki dəstək tələb edir. müasir ideyalar seçilmiş mövzunun aktuallığını vurğulayan təşkilat və idarəetmə prosesləri və onların təkmilləşdirilməsi üçün tapşırıqlar haqqında elmi iş. Dəyişikliklərə və idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin davamlı təkmilləşdirilməsinə ehtiyac sosial sistemdə məlumatın rolunun vacibliyi ilə əlaqədardır. iqtisadi idarəetmə, burada müxtəlif mesajlarda, məlumatlarda, ayrı-ayrı hadisələr, hadisələr, faktlar haqqında sənədlərdə toplanan məlumatlar - istifadəyə yararlı formalar cəmiyyətin informasiya resursu rolunu oynayır. 2 Bu işin məqsədi Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin nümunəsindən istifadə edərək informasiya texnologiyalarından (bundan sonra İT) istifadə edən bir təşkilatın idarəetmə fəaliyyəti üçün sənəd təminatının təkmilləşdirilməsi sahələrini müəyyən etməkdir. İşdə tədqiqat obyekti "Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ASC-dir və tədqiqatın mövzusu: İT-dən istifadə edərək idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi.

İşdə qarşıya qoyulan məqsədə nail olmaq üçün ardıcıl olaraq bir sıra problemləri həll etmək lazımdır: idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin nəzəri aspektlərini öyrənmək; Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin idarəetmə fəaliyyəti üçün mövcud sənəd təminatı sisteminin təhlilini aparmaq, bu sistemin təkmilləşdirilməsi üçün istiqamətlər təklif etmək və təkliflərin səmərəliliyini müəyyən etmək.

Tədqiq olunan problemin inkişaf dərəcəsini qiymətləndirərkən qeyd etmək lazımdır ki, sənədin sənəd idarəetmə obyekti kimi başa düşülməsində dönüş nöqtəsi XX əsrin 80-ci illərinə təsadüf edir və metodların əsaslı dəyişməsi ilə bağlıdır. məlumatların yazılması, ötürülməsi və oxunması 3 . VNIIDAD, RGANTD, GARF-ın elmi işləri elektron sənədlərə həsr edilmişdir. İcmal göstərdi ki, elektron sənədlərin müxtəlif problemlərinin öyrənilmə dərəcəsi eyni deyil və Rosarkhiv (VNIIDAD) tərəfindən 2001-2010-cu illər üçün elmi tədqiqat proqramının hazırlanmasına təkan oldu. "Elektron sənədlər", o cümlədən nümunə siyahısı elmi tədqiqatların istiqamətləri, elektron sənədlər sahəsində normativ, metodiki və eksperimental işlənmələr 4. Mityaev K.G., Livşits Ya.Z., Tsikulin V.A., Kuznetsova T.V., Sokova A.N., Larin M.V., Minqalev V.S., Bachilo İ.L., Banasyukeviç V.D., Krasavina A.S., İlyuşenko M.Doova, E.P.Donova, E.N.P. M.I., Loseva V.I., Raikhtsauma A.L., Andreeva V.I., Yankova V.F., Kuznetsova S.L., Pshenko A.V., Slavko T.I., Aleksentseva A.I., Arkhipova N.İ., Ovchinnikova N.V., Bobyleva və başqaları, idarəetmənin sənədləşmə təminatının tarixi, nəzəri və tətbiqi problemləri, sənəd dövriyyəsi, işgüzar işin təşkili və idarəetmənin sənədləşmə təminatı, sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması işlənib hazırlanmışdır.

İdarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılması və sənədləşdirmənin təmin edilməsi problemlərinə dair müxtəlif nəşrlərin geniş çeşidi arasında iş mövzusu üçün ən cəlbedicisi bu yaxınlarda nəşr olunanlardır. metodoloji inkişaflar elektron sənədlərin dizaynı və elektron sənəd dövriyyəsi üzrə, bunların arasında D.A.-nın əsərləri diqqət çəkir. Romanov, T.N.İlyina, A.Yu.Loqinova, Maykl J.Satton, N.N. Kunyaeva 5. Bu əsərlərdə elektron sənəd dövriyyəsi və kompüter informasiya texnologiyalarından istifadəyə əsaslanan elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin müxtəlif elementlərinə dair baxışlar, onların həyata keçirilməsinin metodoloji əsasları, ümumiləşdirilmiş yerli və xarici təcrübə müxtəlif informasiya platformalarının, aparat və proqram təminatının inteqrasiyasını tələb edən korporativ sistemlərdə sənədlərin idarə edilməsi üçün tapşırıqların qoyulması və həllərin hazırlanması. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə təminatının formalaşdırılması və təkmilləşdirilməsi üçün nəzəri əsasın vəziyyətinin təhlili göstərir ki, bu problemin bir çox aspektləri hələ nəşrlərdə kifayət qədər tam əks olunmamışdır.

Bu işdə aparılan tədqiqat metodologiyasının əsasını müəssisənin idarəetmə sistemində sənədləşdirmə dəstəyinin inkişafının təhlilinə sistemli yanaşma təşkil edir. İş metodologiyası ənənəvi ümumi elmi və xüsusi metodların birləşməsidir. Problemləri həll etmək üçün aşağıdakı üsullardan istifadə edilmişdir: müqayisəli və sistem-struktur təhlili, təsnifat, statistik, qrafik. Tədqiqatın metodoloji əsasını obyektivlik və ardıcıllıq prinsipləri, prosesin dialektik ideyası və onun bilik imkanları təşkil edirdi. İşin strukturunun seçimi məqsəd və həll ediləcək vəzifələrin ardıcıllığı ilə müəyyən edilir: iş giriş, üç bölmə, nəticə, istifadə olunan mənbələr və ədəbiyyat siyahısı və tətbiqlərdən ibarətdir.

1. Müasir İT-dən istifadə etməklə sənəd idarəetmə sistemlərinin təkmilləşdirilməsi problemləri

Müasir sosial-iqtisadi vəziyyətdə, cəmiyyətin informasiyalaşdırılmasının və Rusiyanın qlobal informasiya məkanına daxil olmasının optimal yollarının axtarışı kontekstində idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin çoxşaxəli probleminin həlli, onun köməyi ilə sənədləşdirmə prosesləri , sənədlərin təşkili və sənəd dövriyyəsi normativ və ya nizamlı xarakter alır, mühüm əhəmiyyət kəsb edir.

Hal-hazırda bir çox elm adamları sənəd idarəetməsini, hüquqi, iqtisadi, təşkilati, kadr və idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin digər aspektlərini prioritetlər kimi tanıyırlar. Tədqiqatçılar baxılan problemdə sənədləşmə sahəsində əsaslı texniki və sosial-iqtisadi dəyişikliklərlə bağlı həm tarixən irsi xüsusiyyətlər, həm də yeni xüsusiyyətlər olduğunu bildirir və qeyd edirlər ki, elmi-nəzəri inkişafın kifayət qədər aparılmaması və dövlətin yaradılmasına lazımi diqqət yetirilməməsi əsas şərtdir. konseptual çərçivənin yaradılması və məktəbəqədər təhsil müəssisələrinə vahid yanaşmaların işlənib hazırlanması müxtəlif tələblərə səbəb olur mənfi nəticələr, xüsusilə, beynəlxalq qayda və texnologiyalardan təcrid, saxlanılan informasiya resurslarının qeyri-səmərəliliyi və qeyri-kafi dəyəri və s. 1

XX əsrin 90-cı illərinin əvvəllərində onların şəkillərindən başqa elektron sənədləri idarə etmək üçün nəzərdə tutulmuş sənəd idarəetmə sistemlərinin yeni sinfi meydana çıxdı. Bunlar, əsasən, mətn prosessoru faylları idi - sənəd idarəetmə sistemləri adlanan yeni sistemlər sinfi belə meydana çıxdı. Funksionallığın inkişafı, sənəd təsvirləri ilə işləmək üçün funksiyaların əlavə edilməsi ona gətirib çıxarmışdır müasir sistemlər Sənəd idarəetməsində saxlama və axtarış funksiyaları ilə yanaşı, sənədin həyat dövrünə nəzarət funksiyaları da meydana çıxdı - sələflərindən fərqli olaraq, sənəd idarəetmə sistemləri dinamik sənədlərlə işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.

Sənəd hər hansı bir müəssisənin fəaliyyət göstərdiyi məlumatların təqdim edilməsinin əsas üsuludur. Məlumatlar strukturlaşdırıla bilər ki, bu da verilənlər bazası və tətbiqi informasiya sistemlərinin onun saxlanması və idarə olunması üçün məsuliyyət daşıdığını, strukturlaşdırılmamış isə sadə sənədlərin 2. Strukturlaşdırılmış və strukturlaşdırılmamış sənədlər, məsələn, malların buraxılması üçün hesab-faktura və malların anbardan silinməsi haqqında tətbiq olunan informasiya sistemində əməliyyat arasında asılılıq mövcuddur və əməliyyatdan fərqli olaraq yalnız hesab-faktura hüquqi qüvvəyə malikdir. verilənlər bazasında.

Bu gün strukturlaşdırılmamış məlumatların saxlanması və emalının avtomatlaşdırılması zərurəti başa düşülür, çünki onun həcmləri elədir ki, artıq onu əl ilə emal etmək mümkün deyil. Bununla belə, sənəd axınının avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuş tikinti sistemlərinin yanaşmaları və konsepsiyaları bəzi fərqlərə malikdir. Hal-hazırda sənəd idarəetmə sistemlərinin vəzifələrinin diapazonu dəstəklənməli olan sənədin həyat dövrünün mərhələsi ilə müəyyən edilir. Sənədin həyat dövrü iki əsas mərhələdən ibarətdir və Şəkil 1-də təqdim olunur.

düyü. 1. Sənədin həyat dövrü 3

Sənədin işlənib hazırlanması mərhələsinə aşağıdakılar aid edilə bilər: sənədin məzmununun birbaşa inkişafı; sənədin icrası; sənədin təsdiqi.

Əgər sənəd inkişaf mərhələsindədirsə, o, dərc olunmamış sayılır və sənədə olan hüquqlar konkret istifadəçinin giriş hüquqları ilə müəyyən edilir. Nəşr edilmiş sənəd mərhələsinə aşağıdakılar daxil ola bilər: aktiv giriş; arxiv sənədi (qısamüddətli saxlama; uzunmüddətli saxlama); sənədin məhv edilməsi.

Sənəd ikinci mərhələyə keçdikdə, dərc edilmiş sayılır, sonra sənədə yalnız bir hüquq qalır - oxumaq imkanı.

Dərc edilmiş sənədin nümunəsi standart müəssisə forması üçün şablondur. Oxumaq hüququna əlavə olaraq, dərc edilmiş sənədi inkişaf mərhələsinə ötürmək hüququ da ola bilər. Sənəd idarəetmə sisteminin məşğul olduğu sənədin həyat dövrünün konkret mərhələsindən asılı olaraq, sənədlərin saxlanması üçün orada mövcud olan arxivlər şərti olaraq statistik və dinamik arxivlərə bölünür. Statistik arxivlər yalnız dərc edilmiş sənədləri saxlayır. Dinamik arxivlər həm dərc edilmiş sənədləri, həm də işlənmə mərhələsində olanları ehtiva edə bilər.

Hazırda idarəetmənin sənədləşdirilməsinin əsas mövcud problemlərinə aşağıdakılar daxildir: vahid normativ və metodoloji əsasların, məlumatların sənədləşdirilməsi və sənədləşdirilmiş informasiya ilə işləmə prinsipləri və qaydalarının işlənib hazırlanması zərurəti; sənədlərin standartlaşdırılması və unifikasiyası problemləri; texniki, iqtisadi və ümumrusiya təsnifatçılarının inkişafı sosial məlumat; informasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi və məlumatın icazəsiz girişdən qorunması.

İnformasiya haqqında qanunun qəbulu, habelə ölkədə sosial-iqtisadi vəziyyətin köklü dəyişiklikləri ilə əlaqədar dövlət, sosial və iqtisadi qurumların müxtəlif səviyyələrində sənədləşdirilmiş informasiya ilə işin təşkili üçün normativ-metodiki təminatın bütün kompleksi yenilənir. idarəetmə təcili ehtiyaca çevrilir.

Hal-hazırda bir çox alimlər sənədləşmənin və ümumilikdə informasiya ehtiyatlarının idarə edilməsi üçün mövcud sistemin mükəmməl olmadığını qeyd edirlər ki, bu da, ilk növbədə, bu funksiyanın təşkilati-hüquqi statusunun qeyri-müəyyənliyinin və onun düzgün qiymətləndirilməməsinin nəticəsidir; ilk növbədə XX əsrin 90-cı illərinin əvvəllərindən kənara çıxmayan inkişaflara əsaslanan elmi-metodiki sənədlərin idarə edilməsi zamanının tələblərinə uyğunsuzluq; idarəetmə orqanlarının texniki təchizatına və sənədləşdirilmiş məlumatların “şaquli” şəkildə sənədləşdirilməsi və təşviqi proseslərinə tələblər olmadıqda, normativ-metodiki xarakterli sənəd işlərinin informasiya texnologiyalarının inkişaf tempindən və informasiya daşıyıcılarında dəyişikliklərdən geri qalması; "üfüqi"; idarəetmə orqanlarının sənədlərinin formalaşdırılması, emalı, cari və arxiv saxlanması və istifadəsi proseslərinin mükəmməl olmaması; idarəetmə orqanlarında sənədləşmənin idarə edilməsi üçün kadr təminatına kifayət qədər diqqət yetirilməməsi.

Son zamanlarda ayrı-ayrı qurumlarda hələ də empirik səviyyədə həll olunan və praktiki olaraq milli standartlarla tənzimlənməyən qeyri-ənənəvi daşıyıcılarda sənədlərin dövlət və idarə saxlanmasının təşkili və tənzimlənməsi vəzifələri son vaxtlar daha çox aktuallaşır. Aparat-proqram mühitinin, redaksiya proqram təminatının və sənəd məlumatlarının sənədləşdirilməsi və emalının digər vasitələrinin qarşılıqlı əlaqəsi mühüm vəzifə olaraq qalır.

Bu sistemlərin və sənədlərin əlaqələndirilməsi və qarşılıqlı əlaqəsi dövlətin ən yaxın diqqət mərkəzində olmalıdır, çünki onlar avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin imkanlarına və səmərəliliyinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərir. Sənədlərin elektron hüquqi atributunun həll olunmamış problemləri, xüsusən də elektron sənədləşmənin təşkilinə, sənəd dövriyyəsinə, məlumatların saxlanmasına və icazəsiz girişdən qorunmasına mane olur.

Maşınla oxunan məlumatların spesifikliyi ondan ibarətdir ki, onları qavramaq mümkün deyil fiziki forma, onların mediada saxlandığı və yaradıldıqları texnologiyadan, formatdan və standartdan asılıdır. Bir sıra müəyyən edilmiş prosedurlardan keçdikdən sonra məlumatlar istifadəçi üçün başa düşülən formada (çap şəklində, monitor ekranında və s.) görünür ki, bu da həm alimlər, həm də mütəxəssislər və praktiklər arasında müşahidə olunan terminoloji fikir ayrılıqlarına səbəb olur. Bir halda, elektron sənəd kompüter yaddaşı, digərində - bu daşıyıcıda ayrıca bir fayl, üçüncüdə - kağız üzərində çap, dördüncüdə - müəyyən bir "kompüter yaddaşındakı matris" kimi başa düşülür. Bir çox hallarda ekranda bir görüntü, o cümlədən vasitəsilə əldə edilir e-poçt, İnternetdən və digər şəbəkələrdən.

Elektron sənəd problemi ilə sıx əlaqəli olan elektron sənəd dövriyyəsi və məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması problemidir. Hal-hazırda müxtəlif şirkətlər xüsusi yanaşmalar və kompüter və kommunikasiya vasitələri ilə xarakterizə olunan çoxlu sayda avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərini (ADMS) işləyib hazırlamış və tətbiq etmişlər.

Təəssüf ki, bu inkişaflarda praktiki olaraq vahid terminologiya yoxdur. İnkişaf şirkətlərinin məhsulları aşağıdakı adları daşıyır: sənədlərin avtomatlaşdırılması sistemi, ofis avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsi üçün kompüter sistemi, ofis idarəetmə sistemi, paylanmış sənəd idarəetmə sistemi, elektron arxiv və s. İnkişaf etmiş və inkişaf etdirilmiş sistemlərin adlarındakı müxtəliflik yalnız onu göstərir ki, bu gün informasiya bazarının bu sahəsi hələ müstəqil seqment kimi formalaşmayıb və bəzi hallarda ASUD məhsulları həll zamanı əlaqəli inkişaflar və ya əlavə məhsul kimi görünür. digər daha mürəkkəb problemlər. Bununla belə, ASUD-ların sayı kifayət qədər sürətlə artır. Təxminən 30-40 şirkət müntəzəm olaraq DOCFLOW konfranslarında iştirak edir və öz inkişaflarını istehlakçılara təqdim edir 5 . Bir çox avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri daxili istifadə üçün fərdi olaraq hazırlanır və bazara çıxarılmır.

