Kadrlar üzrə auditin nəticəsinin audit planı forması. Kadrlar şöbəsinin sənədlərini yoxlayırıq

Bir çox təşkilatda kadr sənədlərinin daxili auditinin aparılması təcrübəsi göstərdiyi kimi, belə bir prosedur zəruridir, çünki işəgötürənlərin vəziyyəti nadir hallarda tamamilə idealdır. Məqalə HR işçilərinə və hüquqşünaslara Rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydaların və qadağaların pozulması halında yarana biləcək riskləri əsaslandırmağa kömək edəcəkdir.

Rusiya Federasiyasında daxili kadr auditinin aparılması qaydasını tənzimləyən normativ hüquqi aktlar yoxdur (mühasibat auditindən fərqli olaraq). Bununla əlaqədar bəzi sualları başa düşmək lazımdır:

Daxili HR auditi nədir?

Bu, yerli qaydaların (LNA) və işəgötürənin kadr sənədlərinin tərtib edilməsinin hüquqi və kargüzarlıq düzgünlüyünün diaqnostikasını, tövsiyələrin verilməsini və zəruri hallarda kadr sənədlərindəki səhvləri aradan qaldırmaq üçün işlərin görülməsini əhatə edən tədbirlər kompleksidir.

Daxili HR auditinin məqsədi nədir?

Təlimin məqsədi fəaliyyəti təkmilləşdirməkdir kadr xidməti və mümkün işəgötürən risklərinin minimuma endirilməsi. İşəgötürənin kənar auditdən keçməsi zamanı məruz qala biləcəyi risklərin monitorinqi dövlət qurumları və/və ya işçilərlə əmək mübahisələrinin həlli daxili kadr auditinin ən mühüm aspektlərindən biridir.

Daxili kadr auditi hansı hallarda aparılır?

1. Baxım üçün məsul işçi dəyişdirilərkən kadr uçotunun idarə edilməsi(bundan sonra KDP adlandırılacaq): işdən çıxarılma, başqa vəzifəyə/şöbəyə köçürmə.
2. Sifariş aldıqdan sonra əmək müfəttişliyi qarşıdan gələn planlı yoxlama haqqında.
3. Təhqir olunmuş işçinin işdən çıxarılmasından sonra yoxlama təhlükəsi yaranarsa: əmək haqqının, mükafatların ödənilməməsi və ya vaxtında ödənilməməsi, işəgötürənin təşəbbüsü ilə işdən azad edilməsi və s. .

QEYD

Daxili kadr auditi tənzimləyici orqanın qarşıdan gələn planlı audit barədə göstərişlərini gözləmədən həyata keçirilə bilər. Yeni il tətillərindən sonra, il üçün birləşdirilmiş yoxlama planı Rusiya Federasiyası Baş Prokurorluğunun və ya Rusiya Federasiyasının müvafiq təsisatının prokurorluğunun saytında və təsis subyektlərinin yoxlama planı yerləşdirilir. Dövlət Əmək Müfəttişliyinin internet saytında yerləşdirilib. Bu məlumat sizə təşkilatın/fərdi sahibkarın yoxlamaya məruz qalıb-qalmamasını öyrənməyə və ona əvvəlcədən hazırlaşmağa imkan verəcək.

Daxili HR auditinin hansı növləri mövcuddur?

1. Tam (monitorinq idarəetmə mərkəzinin bütün sahələri üçün).
2. Seçici.

Təsadüfi audit zamanı aşağıdakılar yoxlanılır:

• nəzarət əməliyyatlarının aparılması üçün ayrı-ayrı sahələr;
• və ya ayrı-ayrı işçilər haqqında sənədlər;
• və ya bütün aspektləri kadr işi sənədlərin reprezentativ nümunəsindən istifadə etməklə.

Daxili HR auditinin aparılması üçün optimal vaxt çərçivəsi nədir?

Cavab işəgötürənin hansı auditi aparmaq istədiyindən asılıdır: tam və ya seçmə.

Son üç il ərzində daxili kadr auditinin aparılması məqsədəuyğundur, çünki təcrübədən göründüyü kimi, vergi ofisi, Rusiyanın FSS, Rusiya Pensiya Fondu işəgötürənin fəaliyyətinin son üç ilini yoxlayır.

Optimal vaxtlama dolu daxili HR auditi 7 ilə 14 iş günü arasında davam edir; seçici— 5 iş günündən 7 iş gününə qədər. Buraya yoxlama hesabatının tərtib edilməsi və işəgötürənə təqdim edilməsi üçün lazım olan vaxt da daxildir.

QEYD

Səhv doldurulmuş kadr sənədləri sonradan işəgötürənin inzibati cərimə ilə nəticələnə bilər.

İşəgötürən yoxlama hesabatını aldıqdan sonra nə etməlidir?

Nəzarət mərkəzinə cavabdeh olan işçi tərəfindən çoxsaylı səhvlər aşkar edilərsə, onların nə üçün edildiyini və işçinin bunun hansı nəticələrə səbəb ola biləcəyini başa düşdüyünü öyrənmək lazımdır. İşəgötürən aşağıdakı qərarlardan birini qəbul etməlidir:

• HR əməkdaşını təhsil almağa göndərmək;
• səhvləri düzəltmək şansı vermək və müəyyən bir müddət ərzində yenilərini edib-etməməsinə nəzarət etmək;
• başqa işə köçürmək;
• işçi ilə hissə.

Daxili HR auditini kim aparmalıdır?

üçün müntəzəm daxili kadr auditini apararkən xüsusi bölmə yaradıla bilər və ya bu iş ştatda olan hüquqşünasa həvalə edilə bilər (yalnız o ixtisaslaşırəmək qanunvericiliyinə dair və əsasən təsərrüfat müqaviləsi fəaliyyəti ilə məşğul deyil). İşəgötürən mütəmadi olaraq daxili kadr auditinin aparılması məqsədilə daxili nəzarət xidmətinin yaradılması barədə qərar qəbul edərsə, müvafiq sənədləri hazırlamaq lazımdır: əsasnamələr, sərəncamlar və s.

Bir dəfə HR auditləri ya yenilər tərəfindən həyata keçirilir rəsmi, işlərin qəbulu və ya kənar mütəxəssislərin cəlb edilməsi ilə.

Bir mütəxəssislə və ya kadr yoxlamalarının aparılmasında ixtisaslaşmış bir təşkilatla xidmətlərin göstərilməsi üçün müqavilə bağlaya bilərsiniz.

Daxili kadr auditi kadr sahəsində təcrübəsi olan və tənzimləyici orqanlar tərəfindən yoxlamalardan keçmək təcrübəsi olan, daha çox hüquq təhsili olan şəxs tərəfindən aparılmalıdır.

Daxili HR auditinə haradan başlamaq lazımdır?

İşəgötürəndən şəxsiyyəti təsdiq edən sənədlərin olmasını (olmamasını) və onların uyğunluğunu yoxlamaq lazımdır. tənzimləyici tələblər. Təşkilati-hüquqi formasından və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq hər bir işəgötürəndə LNA olmalıdır.

MÜƏYYƏN DİNANSIYALARIN OLMAMASIDAN GƏLƏN RİSKLƏR

Əmək haqqı haqqında Əsasnamə

Bu sənəd işəgötürən üçün məcburi sənəd deyil. Əmək haqqının hesablanması üçün işçilərlə əmək müqavilələrinin və müvafiq əmrlərin (işə qəbul, başqa işə keçmə və s.) olması kifayətdir.

Bununla belə, Art. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 135-ci maddəsi, müəyyən bir işəgötürənin əmək haqqı sistemlərinin kollektiv müqavilələr, müqavilələr və ya müqavilələrlə müəyyən edildiyi bir tələbi müəyyən edir. LNA.

Nəticə etibarilə, əmək haqqı sistemi (hətta sırf əmək haqqı kimi sadə sistem də) görünməlidir. kollektiv müqavilə və ya LNA-da: PVTR (“İşçilərin əmək haqqı” bölməsində) və ya müstəqil Qayda (əmək haqqı sistemi daha mürəkkəb olduqda).

iştirakı ilə bonus əmək haqqı sistemiİşçilərin əməyinin ödənilməsi və mükafatlandırılması haqqında Əsasnamə aşağıdakıları tənzimləyən sənəddir:

• əməyin ödənilməsi sisteminin formalaşması prinsiplərini;
• əməyə görə pul mükafatının hesablanması qaydası;
• işin qiymətləndirilməsi meyarları və qaydası.

İşçilərin əmək haqqı haqqında danışarkən, diqqət yetirməlisiniz ödəmə vərəqələri.

Bu sənədin forması hər bir işəgötürən tərəfindən təsdiqlənməlidir məcburi.

