Layihə öncəsi sorğu: aparılması nümunəsi, hesabat. Layihə öncəsi sorğu İT sorğusu üçün sorğu

1. Ümumiyyətlə, belə bir sorğu keçirmək lazımdırmı? Bu, müştəriyə və İT şirkətinin özünə nə verəcək?
2. Layihə öncəsi sorğunun məqsədləri hansılardır?
3. Onun nəticəsi nə olmalıdır?
4. Layihə öncəsi sorğunu pulsuz etməliyəm, yoxsa bunun üçün pul götürməliyəm?
5. Müştəri üçün belə bir sorğunun effektivliyini necə əsaslandırmaq olar, bu, öz bəhrəsini verə bilərmi?

Burada hər bir şirkət öz yolu ilə qərar qəbul edir: kimsə ümumiyyətlə belə bir imtahanı yersiz hesab edir (“döyüşə girəcəyik, sonra görəcəyik ...”); digərləri, həyata keçirərkən, bu işi ayrıca məqalədə qeyd etmirlər; digərləri bunu müstəqil iş mərhələsi kimi həyata keçirirlər, lakin bunun üçün pul götürmürlər; dördüncüsü haqlı olaraq layihəqabağı sorğunu ayrıca kommersiya məhsulu hesab edir. Menecer və məsləhətçi kimi təcrübəm göstərir ki, layihəqabağı sorğu avtomatlaşdırma sistemlərinin tətbiqi ilə bağlı demək olar ki, istənilən İT şirkətinin işinin zəruri komponentidir. Və bütün layihənin uğuru bəzən bu mərhələnin düzgün təşkilindən və keçirilməsindən asılıdır.

Bu məqalə çərçivəsində yuxarıda göstərilən suallara həm öz təcrübəmə, həm də ünsiyyət qurmalı olduğum müştərilərin təcrübəsinə əsaslanaraq, sıfırdan layihəqabağı sorğunun aparılması texnologiyasını tətbiq etməyə çalışacağam.

Layihə öncəsi sorğuya ehtiyac

Bir ixtiraçı komissiyaya gəlir və küçə üçün yeni təraş maşını təklif edir.
"Bəs cihazınız necə işləyir?" komitə üzvləri soruşur.
"Çox sadədir" deyə ixtiraçı cavab verir. "Yuvaya bir sikkə atırsan, başını maşına qoyursan və iki bıçaq səni qırxmağa başlayır."
"Bağışlayın, həmkarım, amma insanların üz formaları fərqlidir!" komissiya üzvləri ona irad tuturlar.
"Bəli" deyir ixtiraçı, "amma bu yalnız ilk təraşdan əvvəl...".

Hər hansı bir avtomatlaşdırmanın əsas vəzifəsi unikallığı qorumaqdır rəqabət üstünlükləri avtomatlaşdırılmış şirkət. Bu zarafatda olduğu kimi, avtomatlaşdırmadan sonra bütün şirkətlərin “eyni üzdə” olmasına imkan vermək olmaz. Buna görə də, əgər biz müştərinin biznesinin unikal rəqabət üstünlüklərini qorumaq istəyiriksə, o zaman biznes proseslərinin hər hansı modernləşdirilməsi ilə layihədən əvvəl sorğunun keçirilməsi mütləqdir.

Təbii ki, belə bir ehtiyacı şərtləndirən səbəbləri dərindən təhlil etmək olar. Bunlar layihənin yüksək təxmini dəyəri, avtomatlaşdırma zamanı mövcud biznes proseslərinin dəyişdirilməsi zərurəti, miqyasını əvvəlcədən müəyyən etmək mümkün olmayan işlərin layihəyə daxil edilməsi və s. ola bilər. Bununla belə, bir çox ibrətamiz nağılda necə olduğunu xatırlayın. komandir generalın məğlubiyyətin səbəbi haqqında hesabatını kəsdi:

"Bizim məğlubiyyətimiz bir sıra səbəblərdən qaynaqlandı" deyə general sözə başladı. - Birincisi, barıt xam idi ...
– Bəsdir, – komandir onu saxladı.

Burada oxşar vəziyyət var, çünki layihədən əvvəl sorğu üçün müştərinin unikal biznes xüsusiyyətlərinə malik olması kifayətdir (və hər bir şirkətdə bunlar olmalıdır, əks halda o, sadəcə olaraq bazarda sağ qalmaz və rəqiblərə yol verərdi).

Beləliklə, qlobal miqyasda bu cür işlərə ehtiyac məsələsi olduqca asanlıqla həll olunur - avtomatlaşdırılmış şirkət rəqabətli bazarda olarsa, onlar həyata keçirilməlidir.

Layihə öncəsi sorğu müştəriyə və İT şirkətinin özünə nə verir

Layihədən əvvəl sorğu zamanı müştəri:

• şirkətdə mövcud olan biznes proseslərinin ətraflı təsvirini almaq və müqayisə etmək real biznes onun haqqındakı fikri ilə;
• istifadə edərək mövcud biznes proseslərinin optimallaşdırılması praktiki təcrübə, oxşar şirkətlərdə əvvəlki tətbiqlər zamanı İT şirkətindən hansı məsləhətçilərin qəbulu;
• təklif olunan sistemin funksionallığının müştərinin real biznes proseslərinə uyğunluq dərəcəsini qiymətləndirmək;
• onların unikal üstünlüklərini vaxtında vurğulamaq və kommersiya istifadəsinə verildikdən sonra deyil, sistemin tətbiqi mərhələsində nəzərə almaq;
• onların biznes proseslərinin unikal xüsusiyyətlərinə görə sistemdə mümkün təkmilləşdirmələri nəzərə alaraq avtomatlaşdırma layihəsinin büdcəsini və vaxtını dəqiqləşdirmək;
• sistemin tətbiqi mərhələsində ehtiyac duyulacaq resursları (həm texniki, həm də insan) qiymətləndirin. Layihəni optimal müddətdə və büdcəni aşmadan başa çatdırmaq üçün bu resursların ayrılmasını vaxtında planlaşdırmaq;
• təxmin etmək mümkün risklər işin keyfiyyətinə təsir göstərə bilən;
• işin bir hissəsinin müstəqil şəkildə həyata keçirilməsi səbəbindən sistemin yerləşdirilməsi xərclərini optimallaşdırmaq;
• daha dəqiq qiymətləndirmə əldə edin iqtisadi təsir və investisiyanın qaytarılması.

İT şirkəti üçün lazımi araşdırmanın faydaları:

• satışdan əvvəlki mərhələdə (satıcılar “arzu” təklif etdikdə) formalaşan gözləntilərini sistemin konkret biznes proseslərini dəstəkləmək üçün real imkanlarına uyğunlaşdırmaqla müştəri məmnuniyyətinin səviyyəsinin artırılması;
• sistemin tətbiqi vaxtının və bunun üçün tələb olunan resursların dəqiqləşdirilməsi, onların bölüşdürülməsini əvvəlcədən planlaşdırmağa imkan verir;
• avtomatlaşdırma sisteminin konfiqurasiyası və ya yekunlaşdırılması zamanı onların nəzərə alınması üçün müştərinin unikal üstünlüklərinin vaxtında aydınlaşdırılması;
• icra müddətinin azaldılması və sərbəst işin yerinə yetirilməsi riskinin azaldılması. Sistemdə lazımi təkmilləşdirmələr adətən çatışmazlıqları aşkar edən sınaq əməliyyatı mərhələsi başa çatdıqdan sonra deyil, onun yerləşdirilməsindən əvvəl və ya ona paralel olaraq həyata keçiriləcək. Layihənin tamamlanma mərhələsində funksionallıqda uyğunsuzluğun aşkar edildiyi vəziyyət avtomatik olaraq əlavə planlaşdırılmamış işə səbəb olur. Eyni zamanda, müştəri adətən bu cür işləri maliyyələşdirməkdə çətinlik çəkir və layihəni uğurla başa çatdırmaq üçün onları çox vaxt pulsuz yerinə yetirmək lazımdır;
• icra keyfiyyətinə və müddətinə təsir göstərə biləcək ehtimal olunan risklərin müəyyən edilməsi. Bu risklərin layihənin uğuruna təsirini minimuma endirmək üçün zəruri tədbirlərin vaxtında təmin edilməsi;
• lisenziyaların sayını və layihənin strukturunu əsaslandırmaq üçün məlumatların əldə edilməsi;
• avtomatlaşdırılmış bölmələrdə mövcud vəziyyətin və onların işinin əsas parametrlərinin müəyyən edilməsi təklif olunan sistemin səmərəliliyini əsaslandırmağa imkan verəcəkdir;
• layihə üzrə sifarişçinin əsas icraçıları ilə məsləhətçilərin şəxsi əlaqələrinin qurulması onların birgə işini daha da asanlaşdıracaq;
• bu sənayedə müştərilərin əsas biznes prosesləri üzrə bilik bazasının genişləndirilməsi (əgər varsa).

Əlbəttə ki, layihədən əvvəl sorğunun lehinə olan bütün arqumentlər burada sadalanmır, lakin təcrübədən göründüyü kimi, bu, müştərini onun zəruriliyinə inandırmaq üçün kifayətdir.

Layihəqabağı sorğunun əsas vəzifələri

Aydındır ki, layihəqabağı sorğunun növbəti ən mühüm vəzifəsi müştərinin unikal rəqabət üstünlüklərini müəyyən etməkdir. Təcrübə göstərir ki, müştəri tərəfindən istifadə olunan biznes proseslərinin təxminən 75% -i eyni sənayedəki oxşar şirkətlərdəki proseslərlə üst-üstə düşür, 10% unikal rəqabət üstünlüklərini həyata keçirir, qalan 15% isə termodinamikanın ikinci qanununun nəticəsidir: ) ("xaosun təbii artımının" nəticəsi) və layihə zamanı aradan qaldırılmalıdır. Ancaq biznes üçün çox vacib olan rəqabət qabiliyyətli 10% sadəcə olaraq istənilən avtomatlaşdırma ilə qorunmalıdır (təbii ki, bu üstünlükləri rəsmiləşdirmək şərtilə). Çox vaxt bu problem sistemi müştəri üçün konfiqurasiya etməklə həll edilir, lakin bəzən proqramçıların xidmətləri biznesin unikal xüsusiyyətlərini nəzərə almaq tələb olunur. Qeyd edim ki, burada söhbət sifarişli inkişafdan yox, dövriyyənin avtomatlaşdırılması sistemlərinin tətbiqindən gedir.

Müştərinin rəqabət üstünlüyünün necə dəstəklənəcəyini başa düşməklə, İT şirkəti məhsulun təkmilləşdirilməsi ehtiyacını və dəyərini qiymətləndirə, həmçinin bunun üçün hansı əlavə resursların tələb oluna biləcəyini başa düşə biləcək.

Layihəqabağı sorğunun mühüm məqsədi müştərinin İT mühitinin vəziyyətinin diaqnostikası, yəni onun istifadə etdiyi kompüter avadanlığının, proqram təminatının, rabitə vasitələrinin, İT mütəxəssislərinin bacarıq səviyyəsinin və s. qiymətləndirilməsidir. Bu mərhələdə o, müştərinin sistemin avtomatlaşdırılmasının uğurla həyata keçirilməsi üçün kifayət qədər resursunun olub olmadığını anlamaq lazımdır. Burada biz layihəqabağı sorğunun başqa bir vəzifəsinə - layihənin potensial risklərinin təhlilinə və onların mümkün nəticələrinin təsvirinə gəlirik. Eyni zamanda, məsləhətçilər yalnız bütün mümkün riskləri qeyd etməməli, həm də müştəriyə onların hər birini azaltmaq yollarını təklif etməlidirlər.

