Kadrların auditi üzrə ekspert rəyi. HR auditi - bu nədir? Audit Metodları

Auditin məqsəd və vəzifələrindən asılı olaraq biz müştərilərimizə 3 növ kadr auditini təklif edirik.

1. Yerli audit

Yerli nümunə hazırlanır kadr sənədləri kadr qeydlərindəki sistem səhvlərini müəyyən etmək. Seçilmiş olaraq, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin tələblərinə uyğunluq üçün işəgötürənlə faktiki mövcud olan bütün məcburi sənədlər təhlil edilir.

Bu audit şirkətdə kadr uçotunun idarə edilməsi (HRC) ilə bağlı ümumi vəziyyəti qiymətləndirməyə imkan verir. Auditin nəticələrinə dair hesabatda aşkar edilmiş pozuntular üzrə bütün aşkar edilmiş pozuntuların göstəricisi, onların aradan qaldırılması üçün zəruri tədbirlər göstərilir.

Adətən müştərilərimiz əmin olmaq istədikdə bu növ auditi seçirlər ümumi yanaşmaöz şirkətlərində kadr uçotunun aparılması düzgün və paketi təşkil edir tələb olunan sənədlər tam və düzgün tərtib edilmişdir.Eyni zamanda, CDP-nin saxlanmasına cavabdeh olan ifaçı tərəfindən yerli xətaların müəyyən edilməsi müştəri üçün əhəmiyyət kəsb etmir.

2. Tam audit

Hər bir sənəd KDP-nin (kadr uçotunun idarə edilməsi) aparılmasında yol verilən bütün mümkün səhvləri müəyyən etmək üçün təhlil edilir. Şirkətdə mövcud olan bütün kadr sənədləri tam şəkildə təhlil edilir. Hər bir işçi üçün bütün kadr sənədlərinin bir-birinə uyğunluğu yoxlanılır. Səhvləri düzəltmək üçün fərdi tövsiyələr hazırlanır.

Bu audit imkan verir tam qiymətləndirməşirkətdə KDP-nin aparılması keyfiyyəti və bütün mövcud səhvləri aradan qaldırmaq. Auditin nəticələrinə dair hesabatda aşkar edilmiş pozuntular üzrə bütün aşkar edilmiş pozuntuların göstəricisi, onların aradan qaldırılması üçün zəruri tədbirlər göstərilir.

Bir qayda olaraq, müştərilərimiz yoxlama orqanları tərəfindən hər hansı auditə tam hazır olduqlarına və audit zamanı hər hansı sənəd tələb edilərkən heç bir problem və çətinliklərin olmayacağına əmin olmaq istədikdə bu audit növünü seçirlər.

3. Sistem auditi

Bütün kadr sənədləri yoxlanılır ("tam audit") + kadrların sənəd dövriyyəsi sisteminin təhlili, sistemin problem sahələrinin müəyyən edilməsi.

Bu audit sizə Şirkətdə kadr uçotunun idarə edilməsinə sistemli nəzər salmağa imkan verir. Yoxlamanın nəticələrinə dair hesabatda yalnız bütün aşkar edilmiş pozuntuların aradan qaldırılması üçün tövsiyələr deyil, həm də KDP (kadr uçotunun idarə edilməsi) sahəsində iş sistemində optimal dəyişiklik üçün tövsiyələr var.

Bu audit növünü seçən müştərilərimiz yalnız KDP-nin düzgünlüyünə və düzgünlüyünə əmin olmaq deyil, həm də şirkətdə kadr sənədlərinin idarə edilməsinin logistikasının optimal və səmərəliliyindən əmin olmaq istəyirlər.

HR auditinin dəyəri (bütün qiymətlər ƏDV-sizdir)

Audit riskləri və münaqişə vəziyyətlərini müəyyən etmək üçün təşkilatın, sistemin, prosesin, layihənin və ya məhsulun fəaliyyətinin müstəqil qiymətləndirilməsi prosedurudur. Audit təşkilatın özü tərəfindən aparıldıqda daxili ola bilər və şirkətin müəyyən bir sahəsindəki fəaliyyəti qiymətləndirmək üçün müqavilə əsasında üçüncü tərəf mütəxəssisləri cəlb edildikdə xarici ola bilər. Əksər hallarda yoxlamaya münasibətdə “audit” termini istifadə olunur Maliyyə hesabatlarışirkətlər, lakin başqa növləri var, məsələn, kadr auditi. Çoxları bu ifadəni eşitdi, lakin bu prosedurun mahiyyətinin nə olduğunu bilmirlər. Bu gün biz xüsusi olaraq kadr sənədlərinin auditi haqqında danışacağıq, bunun nə üçün lazım olduğunu, nə vaxt və kim tərəfindən aparıldığını sizə xəbər verəcəyik.

Niyə HR auditinə ehtiyacınız var?

Dərhal deməliyik ki, kadr auditi isteğe bağlı bir hadisədir və çox vaxt həyata keçirilmir. Bununla belə, hesab edirik ki, belə bir prosedur aşağıdakılar üçün həyata keçirilməlidir:

— əmək, arxiv, pensiya, miqrasiya qanunvericiliyinin və s. tələblərinə uyğunluğunun yoxlanılmasına hazırlıq;

- müəyyən vəziyyətlə bağlı risklərin qiymətləndirilməsi (tənzimləyici orqanlar tərəfindən yoxlama zamanı, məhkəmədə əmək mübahisəsinə baxılarkən, həmkarlar ittifaqı nəzarəti zamanı və s. meydana çıxa biləcək risklər);

– mütəxəssislərin peşəkarlığının artırılması kadr xidməti(törədilmiş pozuntular üzrə təlim);

- kadrlar şöbəsinin əməkdaşlarının peşəkarlığının qiymətləndirilməsi;

- yol verilmiş pozuntuların aradan qaldırılması üçün tədbirlər planının hazırlanması;

— kadr xidmətinin işinin optimallaşdırılması (xərclərin minimuma endirilməsi, hesabatlılıq sisteminin qurulması, mükafatlandırma və s.).

Bundan əlavə, audit yenidən təşkili, rəhbərliyin dəyişdirilməsi (kadrlar şöbəsinin rəhbərliyi də daxil olmaqla), kadrlar şöbəsinin (HR) işçilərinin işdən çıxarılması (işə götürülməsi) zamanı sənədlərin köçürülməsi zamanı kadr sənədlərinin vəziyyətini qiymətləndirməyə və təhlil etməyə kömək edəcəkdir.

Bunu özünüz və ya kənardan edin?

Təkrar edirik ki, kadr auditini özünüz apara bilərsiniz və ya üçüncü tərəf şirkətlərinin xidmətlərindən istifadə edə bilərsiniz, çünki onların sayı kifayət qədərdir və seçim etmək üçün çox şey var. Eyni zamanda, kadr auditi çox məsuliyyətli bir məsələdir, çünki bu, şirkətin məxfi sənədləri ilə birbaşa bağlıdır.

Əgər siz kənar auditor seçməyi planlaşdırırsınızsa, xidmətin bir ildən artıq müddətdə bu sahədə çalışan ixtisaslı mütəxəssislər tərəfindən təqdim edilməsi vacibdir. Audit şirkətinin kadr sənədlərinin idarə edilməsini yoxlamaq üçün nə qədər tez-tez xidmətlər göstərdiyini, müştəriləriniz arasında fəaliyyət baxımından sizinlə oxşar təşkilatların olub-olmadığını soruşun. Unutmayın ki, HR auditləri təklif edən və peşəkarları işə götürən nüfuzlu konsaltinq firmasının xidmətləri ucuz ola bilməz.

Üçüncü tərəf təşkilatı tərəfindən HR auditinin müvəffəqiyyəti həm də şirkətin auditorlarla qarşılıqlı əlaqəyə necə hazır olmasından asılıdır. Buna görə də, əksər hallarda, yoxlama başlamazdan əvvəl, audit aparmaq üçün dəvət olunmuş şirkətin nümayəndələrindən və sifarişçi şirkətin nümayəndələrindən ibarət işçi qrupu yaradılır. Dəvət olunan auditorların tərkibi və sayı əsasən görüləcək işlərin vaxtı və həcmi ilə müəyyən edilir, lakin sənədlərlə təminat sahəsində hüquqşünasların və mütəxəssislərin iştirakı mütləq tələb olunur.

Üçüncü tərəf mütəxəssislərini cəlb etmək istəyi yoxdursa və bunun üçün maliyyə təmin edilmirsə, özbaşına kadr yoxlaması aparmaq mümkündür. Bununla belə, qurumun kadr xidmətinin əməkdaşları qarşısında müvafiq vəzifə qoyaraq, yadda saxlamaq lazımdır ki, onlar həmişə mövcud vəziyyətə obyektiv qiymət verməyə hazır deyillər, çünki onlar öz işlərini həqiqətən yoxlayacaqlar. Bundan əlavə, işçilər bəzi səhvlərə “göz yuma” bilərlər, çünki onları düzəltməli olacaqlar.

Biz inanırıq ki, buna baxmayaraq, seçim daxili auditin lehinə edilirsə, kiçik bir yaratmaq daha yaxşıdır struktur bölmə bunun üçün və ya bir komissiya, orada bilikli bir mütəxəssis olmalıdır əmək hüququ və kadr sənədlərinin idarə edilməsi, lakin işini yoxlayacağı şəxslərdən, məsələn, hüquqşünasdan asılı deyil.

Kadr sənədlərinin yoxlanılması üçün normativ baza

Əsasdan başlayaq qaydalar, kadr sənədlərini yoxlayarkən bunlara əməl edilməlidir. Əsas olanlar bunlardır:

- Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli "Əmək kitabçaları haqqında" qərarı (əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması qaydaları ilə birlikdə);

- Rusiya Federasiyası Əmək Nazirliyinin 10 oktyabr 2003-cü il tarixli 69 nömrəli "Əmək kitabçalarının doldurulması üçün Təlimatların təsdiq edilməsi haqqında" qərarı (bundan sonra - əmək kitabçalarının doldurulması üçün Təlimat);

- Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 01/05/2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı (bundan sonra - Fərman N 1);

- Rusiya Federasiyası Mədəniyyət Nazirliyinin 25 avqust 2010-cu il tarixli 558 nömrəli "Fəaliyyəti zamanı yaradılan standart inzibati arxiv sənədlərinin Siyahısının təsdiq edilməsi haqqında" əmri. dövlət qurumları, bədənlər yerli hökümət və saxlama şərtləri göstərilməklə təşkilatlar”;

— federal qanun 27 iyul 2006-cı il tarixli N 152-ФЗ "Şəxsi məlumatlar haqqında";

— GOST R 6.30-2003 “Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri”;

- Əmək Məcəlləsi.