Hal-hazırda informasiya sənayesinin bu sektorunda aşkar zərurətə baxmayaraq, bazarda görünən inkişafların monitorinqi üçün qurulmuş sistem, onların lisenziyalaşdırılması və sertifikatlaşdırılması üçün aydın fəaliyyət göstərən sistem mövcud deyil 6 . Aparıcı kompüter və informasiya nəşrlərində bu tip sistemlərə dair mütəxəssislərin rəyləri, ofis işləri və arxivlər üçün nəşrləri qeyd etməmək nadirdir. Müqayisəli təhlildə iştirak edən sistemlərin heç biri mövcud standartlara və sənədlərlə işləmə qaydalarına uyğunluq üçün sınaqdan keçirilmir; müəyyən bir sistemin tətbiqi xərcləri əldə edilən birbaşa və dolayı faydalarla müqayisə edilmir. iqtisadi təsir). Aydındır ki, bu iş müstəqil ekspertlər, məsələn, VNIIDAD tərəfindən, müəyyən bir ASUD-un üstünlükləri və ya çatışmazlıqlarının daha keyfiyyətli qiymətləndirilməsi üçün aparılmalıdır.

“Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-nin idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsi istiqaməti kimi bu iş kompleksin tətbiqini seçmişdir. avtomatlaşdırılmış sistem idarəetmə fəaliyyəti üçün sənədləşdirmə dəstəyi, birinci fəsil çərçivəsində, hazırda bazarda mövcud olanlardan seçmək üçün optimal avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminə əsas tələbləri nəzərdən keçirmək əhəmiyyətli görünür.

Mütəxəssislər qeyd edirlər ki, tam hüquqlu məhsul yaratmaq üçün avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin tətbiqindən sonra idarəetmə üçün sənəd təminatı probleminin hərtərəfli həlli haqqında danışmağa imkan verən sistemli yanaşma vacibdir. təşkilat 7. Bundan əlavə, istehlakçı üçün sistemin dəyəri və onun tətbiq oluna biləcəyi təşkilatın miqyası, sənəd dövriyyəsinin həcmi vacibdir.

Lazımi sistemi seçərkən, ilk növbədə ASUD-un hansı idarəetmə strukturu üçün seçildiyini nəzərə almalısınız: kompleks iyerarxik strukturlar(nazirlik, idarə, korporasiya, bank və s.); ərazi orqanları idarəetmə (şəhərlərin idarələri, federal subyektlər, bələdiyyələr və s.); kommersiya və qeyri-kommersiya təşkilatları orta və aşağı səviyyə 8.

Problemə dair ədəbiyyatın təhlili bir təşkilatda müasir sənəd idarəetmə sisteminə müəyyən tələbləri formalaşdırmağa imkan verir. Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi idarəetmə üçün sənədləşmənin təmin edilməsinin bütün vəzifələrini tam şəkildə yerinə yetirməlidir: sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, icrasına nəzarət, sənədlərin axtarışı, onların saxlanması və bir sıra sənədlərdə arayış işi. Sistem vahid metodoloji prinsiplər, proqram təminatı, aparat və avadanlıqlar əsasında qurulmalıdır texnoloji həllər və mövcud təşkilati-hüquqi şərtlər daxilində daxili qanunvericilik, dövlət standartları, təlimatlar və tələblər şəklində.

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi toplanmış informasiya ehtiyatından tam istifadəni (inteqrasiya) təmin etməli və məlumatın birdəfəlik daxil edilməsi və ondan həm sənədləşdirilmiş, həm də faktiki olaraq təkrar istifadə prinsipini həyata keçirməlidir. Sistem həmçinin inzibatçılara təşkilat daxilində sənədlərin hərəkəti üçün marşrutlar seçməkdə köməklik göstərməli, lazımi dərəcədə məlumatın icazəsiz girişdən qorunmasını təmin etməlidir.

ASUD daxil müasir şərait müəyyən komponentlərə görə genişlənmə qabiliyyətinə malik olmalıdır (sayı texniki cihazlar və texnologiyaları, sənədlərin sayı (informasiyanın həcmi), istifadəçilərin sayı) və dəyişən istifadəçi tələblərinə ağlabatan məhdudiyyətlər daxilində uyğunlaşa bilmək.

Səmərəliliyin qiymətləndirilməsi avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin tətbiqinin rəsmiləşdirilməsi ən çətin aspektidir. ilk növbədə ona görə ki, bu sistem əksər hallarda müəssisənin idarə olunması üçün şüurlu fövqəladə hal deyil (məsələn, supermarket üçün ticarət sistemindən və ya əhalinin reyestrinin məlumat bazasından fərqli olaraq) və digər tərəfdən həyata keçirilməsi və saxlanması üçün müəyyən xərclər tələb olunur. Hər hansı bir avtomatlaşdırılmış sistemə gəldikdə, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin tətbiqinin təsiri iki hissəyə bölünür: sistemin tətbiqinin birbaşa təsiri, materiallara qənaətlə əlaqəli, iş vaxtı işçilər və s. və ASUD-un təmin etdiyi təşkilatın fəaliyyəti üçün faydalarla əlaqəli dolayı təsir (idarəetmənin şəffaflığı, icra intizamına nəzarət, biliklərin toplanması imkanı və s.). İkinci növün təsirini ümumi vəziyyətdə qiymətləndirmək çox çətindir. Çətinlik ondan ibarətdir ki, qiymətləndirmə həmişə ekspert qiymətləndirməsi olacaq və belə bir qiymətləndirmə çox asanlıqla şübhə altına alına bilər. Əslində, bu təsir istifadə olunmamış kağız şəklində avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin tətbiqi ilə birbaşa qənaət və ya azaldılmış əmək xərclərini əhəmiyyətli dərəcədə üstələyir.

Bir təşkilatda avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin tətbiqinin effektivliyini hesablamaq üçün ilk mərhələdə onun həyata keçirilməsi xərclərini müəyyən etmək lazımdır. Xərcləri müəyyən etmək üçün bir proqram lisenziyasının dəyərini hesablamalısınız. Onun dəyəri əsasən satın alınan lisenziyaların sayından, yəni avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemindəki iş yerlərinin sayından asılıdır. Sonra, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin (kompüterlər, printerlər, skanerlər və s.) həyata keçirilməsi üçün zəruri olan əlavə avadanlıqların dəyəri hesablanır. Sonra, sistemin tətbiqi üçün işin ümumi dəyəri hesablanır. Hesablama düstur 9-a uyğun olaraq aparılır:

V=M*W + M*W*F(N), (1.1)

burada: V – sistemin tətbiqi üzrə işlərin dəyəri;

M – icra işlərinin yerinə yetirilməsi üçün tələb olunan adam-ayların sayı (adətən 4-6 adam-aya qədər);

W – 1 aylıq işin orta dəyəri (tələblərin işlənib hazırlanması, icra layihəsinin yaradılması, proqram təminatının yekunlaşdırılması, quraşdırma və təlim daxil olmaqla);

F təşkilatın ölçüsünün xüsusiyyətlərinin bir funksiyasıdır, xərclərin təşkilatın ölçüsünə görə tapşırığın mürəkkəbliyini nəzərə almasına imkan verən bir "düzəliş" rolunu oynayır.

Bu funksiyanın davranışı qrafikdə göstərilmişdir (bax Şəkil 2).

düyü. 2. F funksiyasının xarakteri - V-ə düzəlişin hesablanması üçün əmsalın dəyərinin asılılığı - avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemində iş yerlərinin sayı nəzərə alındıqda işin dəyəri 10.

Sistemin həyata keçirilməsi üçün işin dəyəri təşkilatın ölçüsü ilə mütənasib deyil, təbii olaraq ondan bir qədər asılıdır. Tətbiqin dəyəri əsasən icranın necə təşkil olunacağından, kim tərəfindən həyata keçiriləcəyindən və neçə mərhələdən asılıdır. Nəzərə alınmalı olan digər xərc maddəsi sistemin idarə olunması və saxlanması xərcləridir. Sonra, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin tətbiqindən təşkilatın proqnozlaşdırılan gəliri hesablanır.

İlkin olaraq birbaşa xərclərə qənaət qiymətləndirilir. Buraya belə bir sistemin tətbiqi ilə qənaət edilmiş kağızın dəyəri və işçilərin qənaət edilmiş vaxtının dəyəri daxildir. Bunlar sabit xərclərdir, buna görə sistemin geri qaytarılma müddətini qiymətləndirmək üçün aylıq xərcləri hesablamaq kifayətdir. Xərclər təşkilatın fəaliyyət növündən asılı olaraq əhəmiyyətli dərəcədə dəyişir və hesablamalar orta hesablamaların əhəmiyyətli dərəcədə apriori xarakterinə malik olacaqdır.

Ayda istehlak edilən kağızın maksimum dəyəri bir işçinin ayda müəyyən sayda sənəd səhifəsini oxumaq və qavramaq qabiliyyətinə əsasən hesablana bilər. Sadə bir təcrübəyə əsaslanaraq, iş günü ərzində orta hesabla bir işçinin 100-dən çox yazı yazısı vərəqini oxuya bildiyini öyrənə bilərsiniz. Digər tərəfdən, bir işçinin iş günü ərzində oxuduğu səhifələrin minimum həcmi bir tam sənəddən, yəni 4-5 səhifədən az ola bilməz, əks halda bu işçi sənədlərlə işləmir və buna görə də bu işçinin maraq dairəsi yoxdur. ASUD-un həyata keçirilməsi baxımından.

Yayılma böyükdür, buna görə praktiki hesablama üçün mühasibatlıq şöbəsindən yazı kağızının alınması ilə bağlı məlumat almaq daha yaxşıdır, lakin statistikaya görə, bir işçiyə orta təşkilat gündə 25 səhifə təşkil edir. Ayda kağız xərclərinin hesablanması düstur 11 istifadə edilməklə həyata keçiriləcək:

R1 = D *S* P*N, (1.2)

burada: P çap məlumatı olan bir vərəqin qiymətidir (kopiya, çap);

N – işçilərin sayı;

D – ayda iş günlərinin sayı;

S – gündə 1 işçiyə düşən vərəqlərin sayı

Qənaət olunmuş iş vaxtının dəyərini qiymətləndirmək daha çətindir, o, aşağıdakı amillərdən ibarətdir: mövcud sənədlərin təkrar istifadəsi hesabına səylərə qənaət; sənədlərin saxlanmasında sistemləşdirmə və məlumatın effektiv axtarış vasitələri hesabına lazımi sənədlərin axtarışına vaxta qənaət; bütün iş proseslərinin avtomatlaşdırılması, rəsmiləşdirilməsi və icra intizamına nəzarət hesabına sürətləndirilməsi.

Bu amilləri konkret təxminlərə çevirmək üçün ekspert qiymətləndirmələri etmək lazımdır. İstənilən təşkilat bir-birinə kifayət qədər oxşar olan problemlərin həlli ilə daim məşğul olduğundan, mövcud sənədlərdən təkrar istifadənin mümkünlüyü çox realdır. Əgər bəzi növ sənədlər (müqavilə, məktub, dəvətnamə) üçün bu cür təkrar istifadə əksər yerlərdə müəyyən edilmiş təcrübədirsə, o zaman bu kimi sənədlər üçün kommersiya təklifləri, analitik rəylər, ilkin layihələr və ya hətta sadəcə yazışmalar, təəssüf ki, əksər hallarda təkrar istifadə faizi sıfırdır. Uzun müddət fəaliyyət göstərən bir təşkilatda demək olar ki, hər hansı bir sənəd üçün həmişə bir prototip olacaqdır. Çox vaxt prototipdən 20 ilə 30% arasında "götürmək" mümkün olacaq (mətnin həcmindən deyil, yaradılması üçün əmək xərclərindən), qalanı düşünməyi tələb edən fərdi işin xüsusiyyətləridir. vasitəsilə və qərarlar qəbul edərək, beləliklə təkrar istifadə əmsalı 25%-ə bərabər olacaqdır. Hər bir işçinin iş vaxtının təqribən 30%-ni yeni sənədlərin yaradılmasına sərf etdiyini fərz etsək, işçilərin ümumi vaxta qənaəti onların ümumi iş vaxtının təxminən 5%-ni təşkil edəcəkdir. Sənədin axtarışında vaxta qənaət avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin tətbiqinin tərəfdarları tərəfindən kifayət qədər yaxşı ölçüldü. Reklam məqsədləri üçün işçinin iş vaxtının 30%-nə çatan rəqəmlər göstərilir.

Biznes proseslərinin sürətləndirilməsi avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin tətbiqindən ən bariz faydadır. Apriori təxmin etmək çətindir, amma yenə də bəzi təxminlər etməyə çalışacağıq. Kağız sənəd idarəetməsi ilə poçt adətən ofis tərəfindən gündə iki dəfə işçilərə paylanır. Beləliklə, təsdiq siyahısından asılı olaraq, sənəd üç gündən bir aya və ya daha çox müddətə səlahiyyətli orqanlardan keçə bilər. İcrada hər hansı bir gecikmə yalnız bu müddəti artırır. Fərdi sənədlər əsasında icrada gecikmələrə nəzarət etmək mümkün deyil, lakin icra intizamına hərtərəfli nəzarət fərdi işçi fəaliyyətinin şəffaflığının olmaması ilə çətinləşir.

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi tətbiq edilərkən sənədlər icradan dərhal sonra növbəti orqana ötürülür. İfaçılardan hər hansı biri tərəfindən hər hansı gecikmə baş verərsə, həm gecikmənin vaxtı, həm də ifaçının digər işlərlə bağlı iş yükünü görə bilərsiniz və buna uyğun tədbirlər görülə bilər. Bunu nəzərə alaraq, icrası adətən ən azı üç gün çəkən sənəd bir və ya iki günə icra oluna, çoxmərhələli təsdiq və təsdiqdən keçən sənədlərin icra müddəti isə bir neçə dəfə azaldıla bilər.

Yuxarıda qeyd olunan tətbiq problemlərinə baxmayaraq, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri getdikcə daha çox istifadə olunur, çünki onların təsiri birbaşa resurs qənaəti ilə deyil, təşkilatın işinin keyfiyyətinin yaxşılaşdırılması ilə ölçülür.

üçün kommersiya müəssisələri bu, idarələr və dövlət qurumları üçün sağ qalma amilidir - dövlət problemlərini daha səmərəli həll etmək, müxtəlif qurumlarla və idarələr arasında operativ qarşılıqlı əlaqə imkanlarını reallaşdırmaq imkanıdır. Belə sistemlərin tətbiqi şərti ilə dövlət idarəçiliyi daha şəffaf, məlumatlı və səmərəli olacaq. İstifadəsi strukturlar daxilində olan bütün texnologiyalardan hökumət nəzarətindədir artıq vaxtı keçmişdir, elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri əsas sistemlərdən biridir.

Təşkilatda sənəd dövriyyəsi sistemlərinin təkmilləşdirilməsi problemlərinin tədqiqinin sonunda bir sıra nəticələr çıxarmaq mümkün görünür.

Bir təşkilatın idarə edilməsi üçün sənədləşmə dəstəyi (DMS) öz xüsusi vəzifələri olan və müstəqil, təşkilati cəhətdən ayrı bir struktur bölmə - idarəetmə üçün sənədləşməyə dəstək xidməti tərəfindən həyata keçirilməli olan ən vacib xidmət idarəetmə funksiyasıdır. DOU sənədlərin doğulduğu andan müvafiq idarəetmə tapşırıqlarının yerinə yetirilməsinə və məhv edilməsinə və ya arxivə təhvil verilməsinə qədər olan həyat dövrünü əhatə edir. Bu, sənəd dövriyyəsinin həcminin azaldılması, sənədlərin keyfiyyətinin yüksəldilməsi və müasir texnologiya və yeni məlumatların istifadəsi kontekstində qərarların qəbulu üçün zəruri olan aktual məlumatların vaxtında təmin edilməsi məqsədilə bütün sənədləşmə sistemlərinin idarə edilməsidir. texnologiyalar. O, qənaət və səmərəlilik prinsiplərinə və tam hüquqlu idarəetmə resursu kimi təşkilatın sənədləri ilə bağlı yüksək keyfiyyətli idarəetməni təmin edən yeni informasiya texnologiyalarından geniş istifadəyə əsaslanır.

Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin normativ-metodiki bazası sənədlərin yaradılması texnologiyasını, onların işlənməsi, saxlanması və müəssisənin cari fəaliyyətində istifadəsini, habelə ofis rəhbərliyinin fəaliyyətini tənzimləyən qanunlar, qaydalar və metodiki sənədlər toplusudur. xidmət: onun strukturu, funksiyaları, ştat cədvəli, texniki dəstək və bəzi digər aspektlər. Rəhbərliyin sənədləşdirilməsinin əsas problemlərinə aşağıdakılar daxildir: vahid normativ və metodoloji əsasların, məlumatların sənədləşdirilməsi və sənədləşdirilmiş məlumatlarla işləmə prinsiplərinin və qaydalarının işlənib hazırlanması ehtiyacı; sənədlərin standartlaşdırılması və unifikasiyası problemləri; texniki, iqtisadi və sosial məlumatların ümumrusiya təsnifatlarının hazırlanması; informasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi və məlumatın icazəsiz girişdən qorunması.