İstənilən MDB bölmələrin əməliyyat fəaliyyəti haqqında məlumatların yığılmasını nəzərdə tutur, ona görə də layihəqabağı sorğunun növbəti mövzusu avtomatlaşdırılmış şöbələrin iş axınına tələblərin toplanması olmalıdır.

Sistemdə toplanmış məlumat, onu təhlil etmək mümkün olmadıqda, ölü çəki olaraq qalacaq, buna görə də layihədən əvvəl sorğu zamanı müştərinin hesabatın hansı növ və formalarına ehtiyacı olduğunu tapmaq çox vacibdir. Adətən, avtomatlaşdırma vasitələri artıq standart hesabat dəstini ehtiva edir, lakin hər bir müştəri haqlı olaraq öz biznesini unikal hesab edir və buna görə də, bir qayda olaraq, xüsusi hesabat generatorundan istifadə etməklə həyata keçirilən bu cür unikal sistem tələb olunur.

Layihəqabağı sorğunun təxirəsalınmaz vəzifəsi alınan bütün məlumatları nəzərə almaqla layihənin yekun büdcəsini və onun həyata keçirilmə vaxtını dəqiqləşdirməkdir. Bu şərtlərə müştərinin idarəetmə heyətinin layihədə iştiraka hazır olması, sifarişçi və podratçının nümayəndələrinin motivasiyası, avtomatlaşdırılmış şöbələrin əməkdaşları tərəfindən təxribat törədilməsi ehtimalı, mümkün işdən çıxarılması (və ya) kimi müxtəlif amillər təsir edə bilər. , əksinə, layihənin başlanmasından bir müddət sonra əsas menecerin işə götürülməsi, bütün avtomatlaşdırma məqsədlərinə çatmaq üçün mövcud kompüter parkının və texnoloji bazanın qeyri-kafi olması, satınalma büdcəsinin olmaması zəruri avadanlıq və daha çox. Buna görə də məsləhətçi bütün bu halları təfərrüatlı şəkildə öyrənməli və hesabatda, o cümlədən daxili istifadə üçün də əks etdirməlidir. İkinci - daxili hesabatın tərtib edilməsi əlaqələrin bütün nüanslarını və icra və inteqrasiya şöbəsinin mütəxəssisləri üçün tövsiyələri ətraflı şəkildə əks etdirməyə imkan verəcəkdir.

Layihədən əvvəl sorğu mərhələsində həll edilməli olan digər mühüm məsələ layihənin həyata keçirilməsi üsullarının seçilməsi ilə bağlı tövsiyələrin hazırlanmasıdır. Burada əvvəllər müştəri tərəfindən tərtib edilmiş problemlərdən hansının təklif olunan avtomatlaşdırma sisteminin köməyi ilə həll edilə bilməyəcəyini aydın şəkildə düzəltmək və bu vəziyyətdən təşkilati və ya digər yollar təklif etmək vacibdir.

Hər bir şirkət sorğu mərhələsində həll etmək istədiyi daha bir çox vəzifəni asanlıqla əlavə edə bilər, lakin, kimi real təcrübə, yuxarıda sadalanan suallara cavab almaq artıq layihə öncəsi sorğunu kifayət qədər effektiv edir.

Adətən layihə öncəsi sorğunun nəticəsi nədir

• müştərinin mövcud biznes proseslərinin təsviri;
• avtomatlaşdırma sisteminin köməyi ilə həll edilməli olan əsas vəzifələrin siyahısı;
• müştərinin biznes proseslərinin qiymətləndirilməsi və İS-in verdiyi üstünlüklər nəzərə alınmaqla şöbələrin işinin dəyişdirilməsi və ya optimallaşdırılması üzrə tövsiyələr;
• sistemin tətbiqi zamanı nəzərə alınmalı olan müştərinin unikal rəqabət üstünlükləri;
• mövcud İT mühitinin sistem tələblərinə uyğunluğunun təhlili korporativ idarəetmə, onun dəyişdirilməsi üçün tövsiyələr;
• MDB-nin müştərinin mövcud İT infrastrukturuna inteqrasiyası üzrə işlərin qiymətləndirilməsi;
• avtomatlaşdırılmış şöbələrdə iş axınının təsviri və analitika üçün tələblər;
• layihənin icrası zamanı mümkün risklərin qiymətləndirilməsi və onların təsirini minimuma endirmək üçün zəruri tədbirlərin müəyyən edilməsi;
• təklif olunan nəzarət sistemində həyata keçirilə bilməyən və təkmilləşdirmə tələb edən müştərinin istəklərinin təsviri, belə təkmilləşdirmənin vaxtının və dəyərinin qiymətləndirilməsi;
• təklif olunan variantın əsaslandırılması, sifarişçi üçün tələb olunan iş stansiyalarının sayının müəyyən edilməsi və layihənin büdcəsinin dəqiqləşdirilməsi ilə layihənin həyata keçirilməsi üçün təklif.

Layihəqabağı sorğunun ayrıca sənədi ilkin iş qrafiki, o cümlədən digər şeylər arasında məsul şəxslərin (həm sifarişçidən, həm də podratçıdan) razılaşdırılmış siyahısı, onların məsuliyyət sahələri və işçilər arasında qarşılıqlı əlaqənin əsas qaydaları olmalıdır. onlar. Sistemin səmərəli tətbiqi üçün sifarişçinin əməkdaşları ilə sorğu keçirən İT şirkətinin mütəxəssisləri arasında məlumat mübadiləsinə dair əsasnamənin tərtib edilməsi, ən əsası isə işlərin yerinə yetirilməsinə nəzarətin vaxtı və qaydasının müəyyən edilməsi tövsiyə olunur. .

Bəzi şirkətlər (əksər hallarda fərdi inkişafla məşğul olanlar) layihədən əvvəl sorğu başa çatdıqdan sonra müştəriyə spesifikasiya layihəsi təqdim edirlər.

Layihədən əvvəl pulsuz sorğu keçirin və ya bunun üçün pul götürün?

Sorğunun məqsədi yuxarıda təsvir olunan vəzifələrə uyğundursa, o zaman əhəmiyyətli şirkət resurslarının yayındırılmasını tələb edəcək və mütləq ödənilməlidir. Layihə öncəsi bu sorğu avtomatlaşdırmaya olan ehtiyacı, vaxtı və büdcəni qiymətləndirməyə deyil, həm də müştərinin mövcud biznes proseslərini optimallaşdırmağa imkan verən tam hüquqlu konsaltinq xidmətidir.

Təcrübə göstərdiyi kimi, şirkət müvafiq texnologiya tətbiq edibsə və satıcılar sorğunun məqsədini və müştərinin hansı faydaları əldə edəcəyini aydın bilsələr (və müştəriyə aydın şəkildə izah edə bilsələr) layihəqabağı sorğu xidmətlərini satmaq çətin deyil. ondan.

Layihə öncəsi sorğunun effektivliyini müştəri üçün necə əsaslandırmaq olar

Potensial qənaət kanallarını nəzərdən keçirin, onların nəzərdən keçirilməsi layihədən əvvəl sorğuya ehtiyacı əsaslandırmağa kömək edə bilər.

1. İnsan resurslarına və vaxta qənaət:
   • üzrə müştərinin unikal rəqabət üstünlükləri üçün sistemi yekunlaşdırarkən ilkin mərhələ istismara verildikdən sonra deyil, həyata keçirilməsi;
   • müəssisənin İT mühitinin vəziyyəti və inteqrasiyanın nüansları haqqında bütün məlumatların icra zamanı deyil, başlamazdan əvvəl dəqiqləşdirilməsi səbəbindən sistemin müştərinin İT infrastrukturuna inteqrasiyası mərhələsində;
   • həm podratçı, həm də sifarişçi tərəfindən maddi və insan resurslarının vaxtında ayrılması sayəsində;
   • sistemin tətbiqi prosesinə təsir edə biləcək mümkün risklərin erkən qiymətləndirilməsi və onların mənfi nəticələrinin minimuma endirilməsi üçün zəruri tədbirlərin işlənib hazırlanması hesabına.
     Layihənin gedişatında hər hansı bir gecikmə müştəri üçün ciddi əlavə xərclərə çevrilir ki, bu da hər bir konkret halda olduqca asanlıqla hesablana bilər.
2. İcra xərclərinin mümkün azalması:
   • müştərinin öz gücü ilə yerinə yetirə biləcəyi xidmətləri və işləri müəyyən etməklə;
   • bəzi işlərin real əmək intensivliyini aydınlaşdırdıqdan sonra onların vaxtını tənzimləməklə.
3. Müştərinin unikal xüsusiyyətlərini nəzərə almaqla, biznes proseslərini optimallaşdırmaqla MDB-nin səmərəliliyinin və işçilərin məhsuldarlığının artırılması.
4. İmtina avtomatlaşdırılmış sistem, əgər layihəqabağı sorğu mərhələsində bunun müştərinin tapşırıqlarını həll etməyə imkan verməyəcəyi və ya onun təftişinin çox baha başa gələcəyi məlum olarsa.
   Təcrübəmdə belə bir hal var idi ki, çox spesifik biznes prosesləri olan bir müştəriyə layihədən əvvəl keçirilmiş sorğunun nəticələrinə əsasən MDB-ni yerləşdirməyi deyil, onu həyata keçirməyi tövsiyə etdilər. təşkilati dəyişikliklər və müştəriləri ilə işləmə texnologiyasını optimallaşdırın, çünki sistemin tətbiqi effekti (bahalı yenidən baxılmasını tələb edirdi) xərcləri ödəməyəcək. Nəticədə, müştəri on minlərlə dollara qənaət etdi və layihəqabağı sorğu yalnız məsləhətçilərin tövsiyəsi ilə işçilərin iş texnologiyasını dəyişdirən şöbənin səmərəliliyinin artırılması hesabına öz bəhrəsini verdi.

Layihəqabağı sorğu mərhələsinin olmaması əksər hallarda həm icra zamanı yaranan təşkilati, həm də texniki problemlər səbəbindən layihələrin həyata keçirilməsində əhəmiyyətli ləngimələrə və onların dəyərinin artmasına səbəb olur. Çox vaxt belə layihələr ümumiyyətlə uğursuzluqla başa çatır. Standish Group-un araşdırmasına görə, onların təhlil etdiyi 2,5 min İT layihəsinin demək olar ki, üçdə biri nəinki uğursuz olub, ümumiyyətlə tamamlanmayıb. Rusiyada bu cür məlumatları əldə etmək daha çətindir, amma əminəm ki, uğursuz tətbiqlərin nisbəti heç də az olmayacaq.

Buna görə də, əgər konsaltinq şirkəti öz təcrübəsində reallaşmamış layihələrin olmasını istəmirsə, o zaman sadəcə olaraq müştərilərin biznesi ilə bağlı layihədən əvvəl sorğu keçirməlidir. İşə qarışıb nüfuzunuza ləkə vurmaqdansa, ilkin mərhələdə müqavilədən imtina etmək daha yaxşıdır.

Biz müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi ilə bağlı silsilə məqalələrə başlayırıq. Birinci məqalənin mövzusu elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin (EDMS) tətbiqindən əvvəl layihə öncəsi sorğudur.

Tutaq ki, təşkilatın rəhbərliyi EDMS-in tətbiqi üçün yetişib. Və sonra nə olacaq? Şirkət hansı addımları atmalıdır və atmalıdır?