Bundan əlavə, ofis işini, şəxsi işlərin aparılması qaydasını və ya digər aspektləri tənzimləyən kifayət qədər sayda idarə qaydaları mövcuddur. əmək münasibətləri. Bu aktların da öyrənilməsi və kadr sənədlərinin yoxlanılması zamanı tətbiq edilməsi lazımdır.

Nəyi yoxlayırıq?

Məsləhətçi təşkilatın mülki hüquq müqaviləsi əsasında auditi necə apardığını nəzərdən keçirməyəcəyik, ancaq daxili auditə diqqət yetirəcəyik. Onun həyata keçirilmə ardıcıllığı məqsədlərdən asılıdır. Siz bütün istinad sahələrini və kadr sənədlərinin icrasını yoxlaya bilərsiniz və ya yalnız bir sahəni, məsələn, əmək müqavilələrini yoxlaya bilərsiniz. Hər halda, auditin başlanması üçün ilk addım müfəttişin təyin edildiyi və ya yoxlama komissiyasının yaradıldığı auditin aparılması üçün əmrin verilməsi olacaqdır. Sifarişdə siz çekin mövzusunu qeyd edə bilərsiniz.

gətirək nümunəvi nümunə sifariş.

Bələdiyyə büdcəli təhsil müəssisəsi

"Orta hərtərəfli məktəb N 72"

Sifariş № 42

kadr auditinin aparılması haqqında

Kadrlar şöbəsinin işini yaxşılaşdırmaq və kadr uçotunun düzgün aparılmaması ilə bağlı riskləri minimuma endirmək,

Sifariş edirəm:

1. 28 may – 5 iyun 2012-ci il tarixləri arasında “Əmək fəaliyyətinin qeydiyyatı və illik ödənişli məzuniyyətlərin verilməsi” mövzusunda daxili kadr auditinin aparılması.

2. Direktorun tərbiyə işləri üzrə müavini A. Q. Volkova Təftiş Komissiyasının sədri təyin edilsin.

3. Komissiyaya daxil edin:

- İnzibati-təsərrüfat işləri üzrə direktor müavini O. L. Zolotov;

- rus dili və ədəbiyyatı müəllimi Paramonov V.S.;

- hüquq məsləhətçisi Lopuxov I.R.

4. 06/08/2012-ci il tarixinədək aparılan yoxlama haqqında hesabat təqdim edin.

5. Bu əmrin icrasına nəzarət tərbiyə işləri üzrə direktor müavini Volkova A.G.-yə həvalə edilsin.

Direktor Komova /L. V. Komova /

Sifarişlə tanış olub:

Volkova A. G. 16/05/2012, Volkova

Zolotova O. L. 16/05/2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16/05/2012, Paramonova

Lopuxov I. R. 16/05/2012, Lopuxov

Auditin predmeti müəyyən edilərsə, kadrlar şöbəsinin müdiri yalnız lazımi sənədləri hazırlaya bilər. Kadrlar xidmətinin rəhbərliyi dəyişdirilərkən və ya iş bir mütəxəssisdən digərinə keçirilərkən audit aparılırsa, yoxlanılacaq sənədlərin siyahısını müəyyən etmək lazımdır.

Unutmayın ki, hüquqi formasından və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq hər hansı bir təşkilatda olması lazım olan məcburi sənədlərin siyahısı var. Bu sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

1. Kadr təminatı. Dərhal deyək ki, Əmək Məcəlləsində bu sənəd haqqında yalnız qeyd var, lakin onu tərtib etmək öhdəliyi barədə heç bir işarə yoxdur. 1 saylı Fərman bu sənədin formasını birləşdirdi - T-3. Qeyd edək ki, tənzimləyici orqanlar, istər dövlət əmək müfəttişliyi, istər prokurorluq, istərsə də vergi orqanları, demək olar ki, həmişə bunu tələb edirlər: qurumun strukturu, əmək haqqı fondu, müavinətlər və işçilərə verilən əlavə ödənişlər qrafikdən aydın görünür.

2. Tətil cədvəli. məcburidir bu sənəd sorğu-sual edilmir, çünki Art. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsi, işçilərin nümayəndəlik orqanının rəyi nəzərə alınmaqla, işəgötürən tərəfindən təsdiq edilmiş məzuniyyət cədvəlinə uyğun olaraq işçilərə illik ödənişli tətillərin başlamasına ən azı iki həftə qalmış verildiyini açıq şəkildə bildirir. yeni il. T-7 cədvəlinin forması da 1 saylı qərarla unifikasiya olunub.

3. Şəxsi kartlar - T-2 və T-2GS (MS) formaları. Onlar hər bir işçi üçün saxlanılmalıdır, çünki əmək kitabçasına edilən hər bir qeyd ilə işəgötürən işçini şəxsi kartındakı imza ilə tanış etməyə borcludur - əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması Qaydalarının 23-cü bəndinə əsasən. , əmək kitabçasına edilən qeyd təkrarlanır.

4. Şəxsi işlər. Onların saxlanması öhdəliyi dövlət qulluqçuları, bələdiyyə işçiləri, işçilər daxil olmaqla, işçilərin müəyyən kateqoriyaları üçün müəyyən edilir. gömrük orqanları və s.

Dövlət qulluqçularının şəxsi işlərinin aparılması qaydası Rusiya Federasiyası Prezidentinin 30 may 2005-ci il tarixli 609 nömrəli "Dövlət dövlət qulluqçusunun şəxsi məlumatları haqqında Əsasnamənin təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı ilə müəyyən edilmişdir. Rusiya Federasiyası və şəxsi işinin idarə edilməsi. Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun dövlət qulluqçuları üçün şəxsi işin aparılması qaydası bu təsisçinin normativ aktları ilə müəyyən edilir. Məsələn, Moskva şəhərinin işçiləri üçün Moskva merinin 15 iyun 2011-ci il tarixli 44-UM saylı fərmanı ilə, Sankt-Peterburqun dövlət qulluqçuları üçün isə Sankt-Peterburq Hökumətinin Fərmanı ilə müəyyən edilir. Sankt-Peterburq 30 iyun 2008-ci il tarixli N 773.

5. Vaxt cədvəli (forma T-12, T-13) də hər bir müəssisədə olmalıdır, çünki Art. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91-i işəgötürənə hər bir işçinin faktiki işlədiyi iş vaxtının uçotunu aparmağa borcludur.

Qeyd! Əvvəllər dövlət hakimiyyəti orqanları, dövlət büdcədənkənar fondlarının idarələri, ərazi dövlət büdcədənkənar fondlarının şöbələri, yerli özünüidarə, büdcə müəssisələri, büdcələrin icrası üçün kassa xidməti göstərən orqanlar büdcə sistemi Rusiya, iş vaxtını qeyd etmək üçün Rusiya Federasiyası Maliyyə Nazirliyinin 30 dekabr 2008-ci il tarixli 148n nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş 0504421 formasında vaxt cədvəlindən istifadə etdilər. Bununla birlikdə, 1 yanvar 2011-ci il tarixində qüvvədən düşdüyünə görə (Rusiya Federasiyası Maliyyə Nazirliyinin 1 dekabr 2010-cu il tarixli 157n əmri), Rusiya Federasiyası Maliyyə Nazirliyinin əmrindən forma. 15 dekabr 2010-cu il N 173n - 0301008 istifadə olunur və bu T-13 formasının dəqiq surətidir.

6. Müəyyən edilmiş formalı əmək kitabçaları əsas sənəddir əmək fəaliyyəti və işçinin iş təcrübəsi. Hər bir işəgötürən (fərdi sahibkar olmayan fiziki şəxslər istisna olmaqla), bu işəgötürən üçün iş işçi üçün əsas olduqda, beş gündən çox işləmiş hər bir işçi üçün onları saxlamalıdır. (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 66-cı maddəsi).

Əmək kitabçasında işçi, onun gördüyü işlər, başqasına köçürmələri haqqında məlumatlar var daimi iş və işdən çıxarılma, habelə əmək müqaviləsinə xitam verilməsi üçün əsaslar və işdə uğura görə mükafatlar haqqında məlumat. Cərimələr haqqında məlumat kitaba daxil edilmir, hallar istisna olmaqla intizam tədbiri işdən çıxarılmasıdır.

Qeyd! Əmək kitabçalarının aparılmasına cavabdeh şəxsin təyin edilib-edilmədiyini, onların hamısının əmək kitabçalarının hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabında və onlara əlavələrin qeydə alınıb-alınmadığını yoxlayın. Bundan əlavə, iş dəftərlərindəki qeydlərə baxın - onlar sifarişlər əsasında edilməlidir.

7. Əmək müqavilələri və ya xidmət müqavilələri. Əmək müqaviləsi işəgötürənlə işçi arasında bağlanmış müqavilədir və ona əsasən işəgötürən işçini müəyyən müddət ərzində işlə təmin etməyi öhdəsinə götürür. əmək funksiyası, iş şəraitini təmin etmək, əmək haqqını vaxtında və tam həcmdə ödəmək və işçi bu müqavilə ilə müəyyən edilmiş əmək funksiyasını şəxsən yerinə yetirməyi, bu işəgötürənə aid olan daxili əmək qaydalarına əməl etməyi öhdəsinə götürür.

8. Personal üçün sifarişlər:

- məşğulluq haqqında (T-1, T-1a formaları);

- başqa işə keçirildikdə (T-5, T-5a formaları);

- məzuniyyət verilməsi haqqında (T-6, T-6a formaları);

- ezamiyyətə göndərilmə haqqında (T-9, T-9a formaları);

- yüksəliş haqqında (T-11, T-11a formaları);

- əmək müqaviləsinə xitam verilməsi (xitam verilməsi) haqqında (forma T-8, T-8a).

Data vahid formalar mülkiyyət formasından asılı olmayaraq Rusiya Federasiyasının ərazisində fəaliyyət göstərən bütün təşkilatlar tərəfindən tətbiq edilməlidir (1 nömrəli qərarın 2-ci bəndi).

Bu sərəncamları yoxlayarkən orada sənədlərin - onların dərci üçün əsasların olmasına əmin olmaq lazımdır. Çox vaxt onlar yoxdur - sifarişdə müqaviləyə, bəyanata və ya digər sənədə bir keçid var, amma özü belə deyil. Bu pozuntudur.

9. Əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər. Rəhbərin imzalarının, təsdiq vizalarının mövcudluğunu yoxlamaq lazımdır. Xatırladaq ki, bu cür əmrlər şəxsi heyət üçün verilən əmrlərdən ayrı saxlanılmalıdır.