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsindən çıxarış

Maddə 136. Əmək haqqının ödənilməsi qaydası, yeri və müddətləri

Əmək haqqını ödəyərkən işəgötürən hər bir işçini yazılı şəkildə xəbərdar etməyə borcludur:

1) o komponentlər müvafiq dövr üçün ona ödənilməli olan əmək haqqı;

2) işçiyə hesablanmış digər məbləğlərin məbləğləri, o cümlədən pul kompensasiyası işəgötürən tərəfindən işçiyə ödənilməli olan əmək haqqının, məzuniyyət haqqının, işdən çıxarılma ödənişlərinin və (və ya) digər ödənişlərin müəyyən edilmiş müddətinin pozulmasına görə;

3) tutulmaların məbləği və əsasları haqqında;

4) ümumi haqqında pul məbləğiödənilməlidir.

Əmək haqqı vərəqəsinin forması yerli normativ aktların qəbul edilməsi üçün bu Məcəllənin 372-ci maddəsində müəyyən edilmiş qaydada işçilərin nümayəndəlik orqanının rəyi nəzərə alınmaqla işəgötürən tərəfindən təsdiq edilir.

İşçilərə əmək haqqı vərəqələrinin verilməsi qaydası qanunla müəyyən edilməyib. IN Əmək Məcəlləsi Rusiya Federasiyası, işçinin onların alınması üçün imza atmalı olub olmadığını birbaşa demir. Bununla belə, işçilərə əmək haqqı vərəqələrinin verilməsinə dair yazılı sübut olmadan işəgötürənin öhdəliyin yerinə yetirildiyini sübut etməsi çətin olacaq.

İşçiyə əmək haqqı vərəqəsi olmadıqda və ya verilmədikdə (həmçinin əmək haqqı vərəqəsinin formasının təsdiq edilməsi haqqında sərəncamın olmaması) işəgötürən Sənətə uyğun olaraq inzibati məsuliyyətə cəlb edilə bilər. 5.27 Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsi.

MƏLUMATLARINIZ ÜÇÜN

Kadr uçotunun aparılmasına cavabdeh olan şəxsin vəzifəsi təkcə kadrlar haqqında sənədləri bacarıqla tərtib etmək deyil, həm də əmək qanunvericiliyinə uyğun olaraq LNA-nı inkişaf etdirməkdir.

Kadr masası

işçilərin sayının və/və ya ştatının ixtisarına dair tədbirlər görüldükdə, habelə nəzərə alındıqda fərdi mübahisələr 2-ci bəndin 1-ci hissəsinə əsasən işçilər işdən çıxarıldıqda işçi ilə işəgötürən arasında. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 81-i əsas sənədlərdən biridir ştat cədvəli- köhnə (hadisələrdən əvvəl) və yeni (dəyişdirilmiş).

Ştat cədvəli strukturu, ştat cədvəlini və dizaynını tərtib etmək üçün istifadə olunur kadr səviyyəsi işəgötürən, mütləq işçi vəzifələrinin siyahısını ehtiva etməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 15, 57-ci maddələri). Struktur bölmələrin, işçilərin peşələrinin siyahısı, ştat vahidlərinin sayı və əmək haqqı, tarif dərəcələri və müavinətlər haqqında məlumat ola bilər. Ştat cədvəlində dəyişikliklər təşkilat rəhbərinin və ya onun səlahiyyətli şəxsinin əmri ilə edilir.

Arbitraj təcrübəsi

İşçi ixtisar prosedurunun qeyri-qanuni elan edilməsi, məcburi işləmədiyi müddət üçün əmək haqqının alınması və mənəvi zərərin ödənilməsi üçün işəgötürənə qarşı iddia qaldırıb. İddiaya dəstək olaraq o, işçilərin ixtisar edildiyini qeyd etdi. Məhkəmə ştat cədvəlinin dəyişdirilməsi ilə bağlı işəgötürənin sərəncamlarını araşdıraraq belə qənaətə gəlib ki, ixtisar proseduru və müvafiq olaraq ştat cədvəlinə dəyişiklik edilməsi haqqında sərəncam qanunsuzdur. Müqayisəli təhlil ləğv edilmiş və yaradılan bölmələrin işçilərinin ştat səviyyəsi və vəzifə öhdəlikləri göstərdi ki, göstərilən bölmənin funksional komponenti dəyişməyib, sadəcə adı dəyişib. Əmək funksiyalarıİddiaçılar olduğu kimi qaldı. Yuxarıda göstərilənləri nəzərə alaraq, məhkəmə işçinin ixtisar prosedurunun formal xarakter daşıması ilə bağlı arqumentləri ilə razılaşdı və iddiaçı baxımından ştatların ixtisar edilməsi prosedurunu qanunsuz elan etdi. Az ödənilmiş məbləğ işçinin xeyrinə ödənilib əmək haqqı və mənəvi zərərin ödənilməsi.

Leninskinin qərarı Rayon məhkəməsi Smolensk 23 may 2012-ci il tarixli 2-984/12 saylı işdə

İşçilərin şəxsi məlumatlarının qorunması haqqında Əsasnamə

Hər bir işəgötürənin işçi heyəti üç işçidən ibarət olsa belə, şəxsi məlumatların işlənməsini tənzimləyən sənədlər olmalıdır.

2011-ci il ərzində Roskomnadzor 1743 yoxlama aparıb, onlardan 954-ü planlı, 789-u isə plandankənar olub. Fərdi məlumatlar sahəsində ən çox görülən qanun pozuntuları:

• operator tərəfindən fərdi məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək və onlara icazəsiz girişin qarşısını almaq üçün tədbirlər görməməsi;
• olmayan hallarda şəxsi məlumatların emalı qanunla nəzərdə tutulmuşdur, subyektlərin razılığı olmadan;
• fərdi məlumatların emalı barədə bildirişdə göstərilən məlumatlar ilə faktiki fəaliyyətlər arasında uyğunsuzluq.

Daxili əmək qaydaları

Məcburi LNA. Sənətin 3-cü hissəsi. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189-u, buna görə əmək cədvəli daxili əmək qaydaları ilə müəyyən edilir. Beləliklə, PVTR olmaması kimi hesab olunacaq əmək qanunvericiliyinin pozulması və işəgötürən bəndinə uyğun olaraq inzibati məsuliyyətə cəlb edilə bilər. 5.27 Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsi.

Digər sənədlər

Tətil cədvəli. CC-yə görə. 1 və 2 osh qaşığı. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsinə əsasən, ödənişli məzuniyyətlərin verilməsinin prioriteti hər il işəgötürən tərəfindən təsdiq edilmiş məzuniyyət cədvəlinə uyğun olaraq müəyyən edilir; məzuniyyət cədvəli tələb olunur həm işəgötürən, həm də işçi üçün.

Növbə cədvəli. İşəgötürən növbəli iş qrafiki tətbiq edibsə, onda növbə cədvəli uğursuz olmadan mövcud olmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 103-cü maddəsi).

Vaxt cədvəli. İşəgötürənin hər bir işçinin faktiki işlədiyi vaxtın uçotunu aparmaq öhdəliyi Sənətin 4-cü hissəsində göstərilir. 91 Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi. İşçilərin faktiki işlədiyi vaxt vaxt vərəqində qeyd olunur.

İşçilərin ezamiyyətə göndərilməsi qaydaları (və ya PVTR-də müvafiq bölmə). Görünür ki, bütün məsələlər Rusiya Federasiyası Hökumətinin 13 oktyabr 2008-ci il tarixli 749 nömrəli (29 iyul 2015-ci il tarixli dəyişikliklərlə) qərarı ilə təsdiq edilmiş işçilərin ezamiyyətə göndərilməsinin xüsusiyyətləri haqqında Əsasnamə ilə tənzimlənir. ezamiyyətlə bağlı məsələləri tənzimləyən bir sıra digər qanunvericilik aktları.

Bununla belə, Sənətin 4-cü hissəsinə əsasən. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 168-ci maddəsi ilə əlaqəli xərclərin ödənilməsi qaydasını və məbləğini tənzimləyən kollektiv müqavilə və ya LNA var. işgüzar səfərlər, bütün qeyri-dövlət işəgötürənləri tələb olunur.

İşçilərin ezamiyyət zamanı çəkdikləri xərclərin kompensasiyası təşkilatın xərcləri kimi qəbul edilə bilər. Vergi Məcəlləsi RF, yalnız bu, kollektiv müqavilədə və ya LNA-da göstərildiyi təqdirdə. Təşkilatın xərcləri ilə bağlı məlumat (məsələn, evdən hava limanına, hava limanından təyinat yerinə taksi haqqının ödənilməsi) ezamiyyət məsələlərini tənzimləyən LNA-da və ya kollektiv müqavilədə əksini tapmadıqda, bu məbləğlər geri qaytarılır. xalis gəlir təşkilatlar

Əgər iş səyahət xarakteri daşıyırsa və ya rotasiya əsasında aparılırsa, işəgötürən tərəfindən təsdiq edilmiş müvafiq şəxsiyyəti təsdiq edən sənədlər olmalıdır. Misal üçün: İşin səyahət xarakteri haqqında Əsasnamə Və haqqında Əsasnamə sürüşmə üsulu . İşin xarakteri haqqında məlumat işçi ilə bağlanan əmək müqaviləsində də öz əksini tapır.