Ən asan yol elektron sənəd dövriyyəsi sistemini tətbiq edəcək qurumla dərhal əlaqə saxlamaq, başqa sözlə, “problemlər yarandıqca həll edəcəyik” mövqeyindən çıxış etməkdir. Ancaq sadə üsul həmişə daha ucuz deyil. İlk növbədə, satınalan təşkilat EHİS-in həyata keçirilməsinin həcmini qiymətləndirməlidir. Buna görə də, başlamazdan əvvəl işlərin vəziyyətini təhlil etməlisiniz. Bunun üçün avtomatlaşdırılacaq prosesləri öyrənmək, başqa sözlə, layihəqabağı sorğu aparmaq lazımdır.

HƏRRACİYƏ EDƏN TƏŞKİLATIN NÖZÜMÜNDƏN layihədən əvvəl sorğu

İcraçı təşkilatın mövqeyindən layihəqabağı sorğu istənilən informasiya sisteminin tətbiqində tam hüquqlu ilk mərhələdir və icra xidmətlərinin göstərilməsi üçün müqaviləyə daxil edilir. Və SED də istisna deyil.

Bu halda, layihədən əvvəl sorğuya aşağıdakılar daxildir:

Təşkilatda mövcud sistemin diaqnostikası

Ofis işi;

Sənədlərlə işin faktiki vəziyyətinin sənədləşmə təminatını tənzimləyən təşkilatın daxili normativ sənədlərinə uyğunluğunun təhlili;

Sənəd axınının və ofis işlərinin optimallaşdırılması;

Daxili normativ sənədlərə müvafiq dəyişikliklərin edilməsi;

EDMS-in həyata keçirilməsində risklərin müəyyən edilməsi;

Avtomatlaşdırmanın sərhədlərinin müəyyən edilməsi, təşkilatın mövcud İT infrastrukturunun yoxlanılması, EDMS üçün xüsusi İT həllinin təklif edilməsi;

EDMS-nin mövcud İT infrastrukturuna inteqrasiyası üzrə işlərin qiymətləndirilməsi.

Layihəqabağı sorğunun nəticəsi “Funksional tələblər” sənədi və ya “Sorğu üzrə hesabat” və ya “Texniki tapşırıqlar” layihəsi (layihənin mürəkkəbliyindən və müqavilə şərtlərindən asılı olaraq) olacaqdır. Bu sənədlərdə aşağıdakı sorğu nəticələri olacaq:

Tədqiq olunan iş proseslərinin və təşkilatın sənəd axınının ofis işi baxımından təsviri və sənəd dəstəyi;

Nəzərə alınan prosesləri sistemləşdirmək üçün təşkilatda istifadə olunan sənədlərin və hesabat formalarının siyahısı;

İstifadəçi rollarının təsviri;

Təşkilatda mövcud İT infrastrukturunun texniki auditi;

Təşkilatın EDMS-i həyata keçirməyə hazırlığının qiymətləndirilməsi;

EDMS-nin tətbiqi nəzərə alınmaqla nəzərdən keçirilən biznes proseslərin optimallaşdırılması üzrə təkliflər;

Layihə planı (EDMS-nin hazırlanması və tənzimlənməsi, işçilərin təlimi, EDMS-nin pilot istismarı, EDMS-nin sənaye istismarı) qiymətləndirmə ilə zəruri xərclər(insan və maliyyə);

Lazımi avadanlıq üçün texniki şərtlər;

işçilərin ixtisasartırma işlərinin təşkili üzrə təkliflər.

Bəzən icraçı təşkilatlar layihədən əvvəl pulsuz sorğu keçirməyi təklif edirlər. Bu, təşkilatı müştəri kimi cəlb etmək üçün edilir,

lakin nadir hallarda tətbiq olunur.

Həmçinin, bəzi icraçı təşkilatlar iş üçün proqramın pulsuz demo versiyasını təqdim edirlər (adətən bir ay ərzində). Bu, proqrama öyrəşməyə, onun bütün müsbət və mənfi cəhətlərini qiymətləndirməyə, interfeysə öyrəşməyə imkan verir.

MÜŞTƏRİ TƏŞKİLATININ NÖZƏRİNDƏN LAYİHƏDƏN ƏVVƏL SORĞU

Müştəri təşkilatının mövqeyindən, layihə öncəsi sorğu auditdir: mövcud vəziyyəti başa düşmək və sənəd axınının idarə edilməsi baxımından ən problemli məqamları müəyyən etmək üçün rəhbərlik üçün sənədli dəstək proseslərinin təhlili. Satınalan təşkilatın təkbaşına belə tam hüquqlu sorğunu tam yerinə yetirməsi bir neçə səbəbə görə çətin olacaq. Əvvəla, belə bir müayinənin məhz necə aparılması ilə bağlı təcrübə və məlumatın olmaması ilə əlaqədardır. Ağlabatan sual yaranır: bu qədər çətindirsə, niyə təkəri yenidən ixtira etmək lazımdır? Dərhal icraçı təşkilatla əlaqə saxlamaq asan deyilmi? Mümkündür, amma asan daha ucuz demək deyil...

Müştəri təşkilatına sənədləşmə proseslərinin sorğusunu nəyin verdiyini düşünün.

■ EDMS-in tətbiqi məqsədlərini formalaşdırmaq.

■ EDMS-in gələcəkdə yerinə yetirməli olduğu vəzifə və funksiyaların müəyyən edilməsi (həyata keçirmə sərhədlərinin müəyyən edilməsi). Çox vaxt, aydın məqsəd və vəzifələri yerinə yetirmək əvəzinə, müştəri təşkilatı EDMS-nin tətbiqi ilə həll edilməli olan problemləri sadalamağa başlayır. Amma eyni deyil. Buna görə də, təşkilat EDMS-nin həyata keçirilməsi nəticəsində nə əldə etmək istədiyini dəqiq bilməli və icraçı təşkilat qarşısında konkret vəzifələr qoymalıdır.

■ Təşkilatın həyatının real mənzərəsinin qiymətləndirilməsi (onun təşkilati strukturu, funksiyaları, şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqə və s.). Bu imkan təşkilatın daxili normativ sənədlərinin praktikada necə həyata keçirildiyi mövzusunda təhlili ilə təmin edilir. Müddəaların təhlili zamanı struktur bölmələri, vəzifə təlimatları, qarşılıqlı əlaqə qaydaları, maraqlı faktlar aydınlaşdırılır. Məsələn, belə çıxa bilər iş təsvirləri müəyyən işçilər ümidsizcə köhnəlmiş və ya ümumiyyətlə yoxdur. Struktur bölmələr isə öz funksiyalarını yerinə yetirmir və ya əksinə, öhdəlik götürdüklərini yerinə yetirmir və s.

■ Mövcud sənədləşmə proseslərinin təsviri. Burada da çoxlu sürprizlər ola bilər.

■ Sorğu edilmiş və təsvir edilmiş biznes proseslərini optimallaşdırmaq imkanı. Əgər buna ehtiyac varsa. Belə təhlildən sonra daxili qaydaları yeniləmək lazım gələ bilər.

■ Öz resurslarının qiymətləndirilməsi (insan və texniki). Sistemi tətbiq etməzdən əvvəl mütəxəssislərdən layihənin həyata keçirilməsində nə qədər iştirak tələb olunacağını və buna nə dərəcədə hazır olduqlarını anlamaq lazımdır. Mütəxəssis-icraçılardan danışırıqsa, o zaman onların əmr verməsi kifayətdir. Lakin liderlərlə vəziyyət daha mürəkkəbdir. Proses başlamazdan əvvəl EDMS-in həyata keçirilməsində inzibati heyətin iştirakı müzakirə edilməlidir. Həmçinin, kifayət qədər kompüterin olub olmadığını, proqram təminatının köhnəldiyini və s. öyrənmək üçün öz İT infrastrukturunuzu təhlil etmək artıq olmaz.

■ EDMS tətbiq edərkən risklərin və onların aradan qaldırılması yollarının müəyyən edilməsi. Sistemi tətbiq etməzdən əvvəl risklərin müəyyən edilməsi onları minimuma endirəcək. Risklər nələrdir? Nə olursa olsun:

Lazımi normativ sənədlərin olmaması və ya uyğunsuzluğu riski;

Təşkilatın kifayət qədər texnoloji avadanlığının olmaması riski;

Səhv olma riski maliyyə qiymətləndirməsi EDMS-nin tətbiqi və dəstəklənməsi və s.

ÖZÜNÜZ TƏRƏFİNDƏN ƏVVƏLİNDƏN DİZAYN SORĞU NECƏ KEÇİRİLƏCƏK

■ Mərhələ 1: layihə rəhbərini təyin edin. Layihə meneceri sənəd idarəetməsi məsələlərini başa düşməli və təşkilatın İT infrastrukturunu yaxşı bilməlidir. Hər bir təşkilatda bu tələblərə cavab verən bir mütəxəssis yoxdur, buna görə də çox vaxt layihəyə iki işçi rəhbərlik edir - ofis rəhbəri və İT direktoru.

■ Mərhələ 2: təhlil tənzimləyici çərçivə . Bu mərhələdə yerli öyrənmək lazımdır qaydalar sənədlər baxımından təşkilatlar. haqqında yalnız ofis işi üçün təlimatlar haqqında deyil. Siz həmçinin müqavilələrin idarə edilməsi, mühasibat sənədlərinin dövriyyəsi və s. ilə bağlı daxili qaydaları öyrənməlisiniz.

■ Mərhələ 3: müsahibə aparın. Müsahibə aparmaq üçün respondentlərin dairəsini müəyyən etmək lazımdır. Yerli normativ sənədlərin öyrənilməsi buna kömək edəcəkdir. Respondentlərin siyahısına, məsələn, struktur bölmələrin rəhbərləri, onların müavinləri və EDMS-nin potensial əsas istifadəçiləri (məsuliyyət daşıyan mütəxəssislər) daxil ola bilər.

sənədlərin yaradılması, təsdiqi və s. üçün). Müsahibə üçün sualların siyahısını hazırlamaq lazımdır (məsələn, bax).

Aparat rəhbəri üçün sorğu vərəqəsinin suallarının siyahısı və onlara təxmini cavablar

1 . Struktur bölmənizin yerinə yetirdiyi funksiyaları təsvir edin.

Cari işgüzar sənədlərin, o cümlədən rəhbərliyin əmr və sərəncamlarının uçotu, uçotu, saxlanması və müvafiq struktur bölmələrinə təhvil verilməsi, habelə işlərin formalaşdırılması və onların depozitə verilməsi üzrə işlərin təşkili.

Daxil olan və gedən yazışmaların vaxtında işlənməsini, təyinat yerinə çatdırılmasını təmin etmək.

Sənədlərin icra müddətlərinə və onların düzgün rəsmiləşdirilməsinə nəzarət.

Uçotların aparılması üçün təlimatların hazırlanması və həyata keçirilməsi.

Şöbələrdə işgüzar işin təşkilinə metodik rəhbərlik.

İşlərin düzgün formalaşdırılmasına, saxlanmasına və arxivə vaxtında çatdırılmasına nəzarət.

Xarici və daxili sənəd idarəetməsinin təmin edilməsi.

Rəhbərlik tərəfindən çağırılan iclasların hazırlanmasında və onların saxlanmasının təşkilində iştirak.

Sənədlərə girişin müəyyən edilmiş rejiminin təmin edilməsi.

Sənədlərlə işin yeni üsul və vasitələrinin tətbiqi.

2 . Vahidin strukturunu və kəmiyyət tərkibini təsvir edin.

Katiblik - 4;

ekspedisiya - 1;

qəbul - 2;

arxiv - 2.

3. Siz birbaşa hansı funksiyaları yerinə yetirirsiniz?

Ofis menecmenti.

4. Şöbədə sənəd dövriyyəsinin cari həcmi nə qədərdir (gün ərzində sənədlərin sayı, onların ölçüsü vərəqlərdə və ya MB). Sizcə, gələn il hansı həcmdə sənədlər olacaq (artım və ya azalma)?