Qeyd edək ki, təkcə bu sənədlərin mövcudluğunu yoxlamaq deyil, həm də onların necə tərtib olunduğuna diqqət yetirmək lazımdır. Məsələn, Sənətin tələblərinə uyğun olaraq. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 67-ci maddəsi əmək müqaviləsi yazılı şəkildə, iki nüsxədə tərtib edilir, hər biri tərəflər tərəfindən imzalanır. Bir nüsxəsi işçiyə verilir, digəri işəgötürəndə saxlanılır. Əmək müqaviləsinin surətinin işçi tərəfindən alınması işəgötürəndə saxlanılan nüsxədə onun imzası ilə təsdiqlənməlidir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-ci maddəsi əmək müqaviləsinin mətninə daxil edilməli olan şərtləri müəyyən edir.

Ancaq xidmət müqaviləsi ilə hər şey fərqlidir. Onun məzmununun federal qanunla müəyyən edilməsinə əlavə olaraq, Rusiya Federasiyası Prezidentinin 16 fevral 2005-ci il tarixli 159 nömrəli Fərmanı təsdiq edilmişdir. təxmini forma dövlətin keçidi üçün müqavilə Dövlət Qulluğu və dövlət qulluğunda vəzifələrin tutulması. Ona görə də yoxlayın ki, müqavilələr təkcə məzmunca deyil, həm də formada qanunun tələblərinə uyğun olsun. Və məzmun baxımından qeyd edirik ki, məsələn, işdən çıxarılma əmrlərinin yoxlanılmasının ən vacib obyekti onlarda işdən çıxarılma səbəbinin və əsaslarının göstərilməsi olacaqdır. Art əsasında. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 84.1-də, onlar Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin və ya digər federal qanunun mətninə ciddi şəkildə uyğun olaraq və müvafiq maddəyə, maddənin bir hissəsinə, maddənin bəndinə istinad edilməklə göstərilməlidir. Əmək müqavilələrinin məzmununu yoxlayarkən, Art. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-si onların mətninə daxil edilməsi üçün məcburidir.

Yerli qaydalar, kitablar, reyestrlər

İncəsənət əsasında başlayaq. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 8-i, işəgötürənlər - fərdi sahibkar olmayan fiziki şəxslər istisna olmaqla, işəgötürənlər normaları ehtiva edən yerli qaydalar qəbul edirlər. əmək hüququ, əmək qanunvericiliyinə və digər normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq öz səlahiyyətləri daxilində hüquqi aktlarəmək hüququ normalarını, kollektiv müqavilələri, müqavilələri ehtiva edir. Bu cür aktların müddəaları əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hallarla müqayisədə işçinin vəziyyətini pisləşdirməməlidir.

Aşağıdakı sənədlər də yoxlanılmalıdır.

1. Daxili əmək qaydaları. Sənətə görə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189-cu maddəsi, bu sənəd işçilərin işə qəbulu və işdən çıxarılması qaydasını, əmək müqaviləsi tərəflərinin əsas hüquqlarını, vəzifələrini və məsuliyyətlərini, iş saatlarını, istirahət vaxtlarını, işçilərə tətbiq olunan həvəsləndirmə və cərimələri tənzimləyir. habelə bu işəgötürənlə əmək münasibətlərinin tənzimlənməsinin digər məsələləri.

2. Əməyin mühafizəsi üzrə təlimatlar. Onlar bir qayda olaraq işə başlamazdan əvvəl, onun zamanı və başa çatdıqdan sonra əməyin mühafizəsi tələblərindən ibarətdir və eyni zamanda proseduru ehtiva edir fövqəladə hallar. Bu təlimatlar işçinin tutduğu vəzifədən, onun peşəsindən və ya yerinə yetirdiyi iş növündən asılı olaraq, sahələrarası və ya sahələr üzrə işlənib hazırlanır. standart təlimatəməyin mühafizəsi, əməyin mühafizəsi üzrə sahələrarası və ya sənaye qaydaları, Metodik tövsiyələr əsasında xüsusi istehsal şəraiti nəzərə alınmaqla, avadanlıq istehsalçılarının - təşkilatların istismar və təmir sənədlərində, təşkilatın texnoloji sənədlərində müəyyən edilmiş təhlükəsizlik tələbləri.

3. İşçilərin şəxsi məlumatlarının saxlanması və mühafizəsi haqqında Əsasnamə (və ya onların saxlanması və istifadəsi qaydasını müəyyən edən digər sənəd). Bu yerli aktın hazırlanması Sənətin tələblərinə görə məcburidir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 87-si.

4. Əmək haqqı haqqında Əsasnamə və ya müəssisədə əmək haqqı və işçilərə mükafatlar sistemini tənzimləyən digər yerli normativ akt. Bu müddəa Sənətdə məcburidir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 135 - əmək haqqı sistemləri, o cümlədən tarif dərəcələrinin ölçüsü, əmək haqqı ( rəsmi maaşlar), əlavə ödənişlər və kompensasiya xarakterli müavinətlər, o cümlədən normaldan kənara çıxan iş şəraitində işləmək üçün əlavə ödənişlər və stimullaşdırıcı xarakterli müavinətlər və mükafat sistemləri əmək qanunvericiliyinə uyğun olaraq kollektiv müqavilələr, sazişlər, yerli normativ hüquqi aktlarla müəyyən edilir. əmək qanunvericiliyini ehtiva edən digər normativ hüquqi aktlar.

Göstərilənlərə əlavə olaraq, bəzi təşkilatlar üçün fəaliyyətlərinin xüsusiyyətlərinə görə məcburi olan digər zəruri sənədlər var, məsələn, növbə cədvəli, qeyri-müntəzəm iş vaxtı olan vəzifələrin siyahısı, tam fərdi məsuliyyət haqqında müqavilələr, kommersiya fəaliyyəti haqqında əsasnamələr. və ya qanunla qorunan digər sirlər.

Müəssisə əmək münasibətlərinin bəzi sahəsini tənzimləyən digər yerli normativ hüquqi aktları işləyib hazırlayıbsa, onları müəyyən edilmiş əmək qanunvericiliyi ilə müqayisədə işçinin vəziyyətini pisləşdirən şərtlərin və hüquqi qüvvəsinin (işçilərin nümayəndəlik orqanının rəyi olub-olmamasından asılı olmayaraq) yoxlanılmasını tövsiyə edirik. nəzərə alınır, təsdiq edilir, sənədin qurumun rəhbəri olub-olmaması, işçilərin aktla tanış olub-olmaması və s.). Ola bilər:

— kollektiv müqavilə;

— kollektiv məsuliyyət haqqında müqavilə;

— işçilərin uyğunlaşması haqqında tənzimləmə;

- keçid qaydası Sınaq müddəti;

- işçilərin attestasiyası haqqında əsasnamə.

İş təsvirlərini yoxlamağa xüsusi diqqət yetirməyi tövsiyə edirik. Bir tərəfdən, onlar məcburi deyil, digər tərəfdən, İncəsənət əsasında. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-si, əmək müqaviləsi üçün ilkin şərt əmək funksiyasıdır və ya əmək müqaviləsində, ya da onu yükləməmək üçün iş təsvirində nəzərdə tutulmuşdur. Buna görə də, bəzən göstərişlər sadəcə zəruridir.

Gəlin jurnallara keçək, onların arasında yerli qaydalar arasında məcburi olanlar da var.

Müəssisə yuxarıda qeyd olunan məcburi jurnallara əlavə olaraq, kadr uçotu haqqında məlumatları sistemləşdirmək üçün digər jurnallar da saxlaya bilər, məsələn:

- əmək müqavilələrinin reyestrləri, kadrlar haqqında əmrlər, şəxsi işlər, əlillik vərəqələri;

— yerli qaydalarla tanışlıq jurnalı;

— Səyahət vəsiqələrinin, sertifikatlarının verilməsi jurnalı.

Jurnalları və mühasibat kitablarını yoxlayarkən onların dizaynına diqqət yetirin. Jurnalların bütün vərəqləri nömrələnməli, jurnalların özləri krujeva ilə bağlanmalı, mum möhürü ilə möhürlənməlidir və ya möhürlənməlidir və təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiqlənməlidir. Qeydlərdə heç bir düzəlişə icazə verilmir. İş dəftərlərinin və onlara əlavələrin hərəkəti üçün uçot kitabında bütün sütunların doldurulduğuna, orada heç bir düzəliş olmadığına, bu kitabın krujevalı və möhürləndiyinə əmin olmaq lazımdır.

Qeyd. Sənədlərin qeydiyyatı və sistemləşdirilməsi sisteminin təhlili çox vacibdir, çünki o, qurumda sənədlərin saxlanması sisteminin necə təşkil edildiyi barədə məlumat verir.

Proqram təminatı auditi

Hazırda əksər qurumlar ixtisaslaşdırılmış proqram məhsullarından istifadə etməklə kadr uçotunu aparır, bu da onların da yoxlanılmalı olması deməkdir.

Təftiş edərkən, proqramın qüvvədə olan qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq kadr uçotunu aparmaq qabiliyyətini təmin edib-etmədiyini yoxlamağı unutmayın (proqram tərtibatçılarının proqram məhsulu"itirilmiş" fərdi zəruri detallar), bütün vahid formaların proqramda olub-olmaması, onun nə qədər tez-tez yenilənməsi, sənədlərin bütün formalarının aktual olub-olmaması.

Yoxlanılması lazım olan növbəti vacib aspekt proqram təminatına və (və ya) yaradılmış kadr sənədlərinə daxil olmaq qaydasıdır. Eyni zamanda, şirkətin işçilərindən hansının kadr məlumatlarının emalı ilə əlaqəli olduğunu öyrənmək və sistemin daxil olmaq imkanını istisna etdiyinə əmin olmaq lazımdır. elektron formalar həmin işçilərin sənədləri vəzifə öhdəlikləri belə məlumatlarla iş daxil deyil.

Audit proqram təminatı iş kadrlar şöbəsi kadr məlumatlarına icazəsiz daxil olmanın və ya itirilməsinin mümkün kanallarını müəyyən etməyə, həmçinin konkret proqram məhsulundan istifadənin mümkünlüyünü qiymətləndirməyə imkan verəcək.

Belə ki, kadr sənədlərinin yoxlanılması zamanı məcburi sənədlərin olması, rəsmiləşdirilməsinin düzgünlüyü, habelə sənədlərin məzmununun qanunvericiliyin tələblərinə uyğunluğu yoxlanılır.

Audit prosesinin özünü sənədləşdirmək daha yaxşıdır ki, sonradan yekun hesabatı tərtib edərkən vacib heç nəyi unutmayasınız.

HR sənədlərinin auditinin nəticələri

Sənədlərin yoxlanılmasının son mərhələsi mövcud vəziyyəti təsvir edən, problemli sahələri və problemləri göstərən hesabatın hazırlanması olacaq. mümkün risklər. Həmçinin, hesabatda adətən müəyyən edilmiş əmək qanunvericiliyi pozuntularının və çatışmazlıqların aradan qaldırılması yolları ilə bağlı tövsiyələr verilir, həmçinin pozuntular aradan qaldırılmadıqda mümkün cəzalar barədə məlumat verilir (bax: səhifə 45).