QEYD

İşəgötürən ilkin uçot sənədlərinin yerli formalarından istifadə edərsə, hazırlanmış sənəd formaları işəgötürənin əmri ilə təsdiq edilməli və Art-da əks olunan təfərrüatları ehtiva etməlidir. 9 Federal Qanun 6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ nömrəli "Mühasibat uçotu haqqında" (4 noyabr 2014-cü il tarixli dəyişikliklərlə).

Bu iş növünün bir hissəsi olaraq, şirkətin əsas yerli qaydaları (daxili əmək qaydaları, əmək haqqı qaydaları, işçilərin şəxsi məlumatlarının mühafizəsi qaydaları, əməyin mühafizəsi üzrə yerli aktlar, mövcudluq) yoxlanılır. əmək müqavilələri s.) və onların tətbiqi.

Qiymət - 40.000 rubldan.

Kadr sənədlərinin nümunəsi əsasında auditin aparılması. Nümunənin əsası və ölçüsü müştərinin probleminin təhlilinin nəticələrinə əsasən müəyyən edilir. Orta hesabla, təşkilatın kadr uçotu ilə tanış olmaq və zəif cəhətləri müəyyən etmək üçün müxtəlif vəzifələrdə çalışan işçilərin ("adi" işçidən tutmuş rəhbərə qədər) 20% -ə aid kadr sənədləri yoxlanılır. Bununla belə, xüsusi nümunə ölçüsü həmişə müştəri ilə qarşılıqlı əlaqə zamanı onun ehtiyaclarından asılı olaraq müəyyən edilir.

Təsadüfi auditin aparıla biləcəyi vəziyyətlərə nümunələr:

1. Yoxlamaq lazımdır kadr sənədləri, "yüksək risk zonası", yəni təşkilatın ən çox pozuntuların baş verdiyi fəaliyyət sahəsi ilə əlaqəli. Belə zonaları ilkin söhbətdən sonra müəyyən etmək olar peşəkar auditor müştəri ilə.
   Yüksək riskli sahələrə nümunələr: dekorasiya əmək münasibətləri, o cümlədən ilə xarici vətəndaşlar; maliyyə məsul işçilərlə münasibətlərin qeydiyyatı; işçilərlə hesablaşmaların aparılması qaydası və s.
2. Təşkilatın yerli qaydaları təhlil edilir.
3. Seçilmiş işçilərə yerli qaydaların tətbiqi yoxlanılır.
4. Bir işçiyə və ya bir neçə işçiyə (işəgötürənin tələbi ilə) aid digər kadr sənədləri yoxlanılır, məsələn: əmək müqavilələri, T-2 kartları, iş dəftərləri, kadrların əmrləri, vaxt cədvəlləri və s.
5. Təşkilatın kadr qeydlərinin ayrı bir seqmentini yoxlamalı olduğu digər vəziyyətlər.

Qiymət - 95.000 rubldan.

Bu, təşkilatın bütün kadr sənədlərinin hərtərəfli yoxlanılmasını, eləcə də bütövlükdə kadrların sənəd axınının təşkili sistemini əhatə edir. Nəticədə, auditorlar təşkilatın kadr sənədlərinin tam şəklini alır və təmin edir ətraflı tövsiyələr kadr uçotunu optimallaşdırmaq və aşkar edilmiş pozuntuları aradan qaldırmaq.

Xüsusilə, tam audit zamanı aşağıdakı sənədlər yoxlanılır:

1. Yerli qaydalar (daxili əmək qaydaları, əmək haqqı qaydaları, işçilərin şəxsi məlumatlarının mühafizəsi qaydaları, əməyin mühafizəsi üzrə yerli qaydalar, əmək müqavilələrinin mövcudluğu və s.).
2. Əmək müqavilələri, əmək kitabçaları, ştat cədvəlləri, iş təsvirləri, işçilərin şəxsi kartları və işçilərə münasibətdə veriləcək digər sənədlər.
3. Kadrların əmrləri (təlimatları) (işçinin işə qəbulu, işçinin başqa yerə köçürülməsi, əmək müqaviləsinə xitam verilməsi, ezamiyyətə göndərilməsi və s.), habelə əmrlərin verilməsi üçün əsaslar (ərizələr, qeydlər, digər sənədlər).
4. Məsuliyyət müqavilələri.
5. Jurnallar və qeydiyyat kitabları.
6. Digər kadr sənədləri.

Kadrların tam auditi zamanı təkcə kadr sənədlərinin mövcudluğu və onların hazırlanması qaydalarına uyğunluğu yoxlanılır, həm də işçilərin düzgün təlimi məcburi sənədlərlə, uyğunluq sənədlərin saxlanması və uçotu qaydalarını və qeyriləri əmək qanunvericiliyinə əməl olunması məsələləri.

Qiymət - 95.000 rubldan.(xidmət sifariş edən şirkətin işçilərinin sayından asılıdır).

— bu, təşkilatda işçilərin hərəkəti (qəbul, yerdəyişmə, məzuniyyətə çıxmaq və s.) ilə bağlı bütün prosedurların və sənədlərin Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə uyğunluğunun yoxlanılmasıdır. Dar bir fokus ola bilər, bu halda yalnız dizayn yoxlanılır kadr sənədləri. Və ya bütün kadr idarəetmə sahəsini ələ keçirin.

Daxili və xarici audit arasında da fərq var. Daxili olaraq, şirkət bunu özü həyata keçirir, müfəttişin rolu kadr sənədləri ilə bağlı normativ sənədlərlə yaxşı tanış olan bir işçi, məsələn, hüquqşünas ola bilər. Bu seçim kiçik şirkətlər üçün uygundur. Müstəqil üçüncü tərəf təşkilatları kənar auditə cəlb olunur, daha etibarlı və etibarlı hesab olunur.

Kadr sənədlərinin auditi

Bu məcburi prosedur deyil, lakin getdikcə daha çox şirkətlər belə bir audit keçirirlər. Bu, əmək müfəttişliyi tərəfindən yoxlamaların sərtləşdirilməsi və pozuntular aşkar edildikdə müəssisəyə qarşı cərimələrin tətbiqi qaydalarının dəyişdirilməsi ilə bağlıdır. Cərimələrin məbləği artıb, ona görə də indi hər bir işçi üçün protokollar verilir.

• xarici işçilərin işə götürülməsi. Dövlət Vergi Müfəttişliyinə əlavə olaraq, bu sahədə sənədlərin hazırlanması Federal Miqrasiya Xidməti üçün də maraqlı ola bilər;
• işçilərlə maliyyə məsuliyyəti müqavilələrinin bağlanması;
• istifadə Sınaq müddəti işə qəbul zamanı və ona nəzarət;
• müxtəlif iş rejimlərinin istifadəsi;
• müəyyən edilmiş iş vaxtından artıq işləyən işçilər.

Audit zamanı auditor yalnız mövcud sənədləri səhvlərə görə yoxlamamalı, həm də təqdim edilmiş paketin tam olub-olmadığını və ya əlavə sənədlərin tələb olunduğunu qiymətləndirməlidir. Məsələn, müəssisə üçün yerli qaydaların olması.

Audit mərhələləri:

1. Məqsəd və vəzifələrin qoyulması. Yoxlama bütün sahələr yoxlanıldıqda hərtərəfli və ya tematik ola bilər. Bu mərhələdə onun hansı qüvvələr tərəfindən həyata keçiriləcəyi (daxili və ya üçüncü tərəf), eləcə də auditin tarixləri və vaxtı müəyyən edilir. Əgər həyata keçirilirsə daxili nəzarət, əmrlə məsul şəxslər təyin edilməlidir.
2. Hazırlıq zəruri sənədlər.
3. Sənədlərin öyrənilməsi və təhlili. Bütün aşkar edilmiş səhvlər qeyd olunur.

Audit başa çatdıqdan sonra auditor onun nəticələrinə dair yazılı rəy verir, müəssisədə kadr uçotunun aparılması sistemi və onun qanunvericiliyə uyğunluğu qiymətləndirilir. Nəticədə aşağıdakı məlumatlar olmalıdır:

• yoxlama predmeti olan sənədlər haqqında məlumat;
• şərhlərlə pozuntuların siyahısı. Auditor pozulmuş qaydalara istinad etməlidir;
• şirkət riskləri;
• problemlərin aradan qaldırılması üçün tövsiyələr.