Daxil olan sənədlər - 14 000 ədəd;

gedən sənədlər - 13500 ədəd;

daxili sənədlər - 4 ədəd.

Çox güman ki, gələn il sənəd dövriyyəsinin həcmi dəyişməyəcək.

5. Hazırda cari tapşırıqların avtomatlaşdırılması üçün şöbənizdə informasiya sistemindən (sistemlərdən) istifadə edirsinizmi? Əgər belədirsə, hansını? Orada hansı funksiyalar yerinə yetirilir?

6. Təşkilatın, bölmənin sənədləşdirilməsini tənzimləyən mövcud normativ sənədləri sadalayın (işgüzar iş üçün təlimatlar, vəzifə təlimatları, iş qaydaları və s.). Onlardan hansını işinizdə istifadə edirsiniz, hansını əhəmiyyətsiz hesab edirsiniz?

Təşkilat Standartı:

İnzibati sənədlər. Sifarişlər və göstərişlər. İnkişaf, təsdiq, imzalanma, qeydiyyat və ləğvetmə qaydası.

daxil olan sənədlər. Qəbul, baxılma, icraya təhvil və operativ saxlama qaydası.

gedən sənədlər. Hazırlanması, razılaşdırılması, imzalanması, qeydiyyatı və göndərilməsi qaydası.

İşin nomenklaturası. Təşkilatın sənədlərinin saxlanması, istifadəsi və məhv edilməsi.

7. Şirkətin digər bölmələri ilə qarşılıqlı əlaqə tənzimlənirmi?

İnzibati-təsərrüfat şöbəsi (AHO) istisna olmaqla, bütün struktur bölmələrlə qarşılıqlı əlaqə daxili nizamnamə ilə tənzimlənir. normativ sənədlərşirkətlər. ACS ilə qarşılıqlı əlaqə tənzimlənmir (kuryer üçün ərizələr, təcili poçtla yazışmaların göndərilməsi üçün ərizələr və s.).

8. Sizcə, EDMS hansı funksiyaları yerinə yetirməlidir?

Sənəd idarəetməsi elektron formatda. Müxtəlif sənədlərin elektron formada (MS Word, MS Excel, MS Visio formatlarında) yaradılması və saxlanılması; sənədləri axtarın; sənədlərin versiyalarının saxlanması; sənədlərin qovluqlarda strukturlaşdırılması; sənədlərə giriş hüququnun verilməsi; sənəd tarixi.

Sənədləşmə proseslərinin idarə edilməsi. Bütün mərhələlərdə sənədlərin təsdiqi və işlənməsi proseslərinə dəstək; sərəncamlar vermək və onların icrasına nəzarət etmək.

Kağız sənədlərin qeydiyyatı; işlərin nomenklaturasının aparılması; kağız sənədlərin yerləşməsinə nəzarət.

Müqavilə idarəetməsi. Müqavilələrin təsdiqi və qeydiyyatı prosesinin təşkili.

Görüş rəhbərliyi. İclasların hazırlanması və keçirilməsinin təşkili (yerin və vaxtın razılaşdırılması, iştirakçıların tərkibi, gündəliyi); protokolun formalaşdırılması və paylanması; iclaslarda qəbul edilmiş qərarların icrasına nəzarət.

9. Bütün növ sənədlərlə gördüyünüz iş növlərini sadalayın.

Daxil olan sənədlər (təşkilata daxil olan sənədlər):

. qəbul və emal;

. rəhbər tərəfindən baxılması (qərar);

. qeydiyyat;

. icra;

. icrasına nəzarət;

. cari saxlama və istifadə;

. arxiv anbarına köçürmək.

Çıxış sənədləri (təşkilatda yaradılan və törəmə müəssisələrə göndərilən sənədlər və asılı şirkətlər təşkilatlar, üçüncü şəxslər və ya şəxslər):

. layihənin hazırlanması;

. sənəd layihəsinin təsdiqi;

.

. imzalama;

. təsdiq (lazım olduqda);

. yazışmaların qeydiyyatı;

. sənədin ünvan sahibinə göndərilməsi;

. işdə ikinci nüsxənin verilməsi.

Daxili sənədlər (sərəncam, göstəriş, memorandum, izahat məktubu, izahat qeydi, ərizə):

. sənədin hazırlanması;

. layihənin təsdiqi;

. dizaynın düzgünlüyünün yoxlanılması;

. imzalama;

. qeydiyyat;

. sənədin icraçılara verilməsi;

. sənədin icrası;

. sənədlərin icrasına nəzarət;

. icra sənədinin işə təqdim edilməsi.

10. Daxil olan sənədlərin yönləndirilməsi emalı və qeydiyyatı prosedurunu təsvir edin.

Bütün daxil olan yazışmalar ofisdə qəbul edilir və qeydiyyata alınır.

“Şəxsən” qeyd olunan yazışmalar şəxsən ünvana və ya onun səlahiyyətli nümayəndəsinə çatdırılır. “Məxfi” qeyd olunan yazışmalar məxfi qeydlərin aparılmasına cavabdeh olan şəxs tərəfindən aparılır.

Daxil olan yazışmalardan olan zərflər zərfin üzərindəki təqvim ştampının göndərilmə və ya qəbul vaxtının təsdiqi kimi xidmət etməli olduğu hallarda saxlanılır və sənədlərə əlavə olunur. bu sənəd və ya göndərənin ünvanı yalnız zərfin üzərindədirsə. İddia xarakterli məktublar, habelə vətəndaşların müraciətləri olan zərfləri saxlamağınızdan əmin olun.

Daxil olan sənədlərin qeydiyyatı qaydası

Təşkilatın rəhbərliyinə ünvanlanan bütün sənədlər qeydiyyata alınır (qeydiyyata alınmayan sənədlərin təxmini siyahısına daxil edilmiş sənədlər istisna olmaqla).

Qəbul edilmiş sənədlərə qəbul tarixini, daxil olan seriya nömrəsini göstərən qeydiyyat möhürü vurulur. Sənədə əlavə varsa, gələn nömrənin yanında bu barədə qeyd edilir. Möhür sənədin birinci vərəqinin ön tərəfində aşağı sağ küncdə yerləşdirilir.

Seriya nömrələri qeydiyyat seriya nömrələrinin reyestrində qeyd olunur.

Qeydiyyata alınmayan sənədlərə möhür vurulur və yalnız sənədin alınma tarixi göstərilir.

Qeydiyyatdan keçərkən tək giriş prinsipinə əməl edilməlidir: hər bir sənəd ofisdə yalnız bir dəfə qeydiyyata alınır.

11. Rəhbərliyin daxil olan sənədlərə necə baxdığını və qərarlar qəbul etdiyini təsvir edin.

Rəhbər tərəfindən baxılmasını tələb edən sənədlər qeydiyyata alındıqdan sonra ona verilir.

Lazım gələrsə, katib seçir Əlavə materiallar(müqavilələr, məktublar, aktlar və s.) və onları daxil olan sənədlərlə birlikdə rəhbərə verir.

Qərarda rəhbərin sənədlə bağlı qərarı öz əksini tapır.

Qərarda ifaçı göstərilir, nəyi və hansı tarixə qədər etməli olduğu göstərilir, sonra tarix və rəhbərin imzası qoyulur.

Rəhbərdən sənədləri qəbul edən katib qərardan məlumatları daxil olan poçt reyestrinə daxil edir.

Bundan sonra sənəd qərarda göstərilən podratçıya verilir.

Bir neçə şöbə tərəfindən icra edilən sənədlər onlara bir-bir və ya eyni vaxtda nüsxələrdə (surətin surətini çıxarmaqla) verilir.

12. Nəzarət üçün sənədlərin təyin edilməsi prosedurunu təsvir edin.

Sənədin nəzarətə götürülməsi üçün əsas ola biləcək qərara (qərarda icraçının adı, əmrin məzmunu, icra müddəti, imzası və tarixi göstərilir) baxılaraq təyin edildikdən sonra sənəd podratçıya daxil olma tarixi göstərilməklə daxil olan sənədlərin reyestrinə alınmaqla podratçıya verilir.

Qətnamədə bir neçə icraçı göstərilibsə, sənədin əlavə surətləri hazırlanır.

Sənədin əsli əvvəlcə qərarda göstərilən icraçıya göndərilir.

Sənəd bir neçə icraçıya göndərilərkən materialın hazırlanmasına birinci olaraq qətnamədə göstərilən icraçı (məsul icraçı) cavabdehlik daşıyır. Digər ifaçılar (birgə ifaçılar) təqdim etməlidirlər zəruri materiallar onunla razılaşdırılmış müddətlərdə məsul icraçıya.

İfa hesabatı qərarda göstərilən bütün ifaçılar tərəfindən təsdiq edilməlidir.

13. Sənədlərin icrasına nəzarət prosesini, icraya qəbul edilmiş sənədlərin uçotunun aparılması qaydasını, sənədlərin nəzarətdən çıxarılması qaydasını təsvir edin.

a) Hansı sənədlərin (sərəncamların) icrasına məcburi nəzarət edilir?

. İnzibati sənədlər (sərəncamlar, göstərişlər);

. sənədlər (protokollar, məktublar, ofis qeydləri, planlar və s.) iş üçün xüsusi təlimatları ehtiva edir

onlarla və son tarixlərlə; cavabın hazırlanmasını, tədbirlərin, hesabatın keçirilməsini və s. tələb edilməsi;

. baxılan sənədlərə (məktublara və s.) dair verilmiş qərarlarda (o cümlədən elektron formada) olan göstərişlər;

. ayrıca, heç bir sənədə aid olmayan, rəhbərin göstərişləri, sənədləşdirilmiş (o cümlədən elektron formada).

b) Hansı hallarda sənədlər (sərəncamlar) icra edilmiş sayılır?

. Onlar üzrə hazırlanmış yekun sənədlər baxılmaq üçün geri qaytarılmır və onlar haqqında müvafiq qərar qəbul edilib;

. göstərişlərə uyğun olaraq hazırlanmış sənədlərin layihələrinin razılaşdırılması və imzalanmasını başa çatdırıb.

. sənədin (sərəncamın) icrası üçün hazırlanmış göndəriş məktubları qeydə alınır və göndərilir;

. müqavilə sənədləri qeydiyyata alınır;

. tapşırıqların icrasına nəzarət etmək vəzifəsinə daxil olan rəhbər (nəzarətçi) onlarda qoyulmuş sualların mahiyyəti üzrə icrasını təsdiq edir.

c) Məsul icraçı və birgə icraçıların hüquqları hansılardır?

. Birbaşa tabeliyində olanlara göstərişlər vermək və onlar tərəfindən göstərişlərin icrasına nəzarət etmək;

. işçilərdən sənədin (sərəncamın) icrası üçün zəruri olan məlumatları tələb etmək;

. sənədin (sərəncamın) icrası qaydasını (o cümlədən, sərəncamın icrası üçün materialların hazırlanması və əlaqələndirilməsi qaydasını, sifarişin icrası üzrə işdə birgə icraçıların iştirak şərtlərini və formasını) müəyyən edir;

. birgə icraçıların işini əlaqələndirmək;

. kollegial müzakirə aparmaq və sənədin (sərəncamın) icrası məsələlərini həll etmək üçün birgə icraçıları çağırmaq;

. birgə icraçılar tərəfindən verilmiş təklif və iradların yekun sənədin layihəsinə daxil edilməsi və ya daxil edilməsindən imtina edilməsi barədə əsaslandırılmış qərar qəbul etmək;

. uzadılmanın obyektiv səbəblərini və planlaşdırılan icra tarixini göstərən sənədlərin (sərəncamların) icra müddətinin uzadılmasına dair təkliflər hazırlamaq.

d) Podratçı nəyə görə məsuliyyət daşıyır?