2. İnformasiya texnologiyalarından istifadə etməklə SZEI ASC-nin məktəbəqədər təhsil müəssisəsi sisteminin təhlili və təkmilləşdirilməsi

Samara elektrik quraşdırma məhsulları zavodu 1961-ci ildə yaradılmışdır. 1992-ci ildə zavod 1-ci açıq səhmdar cəmiyyətinə çevrildi. Hal-hazırda Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu Rusiya Federasiyasının nizamnaməsi və qanunvericiliyi əsasında fəaliyyət göstərən açıq səhmdar cəmiyyətidir. Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də idarəetmə sənədləri sisteminin təşkili, saxlanması və təkmilləşdirilməsi vahid texniki siyasət və müasir texnologiyaların istifadəsi əsasında həyata keçirilir. texniki vasitələr uçotun aparılması şöbəsi tərəfindən sənədlərlə işdə. Tədqiq olunan müəssisədə məktəbəqədər təhsil sistemini obyektiv təhlil etmək üçün şöbə işçilərinin faktiki sayının və 2 nömrəli standartın müqayisəli təhlilini aparacağıq.

Bolluğun təhlili əsasında aparılmışdır müqayisəli təhlil sənədlərlə işləmək üçün fərdi əməliyyatlar üçün xərclər. Təhlilin nəticələri Əlavə 1-də təqdim edilmişdir. Kadrların standart sayının hesablanması üçün lazım olan məlumatlar Əlavə 2-də təqdim edilmişdir. Hazırda ofisin idarə edilməsi şöbəsində 13 nəfər olduğu halda, vaxt standartlarına görə 14 nəfər, və real vaxt xərcləri nəzərə alınmaqla - 15 nəfər. Beləliklə, belə qənaətə gəlmək olar ki, mövcud iş həcmini nəzərə alsaq, ofisin idarə olunması şöbəsində xeyli kadr çatışmazlığı var. Bu təşkilatda sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər hərəkəti Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin sənəd dövriyyəsini təşkil edir. Əsas sənəd dövriyyəsi əməliyyatları Əlavə 1-də təqdim olunur.

Müəssisədə sənədlərin verilməsi qaydası və onlarla aparılan əməliyyatlar iş təlimatları, struktur bölmələri haqqında əsasnamələr və onların işçilərinin vəzifə təlimatları və s. ilə tənzimlənir.

Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodunda saxlama üçün tələb olunan sənədlərin siyahısı Nizamnamədə müəyyən edilmişdir. bu müəssisənin.

Müəssisə yenidən təşkil edildikdə, bütün sənədlər müəyyən edilmiş qaydada hüquqi varisə, müəssisə ləğv edildikdə isə elmi və tarixi əhəmiyyəti olan daimi saxlama sənədləri dövlət saxlanması üçün Federal Qanuna verilir. Rusiya Arxiv Xidməti, kadrlar haqqında sənədlər (sərəncamlar, şəxsi işlər və qeydiyyat kartları, şəxsi hesablar və s.) saxlanmaq üçün Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun müvafiq arxivinə verilir. Sənədlərin təhvil verilməsi və təşkili arxiv orqanlarının tələblərinə uyğun olaraq müəssisə tərəfindən və onun hesabına həyata keçirilir; Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC haqqında məlumatlar Rusiya qanunvericiliyinin tələblərinə uyğun olaraq onlara verilir. Federasiya.

Şirkət Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş məhdudiyyətlər nəzərə alınmaqla, səhmdarlarına sənədlərlə tanış olmaq imkanı verir. Sənədlərə mühasibat uçotu Müəssisənin ümumi səs verən səhmlərinin azı 25 faizinə malik olan səhmdarların (səhmdarların) çıxış hüququ vardır. "Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ASC sənədlərlə tanış olmaq hüququ olan şəxslərin tələbi ilə onlara bu sənədlərin surətlərini təqdim etməyə borcludur. Kopyalama haqqı müəyyən edilmişdir Baş direktor müəssisə və sənədlərin surətlərinin hazırlanması xərclərindən artıq ola bilməz. Cəmiyyət dövlət sirri haqqında qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq öz səhmdarlarına və işçilərinə məlumat əldə etmək imkanı verir. Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodunda ofis idarəetmə sistemi qismən mərkəzləşdirilmişdir.

Sənədlərin Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-yə verilməsinin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq, onlar üç böyük qrupa bölünür: daxil olan, gedən, daxili.

Daxil olan sənədlərin işlənməsi qarışıq, kağız üzərində aparılır. elektron forma. Daxil olan sənədlərin emalı texnologiyasının təsviri Əlavə 3-də, gedən və daxili sənədlərin işlənməsi texnologiyası Əlavə 4-də təqdim edilmişdir.

Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də idarəetmə üçün sənəd dəstəyinin ayrılmaz elementlərindən biri sənədlərin icrasına nəzarətin təşkilidir. Ən vacib sənədlər icraya nəzarət edilir. İcra tələb olunan sənədlərə nəzarət edilir. Nəzarətin məqsədi sənədlərdə qeyd olunan sifarişlərin vaxtında və keyfiyyətli icrasını təmin etməkdir 3.

Praktik iş nəzarət “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-nin rəhbərliyi adından (mühasibat uçotu və kadr sənədləri). İcraya nəzarət etmək üçün “İş” məlumat bazasının elementi olan “Nəzarət üçün sənədlər” elektron jurnalından istifadə olunur (bax: Əlavə 5).

Sənədlərin icrasına nəzarətin mövcud prosedurunun mənfi cəhəti ondan ibarətdir ki, formalaşdırılan məlumat bazaları vahid məlumat bazasında birləşdirilmir və hər bir şöbə öz məlumat bazasını saxlayır. Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də sənədlərin icrasına nəzarət mövcud tələblərə tam uyğun olaraq həyata keçirilmir, çünki icranın nəticələri yalnız qeydiyyat məlumat bazalarında deyil, sənəddə qeyd edilməlidir.

Digər çatışmazlıq isə qeydiyyat zamanı formalaşan məlumat bazasından (elektron jurnal) nəzarət üçün istifadə olunmamasıdır ki, bu da sənəd məlumatlarının daxil edilməsinin təkrarlanmasına gətirib çıxarır.

Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də mövcud idarəetmə sənədləri sisteminin üç əsas aspektdə təhlili (sənədləşdirmə (sənədlərin çəkilməsi, icrası, təsdiqi və istehsalı); idarəetmə prosesində sənədlərlə işin təşkili (hərəkətinin təmin edilməsi, nəzarət). sənədlərin icrası, saxlanması və istifadəsi); sənəd arxivinin sistemləşdirilməsi) onun əsas çatışmazlıqlarını müəyyən etməyə imkan verdi: tətbiq olunan sənədlərin işlənməsi texnologiyalarını qoruyarkən ofisin idarə edilməsi şöbəsinin əməkdaşları tərəfindən görülən işlərin həcmi onun ştatının genişləndirilməsini nəzərdə tutur. ; Struktur bölmələrin çox olması səbəbindən işçilərə sənədlərin ötürülməsi üçün mövcud texnologiya kifayət qədər əmək tutumlu və nəzarət etmək çətindir. bu proses; İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin qismən avtomatlaşdırılması sənədlərin icrasının gedişi və təlimatların icrası haqqında operativ və etibarlı məlumat əldə etməkdə çətinliklər yaradır. daxil olan sənəd, struktur bölmələr tərəfindən sənədlərin axtarışına xeyli vaxt sərf edilməsinə səbəb olur; struktur bölmələrinin əməkdaşları tərəfindən sənədlər hazırlanarkən müxtəlif ixtisaslaşdırılmış uyğunsuz proqram məhsullarından istifadə edilməsi (mühasibat uçotu - 1C sistemi; kadrlar - MS Excel-də verilənlər bazası, ofisin idarə edilməsi şöbəsi - Delo verilənlər bazası) məlumatların təkrarlanmasına və çox vaxt onun təhrif olunmasına gətirib çıxarır; Müəssisənin rəhbərliyi Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də sənəd dövriyyəsinin keyfiyyət və kəmiyyət tərkibi haqqında məlumatın lazımi tamlıq dərəcəsinə malik deyil. Qeyd olunan çatışmazlıqlar və Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də vahid informasiya məkanının olmaması idarəetmə qərarlarının qəbulu və icrası prosesini ləngidir, məlumatın qeyri-kafi və parçalanması səbəbindən idarəetmənin səmərəliliyini azaldır.

3. SZEI ASC-nin idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsi istiqamətləri

Aşkar edilmiş çatışmazlıqlar Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi sisteminin təkmilləşdirilməsi sahələrini müəyyən etməyə imkan verdi.

İdarəetmə aparatının səmərəliliyinin artırılmasına onun strukturunun təkmilləşdirilməsi, kadrların ixtisasının artırılması, idarəetmə fəaliyyətinin ən çox əmək tutumlu proseslərinin təşkili, mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılmasının təkmilləşdirilməsi yolu ilə nail olmaq olar.

Ən böyük effekt bütün bu sahələrin inteqrasiya olunmuş, bir-biri ilə əlaqəli və harmonik inkişafı ilə əldə edilir. İndiki mərhələdə qeyd etmək olar ki, informasiya texnologiyalarının inkişafı ilə əlaqədar olaraq işin səmərəliliyi əhəmiyyətli dərəcədə artmışdır, lakin onların müəssisələrdə tətbiqi tədricən baş verir ki, bu da əhəmiyyətli maliyyə və təşkilati xərclərlə bağlıdır.

İdarəetmə üçün sənədləşdirmə təminatının yaxşılaşdırılması baxımından Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu üçün ən optimal seçim, idarəetmə prosesinə bir sıra texniki vasitələrin üzvi daxil edilməsinə əsaslanan idarəetmə orqanlarında əsaslı şəkildə fərqli informasiya texnologiyalarına keçid kimi görünür. - idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyi üçün avtomatlaşdırılmış sistem.

İdarəetmənin sənədləşdirilməsi üçün avtomatlaşdırılmış məlumat sisteminin (AIS DOU) seçilməsi hazırda bir çox yerli təşkilat və müəssisələr üçün çox aktual məsələdir. Bu mövzuda nəşrlərin əksəriyyəti əsasən müxtəlif elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin fərdi funksional üstünlüklərinə və çatışmazlıqlarına həsr edilmişdir. Bir qayda olaraq, onlar avtomatlaşdırma obyektinin özünün - idarəetmə fəaliyyətinin tələblərini nəzərə almır və ya tam nəzərə almırlar.

Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılması problemlərinə dair mövcud ədəbiyyatın təhlili və bu iş zamanı aşkar edilmiş Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də mövcud məktəbəqədər təhsil sisteminin çatışmazlıqları ilə əldə edilmiş nəticələrin sintezi ən çox bir sıra müəyyən etməyə imkan verdi. ASC Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu üçün optimal olanı seçərkən nəzərə alınmalı olan mühüm amillər" AIS DOU.

Effektiv AIS DOU sənədlərlə işin bütün spektrini avtomatlaşdırmaqla təşkilatın idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur və aşağıdakı əsas vəzifələri həll etməlidir: sənədləşdirmə (sənədlərin hazırlanması, icrası, əlaqələndirilməsi, təsdiqi və buraxılması); təşkilatın sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi (sənədlərin və onların layihələrinin qeydiyyatı və hərəkəti, sənədlərin işlənməsi üçün sifarişlərin icrasına nəzarət, sənədlərin verilməsi və axtarışı); arxiv anbarı(arxiv sənədlərinin axtarışının, saxlanması, istifadəsi və məhv edilməsi qaydalarına riayət olunmasının təmin edilməsi). AIS DOU-nun komponentlərinə qrafik şəkildə şərh edilən Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu üçün optimal AIS DOU üçün tələblərin strukturu Şəkil 3-də təqdim olunur.

AIS DOU istifadəçiləri təşkilatın bütün sənədləri ilə əməkdaşlıq vasitələri ilə təmin edən vahid məlumat məkanını təşkil edir: daxil olan və gedən yazışmalar, daxili təşkilati və inzibati materiallar, habelə müşayiət olunan yazışmalar - bütün həyat dövrü ərzində və bitdikdən sonra. sənədlərin "aktiv ömrü" üçün sistem onların arxiv saxlanmasını saxlamalı və ya onların məhv edilməsi haqqında məlumatları qeyd etməlidir.

Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC üçün optimal AIS DOU seçərkən aşağıdakı aspektləri nəzərə almaq əhəmiyyətli görünür: sistem müəssisədə qəbul edilmiş ofis idarəetməsi və sənəd dövriyyəsi texnologiyalarını nəzərə alırmı; həm kağız, həm də elektron formada təqdim olunan sənədlərin dövriyyəsini dəstəkləyirmi; onun kifayət qədər funksional tamlığına malik olub-olmaması; məqbul performans xüsusiyyətlərinə malikdir.

düyü. 3. “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC üçün AIS DOU-nun blok diaqramı

AIS DOW-un seçiminə onun əldə edilməsi və istismarı xərcləri, həmçinin sistemi dəstəkləmək üçün təklif olunan xidmətlərin çeşidi də təsir göstərir.

AIS DOU üçün daxili bazarın nəzərdən keçirilməsi bu sistemlərin üç əsas qrupunu müəyyən etməyə imkan verdi: Rusiya şirkətləri tərəfindən sənaye DBMS-lər əsasında hazırlanmış sistemlər (“Delo”, “LanDocs”, “OPTIMA-WorkFlow”, “Kodeks”, “ Deloproizvodstvo” və s.); Məşhur Qərb məhsullarının ruslaşdırılmış versiyaları (“Documentum 4”, “DOCS Open”, “Lotus Domino/Notes”, “DocuLive” və s.); Rusiya şirkətləri tərəfindən Lotus Notes platformasında yaradılmış sistemlər (“CompanyMedia”, “BOSS-Referent”, “Escado” və s.).

Mövcud AIS DOU-nun təhlili və "Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ASC-də idarəetmə üçün müəyyən edilmiş sənədləşdirmə problemlərinin təhlili əsasında seçilmiş sistemin aşağıdakıları təmin etməsini təmin etmək əhəmiyyətli görünür: bütün daxil olan yazışmaların, o cümlədən məktubların vahid qeydiyyatı. vətəndaşların müraciətləri, sonradan baxılmaq üçün sənədlər təşkilatın rəhbərliyinə və ya onun struktur bölmələrinə göndərilməklə; bütün gedən yazışmaların və təşkilatın daxili sənədlərinin vahid qeydiyyatı; təşkilat daxilində sənədlərin hərəkətinin (sənəd dövriyyəsinin), o cümlədən qətnamələrin, icra hesabatlarının, sənədlərin təsdiqinin (imzalanmasının) qeydiyyatı; təşkilatda qəbul edilmiş işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq işdəki sənədlərin silinməsi; vətəndaşlardan, təşkilatlardan daxil olan tapşırıqların, sorğuların, rəhbərlikdən gələn qərar və göstərişlərin vaxtında icrasına nəzarət etmək; sənədlərin düzgünlüyünün və vaxtında icrasının yoxlanılması; sənədlərin axtarışı və təşkilatın sənəd dövriyyəsi haqqında statistik hesabatların alınması; bir qurumun ekspedisiyası üçün göndəriş registrlərinin yaradılması və ya elektron poçt sistemlərindən istifadə edərək sənədlərin göndərilməsi.

Həmçinin ofisin avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsi sistemi biznes proseslərində iştirak edən struktur bölmə və filialların işçilərinin iş yerlərində quraşdırılmış kompüterləri birləşdirən lokal kompüter şəbəkəsində fəaliyyət göstərməlidir. istehsal fəaliyyəti.

Ən tam şəkildə tərtib edilmiş tələblər Letoqraf sistemi - Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin mühasibatlıq şöbəsində istifadə olunan 1C: Enterprise 8.1 mühasibat uçotu sistemi ilə inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə və iş prosesi sistemi (iş prosesi) tərəfindən qarşılanır.

Bu AIS DOW-un 1C: Enterprise 8.0 sistemi ilə inteqrasiyası məlumatların ikiqat daxil edilməsinin qarşısını almağa (mühasibat uçotu sistemindən məlumatlar dərhal sənəd axınına daxil ola bilər) və məlumatların işlənməsini əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirməyə, məlumatların daxil edilməsi və işlənməsi funksiyalarını ayırmağa və sadələşdirməyə imkan verir. təşkilat. Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də mühasibat uçotu sistemi ilə inteqrasiya sayəsində sənəd dövriyyəsi sadələşdirilmiş və sürətləndirilmişdir. Sənədlər mərkəzləşdirilmiş şəkildə vahid saxlama yerinə daxil edilir. Müxtəlif problemləri həll etmək üçün müxtəlif istifadəçilərə və informasiya sistemlərinə giriş təmin edilir. Hər bir ilkin sənədə siz digər sənədləri (fayllar, mətnlər, orijinalların şəkilləri) əlavə edə və bütün sənəd bazasını toplaya bilərsiniz. vahid sistem. Texniki çeviricilərin, şlüzlərin və korporativ uçot sistemi ilə inteqrasiya emalının işlənib hazırlanmasına və saxlanmasına ehtiyac yoxdur. "Letoqraf" AIS DOU-nun əsas vəzifəsi sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması və biznes proseslərinin icrasıdır.