Kadrlar şöbəsinin rəhbərliyi və ya mütəxəssis dəyişdirilərkən kadr sənədlərinin yoxlanılması halında kadr ofisi işi nəticəyə əlavə olaraq iş kitablarının siyahısı (sahibinin tam adı, əmək kitabçasının seriyası və nömrəsi və əlavələr göstərilməklə) əlavə olaraq işlərin qəbulu və təhvil verilməsi aktı tərtib etmək lazımdır. (əgər varsa)).

Sonda qeyd edirik ki, nə vaxt dövri kadr sənədlərinin yoxlanılması, işəgötürənin tənzimləyici orqanlar tərəfindən sanksiyalardan qaçmaq imkanı var - cərimələr, təşkilatın dayandırılması, cinayət məsuliyyəti. Bundan əlavə, audit şirkətdaxili aparılırsa, kadr işçiləri öz işlərini təkmilləşdirmək imkanı əldə edirlər peşəkar səviyyəöz səhvlərini tapıb düzəltmək yolu ilə.

Unutmayın ki, kadr uçotunun düzgün aparılması işçilər və tənzimləyici orqanlarla münaqişələrin uğurlu həllinin açarıdır.

HR auditi bir təşkilatın (MMC) nümunəsindən istifadə edərək, məqalədə daha sonra təhlil edəcəyik - bu proseduru düzgün həyata keçirməyə kömək edəcəkdir. Aydınlıq üçün məqalənin mətninə prosedur planını əks etdirən auditin aparılmasına dair nümunə müddəa yükləmək üçün bir keçid əlavə edəcəyik, həmçinin kadr auditinin nə olduğunu, onu kimin və necə apardığını sizə xəbər verəcəyik. Bundan əlavə, təşkilatlardan birində auditin nəticələrinə dair hesabat nümunəsi hazırlamışıq.

Müəssisənin kadr auditinin konsepsiyası

Bir çox menecerlər və HR işçiləri təşkilatda kadr auditinin necə düzgün aparılması ilə maraqlanırlar. Bu onunla əlaqədardır ki, qanunvericilikdə nə kadr auditi anlayışı, nə də onun həyata keçirilməsinə dair tələblər yer almayıb.

Bununla belə, Sənətin 3-cü bəndinin müddəalarından. Maliyyə hesabatlarının auditinin konsepsiyasını müəyyən edən 30 dekabr 2008-ci il tarixli 307 nömrəli "Auditorluq haqqında ..." Federal Qanununun 1-i, belə bir nəticəyə gələ bilərik ki, kadr auditi aşağıdakıların müstəqil yoxlanılmasını əhatə edən bir prosedurdur:

• təşkilatın kadr xidmətinin fəaliyyəti;
• kadr sənədlərinin tərtib edilməsinin və işçilərlə əmək müqavilələrinin bağlanmasının düzgünlüyünə;
• əməyin mühafizəsi tələblərinə və əmək qanunvericiliyinə əməl olunması.

Prosedur, xüsusən də cəmiyyətin və onun rəhbərliyinin müxtəlif hissələrdə nəzərdə tutulmuş inzibati məsuliyyətə cəlb edilməsinin qarşısını almaq üçün müəssisənin Dövlət Əmək Müfəttişliyi və ya Prokurorluq tərəfindən yoxlamaya hazırlanması zamanı həyata keçirilir. Sənət. Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 5.27, 5.27.1. Bundan əlavə, təşkilatın kadr auditi kadrlarla işdə və kadrların idarə edilməsində problemləri müəyyən etməyə, habelə gələcəkdə onların baş verməsinin qarşısını almağa imkan verir.

Qeyd etmək vacibdir ki, Rusiya Federasiyası Maliyyə Nazirliyinin 9 mart 2017-ci il tarixli 33n nömrəli "...in müəyyən edilməsi haqqında" əmrinə əlavənin məzmununa əsaslanaraq, kadr sənədlərinin yoxlanılması həyata keçirilir. audit xidmətlərinin bir növü deyil. Müvafiq olaraq, 307 saylı Federal Qanunun tələbləri üçün bu növ yoxlamalar əhatə olunmur, buna görə də yerlərdə kadrların yoxlanılması prosedurunu hazırlamaq mümkündür. Eyni zamanda, təşkilatların rəhbərləri bu prosedurun vəzifələrini, metodlarını və planını hazırlamaqda müəyyən dərəcədə sərbəstliyə malikdirlər.

Hansı hallarda müəssisədə kadr auditinin aparılması məqsədəuyğundur?

Göstərilən yoxlama proseduru aşkar səbəblər olmadan həyata keçirilə bilər, lakin əksər hallarda bunun səbəbləri:

1. Əmək qanunvericiliyinə dəyişikliklər. Məsələn, bu, əlavə öhdəliklər, prosedurlar və sənədlər müəyyən edən yeni qanunların qəbulu hallarına aiddir.
2. Kadrlar şöbəsinin müdirinin və ya iştirak edən digər şəxsin dəyişdirilməsi kadr işi Təşkilatda. Bu halda kadrlar şöbəsinin yeni rəhbərinə gələcəkdə hansı işlərin görülməsi lazım olduğu barədə məlumat vermək məqsədəuyğundur.
3. Kadrlar xidmətinin fəaliyyətini optimallaşdırmaq, onun fəaliyyətinin düzgünlüyünü və effektivliyini yoxlamaq ehtiyacı. Kadrlar xidmətinin işinin düzgünlüyünə şübhə yaranarsa, bu halda yoxlama aparılır. Məsələn, tənzimləyici orqanlar tərəfindən növbəti yoxlama zamanı təşkilatın əmək qanunvericiliyi sahəsində pozuntulara görə məsuliyyət daşıdığı bir vəziyyətdə uyğundur.
4. Tənzimləyici orqanlar tərəfindən qarşıdan gələn yoxlama haqqında məlumatın mövcudluğu. Audit mümkün cərimələrin qarşısını almaq və təşkilata göstərişlərin verilməsinin qarşısını almaq məqsədilə həyata keçirilir.
5. Şirkət rəhbərinin dəyişdirilməsi. Audit elə aparılır ki, yeni rəhbərlik kadr xidmətində işlərin vəziyyəti haqqında məlumat əldə etsin.

Kadrların auditinin vəzifələri və üsulları

Geniş mənada tapşırıq, dəqiq müəyyən edilmiş məqsədi olan problemli vəziyyətdir. Dar mənada vəzifə nail olunması lazım olan məqsəddir.

Kadr auditinin vəzifələri aşağıdakılardır:

1. Kadrların idarə edilməsi sahəsində problemlərin axtarışı və onların həlli yollarının formalaşdırılması.
2. Effektiv kadr idarəetmə metodlarının formalaşdırılması.
3. Kadr uçotunun aparılması və sənəd dövriyyəsinin normativ hüquqi aktların tələblərinə uyğunlaşdırılması.
4. Kadr xərclərinin azaldılması.
5. Mümkün kadr risklərinin və təhdidlərinin müəyyən edilməsi, gələcəkdə problemlərin yaranma ehtimalının qarşısının alınması.

Audit metodları məqsədlərinizə çatmağa imkan verən alətlər toplusudur. Şərti olaraq, onları 2 qrupa bölmək olar:

1. Təşkilati, yəni şirkətdə auditin aparılması üsullarının işlənib hazırlanmasına yönəlmişdir.
2. İnformasiya xarakterli, audit üçün lazım olan məlumatları əldə etməyə imkan verir.

Təşkilati təcrübələrə aşağıdakılar daxildir:

• hərtərəfli auditin aparılması üçün audit metodlarının işlənib hazırlanması;
• hüquqi və texnoloji xüsusiyyətlər kadr işinin qurulması;
• auditin aparılmasına səlahiyyətli mütəxəssislərin hazırlanması.

Məlumat metodlarına aşağıdakılar daxildir:

• kadr işinin və kadr proseslərinin monitorinqi üsullarını;
• diaqnostik üsullar (test, sorğu, statistik məlumatların toplanması, təhlil əmək prosesləri və kadr sənədləri);
• kadr sənədlərinə uyğunluğunun yoxlanılması tənzimləyici tələblərəmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilir.

Kadrlar xidmətinin auditini kim aparır və onu özümüz aparmaq mümkündürmü?

Kadrlar auditinin qanunvericiliklə tənzimlənməməsi proseduru həyata keçirmək hüququ olan şəxslərin seçimində müəyyən sərbəstlik verir. Bu halda hansı variantlar var?

Onlardan bir neçəsi var:

1. Kadrların auditini aparmaq təcrübəsi olan təcrübəli və ixtisaslı auditorları işə götürən üçüncü tərəf təşkilatının mütəxəssisləri ilə əlaqə saxlayın. Bu, kənar auditə imkan verəcək.
2. Şirkətin heyətində müvafiq mütəxəssisi işə götürün (vəzifənin adı şirkət rəhbərinin mülahizəsinə görə seçilə bilər) və şəxsi sənədlərin idarə edilməsinin auditini aparın. Bu halda, işçi təşkilatı mütəmadi olaraq yoxlayacaq və ya müəyyən bir tezlikdə (məsələn, aylıq və ya rüblük) aparacaq. Bir tərəfdən, bu yanaşma kadr sənədlərinin, kadr xidmətinin və s.-nin vəziyyətinə davamlı olaraq nəzarət etmək imkanını təmin edəcək, digər tərəfdən, səriştəli mütəxəssis (hüquqşünas) axtarmaq, onun işini inkişaf etdirmək ehtiyacını ortaya çıxaracaq. təsviri, əməyinin daimi haqqı, məzuniyyətin verilməsi, tutulmalar vergi ödənişləri və sığorta haqları.
3. Təşkilat daxilində audit komitəsi yaratmaq. O, mövcud işçilər arasından formalaşır və kadrlar şöbəsinin müdiri, mühasib, hüquqşünas və s.
4. Şirkətdə audit departamentinin yaradılması. Bu seçim müəyyən maddi xərcləri əhatə edir, çünki siz təkcə işçiləri işə götürməməli, həm də şöbə haqqında əsasnamə hazırlamalı, vəzifələri və funksiyalarını müəyyənləşdirməli olacaqsınız. Böyük şirkətlər üçün uyğundur.

Beləliklə, təşkilatın rəhbərliyinin özü həm kadr auditinin aparılması və ya aparılmaması barədə qərar vermək, həm də şirkətin kadr fəaliyyətini təhlil etmək üçün bir mütəxəssis (və ya bir qrup mütəxəssis) təyin etmək hüququna malikdir.

Kadrların auditinin mərhələləri. Proseduru necə düzgün yerinə yetirmək olar?