. Hazırlanma keyfiyyəti (yekun sənədin hazırlanmasında istifadə olunan məlumatların tamlığı və etibarlılığı), sənədin (sərəncamın) icrası üçün hazırlanmış sənədlərin icrasının düzgünlüyü;

. birgə icraçıların və əlaqələndirici şəxslərin (təşkilatların) irad və təkliflərinin tamlığı və düzgün əks etdirilməsi yeni nəşr sənəd (sərəncam);

. sənədin (sərəncamın) icrası üçün müəyyən edilmiş müddətlərə riayət edilməsi;

. orijinal sənədin təhlükəsizliyi (sənədin əsli ona verildikdə).

e) Sənədlərin (sərəncamların) icrası üçün hansı müddətlər var?

Sənəddə və ya göstərişdə (qərarda), bir qayda olaraq, onun icrası üçün son tarix (təqvim tarixi) müəyyən edilir.

Əgər qərarın mətnində tarix və ya müddət əvəzinə terminin şifahi mənada tərifi varsa, göstəriş müvafiq müddətdə icra edilməlidir:

. "çox təcili", "dərhal" - bir iş günü ərzində;

. "təcili" - üç iş günündən çox olmayan müddətdə;

. "tezliklə" - 10 iş günündən çox olmayan müddət ərzində.

Sifarişin icrası üçün son müddət müəyyən edilmədikdə, sərəncam 30-dan çox olmayan müddətdə icra edilməlidir. təqvim günləri yaxud göstərişin (qərarın) aid olduğu sənəddə göstərilən müddətə uyğun olaraq.

f) Nəzarətçinin hüquqları hansılardır?

. Sənədin (sərəncamın) icrasının gedişi haqqında məlumat tələb etmək;

. təşkilatın yerli normativ aktlarının tələbləri pozulmaqla tərtib edilmiş sənədləri yenidən baxılmaq üçün geri qaytarmaq;

. sənədləri (sərəncamları) nəzarətdən çıxarmaq.

14. Çıxış sənədlərinin qeydiyyatı və göndərilməsinin işlənməsi prosedurunu təsvir edin.

Rəhbərlik tərəfindən həmin gün imzalanmış sənədlər qeydiyyata alınaraq göndərilmək üçün idarəyə təhvil verilməlidir.

Göndərmək üçün qəbul edilmiş sənəd qeydiyyata alınmazdan əvvəl onun rəsmiləşdirilməsinin düzgünlüyü yoxlanılır:

. forma elementlərinin, imzanın, tarixin, zəruri vizaların və ifaçı haqqında məlumatların olması;

. mətnin başlığının olması, cavabın verildiyi sənədin nömrəsi və tarixi;

. alıcının ünvanının düzgünlüyü;

. sənəddə göstərilən əlavələrin, habelə çıxış sənədinin tərtib edildiyi materialların olması (əgər bu, daxil olan məktuba cavabdırsa);

. tələb olunduğu hallarda möhürün olması.

Səhv tərtib edilmiş sənədlər ifaçılara qaytarılır.

Sənəd bir neçə ünvana göndərildikdə, icraçı imzalanmış məktubun bütün alanlara göndərilməsi üçün lazım olan qədər, surətinin isə bir nüsxəsini təhvil verir.

İcrası yoxlanıldıqdan sonra sənəd jurnalda qeydə alınır və sənədin bütün nüsxələrində ardıcıllıqla çıxan nömrə yazılır.

Çıxış nömrəsi cavabı hazırlamış struktur bölmənin indeksindən, işlərin nomenklaturasına uyğun iş nömrəsindən və seriya nömrəsindən ibarətdir.

Yuxarı sol küncdə çıxan sənədin surətinə təsdiq edilmiş qeydiyyat möhürü qoyulur.

Yazışmalar poçt şöbəsinə göndərilmək üçün təhvil verilir və ya kuryerlər tərəfindən çatdırılır.

Göndərilən sənədlərin təsdiq edilmiş surətləri həmin gün işlərə verilməsi üçün müvafiq şöbələrə icraçılara verilir.

15. Əmrin (təlimat) işlənib hazırlanması prosedurunu təsvir edin.

İmzaya təqdim edilməzdən əvvəl sərəncamın (sərəncamın) layihəsi deputatlar tərəfindən təsdiq edilir CEO fəaliyyət sahələrində, rəhbər hüquqi idarəetmə və digər maraqlı struktur bölmələrinin rəhbərləri.

Hüquqşünaslar sənəd layihəsini təsdiq edərkən onun mövcud qanunvericiliyə uyğunluğunu, habelə normativ sənədlərə istinadların düzgünlüyünü yoxlayırlar.

Vizalar orijinal sifarişin son səhifəsinin arxasına yapışdırılır.

Sərəncam layihəsinə şərhlər sonuncu vərəqin arxa tərəfində və ya ayrıca vərəqdə verilir, bu barədə layihədə müvafiq qeyd aparılır.

Podratçı düzəlişlər və əlavələr edərsə, sifariş layihəsi əvvəllər sənədi təsdiq edən hər kəslə razılaşdırılmalıdır.

Rəhbərliyin imzalandığı gün imzaladığı əmrlər xüsusi jurnalda qeydiyyata alınması və təkrarlanması üçün idarəyə verilir.

Sifarişlər ciddi şəkildə məhdud sayda nüsxədə verilir və yalnız onlara ehtiyacı olan struktur bölmələrə göndərilir.

Sənədin tirajının və paylanmasının düzgünlüyünün müəyyən edilməsinə görə məsuliyyət əmri hazırlamış struktur bölmələrinin rəhbərlərinin üzərinə düşür.

Kadrlar üçün sifariş layihələri kadrlar şöbəsi tərəfindən hazırlanır.

Şəxsi heyət üçün sifarişlərdə barışıq vizaları sənədin üz tərəfində “İmza” rekvizitinin altında qeyd olunur.

Kadrlar üzrə əmrlər qeydə alınır, digər əmrlərdən ayrı hallarda formalaşdırılır və müstəqil nömrələnir: -ə Qeydiyyat nömrəsi"k" indeksi əlavə olunur.

Əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə əmrlərin əsli kabinetdə, kadrlar üzrə əmrlər isə kadrlar şöbəsinin kadrlar şöbəsində saxlanılır.

Övladlığa götürmə idarəetmə qərarları qərarların özü isə rəhbərliklə istehsalat görüşlərinin protokolları ilə sənədləşdirilir.

16. Sizcə, sənədlərlə işləmə prosedurunu necə dəyişmək lazımdır?

Təşkilatın icra prosesini tənzimləyən və sənədlərin (sərəncamların) icrasına nəzarət edən yerli sənəd yoxdur. Prosesə ofis daxil deyil, lakin sənədlərin (sərəncamların) icrasına nəzarət onun funksiyalarından biridir.

17. Təşkilatda sənədlərin uçotu və qeydiyyatının hansı formalarından istifadə olunur?

18. İşlərin arxiv saxlanmasına verilməsi üçün hazırlanması proseduru necədir?

İşlər arxivə verilməzdən əvvəl sənədlərin elmi və praktiki dəyərinin yoxlanılması aparılır.

Sənədlərin dəyərinin yoxlanılması daimi işçi tərəfindən aparılır ekspert komissiyası təşkilatlar (AK).

AK-nin tərkibi baş direktorun əmri ilə təsdiq edilir.

AK öz işində rəhbər tutur federal qanun 22 oktyabr 2004-cü il tarixli 125-ФЗ nömrəli “Arxivləşdirmə haqqında Rusiya Federasiyası”, təşkilatların arxivlərinin işinin əsas qaydaları (Federal Arxivlər Kollegiyasının 6 fevral 2002-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmişdir), Federal Arxivlərin normativ və metodik sənədləri.

Təşkilatın EC aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir:

. təşkilatın struktur bölmələrinin işlərinin nomenklaturalarının layihələrinə baxır;

. sənədlərin saxlanması və məhv edilməsi üçün hər il seçilməsini təşkil edir;

. daimi saxlama halları üzrə inventarlara, şəxsi heyət üzrə işlərə və uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama işlərinə baxır;

. sonradan saxlanmalı olmayan işlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktlara baxır və təsdiq edir;

. sənədli materialların mövcud siyahıları ilə müəyyən edilmiş saxlama müddətlərinin müəyyən kateqoriyaları üzrə sənədlərin saxlanma müddətlərinin dəyişdirilməsi təkliflərinə baxır və bu təkliflərin arxiv müəssisəsinə baxılması üçün təqdim edilməsi haqqında qərarlar qəbul edir;

. sənədlərin siyahılarının, işlərin standart və nümunəvi nomenklaturasının və digər sənədlərin layihələrinin hazırlanmasında və baxılmasında iştirak edir. tədris vəsaitləri təşkilatın ofis işi və arxivinin işi haqqında.

AK üzvləri digər mütəxəssislərin iştirakı ilə inventarlara, aktlara və sənədlərə baxaraq saxlama və məhv etmək üçün sənədlərin seçilməsinin nə dərəcədə düzgün aparıldığını yoxlayırlar. Sənədlərin bilavasitə seçilməsi işlərin aparılmasına məsul olan struktur bölmələrin işçiləri və arxivin əməkdaşları tərəfindən həyata keçirilir.

Məhv edilmək üçün sənədlərin və işlərin seçilməsi aktla rəsmiləşdirilir. Aktlara AK tərəfindən baxılır, sədr, onun üzvləri tərəfindən imzalanır və təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir.

İşlərin təşkilatın mərkəzi arxivinə verilməsi.

Daimi və uzunmüddətli (10 ildən çox) saxlama müddəti olan fayllar cari iş aparıldıqdan sonra bir ildən gec olmayaraq təşkilatın arxivinə verilir. Müvəqqəti saxlama müddəti (10 ilədək) işlərin arxivə verilməsi rəhbərliyin mülahizəsinə əsasən və arxivin iş yükünün dərəcəsi nəzərə alınmaqla həyata keçirilir.

Arxiv sənədləri iki nüsxədə ayrıca daimi və müvəqqəti saxlama müddətlərinin təhvil-təslim vərəqləri üzrə saxlanmağa qəbul edir.

Əgər cari işlər üçün hansısa struktur bölmə üçün fərdi işlər lazımdırsa, arxiv bu işləri müvəqqəti istifadə üçün ona verir.

Arxiv işçisi təhvil vərəqlərinin bütün nüsxələrində qəbul tarixini və qəbul edilmiş işlərin sayını göstərməklə işlərin qəbulu üçün imza qoyur.

İnventarın bir nüsxəsi təhvil verənə qaytarılır, qalanları təşkilatın arxivində qalır.

Təşkilatın struktur bölmələrinin işçilərinə müvəqqəti istifadə üçün işlərin verilməsi xüsusi müraciət əsasında həyata keçirilir.

İşlərin verilməsi təşkilatın işçisindən qəbz və arxivdən işlərin verilməsi üçün reyestrdə müvafiq qeydlə rəsmiləşdirilir.

İşlər bir aydan çox olmayan müddətə verilir. Arxiv tərəfindən müvəqqəti istifadəyə verilmiş sənədlərin vaxtında qaytarılmasına görə struktur bölmələrinin əməkdaşları məsuliyyət daşıyırlar.

İş ili ərzində rəsmi zərurət yarandıqda verilmiş iş üzrə əvəzedici kart doldurulur. Burada struktur bölmə, işin nömrəsi, verilmə tarixi, işin kimə verildiyi, qaytarılma tarixi göstərilir, işin qəbulu və qəbulu qəbzləri üçün sütunlar verilir.