HR konsaltinqi daha geniş fəaliyyət spektrini təmsil edir və insanlarla əlaqəli bütün sahələrə təsir göstərir. Auditin məqsədi şirkətin strategiyasına uyğun olaraq kadrları səmərəli idarə etməyə imkan verəcək HR siyasəti alətlərini hazırlamaqdır. Belə bir audit zamanı kadr sənədlərinin yoxlanılması ilə yanaşı, aşağıdakı məsələlər də nəzərə alınır:

• təşkilatın kadr ehtiyaclarının təhlili;
• kadr seçimi;
• kadrların qiymətləndirilməsi;
• kadr hazırlığı və inkişafı;
• əmək haqqı sisteminin təhlili;
• işçilərin motivasiyası;
• təhlil korporativ mədəniyyət;
• komandada psixoloji vəziyyətin qiymətləndirilməsi.

Şirkət müraciət edir HR konsaltinq aşağıdakı hallarda:

1. Kadrların idarə edilməsi sahəsində ayrı-ayrı sahələrin inkişafı tələb olunur (motivasiya, təlim və s. sisteminin inkişafı);
2. Mövcud kadr siyasətinin təkmilləşdirilməsi;
3. Kadr uçotunun və kadr siyasətinin digər sahələrinin sıfırdan qurulması.

Audit zamanı ekspert mövcud kadr idarəetmə sistemini təhlil edir. Kadrlar şöbəsi işçilərinin vəzifə təlimatları öyrənilir, kadrların idarə edilməsinin motivasiyası müəyyən edilir. Audit nəticəsində auditor müəyyən edir insan resursları potensialı müəssisələr və insan resurslarının idarə edilməsi texnologiyalarını optimallaşdırmaq üçün fəaliyyətlər təklif edir.

Kadrların auditi iki mərhələdə aparılır. Birinci mərhələdə auditin mövzuları və məqsədləri müəyyən edilir və şirkət rəhbərliyini mütəxəssislərdən kömək istəməyə sövq edən səbəblər aydınlaşdırılır. Eyni mərhələdə cərəyan kadr siyasəti, məsləhət proqramı hazırlanır.

Növbəti mərhələdə məqsədlərə çatmaq üçün təşkilatın işçiləri ilə qarşılıqlı əlaqə qurulur. Üç sfera yaradılır:

• İnkişaf. İşçilərə effektiv problem həlli üsulları öyrədilir;
• Dəstək. Kadrların uğurlu hazırlanması üçün şərait yaradılır;
• Konsolidasiya. Süni yaradılmış prosesin özünü tənzimləyən prosesə keçməsi.

Auditorlar öz işlərində müxtəlif üsullardan istifadə edirlər, bunlardan ən effektivi:

1. Məşqçilik. Mütəxəssislər keçir peşə təhsili mütəxəssisin rəhbərliyi altında. Metodun mahiyyəti ondan ibarətdir ki, tələbəyə verilən tapşırıqların ən yaxşı həllini müstəqil tapması üçün şərait yaradılır.
2. NLP. Texnika insanın emosional vəziyyətinə təsir edəcək vəziyyətlərin modelləşdirilməsini əhatə edir. Bu texnologiyadan yalnız sertifikatlı mütəxəssis istifadə edə bilər.
3. Sosial Araşdırmalar. Auditor işçilər arasında sorğu (şifahi və ya yazılı) keçirir. Söhbət və ya sorğu zamanı insanların motivasiyası, dəyişməyə hazır olması, onları həyatda istiqamətləndirən əsas prinsiplər üzə çıxır.
4. Yeni biznes prosesi strukturunun yaradılması. Mütəxəssislər yeni strukturun modelini hazırlayırlar. İş irəlilədikcə cari proseslər optimallaşdırılır və yeni tələblər müəyyən edilir.

HR auditi - mühüm vasitədirşirkətin inkişafında. Düzgün qurulmuş kadr siyasəti komanda işini təkmilləşdirə, əmək məhsuldarlığını artıra, işçilərin axtarışı və seçilməsi vaxtını azalda və əmək xərclərini azalda bilər.

"Müəssisənin kadr xidməti və kadrların idarə edilməsi", 2007, N 9

Daxili HR auditi

IN Keçən il həm kənardan öz kadr sənədlərinin müntəzəm yoxlanılmasına böyük maraq var dövlət təşkilatları, və özəl şirkətlər. Bu, bir sıra amillərlə bağlıdır. Birincisi, hökumətin son vaxtlar bu sahəyə diqqəti artıb sənədlər işəgötürənlər və işçilər arasında əmək münasibətləri. Dövlət Əmək Müfəttişliyinin planlı və plandankənar yoxlamaları bir çox kadr xidmətləri üçün adi hadisəyə çevrilib. İkincisi, işçilərin hüquqi savadlılığının artırılması və onların məhkəmələrdə öz hüquqlarını müdafiə etmək istəyi HR menecerlərini lazımi sənədlərin saxlanmasına diqqətli olmağa məcbur edir. Məlumdur ki, məhkəmələr ilk növbədə işin formal tərəfinə diqqət yetirir, yəni nəinki sənədlərin mövcudluğunu, həm də onların məzmununun və icrasının düzgünlüyünü diqqətlə yoxlayırlar. Üçüncüsü, əgər şirkətin qanun çərçivəsində fəaliyyət göstərən yaxşı və səmərəli HR xidməti varsa, bu, potensial namizədlər və şirkətin işçiləri üçün müsbət siqnaldır və nəticədə şirkətin əmək bazarında işəgötürən kimi brendini yüksəltməyə kömək edir.

Daxili kadr auditinin konsepsiyası

Daxili kadr auditi yerli orqanlar tərəfindən tənzimlənir qaydalar və yoxlanılan müəssisə daxilində həyata keçirilir xüsusi bölmə(daxili kadr auditi xidməti) müstəqil fəaliyyət üçün obyektiv yoxlamaŞirkətin kadrlar şöbəsi.

Təsadüfi deyil ki, bu tərif iki məqamı vurğulayır mühüm məqamlar: daxili auditorların müstəqilliyi və onların obyektivliyi. Əsas görünür ki, daxili auditorlar audit apardıqları şirkətin kadr xidmətindən və menecerindən müstəqil olmalıdırlar. Yalnız bu halda onlar öz fikirlərini sərbəst ifadə edə biləcəklər.

Əslində daxili kadr auditi xidmətinin müstəqilliyi onun şirkətdəki tabeçiliyinin səviyyəsi ilə müəyyən edilir. O, HR xidməti daxilində şöbə və ya departament şəklində mövcud ola bilər və birbaşa HR direktoruna hesabat verə bilər və ya birbaşa şirkətin baş direktoruna hesabat verən müstəqil bölmə statusuna malik ola bilər. Daxili kadr auditi bölməsinin kadrlar xidmətinin rəhbərinə (kadrlar şöbəsi və s.) tabe olduğu şəraitdə daxili auditorların müstəqilliyi təmin edilə bilməz.

Obyektivlik daxili auditorun qərəzsiz intellektual dürüstlüyü, yüksək səviyyəli menecerlərin rəyindən asılı olmayaraq öz fikrini müdafiə etmək bacarığı və münaqişəli vəziyyətlərdən qaçmaq bacarığı kimi başa düşülür. Daxili auditorun obyektivliyinə daxili auditorun qərəzli yanaşmaları, başqalarının qərəzləri və ya rəhbərliyin təzyiqləri təsir etməməlidir.

Bu xidmətdə işçilərin sayı dəyişir və böyük ölçüdə şirkətin ölçüsündən asılıdır. IN yox böyük şirkətlər 500 nəfərə qədər bir mütəxəssis daxili kadr auditinə cavabdeh ola bilər (bu halda belə bir xidmət yaradılmır). 3000 nəfərə qədər işçisi olan orta şirkətlərdə daxili audit üç-beş nəfər tərəfindən həyata keçirilə bilər. Geniş filial şəbəkəsinə malik iri şirkətlərdə kadr auditi xidmətində 10 nəfərə qədər işçi ola bilər.

Daxili kadr auditinin məqsədi və vəzifələri

Auditin məqsədi daxili auditorun fəaliyyətinin yönəldildiyi konkret vəzifədir. Daxili kadr auditinin məqsədi hər bir halda fərqlidir. Bu, şirkətin ölçüsündən, ondan asılıdır təşkilati strukturu və idarəetmə tələblərindən asılı olaraq dəyişə bilər. Etiraf etmək lazımdır ki, mütləq çoxluqda rus şirkətləri Daxili HR audit bölmələri HR xidməti rəhbərliyinin ehtiyaclarına xidmət etməyə yönəldilmişdir. Onlar, birincisi, şirkətin kadrlar üzrə direktorunun tabeliyindədirlər, ikincisi, onun təsdiq etdiyi plan üzrə işləyirlər və üçüncüsü, audit zamanı əldə etdikləri məlumatları birbaşa kadrlar xidmətinin rəhbərinə təqdim edirlər. Sonuncu, öz növbəsində, çox vaxt daxili auditi HR işçilərinin peşəkar uyğunluğunun müəyyən edilməsinə yönəlmiş audit kimi qəbul edir. Bu yanaşma əsaslı şübhələr yaradır.