Qanunda auditin aparılması üçün məcburi prosedurlar və ya proses üçün ardıcıl plan nəzərdə tutulmadığından, auditorun kifayət qədər mülahizə hüququ var. Bu səbəblə ixtisaslaşmış kommersiya təşkilatları müştərinin tələblərindən asılı olaraq müxtəlif xidmət paketləri təklif edir.

Məsələn, 2 mərhələni əhatə edən ekspress audit mümkündür:

1. Kadr sənədlərinin siyahısının müəyyən edilməsi, qanunla nəzərdə tutulmuşdur və onların mövcudluğunu yoxlamaq.
2. Nəzarət orqanları tərəfindən yoxlanıldıqdan sonra çatışmayan kadr sənədlərinin siyahısını ehtiva edən və mümkün cərimənin məbləğini hesablayan hesabatın hazırlanması.

Bununla belə, tam yoxlama aparmaq daha yaxşıdır. Bu prosesə daxildir:

1. Məcburi yerli aktların, sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılması, çatışmayan sənədlərin müəyyən edilməsi.
2. Təşkilatda mövcud olan bütün kadr sənədlərinin yoxlanılması, onların mövcud qanunvericiliyin tələblərinə uyğunluğunun yoxlanılması, pozuntuların və səhvlərin, o cümlədən kadr sənədlərinin sistemləşdirilməsi və saxlanmasında aşkar edilməsi.
3. Yoxlanılmış pozuntular haqqında məlumatı özündə əks etdirən auditin nəticələrinə dair hesabatın hazırlanması. Həmçinin, hesabatda aşkar edilmiş pozuntuların risk qiymətləndirilməsinə dair nəticələr, onların aradan qaldırılması üçün tövsiyələr, işin optimallaşdırılması üçün təkliflər ola bilər.
4. Kadr sənədlərinin idarə edilməsinə cavabdeh olan kadr zabitlərindən izahatların alınması, mühazirə, seminar şəklində izahat xarakterli söhbətlərin aparılması.
5. Aşkar edilmiş çatışmazlıqların aradan qaldırılması üçün işlərin aparılması.

Yoxluğundan qaynaqlandığını başa düşmək lazımdır vahid tələblər kadr auditinə, biz yalnız qeyd etdik kobud planəlavə və ya azaldıla bilən prosedur. Məqalədə bu mərhələlərdən bəzilərinin hansı işi təmin etdiyini daha ətraflı təsvir edəcəyik.

Məcburi sənədlərin yoxlanılması

Bu, auditin əsas mərhələsidir. Eyni zamanda, müəyyən bir kadr sənədlər paketinin mövcudluğunu təmin etmək işəgötürənin məsuliyyətidir və onun olmaması üçün inzibati məsuliyyət nəzərdə tutulur.

Xüsusilə, təşkilatda aşağıdakı kadr sənədləri olmalıdır:

• işçilərlə əmək müqavilələri (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-ci maddəsi);
• daxili əmək qaydaları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189, 190-cı maddələri);
• əməyin mühafizəsi təlimatları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 212-ci maddəsi);
• əmək haqqı haqqında tənzimləmə (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 135-ci maddəsi);
• məzuniyyət cədvəli (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsi);
• vaxt cədvəli (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91, 99-cu maddəsi);
• əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabı (Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş qaydaların 40-cı bəndi).

Üzləşdirmə başa çatdıqdan sonra hansı sənədlərin mövcud / olmamasını, habelə təşkilatda kadr işinin yaxşılaşdırılması üçün tövsiyələri əks etdirən bir hesabat tərtib edilir.

Hüquqlarınızı bilmirsiniz?

Sənədlərə baxış

Sənədlər uzlaşdırıldıqdan sonra onların rəsmiləşdirilməsinin düzgünlüyü müəyyən edilir. Qaydalar müxtəlif normativ sənədlərdə, o cümlədən Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsində var. Məsələn, əmək müqaviləsinin məzmunu Sənətin müddəaları ilə müəyyən edilir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-si.

Bundan əlavə, sənədlərin məzmununun qanunvericiliyin tələblərinə uyğunluğu yoxlanılır. Məsələn, işçilərin əmək haqqı səviyyəsinin minimum əmək haqqına uyğunluğunu yoxlamaq lazım gələ bilər (əmək haqqı qanunla müəyyən edilmiş göstəricidən aşağı olmamalıdır). Bundan əlavə, işçilərin təşkilatda qəbul edilmiş yerli aktlarla tanış olub olmadığını yoxlamaq lazımdır. Yoxlamaların həcmi ona görə əhəmiyyətlidir ki, qanunvericilikdə kadr uçotunun aparılması qaydası üçün bir çox tələblər müəyyən edilir.

Hesabatın hazırlanması

Yekun hesabat təşkilatda audit prosedurunun sonunda tərtib edilən mühüm sənəddir. Qanunvericilik səviyyəsində sənədin forması təsdiqlənmədiyi üçün ixtiyari formada tərtib edilir.

Hesabatda auditi aparmış şəxs kadrların sənəd dövriyyəsində aşkar edilmiş bütün çatışmazlıqları əks etdirir. Yoxlamanın əhatə dairəsindən asılı olaraq, o, həmçinin müəyyən edilmiş risklərin əks olunması və müəyyən edilmiş problemlərin həlli üçün mümkün addımlar kimi digər məlumatları da ehtiva edə bilər.

Bir qayda olaraq, məzmun sənədi 2 bloka bölünür:

• onlardan birincisində yoxlamanın nəticələri, o cümlədən məcburi sənədlərin yoxlanılmasının nəticələri imzalanır;
• ikincidə - işçilərin hər biri üçün sənədlərin yoxlanılmasının nəticələri, bu müddət ərzində əmək müqavilələri, şəxsi kartlar, yerli aktlarla tanışlıq faktı, əmək kitabçalarının aparılmasının məzmunu və düzgünlüyü təhlil edilir.

Ayrı bir blokda təşkilatda əməyin mühafizəsi qaydalarına və tələblərinə əməl olunmasının yoxlanılmasının nəticələri, habelə icbari işlərin aparılması proseduruna riayət edilməsi barədə məlumatlar ola bilər. tibbi müayinələr işçilər.

Hesabatda aşağıdakı kimi təfərrüatlar ola bilər:

• sənədin adı və nömrəsi;
• auditi aparmış şəxslər haqqında məlumat;
• belə şəxslərin peşə ixtisasları, təhsilləri və s. haqqında məlumatlar;
• auditi aparan şəxslərin imzaları;
• aşkar edilmiş pozuntulara görə mümkün sanksiyaların siyahısı;
• pozuntuların aradan qaldırılması üçün tövsiyələr.

Kadrlar şöbəsində audit planının məzmunu, əks olunduğu nümunə müddəa

Bir qayda olaraq, audit planı təşkilatın rəhbəri (direktor, baş direktor, prezident və s.) tərəfindən təsdiq edilən müvafiq müddəa ilə müəyyən edilir.

Audit reqlamentində aşağıdakı məlumatlar öz əksini tapır:

• sənədin kim tərəfindən və nə vaxt təsdiqləndiyi barədə məlumat;
• Sənədin adı;
• auditin vəzifələri və sənədin məqsədi haqqında məlumatları ehtiva edən ümumi müddəalar;
• auditin həcmi;
• auditin aparılması qaydası;
• müddəanın qüvvəyə minməsi qaydasını və onun müddətini müəyyən edən yekun müddəaları.

Audit haqqında əsasnamədə təsbit edilmiş kadr auditinin aparılması üçün nümunə planı buradan yükləmək olar (plan nümunəsi 2-ci bölmədə “Kadrlar auditinin əhatə dairəsi”dir):

Kadrlar uçotunun idarə edilməsində audit - onun aparılması haqqında hesabat nümunəsi

Hesabat №1

Romashka MMC-də kadr auditinin nəticələri haqqında

25.08.2018

Komissiyadan ibarətdir:

kadrlar şöbəsinin müdiri İvanov A. A.;

baş mühasib P.P. Petrov;

hüquq şöbəsinin müdiri Sidorova S.S.

bu hərəkəti belə etdi:

1. Sərəncama uyğun olaraq CEO“Romaşka” MMC-nin 12 avqust 2018-ci il tarixli 1 nömrəli 15 avqust – 25 avqust 2018-ci il tarixlərində komissiya tərəfindən “Romaşka” MMC-nin kadrlar şöbəsinin sənədləşməsində kadr yoxlaması aparılmışdır.
2. Kadr auditi nəticəsində müəyyən edilmişdir ki, ümumilikdə “Romashka” MMC-nin kadrlar şöbəsi Rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyinin tələblərinə uyğundur.
3. Bununla belə, aşağıdakı pozuntular aşkar edilmişdir:
   • yerli qaydaların reyestri yoxdur;
   • müəyyən edən yerli akt yoxdur rəsmi vəzifələr qaynaqçı MMC "Romashka";
   • əmək kitabçalarının saxlanması üçün şərait yaradılmır (metal şkaflar yoxdur);
   • 2018-ci il üçün Romashka MMC işçiləri üçün təsdiq edilmiş məzuniyyət cədvəli yoxdur.
4. Komissiyanın rəyi: aşkar edilmiş pozuntuların aradan qaldırılması lazımdır.
5. Bu hesabat iki nüsxədə tərtib edilmişdir, onlardan biri kadrlar şöbəsinin müdiri İvanov A.A.-ya, digəri isə Romaşka MMC-nin direktoru Svintsov S.S.-ə verilmişdir.

Komissiya üzvləri:

(imza) / İvanov A. A. /

(imza) /Petrov P.P.

(imza) / Sidorov S. S. /

Beləliklə, kadr auditinin aparılması məcburi deyil, müxtəlif vəziyyətlərdə tövsiyə olunur. Məsələn, təşkilatın yeni rəhbərliyinin, kadrlar şöbəsinin müdirinin təyin edilməsi və ya şirkətin Dövlət Əmək Müfəttişliyinin yoxlama planına daxil edilməsi halında arzuolunandır. Auditin aparılması kadr sənədləri ilə bağlı pozuntuların aşkarlanmasının qarşısını almağa və buna görə də onların qəbuluna görə inzibati məsuliyyətə cəlb etməyə imkan verəcəkdir. Yuxarıdakı linkdən yükləmək üçün təklif olunan reqlamentdə yer alan kadr auditi planının nümunəsi sizə auditin aparılması prosedurunu və təhlil ediləcək sənədlərin siyahısını başa düşməyə imkan verəcək.

Bir təşkilatda kadr sənədlərinin yoxlanılması növlərindən biri kadr auditidir. Mövcud qanunvericilik bu prosesi tənzimləyir iş dəftərləri mühasibatlıq, kadrlar şöbəsi hansı sənədləri saxlamalıdır. Daxili və ya xarici personal audit xidməti qarşı qoruyacaq ümumi səhvlərəmək müqavilələrinin və digər sənədlərin tərtibində. Qanun pozuntuları dövlət təftiş orqanları tərəfindən cəzaların tətbiqi ilə təhdid edir. Kadr auditini aparmaq üçün müstəqil xidmətlərə müraciət edirlər.