19. Bölmənin işlər nomenklaturasının formasını göstərin və bölmədə sənədlərin saxlanmasının təşkilini təsvir edin.

Təşkilatın struktur bölmələrində hər il müəyyən edilmiş formada işlərin nomenklaturaları hazırlanır.

Onlar mütəxəssislərin cəlb edilməsi ilə ofis işinə məsul şəxs tərəfindən tərtib edilir.

Struktur bölmələrin işlərinin nomenklaturaları əsasında idarə təşkilatın işlərinin icmal nomenklaturasını tərtib edir.

Struktur bölmənin işlərinin nomenklaturasına bölmənin fəaliyyətində formalaşan bütün işlər və sənədlər, habelə bütün arayış faylları, jurnallar və digər uçot formaları daxildir.

Bütün işlərdə struktur bölmənin şərti ədədi işarəsindən və nomenklaturaya uyğun olaraq işin seriya nömrəsindən ibarət indeks olmalıdır.

Nomenklatura işlərin adlarını (başlıqlarını) göstərir.

İşin başlığını tərtib edərkən mövzunun (mövzu, sual) adından əlavə, açılan işin növü (materiallar, yazışmalar və s.), habelə hadisələrin baş verdiyi tarixlər, müxbirlər haqqında məlumatlar göstərilir. , sənədin əsli və ya surəti olması haqqında qeyd aparılır və s. d.

Faylların saxlanma müddətləri və məqalə nömrələri fəaliyyət zamanı formalaşan tipik inzibati arxiv sənədlərinin Siyahısına uyğun olaraq göstərilir. dövlət qurumları, bədənlər yerli hökümət və saxlama müddətlərini göstərən təşkilatlar (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 25 avqust 2010-cu il tarixli 558 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir).

Siyahıda göstərilməyən işlərin saxlanma müddətləri mərkəzi arxivlə birlikdə struktur bölmələrinin mütəxəssisləri tərəfindən müəyyən edilir.

Kargüzarlıq ilində formalaşmış və işlərin nomenklaturasına daxil edilməyən işlər onun müvafiq bölməsinə əlavə olaraq daxil edilir.

İşlərin nomenklaturasına hər il baxılır: işlərin başlıqları və saxlanma müddətləri dəqiqləşdirilir, il ərzində başlanmış yeni işlər təqdim edilir.

Struktur bölmənin keçmiş (yarımçıq işlər) ilkin kargüzarlıq göstəricisi saxlanılmaqla növbəti ilin işlərinin nomenklaturasına keçirilir.

İlin sonunda işlərin nomenklaturasının sonunda daimi, uzunmüddətli (10 ildən çox) və müvəqqəti (10 ilədək daxil olmaqla) ayrıca qaldırılmış işlərin kateqoriyaları və sayı üzrə yekun qeyd aparılır. ) saxlama müddətləri. Yekun qeyd təsdiqlənir və bu məlumatlar arxivə verilir.

Cari ofis işində işlər işlərin nomenklaturasına uyğun formalaşdırılır.

Bütün sənədlər fayllarda qruplaşdırılır və təşkilatın struktur bölmələrində arxivə təhvil verilənədək saxlanılır.

Fayla yalnız doldurulmuş sənədlər verilir. Podratçı məktubda qaldırılan məsələnin həll olunduğunu təsdiq edən “____ saylı işdə” icra edilmiş sənədləri silinir.

Fayllara verilmiş sənədlərin surətləri təsdiq edilir.

İcra edilmiş sənədlər xronologiya, əlifba sırası, indeksləşdirmə (nömrələmə) üzrə sualların həlli ardıcıllığı ilə fayla daxil edilir və cavab sənədi sorğu sənədinə uyğun olmalıdır.

Uzun, bir ildən çox formalaşma müddəti olan köçürmə halları (məsələn, uzunmüddətli planlar, şəxsi işlər və s.) istisna olmaqla, bir iş ilinin sənədləri işlər üzrə qruplaşdırılır.

Hər bir faylda 250 vərəqdən çox olmamalıdır (gövdə qalınlığı 30-40 mm). Böyük həcmli sənədlərlə ya kompleksin müstəqil işlərə xronoloji bölgüsü həyata keçirilir, ya da sual alt suallara bölünür.

Cari işgüzar işlərdən sənədlərin götürülməsi struktur bölmənin rəhbərliyinin icazəsi ilə həyata keçirilir. İşlərin sənədləri ofis işçisi tərəfindən saxlanılan əvəzedici kartda qəbzlə verilir.

Uçotun aparılmasına məsul şəxslər sənədlərin uçotunu və mühafizəsini təmin edirlər. Daimi saxlama müddəti olan sənədlərin işgüzar işləri başa çatdıqdan sonra işlərdən çıxarılması qadağandır.

20. Sənədlərlə iş tarixçəsini formalaşdırmaq, icranın gedişatını və təsdiqləmə prosesini izləməyə ehtiyac varmı?

21. Siz tez-tez şəbəkə resurslarının (ortaq disklər, printerlər) əlçatmazlığı ilə üzləşirsiniz?

Bəli. Uğursuzluqlar hər ay baş verir.

22. Kompüterinizin yavaş işlədiyini və sabit diskinizdə tez-tez kifayət qədər yer olmadığını deyə bilərsinizmi?

23. Elektron poçtla işləyərkən tez-tez uğursuzluqlarla qarşılaşırsınız?

Çox nadir hallarda.

Müsahibə nəticələrinin işlənməsini sadələşdirmək üçün onlar aşağıdakı formada təqdim edilə bilər:

■ Mərhələ 4: sorğu keçirin. Sorğu təşkilatın sənəd dövriyyəsi haqqında daha ətraflı məlumat əldə etmək üçün aparılır. Bundan əlavə, məxfi sorğular işçilərin EDMS-in həyata keçirilməsi üçün layihəyə həqiqi münasibətini öyrənməyə imkan verəcəkdir. Göstərici siyahı Anketdəki suallar belə görünə bilər:

EDMS-in həyata keçirilməsinə münasibətiniz (müsbət, mənfi, ambivalent və s.).

Sizin fikrinizcə, EHİS-in həyata keçirilməsinə hansı səbəblər mane ola bilər (layihənin çox qısa müddətləri, işçilərin EDMS-də işləmək istəməməsi, işçilərin kifayət qədər ixtisasının olmaması və s.)?

EDMS-in həyata keçirilməsindən nə gözləyirsiniz (xərclərin azaldılması, sənədlərin təsdiqi üçün vaxtın azaldılması, göstərişlərin icrasına nəzarət səviyyəsinin artırılması)?

Sizcə, təşkilatda sənədlərin mühafizəsi hansı səviyyədədir (yüksək, orta, aşağı)?

Tələb olunan sənədi axtarmağa nə qədər vaxt sərf edirsiniz?

Sizcə, təşkilatda zəruri məlumatların axtarış sürəti (yüksək, qənaətbəxş, aşağı) nədir?

Sənədi təsdiqləmək üçün nə qədər vaxt lazımdır? (Razılaşdırılmış sənədlərin hər bir növü üçün qeyd edin.)

Sorğunun nəticələri Excel cədvəlində təqdim oluna bilər (Cədvəl 2), sonra isə bu məlumatlar əsasında aydınlıq üçün qrafiklər qurula bilər.

EDMS-NİN TƏTBİQ EDİLMƏSİ VƏ MÜLKİYYƏTİ

Bir ERMS-in tətbiqi xərclərinə diqqət yetirən bir çox təşkilat, ERMS-ə sahibliyin ümumi dəyərini unutur.

EDMS seçmək üçün meyarlardan biri sahiblik dəyəri olmalıdır. Potensial icraçı təşkilatların tələbi ilə lazımi məlumatları (ən azı, həyata keçirilməsinin hesablanması və saxlanması) təmin edə biləcəklər. Mülkiyyət dəyəri kapital və əməliyyat xərclərindən ibarətdir.

Tətbiq üçün təxmini kapital dəyəri smetası (CAPEX) belə görünə bilər:

Avadanlıq (lazım olduqda, məsələn, daha güclü bir server, PC-nin əlavə alınması): 300.000 rubl;

Həyata keçirilən proqram təminatı üçün lisenziyalar (server və müştəri lisenziyaları): 400.000 rubl;

İşlər (məsləhətçilərin əmək xərcləri): 1.500.000 rubl.

Cəmi: 2.200.000 rubl.

Əməliyyat xərclərinə (OPEX) gəldikdə, onlar aşağıdakı kimi ola bilər:

Yeni istifadəçilərə sistemlə işləmək üçün təlim: 100.000 rubl;

İnformasiya sisteminin saxlanması (illik): 500.000 rubl;

Texniki istifadəçi dəstəyi (illik): 200.000 rubl.

Ümumi: 800.000 rubl. ildə.

Nümunələr xərclərin təxmini dəyərini göstərir, lakin bu, həm də EDMS-nin əməliyyat xərclərinin icra xərclərinin 40% -ə qədər ola biləcəyini müəyyən etməyə imkan verir.

Buna görə də, EDMS seçərkən, lisenziyaların qiymətinə, yeni istifadəçilərin öyrədilməsi imkanlarına, texniki xidmət və dəstək xərclərinə diqqət yetirmək lazımdır.

Bir və ya iki mütəxəssisi özünüz hazırlaya bilərsiniz. Və əgər onlardan on və hətta müxtəlif struktur bölmələrdən olsalar, o zaman EDMS-də müxtəlif vəzifələri yerinə yetirəcəklər ... Bu vəziyyətdə, icraçı təşkilatın mütəxəssisləri tərəfindən təlim tələb oluna bilər. Baxım və texniki dəstəyə gəldikdə, bir qayda olaraq, icraçı təşkilatlar bir neçə variant təklif edirlər.

Siz dərhal ən ucuz müşayiət təklifini seçməməlisiniz - bu, bahalı ola bilər. Bütün şərtləri təhlil etmək lazımdır, yəni: müraciətə cavab müddəti (24 saat, 36 saat və s. ola bilər), problemlərin aradan qaldırılması müddəti (3-5 iş günü) və s.

EDMS-İ NƏ ZAMAN TƏRKİBƏ ETMƏK lazımdır

Təcrübədə EDMS-nin tətbiqinə tələsməmək və ilk növbədə təşkilati dəyişikliklər etmək, sənədlərlə işləmə proseslərini optimallaşdırmaq və s.

Təxirə salmaq daha yaxşıdır EDMS-in həyata keçirilməsi hallarda:

İcra təşəbbüsü yuxarı rəhbərlikdən deyil, struktur bölmələrinin rəhbərlərindən gəlir;

Təşkilatda proseslərin tənzimlənməsi baxımından xaos var (avtomatlaşdırılmış xaos xaos olmaqdan əl çəkməyəcək);

İşçilər bu və ya digər səbəbdən EDMS-in tətbiqinə qarşı “üsyan” edirlər (“iş çox, az adam, sonra isə giriş var”).

XÜLASƏ

1. EDMS-in tətbiqindən əvvəl layihəqabağı sorğu məcburidir və əslində bu, iş axınının auditidir.

2. Layihə öncəsi sorğunu özünüz keçirin, dərhal icraçı təşkilatın xidmətlərinə müraciət edin və ya hər ikisini edin - bu, sifarişçi təşkilatın öz ixtiyarındadır.

3. Layihə öncəsi sorğu təşkilatın EDMS həyata keçirməyə hazırlığını qiymətləndirməyə və gələcəkdə layihənin həyata keçirilməsi zamanı vaxt və maliyyə xərclərini azaltmağa imkan verir.

4. Bəzən EDMS-in tətbiqini təxirə salmaq və təşkilati dəyişikliklər etmək, sənədlərlə işləmə proseslərini optimallaşdırmaq və s.