Belə görünür ki, daxili kadr auditinin məqsədi son nəticədə kadr xidmətinin fəaliyyətini yaxşılaşdırmaq və kadr sənədlərinin düzgün aparılmaması ilə bağlı mümkün şirkət risklərini minimuma endirmək olmalıdır. Dövlət qurumları tərəfindən yoxlamadan keçmə və/və ya işçilərlə əmək mübahisələrinin həlli prosesində şirkətin məruz qala biləcəyi risklərin monitorinqi daxili HR auditinin ən vacib aspektlərindən biridir. Daxili kadr auditi xidməti nəinki artıq yaradılmış sənədlərdə səhvləri aşkarlamağa, ilk növbədə onların qarşısını almağa çalışmalıdır. Bunu etmək üçün, o, digər şeylərlə yanaşı, kadr xidməti işçilərinə lazımi kömək göstərməli, onlar üçün yaranan məsələlərlə bağlı kadr sənədlərinin hazırlanması və yaradılması mərhələsində onlara məsləhət verməlidir. Bu, onun kənar auditorlardan əsas fərqlərindən biridir.

Yuxarıda göstərilən məqsədə əsasən daxili kadr auditi xidmətinə aşağıdakı vəzifələr həvalə edilə bilər:

1. Kadr sənədləri hazırlanarkən kadr xidməti əməkdaşları tərəfindən qanunvericiliyə riayət olunmasının yoxlanılması və qiymətləndirilməsi.

2. HR işçilərinin hərəkətlərinin müəyyən edilmiş qayda və prosedurlara uyğunluğunun qiymətləndirilməsi.

3. HR xidmətinin və şirkətin HR sənəd dövriyyəsi sisteminin effektivliyinin qiymətləndirilməsi.

5. Cəmiyyətin rəhbərliyinə və sahiblərinə onları maraqlandıran məsələlərlə bağlı lazımi məlumatların verilməsi.

Daxili kadr auditi xidmətinin yaradılması,

onun strukturunu müəyyən edir

Yaxşı olar ki, daxili HR audit xidmətinin yaradılması prosesinə onun məqsəd və vəzifələrini müəyyən etməklə başlamaq lazımdır. Artıq birinci mərhələdə bu xidmətin fəaliyyətinin rəsmiləşdirilməsinə ciddi yanaşmaq və onun fəaliyyətini tənzimləyən sənədlər toplusunu hazırlamaq məqsədəuyğundur:

Daxili kadr auditi xidməti haqqında Əsasnamə;

Xidmət işçilərinin vəzifə təlimatları;

Daxili kadr auditinin aparılması qaydası haqqında təlimat.

Daxili Kadrlar Auditi Xidməti haqqında Əsasnamə bunun işini tənzimləyən ən mühüm sənəddir struktur vahidi. Reqlamentlər Vahid Təşkilat və İnzibati Sənədlər Sisteminin tələblərinə uyğun olaraq qurulur və aşağıdakı bölmələri əhatə edir:

1. Ümumi müddəalar.

Bu bölmə daxildir ümumi xüsusiyyətlər daxili kadr auditi xidməti, onun strukturu, tabeçiliyi, bölmənin fəaliyyətində istiqamət verən sənədlərin siyahısı verilir.

2. Məqsəd və vəzifələr.

Bu bölmə daxili kadr auditi xidmətinin əsas məqsəd və vəzifələrinin siyahısını ehtiva edir.

3. Funksiyalar.

Bölmənin əsas funksiyaları reqlamentin əvvəlki bölməsində göstərilən məqsəd və vəzifələrdən irəli gəlir.

4. Hüquq və öhdəliklər.

Bu bölmədə şirkət daxilində daxili kadr auditi xidmətinin öz vəzifə və funksiyalarını uğurla yerinə yetirməsi üçün zəruri olan hüquq və vəzifələrinin siyahısı verilmişdir. Eyni bölmə hüquqlardan istifadə edilməməsinə və vəzifələrin yerinə yetirilməməsinə görə həm bütövlükdə bölmənin, həm də onun rəhbərinin üzərinə düşən məsuliyyəti göstərir.

5. Liderlik.

Bu bölmədə daxili kadr auditi xidmətinin rəhbərinin vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilməsi qaydası, onun ixtisas səviyyəsinə dair tələblər, hüquqları və iş öhdəlikləri və s.

6. Münasibətlər.

O cümlədən çox vacib bir bölmə Ətraflı Təsviri daxili kadr auditi xidmətinin şirkətin digər struktur bölmələri ilə, ilk növbədə şirkətin kadr xidməti və şirkətin hüquq xidməti ilə daxili qarşılıqlı əlaqəsi prosesi: bu qarşılıqlı əlaqə hansı məsələlər üzrə, hansı hallarda və hansı qaydada həyata keçirilir; xidmət işçilərinin qarşılıqlı əlaqədə olması gözlənilirsə xarici təşkilatlar(məsələn, əmək müfəttişliyi tərəfindən aparılan yoxlamalarda iştirak və s.), sonra bu proses bu bölmədə də təsvir edilmişdir.

7. İşin təşkili.

Bu bölmə işinin təşkili ilə bağlı əsas məqamları təsvir edir. Bu bölmədə ehtiyac yaranarsa, xidmətin necə yenidən təşkil ediləcəyi barədə də məlumat olmalıdır.

8. Yekun müddəalar.

Bölmə müddəanın qüvvəyə minməsi qaydasını, habelə ona dəyişiklik və əlavələrin edilməsi qaydasını müəyyən edir.

Xidmət işçiləri üçün iş təsvirləri aşağıdakı tipik bölmələrdən ibarətdir:

1. Ümumi müddəalar.

Bu bölmədə aşağıdakı məlumatlar nöqtə-nöqtə qeyd edilməlidir:

Ştat cədvəlinə uyğun olaraq verilmiş tam vəzifə adı;

İşçi kimə hesabat verir?

Vəzifəyə təyinat və vəzifədən azad edilmə qaydası (işə qəbul və vəzifədən azad edilmə - adi işçilər üçün);

İşçinin müvəqqəti olmaması halında dəyişdirmə qaydası (işlərin qəbulu və köçürülməsi qaydası da daxil olmaqla);

İşin təşkili xüsusiyyətləri, əgər varsa (uzun iş saatları, çevik iş saatları və s.). Əgər bu məlumat əmək müqaviləsində göstərilibsə, bu bənd olmaya bilər;

Bu vəzifəni tutan işçiyə rəhbərlik edən normativ, metodiki və digər sənədlərin siyahısı;

İxtisas tələbləri (təhsil səviyyəsi, iş təcrübəsi).

2. Funksiyalar.

Bölmədə daxili kadrların auditi xidmətinin fəaliyyət sahələrinə uyğun olaraq işçinin əsas fəaliyyətinin siyahısı verilmişdir.

3. Vəzifə öhdəlikləri.

Bu bölmədə əvvəlki bölmədə göstərilən funksiyaların yerinə yetirilməsini təmin edən iş növləri ətraflı sadalanır; yerinə yetirilən hərəkətlərin xarakteri də təsvir edilir (“təşkil edir”, “təmin edir”, “hazırlayır”, “baxır”, “idarə edir” və s.).

Bu bölmədə daxili kadr auditi xidmətinin əməkdaşının ona həvalə edilmiş funksiya və vəzifələrin yerinə yetirilməsini təmin edən səlahiyyətləri qeyd olunur.

5. Məsuliyyət.

6. Əlaqələr (vəzifə üzrə əlaqələr).

Bölmədə işçinin fəaliyyətinin bütün sahələrində necə və kimlərlə qarşılıqlı əlaqədə olması təsvir edilir: o, informasiyanı kimdən, hansı formada və hansı müddət ərzində alır; hansı məlumatları, hansı formada, hansı müddət ərzində və kimə təqdim etməsi və işçi ilə struktur bölmələri və şirkətin digər işçiləri, habelə (zəruri hallarda) üçüncü tərəf təşkilatları arasında informasiya əlaqələrinin digər məsələləri. Bu bölmə ən əyani olduğu üçün cədvəl şəklində təqdim edilə bilər.

Daxili kadr auditinin aparılması qaydası haqqında təlimat daxili auditin aparılması texnologiyasını ətraflı təsvir edir (aşağıya bax) və ona əlavədə standart nümunələr daxili auditorların iş və hesabat sənədləri.

Daxili HR audit xidmətinin strukturu əsasən şirkət rəhbərliyinin (və ya HR xidmətinin rəhbərliyinin) mövqeyindən asılıdır, yəni. bu bölmənin qarşısına hansı vəzifələri qoyduğu və onun şirkətdəki rolunu nə dərəcədə düzgün başa düşdüyü barədə.