Bu proqram məhsulu sizə problemləri həll etməyə imkan verir: biznes proseslərini təsvir etmək və optimallaşdırmaq, mühasibat uçotu, planlaşdırma və təhlil aparmaq müxtəlif sahələr idarəetmə.

Letoqraf sisteminin əsas üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir: hazır sənəd dövriyyəsi sxemlərinin, biznes proseslərinin və həyata keçirilməsi üsullarının mövcudluğu; parametrlərin vizual üsulu, mövcud sənəd idarəetmə sistemi "Delo" ilə inteqrasiya. Vizual fərdiləşdirmə(kodlaşdırmadan) icra müddətini əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa və layihənin uğurunu təmin etməyə imkan verir. Bütün mərhələləri (1C-də konfiqurasiya və kodlaşdırma: Konfiqurator və kodun ayıklanması) aradan qaldırmaqla həyata keçirmə xərcləri azalır.

Digər bir üstünlük, sonrakı texniki xidmət və inkişaf üçün xərclərin azaldılmasıdır: əvvəllər edilmiş hər hansı parametrlər orijinal məlumatları qoruyaraq kopyalana bilər və dəyişikliklər edilə bilər.

Beləliklə, bu AIS DOU həmişə funksionallıq baxımından Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin inkişaf səviyyəsinə uyğun ola bilər ki, bu da həyata keçirmə vaxtını və risklərini minimuma endirir. “Letoqraf” mövcud büdcə sistemini dəqiq tənzimləməyə və idarəetmə sisteminin texniki və metodoloji baxımdan böyüməsi ilə yanaşı inkişaf etdirməyə imkan verir.

Çatdırılmaya digər müəssisələrdə uğurla tətbiq edilmiş iş proseslərinin diaqramlarından nümunələr daxildir. Letoqraf-da sənaye və ixtisaslaşdırılmış biznes proseslərinin, sənəd şablonlarının və parametrlərinin “kitabxanası” (İnternet repozitoriyası) mövcuddur. Həyata keçirilməsi, artıq yığılmış modellərdən istifadə edərək, ən uyğun modeli seçməklə başlayır praktiki təcrübə və məsləhətçilərin biliyi. Sistem təşkilatın iş proseslərinin normallaşdırılmasına və optimallaşdırılmasına, lazımi proseslərin və sənədlərin növlərinin qurulması yolu ilə konkret sənəd idarəetmə sistemini təsvir etməyə, sənəd arxivi üzrə idarəetmə hesabatlarını əldə etməyə, məlumatı saxlamağa və strukturlaşdırmağa, axtarışını asanlaşdırmağa, saxlanmasını avtomatlaşdırmağa imkan verir. sənədlərin elektron arxiv şəklində (versiyaları, şəkillərinin orijinalları və s. tapşırığın, sənədin və ya işin vəziyyəti haqqında hesabat 1. Sistem Şəkil 4-də qrafik olaraq təqdim olunan aşağıdakı biznes proseslərinə dəstək verir.

Təşkilatın daxili sənədləri ilə işləmək aşağıdakıları əhatə edir: sənəd layihəsinin hazırlanması, onun təsdiqi və təsdiqi elektron formatda; sənədlər üzrə təlimatların yaradılması, viza sənədlərinin baxılması və icrası üçün işçilərə verilməsi; sənədlərin keçidinə nəzarət; sənədlərin qeydiyyatı, əmr, göstəriş və s. ilə tanışlığa nəzarət; sənəd girişinə nəzarət; cəld axtarış tələb olunan sənəd; sənəd şablonlarının yaradılması və saxlanması.

AIS DOU "Letograf" tərəfindən dəstəklənən əsas proseslər

Daxili sənədlərlə işləmək

Daxil olan və gedən sənədlərin işlənməsi

Təşkilat müqavilələri ilə işləmək

Xarici əlaqələri idarə etmək

Mühasibat uçotunun aparılması və idarəetmə uçotu

Xəbər kanallarının və konfransların təşkili

Tədbirin təşkili və planlaşdırılması

"Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ASC-nin təsərrüfat obyektlərinə mühəndis dəstəyinin göstərilməsi

düyü. 4. AIS DOU “Letoqraf” tərəfindən dəstəklənən biznes prosesləri

Daxil olan və çıxan sənədlərin işlənməsi aşağıdakı əməliyyatları əhatə edir: nəzarət, uçot, daxil olan/gedilən yazışmaların qeydiyyatı; qətnamələrin qəbulu; sənədlərin təşkilat daxilində fərdiləşdirilə bilən marşrutlar vasitəsilə göndərilməsi; sənədlərin kağızdan elektrona və əksinə tərcüməsi, o cümlədən axın skan edilməsi; iş üzrə icradan sonra sənədlərin verilməsi (yerləşdirilməsi); məsələ ilə bağlı yazışma tarixçəsinin yaradılması; sənədlər əsasında təlimatların yaradılması; sənədlərin icrasına nəzarət; statistik məlumatların aparılması və hesabatların yaradılması; işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq qeydiyyat nömrəsinin strukturunun müəyyən edilməsi; sənəd girişinə nəzarət.

Xarici kontaktların idarə edilməsi müxtəlif növ kontaktların qeydiyyatını əhatə edir; üçüncü tərəflərlə əlaqələrin planlaşdırılması; əlaqə tarixini saxlamaq, kontaktlar haqqında hesabatlar yaratmaq, müəyyən bir təşkilatla əlaqə tarixçəsini tez bir zamanda axtarmaq.

Elmi işin həcminə olan tələblər bu AIS DOW-un bütün imkanlarını ətraflı nəzərdən keçirməyə imkan vermir, onların əhəmiyyətli bir hissəsi tərtibatçıların veb saytında mövcud olan istifadəçi təlimatında təqdim olunur.

Proqramın imkanları “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-nin struktur bölmələrinin işçilərinə mühasibat uçotu sistemində daxil edilmiş sənədlərdən məlumatlardan istifadə etməyə və mühasibat uçotu sistemində sənədləri (və digər obyektləri) formalaşdırmağa imkan verir və rəhbərliyin müəssisənin əməliyyat və statistik hesabatşirkətdə müxtəlif bölmələrdə tapşırıqların yerinə yetirilməsi üzrə: icraçılar, funksiyalar, son tarixlər, sənədlər və s.

Sistemi texniki aspektdə tətbiq etmək lazımdır: hər bir son istifadəçinin bir kompüteri və iki serveri var: proqram serveri və verilənlər bazası serveri. Kompüterlər yerli şəbəkəyə qoşulmalıdır. Sistemli formada texniki tələblər Cədvəl 1-də verilmişdir.

Cədvəl 1.

AIS "Letoqraf"ın həyata keçirilməsi üçün avadanlıq tələbləri

Avadanlıqlara olan texniki tələblər ASC Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodunda iş yerləri üçün mövcud maddi-texniki təminat səviyyəsinə cavab verir, buna görə sistemin tətbiqi əlavə ofis avadanlığının alınması xərclərini tələb etmir.

Standart Letograf proqram təminatına texniki dəstək aşağıdakıları təmin edir: yeni proqram təminatı buraxılışlarına giriş; e-poçt və ya telefonla qaynar xətt məsləhətləri; İnternet depozitariyasına çıxış, yeniləmələrin buraxılması və tərkibi haqqında məlumat.

Letoqraf proqram təminatının qiymətinə məhsulun alındığı tarixdən etibarən 12 ay ərzində pulsuz texniki dəstək daxildir. İllik abunə qiyməti (birinci ildən yuxarı). texniki dəstək“Letoqraf” abunə zamanı mövcud qiymət cədvəlinə əsasən alınmış məhsulun dəyərinin 15%-ni təşkil edir.

Metodiki sənədlər proqram təminatının quraşdırılması dəsti ilə təchiz edilmişdir: “Mükəmməlliyə doğru beş addım: Biznes prosesləri” büdcə idarəçiliyinin qurulması metodologiyası; “İstifadəçi Bələdçisi” (alınan hər üç iş stansiyası üçün bir istifadəçi təlimatı daxil edilir), “İcra üçün təlimat” (proqram quraşdırma skripti) və “Letoqraf konfiqurasiyasını 1C: Enterprise üçün xüsusi konfiqurasiya ilə birləşdirmək üçün Proqramçı Bələdçisi”.

Bu AIS DOU-nun tətbiqi sizə xərcləri azaltmağa imkan verir: sənədlərin axtarışı - vahid sənəd saxlama sistemi sayəsində kadr xərcləri azalacaq; məlumatın əlaqələndirilməsi və ötürülməsi - tapşırıqların icrasının avtomatik qurulması və monitorinqi vasitəsilə; qərar qəbul etmək üçün lazım olan məlumatların gözlənilməsi nəticəsində yaranan fasilələr; yeni kadrların hazırlanması, çünki yeni işçilər kontekstual məlumat alacaq, funksiyalarının dəqiq siyahısını görəcək (eyni zamanda, sistem onları uyğunlaşan işçinin və onun həmkarlarının lazımsız, səhv hərəkətlər edərək vaxt itkisinə səbəb ola biləcək bir çox yanlış hərəkətlərdən qoruyacaq) ; korporativ təlim və yeni qaydaların və iş proseslərinin avtomatik tərtib edilməsi və işçilərə çatdırılması və həyata keçirilməsinin avtomatik monitorinqinin mümkünlüyü səbəbindən həyata keçirilməsi üçün.

Proqramın imkanları ilə onun həyata keçirilməsinin təsirləri arasında məntiqi səbəb-nəticə əlaqəsi Əlavə 6-da təqdim olunur.

Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də idarəetmə üçün sənəd təminatının təkmilləşdirilməsi istiqamətlərinin təklifi təklif olunan istiqamətlərin effektivliyini müəyyən etmək üçün hesablamaların aparılmasını nəzərdə tutur (bax: Əlavə 7).

Beləliklə, təklif olunan sənəd idarəetmə sisteminin istifadəsi Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-yə hər il təxminən 7,4 milyon rubl qənaət etməyə imkan verəcəkdir.

Hesablama göstərir ki, Letoqraf sisteminin tətbiqi müəyyən edilmiş çatışmazlıqları - ofis idarəetmə şöbəsində kadrların sayı ilə idarəetmənin sənədləşdirilməsi sahəsində işlərin həcmi arasındakı uyğunsuzluğu düzəltməyə imkan verir.

Beləliklə, təklif olunan AIS DOW-u həyata keçirərkən işlərin həcmi azalır və zavodun ofis idarəetmə şöbəsinin işçilərinin artırılmasına ehtiyac yoxdur.

Nəticə

Bazar münasibətlərinin və rəqabətli iqtisadiyyatın tərəqqisi şəraitində strateji və taktiki vəzifələrin vaxtında və düzgün həlli şirkət və ya təşkilatın həyat qabiliyyətini müəyyən edir. Sənədləşdirilmiş məlumat idarəetmənin əsasını təşkil edir, onun effektivliyi daha çox məlumatın istehsalı və istehlakına əsaslanır. IN müasir cəmiyyət informasiya tamhüquqlu istehsal resursuna, cəmiyyətin sosial-siyasi həyatının mühüm elementinə çevrilmişdir. İnformasiyanın keyfiyyəti idarəetmənin keyfiyyətini müəyyən edir. Müasir şəraitdə idarəetmənin səmərəliliyini artırmaq üçün sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsinə kifayət qədər diqqət yetirmək lazımdır, çünki hər bir idarəetmə qərarı həmişə informasiyaya, rəsmi sənədə əsaslanır.

İdarəetmə üçün sənədləşdirmənin əsas problemlərinə Rusiya müəssisələri daxildir: informasiyanın sənədləşdirilməsi və sənədləşdirilmiş informasiya ilə işləmək üçün vahid normativ və metodoloji bazaların, prinsip və qaydaların işlənib hazırlanması zərurəti; sənədlərin standartlaşdırılması və unifikasiyası problemləri; texniki, iqtisadi və sosial məlumatların ümumrusiya təsnifatlarının hazırlanması; informasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi və məlumatın icazəsiz girişdən qorunması.

Müəssisədə yeni sənəd idarəetmə sistemlərinin istifadəsi onların həyata keçirilməsinin effektivliyinin müəyyən edilməsini tələb edir. Tətbiqin təsiri aşağıdakılara bölünür: sistemin tətbiqinin birbaşa təsiri, materiallara, işçilərin iş vaxtı və s. qənaətlə əlaqəli və ASUD-un təmin etdiyi təşkilatın fəaliyyəti üçün faydalarla əlaqəli dolayı təsir (şəffaflıq). idarəetmə, icra intizamına nəzarət, bilik toplamaq imkanı və s.).

Bu işdə, informasiya texnologiyalarından istifadə edən bir müəssisənin fəaliyyətinin idarə edilməsi üçün sənəd dəstəyinin təhlili açıq bir nümunədən istifadə etməklə aparılmışdır. Səhmdar Cəmiyyəti"Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ("Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" ASC). Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də idarəetmə sənədləşmə sisteminin təşkili, saxlanması və təkmilləşdirilməsi vahid texniki siyasət və sənədlərlə işdə müasir texniki vasitələrdən istifadə edilməsi əsasında ofis idarəçiliyi şöbəsi və ümumilikdə həyata keçirilir. , sənəd dövriyyəsi prosesinə müəssisənin 300-ə yaxın əməkdaşı cəlb olunub. Müəssisədə mövcud sənəd dövriyyəsi sisteminin tədqiqi bir sıra problemlər aşkar etdi: sənədlər arasında sənədlərin ötürülməsi üçün əmək tutumlu texnologiya struktur bölmələri və bu prosesi idarə etməkdə çətinlik; sənədlərin icrasının gedişi və daxil olan sənəd üzrə göstərişlərin yerinə yetirilməsi barədə operativ və etibarlı məlumatın əldə edilməsində çətinliklərə, struktur bölmələr tərəfindən sənədlərin axtarışı üçün xeyli vaxt xərclərinə səbəb olan rəhbərlik üçün sənədləşmənin təmin edilməsinin qismən avtomatlaşdırılması; sənədləri tərtib edərkən məlumatların təkrarlanmasına və tez-tez təhrif edilməsinə səbəb olan müxtəlif ixtisaslaşdırılmış, kompleks uyğun proqram məhsullarından istifadə; müəssisə rəhbərliyindən “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-də sənəd dövriyyəsinin keyfiyyət və kəmiyyət tərkibi haqqında məlumatın tələb olunan tamlıq dərəcəsinin olmaması və s.

Müəyyən edilmiş problemlər idarəetmə qərarlarının qəbulu və həyata keçirilməsi prosesini ləngidir, informasiyanın qeyri-kafi və pərakəndə olması səbəbindən idarəetmənin səmərəliliyini azaldır.

Belələri üçün böyük təşkilatşaxələnmiş struktura malik olan “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC kimi müəssisənin fəaliyyətinin sənədləşmə təminatını tənzimləyən standart və qaydalardan istifadənin ən səmərəli forması bütün sənədlərin elektron qaydada həyata keçirilməsinə imkan verən avtomatlaşdırılmış informasiya sistemindən istifadə edilməsidir. korporativ şəbəkədə istənilən iş yerindən daxil olmaq mümkün olan elektron mətnlər şəklində təqdim olunur.

Sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması sistemi ofis işinin texnoloji proseslərində iştirak edən struktur bölmələrinin işçilərinin iş yerlərində quraşdırılmış kompüterləri birləşdirən lokal kompüter şəbəkəsində işləməlidir.

Sistemin təmin etməli olduğu əsas avtomatlaşdırılmış funksiyalara aşağıdakılar daxildir: bütün daxil olan yazışmaların, o cümlədən məktubların qeydiyyatı, sonradan baxılmaq üçün təşkilatın rəhbərliyinə və ya onun struktur bölmələrinə göndərilməsi; bütün gedən yazışmaların və onun daxili sənədlərinin qeydiyyatı; təşkilatda qəbul edilmiş işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq işdəki sənədlərin silinməsi; əmrlərin icrasına nəzarət; sənədləri axtarın.

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sənədləri sisteminin (ADMS) seçimi təşkilatın ehtiyacları ilə müəyyən edilir. Birinci mərhələdə təsnifat üçün bir sıra meyarlar müəyyən edilir: sistem hansı texniki platformalarda işləyir və bu, bu sahədə müəssisənin siyasətinə nə dərəcədə uyğundur, sistem saxlanılan məlumatların hansı həcminə yönəldilmişdir, bu həcmlərin uyğun olub-olmaması. təşkilatda gözlənilən sənədlər axını ilə; struktur bölmələr arasında sənədlərin bölüşdürülməsi, saxlanması və mübadiləsinin təşkili nədir, operativlik şəbəkələşmə; ölçüsü müəyyən edilir maliyyə xərcləri. Bu halda, kənardan məlumat əldə etməkdən qorunmaq üçün bir sistemin mövcudluğunu nəzərə almaq lazımdır, bu, şübhəsiz ki, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri dəstinə daxil edilməlidir, buna görə də bir sistem seçərkən diqqət yetirməlisiniz. bu amil.