Bu işdə tədqiq olunan müəssisə kimi “Zaman-bank” şirkəti seçilmişdir. 1989-cu ildə yaradılıb və bank sektorunda fəaliyyət göstərir, hüquqi və fiziki şəxslərə xidmət göstərir. Bankın strateji xüsusiyyətləri xidmət sürəti, geniş kredit təklifləri, yüksək səviyyədə uyğunlaşmadır. xarici mühit- mədəni, iqtisadi, hüquqi, texnoloji və siyasi. Bank Qazaxıstanda yerləşir, baş ofisi Astanadadır.

Biri prioritet sahələr bankın inkişafı mövcud İT proseslərini təkmilləşdirməkdən ibarətdir. Bunun üçün rəhbərlik üçüncü tərəf inteqrator şirkətlərinin köməyinə müraciət etmək qərarına gəlib. Bankda əsas prioritetlər sırasında xidmət kataloqunun tamamlanması, insident və İT aktivlərinin idarə edilməsi prosesinin tam həyata keçirilməsi olduğu halda, İT departamentinin xidmət yanaşmasına və qabaqcıl dünya təcrübəsinə uyğun modernləşdirilməsi planlaşdırılır.

Bankın İT departamentinin sorğusunun aparılması metodikası

Bankın İT departamenti üçün sorğu metodologiyasını seçmək üçün aşağıdakı üsullar təhlil edilmişdir:

• 1. Proses və / və ya avtomatlaşdırma sistemi üçün mövcud sənədlərin təhlili. Bunun üçün sənədlərin tam paketi tələb olunur, mövcud avtomatlaşdırma sistemləri üçün stend yerləşdirilir və alınan materialların müstəqil öyrənilməsi aparılır.
• 2. Müştərinin işçiləri ilə müsahibənin aparılması. İnteqrator şirkət sorğu yerinə gedir, İT departamentinin işinin bütün əsas elementləri üzrə müsahibələr keçirilir.
• 3. Müşahidə. İnteqrator şirkət müştərinin iş yerində sorğu keçirir, eyni zamanda proses iştirakçılarına, onların prosesdə öz funksiyalarını necə yerinə yetirməsinə və sistemdə işləməsinə nəzarət edir.
• 4. Məlumat sorğusu - sorğu-sual. Anketlər müştəriyə göndərilir, bundan sonra müştərinin əməkdaşları onları doldururlar. Bundan əlavə, sorğu vərəqələri inteqrator şirkət tərəfindən layihə qrupu tərəfindən təhlil edilir.
• 5. Yuxarıda sadalanan üsulların birləşməsi.

üçün gediş iş yeri müştərinin baş ofisinin başqa ölkədə yerləşməsi, üstəlik, iş yerlərinin bir neçə şəhər üzrə bölüşdürülməsi müştərini çətinləşdirir. Bu metodu tətbiq etmək üçün tələb olunan yüksək vaxt və insan xərcləri səbəbindən müşahidə üsulu rədd edildi. Şirkətdə sənədlərin və qaydaların öyrənilməsi çoxlu sayda tələb olunan uzun bir prosesdir insan resursları. Onun tətbiqi layihənin həyata keçirilməsi üçün zəruri hesab edilmiş, lakin sonrakı mərhələlərdə layihə planına daxil edilmişdir. Əmək məsrəfləri, vaxt məsrəfləri və əldə edilən nəticələr baxımından sorğu üsulu ən effektiv seçilib.

Bankın İT departamentinin sorğusu istifadəçi sorğusundan istifadə etməklə həyata keçirilib informasiya sistemləriİT proseslərini avtomatlaşdıran. Sorğuda iştirak edən İT prosesinin hazırkı təşkili ilə bağlı iki mərhələdə məlumatların toplanması olmuşdur.

Birinci mərhələ sistem istifadəçiləri ilə məsafədən əlaqə vasitəsilə həyata keçirilib: məlumat sorğu vərəqələri və telefon danışıqları vasitəsilə toplanıb. Tələb olunan məlumatlar iki kateqoriyaya bölündü:

• · Haqqında məlumatların toplanması təşkilati strukturuŞirkətin İT xidmətləri:
  • o İT işçilərinin sayı;
  • o dəstək xidmətinin iş rejimi;
  • o cari İT proseslərinin avtomatlaşdırılması sistemləri;
• Prosesin dəstəklənməsi üçün sənədlərin toplanması və təhlili
• o iş axını proseslərinin təsviri;
• o sxem rol təlimatları;
• o performans hesabatlarını emal etmək.

İkinci mərhələdə müsahibə və müşahidə metodundan istifadə edilmişdir. Eyni zamanda, əsas diqqət aşağıdakı kimi sahələrə yönəldilmişdir:

• · Prosesin faktiki qaydası haqqında məlumatların toplanması - proses iştirakçılarından (İT xidmətinin əməkdaşları) müsahibənin aparılması. Bunun üçün bankın İT departamentinin əməkdaşlarına poçt vasitəsilə göndərilən sorğu vərəqələri yaradılmışdır (bax: Əlavə 1). Telefon danışıqları, həmçinin proseslərin təşkili komponentlərinin hər biri üzrə sualları özündə əks etdirən alınmış doldurulmuş anketlərdən istifadə etməklə müsahibə formatında aparılmışdır;
• · İT proseslərinə və onların avtomatlaşdırılması sistemlərinə olan ehtiyacların müəyyən edilməsi. Bunlara bankın İT departamentinin rəhbərliyi və layihənin digər maraqlı tərəfləri daxildir.
• · İstifadə olunan avtomatlaşdırma sistemləri ilə tanışlıq. Bu fəaliyyət podratçının mühəndisləri tərəfindən həyata keçirilir. Eyni zamanda, layihə zamanı inteqrasiyanın qurulması zəruri olan bitişik sistemlər öyrənilmiş, inteqrasiya tələbləri toplanmışdır.

Aparılmış sorğunun nəticələri bu işin növbəti iki bölməsində verilmiş hesabatda qeyd edilmiş və şirkətin layihə komandası ilə razılaşdırılmışdır.

Quruluşun tikintisi və ya yenidən qurulmasından əvvəl, layihəqabağı iş: sorğu sahə və ya bina, onların vəziyyətinin qiymətləndirilməsi. Bu, layihənin mümkünlüyünü müəyyən etməyə imkan verir. Təhlil zamanı müxtəlif amillər nəzərə alınır: relyefin növü, strukturların texniki vəziyyəti, qruntun xüsusiyyətləri, kommunikasiyaların mövcudluğu və s.

Layihədən əvvəl tədqiqat aparmaq həvalə edilmiş mütəxəssislərin vəzifəsi yüksək dəqiqlikli avadanlıqla ölçmə aparmaq, bütün mövcud sənədləri öyrənməkdir. Alınan nəticələr SNiP tərəfindən müəyyən edilmiş parametrlərlə müqayisə edilir. IN lazımi araşdırma hesabatı mütəxəssislərin rəyləri verilir, onların əsasında nəticə formalaşır.

Hazırlıq

Başlamadan əvvəl obyektin layihəqabağı tədqiqi zəruri:

• Müştərinin istəklərini qeyd edin. İş yerinə yetirərkən onlar nəzərə alınmalıdır.
• Lazım olanları toplayın texniki sənədlər. Buraya ərazinin planları, kommunikasiyaların təsvirləri (əgər varsa), ətrafdakı binaların diaqramı daxildir.
• Obyekt haqqında ilkin təsəvvür yaradın. Bunun üçün ifaçılar həmin yerə gedib onun xarici vəziyyətini qiymətləndirirlər.
• Müştəri ilə işin dəyərini və vaxtını razılaşdırın.

Bütün hazırlıq məsələləri həll edildikdə, birbaşa başlayır. Buraya daxildir:

• Obyektin addım-addım tədqiqi.
• Hesablamalar və alınan göstəricilərin normativ göstəricilərlə müqayisəsi.
• Dekor layihə öncəsi sorğu hesabatı.

Demək lazımdır ki, yüksək dəqiqlikli avadanlıqdan istifadə bütün ölçmələri aparmağa imkan verir dağıdıcı olmayan üsul. Bu o deməkdir ki, strukturların bütövlüyü pozulmayacaq.

Prosedur dəyəri

Əlbəttə ki, tərtibatçının layihə öncəsi sorğudan imtina etmək hüququ var. Belə hallara kifayət qədər misal göstərmək olar. Bununla belə, müştərinin tikinti və ya yenidənqurma işlərinin uğuruna 100% əmin olması məsləhətdir.

Bu arada əhəmiyyətsiz bir faktor belə nəzərə alınmır hazırlıq mərhələsi, səbəb ola bilər ciddi problemlər. Təcrübə göstərir ki, tikinti və ya yenidənqurma çox vaxt uzun müddət dondurulur. Layihənin dizaynı və icrası layihə öncəsi sorğu rulet oynamaqla müqayisə etmək olar. Yalnız maliyyə resursları deyil, həm də inkişaf etdirici şirkətin reputasiyası təhlükə altına qoyula bilər.

Çox vaxt layihələr sadəcə dondurulur. Məsələn, müştəri imtina etdi layihə öncəsi sorğu, yenidənqurma üçün materiallar alıb. Lakin işə başlamazdan əvvəl dəstəkləyici strukturlarda qüsur aşkar edilib. Müvafiq olaraq, satın alınan material quraşdırma üçün güc xüsusiyyətlərinə uyğun deyil. Böyük bir miqdar drenaja uçdu və iş uzun müddət dondu.

Əsas vəzifələr

Layihə öncəsi sorğuüçün həyata keçirilir:

• Obyektin real texniki vəziyyətinin modernləşdirilməsi, yenidən qurulması və s.
• Konstruksiyaların aşınma səviyyəsinin müəyyən edilməsi. Quruluşun sonrakı fəaliyyətinin etibarlılığı və bəzi hallarda qanuniliyi ondan asılıdır.
• Torpaq sahəsinin üzərində bina tikmək üçün yararlılığının müəyyən edilməsi.
• Obyektin itirilmiş çertyoj və planlarının, digər texniki sənədlərin bərpası.
• Müəyyən edilmiş halları nəzərə alaraq layihəyə düzəlişlər etmək.
• Obyektin yenidən qurulması, bərpası, tikintisi üçün qarşıdan gələn xərclərin smetaları. Bu tərtib etmək üçün lazımdır iş işi kapital qoyuluşları. Bir qayda olaraq, maliyyələşdirmə büdcə pullarından həyata keçirildikdə tələb olunur.

nəticələr

Hərtərəfli araşdırma başa çatdıqdan sonra həcmli bir nəticə tərtib edilir. Obyektin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq bura daxildir:

• Dizayn xüsusiyyətlərinin, planların və təsvirlərin təsviri.
• Tikinti üçün ərazinin yoxlanılmasının nəticələri, bünövrənin və qruntun vəziyyətinin qiymətləndirilməsi.
• Müayinə zamanı aşkar edilmiş struktur qüsurlarının fotoşəkilləri.
• Əsas parametrləri göstərən strukturun texniki müayinəsinin nəticələri.
• Müəyyən edilmiş qüsurların gözlənilən inkişaf dinamikası ilə qrafik təsvirləri. Məsələn, təməldə çat aşkar edilərsə, bunun bir neçə ildən sonra strukturun vəziyyətinə necə təsir edəcəyini görə bilərsiniz.
• nəticələr laboratoriya analizi yükdaşıyan konstruksiyaların materiallarının nümunələri.
• Quruluşun ayrı-ayrı elementləri üçün hesablamalar.

Siyahı müştərinin istəyi ilə əlavə edilə bilər. Məsələn, nəticəyə strukturun ümumi görünüşünün fotoşəkili, bəzi daxili otaqlar, obyektin keçmiş sahibləri haqqında məlumat və s.