Əksər şirkətlərdə daxili HR audit xidməti mərkəzləşdirilmişdir, yəni. kadrların auditinə cavabdeh olan bölmə şirkətin mərkəzi ofisində yerləşir. Bu strukturun üstünlüyü xidmət işçilərinin şirkətin regional filial və nümayəndəliklərinin rəhbərlərindən və onların kadrlar şöbəsindən müstəqil olmasıdır. Bununla belə, mərkəzləşdirilməmiş bir struktur kimi bir xidmət qurmaq mümkündür. Bu halda mərkəzi bölmə vahid audit texnologiyasının işlənib hazırlanmasını və bu texnologiya ilə işləmək üzrə təlimi öz üzərinə götürür və auditin özü yerli daxili auditorlar tərəfindən həyata keçirilir. Bu seçim tez həyata keçirmək imkanını cəlb edir plandankənar yoxlamalar Lakin belə bir struktur yerli auditorların müstəqilliyi və obyektivliyi ilə bağlı ciddi şübhələr yaradır.

Əsas iş sahələri və kadr auditinin planlaşdırılması

Daxili kadr auditi xidmətinin əsas iş istiqamətləri aşağıdakılardır:

HR işçilərinin fəaliyyətinin mövcud qanunvericiliyin tələblərinə uyğunluğunun yoxlanılması;

Kadr sənədlərinin tamlığının qiymətləndirilməsi;

Kadrların sənədlərinin qeydiyyatı sisteminin qiymətləndirilməsi;

HR sənədlərinin saxlanması sisteminin qiymətləndirilməsi;

İşlərin arxiv saxlanmasına hazırlanması sisteminin qiymətləndirilməsi;

Sinif proqram təminatı, kadr sənədlərinin yaradılması üçün istifadə olunur;

Yerli qaydaların auditi;

Əmək müqavilələrinin auditi və mülki müqavilələr işçilərlə;

Məsuliyyət müqavilələrinin auditi;

Vəzifə təlimatlarının auditi;

Kadrlar üçün sifarişlərin auditi;

Əməyin mühafizəsi sənədlərinin auditi;

Əmək kitabçalarının aparılması qaydasının auditi;

Şirkətə aid olan digər sahələr (məsələn, işçilərin müəyyən kateqoriyaları üçün sənədlərin auditi, işçilərin təlimi və sertifikatlaşdırılması üçün sənədlərin auditi və s.).

Yuxarıda göstərilən bütün sahələrdə kadrların daxili audit xidməti həm planlı, həm də plandankənar yoxlamalar apara bilər. Planlı yoxlamalar yuxarı rəhbər tərəfindən təsdiq edilmiş plana əsasən xidmət rəisi tərəfindən təşkil edilir. Daxili kadr auditi xidmətinin iş planı planlı auditlər üçün mövzuların siyahısını, onların həyata keçirilmə müddətini göstərməklə ehtiva edir və bir il üçün hazırlanır. Plandankənar yoxlamalar şirkət rəhbərliyinin və ya onun HR direktorunun təşəbbüsü ilə kadrlar xidmətinin (və ya onun regional bölməsinin) rəhbəri dəyişdikdə, kadr xidməti işçilərinin qanunsuz hərəkətləri barədə siqnal daxil olduqda və/ yaxud onların daxili qaydaları, təlimatları, nizamnamələri pozması.

Daxili kadr auditinin aparılması texnologiyası

Daxili auditin təşkili aşağıdakı kimidir:

1. Daxili kadr auditi xidmətinin rəhbəri audit proqramını təsdiq edir. Proqram auditin həcmini, audit müddətini, audit qrupunun tərkibini, planlaşdırılan işləri və audit prosesi zamanı həyata keçiriləcək audit prosedurlarını müəyyən edir.

2. Şirkətin rəhbərliyi gələcək auditin mövzusunu göstərən daxili kadr auditinin aparılması üçün əmr verir (1-ci nümunəyə baxın), bu, kadrlar xidmətinin rəhbərinin (və əgər varsa, onun regional bölmələrinin rəhbərlərinin) diqqətinə çatdırılır. hər hansı). Kadrlar xidmətinin rəhbərliyi əmrdə müəyyən edilmiş müddətdə bütün zəruri kadr sənədlərini, habelə auditin aparılması üçün zəruri olan digər məlumatları hazırlayıb auditorlara təqdim etməyə borcludur.

3. Audit qrupu təqdim edilmiş sənədlərin məzmununu təhlil edir. Yoxlama başlamazdan əvvəl audit qrupunun bütün üzvlərinə yoxlamanın aparıldığı nəzarət sualları olan xüsusi yoxlama vərəqləri verilir. Lazım gələrsə, kadr xidməti əməkdaşları ilə görüşür və onlardan lazımi aydınlıqlar alırlar.

Bu məlumatları iş sənədlərində qeyd edirlər, forması daxili kadr auditinin aparılması qaydası haqqında təlimatda təsdiqlənir. Audit nəticəsində aşkar edilmiş pozuntular və uyğunsuzluqlar uyğunsuzluqların xüsusi protokollarında qeyd edilir ki, bu protokollarda da gələcəkdə oxşar halların aradan qaldırılması və qarşısının alınması üçün mümkün tədbirlər qeyd olunur.

Məhdudiyyətli cəmiyyət

"Buz" məsuliyyəti

(Ice MMC)

N ------

Kadr auditinin aparılması haqqında

Kadrlar xidmətinin fəaliyyətini təkmilləşdirmək və kadr sənədlərinin düzgün aparılmaması ilə bağlı Ice MMC-nin mümkün risklərini minimuma endirmək üçün,

Sifariş edirəm:

1. 2007-ci il sentyabrın 9-dan 15-dək “İşçilərlə əmək müqavilələrinin və mülki-hüquqi müqavilələrin tərtib edilməsi” mövzusunda daxili kadr auditinin aparılması.

2. Audit qrupunun rəhbəri daxili kadrların auditi xidmətinin rəis müavini S.V.Biryukov təyin edilsin.

3. Audit qrupuna aşağıdakı işçiləri daxil edin:

informasiya təhlükəsizliyi mühəndisi Simakov A.V.

hüquq məsləhətçisi Efremov K.A.

Kadrların sənəd dövriyyəsi üzrə aparıcı mütəxəssis E.P.Vetrov

5. Bu əmrin icrasına nəzarət daxili kadrların auditi xidmətinin rəisi V.V.Romanina həvalə edilsin.

Baş direktor V.P. Kiripov Kiripov

Sərəncamla aşağıdakılar tanış olub:

Biryukov S.V. Biryukov

Simakov A.V. Simakov

Efremov K.A. Efremov

Romanina V.V. rumın

4. Auditin nəticələrinə əsasən audit qrupu 7 gün müddətində işin vəziyyətini, müəyyən edilmiş problem sahələrini təsvir edən akt tərtib edir və mümkün risklər, həmçinin bu problemlərin həlli və risklərin minimuma endirilməsi üçün tövsiyələri ehtiva edir.

Hesabat rəhbərliyə təqdim edilməzdən əvvəl audit qrupunun rəhbəri tərəfindən yoxlanılan HR əməkdaşları ilə müzakirə edilir. Müzakirənin məqsədi hesabatın məzmununun işçilər üçün aydın olmasını və onların auditorlar tərəfindən təklif olunan tövsiyələri həyata keçirməyə hazır olduqlarını və ya onların həyata keçirilməsinin mümkünsüzlüyünün səbəblərini əsaslandıra bildiklərindən əmin olmaqdır.

5. Hesabat auditorların tövsiyələrini təsdiq edən və bu tövsiyələrin həyata keçirilməsini asanlaşdırmaq üçün qərarlar qəbul edən şirkət rəhbərliyinə təqdim olunur.

Daxili audit xidmətinin tipik problemləri

Daxili auditorların öz fəaliyyətlərini həyata keçirərkən qarşılaşmalı olduqları bir sıra tipik problemlər var:

1. Audit olunanlar tərəfindən məlumatların natamam/vaxtında təqdim edilməməsi, onların daxili auditin aparılması prosesində qeyri-konstruktiv mövqeyi.

HR işçiləri daxili HR auditinin yalnız işlərində səhvləri aşkar etmək məqsədi ilə aparıldığına, onların bilik və təcrübələrinin rəhbərlik tərəfindən şübhə altına alındığına və auditin nəticələrinin onların şirkətdəki vəziyyətinə təsir edəcəyinə əmindirlərsə, belə ki, reaksiya qaçılmazdır. İstənilən yoxlama - həm xarici, həm də daxili - müəyyən müddətlərlə məhdudlaşır. Bunu başa düşən HR işçiləri daxili auditorların işini çətinləşdirməyə və informasiya blokadası strategiyasını həyata keçirməyə çalışırlar: müxtəlif səbəblər müxtəlif bəhanələrlə onlara lazımi sənədlər verilmir.