Sistemin tətbiqi nəticəsində əmək məhsuldarlığının artması avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərindən istifadənin səmərəliliyinin ölçüsü kimi çıxış edir. Səmərəlilik yalnız sistemin yüksək sürəti ilə deyil, həm də geniş funksionallığı sayəsində əldə edilir. Tam funksional sistem istənilən növ sənədlərlə işləməyi avtomatlaşdırmağa imkan verir və həyat dövrünün demək olar ki, bütün mərhələlərində, inkişaf tapşırığından arxivə çatdırılmasına qədər. Bundan əlavə, bu keyfiyyət sistemi müxtəlif xüsusi sahələr üçün fərdiləşdirməyə imkan verir, istər klassik ofis işi (elektron və kağız sənədlərin paralel dövriyyəsi ilə) və ya dizayn sənədlərinin hazırlanması (skan, vektorlaşdırma, tanınma və indeksləşdirmə dəstəyi ilə) "Samara elektrik quraşdırma məhsulları zavodu" ASC üçün aktualdır. Aydındır ki, tam funksional sistem yalnız sənədlərin hərəkəti üçün mürəkkəb marşrutları (seriya-paralel, şərti budaqlanma, dövrlər və hətta mümkün olduqda müstəqil idarəetmə qərarları ilə) təşkil etməməli, həm də onların icrasına nəzarət etməli, audit aparmalıdır. , işçilərin iş yükünü optimallaşdırın və daha çox şey edin.

Rusiyanın ASUD bazarının təhlilinə əsasən, Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC üçün ən optimal proqram məhsulu Letograf proqram məhsulu - 1C ilə inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə və iş prosesləri sistemi (iş prosesi) kimi görünür: Mühasibat uçotunda istifadə olunan müəssisə 8.0 mühasibat uçotu sistemi ASC "Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu" Bu AIS DOW-un 1C: Enterprise 8.0 sistemi ilə inteqrasiyası məlumatların ikiqat daxil edilməsinin qarşısını almağa (mühasibat uçotu sistemindən məlumatlar dərhal sənəd axınına daxil ola bilər) və məlumatların işlənməsini əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirməyə, məlumatların daxil edilməsi və işlənməsi funksiyalarını ayırmağa və sadələşdirməyə imkan verir. təşkilat. Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-də mühasibat uçotu sistemi ilə inteqrasiya sayəsində sənəd dövriyyəsi sadələşdirilmiş və sürətləndirilmişdir. Sənədlər mərkəzləşdirilmiş şəkildə vahid saxlama yerinə daxil edilir. Müxtəlif problemləri həll etmək üçün müxtəlif istifadəçilərə və informasiya sistemlərinə giriş təmin edilir. Siz hər bir əsas sənədə digər sənədləri (fayllar, mətnlər, orijinal şəkillər) əlavə edə və bütün sənəd bazasını vahid sistemdə toplaya bilərsiniz. Texniki çeviricilərin, şlüzlərin və korporativ uçot sistemi ilə inteqrasiya emalının işlənib hazırlanmasına və saxlanmasına ehtiyac yoxdur. Bu proqram məhsulu sizə problemləri həll etməyə imkan verir: biznes proseslərini təsvir etmək və optimallaşdırmaq, idarəetmənin müxtəlif sahələrində mühasibat uçotu, planlaşdırma və təhlil aparmaq.

Letoqraf sisteminin əsas üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir: hazır sənəd dövriyyəsi sxemlərinin, biznes proseslərinin və həyata keçirilməsi üsullarının mövcudluğu; parametrlərin vizual üsulu, mövcud sənəd idarəetmə sistemi "Delo" ilə inteqrasiya. Vizual quraşdırma (kodlaşdırma olmadan) icra müddətini əhəmiyyətli dərəcədə azalda və layihənin uğurunu təmin edə bilər. Bütün mərhələləri (1C-də konfiqurasiya və kodlaşdırma: Konfiqurator və kodun ayıklanması) aradan qaldırmaqla həyata keçirmə xərcləri azalır.

Digər bir üstünlük, sonrakı texniki xidmət və inkişaf üçün xərclərin azaldılmasıdır: əvvəllər edilmiş hər hansı parametrlər orijinal məlumatları qoruyaraq kopyalana bilər və dəyişikliklər edilə bilər. Beləliklə, bu AIS DOU həmişə funksionallıq baxımından Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu ASC-nin inkişaf səviyyəsinə uyğun ola bilər ki, bu da həyata keçirmə vaxtını və risklərini minimuma endirir.

“Letoqraf” proqramının həyata keçirilməsinin effektivliyinin hesablanması “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-nin rəhbərliyi üçün sənədləşdirmənin yaxşılaşdırılması üçün təklif olunan tədbirlərin bir ildən az müddətdə geri qaytarılmasını və həyata keçirilməsi xərclərini göstərdi. proqram məhsuluəhəmiyyətli dərəcədə az vaxta qənaət əldə edilir.

Sonda qeyd etmək lazımdır ki, “Letoqraf”a bənzər sistemlərin istifadəsi bir təşkilatın resurslarının idarə edilməsinin səmərəliliyini artırmağa, bazarda mövqeyini gücləndirmək üçün ehtiyatlarını və böyümə perspektivlərini müəyyən etməyə imkan verir.

İstifadə olunan mənbələrin və ədəbiyyatın siyahısı

Mənbələr

29 dekabr 1994-cü il tarixli 77-FZ Federal Qanunu (23 iyul 2008-ci il tarixli dəyişikliklərlə) "Sənədlərin qanuni depoziti haqqında" // Hüquqi arayış sistemi ConsultantPlus

27 iyul 2006-cı il tarixli, 149-FZ nömrəli Federal Qanun (27 iyul 2010-cu il tarixli dəyişikliklərlə) "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" (Rusiya Federasiyası Federal Məclisinin Dövlət Duması tərəfindən 8 iyul 2006-cı ildə qəbul edilmişdir). ) // İstinad və hüquq sistemi ConsultantPlus

Rusiya Federasiyası Hökumətinin 10 noyabr 2008-ci il tarixli, 677 nömrəli qərarı (2 sentyabr 2010-cu il tarixli dəyişikliklərlə) "Sosial-iqtisadi sahədə texniki, iqtisadi və sosial məlumatların ümumrusiya təsnifatları haqqında" // İstinad və hüquqi sistem ConsultantPlus

GOST R 51141-98. Qeydlərin aparılması və arxivləşdirilməsi. Şərtlər və anlayışlar. (Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 27 fevral 1998-ci il tarixli 28 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir) // İstinad və hüquq sistemi ConsultantPlus.

GOST 6.30-2008. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədin hazırlanmasına dair tələblər // ConsultantPlus hüquqi arayış sistemi.

İdarəetmə üçün dövlət sənədləşdirmə sistemi. Əsas müddəalar. Ümumi Tələb olunanlar sənədlərə və sənədləşməyə dəstək xidmətlərinə //Referans və hüquq sistemi ConsultantPlus.

Ümumrusiya təsnifatçısı idarəetmə sənədləri OK 011-93 (Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 30 dekabr 1993-cü il tarixli 299 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir) düzəliş edilmişdir. 09/08/2010 tarixli) // ConsultantPlus hüquqi istinad sistemi

Təşkilatların arxivlərinin işinin əsas qaydaları (Rosarkhiv Şurasının 02/06/2007-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmişdir) // İstinad və hüquq sistemi ConsultantPlus

"Letoqraf" proqramının təsviri. [ Elektron resurs]–Elektron məlumatlar.–M., sor.2010.–Giriş rejimi: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?seçimi =məhsul&details=list.

Ədəbiyyat

HR ABC. Kadrlarla işləmək üçün bütün sənədlər. – M.: Verşina, 2006. – 272 s.

Andreeva V.I. Ofis təcrübəsi: təşkilat və idarəetmə. Tədris və praktik dərslik / V.I. Andreeva - M.: Knorus, 2006. - 272 s.

Qaverdovski A. Sənədlərin avtomatlaşdırılması sistemlərinin qurulması konsepsiyası. – Giriş rejimi: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Larin M.V., Banasyukeviç V.D., Sokova A.N. Sənədləşmə sisteminin vəziyyəti və təkamülü / M.V. Larin, V.D. Banasyukeviç, A.N. Sokova. –M., 2000. - 35 s.

İnformasiya cəmiyyətində sənədləşmə: müasir sənəd idarəetmə texnologiyaları: XIII Beynəlxalq Elmi-Praktik Konfrans “İnformasiya cəmiyyətində sənədləşmə: Abstraktlar – [Elektron resurs] – Elektron. Dan. [M.], sor. 2000-2010 – Giriş rejimi: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

Arskiy Yu.M. Yeni müstəqil dövlətlərin informasiya məkanı / Yu.M. Arsky və başqaları . - M.: VİNİTİ. 2000.- 200 s.

Kuznetsova T.V. Ofis işi (idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi) / T. V. Kuznetsova – M., 2009. – 480 s.

Larin M. Sənədlərin idarə edilməsi / M. Larin. − Giriş rejimi: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Larin M.V. Təşkilatlarda sənədləşmənin idarə edilməsi / M. V. Larin - M.: Elmi kitab, 2008. - 288 s.

Larin M.V., Sokova A.N. Dekor rəsmi sənədlər/M.V. Larin, A. N. Sokova - M.: MTsFER, 2006. - 112 s.

Michael J. Sutton. Korporativ sənəd idarəetməsi: prinsiplər, texnologiyalar, icra metodologiyası / Michael J. Sutton – Sankt-Peterburq: ABC. 2008. – 446 s.

Mitina T.E. Ofis idarəetmə sistemində sənəd dövriyyəsini azaltmaq üçün yeni texnologiyalardan istifadə / T. E. Mitina // Qanunvericilik və İqtisadiyyat, 2006. – No 8.

Mitchenko O.Yu. Rəhbərlik üçün sənədləşmə dəstəyinin təşkilati dizaynı /O. Yu.Mitçenko – Tver: Tver Dövlət Universiteti, 2008. – 49 s.

Novikova M.M.. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi / M.M. Novikova - M.: Os-89, 2006. - 144 s.

Ponomareva N.G. Kadr qeydlərinin idarə edilməsində səhvlərdən necə qaçınmaq olar / N. G. Ponomareva – M.: Alfa-Press, 2009. – 345 s.

Romanov D.A. Elektron sənəd dövriyyəsi haqqında həqiqət / D. A. Romanov, T. N. İlyina, A. Yu. Loginova - M.: DMK Press, 2007. – 224 s.

Romanina L.A.İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi / L. A. Romanina - M.: Akademiya, 2009. - 214 s.

Slavko T.I. Verilənlər bazası və yeni sənədləşmə kompleksləri /T. I. Slavko // Arxivçinin bülleteni. – 2008. – No 5 (41). – səh. 40-41.

Terentyeva E.V. Sənədləşmə xidmətləri üçün normativ bazanın formalaşdırılmasının cari vəzifələri. - Şənbə: Humanitar xidmət. “Elmdən xidmətə” 10-cu beynəlxalq elmi konfrans. Kitab 3 / E. V. Terentyeva // "MGUS" Ali Peşə Təhsili Dövlət Təhsil Müəssisəsi. – M., 2009, – S. 148-159.

Terentyeva E.V. Məktəbəqədər təhsil müəssisələrində informasiya texnologiyaları / E. V. Terentyeva - M.: Birlik-Dana., 2008– 35 s.

Yankovaya V.F.İdarəetmə sənədlərinin mətnlərinin optimallaşdırılması (nəzəri aspekt): Annotasiya. dis. ...cand. tarix 25.05.02 / V. F. Yankovaya / VNIIDAD. - M., 1987 – 49 s.

2 "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 149-FZ Federal Qanunu (Rusiya Federasiyası Federal Məclisinin Dövlət Duması tərəfindən 8 iyul 2006-cı ildə qəbul edilmişdir) // İstinad və hüquq sistemi ConsultantPlus

3 Sokova A.N. Sənədləşmə elmi bir fən kimi: obyekt, mövzu, əsas vəzifələr // İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi: Sat. elmi tr. / VNIIDAD. – M., 1986. – S. 11.

4 Elektron sənədlər: Elmi tədqiqat proqramı (2001-2010) / Rosarkhiv, VNIIDAD. – M., 2000. – 35 s. CIF OTSNTI VNIIDAD, No 10595.

5 Romanov D.A., İlyina T.N., Loginova A.Yu. Elektron sənəd idarəetməsi haqqında həqiqət. - M.: DMK Press, 2004; Michael J. Sutton. Korporativ sənəd axını: prinsiplər, texnologiyalar, icra metodologiyası. SPb.: ABC. 2007; Kunyaev, N.N. Elektron sənəd dövriyyəsinin hüquqi tənzimlənməsinin bəzi məsələləri haqqında. – informasiya cəmiyyətində sənədləşmə: qanunvericilik və standartlar. 22-23 noyabr 2009-cu il tarixlərində XII Beynəlxalq Elmi-Praktik Konfransda Hesabat üzrə məruzələr və kommunikasiyalar // Rosarkhiv. VNIIDAD. – 2009. – T5. –Səh.63.

1 Larin M. Sənədlərin idarə edilməsi. – Giriş rejimi: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Mitchenko O.Yu. İnformasiya sistemləri// Kadrlar xidməti, 2009. – No 7. – S. 61.

3 Gaverdovski A. Sənədlərin avtomatlaşdırılması sistemlərinin qurulması konsepsiyası // Açıq sistemlər– 2006. – №1. [Elektron resurs]. -elektron. Məlumat – [M.] – Giriş rejimi: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Terentyeva E.V. Sənədləşmə xidmətləri üçün normativ bazanın formalaşdırılmasının cari vəzifələri. - Şənbə: Humanitar xidmət. “Elmdən xidmətə” 10-cu beynəlxalq elmi konfrans. Kitab 3 // “MGUS” Dövlət Ali Təhsil Müəssisəsi. – M., 2009, – S. 148.

5 Mitchenko O.Yu. İdarəetmə üçün sənəd dəstəyinin təşkilati dizaynı. - Tver: Tver Dövlət Universiteti, 2008. - S. 32.

6 Yenə orada. – S. 21.

7Yəni orada. – S. 24.

8 Terentyeva E.V. Sənədləşmə xidmətləri üçün normativ bazanın formalaşdırılmasının cari vəzifələri. - Şənbə: Humanitar xidmət. “Elmdən xidmətə” 10-cu beynəlxalq elmi konfrans. Kitab 3 // “MGUS” Dövlət Ali Təhsil Müəssisəsi. – M., 2009,. – S. 151.

9 Terentyeva E.V. Məktəbəqədər təhsil müəssisələrində informasiya texnologiyaları. – M.: Birlik-Dana.– S. 43

10 Terentyeva E.V. Fərman. Op. – S. 44

11 Terentyeva E.V. Fərman. sit.. – S. 49.

1 “Samara Elektrik Quraşdırma Məhsulları Zavodu” ASC-nin Nizamnaməsi. Samara. Yazı yazısı, 2009

2 Rusiya Federasiyasının Əmək Nazirliyinin 25 noyabr 1994-cü il tarixli 75 nömrəli qərarı "İdarəetmə üçün sənədləşmənin dəstəklənməsi üzrə iş üçün sektorlararası inteqrasiya olunmuş vaxt standartlarının təsdiq edilməsi haqqında" // Referans və hüquq sistemi ConsultantPlus.

3 İdarəetmə üçün sənədləşdirmənin dövlət sistemi. Əsas müddəalar. Sənədlərə və sənədləşməyə dəstək xidmətlərinə ümumi tələblər./Fəsil. tağ. Məs. SSRİ Nazirlər Soveti yanında, Ümumittifaq. Elmi - tədqiqat Sənədləşmə və Arx İnstitutu. İşlər. – M.:[b.], 1991. – S. 36

1“Letoqraf” proqram məhsulunun təsviri .–[Elektron resurs]. -elektron. Məlumat – M., koll. 2009. -Giriş rejimi: http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Tupikov R.V., Səmədova O.M. İNFORMASİYA TEXNOLOGİYASINDAN İSTİFADƏ EDİLƏN TƏŞKİLAT İDARƏETMƏSİ ÜÇÜN SƏNƏDLƏR SİSTEMİNİN TƏKMİL EDİLMƏSİ // Elmi elektron arxiv.
URL: (giriş tarixi: 01/04/2020).

Kadrların idarə edilməsi sistemində kadr uçotunun idarə edilməsi sisteminin rolunun müəyyən edilməsi. Lolita MMC-nin nümunəsindən istifadə edərək, kadrların idarə edilməsi üçün sənədləşdirmənin vəziyyətinin qiymətləndirilməsi konsepsiyası, strukturu, metodologiyası, onun təkmilləşdirilməsi proqramının hazırlanması.