Nüans

Qeyd etmək lazımdır ki, adətən layihədən əvvəl sorğu aparılır dizayn təşkilatları müvafiq icazə ilə.

Maraqlanan şəxs yalnız imtahan sifariş edərsə, o zaman bunun üçün pul ödəməli olacaqsınız. Müştəri şirkətlə uzunmüddətli əməkdaşlıq üçün qurulubsa, yəni onun əməkdaşlarının layihə tərtib edəcəyi güman edilirsə, yoxlamanın nəticələrinə əsasən rəy pulsuz verilir.

Prosedurun etibarlılığı və effektivliyi

Bir qayda olaraq, sifarişçinin layihəqabağı sorğudan imtina etməsi əlavə xərclər çəkmək istəməməsi ilə şərtlənir, xüsusən də tikinti və ya yenidənqurma işlərinin özü böyük investisiyalar tələb edir. Tərtibatçıları obyekti qiymətləndirmək ehtiyacına inandırmaq olduqca çətindir. Bununla belə, sorğuya razılıq verməklə müştəri əhəmiyyətli dərəcədə qənaət edə bilər:

• Əsas iş üçün vaxt.
• Resurslar. Söhbət təkcə avadanlıqla bağlı deyil, həm də işçi qüvvəsindən gedir.

Bundan əlavə, tərtibatçıya bahalı texniki vasitələrdən istifadə etmək lazım deyil.

Qüsurların vaxtında aşkarlanması onlarla bağlı bütün riskləri minimuma endirməyə imkan verir. Eyni zamanda, obyektin vəziyyəti qənaətbəxşdirsə, yenidənqurma və təmir üçün bahalı avadanlıqlardan istifadə etməmək mümkündür. Müvafiq olaraq, müştəri obyektin zəif tərəflərini bilərək, işçilər arasında tapşırıqları düzgün bölüşdürə bilər.

Proseslərin avtomatlaşdırılmasında müəssisənin layihəqabağı sorğusu

Avtomatlaşdırma layihəsinin effektiv həyata keçirilməsi üçün obyektin xüsusiyyətlərini diqqətlə təhlil etmək, müştərinin tələblərini aydınlaşdırmaq lazımdır. ərzində GOST-a uyğun olaraq layihədən əvvəl yoxlama 34.601-90, sistemin işlədiləcəyi bir sıra şərtlər müəyyən edilir:

• Proqram təminatı, aparat resursları.
• xarici şərtlər.
• İşin həcmi və idarəetmədə iştirak edən insanların sayı.

Bundan əlavə, sistemin funksiyalarının təsviri həyata keçirilir, inkişaf zamanı məhdudiyyətlər müəyyən edilir (ayrı-ayrı mərhələlərin tamamlanması şərtləri, məlumatın mühafizəsini təmin etməyə yönəlmiş təşkilati tədbirlər və prosedurlar və s.).

Təhlilin məqsədi

Sorğu mərhələsində sistemə olan tələblər haqqında ümumi və qeyri-müəyyən biliklər dəqiqliyə çevrilir. Xüsusilə, aşağıdakılar müəyyən edilir:

• Funksiyalar, sistem arxitekturası, vəzifələrin arasında paylanması üçün xarici şərtlər proqram təminatı Və
• interfeyslər.
• İnformasiya və proqram elementlərinə, verilənlər bazasına, tələb olunan resurslara, komponentlərin fiziki parametrlərinə tələblər.
• Tapşırıqların sistem və şəxs arasında bölüşdürülməsi.

Struktur təhlili

Tədqiqat metodunun seçimi dizaynın keyfiyyətinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərir.

Struktur metoddan istifadə edərkən sorğu sistemin ümumi icmalı ilə başlayır, sonra isə təfərrüat verilir. Nəticədə, AS iyerarxik bir quruluş əldə edir, səviyyələrin sayı daim artır.

Bu üsul, sistemin hər birində məhdud sayda elementlərin ayrılması ilə mərhələlərə bölünməsini nəzərdə tutur. Bir qayda olaraq, 3-7 belə komponent var. Hər səviyyədə yalnız sistem üçün vacib olan detallar müəyyən edilir. İnformasiya onun iştirak etdiyi əməliyyatlarla birlikdə nəzərdən keçirilir. Elementlərin qeydi ciddi rəsmi qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir, sistem spesifikasiyası tərtib edilir. Bu, son nəticəyə yaxınlaşmağa imkan verir.

Prinsiplər

Təhlilin metodologiyası bir neçə müddəaya əsaslanır. Onların bəziləri ilkin mərhələdə tədbirlərin təşkilini tənzimləyir. həyat dövrü sistemlərdən, digərlərindən tövsiyələrin hazırlanmasında istifadə olunur. Parçalanma və iyerarxik sıralama prinsipləri əsas hesab olunur.

Birincisi, funksional tapşırıqlar dəstlərinin strukturlaşdırılması ilə bağlı mürəkkəb məsələlərin həllini nəzərdə tutur. Ortaya çıxan problemlər bir çox kiçik, asan başa düşülən və əslində həll olunan problemlərə bölünür.

İkinci prinsipə görə, bu hissələrin ətraflı rəsmiləşdirilmiş təsviri üçün onların daxili quruluşu həlledicidir. Problemin qavranılması asanlığı onun elementlərinin iyerarxiyaya strukturlaşdırılması ilə artır. Sadəcə olaraq, sistem səviyyələrdə qurulur və başa düşülür, hər birində yeni detallar əlavə olunur.

Avtomatlaşdırılmış dizayn sistemləri

Avtomatlaşdırma sahəsində layihə fəaliyyətləri bir neçə il ərzində CASE istiqaməti formalaşdı. PC tətbiqlərinin intensiv genişlənməsi, daimi mürəkkəblik məlumat bazaları, onlara olan tələblərin sərtləşdirilməsi texnologiyaların sənayeləşdirilməsi ehtiyacına səbəb oldu.

Biri əsas sahələr elm və texnologiyanın inkişafında sistemlərin idarə edilməsi konsepsiyalarına və onların həyat dövrünə əsaslanan inteqrasiya olunmuş vasitələrin inkişafı olmuşdur.

Hal-hazırda CASE-nin dəqiq tərifi yoxdur. Konsepsiyanın məzmunu, bir qayda olaraq, onun köməyi ilə həll edilən problemlərin siyahısı, vasitə və üsullar toplusu ilə müəyyən edilir.

CASE texnologiyası tədqiqat metodlarının kompleksi, avtomatlaşdırılmış sistemin texniki xidmətidir. Sistem analitikləri, proqramçılar, tərtibatçılar üçün nəzərdə tutulmuş xüsusi alətlər dəsti təqdim edir. Dizayn prosesini avtomatlaşdırır. Bundan əlavə, texnologiya proqramlaşdırma alətlərindən istifadə etməklə layihə öncəsi sorğuya, struktur təhlilinə, layihələrin spesifikasiyasına imkan verir. CASE strateji və əlaqəli problemlərin həlli üçün biznes proqramlarının modelləşdirilməsində istifadə olunur əməliyyat planlaşdırması, resursların idarə edilməsi, inkişafa nəzarət.

Texnologiyaya daxil olan vasitələrin əksəriyyəti elmi yanaşmaya əsaslanır. Metodologiya çərçivəsində sistem layihəsinin təhlili və seçilməsi, işin mərhələləri, ardıcıllığı, metodların istifadəsi və təyin edilməsi qaydaları üçün təlimatlar tərtib edilir.

Yeni bir bina, quruluş və ya bir obyektin yenidən qurulması üçün bir layihənin yaradılması mütləq bir sıra tədbirlərdən əvvəl həyata keçirilir. hazırlıq fəaliyyətləri, strukturun bütün xüsusiyyətlərini və ilkin məlumatlarını nəzərə almağa imkan verən, torpaq və mühəndis kommunikasiyaları. İlkin dizayn mərhələsinin başlanğıc mərhələsi dizayn və texniki həllərin daha da inkişaf etdirilməsi prosesində mövcud SNiP və qaydaların tələblərinə, Sifarişçinin bütün şərtlərinə və tələblərinə tam əməl etməyə imkan verən layihə öncəsi tədqiqatdır. onun arzuları. İlkin fəaliyyətlərdən asılı olacaq layihə layihəsinin tərkibi, layihə-texniki sənədlərin hazırlanma müddəti və işin mürəkkəbliyi.

Prosedurun xüsusiyyətləri və onun xüsusiyyətləri

Layihəqabağı sorğu - toplanması, emalı və üzərində ixtisaslaşdırılmış işlərin kompleksi sistem təhlili obyektlər müxtəlif məqsədlər üçün. Toplanmış məlumatlar əsasında tikinti və ya yenidənqurma işlərinin hərtərəfli əsaslandırılması, onların texniki-iqtisadi əsaslandırılması, mümkün çətinliklərin və problemlərin baş verməsi aparılır. Sorğunun aparılması prosesində ən etibarlı və effektiv nəticələr əldə etmək üçün istifadə edirik müxtəlif növlər yüksək texnologiyalı alətlər və avadanlıqlar.

İcra edən peşəkarlar tədqiqat işi xüsusi təhsilə malik olmalı, dövlət orqanlarından və SRO sisteminin strukturlarından rəsmi icazələrə malik olmalıdır.

Layihə öncəsi sorğu niyə aparılır:

1. Dərəcə üçün real vəziyyət obyektin yenidən qurulması, genişləndirilməsi, tamamlanması və ya modernləşdirilməsindən əvvəl.
2. Dizayn və texniki sənədlər itirildikdə.
3. Layihənin hazırlanmasında səhvlərə yol verdikdə.
4. Rəsmlərdə və faktiki işdə əks olunmayan tikinti prosesində düzəlişlər edərkən.
5. Quruluşların və mühəndis şəbəkələrinin fiziki və mənəvi aşınmasını qiymətləndirərkən.

Bu gün tez-tez sifariş verilir layihədən əvvəl sənədlər maliyyə sərmayələri, onların məqsədəuyğunluğu və layihənin sistemli şəkildə həyata keçirilməsi üçün əsaslandırılmış əsaslandırmanın təmin edilməsi məqsədilə investisiya öncəsi mərhələdə.

İşin əsas mərhələləri:

• Hazırlıq mərhələsi: Müştərinin istəklərinin öyrənilməsi, lazımi sənədlərin və digər məlumatların toplanması.
• Obyektlə tanışlıq, xidmətlərin şərtləri və dəyərinin razılaşdırılması, fəaliyyət proqramının hazırlanması və TOR-nun hazırlanması (ətraflı texniki tapşırıq).
• Obyektin hərtərəfli vizual və instrumental müayinəsi.
• Alınmış nəticələrin təhlili və lazımi hesablamaların aparılması.
• Obyektin vəziyyəti haqqında nəticə çıxarmaq.

Layihədən əvvəl yoxlamanı harada sifariş etmək olar?

"Region" şaxələndirilmiş şirkəti fiziki şəxslərə, tikinti və podrat təşkilatlarına, investisiya və inkişaf şirkətlərinə obyektlərin, tikinti sahələrinin, başa çatmaqda olan tikinti və tikinti obyektlərinin ilkin tədqiqi üçün hərtərəfli xidmətlər göstərir. mühəndis sistemləri. Layihəqabağı iş vaxtı və layihə dizayn dəyəri obyektin struktur mürəkkəbliyindən, qarşıda duran işlərin həcmindən və onların tərkibindən, tikinti sahəsinin yerindən və qruntların, mühəndis magistrallarının və kommunikasiyaların faktiki vəziyyəti haqqında etibarlı məlumatların mövcudluğundan asılıdır.