HR auditi nədir

Prosedur, həyata keçirmək məqsədi ilə şirkətdə həyata keçirilir ilə kadr sənədlərinin uzlaşdırılması hökumət qaydaları, onların doldurulması normaları kadr auditidir. Tələblərin pozulması cərimə ilə nəticələnir. Bu, əmək kitabçalarının, məzuniyyət sənədlərinin doldurulması və əmək haqqı haqqında hesabatın verilməsi qaydalarına aiddir. Şirkətin işçiləri üçün beşdən çox sənəd növü doldurulur. Lazımi araşdırma bu növ müstəqil xidmətlərin göstərilməsində ixtisaslaşmış üçüncü tərəf təşkilatı tərəfindən həyata keçirilir.

Nəyə lazımdır

Yoxlamalar üçün hesabat hazırlamaq üçün HR audit xidmətinə ehtiyac var.. Yerli tənzimləmə qaydalarından bir qədər kənara çıxma belə pensiya, miqrasiya, əmək, arxiv qanunvericiliyinin pozulmasına görə məsuliyyətə səbəb olur. Rəylərdən HR xidmətinin işinin hərtərəfli qiymətləndirilməsi üçün istifadə olunur. Bu, onun ixtisas səviyyəsinə, fərdi mütəxəssisləri yenidən hazırlıq, təlim və ixtisasartırma üçün göndərmək imkanına nəzarəti təmin edir.

Məqsədləri, məqsədləri

Təhlil zamanı müəyyən edilir kadr potensialıöz ixtisaslarına uyğun olaraq ayrı-ayrı mütəxəssislər. HR xidmətinin işini yoxlamaq müəssisənin gələcək xərclərini optimallaşdırmağa kömək edir. Düzgün yanaşma aşağı performans əmsalı olan işçiləri müəyyən etməyə imkan verir. HR auditi aşağıdakı məqsədlər üçün həyata keçirilir:

• kadr uçotunun aparılmasına dair sənədlərin mövcud qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olmasını təmin etmək;
• miqrasiya qanunvericiliyinin pozulmasına görə cərimələrin tətbiqi risklərinin aradan qaldırılması;
• müəssisənin inkişafı üçün hansı strategiyanın optimal olacağını müəyyən etmək (işçilərin tərkibini təhlil etdikdən sonra).

Normativ və hüquqi baza

Kadrların auditini aparmaq üçün təkcə ofis işlərini mükəmməl bilmək deyil, həm də qanunlar və dövlət qaydaları haqqında nəzəri biliklərə sahib olmaq lazımdır. Əsas normativ sənədlər bunlardır:

• Əmək kitabçalarının doldurulması qaydaları, normaları haqqında Hökumətin 16 aprel 2003-cü il tarixli qərarı.
• Dövlət Statistika İdarəsinin əmək haqqı sənədlərinin uçotu haqqında 5 yanvar 2004-cü il tarixli qərarı.
• İşçilərin şəxsi məlumatlarını qoruyan federal qanun.
• Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi.
• Mühasibat sənədlərinin, əmək kitabçalarının, məzuniyyət sənədlərinin doldurulması üçün son tarixləri göstərən normalar, qaydalar.

HR auditinin növləri

Kadrların işini təhlil etmək üsulları müxtəlif amillərə görə təsnif edilir. Yoxlama üsuluna görə daxili və xarici təhlil müstəqil ekspertlər cəlb edildikdə. Öyrənilən məlumatın həcminə görə təhlilin müxtəlif növləri var. Onlar yoxlanılan sənədlərin və ya adi insanların sayına görə fərqlənirlər. Bu cür işlərin tezliyi də aşağıda müzakirə ediləcək bir neçə növə bölünür.

Yoxlama üsuluna görə

HR auditi daxili və ya xarici ola bilər. Birinci seçim şirkətin özü tərəfindən təşkil edilir. Bunun üçün rəhbərlik sənədləri təhlil edən, maliyyə və digər pozuntuların aradan qaldırılması ilə məşğul olan ayrıca mütəxəssis ayırmalıdır. İkinci variant şirkətin bütün bölmələrində işləyən kənar auditorların cəlb edilməsini nəzərdə tutur. Sənədləşmənin düzgün aparılmasına, kadrların rəsmi qeydiyyata alınmasına əmin olurlar (çek sənədləşməni Əmək və Miqrasiya Məcəlləsinin normalarına endirməyə kömək edəcək).

Öyrənilən məlumatların miqdarına görə

Təşkilatın sənədlərini və ya müəssisə daxilində işçilərin işini təhlil edərək, büdcəyə qənaət edə bilərsiniz. Öyrənilən məlumatların həcminə görə kadr auditi üç qrupa bölünür:

• Davamlı - bütün sənədlər qruplarının (məşğulluq kitabçaları, qeydiyyat, giriş, əmək haqqı hesabatları) təhlilini ehtiva edən həcmli daxili və ya xarici audit.
• Yerli - müəyyən bir şöbəyə və ya sənədlər qrupuna aiddir (məsələn, HR menecerinin fəaliyyətinin təhlili).
• Hədəf - optimal görünüş işini təhlil etmək üçün 10-20 nəfərdən ibarət işçilərin siyahısının seçildiyi yoxlama, sənədlərin necə tərtib edildiyi.

Səviyyəyə görə

Sənədləşmə proseduru bu və ya digər mütəxəssisin cəlb olunduğu vəzifədən asılı deyil. Təhlil səviyyəsinə görə kadr yoxlamasının üç növünü ayırmaq olar:

• Taktiki - təhlil yalnız fəaliyyət göstərən rəhbərlər, ustalar səviyyəsində aparılır istehsal xətti.
• İdarəetmə - təşkilat idarəetmə xəttinin kadrlarının (orta menecerlər, şöbə müdirləri) uçotunun aparılmasını yoxlayır.
• Strateji - sahə üzrə təkcə menecerlər və ya ustalar deyil, həm də birbaşa direktorlar, top menecerlər təhlilə məruz qalırlar.

Tezliyə görə

Mövzu fərqli tip Tədqiqat təkcə şirkətin işçiləri deyil, həm də sənədlərə çevrilir. Əvvəlcə hər bir mütəxəssisin əmək kitabçasına baxılır, əmək haqqının təyin edilməsi, məzuniyyətlər haqqında sənədlər və Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə uyğun olaraq bütün hesabat sənədləri yoxlanılır. Təhlillərin tezliyinə görə şirkətlər aşağıdakı növ yoxlamalar apara bilərlər:

• Daimi monitorinq - iş müəyyən bir tezlikdə aparılır (məsələn, hər rüb və ya ay).
• Davam edən monitorinq - hazırda davam edən bir yoxlama üçün sifariş verilən təhlil.
• Əməliyyat - müəyyən bir sahədə problemləri aşkar etmək üçün zəruri olan ekspress audit.
• Panel monitorinqi – eyni alətlərdən istifadə etməklə eyni işçilərin təhlil edildiyi dövri sorğular.

Audit Metodları

Standartlaşdırılmış qaydalar və audit normaları kadr auditinin təşkili üçün əsasdır. Ən sadə texnika işçilər və rəhbərlərlə müsahibə aparmaqdır. Bundan sonra bu və ya digər mütəxəssisin nə qədər səmərəli işlədiyi müştəriyə aydın olur. Metodologiya aşağıdakı addımları əhatə edir:

• müsahibələrin aparılması;
• planın, tədbirlər cədvəlinin formalaşdırılması;
• zəruri sənədlərin seçilməsi;
• tələb olunan sənədlərin təhlili;
• işçilərin qismən və ya tam yoxlanılması;
• alınan məlumatlar əsasında tövsiyələrin hazırlanması.

İdarə heyəti üçün də təsadüfi yoxlamalar aparılır. Müayinə başlamazdan əvvəl müştəri edir texniki tapşırıq ifaçı komanda üçün. Bundan sonra qiymətləndirmə meyarları müəyyən edilir və seçilmiş qiymətli kağızlara baxılır. Səhvləri düzəltmək üçün həm müstəqil işçilər, həm də təşkilatın özündə vəzifəsi olanlar cəlb edilə bilər. Bundan əlavə, ilkin sənədlərin formaları yoxlanılır.

Obyektləri yoxlayın

Şirkətin bütün şöbələri hərtərəfli yoxlamadan keçir. Kadr yoxlamasından keçdikdən sonra bir təşkilat dövlət yoxlamasından sonra belə inzibati cərimələrin istisna ediləcəyinə arxalana bilər. vergi orqanları. Bir sıra sənədlər yoxlanılır:

• əmək kitabçaları (yuxarıda göstərilən hökumətin norma və sərəncamlarına uyğunluğu yoxlanılır);
• məzuniyyət sənədləri (məzuniyyətlərin uçotunun düzgünlüyü yoxlanılır);
• əmək haqqı hesabatları, vergi ayırmaları;
• işçilərin şəxsi işləri (müəyyən işçilərin səlahiyyətləri yoxlanılır).

Kadr uçotu üçün iş axınının yoxlanılması

Standart olaraq, hesabat və tələbləri müqayisə etmək üçün kadrların uçotu üzrə iş axını yoxlanılır Əmək Məcəlləsi. O, yalnız sənədlərin doldurulması üçün tövsiyələri olan saxlama qaydalarını deyil, həm də digər məlumatları ehtiva edir. Məsələn, məzuniyyət sənədləri necə doldurulmalıdır, maaşların neçə faizi hesaba fiskal xidmətə köçürülür pensiya fondu. Risk zonaları arxiv sənədləri, ümumi hesabatdır. Əmək kitabçası uyğun olmayan şəraitdə saxlanılsa belə, bunun üçün maliyyə cəriməsi tutula bilər.

Kadr sənədlərinin auditi

Tez-tez kadr sənədlərinin auditi bir neçə kateqoriyanı əhatə edir. Onlardan ən mühümləri bunlardır:

• kadr təminatı;
• tətil cədvəli;
• işçilərin şəxsi kartları.

Ştat cədvəli müəssisənin rəhbərliyi tərəfindən tərtib edilməli və imzalanmalıdır. Bu sənəd həmişə yoxlanılır - beləliklə, yalnız işləyən işçilərin siyahısını deyil, həm də görə bilərsiniz əmək haqqı, iş qrafiki, müavinətlər. Ofis işində ştat cədvəli T-3 formasında tənzimlənir. Şablon İnternetdə tapıla bilər və ya onu ərazinizin fiskal xidmətindən pulsuz əldə edə bilərsiniz.