Oxşar sənədlər

İnsan resursları anlayışı. Kadrların təkmilləşdirilməsinin əsas istiqamətləri və idarəetmə üçün sənədləşdirmə. Təşkilatın insan resurslarının idarə edilməsi sisteminin məzmunu. Kadrların təhlili və rəhbərlik üçün sənədləşmə dəstəyi.

dissertasiya, 02/08/2015 əlavə edildi


Sosial-mədəni sahədə təşkilatların fəaliyyətində kadrların idarə edilməsi sisteminin rolu. “Turist” MMC-nin nümunəsində kadrların idarə olunması sisteminin tədqiqi. Səyahət şirkətinin kadr fəaliyyəti üçün sənəd təminatının təkmilləşdirilməsi.

test, 02/12/2014 əlavə edildi


İdarəetmə sənədləşmə sistemi, onun kadrların idarə olunması sistemindəki yeri. ASC TsTD "Diascan" sənəd dövriyyəsinin təhlili. İdarəetmə sənədləri sisteminin təkmilləşdirilməsi üçün təşkilati və idarəetmə effektivliyi planı.

dissertasiya, 02/13/2015 əlavə edildi


Kadrların idarə edilməsi sisteminin mahiyyəti və funksiyaları. Müəssisədə kadrların idarə edilməsi sisteminin kadr təminatına dair tələblər. Ümumi standartlar kadrların idarə edilməsi sistemi üçün sənədləşdirmənin təşkili. İşçilərin təhlükəsizliyi və əməyin mühafizəsi.

dissertasiya, 11/15/2010 əlavə edildi


Kadrların idarə edilməsi sisteminin kadr təminatına olan tələblərin əsaslandırılması. Kadrların idarə edilməsi funksiyalarını yerinə yetirən işçilərin kəmiyyət və keyfiyyət xüsusiyyətləri. Kadrların idarə edilməsi sisteminin mövcud kadr təminatının təhlili.

kurs işi, 29/11/2009 əlavə edildi


Təşkilatda ofis işinin təşkilini müəyyən edən sənədlər. İdarəetmə sənədlərinin dəstəklənməsi xidmətinin əsas məqsədləri, vəzifələri və funksiyaları, hüquq və vəzifələri. MTC Milcom MMC-nin nümunəsindən istifadə edərək ofis işinin təşkili prosedurunun təhlili.

mücərrəd, 31/03/2015 əlavə edildi


Nəzəri aspektlər səhiyyə müəssisəsində idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin təşkili. Ofis işi ilə sənəd dövriyyəsi arasındakı fərqlər. Rusiyada Qərb ofislərinin avtomatlaşdırılması sistemləri. Xəstəxananın sənədləşmə axınının təhlili.

dissertasiya, 01/06/2013 əlavə edildi


Sənəd təminatının təşkili üçün normativ və metodoloji əsaslar. Ofis işində terminlər və təriflər. Kadrların idarə edilməsi sisteminin ofis funksiyaları. Kadrların fəaliyyətinin qiymətləndirilməsinin sənədləşdirilməsi, sənəd dövriyyəsinin təşkili.

mücərrəd, 21/03/2010 əlavə edildi


Kadrların idarə edilməsi konsepsiyası, məqsədləri və funksiyaları. Müəssisədə kadr idarəetmə sistemlərinin qurulması və tədqiqi üsulları. Novem MMC-nin timsalında kadrların idarə edilməsi sisteminin təkmilləşdirilməsi, əməliyyat səmərəliliyinin artırılması üzrə tədbirlərin işlənib hazırlanması.

dissertasiya, 10/01/2012 əlavə edildi


Teploset MMC-nin nümunəsindən istifadə edərək idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti və fəaliyyətinin tənzimləməsi. Müəssisənin ofis işinin təşkilini tənzimləyən sənədlər. Sənəd idarəetmə xidməti mütəxəssislərinin funksiyaları.

Ofis işinin təşkilinə yanaşmalar və idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyi Rusiyada və Qərbdə fərqlidir. Rusiyada onların keçməsi və icrasına vahid nəzarətin həyata keçirilməsi üçün sənədlərin işlənməsinin mərkəzləşdirilməsi planlaşdırılır. Sənədlər əvvəlcə təşkilatın rəhbərliyinə təqdim edilir və müvafiq idarəetmə qərarı formalaşır. Sonra qərar tədricən hakimiyyət orqanlarından - konkret ifaçılara ötürülür, getdikcə daha ətraflı olur.
Ənənəvi kağız sənəd dövriyyəsi ilə sənədin icrası, o cümlədən onun haqqında qərarın verilməsi, bir vəzifəli şəxs tərəfindən orijinal sənədin (onun surətinin) digərinə verilməsini nəzərdə tutur. Bu zaman sənədin hər hansı hərəkəti və ya sənəd üzrə hərəkəti müvafiq xidmətlər (kargüzarlar) tərəfindən qeydiyyat vərəqələrində qeydlər aparılmaqla qeydə alınır1.
Beləliklə, sənədin icrası zamanı iki məlumat axını yaranır. Birinci ip sənədin özünü hərəkət etdirərək bağlanır:
1) sənəd qeydiyyata alındığı ofisə gəlir;
2) idarədən sənəd bu barədə qərar qəbul edilməsi üçün rəhbərə verilir;
3) qərar qəbul edildikdən və icraçılar təyin edildikdən sonra sənəd və onun surətləri icraçılara göndərilir;
4) icra edilmiş sənəd fayla silinir.
İkinci məlumat axını məlumatların qeyd olunduğu qeydiyyat formasına bağlanır:
1) sənədin qeydiyyatı zamanı: Qeydiyyat nömrəsi, sənədə təyin edilmiş, qəbul edilmiş sənədin müxbirləri haqqında məlumat, sənədin xülasəsi, digər ümumi məlumatlar (məsələn, sənədin tərkibi, qeydlər və s.);
2) qərarın verilməsi faktı qeydiyyat kartoçkasına qərarın müəllifi, qətnamənin mətni, sənədi icra edənlərin adları, icraçıların adları, icra hakimiyyəti orqanı tərəfindən təyin edilmiş sənədin icra müddəti haqqında məlumatlar əlavə edilməklə qeyd edilir. qətnamənin müəllifi;
3) sənədin icrası zamanı qeydiyyat vəsiqəsinə ifaçıların məruzələrinin mətnləri və sənədin faktiki icra müddəti əlavə edilir;
4) sənədin fayl kimi silinməsi qeydiyyat kartına icra edilmiş sənədin əslinin və surətlərinin saxlanacağı işlərin nömrələrinin (adlarının) əlavə edilməsi ilə müşayiət olunur.
İki məlumat axınının olması Rusiya ofis işinin bir xüsusiyyətidir və bəzi işçilər sənədlərlə işləyərkən müəyyən edilmiş qaydanı göstərir, digərləri isə rəsmi meyarlara uyğun olaraq sənədlərin icrasına nəzarət edir. Bu, bir sıra problemlərə səbəb olur ki, bunlardan da əsas biri sənədlərlə işin mərkəzləşdirilmiş nəzarəti ilə faktiki olaraq sənədlərin faktiki icrasının mərkəzləşdirilməmiş prosesi arasındakı ziddiyyətdir.
Nəticədə, avtomatlaşdırma vasitələrindən istifadə etmədən sənədlərin hərəkətini real vaxt rejimində mərkəzləşdirilmiş şəkildə izləmək, demək olar ki, mümkün deyil: axı, bu, təkcə hər bir şöbədə jurnalların və sənədləşmə kabinetlərinin saxlanması üçün deyil, həm də böyük əmək xərcləri tələb edir. müvafiq məlumatların vahid müəssisə reyestrlərində operativ mərkəzləşdirilmiş şəkildə cəmləşdirilməsi. Avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə texnologiyasının olmaması son nəticədə ona gətirib çıxarır ki, bir qayda olaraq, istənilən vaxt bir qurumun hansı sənədlər üzərində işlədiyini, konkret məsələnin tarixi və hazırkı vəziyyətinin nə olduğunu və nə olduğunu dəqiq söyləmək mümkün deyil. tam olaraq ifaçılar edir.
Bununla bağlı M.V. Larin qeyd edir ki, “hər hansı bir təşkilatda, xüsusən də dövlət idarəetmə aparatında strateji və operativ idarəetmə məqsədlərinə nail olmaq üçün bütün informasiya və sənəd resursları kompleksi üçün yüksək effektiv idarəetmə sistemlərinin yaradılmasına keçidin zəruriliyi”1.
Qərbin idarəetməyə yanaşması hüquq və vəzifələrin əsaslı şəkildə daha çox mərkəzsizləşdirilməsi ilə xarakterizə olunur. Bu, təşkilatda müəyyən məsələlərin həllinə cavabdeh olan vəzifəli şəxslərin müvafiq sənədlərlə işləmək üçün bütün zəruri səlahiyyətlərə malik olması ilə ifadə edilir.
Məsələn, yuxarıda göstərilən sxemdən fərqli olaraq, sənəd qeydiyyata alınmadan və fayl kabinetinə daxil olduqdan sonra birbaşa podratçıya göndəriləcək və onun sonrakı taleyi yalnız işçinin vicdanlılığından asılı olacaq. Təbii ki, sənədlərlə işin bu cür qeyri-mərkəzləşdirilməsi sənəd dövriyyəsinin təşkilini xeyli asanlaşdırır.
Beynəlxalq Standartlaşdırma Təşkilatı - ISO (Beynəlxalq Standartlaşdırma Təşkilatı, İSO) çərçivəsində milli standartlaşdırma xidmətləri beynəlxalq sənədlərin hazırlanması və işlənməsi üçün Vahid Qaydalar işləyib hazırlamışdır. Hazırda bu təşkilatda 130 dövlətin milli hakimiyyət orqanları təmsil olunur.
Bu yanaşma beynəlxalq standartlara - elektron sənədlər də daxil olmaqla sənədləşmənin idarə edilməsi sahəsində qaydalara əsaslanır. İlk növbədə, bu, ISO 15489-1:2001 “Məlumat və sənədləşdirmə” kimi qəbul edilmiş ISO 15489 standartıdır. Əməliyyat uçotu. 1-ci hissə: Ümumi prinsiplər” və ISO 15489-2:2001 “Məlumat və sənədləşdirmə. Əməliyyat uçotu. 2-ci hissə: Hesabat." Bu aktlar hazırlanıb Beynəlxalq təşkilat standartlaşdırma üzrə, Avropa İttifaqının müvafiq strukturları, standartlaşdırma üzrə milli komitələr və s dövlət təşkilatları, eləcə də bu sahədə mütəxəssislərin birlikləri.
Sənəd idarəçiliyinə dair beynəlxalq və xarici qaydalar yerli qaydalardan əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənir ki, bunlar son dərəcə aydın və dəqiq göstərişlər deyil, onların həyata keçirilməsi üçün xüsusi üsullar olmadan ümumiləşdirilmiş ideyaların, tələblərin və texnikaların təsviridir. praktik həyata keçirilməsi, istifadəçiyə təyin olunur. Adətən təşkilatlar üçün bunlar məsləhət xarakteri daşıyır.
Daxili ofis işlərində diqqət ənənəvi olaraq təfərrüatların və sənəd formalarının işlənməsinə yönəldilmişdir. Sənəd idarəetmə sistemləri məlumatların sadəcə qeydiyyata alınması və sənədlərin icraçıları arasında gedişatına rəsmi şəkildə nəzarət etmək funksiyalarını, məsələnin bütün icra zənciri boyunca həyata keçirirdi. Eyni zamanda, hazırda məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmış sistemlərinə olan tələblər planlaşdırmanın əsas mərhələlərinin, kadrların fəaliyyətə həvəsləndirilməsinin, ekspert məlumatlarının uçotunun, ekspert qiymətləndirmələri və qərarlar qəbul edilərkən getdikcə daha çox nəzərə alınan proqnoz.
ISO standartları sənədi hüquqi öhdəlikləri və ya idarəetmə fəaliyyətlərini dəstəkləyən sübut kimi təşkilat və ya şəxs tərəfindən yaradılmış, qəbul edilmiş və saxlanılan məlumat kimi müəyyən edir. Qurulmuş terminologiyadan fərqli olaraq rus standartları, İSO-da "sənəd" terminində əsas yük sənədlərin formal xüsusiyyətlərinə deyil, təşkilatların iş proseslərində həyata keçirdiyi funksiyalara düşür.
Qeydlərin idarə edilməsi qeydlərin yaradılması, əldə edilməsi, mühafizəsi, istifadəsi və taleyinin müəyyən edilməsinə, o cümlədən fəaliyyət sübutlarının və bu barədə məlumatların toplanması və mühafizəsi proseslərinə effektiv və sistemli nəzarət üçün cavabdeh olan idarəetmə sahəsinə aiddir. sənədlərin forması.
Ən çox ümumi prinsiplərİSO-da qeyd olunan təşkilatda sənəd idarəetməsi (hər hansı bir daşıyıcıda hər hansı sənədlərin yaradılması, toplanması və idarə edilməsi) və informasiya resurslarına aşağıdakıların yaradılması və sənədləşdirilməsi daxildir:
1) təşkilatda sənədlərlə işləmək üçün əsas qaydalar və standartlar;
2) təşkilatın işçiləri arasında sənədləşmə ilə iş sahəsində vəzifə və səlahiyyətlərin bölüşdürülməsi;
3) ofis prosesləri və texnologiyaları.
Rusiyada ISO 15489 12 mart 2007-ci ildə GOST R ISO 15489 kimi təsdiqləndi və onun tətbiqini sürətləndirdi. ISO standartı:
1) hər hansı mülkiyyət formalı təşkilatlar tərəfindən öz fəaliyyətləri zamanı yaradılan, yaradılan və ya alınan, habelə peşə öhdəliklərinə yaradılması və (və ya) işlənməsi daxil olan şəxslərin istənilən formatda sənədlərin və informasiya ehtiyatlarının idarə edilməsini tənzimləyir. sənədlərdən;
2) təşkilatlarda sənəd idarəetmə sistemlərinin işlənib hazırlanmasına və tətbiqinə və ya onların təkmilləşdirilməsinə kömək edir;
3) təşkilatın yerli (daxili) normativ sənədlərinin hazırlanmasını tələb edir;
4) sənədlərə girişə nəzarət sistemindən həm sənədlərin, həm də istifadəçilərin giriş statusunun müəyyən edilməsi ilə müvafiq giriş nəzarətinin təmin edilməsini tələb edir;
5) göstərir ki, təşkilatda sənəd idarəetməsi idarəetmə sistemləri və idarəetmə prosesləri ilə inteqrasiya olunmuş sənəd idarəetmə sistemlərinin yaradılması, tətbiqi və idarə edilməsini əhatə etməlidir;
6) təşkilatın idarə edilməsi üçün avtomatlaşdırılmış sənədləşmə sisteminin yaradılması prosesində ən vacib iş növlərini birləşdirir: hansı iş növlərinin sənədlərin tələb olunduğu barədə məlumatların qeyd edilməsi; sənədlər nə vaxt, necə və harada yaradılmalıdır;
7) sənədlərin idarə edilməsi və saxlanması siyasətinin təşkilat rəhbərliyi tərəfindən qəbul edilməli və funksiyalarına sənədlərin yaradılması daxil olan bütün işçilərə şamil edilməli olduğunu müəyyən edir; hər bir idarəetmə səviyyəsində təşkilatda hər hansı sənəd üçün məsuliyyət təyin edir;
8) ISO beynəlxalq keyfiyyət idarəetmə standartlarının tələblərinə uyğun olaraq təşkilatın sənədlərinin idarə edilməsi üçün tövsiyələr ehtiva edir;
9) təşkilatlarda (arxiv müəssisələrində) arxiv sənədlərinin idarə edilməsini tənzimləmir.
10) bir təşkilatda sənəd idarəetmə sisteminin inkişafı və tətbiqi üçün tövsiyələri ehtiva edir.
Bir çox ISO müddəaları məlumatın və onun mediasının qorunması, təşkilatın özünün, işçilərinin və onun təhlükəsizliyinin təmin edilməsi ilə birbaşa bağlıdır. xarici mühit mövcud milli qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq məlumatın saxlanması və icazəli məhv edilməsi ilə əlaqədar. Bu cür müddəalar hər hansı bir təşkilatda informasiya təhlükəsizliyi sistemi üçün qaydalar hazırlanarkən tətbiq edilir.
Yuxarıdakıları ümumiləşdirərək qeyd etmək lazımdır ki, idarəetmə sənədlərinin hazırlanması özlüyündə bir məqsəd deyil, əlavə dəyər verməlidir. İdarəetmə sənədlərinin məqsədləri idarəetmə sisteminin alt sistemləri təşkilatın və onun idarə edilməsinin məqsədlərinə necə uyğun olmalıdır. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi idarəetmə sisteminin elementlərinin qarşılıqlı əlaqəsini əks etdirməli və bu qarşılıqlı əlaqənin səmərəliliyinə töhfə verməlidir. Bunun üçün idarəetmə sənədlərinin özü bir-biri ilə əlaqəli, qarşılıqlı əlaqədə olan, bir-birini dəstəkləyən komponentlər sisteminə çevrilməlidir.