Buna görə də, ilk növbədə, auditin məqsədləri haqqında yoxlanılan şəxslərə məlumat vermək, daxili auditorların tövsiyələrinin kadr xidmətinin işini yaxşılaşdırmaq üçün gətirə biləcəyi faydalara diqqət yetirmək lazımdır.

İkincisi, şirkətin işçilərin “səhv etmək hüququnu” tanıyan korporativ mədəniyyətə malik olması və hətta işdə belə səhvlərin qaçılmaz olduğunu başa düşməsi böyük əhəmiyyət kəsb edir. ən yaxşı mütəxəssislər. Yalnız bu halda HR işçilərinin daxili auditorlarla əməkdaşlığa hazır olmasını təmin etmək olar.

Üçüncüsü, kadr auditinin aparılması qaydasını tənzimləyən şirkətin daxili sənədlərində yoxlanılan şöbələrin işçilərinin auditorlara tələb olunan bütün məlumatları onların sorğusunda göstərilmiş müddət ərzində tam şəkildə təqdim etmək öhdəliyi aydın şəkildə göstərilməlidir. Digər tərəfdən, bu sənədlər daxili auditorların işlərinin vaxtı və qarşıdan gələn audit zamanı qarşılıqlı əlaqə prosedurunu yoxlanılan şəxslərlə əlaqələndirmək öhdəliyini təmin etməlidir.

2. Auditin aparılması üçün kifayət qədər vaxt büdcəsinin olmaması.

Daxili audit düzgün planlaşdırılmalıdır. Daxili audit xidmətinin rəhbəri, bir qayda olaraq, aylar üzrə onların yerinə yetirilmə müddətini göstərməklə, növbəti il ​​üçün yoxlama planını tərtib edir. Bununla belə, HR/HR rəhbərliyindən tez-tez sorğular və ya plandankənar yoxlamalar tələb edən vəziyyətlər olarsa, ilkin olaraq ayrılmış vaxt planlı yoxlama, əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənə bilər. Bu halda, yoxlamalar üçün iş planlarının tərtib edilməsinə və tənzimlənməsinə çevik yanaşma, habelə bu cür müraciətlər olduqda onlar üçün zəruri vaxt ehtiyatının əvvəlcədən təmin edilməsi vacibdir.

3. Ayrı-ayrı menecerlərin işlərin həqiqi vəziyyəti haqqında məlumatı qavramağa hazır olmaması.

HR xidməti/kadrlar şöbəsinin yüksək vəzifəli şəxsləri həmişə auditorlar tərəfindən təklif olunan tövsiyələri yerinə yetirməyə və auditin nəticələrinə əsasən qərarlar qəbul etməyə hazır deyillər. Buna görə də, artıq daxili kadr auditi xidmətinin yaradılmasının ilk mərhələsində, auditin nəticələrinə əsasən daxili auditorların verdiyi tövsiyələrin icrası prosedurunu təsvir etmək lazımdır.

Şirkətin daxili sənədlərində auditin nəticələrinin təhlili və daxili auditorlar tərəfindən təqdim olunan hesabat və tövsiyələr əsasında düzəldici/profilaktik tədbirlərin görülməsi üçün yoxlanılan bölmə rəhbərinin məsuliyyətinin qeyd edilməsi də məqsədəuyğundur.

4. HR audit xidmətinin müstəqil olmaması.

Artıq qeyd edildiyi kimi, Rusiya şirkətlərinin böyük əksəriyyətində daxili kadr auditi xidməti ya şirkətin kadrlar üzrə direktoruna tabedir, ya da ümumiyyətlə kadr xidmətinin struktur bölməsi kimi mövcuddur və onun rəhbərinə hesabat verir. Daxili auditorların yoxlanılan HR işçilərinin birbaşa rəhbərliyindən belə asılılığı onların obyektivliyinə birbaşa təsir edir: asılı daxili auditor obyektiv ola bilməyəcək. Və HR işçiləri bu vəziyyətdə daxili auditorları öz rəhbərliyinin birbaşa nümayəndələri kimi qəbul etməyə meyllidirlər və onlarla səmərəli iş əlaqələri qurmağa çalışmırlar.

Daxili auditorlar, onlar kimlərdir?

Daxili auditor daxili kadr auditini aparmaq səlahiyyətinə malik olan və auditi aparmaq üçün müvafiq səlahiyyətə malik olan şəxsdir.

Son üç ildə bir çox şirkətlərdə daxili kadrların auditi bölmələrinin fəal şəkildə yaradılmasına baxmayaraq, hazırda bu cür xidmətlərdə səmərəli işləmək qabiliyyətinə malik yüksək ixtisaslı mütəxəssislər çatışmazlığı mövcuddur.

Bir qayda olaraq, şirkətdə daxili kadrların auditi şöbəsi/şöbəsi yaradıldıqda, ona əvvəllər şirkətdə kadrların sənəd dövriyyəsinin aparılması ilə məşğul olmuş işçilər keçirilir. Təcrübə göstərir ki, şirkət daxilində “böyümüş” və onun daxili problemləri ilə məşğul olan mütəxəssislər heç də həmişə keçmiş həmkarlarının işini qiymətləndirməkdə lazımi obyektivlik və qərəzsizlik nümayiş etdirmirlər. Digər tərəfdən, bu çox vacibdir, onlar daha çox keçmiş həmkarlarına lazımi yardım və məsləhətlərin verilməsinə yönəliblər. Bu işçilər həmçinin şirkətin filialının (və ya onun digər regional bölməsinin) kadr auditini apararkən kifayət qədər effektiv ola bilərlər.

Daxili kadr auditi bölməsinin “qarışıq” formalaşdırılması optimal görünür keçmiş işçilər kadr xidməti və işçiləri bazardan cəlb etməklə, ilk növbədə konsaltinqdən və ya hüquqi şirkətlər kadrlara məsləhət xidmətlərinin göstərilməsi.

İdeal olaraq, kadrların auditi xidmətinə hüquqşünaslar, kadrların sənəd dövriyyəsi sahəsində mütəxəssislər və informasiya təhlükəsizliyi sahəsində mütəxəssislər daxil edilməlidir.

Aşağıdadır nümunə siyahısışirkətin daxili kadrların auditi xidmətinin rəhbəri vəzifəsinə namizədin səlahiyyətlərinə və şəxsi keyfiyyətlərinə, habelə onun hüquq və vəzifələrinə dair rəsmiləşdirilmiş tələblər.

Daxili Kadrlar Auditi Xidmətinin rəhbəri:

işçinin vəzifəsinə və ixtisasına olan tələblər

1. Demoqrafik tələblər:

Yaş: 55 yaşa qədər;

Cins Kişi Qadın.

2. Təhsil tələbləri:

Hüquq və ya sahə üzrə ali təhsil sənəd dəstəyi idarəetmə;

Tercihen əlavə təhsil insan resurslarının idarə edilməsi və/və ya informasiya texnologiyaları sahəsində.

3. Peşəkar təcrübə:

İnkişaf etmiş filial şəbəkəsi və ya konsaltinq və ya hüquq şirkətində oxşar iş təcrübəsi olan şirkətin insan resurslarının idarə edilməsi xidməti/kadrlar şöbəsində ən azı 3 il iş təcrübəsi;

Şirkətin HR sənəd dövriyyəsi sisteminin qurulması/yenidən təşkili təcrübəsi, daxili HR audit metodologiyasının işlənib hazırlanması və tətbiqi təcrübəsi;

Komanda idarəetmə təcrübəsi.

4. Peşəkar bilik, bacarıq və bacarıqlar:

Əla bilik əmək hüququ kadrların sənəd dövriyyəsi, məlumatların idarə edilməsi və mühafizəsi üçün sənədləşmənin təminatı sahəsində normativ sənədlər;

Təcrübəli PC istifadəçisi;

Əsas ixtisaslaşdırılmış kadr proqramlarını bilmək.

5. Şəxsi keyfiyyətlər:

Ünsiyyət bacarıqları, şəxsi əlaqələr qurmaq bacarığı;

Obyektivlik və qətiyyət;

Yüksək səmərəlilik;

Məsuliyyət;

Böyük həcmli məlumatlarla işləmək bacarığı;

Öz fikrini əsaslı şəkildə müdafiə etmək bacarığı.