Tətil cədvəli Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsində göstərilən tələblər əsasında formalaşır.. İşçilər ciddi şəkildə kadrlar şöbəsi və şirkətin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş plana əsasən məzuniyyətə gedə bilərlər. İnternetdə pulsuz yükləmək üçün mövcud olan qurulmuş və standartlaşdırılmış T-7 formasına uyğun olaraq təsvir edilmişdir. Cədvəl Yeni ilə iki həftə qalmışdan gec olmayaraq tərtib edilməlidir (son tarix hər il dekabrın 17-dir).

Şəxsi kartlar işçi heyətinin əmək kitabçaları ilə birlikdə saxlanılır. Hər bir işçi işə müraciət edərkən imzasını qoyur, orada bir şəxs haqqında əsas məlumatlar, o cümlədən yaşayış yeri, qeydiyyat ünvanı var. Şəxsi kartların öz-özünə doldurulmasına icazə verilmir, bunu kadrlar şöbəsinin əməkdaşı edir. Nəzərə alın ki, əmək kitabçaları doldurula bilməz şəxslər müvafiq vəzifə və statusa malik olmayanlar fərdi sahibkar.

Daxili istifadə üçün sənədlərin yoxlanılması

Doğrulama proseduru daxili sənədlər təkcə işçilərin işini optimallaşdırmaq deyil, həm də onun effektivliyini yoxlamaq imkanı verir. Analitiklər üçün bütün şəxsi məlumatların təşkilatdan kənarda istifadə edilmədiyinə və üçüncü tərəflər üçün əlçatan olmadığına əmin olmaq vacibdir. Bir müəssisənin strukturunda istifadə olunan qiymətli kağızların təhlilinə aşağıdakılar daxildir:

• iş qrafiki ilə işləmək;
• əməyin mühafizəsinin məqsədyönlü auditi;
• HR log analitikası.

Ştat cədvəli və daxili əmək cədvəli sənədləri təhlil edərkən ətraflı hesabatın tərtib edildiyi eyni parametrlərdir. Əhəmiyyətli roləməyin mühafizəsi üzrə sənədlərin məqsədyönlü auditini həyata keçirir (bu, təkcə aid deyil istehsal müəssisələri, həm də ofislərdə fəaliyyət göstərən şirkətlər). İş günü ərzində davranış qaydalarını, qaydaları müəyyən edir yanğın təhlükəsizliyi, şirkətin ərazisində quraşdırılmış avadanlığın istismarı. Ofis işinə şəxsi məlumatların təhlükəsizliyi üçün şərtlər daxildir. Onlar təhlil edilmir.

Ekspert rəyi nəzərə alınır və kadrlar şöbəsi tərəfindən aparılan jurnallar: əmək müqavilələri jurnalı, işçilər üçün əmrlər, şəxsi işlər, verilmiş sertifikatlar jurnalı, məzuniyyət fondları. Hər bir sənədin qeydiyyatı məsul şəxsin imzası ilə müşayiət olunmalıdır. Jurnal qeydlərinin aparılması qaydaları hər səhifənin nömrələnməsini məcbur edir. Düzəlişlərə və ya cızıqlara icazə verilmir - bunun üçün nəzarət imzası və qeydin administrasiya və ya məsul şəxs tərəfindən təsdiqlənməsi tələb olunur. Hər il jurnal yenilənir və müəyyən edilir.

Auditin mərhələləri

Auditin mərhələləri yalnız prosedurun özünü deyil, həm də nəticələrin ilkin hazırlanmasını, təhlilini və təsvirini, nəticənin yaradılmasını əhatə edir. Ümumilikdə kadr auditinin 5 əsas mərhələsi var:

1. Hazırlıq. İlkin məlumatların toplanması, müqavilənin imzalanması və icraçı qrupun xidmətlərinin ödənilməsi ilə xarakterizə olunur.
2. Planlaşdırma. Bu mərhələdə yaradılmış plan razılaşdırılır, komandanın gələcək fəaliyyətləri qurulur.
3. Təhlil. Buraya kadr sənədlərinin işlənməsi daxildir: oxumaq, öyrənmək.
4. Məlumatların ümumiləşdirilməsi. Nəticənin təsviri, hesabatın verilməsi və rəyin yazılı şəkildə verilməsi (rəhbərliyə təqdim olunur).
5. Tövsiyələr. Ekspert izahatı şifahi verilir və təhlil zamanı aşkar edilmiş əsas səhvlərin təhlili aparılır.

Bütün mərhələlərdən sonra auditdən keçməyə dair rəsmi sertifikat verilirştatdaxili işçilər və kadr uçotunun aparılması və mühasibat uçotu ilə bağlı sənədlər insan resursları Təşkilatda. Prosedurun təşəbbüskarı şəxsən şirkətin sahibi, birbaşa menecer və onun müavini ola bilər. Daha az vaxtda müştəri kadrlar şöbəsinin müdiri olur: o, həmişə ifaçıların analitikasına düşür. Yuxarıda göstərilən bütün prosedurlar başa çatdıqdan sonra yazılı hesabat hazırlanır:

• yoxlamanın aparılması üçün əsasların təsviri;
• şöbələrin siyahısı, prosedurda iştirak edən şirkətin işçilərinin sayı;
• müştərilər və ifaçılar haqqında məlumat;
• qiymətləndirmə üsulları (yoxlamanın aparıldığı amillər);
• vaxt;
• nəticələrinə əsasən xidmətə görə ödənişin həyata keçirildiyi işin təsviri;
• Qısa Təsvir alınan məlumat və tam yazılı hesabat müştəriyə ötürülür.

Tarixlər

Kadr sənədlərinin təhlili prosedurunun dəqiq vaxtı müştərinin hansı yoxlama növünü seçdiyindən asılıdır. qısa müddət 10 iş gününə qədər müddət yalnız kağız və elektron sənədlər işdə. Hesabatın hazırlanması və yekun təhlili üçün bir neçə gün tələb olunacaq. Təsadüfi yoxlama 20 iş günü çəkir - bu müddət ərzində sənədlər şöbənin mütəxəssislərinin ixtisası ilə yanaşı yoxlanılır.

Müştərinin ehtiyacı varsa kompleks analiz 25 nəfərdən dövlətin fəaliyyəti, o zaman işin öz başına tamamlanması bir təqvim ayına qədər çəkə bilər. İşçilərin səmərəliliyini dəstəkləmək və artırmaq, ildə bir dəfə, iki və ya üç ildə bir audit aparmaq üçün şirkət işə götürmək tövsiyə olunur(işin növündən və müştərinin işinin miqyasından asılı olaraq).

Nəticələr

Kadrlar auditinin yekun nəticələri bir neçə sənəd şəklində təqdim olunur. Bu təkcə deyil hesabat, həm də ayrıdır pozuntuların siyahısı, səhvlərin düzəldilməsi üçün tövsiyələr. Hesabatda hansı qiymətli kağızların ətraflı təhlil edildiyi və tədqiq edildiyi barədə məlumatlar var. O, həmçinin işə qəbul edilmiş mütəxəssislər tərəfindən fəaliyyəti yoxlanılan işçilər haqqında məlumatları ehtiva edir.

Ayrı-ayrılıqda, dövlət nəzarəti zamanı səhvlərin və pozuntuların təkrarlanmasının mümkün nəticələrini müəyyən edən ekspert rəyi təqdim olunur. Məsələn, cəzaların ölçüsü, qanunvericilik normalarına istinadlar. Oraya uyğundurlar ümumi tövsiyələr kadr uçotunun aparılması üçün şəraitin yaxşılaşdırılması (əmək haqqı sistemləri və s.). Qanun pozuntularının ümumi siyahısı ayrıca təqdim olunur - o, sənədləşdirilir və məhkəmə çəkişmələri zamanı nəzərə alınır.

HR auditi nə qədər başa gəlir?

Üçüncü tərəf podratçısı seçərkən çox vaxt xidmətin qiymətinə diqqət yetirirlər. HR auditinin aparılmasının ümumi dəyəri aşağıdakılardan asılıdır:

• çek növü (hərtərəfli, seçmə, yerli);
• ştatda təhlil edilən insanların sayı (məsələn, 10, 20 və ya 30 nəfər);
• iş şəraiti və əlavə tələblər.

Yoxla orta qiymət Moskvada və bölgədə bu cür xidmətlər:

Video

Bir təşkilatın kadr auditi, orada uyğunsuzluqları müəyyən etmək üçün kadr uçotu ilə bağlı şirkətin sənədlərinin yoxlanılmasıdır. Kadr sənədlərinin olub-olmaması və onların ekspertizası yoxlanılır.

Sual yarana bilər: “HR konsaltinq və audit necə müqayisə olunur?”. Görünür, həm bu, həm də bu əmək qanunvericiliyinin tətbiqi ilə bağlı məsələlərin həllində kadr xidmətinə yardımdır. Lakin bir təşkilatın kadr məsləhəti, kadr sənədlərinin auditindən fərqli olaraq, bir qayda olaraq, mövcud sənədlərin yoxlanılmasını nəzərdə tutmur. Əslində kadr konsaltinqi müvafiq mövzular üzrə suallara cavab verməkdən ibarətdir. HR auditi HR konsaltinqini əvəz etmir. Çox vaxt hətta əksinə. HR audit xidməti ilə yanaşı, HR konsaltinq xidməti də mövcuddur.

Kadrların sənədləri tam və ya seçmə qaydada yoxlana bilər.

Tam audit- Bu, bütün kadr sənədlərinin və tam şəkildə yoxlanılmasıdır. Belə bir yoxlamanın nəticəsi: bütün pozuntuların və qeyri-dəqiqliklərin müəyyən edilməsi və onların aradan qaldırılması üçün ətraflı tövsiyələr.

Seçici audit- bu, yüksək risk zonasının kadr sənədlərinin və pozuntuların ən çox baş verdiyi sənədlərin yoxlanılmasıdır. Bu çek verir ümumi fikir kadr uçotunun vəziyyəti haqqında və kadr uçotunu apararkən daha çox diqqət yetirilməli olan risk sahələrini müəyyən etməyə kömək edir. Yüksək riskli seqmentlərə, məsələn, aşağıdakılar daxildir: ilə əmək münasibətlərinin qeydiyyatı xarici vətəndaşlar, məsuliyyət haqqında müqavilələrin bağlanması, əməyin mühafizəsi üzrə sənədlərin icrası, işçilərlə hesablaşmaların aparılması qaydası və s.

Kadr sənədlərinin auditi təşkilatın öz resursları (daxili audit) və ya üçüncü tərəf təşkilatının (xarici) köməyi ilə təşkil edilə bilər.

Daxili audit adətən kadr sənədlərinin həcmi böyük olmayan kiçik təşkilatlar üçün aktualdır. Belə bir yoxlama şirkətin əmək qanunvericiliyini yaxşı bilən və kadr sənədlərini tərtib etmək bacarığına malik işçisi tərəfindən aparıla bilər. Bu, hüquqşünas və ya insan resursları meneceri ola bilər.