Bunlar idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin təşkili üçün əsas yanaşmalardır

MÜNDƏRİCAT
GİRİŞ 2
Fəsil 1. ELGA MMC-NİN YARADILIŞ TARİXİ, Strukturu, Funksiyaları 10
1.1. ilə şirkətin yaranma tarixi və fəaliyyət istiqaməti məhdud Məsuliyyətli"ElGa" 10
1.2 MMC-nin strukturu, idarəetmə üçün sənədləşdirmə üzrə mütəxəssisin yeri ümumi quruluş təşkilatlar 16
1.3 ElGa MMC-nin işinin təşkilini tənzimləyən normativ sənədlər 20

Fəsil 2. ELGA MMC-DƏ İDARƏETMƏNİN SƏNƏDLƏRİN DƏSTƏKLƏNMƏSİNİN TƏHLİLİ 24
2.1. “ElGa” MMC-də ofis işinin təşkili 25
2.1.1. ElGa MMC-də idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi 25
2.1.2. Müəyyən növ sənədlərin hazırlanması və icrası xüsusiyyətləri 30
2.1.3 ElGa MMC-də sənədlərlə işin təhlili 38

Fəsil 3. ELGA MMC-NİN FƏALİYYƏTİNİN TƏKMİL EDİLMƏSİ İSTİQAMƏTİ 52
3.1. ilə işin təkmilləşdirilməsi üçün tövsiyələr elektron sənədlər 52
3.2. ElGa MMC-də ofis işləri üzrə təlimatların təkmilləşdirilməsi 56
NƏTİCƏ 59
İSTİFADƏ EDİLƏN MƏNBƏLƏR VƏ ƏDƏBİYYAT SİYAHISI 62
TƏTBİQLƏR

GİRİŞ
İstənilən müasir təşkilat, mülkiyyət formasından, miqyasından və strukturundan asılı olmayaraq, bazar münasibətlərinin sürətli tərəqqisi və rəqabətli iqtisadiyyat şəraitində öz fəaliyyətinin səmərəliliyini yüksəltməyə çalışır. Bu məqsədə nail olmaq üçün əsas vasitələrdən biri təşkilatda müasir ofis idarəetmə sistemlərinin yaradılması və sənəd dövriyyəsinin təşkili daxil olmaqla, əsas idarəetmə prosedurlarının optimallaşdırılmasıdır.
İdarəetmənin səmərəliliyini artırmaq üçün diqqət yetirilməlidir Xüsusi diqqət sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsi, çünki istənilən idarəetmə qərarı daşıyıcısı sənəd olan məlumatlara əsaslanır.
Qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərdə olan bütün məlumatlar üçün son dərəcə vacibdir sabit fəaliyyət hər hansı bir təşkilat. Öz növbəsində, sənəd kommunikasiya vasitəsini və böyük sərmayənin son nəticəsini təmsil edir.
Eyni zamanda şirkətlərdə işçilər rəsmi məlumatların əsas hissəsini sənədlər vasitəsilə alırlar. Həmçinin sənədlər əsasında müvafiq idarəetmə qərarları qəbul edilir. Menecerlərin daşıdığını qeyd etmək lazımdır şəxsi məsuliyyət tərtibi, mühafizəsi və düzgün dizayn sənədlər.
Sənədlərin saxlanmasında düzgün qayda yoxdursa, qiymətli məlumatların itirilməsi riski ola bilər ki, bu da öz növbəsində şirkətin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərəcək. Bununla əlaqədar olaraq, sənədlərlə işləyərkən sənədlərin müəyyən edilmiş qaydalara uyğun hazırlanmasını, sənədlərin siyahısının aparılmasını və təşkilatın arxivinin olmasını təmin edən Rusiya Federasiyasının normativ hüquqi aktlarını rəhbər tutmaq vacibdir. ən qiymətli sənədlərin təhlükəsizliyi.
Daha sonra qeyd etmək lazımdır ki, sənədləşdirilmiş məlumat idarəetmənin əsasını təşkil edir, lakin onun effektivliyi daha çox məlumatın istehsalı və istehlakına əsaslanır.
Bununla əlaqədar olaraq, biz sənədləşdirilmiş məlumatı müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatlarla maddi daşıyıcıda qeyd olunan məlumat kimi müəyyən edə bilərik.
Qeyd etmək lazımdır ki, hazırda informasiya tamhüquqlu istehsal resursu, cəmiyyətin sosial-siyasi həyatında mühüm həlqədir. Eyni zamanda, idarəetmənin keyfiyyəti informasiyanın keyfiyyətindən asılıdır. Hazırda idarəetmənin keyfiyyətini yüksəltmək üçün sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsinə kifayət qədər diqqət yetirilməlidir.
Sonra, faktların, hadisələrin, obyektlərin, obyektiv reallıq hadisələrinin və insanın psixi fəaliyyətinin əks olunmasının nəticəsi kimi xarakterizə olunan "sənəd" termininin özünə nəzər salaq. Yazı, fotoqrafiya, qrafika, səs yazısı və rəsmdən istifadə etməklə yaradılmışdır.
Sənəd faktlar, hadisələr, obyektiv reallıq hadisələri və insanın zehni fəaliyyəti haqqında xüsusi maddi məlumatların müxtəlif yollarla təsbit edilməsi vasitəsidir.
Qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərin ən ümumi və əsas funksiyası informasiya funksiyasıdır. Bu, hər hansı bir sənədin görünməsinin səbəbi məlumatların qeyd edilməsi zərurəti ilə bağlıdır.
Sənədlər informasiyanın zaman və məkanda ötürülməsi üçün də lazımdır. Bu fakt idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün əsas rolunu oynayır, həm də onların həyata keçirilməsinin sübutu və ümumiləşdirmələr üçün mənbədir. Qeyd etmək lazımdır ki, sənəd idarəetmə fəaliyyətində əmək subyekti kimi də çıxış edə bilər.
Sənədlər ən müxtəlif xarakterdə hazırlanır və istifadə olunur, buna təşkilatların ölçüsü və fəaliyyət sahələri, mülkiyyət formaları, struktur xüsusiyyətləri, habelə bir sıra digər amillər təsir göstərir.
Düzgün sənədləşmə rol oynayır böyük rol istənilən fəaliyyət sahəsində. Qeyd etmək lazımdır ki, sənəd dövriyyəsinin aydınlığı və sürəti, bu sənədlərin hüquqi qüvvəsi, habelə nəzarət və əməliyyat işində sənədlərdən istifadənin səmərəliliyi sənədlərin icrasının keyfiyyətindən asılıdır.
Bütün sənədlər müəyyən tələblərə cavab verməlidir, bunlara əməl edilməməsi sənədləri natamam və bəzən etibarsız edir.
Sənədlərlə işin təşkilinin təsiri idarəetmə aparatının işinin keyfiyyətinə, eləcə də idarəetmə işçilərinin işinin təşkilinə və mədəniyyətinə təsir göstərir. İdarəetmə fəaliyyətinin müvəffəqiyyəti ümumilikdə sənədlərin peşəkarlıqla necə aparılmasından asılıdır.
Hazırda idarəetmədə iştirak edən işçilərin əmək məhsuldarlığının artmasına təsir edən ofis proseslərinin sistemləşdirilməsinə və avtomatlaşdırılmasına böyük əhəmiyyət verilir. Bu onunla bağlıdır ki, mükəmməl idarəetmə sənədləşmə sistemi vasitəsilə rəsmi sənədlərin daha sürətli hərəkəti və icrası, habelə onların saxlanması, istifadəsi və dövlət saxlanması üçün düzgün seçilməsi təmin edilir.
Yuxarıda göstərilənlərin hamısı təşkilatlarda əsas fəaliyyətlərin sənədləşdirilməsi probleminin kifayət qədər işlənməməsi ilə müəyyən edilən seçilmiş mövzunun aktuallığını vurğulayır.
Tədqiqatın obyekti “ElGa” Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyətidir.
Tədqiqatın mövzusu ElGa MMC-də (bundan sonra ElGa MMC) ofis işinin təşkilidir.
Dissertasiya işinin məqsədi ElGa MMC-də menecmentin sənədləşdirmə təminatının təhlili və onun təkmilləşdirilməsi istiqamətlərinin işlənib hazırlanmasıdır.
Qarşıya qoyulan məqsədlərə uyğun olaraq dissertasiya işində aşağıdakı vəzifələr qoyulmuşdur:
- ElGa MMC-nin yaranma tarixini öyrənmək;
- ElGa MMC-nin fəaliyyət istiqamətlərini, məqsəd və vəzifələrini müəyyən etmək;
- “ElGa” MMC-nin təşkilati idarəetmə strukturunu və funksiyalarını öyrənmək;
- ElGa MMC-də ofis işinin təşkilini təhlil etmək;
- ElGa MMC-də ofis işləri üzrə təlimatları təhlil etmək;
- idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsi üçün tövsiyələr hazırlamaq;
- ümumən təşkilatın ofis işinin təkmilləşdirilməsi üçün tədbirlər və xüsusilə ElGa MMC-nin ofis işinə dair təlimatlar təklif etmək.
Bu dissertasiyanı yazarkən elmi ədəbiyyat öyrənilmiş və təhlil edilmişdir. Sənədləşdirmənin əhəmiyyəti müasir mütəxəssislərin bir çox nəşrlərinin onun problemlərinə həsr olunması ilə sübut olunur. Əsərlərində V.İ. Andreeva, V.A. Spivak və A.V. Oxotnikov bir təşkilatın ofis idarəçiliyi anlayışını, onun əsas funksiyalarını müəyyənləşdirir və idarəetmə vəziyyətlərinin sənədləşdirilməsinin məqsədlərini göstərir.
T.A.-nın nəşrlərində. Akimova, M.P. Bobyleva, O.V. Vovkotrub, V.N. Mitrofanova sənədlərin hərəkətini avtomatlaşdırmaq üçün proqram məhsulları məsələlərini əks etdirir.
I.Yu-nun əsərlərində. Baykova, M.İ. Basakova, V.V. Qalaxova, Yu.A. Panasenko ofis işinə, eləcə də nümunələr və sənədlərlə işin təşkili və texnologiyasına dair materialları təqdim edir.
İşdə Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartı GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri” kimi hüquqi aktların əsas müddəaları da araşdırılır. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər”, habelə Rusiya Federasiyasının Milli Standartı GOST R 7.0.8-2013 “Məlumat, kitabxana və nəşriyyat standartları sistemi. Qeydlərin aparılması və arxivləşdirilməsi. Terminlər və təriflər", İdarəetmə Sənədlərinin Ümumrusiya Təsnifatçısı OK 011-93 (OKUD).
Tədqiqat üçün məlumat bazası təşkilati sənədlər, müşahidə materialları və mütəxəssislər üçün peşəkar internet saytlarıdır.
Məlumat bazası Tədqiqat Rusiya Federasiyasının normativ və qanunvericilik aktlarından, internet resurslarından, illik hesabatlardan, ElGa MMC-nin mühasibat uçotu və hesabat sənədlərindən istifadə etməklə nəzəri cəhətdən tamamlayır.
Sənədlərlə işi tənzimləyən federal qanunvericilik aktlarının toplusu aşağıdakılardan ibarətdir: "Məhdud məsuliyyətli cəmiyyətlər haqqında" Federal Qanun. Qanun məhdud məsuliyyətli cəmiyyətlərin yaradılması, yenidən təşkili, ləğvi qaydasını, hüquqi vəziyyətini, onların iştirakçılarının hüquq və vəzifələrini müəyyən edir, habelə cəmiyyət iştirakçılarının hüquq və mənafelərinin müdafiəsini təmin edir.
"İnformasiya, informasiya texnologiyaları və informasiyanın mühafizəsi haqqında" Federal Qanun. Bu qanun sənədləşdirilmiş məlumatların yaradılması, toplanması, emalı, toplanması, saxlanması, axtarışı, yayılması və istehlakçıya təqdim edilməsi əsasında informasiya ehtiyatlarının formalaşması və istifadəsi zamanı yaranan münasibətləri tənzimləyir; informasiya texnologiyalarının və onların dəstəklənməsi vasitələrinin yaradılması və istifadəsi.
Federal Qanun “Haqqında Elektron imza" Bu qanunun məqsədi elektron sənədlərdə elektron rəqəmsal imzadan istifadə üçün hüquqi şərtləri təmin etməkdir. rəqəmsal imza elektron sənəddə kağız sənəddəki əlyazma imzaya ekvivalent kimi tanınır.
Tezis yazarkən istifadə etdik müxtəlif üsullar: təhlil, iqtisadi və statistik üsullar, analogiya üsulları, habelə ekspert qiymətləndirmələri metodu.
İşin strukturuna giriş, 3 fəsil, nəticə, istinadlar siyahısı və tətbiqlər daxildir.
“ElGa” MMC-nin yaranma tarixi, strukturu, funksiyaları” adlı birinci fəsildə təşkilatın yaranma tarixi, fəaliyyət istiqamətləri, şirkətin əsas məqsəd və vəzifələri araşdırılır, həmçinin təşkilati idarəetmə strukturu və ElGa MMC-nin funksiyaları.
“ElGa” MMC-nin fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təhlili” adlı ikinci fəsildə şirkətin sənəd dövriyyəsinin təşkilinin təhlili, habelə təşkilatın daxil olan, gedən və daxili sənədlərinin hərəkətinin təhlili yer alır.
“ElGa” MMC-nin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi istiqamətləri” adlı üçüncü fəsildə elektron sənədləşmə ilə işin təkmilləşdirilməsi üzrə tövsiyələr verilir, həmçinin sənəd dövriyyəsi sistemi və onun mühafizəsinin təkmilləşdirilməsi üzrə tədbirlər işlənib hazırlanır.
Dissertasiya işinin yekununda ElGa MMC-nin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi üçün nəticələr və tövsiyələr formalaşdırılıb.
Struktur olaraq iş giriş, üç fəsil və nəticədən ibarətdir. Biblioqrafiyaya 45 mənbə daxildir. Əsərdə 5 cədvəl, 2 şəkil, 6 əlavə var. Məzun işi 72 vərəq çap mətnində yazılmışdır.

Fəsil 1. ELGA MMC-NİN YARADILIŞ TARİXİ, Strukturu, Funksiyaları

1.1. “ElGa” Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyətinin yaranma tarixi və fəaliyyət istiqaməti