İnsan resursları xidmətinin və onun regional bölmələrinin işinin daxili auditini aparmaq;

Rəhbərdən və kadrlar şöbəsinin əməkdaşlarından lazımi məlumat və sənədləri tələb etmək;

Yoxlamalarda iştirak etmək;

Auditin nəticələrinə əsasən zəruri düzəliş tədbirlərinin həyata keçirilməsinə və verilmiş tövsiyələrin yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək;

Auditlərin nəticələrinə əsasən daxili auditorlar tərəfindən hazırlanmış hesabatları qiymətləndirmək və daxili auditorların hərəkətlərindən şikayətlər üzrə qərarlar qəbul etmək;

İnkişafda iştirak edin normativ sənədlər daxili kadr auditi xidmətinin fəaliyyətinin tənzimlənməsi;

Cəmiyyətin fəaliyyəti zamanı yaranan mübahisəli və münaqişəli vəziyyətlərin, o cümlədən Dövlət Əmək Müfəttişliyi ilə mübahisələrin təhlilində iştirak etmək;

Daxili kadr auditi xidmətinin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi üçün şirkət rəhbərliyinə təkliflər vermək.

7. Məsuliyyətlər:

Daxili kadr auditi xidmətinin işini planlaşdırmaq və təşkil etmək;

Kadrların sənəd dövriyyəsi sisteminin daxili auditinin aparılması metodologiyasını hazırlamaq;

Yoxlamaların aparılması üçün işçi qruplar yaratmaq;

Yoxlanılan şöbələrin rəhbərliyi ilə qarşılıqlı əlaqədə olmaq.

8. Məsuliyyət:

Daxili kadr auditi planının həyata keçirilməsi üçün;

Plandankənar yoxlamaların təşkilinə və aparılmasına görə;

Xidmətin hesabatlarında və tövsiyələrində olan məlumatların etibarlılığına və obyektivliyinə görə;

Lazımi düzəliş tədbirlərinin həyata keçirilməsi və auditin nəticələrinə əsasən verilmiş tövsiyələrin həyata keçirilməsi üçün yoxlamaların təşkili üçün.

Bu tələblər şirkətin xüsusiyyətlərini və daxili kadr auditi xidmətinin qarşısında duran vəzifələrin spektrini nəzərə alaraq kadr xidməti tərəfindən yekunlaşdırıla bilər.

rus əmək qanunvericiliyi son vaxtlar tez-tez dəyişir və daxili auditorlar şirkətin fəaliyyətinə aid olan bütün dəyişikliklərdən xəbərdar olmalıdırlar. Ona görə də onlara öz bacarıqlarını davamlı olaraq təkmilləşdirmək imkanı yaratmaq lazımdır. Bütün dəyişiklikləri izləmək funksiyasını yalnız daxili audit xidmətinə həvalə etmək deyil, həm də işçilərini onlar haqqında məlumatı şirkətin kadrlar şöbəsinə çatdırmaq və onlar üçün təlim tədbirləri keçirməyə məcbur etmək məsləhətdir.

Xarici və ya daxili HR auditi?

Kadr auditi aparıcı Rusiya və Qərb konsaltinq şirkətlərinin cəlb olunduğu populyar xidmətə çevrilir. Kənar məsləhətçilər tərəfindən aparılan kadr auditi müəyyən edilmiş fikirlərdən, vərdişlərdən və qiymətləndirmələrdən uzaqlaşmağa imkan verir, şirkətin kadr xidmətinin işini rəqib şirkətlərin oxşar xidmətlərinin işi ilə müqayisə etməyə, həmçinin səmərəliliyin artırılması üzrə müstəqil tövsiyələr almağa kömək edir. kadrların sənəd dövriyyəsi sisteminin.

Digər tərəfdən, kənar məsləhətçilərin şirkətin kadrlar departamentinin daxili prosedurlarının və standartlarının həyata keçirilməsini yoxlamaq üçün həmişə kifayət qədər vaxtı olmur və çox vaxt belə yoxlama üçün imkanlar olmur. Müstəqil konsaltinq şirkəti kadrların sənəd dövriyyəsinə cavabdeh olan işçilərin işinin daimi monitorinqini həyata keçirə bilməz. Daxili kadr auditi xidmətinin işinin dəqiq təşkili şirkətin kadr xidməti prosesində bir çox səhv və pozuntuların qarşısını almağa və bəzilərinin qarşısını almağa imkan verir.

Biz sizə şirkətdə HR audit prosesinin optimal təşkilini təklif edirik:

1. Kənar məsləhətçilərin köməyi ilə ilkin mərhələdə normativ sənədlərin işlənib hazırlanmasına köməklik göstərəcək və lazımi mütəxəssislərin seçilməsinə kömək edəcək daxili HR audit bölməsinin yaradılması. konkret vəzifələr müvafiq xidmətlə üz-üzədir.

2. İkinci mərhələdə daxili kadr auditi xidmətinin əməkdaşları kənar məsləhətçilər ilə birlikdə mümkün riskləri və ehtimal olunan problem sahələrini müəyyən edir və şirkətin daxili kadr auditinin aparılması metodologiyasını hazırlayır.

3. Üçüncü mərhələdə yaradılmış metodologiya sınaqdan keçiriləcək və zəruri hallarda onun korreksiyası aparılacaq.

4. Daxili kadr auditi xidmətinin qurulması üçün qeyri-mərkəzləşdirilmiş struktur seçsəniz, təlimlər keçiriləcək regional auditorlar qəbul edilmiş texnologiyadan istifadə etməklə işləmək.

5. Razılaşdırılmış vaxtdan sonra kənar məsləhətçilər daxili kadr auditi xidmətinin fəaliyyətini qiymətləndirəcəklər.

Beləliklə, kənar məsləhətçilərin köməyi ilə daxili HR audit bölməsi yaradaraq və yoxlama texnologiyasını inkişaf etdirən şirkət sonradan yalnız kənar ekspertləri cəlb etməklə, HR auditlərini müstəqil şəkildə həyata keçirə biləcək. peşəkar səriştə Daxili auditorlar yetərli olmaya bilər.

Auditin məqsəd və vəzifələrindən asılı olaraq biz müştərilərimizə 3 növ kadr auditini təklif edirik.

1. Yerli audit

Kadrlar uçotunda sistemli səhvləri müəyyən etmək üçün kadr sənədlərinin yerli nümunəsi aparılır. İşəgötürənlə faktiki mövcud olan bütün məcburi sənədlər Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin tələblərinə uyğunluğu üçün seçmə şəkildə təhlil edilir.

Bu audit bizə şirkətdə kadrların uçotunun idarə edilməsi (HRR) ilə bağlı ümumi vəziyyəti qiymətləndirməyə imkan verir. Audit hesabatında aşkar edilmiş bütün pozuntular və onların aradan qaldırılması üçün tələb olunan tədbirlər göstərilir.

Adətən müştərilərimiz əmin olmaq istədikdə bu növ auditi seçirlər ümumi yanaşmaöz şirkətində kadr uçotunun aparılması düzgündür və lazımi sənədlər paketi tam və düzgün tərtib edilmişdir.Eyni zamanda, CDP-nin saxlanmasına cavabdeh olan icraçının yerli səhvlərini müəyyən etmək müştəri üçün əhəmiyyət kəsb etmir.

2. Tam audit

HR qeydlərinin idarə edilməsi zamanı buraxılmış bütün mümkün səhvləri müəyyən etmək üçün hər bir sənəd təhlil edilir. Şirkətdə mövcud olan bütün kadr sənədləri tam şəkildə təhlil edilir. Hər bir işçi üçün bütün kadr sənədləri bir-biri ilə uyğunluğu yoxlanılır. Səhvləri düzəltmək üçün fərdi tövsiyələr hazırlanır.

Bu yoxlama bizə imkan verir tam qiymətləndirməşirkətdə KDP idarəetmə keyfiyyəti və bütün mövcud səhvləri aradan qaldırmaq. Audit hesabatında aşkar edilmiş bütün pozuntular və onların aradan qaldırılması üçün tələb olunan tədbirlər göstərilir.

Bir qayda olaraq, müştərilərimiz təftiş qurumları tərəfindən hər hansı auditə tam hazır olduqlarına və audit zamanı hər hansı sənəd tələb edilərkən heç bir problem və ya çətinlik yaşanmayacağına əmin olmaq istədikdə bu audit növünü seçirlər.

3. Sistem auditi

Bütün kadr sənədləri yoxlanılır (“tam audit”) + kadrların sənəd dövriyyəsi sistemi təhlil edilir, sistemin problemli sahələri müəyyən edilir.

Bu audit sizə Şirkətdə kadr uçotunun idarə edilməsinə sistemli nəzər salmağa imkan verir. Audit hesabatında yalnız bütün aşkar edilmiş pozuntuların aradan qaldırılması üçün tövsiyələr deyil, həm də kadr sənədlərinin idarə edilməsi sahəsində iş sistemində optimal dəyişikliklər üçün tövsiyələr var.

Bu audit növünü seçən müştərilərimiz təkcə idarəetmə qeydlərinin düzgünlüyünə və düzgünlüyünə deyil, həm də şirkətdə HR logistikasının optimallığına və səmərəliliyinə əmin olmaq istəyirlər.

HR auditinin dəyəri (bütün qiymətlərə ƏDV daxil deyil)