Daxili auditin nəticələrinə əsasən akt tərtib edilə bilməz, aşkar edilmiş pozuntular iş rejimində aradan qaldırılır.

Kənar audit bu cür auditlərdə ixtisaslaşmış üçüncü tərəf şirkətlərinin dəvətini nəzərdə tutur. İfaçılardan heç bir lisenziya tələb olunmur (məsələn, məcburi audit üçün tələb olunur). Belə bir yoxlama ilə kadr sənədlərinə kənardan baxılacaq, bu vacibdir. Müfəttişlər aşkar edilmiş pozuntularla bağlı protokol tərtib edəcəklər. Onlar pozuntuların qiymətləndirilməsini (cərimələrin məbləği), habelə pozuntuların aradan qaldırılması və gələcəkdə qarşısının alınması üçün tövsiyələr verəcəklər.

Qanunvericilik kadr uçotunun aparılmasının auditinin aparılması qaydasını, müddətlərini və zəruriliyini müəyyən etmir. Buna görə də, ego kadr sənədlərinin mövcud vəziyyətinin tələb olunan standartlara uyğunluq dərəcəsini qiymətləndirmək lazım olduqda istənilən vaxt həyata keçirilə bilər. Bununla belə, yol verilmiş səhvlərə görə məsuliyyətlə bağlı gələcəkdə sualları aradan qaldırmaq, məsuliyyətin qarşısını almaq üçün auditin aparılmasının məqsədəuyğun olduğu hallar da olur.

Məsələn, kadr auditinin aparılması məqsədəuyğundur:

• dəyişdirərkən kadr işçisi HR administrasiyasına cavabdehdir;
• işçilərdən şikayət halları daha çox olarsa, işdən çıxarıldıqda, məzuniyyətdə olduqda və s.
• işçilər şikayət etməklə hədələsələr əmək müfəttişliyi(xüsusilə işdən çıxarılan işçilər);
• təşkilatın rəhbəri dəyişdirildikdə;
• işçilərin kütləvi şəkildə işdən çıxarılması halında;
• kadr uçotunun aparılması qaydasını tənzimləyən qanunvericiliyə dəyişiklik edildikdə;
• təşkilatın dövlət əmək müfəttişliyi tərəfindən yoxlanılması nəzərdə tutulduqda;
• bəzi digər hallarda.

Kadrların auditinin mərhələləri

Kadrların sənədlərinin yoxlanılması adətən müştərinin ofisində aparılır. Yoxlanarkən şəxsi məlumatlarla bağlı sənədlər təhlil edilir, bir çox sənədlər xüsusi seyflərdə (işlərdə), məsələn, əmək kitabçalarında saxlanmalıdır. Buna görə də, müştəri öz ərazisindən kənarda audit aparmaq istəsə, yoxlama üçün kadr sənədlərinin əslini təqdim etmək çətin olacaq.

Mərhələ 1: təşkilati

Bu addım zamanı sizə lazımdır:

• müştərinin kadr sənədlərini hansı məqsədlə yoxlamalı olduğunu öyrənin ( daxili nəzarət və ya sınaq üçün hazırlıq);
• auditin vaxtını müəyyən etmək. Onlar əsasən işçilərin sayından, eləcə də fəaliyyət növündən asılıdır. Şərtlər bir neçə gündən bir neçə aya qədər dəyişə bilər;
• kadr sənədlərinin yoxlanılması haqqında əmr vermək.

Mərhələ 2: yoxlanılacaq sənədlərin siyahısının təsdiqi

Hər bir təşkilatda olması lazım olan sənədlərin vahid siyahısı qanunla müəyyən edilmir. Müxtəlif hüquqi aktlarda müəyyən jurnalların, sərəncamların və digər sənədlərin aparılmasının zəruriliyinə dair arayışlar var. Şirkətin hansı sənayeyə aid olmasından asılı olaraq, hüquqi aktlara uyğun olaraq təşkilatda olması lazım olan sənədlərin siyahısını tərtib etmək lazımdır.

TO məcburi sənədlər aid etmək:

• təsdiq əmri ilə ştat cədvəli (T-3);
• əmək müqavilələri və məsuliyyət haqqında müqavilələr;
• işə qəbul, başqa işə keçirilmə, məzuniyyətin verilməsi, əmək müqaviləsinə xitam verilməsi haqqında əmrlər (təlimatlar) və digər kadr əmrləri;
• şəxsi kartlar (forma N T-2);
• tətil cədvəli;
• məzuniyyətin başlama vaxtı barədə işçilərə bildiriş;
• növbə cədvəlləri (növbəli iş zamanı);
• vaxt cədvəli;
• daxili əmək qaydaları (PWTR);
• işçinin şəxsi məlumatlarının və fərdi məlumatların emalı üçün qəbzlərin mühafizəsi haqqında əsasnamə;
• iş dəftərləri;
• əmək kitabçalarının hərəkətinin uçotu kitabı (ona əlavələr) (Rusiya Əmək Nazirliyinin 10.10.2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarına 3 nömrəli əlavə);
• əmək kitabçalarının formalarının uçotu üçün gəlir və xərclər kitabı (Rusiya Əmək Nazirliyinin 10.10.2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarına 2 nömrəli Əlavə);
• iş təsvirləri;
• yerli qaydalar (əmək haqqı haqqında əsasnamə, mükafatlar haqqında tənzimləmə, ezamiyyətlər haqqında əsasnamə və s.);
• əməyin mühafizəsi üzrə yerli aktlar (əməyin mühafizəsi üzrə təlimat, giriş brifinqinin qeydiyyatı jurnalı (GOST 12.0.004-90), kommersiya sirri haqqında əsasnamə);
• iş şəraitinin xüsusi qiymətləndirilməsinin nəticələri (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 212-ci maddəsi, 28 dekabr 2013-cü il tarixli N 426-FZ Federal Qanunu).

Bu, tələb olunan kadr sənədlərinin tam siyahısı deyil. Şəxsi işlərin, məzuniyyətlərin, ezamiyyətə göndərilməsinin, əlillik arayışlarının uçotunun aparılması, arayışların verilməsi, hərbi uçotun vəziyyətinin yoxlanılması, işçilərin məcburi tibbi müayinədən keçirilməsi və s.

Mərhələ 3: sənədlərin yoxlanılması və təhlili

Başlamaq üçün kadr sənədlərinin mövcudluğu yoxlanılır. Sonra təqdim olunan sənədlər hüquqi tələblər baxımından təhlil edilir. Bütün sənədlər səlahiyyətli şəxsin imzası, təsdiq vizası, qeydiyyat nömrələri, işçinin əmrlə tanış olması barədə işarələri, icraya dair işarələr.

Sənədlərin qarşılıqlı əlaqəsinə çox diqqət yetirilir, məsələn, əmək müqavilələrində vəzifə və əmək haqqı təsdiq edilmiş qaydalara uyğun olmalıdır. kadr təminatı və işə qəbul haqqında əmr və s.

Əmək kitabçalarını yoxlayarkən bütün əmək kitabçalarının əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabında qeydə alınıb-alınmadığını yoxlamaq lazımdır. Əmək kitabçalarında qeydlər müvafiq əmrlər əsasında aparılmalıdır, heç bir silinmə, ləkə ola bilməz. Bütün qeydlər işçinin N T-2 formasında şəxsi kartında təkrarlanmalı və işçinin imzası ilə təsdiqlənməlidir. İş dəftərlərini və onlara əlavələri odadavamlı seyfdə saxlayın.

Əməyin mühafizəsi üzrə sənədləri yoxlayarkən işçilərin həyata keçirilməsinə dair imzalarını yoxlamaq lazımdır ilkin brifinq və dövri brifinqlər.

ildən xüsusi qiymətləndirməəmək, işçilər tanış olmalı, iş şəraiti əmək müqaviləsinə daxil edilməlidir (bu tələb olunan şərtəmək). İş yerləri tapılsa zərərli amillər, onda hesabatda belə yerlərdə işləyən işçilər üçün əlavə zəmanətlər göstərilir, məsələn: əlavə məzuniyyət, zərərliliyə görə əlavə ödəniş, qısaldılmış iş saatı və s. Bu zaman işəgötürənin bu zəmanətləri verib-vermədiyini yoxlamaq lazımdır.

Mərhələ 4: HR audit hesabatının hazırlanması

Qanunvericilik kadr sənədlərinin yoxlanılması haqqında hesabatın formasını müəyyən etmir. Hesabat birbaşa kadr auditini aparan təşkilat tərəfindən hazırlanmış sərbəst formada tərtib edilir. O, kadr uçotunun aparılmasının cari vəziyyəti, aşkar edilmiş çatışmazlıqlar, onların aradan qaldırılması üçün tövsiyə olunan tədbirlər barədə məlumatları əks etdirməli və auditin məqsədlərinə nail olub-olmadığını müəyyən etməlidir.

Hesabat tərtib edilərkən müştərinin istəkləri nəzərə alınır, o, hesabatda konkret olaraq nəyi görmək istəyir, ümumilikdə hansı nüansları təsvir etmək olar, hansıları ətraflı təsvir edir. Hesabatda pozulmuş maddələri və cəza maddələrini mümkün cərimənin məbləği ilə də göstərə bilərsiniz.

HR sənədlərinin auditinin işəgötürən üçün hansı faydaları var?

Təcrübə göstərir ki, şirkətlərdə HR qeydlərinin idarə edilməsinə çox vaxt kifayət qədər diqqət yetirilmir. Kadr sənədlərinin tərtib edilməsi öhdəliyi çox vaxt bu sahədə mütəxəssis olmayan işçilərə (katib, mühasib, iqtisadçı) həvalə edilir və onların əsas əmək funksiyasında iş yükü çox olduğundan onlar həmişə kadr məsələlərinə lazımi diqqət yetirə bilmirlər.

Kadr sənədlərinin yoxlanılması şirkətə böyük müsbət təsir göstərir. Bu həyata keçirildikdən sonra şirkətin hansı vəziyyətdə olduğu şirkət rəhbərinə aydın olur. kadr sənədləri. Bütün sənədlər qanunvericilikdə qəbul edilmiş son dəyişikliklərə uyğun tərtib olunubmu. Və hansı sənədlərin yaradılması və ya yekunlaşdırılması lazımdır. Bu, işçilərin rəhbərliyə inamını artırır.

Öz növbəsində, şirkətin rəhbəri obyektiv məlumatlar alır, bunun əsasında daxili kadrlar xidmətinin işinin səmərəliliyini qiymətləndirə, növbəti yoxlama zamanı əmək qanunvericiliyinin pozulmasına görə cərimələrin hesablanmasının qarşısını almaq üçün qabaqlayıcı tədbirlər görə bilər.

Bu, nəinki şirkət sahibinin puluna qənaət edir, həm də onun məsuliyyətli işəgötürən kimi nüfuzunu qoruyur.