İnkişaf etmiş bazar iqtisadiyyatı olan ölkələrdə yüksək rəqabət, effektiv qanunvericilik və məhkəmə sistemlərinin mövcudluğu və uzunmüddətli iş təcrübəsi əksər sahibkarları və menecerləri aşağıdakı göstəriciləri yaxşılaşdırmaq üçün problemləri həll etməyə sövq edir:
- məhsulların rəqabət qabiliyyəti;
- əmək məhsuldarlığı;
- böyümə və inkişaf keyfiyyəti.
Qeyd edək ki, Rusiya təşkilatlarında vəziyyət bir qədər fərqlidir. Əksər sənaye sahələrində rəqabət səviyyəsi inkişaf etmiş ölkələrlə müqayisədə xeyli aşağıdır və innovativ inkişaf demək olar ki, tamamilə yoxdur. Mövcud Rusiya şəraitində menecerlərin məhdud təcrübəsi əksər hallarda idarəetmədə qısamüddətli, ani maraqların üstünlük təşkil etməsinə və nəticədə bir və ya iki il üçün hazırlanmış sadə idarəetmə qərarlarına səbəb olur.
ElGA MMC 2005-ci ildə dövlət qeydiyyatına alınıb. Şirkət binaların, mənzillərin və ofislərin təmiri, o cümlədən elektrik və santexnika işləri, eləcə də şüşələrin və fasadların bərpası üzrə geniş spektrli xidmətlər göstərir.
Yenidənqurma işlərini də “ELGA” MMC həyata keçirir istehsal yerləri, cari və əsaslı təmir inzibati binalar və sosial obyektlər.
Şirkət 2005-ci ilin aprelində anadan olub. Onun yaradılması şirkətin gələcək təsisçiləri Kupriyanova K.N.-nin arzusu ilə başlayıb. və Privalova L.A. binaların, mənzillərin və ofislərin təmiri, o cümlədən elektrik quraşdırma və santexnika işləri, eləcə də fasadların şüşələnməsi və bərpası üzrə öz təşkilatınızı yaratmaq.
Fəaliyyətin ilk ili ən çətin il idi. Bazarı "fəth etmək" üçün şirkətə yüksək ixtisaslı mütəxəssisləri cəlb etmək, müvafiq olaraq onlara layiqli maaş vermək, həmçinin işlərini bacarıqla təşkil etmək lazım idi. Menecerin məziyyəti ondadır ki, o, əsl peşəkarları tapıb mehriban komandada birləşdirə bildi.
Bundan əlavə, qeyd edirik ki, “Elga” MMC hüquqi şəxsdir və öz adından əmlak və şəxsi qeyri-əmlak hüquqları əldə edib həyata keçirə, habelə öhdəlikləri yerinə yetirə, məhkəmədə iddiaçı və cavabdeh ola bilər.
Onu da qeyd etmək lazımdır ki, şirkət öz əmlakı çərçivəsində öhdəliklərinə görə cavabdehdir.
"Elga" MMC-nin təşkilati olaraq şirkətin adını ehtiva edən dairəvi möhürü var - hüquqi forması, öz adı yazılmış möhür və blanklara, qeydiyyatdan keçmiş əmtəə və digər hesablara malik olmaq hüququna malikdir.
2007-ci ildə ElGA şirkəti KBE və REHAU plastik pəncərələr, qapılar və balkon məhəccərlərinin öz sertifikatlı istehsalına başladı. Şirkət ilk dəfə olaraq dünyanın TOP 5 tikinti sərgilərindən biri olan MosBuild ən böyük tikinti sərgisində iştirak edib. Bu tədbirdə iştirak bizim Kaluqa tikinti bazarında rəqabət qabiliyyətimizi təsdiqlədi.
2008-ci il böhranının çətin iqtisadi şəraitində şirkətin inkişafı dayanmadı. Bunu ikiqat şüşəli pəncərələrin, jalüzlərin, ofis arakəsmələrinin istehsalı üçün emalatxananın açılması da təsdiqləyir.
Həmçinin 2010-cu ildə şirkətin davamlı böyüməsinin sübutu sıraya əlavə edilən yeni məhsullar oldu: sürüşən qapılar, oğurluğa davamlı pəncərələr və unikal brend məhsul Quick-Block.
Təşkilatın keyfiyyət menecmenti sistemi ISO 9001 Beynəlxalq Standartına uyğun sertifikatlaşdırılıb, malların keyfiyyətinə isə "NOVGORODSTROYSERTIFICATION" Sertifikatlaşdırma Orqanı tərəfindən verilmiş 02.06.2010-cu il tarixli ROSS RU.SLO8.V00119 nömrəli sertifikatla zəmanət verilir.
Artıq qeyd edildiyi kimi, ElGa MMC 2005-ci ildən Kaluqa, Moskva və bütün Rusiya bazarında fəaliyyət göstərir. Şirkət öz sertifikatlı KBE və REHAU plastik pəncərələri, qapılar, jalüzlər, ofis arakəsmələri, eyvan məhəccərləri istehsalına malikdir ki, bu da bizə sərfəli qiymətə yüksək keyfiyyətli məhsul istehsal etməyə imkan verir.
Şəxsi sifarişlərlə yanaşı, bütün binaların şüşələnməsi üçün xüsusi topdansatış təklifi də mövcuddur. Biz zəngin təcrübə və texniki potensial toplamışıq. Çoxlu sayda iri layihələr həyata keçirilib.
Sonra “ElGa” QHT-nin missiya və məqsədlərini nəzərdən keçirəcəyik. Qeyd edək ki, şirkətin missiyası belədir: insanlar üçün işləmək, onlara daha yaxşı həyat keyfiyyəti yaratmaq.
Öz növbəsində şirkətin əsas məqsədi mənfəət əldə etməkdir, ona görə də şirkətin fəaliyyəti səmərəli olmalıdır.
Effektivliyi təmin etmək üçün aşağıdakı amillər mövcud olmalıdır:
- bütün resurslardan optimal istifadə;
- verilmiş tapşırıqların icrasının operativliyi və dəqiqliyi.
- idarəetmənin aydınlığı və çevikliyi;
- satılan məhsulların və göstərilən xidmətlərin həcminin və keyfiyyətinin daim artması.
Şübhəsiz ki, şirkətin əsas dəyərlərindən biri onun işçiləridir.
ElGa MMC-nin əsas məqsəd və vəzifələrini nəzərdən keçirək və onları 2-ci cədvəldə təqdim edək.
cədvəl 2
ElGa MMC-nin məqsəd və vəzifələri
Məqsədlər Məqsədlər
İqtisadi: 1. Maksimum mənfəət əldə etmək 2. Kaluqada tikinti bazarının maksimum% -ni tutmaq 3. Gələcəkdə regional bazara çıxmaq, bundan sonra - Rusiya bazarı. 4. Təşkilatın maliyyə sabitliyi. 5. İnvestisiyaların geri qaytarılma müddətinin azaldılması. 6. İnnovasiyaların hazırlanması və tətbiqi. 1. Marketinq planının ətraflı işlənib hazırlanması, əsas rəqiblərin müəyyən edilməsi və təhlili, marketinq tədqiqatlarının aparılması, biznes planın hazırlanması üçün həllərin formalaşdırılması, ElGa MMC-nin swot analizi. 2. Biznes planın hazırlanması. 3. İnvestisiyaların qəbulu 4. Müxtəlif müqavilələrin bağlanması 5. Geniş aparılması Reklam kampaniyası, təşkilatın missiyasının, şüarının, brendinin formalaşması və s. 6. Reklam kampaniyasının işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi, daha sonra regional bazarda satışlar artdıqca və şirkət bu bazarda müəyyən pay aldıqca, Rusiya bazarına daxil olur.
Siyasi: 1. Siyasi sabitliyin qorunması 2. Bazar münasibətlərinin gələcək inkişafının təmin edilməsi 1. Ədalətli rəqabət qaydalarına riayət edilməsi və saxlanması. 2. Müştərilərin tələbatının ödənilməsi, bunun nəticəsində onlar bazar təşkil edir, yəni. demokratik düşüncə forması.
Sosial 1. Əhalinin məşğulluq səviyyəsinin yüksəldilməsi 2. Müştərilərin tələbatının ödənilməsi 1. Yeni iş yerlərinin yaradılması, 2. Yaşayış rahatlığının səviyyəsinin yüksəldilməsi.
"ElGa" Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyəti Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinə uyğun olaraq yaradılmışdır və mövcud qanunvericiliyə, "Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyətlər haqqında" 8 fevral 1998-ci il tarixli 14-FZ nömrəli Qanuna və təşkilatın Nizamnaməsinə uyğun olaraq fəaliyyət göstərir ( Əlavə 1).
Artıq qeyd edildiyi kimi, cəmiyyət belədir kommersiya təşkilatı mənfəəti əsas məqsəd kimi qəbul edir. Cəmiyyət ayrıca əmlaka malik olan və bu əmlakla öhdəliklərinə görə cavabdeh olan hüquqi şəxsdir, öz adından əmlak hüquqları əldə edib həyata keçirə və öhdəliklər götürə, məhkəmədə iddiaçı və cavabdeh ola bilər.
Müəssisə şirkətin adı, müstəqil balansı, şirkətin adı yazılmış dairəvi möhür, ştamplar, blanklar və digər rekvizitlərə malikdir.
ElGa MMC-nin hüquqi ünvanı: 248601, Kaluqa, st. Patsaeva, 3.
Qeyd edək ki, “ElGA” MMC-nin kollektivi əsasən bütün növ tikinti-quraşdırma işlərinə keyfiyyət zəmanəti verən təcrübəli mütəxəssislərdən ibarətdir.
ElGA MMC-də görülən bütün işlər lisenziya əsasında həyata keçirilir və bütün işçilər müvafiq ixtisaslara malikdirlər.
Bu məqsədə çatmaq üçün təşkilat aşağıdakı əsas fəaliyyətləri həyata keçirir:
- təmir-tikinti və tikinti-quraşdırma işləri;
- müxtəlif növ kommersiya vasitəçiliyi və ticarət və satınalma fəaliyyəti, o cümlədən komisyon, kənar və pərakəndə ticarət;
- xarici iqtisadi fəaliyyət;
- layihə-smeta sənədləri və layihə işləri;
- müxtəlif istehlak mallarının istehsalı;
- müəssisə, idarə, təşkilat və vətəndaşlara pullu xidmətlər göstərilməsi və s.
Bundan əlavə, cəmiyyətin iqtisadi qərarların qəbulu, mənfəətin bölüşdürülməsi, qiymətlərin müəyyən edilməsi, idarəetmə formalarının müəyyən edilməsi, satış, mükafatlandırma və s. məsələlərdə tam iqtisadi müstəqillik hüququ olduğunu vurğulamaq lazımdır.
Eyni zamanda, cəmiyyətlə əlaqədar öhdəlik götürə bilər hüquqi şəxslər bütün hərəkətlər qanunla nəzərdə tutulmuşdur.
Cəmiyyət, həmçinin müəyyən edilmiş qanuni qaydada öz filial və nümayəndəliklərini yaratmaq, Rusiya Federasiyasının ərazisində və xaricdə törəmə müəssisələrinin təsisçisi kimi çıxış etmək hüququna malikdir.
Cəmiyyət mövcud qanunvericiliklə müəyyən edilmiş qaydada fəaliyyətinin nəticələrinin uçotunu, əməliyyat və statistik uçotunu həyata keçirir.
Mühasibat uçotunun vəziyyətinə və mühasibat uçotu və digər hesabatların vaxtında təqdim edilməsinə görə məsuliyyət müəssisənin rəhbərinin üzərinə düşür. Şirkətin direktoru şirkətin baş mühasibini təyin edir.
Cəmiyyət.......

İSTİFADƏ EDİLDİ MƏNBƏLƏR VƏ İSTİFADƏ OLUNAN ƏDƏBİYYATLARIN SİYAHISI

1. MƏNBƏLƏR
1.1. MƏNBƏLƏR DƏŞR EDİLMİŞDİR
1.1.1. ElGa MMC-nin cari ofis işi
1.1.2. "ElGa" MMC-nin Nizamnaməsi
1.1.3. ElGa MMC-nin 2011-2013-cü illər üzrə balansı.
1.1.4. ElGa MMC-də mühasibin iş təsviri
1.1.5. ElGa MMC-nin rəhbərinin iş təsviri
1.1.6. "ElGa" MMC-nin ofis işi üçün təlimatlar

1.2. MƏNBƏLƏR NƏŞR EDİLDİ
1.2.1. Mülki Məcəllə Rusiya Federasiyası 30 noyabr 1994-cü il tarixli N 51-FZ (Rusiya Federasiyası Federal Məclisinin Dövlət Duması tərəfindən 21 oktyabr 1994-cü ildə qəbul edilmişdir) (9 fevral 2009-cu il tarixli dəyişikliklərlə) // "Məsləhətçi Plus" hüquq sistemi: [Elektron resurs] - .
1.2.2. Rusiya Federasiyasının 30 dekabr 2001-ci il tarixli, 197-FZ nömrəli Əmək Məcəlləsi (Rusiya Federasiyası Federal Məclisinin Dövlət Duması tərəfindən 21 dekabr 2001-ci ildə qəbul edilmişdir) (1 yanvar 2014-cü il tarixində dəyişikliklərlə) // Arayış - hüquqi "Məsləhətçi Plus" sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: populyar/tkrf.
1.2.3. 02/08/1998-ci il tarixli 14-FZ nömrəli "Məhdud məsuliyyətli cəmiyyətlər haqqında" Federal Qanun (Rusiya Federasiyası Federal Məclisinin Dövlət Duması tərəfindən 14.01.1998-ci ildə qəbul edilmişdir) (05.05.2014-cü il tarixli hazırkı nəşr) // Hüquqi istinad sistemi ConsultantPlus [Elektron resurs] - Giriş rejimi: populyar /ooo/.
1.2.4. "Rusiya Federasiyası vətəndaşlarının müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında" 2 may 2006-cı il tarixli 59-FZ Federal Qanunu // GARANT Sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 12146661.
1.2.5. "İnformasiya, informasiya texnologiyaları və informasiyanın mühafizəsi haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 149-ФЗ Federal Qanunu (dəyişikliklər və əlavələrlə) // GARANT Sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. 6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli "Elektron imza haqqında" Federal Qanun (12 mart 2014-cü il tarixli N 33-FZ dəyişiklikləri ilə) // GARANT Sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Rusiya Federasiyası Mədəniyyət və Kütləvi Rabitə Nazirliyinin 31 iyul 2007-ci il tarixli 1182 nömrəli əmri "Təşkilatların elmi, texniki və istehsalat fəaliyyətlərində yaradılan saxlama müddətlərini göstərən standart arxiv sənədlərinin Siyahısının təsdiq edilməsi haqqında" // Arayış və hüquq sistemi ConsultantPlus [Elektron resurs] - Giriş rejimi: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartı GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər” // GARANT sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 185891/.
1.2.9. Rusiya Federasiyasının Milli Standartı GOST R 7.0.8-2013 “İnformasiya, kitabxana və nəşriyyat üçün standartlar sistemi. Qeydlərin aparılması və arxivləşdirilməsi. Terminlər və anlayışlar" (sərəncamla təsdiq edilmişdir federal agentlik texniki tənzimləmə və metrologiya haqqında 17 oktyabr 2013-cü il tarixli 1185-st) // GARANT Sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 70650732
1.2.10. İdarəetmə sənədlərinin Ümumrusiya təsnifatçısı OK 011-93 (OKUD) (Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 30 dekabr 1993-cü il tarixli 299 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş və qüvvəyə minmişdir) (Dəyişiklik və əlavələr və 71/2013 OKUD № , Rosstandartın 26 sentyabr 2013-cü il tarixli 1097-st Sərəncamı ilə təsdiq edilmişdir) // GARANT Sistemi: [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 179139/.

2. ƏDƏBİYYAT
2.1. Akimova T.A. Təşkilat nəzəriyyəsi: dərslik. - M.: Birlik, 2013. - 367 s.
2.2. Andreeva V.I. Ofis işi: təşkili və idarə edilməsi: Tədris və praktiki bələdçi. - 2-ci nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M: KNORUS, 2010. - 256 s.
2.3. Baykova İ.Yu. Sənəd axını və ofis işi: sənədlərlə işi necə təşkil etmək olar. Nəşriyyatçı: EKSMO, 2010. - 288 s.
2.4. Basakov M.I. Ofis işi. Mühazirə qeydləri - Rostov n/D.: Phoenix, 2012. - 192 s.
2.5. Bobyleva M.P. İdarəetmə sənəd axını: kağızdan elektrona. Nəşriyyatçı: Termika, 2010. - 144 s.
2.6. Bobyleva M.P. Sənədlərin hərəkəti üçün korporativ kompüter proqramı və korporativ mədəniyyət: qarşılıqlı təsir aspektləri / M.P. Bobyleva // Ofis işi. - 2013. - No 2. - S.41-43.
2.7. Bobyleva M.P. Effektiv sənəd axını: ənənəvidən elektrona / M.P. Bobyleva. - M.: MPEI nəşriyyatı, 2013-49 s.
2.8. Bobyleva M.P. Təşkilat daxilində elektron sənəd hərəkətinin elementlərindən istifadə məsələləri / M.P. Bobyleva // Katiblik işi. - 2013. - No 2. - S.15-17.
2.9. Bobyleva M.P. Sənədlərin hərəkətinin avtomatlaşdırılması üçün proqram məhsulunun seçilməsi / M.P. Bobyleva // Ofis işi. - 2012. - No 2. - S.27-33.
2.10. Vitin Yu.G. Klassik sənəd hərəkətindən elektrona! / Yu.Q. Vitin // Katibin və ofis menecerinin kataloqu. - 2013. - No 4. - S.50-55.
2.11. Vovkotrub O.V. Kompüterlər və surət çıxaran avadanlıqlar dövründə sənəd və məlumat / O.V. Vovkotrub // II Beynəlxalq materialların toplusu. Elmi-praktik konfrans” Müasir texnologiyalar biznes, istehsal və idarəetmədə sənədlərin hərəkəti”. - Penza, - 2012. - S.3-10.
2.12. Gaidukova L.M. Ənənəvi sənədləşdirmə texnologiyalarının problemləri / L.M. Gaidukova // - Katiblik işi. - 2012. - No 10 - S. 17-22.
2.13. Qalahov V.V., Korneev I.K. Ofis işi. Nümunələr, sənədlər. İşin təşkili və texnologiyası. - M.: TK Velby, 2013. - 448 s.
2.14. Grinberg A.S. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi: Dərslik. -Birlik-Dana, 2011. - 390 s.
2.15. Kuznetsov I.N. Ofis işi. -5-ci nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M.: "Daşkov və Ko" nəşriyyat və ticarət korporasiyası, 2012. - 520 s.
2.16. Kunyaev N.N. (red.) Sənədləşdirmə Dərsliyi. - N.N. Kunyaev, D.N. Uralov, A.G. Fabrichnov; tərəfindən redaktə edilmiş prof. N.N. Kunyayeva. - M.: Loqos, 2012. - 352 s.
2.17. Lenkeviç L.A. Ofis işi. - M.: Akademiya, 2011. - 256 s.
2.18. Mitrofanova V.N. “Müəssisədə daxili yazışmalar” // Kadrlar üzrə məsul şəxs. - 2012.- № 2. S.2-3.
2.19. Oxotnikov A.V., Bulavina E.A. Sənədləşmə və ofis işləri: Dərslik. - 2-ci nəşr. - M.: - Rostov-n/D.: Mart, 2011. - 304 s.
2.20. Panasenko Yu.A. Ofis işi: İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi. - Dərs kitabı təlimat, - M.: RIOR nəşriyyatı, 2013. - 93 s.
2.21. Spivak V.A. İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi. Nəşriyyatçı: “Piter”, 2010. - 287 s.
2.22. Yusipova E. Müqavilələrin sənəd dövriyyəsi. // Müəssisədə ofis işləri və sənəd dövriyyəsi. - No 02, 2011. - 97 s.
3. İNTERNET RESURSLARI
3.1. “ElGa” Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyətinin rəsmi internet saytı [Elektron resurs] - Giriş rejimi: 3.2. Rəsmi sayt Federal xidmət rabitə, informasiya texnologiyaları və kütləvi kommunikasiyalar sahəsində nəzarət üzrə [Elektron resurs] - Giriş rejimi: